ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
1
Request a quote RFQ-UKR-000461-2 Vehicle rental service / Запит цінової пропозиції RFQ-UKR-000461-2 Послуга оренди транспортного засобу
2
For NGO“FISHERMEN CLUB OF UKRAINE” to Complete |
Для заповнення ГО«КЛУБ РИБАЛОК УКРАЇНИ» 		For Vendor to Complete | Для заповнення Постачальником
3
Requester | Замовник:ГРОМАДСЬКА ОРГАНІЗАЦІЯ «КЛУБ РИБАЛОК УКРАЇНИ» / NON-GOVERNMENTAL ORGANIZATION “FISHERMEN CLUB OF UKRAINE”Tenderer | Учасник:
4
Address 1 | Адреса 1:Boulevard of Machine Builders, building 49, Kramatorsk city, Donetsk region, 84300, Ukraine / Бульвар Машинобудівників, буд. 49, м. Краматорськ, Донецька обл., 84300, УкраїнаAddress 1 | Адреса 1:
5
City | Місто:Kramatorsk city, Donetsk region / м. Краматорськ, Донецька обл.City | Місто:
6
Phone | тел. :`+380501309780Phone | тел. :
7
E-mail:tender@uafishing.clubE-mail:
8
• NGO "Fishermen Club of Ukraine" requests you to provide a price offer(s) for the supply of services (listed below) for the conclusion of a framework agreement.
• This request for proposals is published for the purpose of concluding a framework agreement for the period from 01.07.2026 to 15.09.2026 for the procurement of vehicle rental services in the Kharkiv and Donetsk regions according to the information specified below to this letter.
• The framework agreement does not oblige the organization to place orders. NGO "Fishermen Club of Ukraine" will place an order for the services of the supplier who won the competition on the basis of the agreement in accordance with its needs.
• NGO "Fishermen Club of Ukraine" may cancel the agreement if deemed necessary.
• NGO "Fishermen Club of Ukraine" may conclude an agreement with more than one supplier.
• Prepayment to the selected supplier is not required. The supplier who won the competition is expected to mobilize its own resources to supply the agreed services.
• The supplier is expected to use its own resources to maintain the vehicle, providing the necessary fuel to perform services within the specified mileage.
• The vehicle is suitable for operation on roads with poor or no surface in high-risk areas.
• Payment method: cashless in the national currency of Ukraine (hryvnia).
• Responses from the supplier and the delivery service organization must be received within 24 hours after the order is placed by the NGO "Fishermen Club of Ukraine". The NGO "Fishermen Club of Ukraine" may terminate the contract or impose other penalties if the supplier does not make the delivery within this period.
• Offers will be evaluated for each individual lot.
• Participants are allowed to submit bids for one or more lots.
• The amounts in the offer are indicated with VAT (if VAT is applicable).
• The maximum value of the Framework Agreement is as follows:
Lot 1 — UAH 154,950.00;
Lot 2 — UAH 154,950.00		• ГО "Клуб рибалок України" просить Вас надати цінову пропозицію (пропозиції) на постачання послуг (перерахованих нижче) для укладення рамкової угоди.
• Цей запит пропозицій публікується з метою укладення рамкової угоди на термін 01.07.2026 до 15.09.2026 для закупівлі послуг оренди транспортного засобу на території Харківської та Донецької областях за інформацією, зазначеною нижче до цього листа.
• Рамкова угода не зобов’язує організацію розміщувати замовлення. ГО "Клуб рибалок України" розміщуватиме замовлення на послуги постачальника, який виграв конкурс, на основі угоди відповідно до своїх потреб.
• ГО "Клуб рибалок України" може вирішити скасувати угоду, якщо вважатиме за необхідне.
• ГО "Клуб рибалок України" може вирішити укласти угоду з більш ніж одним постачальником.
• Передоплата обраному постачальнику не передбачається. Очікується, що постачальник, який виграв конкурс, мобілізує власні ресурси для постачання узгоджених послуг.
• Транспортний засіб придатний для експлуатації на дорогах з поганим покриттям або без нього в районах підвищеного ризику.
• Очікується що постачальник власними ресурсами проводить обслуговування автомобілю.
• Форма оплати: безготівкова у національній валюті України (гривня).
• Відповідь постачальника та організація послуг доставки мають надійти протягом 24 годин після розміщення замовлення з боку ГО "Клуб рибалок України". ГО "Клуб рибалок України" може розірвати контракт або накласти інші штрафи, якщо постачальник не здійснить поставку протягом цього періоду.
• Пропозиції будуть оцінюватись по кожному лоту окремо.
• Учасникам дозволяється подавати пропозиції як на один, так і на кілька лотів.
• Суми в пропозиції зазначаються з ПДВ (у разі наявності ПДВ).
• Гранична (максимальна) вартість рамкової угоди становить:
Лот 1 - 154 950,00 грн.,
Лот 2 - 154 950,00 грн.
9
RFQ Issuing Date / Дата запита: 18.06.2026
RFQ Closing Date / Дата закриття прийому пропозицій: 23.06.2026 RFQ Closing Time / Час закриття прийому пропозицій: 20:00 Kyiv time / за Київським часом		Currency of Bid / Валюта: UAH / ГРН
Bid Validity Period / Строк дії пропозиції:
30 calendar days / 30 календарних днів
10
This Request for Proposal includes the rental of a vehicle in Kharkiv and Donetsk oblasts / Цей запит пропозиції передбачає оренду транспортного засобу в Харківській та Донецькій областях
11
I. Технічна частина пропозиції / Technical part of the proposal
12
Технічні характеристики та умови надання послуг / Technical specifications and terms of service provisionВідповідність Пропозиції заявленим характеристикам та умовам надання послуг/Compliance of the Proposal with the stated characteristics and terms of service provisionПримітки до заповнення форми пропозиції/Notes on filling out the proposal form
13
Vehicle 1/Транспортний засіб 1:
LOT 1 / ЛОТ 1:
14
• Type : Hatchback / тип : Хетчбек← Вказати ТАК чи НІ/Indicate YES or NO
15
• Number of seats - at least 4 / кількість посадкових місць - не менше 4← Вказати ТАК чи НІ/Indicate YES or NO
16
• Year of manufacture: since 2021 / рік випуску : від 2021 року← Вказати ТАК чи НІ/Indicate YES or NO
17
• Technical condition: the vehicle must be in perfect technical condition, clean and tidy, equipped with air conditioning, heating system, complete in accordance with Ukrainian legislation in the field of road safety, valid insurance.
/
• Технічний стан: транспортний засіб має бути в ідеальному технічному стані, чистими та охайними,з кондиціонером, системою обігріву, укомплектованим відповідно до законодавства України в галузі безпеки дорожнього руху, дійсне страхування (ОСЦП, КАСКО)		← Вказати ТАК чи НІ/Indicate YES or NO
18
Vehicle 2/Транспортний засіб 2:
LOT 2/ ЛОТ 2:
19
• Type : Hatchback / тип : Хетчбек← Вказати ТАК чи НІ/Indicate YES or NO
20
• Number of seats - at least 4 / кількість посадкових місць - не менше 4← Вказати ТАК чи НІ/Indicate YES or NO
21
• Year of manufacture: since 2021 / рік випуску : від 2021 року← Вказати ТАК чи НІ/Indicate YES or NO
22
• Technical condition: the vehicle must be in perfect technical condition, clean and tidy, equipped with air conditioning, heating system, complete in accordance with Ukrainian legislation in the field of road safety, valid insurance.
/
• Технічний стан: транспортний засіб має бути в ідеальному технічному стані, чистими та охайними,з кондиціонером, системою обігріву, укомплектованим відповідно до законодавства України в галузі безпеки дорожнього руху, дійсне страхування (ОСЦП, КАСКО)		← Вказати ТАК чи НІ/Indicate YES or NO
23
II. Фінансова частина пропозиції / Financial part of the proposal
24
Лот 1: Оренда транспортного засобу в Донецькій області / Lot 1: Vehicle rental service at Donetsk region
25
No.Required specification (please see annexes)
/
Необхідні характеристики (будь ласка, дивиться Додаток 1 )		Unit /
Одиниця виміру		Proposed car / Пропоноване автоPrice per month , UAH /
Ціна за місяць, грн		Comment if necessary/
Коментар за необхідності
26
1.1Hatchback (vehicle details are specified in Annex I. Technical part of the proposal)
/
Хетчбек (деталізація транспортного засобу зазначена в Додатку І. Технічна частина пропозиції)		послуга/service
27
Лот 2: Оренда транспортного засобу в Харківській області / Lot 2: Vehicle rental service at Kharkyv region
28
No.Required specification (please see annexes)
/
Необхідні характеристики (будь ласка, дивиться Додаток 1 )		Unit /
Одиниця виміру		Proposed car / Пропоноване автоPrice per month , UAH /
Ціна за місяць, грн		Comment if necessary/
Коментар за необхідності
29
2.1Hatchback (vehicle details are specified in Annex I. Technical part of the proposal)
/
Хетчбек (деталізація транспортного засобу зазначена в Додатку І. Технічна частина пропозиції)		послуга/service
30
31
Signature/ Підпис: __________________________
Appointment / Посада: ______________________
32
33
Print Name / ПІБ:_________________________
Date / Дата: ______________________________
34
35
36
Please stamp this Bid Form with your Company Stamp / Будь ласка, завірте цю Форму заявки печаткою Вашої компанії
37
38
39
RFQ INSTRUCTIONSІНСТРУКЦІЇ ДО ЗАПИТУ ЦІНОВИХ ПРОПОЗИЦІЙ
40
41
Submission of Bid
You must submit one original of the RFQ Bid Form in a sealed envelope, clearly marked with the RFQ number and the Bidders name. The bid can be delivered directly to the tender box, mailed or delivered by courier services, or alternatively send by email to the following dedicated, secure & controlled email address: tender@uafishing.club		Подання цінової пропозиції
Ви повинні подати один оригінал Форми тендерної пропозиції у запечатаному конверті, чітко позначеному номером RFQ та назвою Учасника тендеру. Заявка може бути доставлена безпосередньо до тендерної скриньки, поштою або кур'єрською службою, або ж надіслана електронною поштою на наступну спеціальну, захищену та контрольовану електронну адресу: tender@uafishing.club
42
You must submit one original of the RFQ Bid Form in a sealed envelope, clearly marked with the RFQ number and the Bidders name. The bid can be delivered directly to the tender box, mailed or delivered by courier services, or alternatively send by email to the following dedicated, secure & controlled email address: tender@uafishing.clubВи повинні подати один оригінал Форми тендерної пропозиції у запечатаному конверті, чітко позначеному номером RFQ та назвою Учасника тендеру. Заявка може бути доставлена безпосередньо до тендерної скриньки, поштою або кур'єрською службою, або ж надіслана електронною поштою на наступну спеціальну, захищену та контрольовану електронну адресу: tender@uafishing.club
43
THE RFQ BID FORM CANNOT BE EMAILED TO ANY OTHER NON-GOVERNMENTAL ORGANIZATION “FISHERMEN CLUB OF UKRAINE” EMAIL ADDRESSФОРМА ЗАПИТУ НА УЧАСТЬ У ТЕНДЕРІ НЕ МОЖЕ БУТИ НАДІСЛАНА ЕЛЕКТРОННОЮ ПОШТОЮ НА БУДЬ-ЯКУ ІНШУ ЕЛЕКТРОННУ АДРЕСУ ГРОМАДСЬКА ОРГАНІЗАЦІЯ «КЛУБ РИБАЛОК УКРАЇНИ»
44
45
The sealed envelope must be deposited into the NON-GOVERNMENTAL ORGANIZATION “FISHERMEN CLUB OF UKRAINE” Tender Box at the address stated on page one OR RFQ bid form (signed and stamped) must be sent to the dedicated mail adress (above mentioned) before the RFQ Closing Date and Time. It is the Bidders responsibility to ensure that the sealed envelope is deposited into the Tender Box.Запечатаний конверт повинен бути покладений до Тендерної скриньки ГРОМАДСЬКА ОРГАНІЗАЦІЯ «КЛУБ РИБАЛОК УКРАЇНИ»Ї за адресою, зазначеною на першій сторінці, АБО форма пропозиції RFQ (підписана та завірена печаткою) має бути надіслана на спеціально визначену електронну адресу (зазначеною на першій сторінці та зазначену вище) до дати та часу закриття RFQ. Відповідальність за забезпечення своєчасного подання запечатаного конверта до тендерної скриньки покладається на Учасника.
46
Any Bids not received on the official NON-GOVERNMENTAL ORGANIZATION “FISHERMEN CLUB OF UKRAINE” Bid Form, or in a sealed envelope may be disqualified for non-compliance with these RFQ Instructions.Будь-які Конкурсні пропозиції, отримані не на офіційній Формі конкурсних пропозицій ГРОМАДСЬКА ОРГАНІЗАЦІЯ «КЛУБ РИБАЛОК УКРАЇНИ» або не в запечатаному конверті, можуть бути дискваліфіковані за невідповідність цим Інструкціям RFQ.
47
All Bids received in pencil will be disqualified.Усі Заявки, вказані олівцем, будуть дискваліфіковані.
48
49
PricesЦіни
50
All Bids must include all customs and taxes payable in the country of delivery unless the RFQ specifically requests a Bid is other than DDP (INCOTERMS 2020).Усі Пропозиції повинні включати всі митні збори та податки, що підлягають сплаті в країні поставки, якщо тільки в RFQ не вказано, що умова поставки не DDP (ІНКОТЕРМС 2020).
51
All Bids must be in the currency stated on the RFQ Bid Form. Bids in any other currency may be disqualified.Усі Заявки повинні бути у валюті, зазначеній у Формі Заявки на участь у тендері. Заявки в будь-якій іншій валюті можуть бути дискваліфіковані.
52
NON-GOVERNMENTAL ORGANIZATION “FISHERMEN CLUB OF UKRAINE” reserves the right to correct any incorrect calculations on the Bid Form.ГРОМАДСЬКА ОРГАНІЗАЦІЯ «КЛУБ РИБАЛОК УКРАЇНИ» залишає за собою право виправляти будь-які невірні розрахунки у Формі конкурсної пропозиції.
53
54
Validity of OfferТермін дії пропозиції
55
Your Bid must be valid for the ‘Bid Validity Period as stated on the Bid Form. Bids not meeting the Bid Validity Period may be disqualified. NON-GOVERNMENTAL ORGANIZATION “FISHERMEN CLUB OF UKRAINE” will attempt to notify all suppliers of the outcome of their Quotations.Ваша Пропозиція повинна бути дійсною протягом "Періоду дії пропозиції", як зазначено у Формі заявки. Тендерні пропозиції, що не відповідають Періоду дії тендерної пропозиції, можуть бути дискваліфіковані. ГРОМАДСЬКА ОРГАНІЗАЦІЯ «КЛУБ РИБАЛОК УКРАЇНИ» намагатиметься повідомити всіх постачальників про результати розгляду їхніх Пропозицій.
56
57
Evaluation of BidsОцінка конкурсних пропозицій
58
All received and accepted offers will be evaluated for each lot separately.Всі отримані та прийняті пропозиції будуть оцінюватися по кожному лоту окремо.
59
60
a) Administrative Evaluation: Evaluated to ensure compliance with all the RFQ requirements and to ensure that all Bids and calculations are readable and acceptable.a) Адміністративна оцінка: Оцінюється з метою забезпечення відповідності всім вимогам RFQ та забезпечення того, щоб усі Пропозиції та розрахунки були зрозумілими та прийнятними.
61
The documents listed below shall be submitted with your bid:
1. Registration documents: Certificate of Extract from the Unified State Register of Legal Entities, Individual Entrepreneurs and Public Formation / Extract from the Unified State Register of Legal Entities, Individual Entrepreneurs and Public Organizations Taxpayer Certificate or Certificate, copy of extract from the Taxpayer Register Certificate of Account Opening/Bank Details
2. Photo of the vehicle from the outside and inside
3.Technical passport for the vehicle
Документи, перелічені нижче мають бути подані у складі пропозиції:
1. Реєстраційні документи: Витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань / Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань.
Довідка чи свідоцтво платника податку, копія витягу з реєстру платників податку.
Довідка про відкриття рахунку/реквізити банку
2. Фото транспортного засобу ззовні та всередині
3. Технічний паспорт на транспортний засіб
62
63
b) Technical Evaluation: All Bids received will undergo a Technical Evaluation. Bids that comply with the requested items, specifications, and provision of services will be classed as eligible. Only Bids classed as eligible will progress onto the ‘Financial Evaluation’. б) Технічна оцінка: Всі отримані Заявки пройдуть технічну оцінку на основі принципу "найкращого співвідношення ціни та якості". Пропозиції, які відповідають запитуваним позиціям, специфікаціям та умовам надання послуг, будуть класифіковані як "відповідні" (прийнятні). Лише пропозиції, визнані такими, що відповідають вимогам (прийнятними), перейдуть до етапу "Фінансової оцінки". "Невідповідні" пропозиції (неприйнятні пропозиції) на цьому етапі більше не розглядатимуться.
64
65
c) Financial Evaluation: All Eligible Bids will undergo a Financial Evaluationв) Фінансова оцінка: Всі "Відповідні" пропозиції пройдуть фінансову оцінку.
66
Check the unit price and total price of each service, as well as the total amount excluding VAT and including VAT.
If a calculation errors is made, the Unit price will be considered during the Financial Evaluation.		Перевірка ціни за одиницю та загальної ціни кожної послуги, а також загальної суми з урахуванням і без урахування ПДВ.
У разі виявлення помилки в розрахунках під час фінансової оцінки враховуватиметься ціна за одиницю.
67
All received and accepted offers will be evaluated for each lot separately.Всі отримані та прийняті пропозиції будуть оцінюватися по кожному лоту окремо.
68
69
Contract AwardПрисудження контракту
70
Under the ‘best value for money’ principle, NON-GOVERNMENTAL ORGANIZATION “FISHERMEN CLUB OF UKRAINE” will award the contract(s) to the ‘lowest responsive bid’ (i.e. the bid with the lowest price that meets all administrative and technical requirements) except where other considerations are warranted.Відповідно до принципу "найкращого співвідношення ціни та якості", ГРОМАДСЬКА ОРГАНІЗАЦІЯ «КЛУБ РИБАЛОК УКРАЇНИ» присудить контракт(и) на основі "найнижчої прийнятної пропозиції (це пропозиція з найнижчою ціною, яка відповідає всім адміністративним та технічним вимогам), за винятком випадків, коли обґрунтовані інші міркування.
71
72
RFQ EnquiresЗапити щодо запиту цінових пропозицій
73
All enquires and questions should be addressed to the email given in the RFQ Detail’s section! Усі запити та запитання слід надсилати на електронну адресу, вказану в розділі "Детальна інформація про запит на участь у тендері"! Всі запитання та відповіді будуть надіслані всім запрошеним постачальникам.
74
75
Bidders shall observe the highest standard of ethics during the procurement and execution of such contracts. NON-GOVERNMENTAL ORGANIZATION “FISHERMEN CLUB OF UKRAINE” will reject a Bid if it determines that the Bidder recommended for award, has engaged in corrupt, fraudulent, collusive, or coercive practices in competing for, or in executing, the Contract. Учасники конкурсу повинні дотримуватися найвищих стандартів етики під час закупівлі та виконання таких договорів. ГРОМАДСЬКА ОРГАНІЗАЦІЯ «КЛУБ РИБАЛОК УКРАЇНИ» відхилить пропозицію, якщо виявить, що Учасник, рекомендований до присудження договору, вдався до корупційних, шахрайських, змовницьких або примусових дій у боротьбі за договір або під час його виконання.
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100