ANEXO 25 - Información Característica 25 TGC.xlsx

	B	C	D	E	F
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7	1. DOCUMENTO: CAMPUS VIRTUAL “CINOCVIRTUAL
8	ELABORADO POR: CINOCVIRTUAL Ing. James Ir Salazar – Coord. CINOCVIRTUAL Tecn. Karen Daiana Sanchez – Gestora Tecnológica Tecn. Daniel Felipe Raigoza – Adm. Plataformas
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12	2. INFORMACIÓN TOMADA DEL DOCUMENTO DE CONDICIONES INSTITUCIONALES 2020
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14	3.8.2.2. Principales Sistemas de Información de la Entidad
15	Los principales sistemas de información y comunicación tecnológica con que cuenta la entidad se pueden visualizar en la siguiente ilustración.
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23		Elaborado por: Oficina de planeación IES CINOC 2020
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25	De acuerdo a esta ilustración, se pueden establecer la siguiente clasificación de los principales sistemas de información y comunicación de la Entidad:
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27	La Plataforma Virtual IES CINOC o el Campus CINOC Virtual es un espacio de intercambio de saberes, que dotará a todos los involucrados de servicios digitales a través de la apropiación y aprovechamiento de las Tecnologías de Información y la Comunicación, permitiendo constituir jóvenes que gestionen su propio conocimiento por medio de acciones de formación y apoyo que estimulen el trabajo individual y colectivo. También integra la coordinación de procesos y servicios académicos; es uno de los resultados de la implementación del proyecto B-learning CINOC, proyecto que se ha venido adelantando con el apoyo de Recursos CREE, para lo cual el proyecto cuenta con una disponibilidad inicial de $480.700.000 delos cuales ya se han invertido el 37% y se tiene planeado la inversión del recurso faltante en los próximos 3 años, de acuerdo a las fases establecidas en el modelo construido para tal fin con el apoyo de la Universidad de Manizales. El proyecto busca hacer uso articulado e intencionado de las TIC en los procesos misionales de la Institución especialmente en la docencia. El Objetivo del proyecto es garantizar un espacio virtual de interacción y aprendizaje para el desarrollo de las competencias técnico-profesionales de los usuarios, y las capacidades de la institución; contribuir a la integración y sistematización de intereses conjuntos en materia de gestión de la información y conocimiento; proporcionar un servicio de calidad, enfocado al autoaprendizaje y la excelencia; consolidar e incrementar la comunidad CINOC, impulsando los sueños y el aprendizaje de los nuevos usuarios.
28	El modelo, B-Learning tiene la ventaja de permitir la combinación de las metodologías Presencial y Virtual y de igual manera servir de apoyo a la modalidad presencial; e l Campus CINOC Virtual comprende la agrupación servicios que permitirán estar más cerca de la institución y sus beneficios, que le apuesta al crecimiento personal y académico de los participantes; en el campus virtual se encuentra los siguientes enlaces:
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30	- Software para la gestión académica que facilitará tus procesos académicos y administrativos.
31	- Aula Virtual: Entorno educativo que gestiona comunidades de enseñanza-aprendizaje en línea
32	- Biblioteca: Listado de enlaces de acceso a bibliotecas y Bases de datos digitales reconocidas con gran cantidad de contenidos académicos y de interés investigativo.
33	- Herramientas TIC: Listado de enlaces a herramientas educativas desarrolladas para dinamizar los procesos académicos.
34	- Manuales y ayuda: Documentos interactivos que te capacitarán en el correcto uso de los diferentes recursos disponibles en plataforma
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36	El equipo de trabajo se ha conformado de acuerdo a recomendaciones del líder del proyecto y de acuerdo a dedicación de tiempo que realiza la Vicerrectoría de manera semestral y para lo cual el proceso es apoyado mediante dos contratistas de apoyo. Este equipo denominado Equipo Unidad de virtualización de la IES-CINOC, el cual es la encargada de apoyar los procesos educativos que utilicen como base la tecnología digital Informática, está conformado así: Coordinador Proyecto B-Learning, Gestora TIC y Administrador de la plataforma Moodle (Aula CINOC Virtual); la IES CINOC se vinculó al Plan Padrino, del Ministerio de Educación Nacional, el cual consiste en la coordinación de una estrategia de trabajo conjunto con las Instituciones de Educación Superior del país que permita aunar esfuerzos interinstitucionales para compartir capacidades, experiencias y conocimientos en el desarrollo de actividades académicas asistidas por las herramientas que ofrecen las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC, la IES CINOC ha contado con el acompañamiento de la Universidad Autónoma del Caribe para la implementación de sus actividades de manera virtual.
37	Las generalidades de los Softwares que se han venido implementado son las siguientes: Software Académico en la nube Q10. Es una solución en la nube que apoya la gestión académica y administrativa dentro de la IES CINOC. Es el software de apoyo para la gestión de la información académica y administrativa que permite la optimización de los recursos físicos y de talento humano, logrando un impacto positivo en el crecimiento y rentabilidad de la organización. El software cuenta con un módulo Académico de Ingreso al Campus CINOC Virtual el cual se compone de varios módulos estratégicos que apoyan la gestión de la información en diferentes niveles de la cadena de valor de su organización, proporcionando un sistema integral en todas las áreas relacionadas con los procesos académicos y administrativo,; a través del sistema se registran los cursos ofertados por los docentes de la Institución en los diferentes períodos académicos, es así como durante los años 2019 – 2020 se han registrado la siguiente información en la plataforma, que se reporta en la tabla siguiente:
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39	Tabla 46: Relación de Información académica registrada en la Plataforma Virtual IES CINOC 2020
40		Periodo académico		Cantidad en plataforma	Porcentaje de implementación en plataforma Q10
41	Variable	A	B	Cantidad en plataforma	Porcentaje de implementación en plataforma Q10
42	Cursos	X		177	100%
43	Cursos		X	215	100%
44	Docentes de planta, provisional y ocasionales	X		48	100%
45	Docentes de planta, provisional y ocasionales		X	48	100%
46	Docentes catedráticos	X		27	80%
47	Docentes catedráticos		X	36	100%
48	Estudiantes sede central y extensiones	X		414	100%
49	Estudiantes sede central y extensiones		X	365	100%
50	Estudiantes ruralidad, universidad en el campo y media	X		98	100%
51	Estudiantes ruralidad, universidad en el campo y media		X	157	100%
52	Elaborado por contratista plataforma virtual de la IES CINOC, 2020
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54	El software cuenta con el módulo de las matrículas el cual está en proceso de implementación a nivel de prueba, pero aún se realiza la matrícula de la manera tradicional; la Inscripciones y matrículas en línea; permite una gestión de inscripción y matrícula en línea a través de la página web institucional, aumentando el potencial estudiantil al existir una diversificación en los canales de registro; Con motivo de la emergencia sanitaria producto del Covid-19, la IES CINOC adopto medidas que permitan el normal funcionamiento de sus actividades académicas y administrativas; el software académico Q10 a través de sus múltiples módulos y sub-módulos permite la continuidad de diversos procesos que anteriormente solo se hacían de manera presencial en la institución; uno de sus componentes más relevantes es la realización del proceso de matriculación en línea; esta alternativa ha sido explorada y auditada durante el primer semestre del año 2020, permitiendo incluir mejoras y ajustes institucionales necesarios en la presencialidad; los Filtros del proceso de matriculación en línea: Primer Filtro – Pre Matriculación; Segundo Filtro – Solicitud (Adjunto de documentación); Tercer Filtro – Encuesta de asentamiento de la matrícula.
55	Se especifican las necesidades argumentales que podrían presentar abandono durante el proceso, esto con el fin de que sean mitigadas con anterioridad y brindar un servicio de calidad al estudiante: Fechas establecidas para cada filtro; Puntos de pago; Tiempos de respuesta a los filtros; Tipos de solicitud disponibles en plataforma (Bachiller, media, universidad en el campo); Diferencia entre una carrera técnica y tecnológica y Medios de contacto y asesoría durante el proceso.
56	Durante el proceso de matriculación la plataforma se comunicará de manera automática con los usuarios, por ello dicha mensajería debe atender las políticas comunicacionales y ADN institucional, además de contener información complementaria que apoye la ejecución del proceso y acompañe continuamente al estudiante. En atención a esto, se establecen estructuras de texto para cada uno de ellos de la siguiente manera:
57	Mensaje de bienvenida e instrucciones en la interfaz inicial del estudiante así: Llamado a la acción; Enlace a video tutorial; Paso a paso del proceso; Puntos de información y ayuda. También se presenta Mensaje resultante del proceso de prematriculación de cursos que incluyen Mensaje motivador; Enlace a la solicitud “Cargue de documentación”; Paso a paso en imágenes y Puntos de información y ayuda; igualmente se tienen Bienvenida al proceso Solicitud (Cargue de documentación); Despedida del proceso Solicitud.
58	• Pronto nos contactaremos contigo
59	• Enlace a Websites
60	• Enlace a redes sociales
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62	Los Módulos con que cuenta el software pero que aún no se han implementado son los siguientes: Manejo y control de los recursos económicos sin embargo el modulo financiero este módulo aún no se ha implementado y se ha está en proceso de planeación de la implementación del mismo; Informes puntuales de la gestión administrativa con indicadores exactos que permiten una toma adecuada de decisiones; Registro, directamente en el sistema, de las evaluaciones u observaciones de desempeño de los estudiantes en práctica, agilizando el procesamiento de información para la institución; Consulta y aplicación de ofertas laborales y actualización de información de los egresados, permitiéndole a la institución estar al tanto de su impacto en el sector productivo y Estrategias de uso, ayuda y apoyo a las actividades en Plataforma.
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64	Para los Docentes se tiene:
65	▪ Videotutoriales:
66	https://www.youtube.com/watch?v=qQYsqSJSTIc&list=PLxqam5JP_I6-lzPBkEoXbp0IQEeJpU3h5&ab_channel=CINOCVirtual
67	▪ Preguntas frecuentes:
68	https://cinocvirtual.edu.co/catergoria-tutoriales/faqs-docentes-q10/
69	▪ Correo dedicado a soporte técnico exclusivo del software académico
70	q10@iescinoc.edu.co
71	▪ Asesoría vía telefónica y mensajería WhatsApp al número
72	3218704912
73	▪ Inducciones presenciales y vía Hangouts Meet periódicamente
74	▪ Manual de uso: https://cinocvirtual.edu.co/catergoria-tutoriales/manual-docentes-q10/
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76	Estudiantes:
77	▪ Manual de uso:
78	https://cinocvirtual.edu.co/catergoria-tutoriales/manual-docentes-q10/
79	▪ Videotutoriales:
80	https://www.youtube.com/watch?v=qQYsqSJSTIc&list=PLxqam5JP_I6-lzPBkEoXbp0IQEeJpU3h5&ab_channel=CINOCVirtual
81	▪ Preguntas frecuentes:
82	https://cinocvirtual.edu.co/catergoria-tutoriales/faqs-estudiantes-q10/
83	▪ Correo dedicado a soporte técnico exclusivo del software académico
84	q10@iescinoc.edu.co
85	▪ Asesoría vía telefónica y mensajería WhatsApp al número
86	3218704912
87	▪ Inducciones presenciales y vía Hangouts Meet periódicamente
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89	Administrativos:
90	▪ Asesoría personalizada
91	▪ Video tutoriales sin audio
92	▪ Acompañamiento permanente durante el proceso
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