Segundo seguimiento PA-AC y mapa de riesgos corrupción
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ABCDEFGHZAAABACADAEAFAGAH
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UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS
2
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
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COMPROMISOS / MONITOREO, REVISIÓN Y SEGUIMIENTO
4
SEGUIMIENTO: Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2016
5
Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción -Mapa de Riesgos de CorrupciónSegundo seguimiento Control Interno
Fecha corte: 31 de Agosto de 2016
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SubcomponenteActividadesMeta o productoResponsableFechaSeguimiento% de avanceObservaciones
7
Subcomponente
Proceso 1

Política de Admón de Riesgos de Corrupción
1.1Socializar la metodología de admón del riesgo a funcionarios y líderes de procesoGuía para la admón del riesgo 2016 socializadaPlaneaciónPrimer Trimestre 2016Cumplida en el primer corte100%
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1.2Programar equipos para implementación de las acciones y formatos propuestos en la guía administración del riesgoFormato del componente diligenciadoAsesor de PlaneaciónCumplida en el primer corte100%
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1.3Verificar y adecuar los lineamientos de administración de riesgo de corrupciónLineamientos preliminares Admón riesgos de corrupciónPlaneación
Control Interno
Líderes Proceso
Primer Trimestre 2016Cumplida en el primer corte100%
10
1.4Consolidar los lineamientos generales de la Admón de riesgos de corrupciónPlaneaciónCumplida en el primer corte100%
11
Subcomponente Proceso 2

Construcción Mapa de Riesgos de Corrupción
2.1Capacitar a los procesos en construcción Mapa de Riesgos de CorrupciónMapa de Riesgos de corrupciónPlaneación
Control Interno
Primer Trimestre 2016Cumplida en el primer corte100%
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2.2Identificar y valorar posibles riesgos de corrupción en los procesos (estratégicos, misionales, de apoyo y Evaluación)Líderes de procesosCumplida en el primer corte100%
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2.3Consolidar Mapa de riesgos de CorrupciónPlaneaciónCumplida en el primer corte100%
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2.4Realizar seguimiento y acompañamiento a la implementación de acciones y formatos para identificación de riesgos de corrupciónInforme de seguimiento.Control InternoPrimer Trimestre 2016Cumplida en el primer corte100%
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Subcomponente proceso 3

Consulta y divulgación
3.1Invitar a la comunidad universitaria, actores internos y externos a través de página web a participar y realizar sugerencias al mapa de riesgos de corrupciónPublicación en web Boletines informativos Noticias en webPlaneación Secretaría General (Comunicaciones)Primer Semestre 2016Se evidenció 2 boletines informativos durante el primer semestre100%Meta cumplida
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Subcomponente proceso 4

Monitoreo o revisión
4.1Realizar seguimiento trimestral al mapa de riesgos de corrupción y realizar su actualización o ajuste.Ajustes según informesPlaneación
Procesos SIG
Control Interno
Abril 30, Agosto 31, diciembre 30 de 2016Se evideciaron los ajustes al mapa de riesgos durante el mes de mayo y se encuentran en la página web de UNILLANOS 100%Meta cumplida
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Subcomponente proceso 5
Seguimiento
5.1Realizar seguimiento y evaluación sobre el cumplimiento de las actividades propuestas en el mapa de riesgos de corrupción.Informe de seguimiento al componente Gestión del riesgo de corrupciónControl Interno10 Mayo/16 Sept 10/16 Enero 2017Se evidencia cumplimento parcial con corte a 31 de agosto33%Meta en proceso
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RESULTADO ANÁLISIS DEL SEGUIMIENTOPorcentaje de cumplimiento del componente de Gestión de Riesgo91%
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Componente 2: Racionalización de TrámitesSegundo seguimiento Control Interno
Fecha corte: 31 de Agosto de 2016
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SubcomponenteActividadesMeta o productoResponsableFechaSeguimiento% de avanceObservaciones
21
Subcomponente
Proceso 1

Identificación de Trámites
1.1Elaborar el inventario de trámites de la Universidad incorporados en Sistema Único de Información y Trámites (SUIT) e incluirlo en la estrategia anticorrupción.Inventario de trámites institucionales actualizadoCorrespondencia y Archivo
Planeación
Oficina responsable trámites
Primer Trimestre 2016Cumplida en el primer corte100%
22
1.2Revisar y actualizar los trámites registrados en el SUIT, acorde con las dinámicas institucionales, variables externas e internas que los afectan y con el modelo del DAFP.Trámites actualizados en el SUITCorrespondencia y Archivo Planeación
Oficinas responsables de trámites
Cumplida en el primer corte100%
23
1.3Socializar al interior de la Universidad los trámites publicados en el SUIT.Trámites publicados en página webCorrespondencia y ArchivoSe evidencia cumplimiento en fecha posterior al seguimiento del 30 de abril 100%Meta cumplida
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Subcomponente proceso 2

Priorización de Trámites
2.1Definir e identificar los trámites a priorizar durante la vigencia.Trámites priorizadosCorrespondencia y Archivo PlaneaciónPrimer Semestre 2016Se evidencia cumplimiento el 31 de junio de acuerdo link100%Meta cumplida
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Subcomponente proceso 3

Racionalización de Trámites
3.1Elaborar la matriz de racionalización de trámites, realizar su publicación y seguimientoMatriz de trámites actualizada y publicadaCorrespondencia y ArchivoPrimer Semestre 2016Se encuentra pendiente los trámites 2 y 6 de la matriz racionalización de trámites66%Meta en Proceso
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Informe de seguimiento a trámitesCorrespondencia y Archivo y Oficina de Control InternoSe evidencia informe seguimiento y reposa en el archivo de la oficina de Control Interno 100%Meta cumplida
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RESULTADO ANÁLISIS DEL SEGUIMIENTOPorcentaje de cumplimiento del componente de Racionalización de Trámites80%
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Componente 3: Rendición de cuentasSegundo seguimiento Control Interno
Fecha corte: 31 de Agosto de 2016
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SubcomponenteActividadesMeta o productoResponsableFechaSeguimiento% de avanceObservaciones
30
Subcomponente 1
Información de calidad y en lenguaje comprensible
1.1Publicar boletines de prensa en los que se informe acerca del resultado y el cumplimiento de las metas misionales y las asociadas con el Plan de Desarrollo Institucional.4 Boletines de prensa publicadosSecretaría General (comunicaciones)Bimestral a partir de abrilNo hay avance y no se registró evidencia 0%Meta no cumplida
31
1.2Elaborar y publicar en la página web institucional, Video Clips pedagógicos sobre los procesos institucionales más importantes.5 Videoclips publicadosSecretaría General y Vicerrectoría Académica (acreditación)Bimestral a partir de abrilSe procede a revisar en sitio las evidencias registradas por el líder del proceso0%Meta no cumplida
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1.3Disponer la ubicación de carteleras informativas de conformidad con los parámetros establecidos en el “Manual de Direccionamiento Estratégico para las Comunicaciones”.Carteleras ubicadas y con información actualizadaVicerrectoría de Recursos,
Secretaría General (comunicaciones)
Mayo de 2016No hay avance y no se registró evidencia 0%Meta no cumplida
33
1.4Realizar inventario de la información publicada en la página web institucionalInventario de contenidos página webComité de Gobierno en LíneaAbril de 2016Cumplida en el primer corte100%%
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Subcomponente 2
Diálogo de doble vía con la ciudadanía y sus organizaciones
2.1Diseñar el procedimiento para la rendición de cuentas de la Universidad, de tal forma que se fomente el diálogo y la retroalimentación los ciudadanos y la Institución.Procedimiento aprobado y adoptado en el SIGControl Interno
Rectoría
Secretaría General
Abril de 2016Se cumplió con la elaboración del procedimiento, para el 2017 se contemplará ajustes a que halla lugar 100%Meta cumplida
35
2.2Realizar audiencias públicas para informar, explicar, justificar y consultar la gestión, ante la sociedad civil, permitiendo el seguimiento y evaluación de los compromisos, planes y programas.Una audiencia públicaControl Interno,
Rectoría,
Planeación
Octubre de 2016
36
2.3Divulgar en medios electrónicos a los usuarios, servidores públicos y contratistas, de los mecanismos diseñados para la implementación de espacios y mecanismos para diálogo con usuarios, establecidos en el“Manual de Direccionamiento Estratégico para las Comunicaciones”4 noticias referenciando el contenido del Manual , 4 menciones en redes sociales y boletín interno.Comunicaciones
Planeación
Bimestral a partir de abrilNo hay avance y no se registró evidencia 0%Meta no cumplida
37
2.4Promover y organizar foros virtuales, presenciales y conversatorios acerca de temas de interés público, liderados por la Universidad.Un foro semestralSecretaría General (comunicaciones), Vicerrectoría Académica, FacultadesJunio y octubre de 20160%Meta no cumplida
38
2.5Reactivar la estrategia de veedurías ciudadanas a través de convocatoria a su conformación con los sindicatos y el apoyo de la Contraloría General de la República para aunar esfuerzos en torno al Control SocialInvitación a sindicatos para conformación de veeduría, solicitud de capacitación a la C.G.R.Secretaría General, RectoríaMayo de 2016No hay avance y no se registró evidencia 0%Meta no cumplida
39
Subcomponente 3
Incentivos para motivar la cultura de la rendición y petición cuentas
3.1Diseñar estrategia de incentivos y controles orientados a reforzar el comportamiento de servidores públicos y ciudadanos hacia el proceso de rendición de cuentas.EstrategiaSecretaría General Talento HumanoMayo de 2016No hay avance y no se registró evidencia 0%Meta no cumplida
40
3.2Realizar jornadas de interiorización de la cultura de rendición de cuentas dirigida a los servidores públicos y contratistasUna jornada semestralControl Interno, Talento HumanoVigencia 2016No hay avance la actividad fue programda para el mes de septiembre0%Meta no cumplida
41
3.3Realizar actividades de sensibilización y capacitación en temas de transparencia, ética de lo público y anticorrupción.Una actividad semestralControl Interno, Talento HumanoPrimer semestre y segundo semestreNo hay avance y no se registró evidencia 0%Meta no cumplida
42
Subcomponente 4
Evaluación y retroalimentación a gestión instituc
4.1Programar y realizar informes de seguimiento y evaluación al procedimiento de rendición de cuentas evidenciando la efectividad de las acciones.Informe de seguimiento y evaluaciónJefe de Control InternoJunio Nov 2016No hay avance porque el insumo para realizar el infome de seguimiento es la realización de la audiencia de rendición de cuenta y en el primer semestre no hubo0%Meta no cumplida
43
RESULTADO ANÁLISIS DEL SEGUIMIENTOPorcentaje de cumplimiento del componente de Rendición de Cuentas15%
44
Componente 4: Servicio al CiudadanoSegundo seguimiento Control Interno
Fecha corte: 31 de Agosto de 2016
45
SubcomponenteActividadesMeta o productoResponsableFechaSeguimiento% de avanceObservaciones
46
Subcomponente 1 Estructura administrativa y Direccionamiento estratégico1.1Identificar las obras de infraestructura susceptibles de adecuar en el corto plazo, para mejorar el acceso y señalización a personas en situación de discapacidad (Con prioridad presupuestal).Inventario de obras para mejoramientoPlaneaciónPrimer Periodo Académico 2016Se evidencia cumplimiento de la meta100%Meta cumplida
47
1.2Mejorar la señalización para orientar al usuario a las Unidades de Servicios (oficina de admisiones, tesorería, biblioteca, espacios de bienestar, laboratorios) y Al Punto de Información y Atención al Ciudadano –PIAC.Señalización actualizadaPlaneación-Infraestructura
Vicerrectoría de Recursos
Primer Periodo Académico 2016Se evidencia en proceso30%Meta en proceso
48
Subcomponente 2 Fortalecimiento de los canales de atención2.1Revisión y mejora de página Web y la información mínima publicadaPágina Web mejoradaComité de Gobierno en Línea
Líderes de proceso
Primer Periodo Académico 2016Se evidencia avance en el sitio web de la universidad con relación a la actualización de la información que se encuentra publicada60%Meta en proceso
49
2.2Implementar instrumentos y herramientas para garantizar la accesibilidad a las páginas web de UNILLANOS (Implementación de la NTC 5854).Protocolo de accesibilidad a la página webOf. Sistemas
Correspondencia y archivo
Junio de 2016Se evidencia avance con relación a la actividad se debe continuar con el proceso40%Meta en proceso
50
2.3Fortalecer los sistemas de información que faciliten la gestión y trazabilidad de los requerimientos de los ciudadanos.Protocolo implementadoCorrespondencia y archivoVigencia Académico 2016Aunque esta es una actividad permanente, se evidencia que se ha dado cumplimiento a la meta establecida67%Meta en proceso
51
2.4Implementar protocolos de servicio al ciudadano para garantizar la calidad y cordialidad en la atención al ciudadanoProtocolos implementadosAtención al ciudadanoPrimer semestre 2016Se evidencia cumplimiento de la actividad 100%Meta cumplida
52
2.5Realizar informe de seguimiento y monitoreo a los canales de comunicación incluyendo PQRDS y mecanismos de atención al ciudadano y presentarlos a la Alta Dirección para la toma de decisionesInformes de seguimiento y monitoreoControl InternoCuatrimestre vigencia 2016Se evidencia cumplimiento parcialmente67%Meta en proceso
53
Subcomponente 3 Talento humano3.1Fortalecer las competencias de los servidores públicos y contratistas que atienden directamente a los ciudadanos.Programa de capacitaciónTalento HumanoVigencia 2016Se evidencia cumpliimiento parcialmente 70%Meta en proceso
54
3.2Promover espacios de sensibilización para fortalecer la cultura de servicio al Ciudadano al interior de la UniversidadPrograma de capacitaciónTalento Humano, Bienestar, Correspondencia y ArchivoVigencia 2016Se evidencia cumpliimiento parcialmente 60%Meta en proceso
55
3.3Plan Institucional de Capacitación con temáticas de mejoramiento del servicio ciudadano: cultura de servicio, fortalecimiento de competencias para el desarrollo de la labor, innovación en la admón púbica, ética y valores, competencias y habilidades, gestión del cambio, lenguaje, entre otros.PIC 2016Talento Humano Comité de capacitación, Vicerrectoría de RecursosVigencia 2016Se evidencia la elaboración del PIC 2016100%Meta cumplida
56
Subcomponente 4 Normativo y procedimental4.1Revisar el procedimiento de PQRS, atención al ciudadano y solicitudes de información para actualizarlo conforme a la normatividad vigenteProcedimiento de PQRS actualizado y publicadoCorrespondencia y Archivo Secretaría GeneralAbril de 2016Se evidencia la elaboración y actualización del procedimiento100%Meta cumplida
57
4.2Actualizar y divulgar el portafolio de servicios de la Universidad.Portafolio de servicios actualizado y publicado en página webDirección General de Proyección Social, Comunicaciones, SistemasAbril de 2016Se evidencia que la actividad establecida no se ha cumplido y se encuentra en proceso, la actividad tenía fecha vencimiento abril, se espera cumplimiento en el último corte a mas tardar30%Meta en proceso
58
4.3Elaborar periódicamente informes P.Q.R.S.D. para identificar oportunidades de mejora en prestación de los servicios.InformesCorrespondencia y archivoVigencia académica de 2016Se evidencia cumpliimiento parcialmente 33%Meta en proceso
59
4.4Realizar campañas sobre responsabilidad de los servidores públicos frente a los derechos de los ciudadanos2 Campañas ejecutadasTalento Humano Bienestar, SIG y ComunicacionesPrimer y segundo semestre 2016No se evidencia avance debido a que la actividad corresponda a realización de 2 campañas relacionadas sobre los derechos ciudadanos0%Meta no cumplida
60
4.5Elaborar y publicar en los canales de atención la carta de trato digno.Carta de trato digno publicadaCorrespondencia y Archivo ComunicacionesPrimer Periodo Académico 2016Se evidencia cumplimiento de la actividad 100%Meta cumplida
61
Subcomponente 5 Relacionamiento con el ciudadano5.1Caracterizar a los usuarios y grupos de interésCaracterización de usuariosProceso de docencia, SIG,Primer Periodo Académico 2016Se evidencia cumplimiento de la actividad 100%Meta cumplida
62
5.2Medir la percepción de los ciudadanos respecto a la calidad y accesibilidad de la oferta institucional y el servicio recibido, e informar los resultados a la Alta Dirección para aplicar acciones de mejoraInforme sobre percepción y acciones de mejoraSIG,
Correspondencia y archivo
Of. Sistemas
Junio y noviembre 2016Se evidencia las encuestas percepción pero se debe realizar 2s informe contemplando acciones de mejoras 30%Meta en proceso
63
RESULTADO ANÁLISIS DEL SEGUIMIENTOPorcentaje de cumplimiento del componente Servicio al Ciudadano35%
64
Componente 5: Transparencia y Acceso a la InformaciónSegundo seguimiento Control Interno
Fecha corte: 31 de Agosto de 2016
65
SubcomponenteActividadesMeta o productoIndicadorResponsableFechaSeguimiento% de avanceObservaciones
66
Subcomponente 1 Lineamientos de Transparencia Activa1.1Publicar y actualizar la información sobre la estructura, servicios y Procedimientos de la institución en el sitio web.Información PublicadaArtículos actualizadosCoordinación SIG
Procesos SIG
Abril de 2016Se evidencia cumplimiento 100%Meta cumplida
67
1.2Divulgación de datos abiertos (datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, puestas a disposición de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados)Página web actualizadaDatos abiertos divulgadosComité Gel, Secretaría General
Sistemas
Mayo de 2016No se evidencia avance directamamente relacionada con el meta la fecha límite era en el mes de mayo0%Meta no cumplida
68
1.3Publicación de la información sobre contratación pública en el portal SIGEPInformación Actualizada en SECOPProcesos publicados SECOPVicerrectoría de recursosMayo de /2016No se registro avance, se debe adelantar acción para poder cumplir la actividad0%Meta no cumplida
69
Subcomponente
2 Lineamientos de Transparencia Pasiva
2.1Actualizar el sistema de recepción PQRS de acuerdo con las nuevas directricesSistema actualizadoSistema Inf funcionandoArchivo y Correspondencia
Oficina de Sistemas
Junio de 2016Se evidencia cumplimiento de la meta100%Meta cumplida
70
2.2Aplicar medida de gratuidad de costos adicionales a los de reproducción de la información.Medida aplicadaNúmero de respuestas gratuitasSecretaria GeneralJunio de 2016No se registró avance 0%Meta no cumplida
71
2.3Aplicar estándares de contenido y oportunidad en respuestas a solicitudesEstándares aplicadosCapacidad respuestas mejoradasArchivo y Correspondencia
Dependencias
Mayo de 2016Se evidecia que se está realizado la implemtación del sistema de orfeo con el fin de aplicar los estándares de contenido oportunidad en respuesta 50%Meta en proceso
72
Subcomponente
3 Elaboración los Instrumentos de Gestión de la Información
3.1Realizar un inventario de activos de informaciónInventario completoListado de informaciónArchivo y Correspondencia
Líderes Procesos
Julio de 2016Se visita el líder del proceso y manifiesta que dicha actividad fue asumida por la Oficina de Planeación, pero no se aportó evidencia de lo manifestado, por lo tanto se debe revisar por parte de archivo y planeación sobre quien recae la resposabilidad, asi mismo no se registra avance0%Meta no cumplida
73
3.2Construir índice de información clasificada y reservadaÍndice construidoInformes clasificadosOf. Jurídica
Secretaría General
Líderes Proceso
Julio de 2016No se registró avance en google drive se realizará visita en sitio, la fecha límite venció0%Meta no cumplida
74
3.3Diseñar planes de publicación oficialEsquema definidoPlan diseñadoSecretaría General ComunicaciónMayo de 2016No se registró avance en google drive se realizará visita en sitio, la fecha límite venció0%Meta no cumplida
75
3.4Adoptar Inventario de activos de información, Índice de información y Plan de publicación mediante actos administrativos.Normas reglamentariaActo advo. adoptadoSecretaria GeneralAgosto de 2016No se registró avance en google drive se realizará visita en sitio, la fecha límite venció0%Meta no cumplida
76
Subcomponente
4 Criterio diferencial de accesibilidad
4.1Definir grupos étnicos, culturales o en condición de discapacidad a los que atiende la Universidad.Documento baseGrupos definidosProceso de docencia, admisiones, PREUJunio de 2016Se evidencia cumplimiento de la meta100%Meta cumplida
77
4.2Adecuar sitio web para accesibilidad a población en condición de discapacidadSitio web adecuadoSolicitudes atendidasOf. SistemasJunio de 2016 Se encuentra en proceso de avance50%Meta en proceso
78
4.3Estudiar lineamientos de accesibilidad a espacios físicos a población con discapacidad.Lineamientos estudiadosLineamientos revisadosVicerrectoría de Recursos
Infraestructura
Agosto de 2016Se encuentra en proceso de avance50%Meta en proceso
79
Subcomponente
5 Monitoreo del acceso a Información Pública
5.1Informar sobre solicitudes de información tiempo/respuesta y solicitudes negadasInforme elaboradoCasuística analizadaArchivo y correspondenciaJulio y diciembre 2016Se evidencia la estadística pero se debe recordar que la actividad son informes donde se realice análisis de la estadística y tiempos de respuesta30%Meta en proceso
80
5.2Publicación informe de solicitudes de acceso a la informaciónInforme PublicadoPropuestas de mejoraArchivo y correspondencia Of. SistemasJulio y diciembre 2016Se evidencia la estadística pero se debe recordar que la actividad son informes donde se realice análisis de la estadísstica e incluyendo propuestas de mejora30%Meta en proceso
81
RESULTADO ANÁLISIS DEL SEGUIMIENTOPorcentaje de cumplimiento del componente Servicio al Ciudadano20%
82
Porcentaje de cumplimiento del PLAN41%
83
84
Nivel de cumplimiento de las actividades plasmadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, medido en términos de porcentaje:
Zona baja0 A 59% es41%
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Zona mediade 60 a 79% es
86
Zona altade 80 a 100% es
87
(Guía metodológica: "Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Version 2." Presidencia de la República)
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98
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2do Seguim PA-AC 2016
2do seguim MAPA DE RIESGOS
2do seguim RACIONALIZACION TRAMITES
vencidas