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1 | |||||||||||||||||||||||||||||
2 | The Ex Ordo research conference budget template | ||||||||||||||||||||||||||||
3 | To adapt this budget as your event demands, make your own copy by going to File > Make a copy. (Don’t forget to account for VAT/GST if your conference doesn’t qualify for an exemption.) | ||||||||||||||||||||||||||||
4 | |||||||||||||||||||||||||||||
5 | Income | Cost | Quantity | Total | |||||||||||||||||||||||||
6 | |||||||||||||||||||||||||||||
7 | Registration fees | ||||||||||||||||||||||||||||
8 | Member fee | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
9 | Non-member fee | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
10 | Student fee | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
11 | Total registration income: | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||||
12 | |||||||||||||||||||||||||||||
13 | Workshops | ||||||||||||||||||||||||||||
14 | Member fee | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
15 | Non-member fee | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
16 | Student fee | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
17 | Total workshop income: | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||||
18 | |||||||||||||||||||||||||||||
19 | Exhibitors | ||||||||||||||||||||||||||||
20 | Large booth | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
21 | Medium both | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
22 | Small booth | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
23 | Total exhibitors income: | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||||
24 | |||||||||||||||||||||||||||||
25 | |||||||||||||||||||||||||||||
26 | Sponsorship packages | ||||||||||||||||||||||||||||
27 | Gold | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
28 | Silver | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
29 | Bronze | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
30 | Total sponsorship income: | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||||
31 | |||||||||||||||||||||||||||||
32 | Funding | ||||||||||||||||||||||||||||
33 | Funding | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
34 | Total funding income: | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||||
35 | |||||||||||||||||||||||||||||
36 | |||||||||||||||||||||||||||||
37 | Total Income: | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||||
38 | |||||||||||||||||||||||||||||
39 | |||||||||||||||||||||||||||||
40 | Conference fixed costs | Cost | Quantity | Total | |||||||||||||||||||||||||
41 | |||||||||||||||||||||||||||||
42 | Admin costs | ||||||||||||||||||||||||||||
43 | Supplies | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
44 | Stationery / menu cards | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
45 | Couriers / delivery | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
46 | Bank Account Set-up/charges | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
47 | Pre-Conference Venue Visits | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
48 | Organiser Travel/Accomm/Expenses | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
49 | Professional event organiser's fixed fee* | €0.00 | 1 | €0.00 | *Some costs may include fixed and variable elements, e.g. a professional conference organiser may charge a fixed fee and a per-delegate charge. | ||||||||||||||||||||||||
50 | Speaker Travel/Accomm/Expenses | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
51 | Book of proceedings | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
52 | Speaker/VIP Gifts | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
53 | Total admin costs: | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||||
54 | |||||||||||||||||||||||||||||
55 | Tech costs | ||||||||||||||||||||||||||||
56 | Email marketing platform | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
57 | Website design | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
58 | Website hosting | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
59 | Website domain name | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
60 | Abstract management system | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
61 | Online timetable | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
62 | Registration system | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
63 | Mobile conference app | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
64 | Total tech costs: | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||||
65 | |||||||||||||||||||||||||||||
66 | Venue costs | ||||||||||||||||||||||||||||
67 | Venue hire | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
68 | Furniture rental | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
69 | Staffing | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
70 | Total venue costs: | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||||
71 | |||||||||||||||||||||||||||||
72 | AV costs | ||||||||||||||||||||||||||||
73 | Projectors and screens | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
74 | PA & microphones | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
75 | Lighting | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
76 | Wifi | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
77 | Laptops | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
78 | AV technicians | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
79 | Poster boards | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
80 | Misc | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
81 | Total AV costs: | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||||
82 | |||||||||||||||||||||||||||||
83 | Social event costs | ||||||||||||||||||||||||||||
84 | Room hire | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
85 | Entertainment | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
86 | Transport | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
87 | AV | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
88 | Total social event costs: | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||||
89 | |||||||||||||||||||||||||||||
90 | Marketing costs | ||||||||||||||||||||||||||||
91 | Logo | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
92 | Timetable | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
93 | Fliers | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
94 | Advertisements | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
95 | Signage | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
96 | Banners /Posters | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
97 | Photographer | €0.00 | 1 | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||
98 | Total marketing costs: | €0.00 | |||||||||||||||||||||||||||
99 | |||||||||||||||||||||||||||||
100 | Misc. costs | ||||||||||||||||||||||||||||