Mapa institucional de riesgos 2018
 Share
The version of the browser you are using is no longer supported. Please upgrade to a supported browser.Dismiss

 
View only
 
 
ABCDEGHIKMNOPQSTUVWXYZAAABACADAEAFAG
1
Entidad: UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS
2
MATRIZ DE MONITOREO, REVISIÓN Y SEGUIMIENTO AL MAPA DE RIESGOS 2018
3
CONVENCIONES
4
VERDE: Actividades cumplidasAMARILLO: Actividades con algunos avances, con fechas de ejecución vencidas y metas sin cumplir.ROJO: Actividades con tiempos vencidos de ejecución sin ningún reporte de actividades.
5
SEGUIMIENTO AL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL 2018DILIGENCIA: Líder del procesoDILIGENCIA: PlaneaciónDILIGENCIA: Control Interno
6
1. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO2. VALORACIÓN DEL RIESGOMONITOREO corte 30 de abrilSEGUIMIENTO corte 30 de Abril
7
Proceso /
Objetivo
Área AdministrativaÁrea FacultadRiesgo
Descripción
Tipo de riesgo0. Factor
(I - E)
CausaConsecuenciaANÁLISIS DEL RIESGO
Riesgo Inherente
CONTROLESRIESGO RESIDUAL3. ACCIONES ASOCIADAS AL CONTROLFechaAcción o acciones realizadasEvidenciaResponsable% de cumplimientoObservacionesEstado de la Actividad% de avanceObservación
8
Proba-bilidadImpac-toZona de Riesgo
(P * I)
Total controlProba-bilidadImpac-toZona de Riesgo
Periodo de EjecuciónAccionesRegistro
9
1
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Objetivo: Orientar y definir la gestión institucional organizadamente y en prospectiva en actividades necesarias para la formulación de los elementos de direccionamiento estratégico, con el fin de satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos.
PlaneaciónN/A
Inadecuada aplicación de recursos de inversión en desarrollo de funciones institucionales
CorrupciónInternoDesconocimiento de los procedimientos por directivos que toman decisiones sobre la ejecución de recursos.1. Incumplimiento de las metas planeadas
2. Detrimento patrimonial
3. Investigaciones y sanciones.
12020-Aprobación del proyecto (Ficha BPUNI) por la autoridad competente.
-Elaboración y aprobación del Plan Operativo Anual de Inversiones.
-Procedimiento PD-DIE-01 "Banco de Proyectos de Inversión"
85135segundo cuatrimestreImplementación módulo SICOF banco de proyectosEnlace web del módulo
10
CuatrimestralBrindar asesorías permanentes en la presentación de proyectos ficha Bpuni Listados de asistencia 01/01/2018 al 30/04/2018Capacitación individual de proyectoslista de asistencia (10 personas)Alba Benjumea33.3%En Proceso33,00%
11
SemestralDivulgar en Web, el procedimiento y flujograma BPUNI Registro publicacion Web
12
2PlaneaciónN/AAprobación de proyectos de inversión que no apuntan hacia objetivos estratégicosGestiónInterno1. Desconocimiento del PAI.
2. Desactualización de procedimientos BPUNI para canalizar la inversión institucional.
3. Inasistencia a capacitaciones en proyectos por parte del personal académico-administrativo
1. Incumplimiento de objetivos institucionales.
2. Utilización ineficiente de los recursos de inversión.
3. Dificultad para alcanzar las metas institucionales
155-Acuerdo Sup 004/13
-Procedimiento Banco de proyectos de inversión PD-DIE-01
85115SemestralSocializar y apropiar el PAI, desde WEB y correos institucionales1) Registro publicación web
2) Correos
13
SemestralCapacitar anualmente en proyectos de inversiónControl asistencia a talleres
14
3PlaneaciónN/ABajo nivel de ejecución financiera de los proyectos frente al monto aprobado.GestiónInterno1. Falta de control del supervisor y de la unidad proponente del proyecto.
2. Baja gestión del gestor responsable del proyecto.
1. Ineficiente gestión financiera.
2. Desaprovechamiento de recursos
3. Desatención de verdaderas necesidades académicas y administrativas
41040No existen85225segundo cuatrimestreFormalización de formatos para monitoreo de los proyectos
Formatos acta de inicio, avance y cierre incluidos en el archivo proyecto de la herramienta drive
30/4/20181) Se elaboraron los formatos: Acta de inicio y avance y cierre del proyecto. Estos formatos hacen parte integral del cuerpo del proyecto o ficha BPUNI, con el fin de no incurrir en formatos aislados, estos dos instrumentos es un documento restringido y hace parte de un solo documento denominado proyecto, el cual es controlado por la Oficina de planeación-Banco de proyectos en la herramienta google drive.
2) Se solicito modificación al registro de esta acción.
Archvo en google drive: Ficha BPUNIAlba Benjumea40%En Proceso50,00%La actividad queca en proceso ya que los formatos se realizaron pero se hizo solicitud de modificación al registro
Se hará seguimiento para el proximo corte.
15
SemestralSocialización e implmentación de formatos para monitoreo de los proyectos: a) actas de inicio del proyecto; b) Informe de avance físico y financiero del proyecto y, c) acta de cierre del proyecto.1) Control asistencia a la socialización de los formatos
2) Evidencia en medio físico en las carpetas de proyecto
16
4PlaneaciónN/AFormulación de planes estatégicos incoherentes con la realidad institucionalGestiónInterno1. Toma de decisiones sin tener en cuenta directrices institucionales.
2. Inadecuada metodología para la formulación de planes.
3. Desconocimiento sobre formulación y evaluación de planes
4. Falta de monitoreo y evaluación a los planes
1. Direccionamiento institucional fuera del contexto actual.
2. Dificultad para el logro de los objetivos institucionales.
3. Desperdicio de recursos por aplicación a objetivos equivocados.
11010Procedimiento PD-DIE-0285125noviembre 30Capacitar a personal directivo sobre formulación de planes estratégicosListas de asistencia a capacitaciones
17
noviembre 30Capacitar a personal directivo sobre proceso de toma de decisiones.Listas de asistencia a capacitaciones
18
5PlaneaciónN/A
Incumplimiento de normas técnicas exigidas para la certificación de obras civiles de laboratorios
GestiónInterno1) No existe un sistema estandarizado para la compra y fijación de precios para obras obras civiles de laboratorios
2) Ausencia de información específica de materiales requeridos en la tabla oficial de la AIM (Agencia Infraestructura de Materiales)
3) Falta de análisis de precios unitarios de materiales que por sus características técnicas no se encuentran incluidos en los APU del AIM
1) Sobrecostos por no tener precios de referencia
2) Inestabilidad o baja calidad de la obra
32060No existen03520noviembre 30Establecer la tabla de materiales y precios con especificaciones técnicas normativas para la adecuación o construcción de áreas de laboratorioResolución Superior
19
6COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL
Objetivo: Optimizar la comunicación interna y externa, vertical y horizontal de la Universidad de los Llanos, fijando los lineamientos y promoviendo acciones que incidan de manera activa en el fortalecimiento de procesos de identidad, gobernabilidad y convivencia.
Secretaría GeneralN/AFalsificación de Diplomas expedidos en nombre de la Universidad de los Llanos CorrupciónInternoFalta de control en la solicitud de verificación de titulos en las empresas externas
2. Falta de atención oportuna a la solicitud de verificacion de titulos
3. incumplimineto del protocolo y requisitos establecidos para la elaboración de los diplomas
1. Sanciones administrativas, disciplinarias y penales.
2. Detrimento patrimonial.
3. Deterioro de la reputación e imagen institucional
51050Acuerdo Superior 02 de 201755435SemestralReportes oportuno de los Egresados a las instituciones de control de la profesión1. Correspondencia enviada mediante correo electronico y documento fisico.
2. Acto administrativo
7/5/2018*Oficio 10/04/2018, Relacion de graduandos - Directora de personal de Instituciones Educactivas
* Oficio 10/04/2018, Relacion de graduando - Consejo Profesional de Biologia
*Oficio 10/04/2018, Relacion de graduandos - Consejo Profesional de MEdicina Veterinaria y Zootecnia de Colombia
* Oficio 10/04/2018, Relacion de graduandos - Consejo Profesional de Administracion de Empresas
*Oficio 03/04/2018, Relacion de graduandos - UAE - Junta Central de Contadores
*Oficio 03/04/2018, Relacion de graduandos - Consejo Profesional NAcional de ingenieria -COPNIA

* 175 Verificaciones de Titulo
*documentos en medio fisico, resposan en el arvhivo de la Secretaría General

Secretaria General 100,00%Cumplida100,00%
20
7Secretaría GeneralN/ADesarrollo del proceso de graduación sin el pleno cumplimiento de requisitos y trámitesCorrupciónInterno1. Inadecuados controles en la trazabilidad de la información del estudiante1. Sanciones administrativas, disciplinarias y penales.
2. Deterioro de la reputación e imagen institucional
22040Acuerdo Superior 02 de 2017751410CuatrimestralElaborar un acta de verificación de elaboración de diplomas frente al listado emitido por la oficina de admisionesActa de verificacion del listado de graduandos7/5/2018*Acta de verificacion de graduandos No 001 - 2018
*Acta de verificacion de graduandos No 002 - 2018
*Acta de verificacion de graduandos No 003 - 2018
*Acta de verificacion de graduandos No 004 - 2018
Actas en medio fisico, resposan en el arvhivo de la Secretaría GeneralSecretaria General 100,00%En proceso33,00%
21
8ComunicacionesN/AProliferación de logotipos y símbolos institucionales contrarios a los autorizados GestiónInterno1. Falta de control en la utilización de símbolos
2. Desconocimiento de normas en uso de símbolos
3. Uso no autorizado de símbolos institucionales en uniformes, afiches y otros medios
4. Uso de símbolos no aprobados en "Manual de Identidad Visual"de la Universidad.
5. Mezcla de logotipo institucional con símbolos , formas y colores no aprobados
1. Pérdida de identidad Institucional
2. Confusión en la identidad visual
3. Falta de coherencia en el manejo de la imagen institucional.
4. Confusión de identidad institucional de forma interna y externa
5525-Modificación Manual de Identidad Visual
- Registro de Marca Unillanos
30535primer cuatrimestreActualización y publicación del Manual de Identidad Visual actualizado y vigente en el micrositio de ComunicacionesDifusión de boletines internos* Boletín interno en cual se informa sobre el Manual de Identidad Visual y la Resolución que lo adopta
* En el micrositio del SIG se encuntra el manual y la resolución
* Boletín N° 745 Universidad de los Llanos presenta el Manual De Identidad Visual
* http://sig.unillanos.edu.co/index.php/documentos-sig/category/138-manuales
Cumplida100,00%Se evidencia boletin 745 publicado el 4 de mayo de 2018

No reporta fecha de ejecución en el monitoreo
22
SemestralSocializar el Manual de Identidad Visual
Socialización en la página web
23
segundo cuatrimestreDar a conocer el Registro de la Marca de Unillanos ante el ente de control
Publicación en redes sociales
* A través del boletín interno se menciona que la universidad cuenta con el registro de la marca en la Superintendencia de Industria y comercio* Boletín N° 745Cumplida100,00%"Se evidencia boletin 745 publicado el 4 de mayo de 2018

No reporta fecha de ejecución en el monitoreo"
24
9ComunicacionesN/AUso indebido de los canales, medios e información institucional para favorecer intereses particularesCorrupciónInterno1. Ausencia de plan de medios y de comunicaciones
2. Ausencia de controles
1. Sanciones administrativas y disciplinarias por mal manejo de la información oficial.
2. Mala imagen, desconfianza y falta de credibilidad en la universidad
31030-Política de Comunicaciones
- Plan de Medios y de Comunicaciones
85125SemestralSocialización y divulgación a través de redes sociales y boletines del Plan de Medios y de Comunicación-Difusión de Boletines Internos
-Publicaciones en redes sociales oficiales
25
SemestralSocialización y divulgación de la política de comunicacionesPublicación en página web de Unillanos
26
10ComunicacionesN/AUtilización de la marca y los símbolos institucionales con fines comerciales u otros intereses personales CorrupciónInterno1. Ausencia de un plan de medios y de comunicaciones
2. Faltad de controles
3. Uso indebido de los símbolos institucionales
4. Ausencia de valores éticos
1. Deterioro de la imagen institucional
2.detrimento patrimonial
31030- Plan de Medios
- Plan de Comunicaciones
- Modificación de Manunal de Identidad Visual
- Registro de la Marca
303410Semestral 1. Actualización, publicación y socialización del manual de Identidad Visual actualizado y vigente
2. Divulgación del Plan de Medios y de Comunicaciones
3. Socializar el registro de la marca ante el ente de control
-Difusión de Boletines Internos
-Publicación en página web de Unillanos
-Publicaciones en redes sociales oficiales
-Acuerdo Superior de adopción de las modificaciones al Manual de Identidad Visual
-Sensibilización por medio de boletines sobre el uso debido de la marca Unillanos
27
11GESTIÓN DE LA CALIDAD
Objetivo: Determinar el estado y desempeño del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad a su vez que se determina las acciones necesarias para el aseguramiento del ciclo de mejora continua.
Coordinación SIGN/APerder la certificación del Sistema de Gestión de Calidad SGC, otorgada por ICONTEC.GestiónInterno1. Falta de compromiso del personal con SGC
2. Alta rotación de personal en los procesos
3. Incumplimiento en el Plan Institucional de Mejoramiento
4. Incumplimiento de los requisitos de la NTC ISO 9001:2015
1. Deterioro de la imagen institucional
2. Disminución de la percepción de confianza en la Universidad
3. Retroceso en la gestión por procesos
4. Sanciones por parte de ICONTEC.
12020-Seguimiento al cumplimiento del Plan Institucional de Mejoramiento.
-Asesoría en revisión, ajuste, elaboración e implementación de herramientas de mejora SGC
-Revisión del SGC por la Alta Dirección.
85135noviembre 30Realizar seguimiento al plan institucional de mejoramiento (por parte de la Oficina de Control Interno de Gestión)Actas de reunión y demás registros que se generen en el seguimiento al plan institucional de mejoramiento
28
segundo cuatrimestreRealizar el diagnóstico del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad de los Llanos, con el fin de conocer el grado de cumplimiento de los requisitos de la NTC ISO 9001:2015Matriz de diagnóstico del Sistema de Gestión de la Calidad basado en los requisitos de la NTC ISO 9001:201515/2/2018Se presento ante el señor Rector y LIderes de proceso el diagnostico de condiciones frente a la norma ISO 9001:2015 y de igual forma se presentó y aprobó el Plan de Transición de la Versión 2008 a la 2015Acta de reuniónCoordinación SIG100,00%Cumplida100,00%
29
segundo cuatrimestreElaborar plan de trabajo para garantizar la transición del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad a la versión 2015 de la NTC ISO 9001Documento plan de acción de la transición15/2/2018Se presento ante el rector y lederes de proceso el diagnostico de condiciones frente a la norma ISO 9001:2015 y de igual forma se presento y aprobo el Plan de Transición de la Versión 2008 a la 2015, para el día 11/04/2018 se realizo la primera reunión de seguimiento al Plan de Transición con el Rector y Lideres de ProcesosActa de reuniónCoordinación SIG100,00%Cumplida100,00%
30
noviembre 30Acompañamiento a los procesos, con el fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos de la NTC ISO 9001 versión 2015 que les correspondan de acuerdo a su quehacerActas de Reunión y correos electrónicos en los que se evidencie el acompañamiento11/4/2018El día 15/02/2018 se presento ante el Rector y Lideres de Procesos se presento y aprobo el Plan de transición, se realizo el primer seguimiento el dia 11/04/2018 donde se evaluaron los avances del mismo a la fecha de corte, el segundo se proyecto para 16/05/2018 donde se revisaran los indicadoresListas de asistencia de la reuniones de los lideres de proceso y sus equipos con el asesor padrino del SIG Coordinación SIG50,00%
31
noviembre 30Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad, con el fin de verificar el grado cumplimiento de los requisitos de la NTC ISO 9001 versión 2015Diágnostico en el que se evidencie el grado de cumplimiento de los requisitosPara la primera y segunda semana de junio se realizará la auditoria interna a todo el sistema por Control InternoPlan de Auditoria e informe de auditoriaControl Interno y Coordinación SIG0,00%
32
12Coordinación SIGN/AImposición de sanciones de carácter ambiental a la Universidad.GestiónInterno1. Deficiencias en la gestión ambiental de la Universidad
2. Falta de compromiso del personal que impacta directamente la gestión ambiental de la Universidad
3. Falta de seguimiento a los expedientes que la Universidad tiene activos con la autoridad ambiental
4. Insuficiente asignación de recursos para la gestión ambiental en la Universidad.
1. Sanciones económicas o administrativas
2. Suspensión del aprovechamiento de los recursos naturales
3. Suspensión de las actividades academico-administrativas de la Universidad
4.Deterioro de la imagen institucional
5. Limitación para certificación y acreditación ide programas e institucional
31030-Seguimiento a los expedientes que la Universidad tiene activos con la autoridad ambiental.
-Formulación e implementación del Plan Institucional de Gestión Ambiental (PIGA).
85125noviembre 30Formular e implementar el Plan Institucional de Gestión Ambiental (PIGA).
1. Plan Institucional de Gestión Ambiental (PIGA)
2. Registros de implementación del Plan Institucional de Gestión Ambiental (PIGA)
22/02 /2018 al 30/04/2018Se actualizó toda la información del diagnóstico de la Universidad de los Llanos, en todas sus sedes y unidades productivas, se aplicó el formato RAI y se editó documento final.Formatos RAI por sede y unidad Productiva y Documento actualizado PIGA con información 2016 y 2017.Funcionarios SIG
Carolina Salamanca
Laura Palma
Daniel Baquero
Jorge García
60,00%
33
noviembre 30Alimentar el "formato de seguimiento de expedientes de la autoridad ambiental"FO-GCL-10 formato de seguimiento de expedientes de la autoridad ambiental (Diligenciado)22/02/2018 a 30/04/2018Se alimentó y actualizó la información del formato de seguimeinto a los expedientes de la autoridad ambientalFormato FO-GCL-10Funcionario SIG
Laura Palma.
80,00%
34
noviembre 30Gestionar ante la alta dirección los recursos para la implementación del Plan Institucional de Gestión Ambiental (PIGA) y la atención de requerimientos y visitas de la autoridad ambientalActas de reunión o requerimientos a la alta dirección para la Gestión Ambiental de la Universidad22/02/2018 a 30/04/20181. Se solicitó a Vicerrecursos la ejecución de actividades para la gestión ambiental de la Universidad de la ficha BIPUNI del SIG 2018.
2. Se solicitó al consejo superior la creación de una ficha BPUNI para la gestión ambiental de la Universidad, que fue arpobada.
Funcionarios SIG
Rafael Romero
Jorge García.
50%%
35
13DOCENCIA
Objetivo: Formar integralmente ciudadanos, profesionales y científicos, capaces de adaptar y generar conocimiento para el desarrollo de la Orinoquia y el país.
Admisiones, Registro y Control AcadémicoN/AAvales sin cumplir requisitos legales para trámites de grado y otorgamiento de titulos CorrupciónInterno1. Incumplimiento de funciones
2. Falta de valores éticos.
3. Falta de controles.
1.Incumplimiento de metas . 2. Sanciones.
3.Deterioro de la imagen institucional.
22040-Lista de chequeo
-Procedimiento PD-DOC-03 trámite de grado
-Verificación documental
80135SemestralSocialización de los procedimientos, normas y formatos a los funcionarios de la dependencia encargados de la ejecución de las actividades relacionadas con el riesgoActas de Reunión
Correos institucionales de los funcionarios de la dependencia
16 de Febrero de 2018
09 de Marzo de 2018
1. Socialización a los funcionarios de admisiones para la recepción de documentos para grado y los procesos vigentes que intervienen (PD.DOC-03) y lo que se debe diligenciar durante el proceso (FD-DOC-01).

2. Socialización de normas vigentes del Acuerdo Superior No. 015 de 2003 (Reglamento Estudiantil) y Acuerdo Academico No. 016 de 2016 (Por el cual se establecen las estrategias que apuntan al desarrollo de competencias comunicativas en un segundo idioma en estudiantes)
Acta de Reunion OARCA No. 001 de 2018

Actade Reunion OARCA No. 002 de 2018
20,00%En Proceso33,00%
36
CuatrimestralUso y diligenciamiento estricto de la fichas de chequeo para cada graduando.Listas de Chequeo de documentos diligenciada.05 y 08 de Febrero de 2018
1. Utilizacion y diligenciamiento del formato de lista de chequeo para grado (FO-DOC-01) y anexada en cada carpeta de graduados.
2. Revision por parte de los funcionarios encargados y del Jefe de Admisiones del estricto cumplimiento de los documentos exigidos.
Oficios remisorios a Secretaria Gneneral donde se relaciona los estudiantes que cumplen los requisitos para obtener su titulo en la ceremonia del mes de Febrero:

Memorandos Pregrado:
40.70.0087, 40.70.0095, 40.70.0096, 40.70.0097, 40.70.0098, 40.70.0099, 40.70.0100, 40.70.0101, 40.70.0102, 40.70.0103, 40.70.0104, 40.70.0105, 40.70.0106

Memorandos Posgrado:
40.70.00072, 40.70.00073, 40.70.00079, 40.70.00081, 40.70.00093
Yajaira Casas Gómez , Jefe de Oficina de admisiones, Registro y Control Académico y los siguientes funcionarios: Paula Gutierrez Varon, Martha Lucia Bonelo Trujillo, Adiela Gutierrez García25,00%En Proceso33,00%Se evidencia oficios remisorios y memorandos
37
14Admisiones, Registro y Control AcadémicoN/APérdida, manipulación o alteraciones de historias académicasCorrupciónInterno1. Incumplimiento de normatividad para organización y archivo de historias académicas.
2. Inexistencia de inventario documental.
3. Desorganización de archivos
1.Pérdida de la memoria de historias académicas de estudiantes
2. Demandas y sanciones
31030- Tabla de retención documental
- FO-GDO-04 FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
85125SemestralSocialización de los procedimientos, normas y formatos a los funcionarios de la dependencia encargados de la ejecucion de las actividades relacionadas con el riesgo1. Actas de Reunión
2. Notificación de normas, procedimientos y formatos a los correos institucionales de los funcionarios de la dependencia
16 de Febrero de 2018
09 de Marzo de 2018
Socialización con los funcionarios sobre el formato de inventario documental FO-GDO-04.Acta de Reunion OARCA No. 001 de 2018

Actade Reunion OARCA No. 002 de 2018
Yajaira Casas Gómez , Jefe de Oficina de admisiones, Registro y Control Académico20,00%En Proceso40,00%Se deja en proceso ya que esta pendiente capacitaciones de procedimientos y normas
38
SemestralVerificación de avance del diligenciamiento del formato de inventario documental de los expedientes académicos de los estudiantes.Acta de Revision de inventario documental27 de Abril de 2018Diligenciamiento del Formato Unico de Inventario Documental (FO-GDO-04) de los estudiantes admitidos en el Primer Periodo Academico de 2018

Gestion de Archivo docuemntal de expediente y folios segun la Tabla de retencion Documental establecidad en la Universidad y la rotulacion de carpetas con el formato FO-GDO-12

Revision de Avance del Inventario Documental
Acta de Reunion OARCA No. 003 de 2018

Funcionarios Oficina de Admisiones Paula Gutierrez Varon, Martha Lucia Bonelo Trujillo, Adiela Gutierrez García20,00%En Proceso50,00%
39
15Dirección General de CurrículoN/AIncumplimiento de planes de estudio, mallas curriculares y proyectos docentesGestiónInterno1. No entregar a primer día de clase del microcurrículo del curso a desarrollar.
2. No establecer condiciones de evaluación en el curso a desarrollar
3. Incumplir los cursos del documento maestro aprobado por CONACES
4. Presentar informes parciales sin la debida revisión y verificación
1. Baja calidad académica e impacto de egresados y de productividad docente
2. Desarticulación entre los programas académicos que no evidencia la posibilidad de flexibilidad curricular exigida por MEN
3. Sanciones disciplinarias por incumplimiento de lo aprobado en MEN,CONACES, CNA
31030-Plan de accón docente
-Plan de Ejecución
-Plan de evaluación
-Condiciones de calidad de programas académicos, factor 3
-Acuerdos académicos que establecen planes de estudio de programas
90125Semestral1) Verificar (decanos) el cumplimiento de responsabilidades de los directores de programas (Acuerdo Sup 012/09)Informe de decanatura en donde se certifique el cumplimiento de las funciones de los directores de programa con sus debidos soportes
40
Semestral2) Verificar por Consejo de Facultad el plan de acción en coherencia con los cursos aprobados en el plan de estudios según documento maestroActas Consejo de Facultad
41
16Dirección General de CurrículoPrograma AcadémicoRealización de prácticas extramuros sin cumplir el propósito de fortalecer la gestión académica CorrupciónInterno1. No planear las prácticas según planes de estudios
2. No evalauar por parte de Consejos de Facultad las prácticas que se realizan
3. Incumplimiento de directrices para formular y ejecutar las prácticas
4. Falta de compromiso institucional frente a la responsibilidad de liederar las prácticas
5. Falta de control por parte de las facultades
1. Procesos disciplinarios
2. Perdida de recursos Ley 1178/07
3. Bajo nivel académico
4. Mala imagen institucional

4520-Acuerdo Sup 017/09
-Resolución académica semestral de aprobación prácticas
-BPUNI para realización de las prácticas
-Directrices de vicerrectoría
-PD-DOC-05 Procedimiento de prácticas y visitas extramuros
-FO-DOC-02 formato de solicitud y guía de salidas.
-Decreto 055 de 2015
85215SemestralEvaluar por Comité de programa y Consejo de Facultad la realización de prácticas y visitas extramurosActas de Facultad
Actas de Comite de Programa
42
17Vicerrectoría AcadémicaDecanaturaUtilización del periodo sabático para actividades diferentes a los compromisos adquiridosCorrupciónInterno1. Débil seguimieno a compromisos año sabádico
2. Fal ta compromiso ético del docente
3. No hay verificación de resultados
1. Detrimento patrimonial,
2. Incumplimiento de los propósitos institucionales
3. Afectación de la gestión académicas
3. Investigaciones disciplinarias, fiscales y administrativas.
12020Estatuto docente
Acuerdo Sup 013/00
401520noviembre 30*Realizar identificación de los docentes que cuentan con este beneficio *Capacitar a los Consejos de Facultad y Decanos acerca de la normatividad aplicable para quien haga un uso indebido del beneficio que otorga la Universidad*Reporte generado por la Oficina de Asuntos Docentes *Reuniones en Facultades
43
18Vicerrectoría AcadémicaEscuela / Departamento / InstitutoIncumplimiento de las responsabilidades académicas asignadas por el Consejo de FacultadCorrupciónInternoDesatención de la progrmación horaria y responsabilidad docentes fijadas por Consejos de Facultad en Sistema de Asignación de Reponsabilidades Académicas SARA1. Detrimento patrimonial
2. Ineficiencia en la gestión
3. Investigaciones disciplinarias, fiscales y administrativas
22040Plan de acción docente
252520noviembre 30Construcción del procedimiento de asignación de responsabilidades académicasProcedimiento publicado
44
SemestralInformes permanentes ante el Consejo Académico por parte de la Vicerrectoría Académica acerca de la asignación de responsabilidades al iniciar el respectivo periodo académicoInformes presentados en las sesiones del Consejo Académico
45
primer cuatrimestreCapacitación a los Consejos de Facultad acerca de las implicaciones de incumplir con las funciones asignadasRegistro asistencia a Capacitaciones y reuniones convocadasSin Avance0,00%
46
19FacultadesPrograma AcadémicoInicio de clases del estudiante sin formalizar la matrícula GestiónInterno1. Entrega tardía de listas oficiales de estudiantes por parte de Of. Admiisiones
2. Excesivas modificaciones a los calendarios
3. Incumplimiento de las normas por los docentes
1. Demandas y sanciones a la Universidad
2. Detrimento de la imagen institucional
3. Investigaciones disciplinarias y administrativas.
21020-Acuerdo Sup 004/09, Art 76
-Acuerdo Sup 015/03, Arti 27
-PD-DOc-01 matrícula estudiantes antiguos
-PD-Doc-04 inscripción, selección y matrícula estudiantes nuevos
55135SemestralImplementación de un nuevo sistema para inscripción de cursos para estudiantes antiguos, el estudiante primero inscribe sus cursos y luego paga el recibo de matricula. De esa forma estamos separando la matrícula académica de la financiera y nos aseguramos que se realice el proceso de inscripción para que formalmente aparezcan en listaReporte de la Oficina de Admisiones del impacto de la implementación del nuevo sistema, en comparación con el antiguo método de matrícula
47
20Vicerrectoría AcadémicaFacultadConvocatorias docentes en cualquier modalidad, sin precisión de requisitosCorrupciónInternoAusencia del procedimiento que regule el proceso
1. Poca credibilidad en las convocatorias
2. Demandas a la Universidad
3. Deterioro en la imagen institucional
12020Acuerdo Sup 013/14351520AnualCapacitación sobre la aplicabilidad de la normatividad interna para asegurar que los perfiles se formulen de acuerdo a las necesidades en los planes de estudioAsistencia a la capcitación dirigida a los miembros de los Cosnejo de Facultad quienes formulan los pefiles
48
21Vicerrectoría AcadémicaEscuela / Departamento / InstitutoAutorizar pagos a docentes sin cumplir horas, contenidos y compromisos acordadosCorrupciónInterno1. Poco seguimiento por parte del supervisor
2.Inexistencia de procedimiento
3. Falta de compromiso y valores éticos por docentes y supervisores
1. Detrimento patrimonial
2. Demandas, sanciones
22040-PD-GTH-06 contratación y pago de catedráticos701410SemestralAdelantar campañas de fortalecimiento del ejercicio de supervisión y las implicaciones de no ejercerla adecuadamente y las consecuencias de la no prestación adecuada del servicio por parte de los docentes catedráticosAsistencia a reuniones y campañas de sensibilización
49
22INVESTIGACIÓN
Objetivo: AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL
Objetivo: Fomentar y apoyar las actividades conducentes a la generación y aplicación del conocimiento, a través de investigción científica y desarrollo tecnológico.
Dirección General de InvestigacionesN/A Desvío y uso indebido de recursos de investigación en actividades de beneficio particularCorrupciónInterno1) Desconocimiento de normas legales y ética.
2) Falta de seguimiento y control
3) Desconocimiento en manejo de recursos públicos
1) Detrimento patrimonial
2)Incumplimiento de objetivos y cronogramas
3) Demandas, sanciones
21020-PD-INV-01 gestión integral de proyectos de investigación
-Acuerdo Sup 026/00
-Código de ética
85125AnualRealizar jornada de divulgación sobre el manejo de los recursos públicos- Registro de la asistencia a la jornada de divulgación.
50
23Dirección General de InvestigacionesN/AAprobación de proyectos que no cumplen con las directrices o requisitos de las convocatorias internasGestiónInterno1) Desconocimiento de los terminos de referencia
2) Falta de revisión y de controles adecuados
1) Baja calidad de los proyectos
2) Dlilación en obtención de productos de investigación
3)Incumplimiento de indicadores
4) Ineficacia en la ejecución de recursos
5) Investigaciones, sanciones
2510-Términos de referencia
-Marco normativo
-Listas de chequeo
-Actas de aprobación proyectos
85115noviembre 30Divulgación de los términos de referencia de las convocatorias.
Publicación en la página web de la Universidad.
51
noviembre 30Instruir a los profesores y directores de los centros de Investigación sobre el cumplimiento de los términos de referencia de las convocatoriasRegistro de las personas orientadas sobre el cumplimiento de los términos de referencia de las convocatorias
52
24Dirección General de InvestigacionesN/APlagio de investigacionesGestiónInternoInaplicabilidad de normas éticas1) Investigaciones y sanciones
2) Deterioro de la imagen institucional
11010-Acuerdo Sup 014/14
-Evaluación académica
-Código de ética
101410AnualOrientar a los docentes sobre la aplicación de las normas éticasRegistro de docentes orientados sobre las normas éticas.
53
25PROYECCIÓN SOCIAL
Objetivo: Generar vínculos de interacción entre la Universidad y su entorno social, mediante el estudio permanente de sus problemas, la difusión y transferencia del conocimiento producido por la docencia e investigación.
Dirección General de Proyección SocialN/AMalversación de dineros aprobados desde el Consejo Institucional para el desarrollo de la Proyección SocialCorrupciónInterno,
1) Centros de Proyección no cumplen sus funciones
2) No se avala en Consejos de Facultad las propuestas de educación continua
3) Desarticulación de los formatos de Plan de acción docente FO-DOC-69/acciones ejecutadas FO-DOC-70
4) Utilización de los proyectos de proyección social como pretexto para descarga académica
5) Ejecución de proyectos sin impacto.
6) Inexistencia de indicadores de medición de los resultados de Proyección Social
1) Detrimento patrimonial
2) Mala imagen institucional .
41040- Convocatoria
- Formatos: Acta de inicio, terminación
-Informes: de avance; Final técnico y financiero
-Matriz de seguimiento físico y financiero
85225noviembre 30Socialización de los términos de referencia de la convocatoria a los docentes que participan en actividades de Proyección Social sobre los procedimientos para su desarrollo Registros de asistencia

4/5/2018La socializacion de los terminos de referencia de la convocatoria de proyeccion social se llevara a cabo en el mes de agosto respectivamente
54
segundo cuatrimestreSocialización de la norma, procedimiento y portal de educacion continuadaNotas, correos y link página listados de asistencia12/4/2018En agosto 10 de 2017 se realizo el acuerdo superior 003 de 2017 por el consejo superior sobre normatividad de educacion continuada
el 11 de octubre se envio via correo electronico la Norma de Educación continuada a todos los directores de centro de proyeccion social
El 12 de diciembre de 2017 se realizo la actividad compartiendo a los directores de centro el docuemento de Educación continuada a traves del correo insitucional
El 8 de marzo de 2018, 11:07 llego de rectoria la resolución N° 0440 de 2018 "por la cual se determina el mecanismo de reconocimiento de estímulos económicos a empleados públicos docentes de la Universidad de los Llanos, en programas de educación continuada autofinanciable
El 12 de abril de 2018 se realizo la capacitacion del Gestor de Educación Continuada en la sala de juntas de poryeccción social la cual es http://geducar.unillanos.edu.co/ lo cual agiliza la inscripción y el proceso de certificación
ademas se ha enviado la norma de educacion continuada los correos electronicos del obesevatorio, Preu al nuevo director de centro de la facultad de economicas.
Se socializo la plataforma en el consejo de facultad salud
Acuerdo superior 3 de 2017

Correo electronico del 11 de octubre de 2017 desde educacioncontinua@unillanos.edu.co

Correo electronico del 12 de diciembre de 2017

resolución Rectoral 0440 de 2018.

Listado de asistencia de la capacitacion del 12 de marzo de 2018

listado de asistencia del consejo de Facultqad de salud
Direccion general de poryeccion social30,00%Cumplida100,00%
55
Anual
Divulgar las convocatorias y normas
Notas y boletines o link de página15/3/2018Se publico la convocatia de proyectos comunitarios para la facultad de ciencias economicasenlace de la convocatoria publicado http://proyeccionsocial.unillanos.edu.co/PSWEB%203/documentos/CONVOCATORIAECONOMICAS.pdf
Direccion general de poryeccion social30,00%Cumplida100,00%Se evidencia el registro referenciado "CONVOCATORIA PARA EL APOYO ECONÓMICO DE PROYECTOS
COMUNITARIOS Y DE GESTIÓN TECNOLÓGICA DE PROYECCIÓN SOCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS"
56
SemestralRealizar el seguimiento financiero y de ejecuciónActas de Consejo institucional de Proyección social, Informe de ejecución presupuesto
57
26Dirección General de Proyección SocialN/AIncumplimiento de las responsabilidades asignadas para proyección socialCorrupciónInterno,
1) Centros de Proyección no cumplen sus funciones
2) No se realiza evaluación en Consejos de Facultad a productos de proyectos de proyección social
3) Utilización de los proyectos de proyección social como pretexto para descarga académica
4) Distracción en proyectos sin impacto.
5) Inexistencia de indicadores de medición de los resultados de Proyección Social
1) Detrimento patrimonial
2) Bajos resultados de proyección social
3) Bajo nivel de indicadores de impacto en proyección social.
41040- Acuerdo 021 de 2002 por el cual se crea el sistema de Proyección social.
-Acuerdo superior 003 de 2017 por el cual se establecen los lineamiento de educación continua.
-Resoluciones académicas de asignación de horas.
PAI
Indicadores de gestión
85225AnualSensiblilización a la comunidad universitaria sobre las funciones y campos de la proyección social Boletines folleto informativo
58
SemestralEvaluación por parte del Consejo Institucional de Proyección Social de las solicitudes de horas para proyectos de proyección social
Actas de proyección social
59
SemestralSeguimiento a los indicadores de proyección social
Actas de proyección social
60
27BIENESTAR INSTITUCIONAL
Objetivo: Ejecutar acciones que contribuyan al desarrollo humano, mediante la formación integral, el mejoramiento de la calidad de vida y la complementación en la construcción de comunidad, con el propósito de aportar en el cumplimiento de la misión institucional.
Bienestar UniversitarioN/AAsignación indebida de descuentos socioeconómicos a estudiantes CorrupciónInterno1) Incumplimiento del procedimiento de asignación de descuentos socioeconómicos
2) Ineficacia de controles, falta de verificación de la información.
3) Inexactitud o falsedad en la información para recibir incentivos
4) Malas prácticas estudiantiles por falta de valores éticos y falta de ética de algunos funcionarios responsables de realizar la verificación
3) No aplicación de las medidas sancionatorias según reglamento
1) Detrimento de los recursos
2) Perjuicio a estudiantes que necesitan el descuento y no son beneficiados
3) Investigaciones, denuncias, sanciones
41040Procedimiento
Visitas domiciarias aleatorias
85225Semestral Realizar verificación telefónica o a través de correos institucionales de la información suministrada por el estudiante a quellos estudiantes a los que no se les realice visita domiciliaria. Registro de llamadas telefónicas y de correos de verificación
61
SemestralRealizar sensibilizaciones y socializaciones a la población estudiantil, sobre: 2.1) el adecuado acceso a los descuentos socioeconómicos 2.2) sanciones que acarrean las malas prácticas y 2.3) valores y comportamientos éticos- Listas de asistencia a sensibilizaciones dirigidas a beneficiarios de descuentos
- Boletines y noticias web de socialización
62
SemestralSensibilizar a través de capacitaciones a los funcionarios que tienen actividades relacionadas con el riesgo, en temas de valores, comportamientos éticos y sobre las responsabilidades de los servidores públicos y contratistas.Registro de asistencia a capacitaciones
63
28Bienestar UniversitarioN/APérdida de confidencialidad de las HV e historias clínicas de usuarios de Bienestar InstitucionalGestiónInterno1) Inadecuada custodia de la información
2) Violación del secreto profesional
1) Pérdida de credibilidad del proceso
2) Deserción de estudiantes que siente violada su información personal
2510Restricción en el acceso a la información40235SemestralCapacitar al personal que manipula y custodia las HV e historias clínicas en el manejo y reserva de la información.Registro de asistencia a capacitación
64
29GESTIÓN JURÍDICA
Objetivo: Asesorar, orientar, asistir y resguardar los intereses de la Universidad, en asuntos jurídico-administrativos, internos y externos, velando por la defensa de los intereses comunes, en cumplimiento de los fines esenciales del Estado.
JurídicaN/ACelebración indebida de contratos de prestación de servicios de menor cuantía (CPS)CorrupciónInterno1. Violación del régimen de inhabilidades e incompatibilidades por parte del contratista
2. Incumplimiento de requisitos legales para la formalización del contrato .
1) Sanciones disciplinarias, fiscales y penales.32060-PD-JUR-02 vinculación por prestación de servicios.
-FO-JUR-19 lista de chequeo para ingreso de contratistas
85135Semestral1) Verificar la informacion suministrada por el contratista en las páginas web de los órganos de control.
2) Validar las HV en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público y corroborar el cumplimiento de los aportes al sistema de seguridad social del contratista
1) Validación de la información reposada en la hoja de vida suministrada por contratista en páginas Web de las entidades que expiden las certificaciones.
2) Impresión de las hojas de vida y certificación de cumplimiento firmada por el supervisor del contrato.
Enero de 20181) Revisión de los documentos soportes para la validación de la información suministrada por el contratista ante los entes de control. 2) Impresión y verificación de las hojas de vida diligenciadas en el SIGEPCertificados impresos y archivados en cada carpeta correspondiente a cada uno de los contratistas. 2) Hojas de vida del SIGEP impresas.Oficina Jurídica / Profesional Contratación Mínima Cuantía100,00%Cumplida100,00%
65
segundo cuatrimestreActualización del procedimiento PD-JUR-02 y del del formato FO-JUR-19Actualización de los instrumentos en página web del SIGDiciembre 12 de 2017Se actualizarón los procedimientos y se enviaron para su publicaciónDocumentos publicadosOficina Jurídica / Profesional Contratación Mínima Cuantía50,00%En Proceso50,00%Se hará seguimiento para el segundo corte a 31 de agosto de 2018
66
30JurídicaN/ALa no atención de las oportunidades procesales en el marco de la defensa jurídica frente a la respuesta que demanda las acciones de tutela, derecho de petición y las acciones judiciales - administrativas en contra de la Universidad de los LlanosGestiónInterno1) Falta de gestión oportuna de los responsables del proceso
2) Desconocimiento de la normativa viegente
3) Intereses particulres para favorecer a terceros
1) Sanciones disciplinarias, fiscales, administrtativas y penales.
2) Procesos judiciales
3) Perdidad de recursos por parte de la Administración
32060
- Sistema de justicia 21 de la rama judicial (verirficar cumplimiento términos procesales.)
- Experiencia del personal a quien corresponde las actividades de la defensa juridica de la Universidad
85135Semestral1) Sensibilización, orientación, coordinar con el personal jurídico para emitir respuesta en los términos
2) Control, vigilancia y supervisión del proceso de radicación y trámite para respuestas
3) Coordinación y comunicación con las áreas de la universidad de las que se requiere información
4) Control, supervisión del proceso de radicación, asignación, gestóon, tramite y respuesta de las acciones judiciales
5) Coordinación, y acompañamiento al asesor jurídico externo para atender acciones judiciales en los términos
1) Gestión de las asuntos prioritarios para atender en los términos legales ya sean demandas o acciones constitucionales 2) se da respuesta a todas los derechos de petición, conceptos, acciones tutelas dentro de los términos legales 3) celeridad en la información requerida para atender acciones en términos 4) coordinación, orden de inventario, priorización de las acciones constitucionales 5) allegar información requerida pára atender en los términos los procesos judiciales, inventario y control de todas las acciones 1) constancias de capacitaciones 24 de octubre 2017 2) actas de comites de capacitaciones 3) informes de gestion juridicas allegados en las cuentas de cobro mensual del asesor juridico externo 1) Se realiza en compañia de la asesora externa juridica de la Universidad, el seguimiento de los procesos y actuaciones judiciales en el portal de justicia siglo 21, para atender las actuaciones judiciales en el termino legal. 2) suscripcion de contrato con la asesora juridica externa como apoderada de la Universidad. 3) se realiza informe detallado allegado por parte de asesora juridica externa sobre las actuaciones realizada en el respectivo mes en cada proceso judicial. 4) actualizacion de los estados de los procesos judiciales en el portal ekogui con base en el informe de actuaciones judiciales 5) se solicitan conceptos juridicos sobre temas complejos al asesor juridico externo, previos a resolver una acciones de tutelas o peticiones de caracter complejo 6) se elevan informes a la agencia nacional de defensa juridica sobre las actuaciones judiciales de la universidad 7) capacitaciones y actualizaciones al personal de la oficina juridica para la defensa 8) se realizan comites de conciliacion conforme las disposiciones legales previo a tomar decisiones en los acciones judiales de la universidad1) informes de gestion juridica realizada por la asesora externa 2) contrato de prestaciones de servicios profesionales del asesor juridico externo 3) conceptos juridicos rendidos para atender peticiones, acciones de tutelas, comites de conciliacion 4) constancia de informes elevados a entidades de control y agencia nacional de defensa juridica sobre la gestion juridica 5) constancias de capacitaciones oficina juridica y asesor juridico externo100%Cumplida100,00%
67
31JurídicaN/AIncumplimiento de requisitos legales de ejecución y liquidación de convenios1) Falta de gestión oportuna de los responsables del proceso
2) Desconocimiento de la normativa viegente
1) Sanciones disciplinarias, fiscales y administrtativas 510501)Porcedimiento para la suscripción de convenios.
2)Formato FO-JUR08 Lista d chequeo de convenios.
3)Formato FO-JUR-04 acta de liquidación de convenios.
550Anual1) Actualización del procedimiento PD-JUR-01 y del los formatos FO-JUR-08 y FO-JUR04.
2) requerimiento a los supervisores de informes de desarrollo del convenio.(que tengan recursos).
1)Actualización en la página web del SIG del procedimiento PD-JUR-01.
2)Actualización en la página web del SIG del formato FO-JUR-08.
3) Actualización en la página web del SIG del formato FO-JUR-04.
4I informe supervisor en la carpeta del convenio.
enero de 2018 a abril de 2018.Se realizó el requerimiento a los supervisores de los contratos que a la fecha se encuentran vigentes, con el fin de que informaran el estado de ejecución de los mismos, y los que ya cumplieron su plazo de ejecución, con el fin de que se iniciaran las acciones pertinentes para la liquidación de los mismos.correos electronicos de requerimientos.Oficina Juridica/Profesional convenios50%En proceso50,00%
68
32GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
Objetivo: Gestionar con eficiencia y eficacia los servicios administrativos, de forma tal que permita a la administración el cumplimiento de su misión.
Oficina de PersonalN/AProvisión de cargos sin el cumplimiento de requisitos, perfiles, competencias laborales CorrupciónExterno1) Inaplicabilidad de reglamentos y normas sobre perfiles y requisitos de cargos
2) Prácticas clientelistas
1) Afectación de la reputación y buen nombre de la Universidad
2) Deficiente gestión académico-administrativa
3) Demandas y procesos disciplinarios
41040-Manual de funciones y competencias
-Manual de procesos y procedimientos.
404410Semestral1) Certificar el cumplimiento de requisitos, perfiles y competencias para la provisión de cargos según normas
3) Cumplir los procesos y procedimientos de provisión de cargos.
Comunicación dirigida al nominador, indicando si el candidato a ocupar el cargo, cumple o no con las competencias y se ajusta al perfil del cargo.1. El manual de funciones y competencias laborales, se actualizó en el mes de diciembre de 2016, mediante Resolución Rectoral 3714 de 2016. 2. En atención a que no se han realizado provision de cargos de la planta administrativa de la universidad, no se tienen registros de esto. en el primer trimestre.
69
33Oficina de PersonalN/AVinculación de docentes o administrativos sin cumplir requisitosCorrupciónInterno1. No revisión de antecedentes disciplinarios.
2. Perfil no adecuado a la linea académica o requisito convocado o perfil requerido.
1. Detrimento patrimonial de la Institucion
2. Demandas, sanciones
32060-PD-GTH-01 selección y vinculación en planta adtiva provisional
-PD-GTH-07 vinculación catedráticos de pregrado
-PD-GHT-09 vinculación y pago catedráticos postgrado
-Estatuto docente y administrivo.
552410Semestral1) Verificar lista de chequeo de ingreso
2) Verificar y certificar el cumplimiento de los requisitos, perfiles y competencias para provisión de cargos señalados en Manual de Funciones y Competencias Laborales y según convocatoria docente
1) Lista de chequeo
2) Comunicación dirigida al nominador, indicando si el candidato a ocupar el cargo, cumple o no con las competencias requeridas y se ajusta al perfíl del cargo
Se realizo la debida revision de acuerdo a la lista de chequeo a los profesores de catedra, vinculados en el primer trimestre del año 2018.
70
71
34Oficina de PersonalN/AInadecuado pago de nómina y de seguridad social CorrupciónInterno1) Errores de liquidación en nómina
2) Pago de seguridad social a personas no vinculadas a la entidad
3) Pagos de horas extras a personal sin derecho o no laboradas. 3. No se cuenta con los recursos económicos y humanos necesarios para el cumplimiento que exige la normatividad nacional
1) Detrimento patrimonial
2) Demandas, sanciones
41040-PD-GTH-03 liquidación de nómina, prestaciones sociales, seguridad social y parafiscales
-PD-GTH-24 realización y pago de trabajos suplementarios
55335noviembre 30Verificar cada una de las novedades que afectan la nómina mensual
Firma del Jefe de Personal
Se realiza por parte del Jefe de la Oficina de personal la verificación de las novedades de nómina reflejadas en la liquidación de la misma para su correspondiente firma.
72
35Salud OcupacionalN/ADeficiente adopción del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo dentro de la institucionalidad de la UniversidadGestiónInterno1. Ausencia de normatividad interna., que acoja la normatividad nacional en sst
2. Elaboración de evaluación del sistema con poca participación de la comunidad universitaria
Sanciones por no cumplimiento a la normas , demandas por no cumplimiento de items que enmarcan el decreto 1072 de 2015 y reolución 1111 de 2017310301.adoptar un acto administratyivo interno donde se acoja los lineamientos de normatividad nacional y se apliquen a la universidad 2. elborar procedimientos para dar a conocer el sistema de gestios de sst a toda la comunidad universitaria353410segundo cuatrimestreAprobación del Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo ajustado al decreto 1072 de 2015 y resolución 111 de 2017Resolución rectoral que adopte el manual del sistema
73
noviembre 30Socialización del Manual del sistema de seguridad y salud en el trabajoLink en página web, noticia web y boletín
74
noviembre 30Divulgación y publicación de manuales y procedimientos del sistema de seguridad y salud en el trabajoPublicación de manuales y procedimientos en el link del SIG
75
36Comité de Evaluación y Promoción DocenteN/AInadecuado escalafonamiento docenteCorrupciónInterno1) Incumplimiento de normas
2) Falta de precisión en aspectos normativos
3) Favorecimiento
1) Equivocadas interpretaciones por vacíos que generan problemas de aplicación
2) Demandas, denuncias, sanciones
3) Detrimento patrimonial por pagos indebidos
520100Acuerdo Sup 002/04704410segundo cuatrimestreElaborar propuesta de ajuste al capítulo III del Acuerdo Superior 002/04 para presentar ante la instancia pertinente.Acta de sesión del Consejo Superior en la que se presenta la propuesta
76
37Asuntos DocenteN/AIrregularidad en la asignación de
puntos salariales y de bonificación
CorrupciónInterno1) Poca representación de los profesores de todas las Facultades que integran el Comité
2) Bajo conocimiento de la normatividad
3) Ambiguedad en la normatividad
1) Las decisiones quedan en manos de pocas personas y se puede incurrir a favorecimiento o perjuicio de los docentes.
2) Detrimento patrimonial
3) Investigaciones disciplinarias
4) Perjuicio
120201- Toma asistencia reuniones de trabajo y comités asignación y reconocimiento de puntaje.
2- Socialización y aprobación de actas del comité de asignación de puntaje.
3. Decreto 1279 de 2002, acuerdo superior 031 de 2002 Y consulta al grupo de seguimiento.
85135segundo cuatrimestreManual de criterios complementario al decreto 1279 de 2002 para la Universidad de los LlanosResolución rectoral de adopción del manual de criterios complementario al decreto 1279 de 2002 para la Universidad de los Llanos
77
noviembre 30
Divulgación del Manual de criterios
Boletín Interno
78
noviembre 30Definir los procedimientos pertinentes a los factores de asignación de puntaje salarial y BonificaciónPublicación de los procedimientos en el link del SIG
79
38GESTIÓN FINANCIERA
Objetivo: Administrar de manera eficiente y eficaz los recursos financieros de la Universidad garantizando el cumplimiento de los compromisos adquiridos con la comunidad y los entes de control.
ContabilidadN/AManipulación de la información contable en beneficio de tercerosGestiónInterno1) Incumplimiento a los procesos y procedimientos
2) No se ejerce autocontrol en las actividades
3) No se realizan auditorías internas de control
Sanciones por variación de la información reportada
155-PD-FIN-02 elaboración de estados financieros
- Saldos mensuales dependencias que presentan informes a contabilidad.
85115segundo cuatrimestre
Revisar y ajustar el procedimiento PD-FIN-02
Procedimiento ajustado
80
39PresupuestoN/AManipulación de la información financiera presupuestal para beneficio de tercerosCorrupciónInterno1) Falta capacitación para el conocimiento y manejo del nuevo sistema de información SICOF
2) Incumplimiento del procedimiento de presupuesto
3) Falta de autocontrol en las oficinas
1) Variación en informes y auxiliares
2) Posibles sanciones
31030Sistema Integrado Contable Financiero - SICOF
- PD-FIN-01 PRESUPUESTO
- Revisión ingresos y gastos
- Cronograma de informes
- Claves según módulo de uso
85125segundo cuatrimestreRevisar y actualizar el procedimiento PD-FIN-01Procedimiento ajustado publicado en el link del SIG
81
noviembre 30Socializar el procedimiento con las oficinas que interviernen en el mismoCorreo informativo
82
40TesoreríaN/APérdida de títulos valores por ingreso de personal no autorizadoGestiónInterno1) Ingreso violentando chapas
2) Atraco en horario de atención a público
3) Traspapelación de título valor
1) Pérdida de recursos
2) Sanciones
3) Gastos administrativos
11010-Custodia en caja de seguridad
-Consignación en carro de valores
-Acceso restringido a Of. Tesorería
-Manejo diario de caja y bancos
-Sello de páguese a primer beneficiario
-Protectógrafo sello húmedo
85125SemestralControlar ingreso de personal ajeno a la dependenciaInformación al público de atención únicamente por ventanilla25/4/2018cambio de la puerta principal de ingreso a la oficina de tesoreria con el fin de restringir el ingreso a la misma igualmente la instalacion de alarma de ingreso a la tesoreria en horario no laboralCarta oficina tesoreria70,00%En proceso70,00%Se hará seguimientio para el segundo coerte a 31 de agosto de 2018
83
primer cuatrimestreSolicitar los elementos mínimos para generar seguridad a la oficinaCorreo a la Vicerrectoría de Recursos sobre requerimientos mínimos de seguridad25/4/2018Solicitud para la adecuacion de la puerta principal de ingreso a la oficina de la Tesoreria y la compra de tres cajas de seguridad.Carta oficina tesoreria50,00%En proceso50,00%
84
41TesoreríaN/AInadecuada gestión de tesorería CorrupciónInterno1) Jineteo de fondos en beneficio propio
2) Inversiones en entidades que no ofrecen seguridad favoreciendo los intereses de terceros
3) Cobro de dádivas por trámite de cuentas
4) Ordenar o efectuar pagos sin el lleno de los requisitos legales y retardar el pago de obligaciones legalmente contraídas
1) Detrimento patrimonial
2) Sanciones y multas de entes de control
3) Afectación de la imagen
12020-Informe caja y bancos
-Conciliación bancaria
-No represamiento de cuentas
85135noviembre 30Sensibilizar en manejo de recursos públicos al personal de la oficinaRegistro asistencia a la sensibilización20/4/2018capacitacion al personal de Tesoreria sobre el manejo de recursos publicos Lista de Asistencia Oficina de Tesoreriaoficina tesoreria100,00%
85
primer cuatrimestreSolicitar por lo menos 1 auditoría en el plan de auditoriasCorreo de solicitud
86
42GESTIÓN DE INTERNACIONALIZACION
Objetivo: Incorporar la dimensión internacional e intercultural del conocimiento en los espacios universitarios mediante la movilidad para la formación de la comunidad universitaria, establecimiento-seguimiento a convenios, redes y alianzas interinstitucionales de cooperación, diseño-ejecución de proyectos colaborativos en investigación y desarrollo, participación en sociedades del conocimiento y la institucionalización de la internacionalización en Unillanos.
InternacionalizaciónN/ADesviación de recursos OIRI para proyectos de movilidad, redes, convenios de UnillanosCorrupciónInterno1) Incumplimiento de funciones y de responsabilidades
2) Falta de estudios previos
3) Insuficiente vigilancia y auditoria
1) Sacrificio del beneficio común por un beneficio particular.
2) Desaprovechamiento de recursos para beneficio de la comunidad universitaria.
12020Procedimientos y formatos SIG (Ficha contraparte del exterior)85135SemestralSeguimiento a los egresos realizados por el proyecto BPUNI al C.C., mediante el Registro Presupuestal, Obligación Presupuestal y los Pagos Realizados del auxiliar de ingresos y egresos por Centro de Costo correspondiente al periodo verificable, para la realización de informes de ejecuciónVerificación mediante 2 controles semestrales expedidos a la oficina de presupuesto de la Universidad de los Llanos en el correo institucional: oiri@unillanos.edu.co17/4/2018Se solicitó a la oficina de presepuesto mediante correo electrónico la ejecución de los rubros hasta esa fecha en el centro de costos destinado para la oficina de Internacionalización. Se planea hacer la segunda solicitud finalizando el semestre.Correos electronicos enviados a la oficina de presupuestoLíder del proceso50,00%En Proceso50,00%Se hará seguimientio para el segundo coerte a 31 de agosto de 2018
87
44InternacionalizaciónN/AIncumplimiento de requisitos en convocatorias de terceras instituciones o de universidades externas, programas de movilidad y becas internacionalesGestiónInterno1) Desconocimiento de los procedimientos establecidos para la movilidad
2) Atencion tardía por parte de Comité de Programa, Consejo de Fcultad, Dirección de Currículo para la emision de avales de movilidad.
3) Admisiones, invitaciones y carta de acpetación que no llegan a tiempo por parte de las instituciones contrapartes externas
1) Pérdida de becas y demás oportunidades 2) Mala imagen ante la cumunidad academica e instituciones externas 3) Disminución de indicadores de los programas para la acreditación. 11010-Mensajes (telefonía, e-mail, portal, redes , memorandos) sobre vencimiento de fechas y requisitos.
-Gestión ante dependencias intervinientes, comités, consejos, programas, facultades solicitando información
85125noviembre 30Acompañamiento a los comités de programas y consejos de facultad para difundir las estrategias establecidas por la Oficina de InternacionalizaciónActas de reunión en los comités y/o consejos; o lista de asistencia15/02/2018 - 22/03/2018Se realizó acompañamiento a los consejos de facultad de FCS, FCARN, FCHYE y FCBI, en los cuales se comunicó sobre: estrategia de enlace con facultades, acuerdo académico de movilidad 018 de 2017 y acuerdo de homologación 015 de 2017, opciones de movilidad académica, convenios, condiciones de la convocatoria para movilidad 2018-II y cronograma talleres enfoque de la internacionalización en Unillanos. Se solicitó participación en Consejo Académico de FCE, sin efectuar aún, por tanto, se realizará en el transcurso del periodo estipulado.Actas de reunión y/o certificado de asistencia a Consejos de FacultadLíder del proceso80,00%
88
segundo cuatrimestreActualización y reestructuración de los procedimientos inmersos en el proceso de internacionalizaciónFormatos actualizados enviados al SIG, para su aprobación y publicación28/4/2018Se actualizó la caracterización, procedimientos y formatos SIG, incluyendo lo referente al acuerdo académico 018 de 2017, normatividad vigente, actividades y productos propios del proceso.Formatos actualizados enviados al SIG, para su aprobación y publicaciónLíder del proceso100,00%Cumplida100,00%Se cumplio en el primer cuatrimestre
89
noviembre 30Seguimiento del tiempo de respuesta de las solicitudes realizadas a las oficinas involucradas en el proceso de movilidadCuadros de seguimiento a los tiempos de respuestaSin avance a la fecha, se planea su desarrollo durante el periodo en curso.líder del proceso0,00%
90
45GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Objetivo: Administrar de forma eficaz y eficiente los recursos para realizar los procesos misionales de la Universidad.
AlmacénN/AManipulación de inventarios para encubrir la ausencia o emersión de bienes o la suplantación de los mismos. CorrupciónInterno1) Omisión de principios, objetivos y fines de almacén e Inventarios
2) Falta de controles internos en la oficina
1) Sanciones
2) Detrimento patrimonial
120201. Procedimiento de Inventario PD-GBS-08.

2. Formato Acta de Toma Fisica de Invetario FO-GBS-57.
85135Semestral
Capacitar al personal de Almacén e Inventarios en temas de buen uso de los bienes públicos y en ética y valores

1) Boletín interno semestral
2) Control de asistencia
91
46AlmacénN/AHurto, apropiación, uso indebido y aplicación diferente de los bienes institucionalesCorrupciónInterno1) Incumplimiento de lineamientos y funciones propias del Almacén e Inventarios
2) Insuficientes e inadecuados controles los bienes de la Universidad.
3) Falta de valores éticos en la comunidad universitaria
1) Detrimento patrimonial
2) Denuncias, sanciones
3) Mala imgagen institucional
12020-PD-GBS-08 acta de toma de inventario
-FO-GBS-57
85135SemestralSensibilizar a servidores públicos, contratistas y colaboradores en temas relacionados con el buen manejo de los recursos públicos y en valores éticosControl de asistencia
92
SemestralSocializar procedimiento PD-GBS-08 y las implicaciones legales por no cumplimientoCorreos y noticia
93
primer cuatrimestreGestionar ante la Vice Recursos - Servicios Generales, las medidas para el ingreso y salida de los activos de la UniversidadComunicaciónSin Avance0,00%
94
segundo cuatrimestreGestionar la compra y utilización de lectores para realización de inventariosCotizaciones
95
47Vicerrectoría de Recursos UniversitariosN/ACelebración de contratacion sin el cumplimiento de requisitosCorrupciónInterno1) Incumplimiento de las normas
2) Desatención de los procedimientos
3) Malas prácticas administrativas-financieras
4) Favorecimiento a terceros
1) Demandas, sanciones
2) Detrimento patrimonial
3) Disminución de aportes estatales
4) Mala imagen institucional
12020PD-GBS-01
PD-GBS-10
PD-GBS-11
PD-GBS-12
Estatuto contratación
Manual proveedores
85135noviembre 30-Aplicación estricta de las normas internas de contratación. - Para mayor cuantía: estudios previos y pliego de condiciones. de cada proceso, publicados en: http://contratacion.unillanos.edu.co/

-Para la mínima cuantía: FO-GBS-01 REQUISITOS PARA TRAMITE DE OC / OT INFERIOR AL 10% DE LA MENOR CUANT
96
48Vicerrectoría de Recursos UniversitariosN/ABeneficios a terceros en la selección de proveedores y adjudicación de contratosCorrupciónInterno1) Acomodación de requisitos y pliegos de condiciones
2) Suministro de información privilegiada
3) Alteración de las propuestas económicas presentadas
4) Prácticas clientelistas
1) Denuncias, sanciones
2) Pérdida de credibilidad institucional
3) Detrimento patrimonial
4) Suspensión de aportes públicos

12020PD-GBS-01
PD-GBS-10
PD-GBS-11
PD-GBS-12
Estatuto contratación
Manual proveedores
85135noviembre 30- Fijación previa de requisitos y condiciones que garantizan a los posibles oferentes competir en igualdad de condiciones, atendiendo las normas propias de la Universidad.
-De acuerdo a la necesidad plasmada en el documento de planeación ‘Estudio de conveniencia y oportunidad’
-Se realiza la evaluación técnica, jurídico y financiero, cada responsable hace una revisión previa a la publicación del pliego de condiciones y realiza la verificación de condiciones mínimas que debe contener el documento.

Estudios previos y pliego de condiciones de cada proceso, publicados en: http://contratacion.unillanos.edu.co/
-Informe evaluativo de cada proceso, publicados en:: http://contratacion.unillanos.edu.co/
Para cada proceso en las diferentes modalidades por norma se establece un estudio previo y un pliego de condiciones en el cual se plasman todos los requisitos y condiciones necesarias para participar en el mismo; así mismo se realizan las evaluaciones técnicas, jurídicas y financieras realizando una verificación de condiciones con el fin de seleccionar la mejor propuesta. http://contratacion.unillanos.edu.co/index.php
97
49Vicerrectoría de Recursos UniversitariosN/ARecepción de materiales, equipos, suministros e insumos, sin el cumplimiento de las especificaciones técnicas exigidasCorrupciónInterno1) Estudios técnicos sin las especificaciones o características del bien o servicio a adquirir
2) Falta de fichas técnicas en los requerimientos o solicitud del bien o servicio
3) Favorecimiento a terceros
1) Demoras en el desarrollo de proyectos por devolución a proveedores
2) Baja calidad en los proyectos por bienes inadecuados
3) Demandas, sanciones
12020-Formato requerimiento
-Ficha técnica
-Formato estudios técnicos
85135
- Para mayor cuantía: En el estudio de oportunidad y conveniencia de cada proceso se anexan las fichas técnicas.
- Para la mínima cuantía: En el PROCEDIMIENTO ADQUISICION BIENES Y SERV. INF 10% MEN CUANTÍA se solicita las fichas tecnicas emitidas por la oficina de Sistemas.
- Para mayor cuantía: estudio de oportunidad y conveniencia de cada proceso, publicados en: http://contratacion.unillanos.edu.co/

-Para la mínima cuantía: PD-GBS-01
Para cada proceso en las diferentes modalidades por norma se establece un estudio previo y un pliego de condiciones en el cual se plasman todos los requisitos y condiciones necesarias para participar en el mismo; así mismo se realizan las evaluaciones técnicas, jurídicas y financieras realizando una verificación de condiciones con el fin de seleccionar la mejor propuesta. El PD-GBS-01 muestra los requisiytos necesarios para la contratación de la menor cuantía, dicho documento se encuentra publicado en la pagina del SIg Unillanos. http://contratacion.unillanos.edu.co/index.phpNo referencia periodo de ejecución para la actividad
98
50Servicios GeneralesN/AAdulteración de soportes en el control de rutas de transporte a estudiantesCorrupciónInterno1) Falta de control y verificación de recorridos
2) Incumplimiento de funciones y procedimientos
3) Solicitar o recibir dádivas
4) Falta de ética de funcionarios y contratistas
1) Detrimento patriimonial.
2) Desmejoramiento a la calidad del servicio.
3) Sanciones disciplinarias
51050-Formato control rutas
-Seguimientos
-Revisiones aleatorias
255410Primer cuatrimestre1) Elaborar el procedimiento que permita controlar de forma aletoria el horario de recorridos
2) Ajustar el formato control de recorridos
Procedimiento y formato adoptado por el SIGSin Avance0,00%
99
51Servicios GeneralesN/AHurto de bienes institucionales y de la comunidad univeristaria GestiónInterno1) Libre ingreso de personas a la universidad
2) Inexistencia de torniquetes electrónicos
3) Infraestructura física (muros y mallas ) en mal estado
1) Pérdida de activos físicos
2) Daños a propiedad y personas
3) Ingreso de sustancias sicoactivas y elementos no permitidos
31030- FO-GBS-040 Formato de autorización y salida de elementos o bienes que pertenecen o no a la Universidad
-Carné ingreso a Universidad
-Exigencia de documento a personal externo
85125SemestralEvidenciar en el informe de supervisión el cumplimiento de los controles establecidosInforme de supervisión
100
52Servicios GeneralesN/ASalida no autorizada de equipos o recursos tecnológicosCorrupciónInterno1)Falta de procedimiento para la salida de elementos
2) Ausencia de controles
3) Inadecuados comportamiento éticos
1) Hurto o périda de activos
2) Detrimento patrimonial
3) Denuncias, sanciones
31030- FO-GBS-040 Formato de autorización y salida de elementos o bienes que pertenecen o no a la Universidad
-Procedimiento PD-GBS-14 Ingreso y salida de elementos
85125SemestralSocialización del procedimiento y formato para ingreso y salida de equipos y recursos tecnologicos - Boletin interno
Loading...
 
 
 
MAPA DE RIESGOS
 
 
Main menu