ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
1
מועדמשימההערותתאריך ביצועבוצע
2
עם פרסום המבחןלבקש ממנהל החשבונות לעבור על כל החומר ולוודא שהמאזן מאוזן ככל הניתןזה חשוב לצורך מילוי כל הטפסים
3
לקבוע פגישה עם מנהל החשבונות לצורך תיקון טעויות ובעיות במאזן (אחרי שהוא מעדכן את כל החומרים)
4
לוודא שיש לנו לפחות שני כרטיסים חכמים בתוקף. אם לא, לבקש מאחד ממורשי החתימה לתאם תאריך להנפקת כרטיס חכם בהקדם האפשרי.ההנפקה נעשית במקום אך תיאום המועד לוקח זמן, בעיקר בתאריכים שבהם הרבה עמותות מנפיקות כרטיסים חכמים אז חשוב לקבוע כמה שיותר זמן מראש.
5
במידה וישנם דיווחים שצריך להעביר על פעילות העמותה, יש ליידע את הצוות לגבי פרסום המכרז ומועד העברת החומרים להכנת הדוחות.
6
במידה ואין תקציב מאושר לשנה הבאה - יש לכנס בהקדם ישיבת ועד מנהל לאישור תקציב. ולסגור ביומן של המנכ"ל/ית ימי עבודה על התקציב.
7
לסגור תאריכים ביומן לעבודה על הבקשה
8
ליידע את רואה החשבון לגבי פרסום המבחן ומועד ההגשה. לברר איתו האם יש לו מגבלות מבחינת הזמינות לטפל במסמכים שלנו?
9
להיכנס לפורטל המרכב"ה כדי לוודא שהפורטל פתוח ועובד ואין בעיות.חשוב מאוד כי לקראת מועד ההגשה יש המון עומס על מוקד התמיכה הטכנית שלהם.
10
חודש לפני ההגשהלהכין רשימה מעודכנת של חברי ועד מנהל + מספר תעודת זהות
11
לבדוק שיש שתי מורשי חתימה שיש להם כרטיס חכם. לשריין ביומן של מורשי החתימה מועדים לחתימה בשבוע של מועד ההגשה.
12
ללכת לבנק ולקבל מהם אישור על ניהול החשבון.
13
לבקש ממנהל החשבונות את המסמכים הבאים:
1. מאזן בוחן עדכני לכל השנה.
2. תמחיר שכר מלא ל-3 שנים אחרונות.
14
שלושה שבועות לפני ההגשהמומלץ להוריד מהמרכב"ה טבלת אקסל עם הרשימה המלאה של כל המסמכים הדרושים. זה מקל על המעקב והעבודה.
15
להכין דוח תקציב מול ביצוע לכלל הארגון
16
להכין דוח תקציב מול ביצוע לפעילות הנתמכת
17
להכין דוח הנהלה וכלליות
18
להכין מסמכים קבועים לצורך הבקשה:
1. שיווי שעות התנדבות
2. אישור מורשי חתימה (יש להחתים את מורשי החתימה + עורך דין).
19
להכין טופס מאגד 6 טפסיםכולל מקבלי שכר גבוה, דוח הנהלה וכלליות, ודוח מקורות ושימושים.
מומלץ להכין את הטבלאות באקסל ואז להעתיק לאתר המרכב"ה כי יש לאתר נטייה לעשות בעיות והמידע עלול להיאבד.
20
למלא את כל הפרטים הנדרשים בפורטל המרכבה (אפשר להסתמך על החומרים משנה שעברה).
21
שבועיים לפני ההגשה
22
להוריד מהאתר את כל ההצהרות.אלה טפסים שחותמים עליהם עם חתימה אלקטרונית, אין צורך להדפיס ולמלא!
23
לשלוח לרואה החשבון את הדוחות שדורשים אישור שלו ולקבל אישור + להחתים אותו + לקבל ממנו מכתב אישור לפי פורמט שמופיע במרכב"החותם בעיקר על הטפסים במאגד 6 טפסים.
24
שבוע אחרוןלהיפגש עם מורשי החתימה ולהחתים אותם על כל המסמכים חתימה אלקטרונית.
25
להעלות את כל המסמכים החתומים לאתר. לבדוק שכל המסמכים מולאו ועודכנו באתר.
26
לא לשכוח ללחוץ על "שלח בקשה" בתום התהליך!בקשה שהעמותה לא ביצעה "שלח בקשה" לפני מועד ההגשה - הבקשה שלה לא תיבדק!!!
27
28
*הטבלה הוכנה על ידי שני אלוני מנכ"לית מרכז סיוע לנפגעות ונפגעי תקיפה מינית חיפה והצפון
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100