ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZAAABACADAEAFAGAH
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ANEXO No. 1 SUSCRIPCIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO
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Nombre de la Entidad: EMPRESAS MUNICIPALES DE CARTAGO E.S.P
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Nombre del Representante Legal:JUAN MANUEL GARCIA PAREJA
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(1) Periodo Auditado: 2023
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(2) Año de Realización de la Auditoria: 2024
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(3) Nombre del Informe:AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO A LA GESTIÓN CONTRACTUAL A EMPRESAS MUNICIPALES DE CARTAGO SAS E.S.P
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(4) Tipo de Control:AUDITORIA CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR
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(5) Fecha de Suscripción del Plan de Mejoramiento:AGOSTO 20 DE 2024
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(6) Fecha de Corte del Avance:jul-25
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No. Hallazgo (7)Origen (8)Descripción Hallazgo (9)Causa (10)Acción Correctiva (11) Descripción de la actividad (12)Meta (13)Fecha de Iniciación (14) Fecha Finalizacion (15)Responsable
(16)		Area Responsable(s)
(17)		% AVANCE
(18)		Observación de la Oficina de Control Interno (19)
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1AC1.Falencias en la Organización de expedientes contractuales Una vez revisado los expedientes de la muestra contractual seleccionada se evidenció que algunos contratos no cuentan con un adecuado archivo sus folios no se encuentran organizados cronológicamente dentro del expediente contractual como quiera que aparecen primero foliados las actas de recibo y liquidación del contrato y posteriormente aparecen los informes del supervisor así mismo los referidos informes de supervisión se encuentran con fechas posteriores al acta de recibo y liquidación del contratoFalencias en el control y seguimiento del expediente contractualOrdenar los expedientes de manera cronologica tal como se indica en la observacion y siguiendo los lineamientos de la Ley 594 de 2000 (Ley general de archivo) y los procedimientos internos1) Designar a un funcionario como responsable del archivo 2)capacitar los funcionarios encargados del archivo 3) reorganizar los expedientes auditados en orden cronologico y conforme a los procedimientos internos y a la Ley General de Archivo100%8/20/20242/19/2025Edwin Felipe Rodríguez ZapataOficina Jurídica0%Conforme
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2AC2. Inobservancia y/o encuadramiento con relación a las tipologías contractuales.Una vez revisado los expedientes de la muestra contractual se evidenció que tres (3) contratos no son suscritos mediante la tipología contractual que de acuerdo a su objeto debería encuadrar en la misma es así como se evidencia que contratos que deberían ser mediante la tipología de compraventa y obra se hacen mediante la tipología de suministros otro que debería ser por la modalidad de prestación de servicios se hace por la tipología de suministros contraviniendo la modalidad de contratación dispuesta en el manual de contratación de la Empresa Los contratos son: SUMI-007-2023 SUMI-004-2023 SUMI-011-2023Falencias en la estructuración elaboración y control por parte de los responsables de cada procesoRevisar y actualizar los procedimientos de contratación para asegurarse de que se estén siguiendo las tipologías contractuales adecuadas a través de capacitaciones al personal a cargo de la contratación.
1) Capacitar al personal de la oficina Asesora Jurídica encargado de revisar y ajustar los analisis de conveniencia en aras de que cuenten con los conocimientos necesarios en cuanto a Contratación Estatal.2) Socializar con los jefes de oficina y supervisores el nuevo manual de contratación a fin de que conozcan los diferentes tipos de contrato que se realizan en la entidad y de esta manera puedan estructurar los procesos de manera adecuada. 3) La oficina Asesora Jurídica a través del Comité de Seguimiento contractual brindará adecuado asesoramiento a los jefes de oficina sobre los procesos contractuales que se pretenden adelantar.
100%8/20/20242/19/2025Edwin Felipe Rodríguez Zapata
Oficina Jurídica
0%Conforme
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3AC3.Inobservancia en soportes documentales en los contratos de interventoría La revisión de los contratos de interventoría Nos. CC-007-2023 y CC-010-2023 pudo evidenciar que la estructuración del valor del presupuesto oficial de las consultorías en los estudios previos no se evidencia referente ni estudio de mercado que permita determinar el valor mensual que se asigna a cada uno de los profesionales requeridos en cada proyecto La evaluación documental de la ejecución se evidencio falencias en garantizar el cumplimiento de los controles de obra relacionados con:• Control de planos (No se evidencia referencia de los cambios realizados en el proyecto)• Control de materiales (No se evidencia certificaciones de materiales y fichas técnicas de insumos en especial tuberías y materiales pétreos).• Control de especificaciones técnicas (No se evidencia la justificación de los cambios de cantidades de mayores y menores cantidades así mismo de ítems no previstos).• Control de ejecución (No se evidencia seguimiento mediante comités de obra bitácora de obra de interventoría e informes mensuales.).• Control de Calidad (No se evidencia verificación de especificaciones técnicas con el requerimiento de ensayo de mezclas densidades de compactación ni resistencia de concretos utilizados).• De igual manera no se evidencia el pago de la seguridad social de los profesionales referidos en la propuesta de:- Director de obra- Ingeniero residente- Profesional SISO y SG- SST- Comisión Topográfica • No se evidencia la implementación del sistema de seguridad y salud en el trabajo ni su ejecución.Deficiencias en el control y seguimiento por parte del supervisor y el contratistaImplementar la actualización y ajuste del procedimiento CONTROL DE PROYECTOS con el fin de complementar los mecanismos de verificación y seguimiento de la etapa precontractual garantizando de esta manera el cumplimiento de los requisitos previos y el cumplimiento del principio de planeación que rige la contratación estatal
Así mismo se realizará la actualización y ajuste del procedimiento CONTROL DE PROYECTOS con el fin de complementar los mecanismos de supervisión y seguimiento en la ejecución de los contratos de obra civil Los ajustes a implementar se realizarán a través de la utilización de formatos que permitirán realizar el seguimiento detallado en la ejecución de los procesos y procedimientos durante el desarrollo de los contratos de obra pública llevando a cabo para ello el debido diligenciamiento de registros para el control de planos materiales especificaciones técnicas pruebas y ensayos de calidad pagos de planillas (ARL salud pensión) implementación y ejecución del SSST		Implementar formatos y documentos de seguimiento que permitan garantizar el cumplimiento de requisitos previos y el adecuado control de la ejecución de los contratos a través del desarrollo de las siguientes actividades:

1 Actualización y ajuste del procedimiento CONTROL DE PROYECTOS incluyendo dentro de la actividad ELABORACION DE ANALISIS DE CONVENIENCIA Y/O TERMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATACION el anexo y la presentación de documentos soportes como:

•Presupuesto oficial de los contratos de consultoría y/o interventoría soportando la estructuración de los valores mensuales asignados a los profesionales requeridos para cada proyecto.

2. Actualización y ajuste del procedimiento CONTROL DE PROYECTOS incluyendo dentro de la actividad PRESENTACION DE INFORMES (AVANCE DE OBRA) y dentro de la actividad INFORME FINAL Y LIQUIDACION DEL CONTRATO la implementación y diligenciamiento de formatos y registros para para el seguimiento y control de los siguientes procesos de obra:

• Control de planos
• Control de materiales
• Control de especificaciones técnicas (cambios de mayores y menores cantidades de obra ítems no previstos)
• Control de ejecución
• Control de calidad de procesos constructivos (pruebas y ensayos)
• Control de pagos de planillas (ARL salud pensión)
• Control de la Implementación y ejecución del del SSST		100%8/20/20242/19/2025
William Echeverri Londoño
Pablo Andres Duque Gómez
Subgerencia Técnica
Oficina Acueducto y Alcantarillado		0%Conforme
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4AC4. Inobservancia en soportes documentales en los contratos de obra Revisados los estudios previos de los contratos de obra seleccionados se evidencia que en la estructuración del presupuesto oficial de obras no cuenta con los respectivos análisis unitarios y estudio de mercado de las actividades que no están referenciados con los precios de la Gobernación del Valle y referenciados en los presupuestos como APU De igual manera se evidencia que no se estructura un cronograma de ejecución que permita determinar el plazo contractual de acuerdo a las actividades y cantidades estipulados en el presupuesto De los contratos de obra N OP-009-2023 y NOP-013-2023 de acuerdo a las mediciones en sitio de cada una de las actividades ejecutadas y respectivos cálculos matemáticos se evidencia falencias en la estructuración de las cantidades finales de obra definidas en el acta final de obra toda vez que algunas difieren de las medidas determinadas en los planos con las estipuladas en las memorias de cálculo y mediciones en sitio El contrato N°013-2023 se determina una diferencia en valor de $36.807.649 y el contrato N°009-2023 se determina una diferencia en valor en $41.701.702 las cuales de no ser corregidas en el acta de recibo final de pago posiblemente generaría un presunto detrimento patrimonial teniendo en cuenta que aún no se genera el pago de la mismaDeficiencias en el control y seguimiento por parte del interventor en la
consolidación del acta de recibo final de obra y sus soportes (memorias de cálculo
y planos récord).		Implementar la actualización y ajuste del procedimiento CONTROL DE PROYECTOS con el fin de complementar los mecanismos de verificación y seguimiento de la etapa precontractual garantizando de esta manera el cumplimiento de los requisitos previos y el cumplimiento del principio de planeación que rige la contratación estatalGarantizar el aporte y suministro de documentos soportes que respaldan el cumplimiento de los requisitos previos registrados dentro de los análisis de conveniencia y/o pliego de condiciones a través del desarrollo de las siguientes actividades:

1. Actualización y ajuste del procedimiento CONTROL DE PROYECTOS incluyendo dentro de la actividad ELABORACION DE ANALISIS DE CONVENIENCIA Y/O TERMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATACION el anexo y la presentación de documentos soportes como:

• Presupuesto oficial
• Análisis de precios unitarios
• Cronograma de ejecución

2. Adquisición e Implementación de herramientas tecnológicas (Software) que permitan la elaboración de análisis de precios unitarios presupuestos y cronogramas de obra con el fin de planear de manera adecuada la etapa precontractual de los contratos y de igual manera realizar el seguimiento en la etapa de ejecución de los proyectos.		100%8/20/20242/19/2025
Pablo Andres Duque Gómez

Oficina Acueducto y Alcantarillado		0%Conforme
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5AC5. No obtención de permisos en la etapa de planeación En los contratos N°CC-005-2023 N°CC-009-2023 CC-011-2023 y OP-011-2023 de la muestra contractual se constató que a la fecha estos no han sido ejecutados debido a la falta de permisos por parte de entes gubernamentales y/o terceros necesarios para su ejecución Los cuales se relacionan: C.C.005-2023 C.C.009-2023 C.C.011-2023 O.P.011-2023Deficiencias y retrasos en la obtención de permisos reglamentarios para la ejecución del proyecto.Implementar la actualización y ajuste del procedimiento CONTROL DE PROYECTOS con el fin de complementar los mecanismos de verificación y seguimiento de la etapa precontractual garantizando de esta manera el cumplimiento de los requisitos previos y el cumplimiento del principio de planeación que rige la contratación estatalCumplir a cabalidad con los requisitos previos y reglamentarios que exige la etapa de planeación de los contratos a través del desarrollo de la siguiente actividad:

1 Actualización y ajuste del procedimiento CONTROL DE PROYECTOS incluyendo dentro de la actividad ELABORACION DE ANALISIS DE CONVENIENCIA Y/O TERMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATACION la exigencia del cumplimiento de requisitos reglamentarios anexando para ello la presentación de documentos soportes (licencias y permisos) que apliquen de acuerdo al objeto contractual tales como:

• Licencias y permisos (urbanísticos intervención vial construcción ambientales ocupación de espacio público)		100%8/20/20242/19/2025
William Echeverri Londoño

Pablo Andres Duque Gómez
Sugerencia Técnica

Oficina Acueducto y Alcantarillado		0%Conforme
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6AC6.Deficiencias en el proceso de planeación Se evidenciaron debilidades de seguimiento al plan estratégico a través del plan de acción por cuanto no permitió evaluar el avance físico de las actividades contenidas por cada dependencia en especial la Oficina de Acueducto y Alcantarillado que presenta 12 actividades proceso relevante para el cumplimiento misional. Igualmente se observó que la estructura del plan estratégico no pondera cada eje o Dimensión programa y subprograma que permita priorizar el objeto misional de la Entidad de manera tal que se logre conocer el avance real del plan estratégico en cada vigencia También se presentaron deficiencias en los indicadores de gestión que no son claros para medir el cumplimiento de los objetivos que pretende las metas contenidas en el plan estratégico. Deficiente planificación para diseñar y organizar los sistemas de evaluación de gestión y de resultados de la empresa tanto en lo relacionado con políticas como con proyectos de inversión también para señalar los responsables términos y condiciones para realizar la evaluaciónImplementar un sistema de gestión para el seguimiento y monitoreo continuo del avance de las actividades y programas en el plan estratégico.1. Revisar la estructura del plan estratégico para incluir un sistema de ponderación de los ejes programas y subprogramas asegurando que estén alineados con las prioridades misionales de la entidad.
2. Involucrar a las partes interesadas clave en el proceso de reestructuración para asegurar que todas las áreas tengan claras sus responsabilidades y objetivos a través de la remisión de informes con los avances respectivos que incluyan especialmente el avance fisico del proyecto.		100%8/20/20242/19/2025María Angelica Gonzalez TabordaOficina Planeación0%Conforme
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7AC7. Deficiente ejecución de los proyectos La Oficina Asesora de Planeación de EMCARTAGO S.A.S. E.S.P. es la responsable de la Unidad de Proyectos donde se registran los programas y proyectos viables técnica ambiental y socioeconómicamente susceptibles de ser financiados con recursos públicos generados por la prestación de los servicios y demás. Dado lo anterior se observó que para la vigencia 2023 según el Plan Operativo Anual de Inversiones POAI se suscribieron 45 proyectos y de la vigencia 2022 venían ejecutando 8 proyectos que pasaron con reservas presupuestales para ejecutar en el 2023 para un total de 56 proyectos por valor de $51.216 millones Que una vez evaluado la relación de los proyectos por dependencias se observó que Acueducto y Alcantarillado presenta la menor ejecución de los recursos comprometidos para el 2023 (45%) resultado que impacta negativamente el sector S04 Agua Potable y Saneamiento Básico y los resultados esperados que se materializan en el Plan Estratégico 2023 los dos objetivos misionales fueron:- Garantizar la prestación del servicio con eficiencia operacional y altos estándares de calidad - Disminuir el nivel de las pérdidas técnicas que se generan de la operación y comercialización de los servicios de Acueducto.Deficiente planificación para diseñar y organizar los sistemas de evaluación de gestión y de resultados de la empresa tanto en lo relacionado con políticas como con proyectos de inversión también para señalar los responsables términos y condiciones para realizar la evaluaciónImplementar herramientas tecnológicas en la gestión de proyectos que faciliten el seguimiento y control de los cronogramas presupuestos y recursos permitiendo ajustes oportunos para mantener los proyectos en curso.1. Establecer reuniones de revisión periódicas para discutir el progreso de los proyectos de acuerdo a su cronograma identificar obstáculos y ajustar las estrategias según sea necesario.

2. Implementación de sistema tecnológico para seguimiento de proyectos.		100%8/20/20242/19/2025María Angelica Gonzalez TabordaOficina Planeación0%Conforme
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8AC8. Incumplimiento en los cronogramas de actividades del proyecto El seguimiento realizado al proyecto N°2-2023 Optimización de filtros Planta
tratamiento No.1 por $3.133.080.150 el cual su ficha técnica presenta una duración del proyecto de 10 meses con fecha de inicio 07/02/2023 presentó al cierre de 2023 retrasos en su ejecución y el incumplimiento del propósito del proyecto reemplazar los elementos defectuosos e ineficientes instalados en el sistema de filtración de la planta de tratamiento N°1 como falsos fondos lecho filtrante afectando el Subprograma - Sistema de Aducción y Potabilización - y la metas de producto: Realizar en un 100 % la optimización del sistema de producción Mejorar y ampliar la planta 2 Garantizar el IRCA en la red de distribución <= a 5		Deficiente planificación para diseñar y organizar los sistemas de evaluación de gestión y de resultados de la empresa tanto en lo relacionado con políticas como
con proyectos de inversión, también para señalar los responsables términos y condiciones para realizar la evaluación.		Realizar una revisión completa del cronograma actual para identificar áreas de mejora y ajustar las fechas de entrega basadas en una evaluación realista de los tiempos necesarios.1. Establecer reuniones de revisión periódicas para discutir el progreso de los proyectos de acuerdo a su cronograma identificar obstáculos y ajustar las estrategias según sea necesario.

2. Implementación de sistema tecnológico para seguimiento de proyectos.		100%8/20/20242/19/2025María Angelica Gonzalez TabordaOficina Planeación0%Conforme
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9AC9. Indicadores deficientes que no permiten una medición objetiva La evaluación realizada a los indicadores y metas de la Dimensión Prestación de Servicios con Calidad permitió observar que el subprograma “Estudios e Interventorías” no corresponde a los resultados a entregar (descripción metas de producto) por cuanto los proyectos y contratos que se ejecutaron para el cumplimiento de la meta producto no obedecen al subprograma este último según el plan estratégico hace referencia a un numero de estudios elaborados y realizados y NO a Interventorías entendida como la actividad de control y vigilancia de un contrato estatal cuyo objetivo es verificar el cumplimiento integral de su objeto y de las obligaciones pactadas contribuyendo a que las partes terminen exitosamente el contratoDeficiente planificación para diseñar y organizar los sistemas de evaluación de gestión y de resultados de la empresa tanto en lo relacionado con políticas como
con proyectos de inversión también para señalar los responsables términos y condiciones para realizar la evaluación.		Revisar y redefinir los indicadores del subprograma “Estudios e Interventorías” para que estén alineados con los objetivos estratégicos y reflejen adecuadamente los resultados esperados.1. Revisar y redefinir los indicadores del subprograma “Estudios e Interventorías” para que sean específicos medibles y alcanzables.

2.Capacitar al personal de la Oficina de Planeación sobre la importancia de los indicadores y cómo utilizarlos para medir el desempeño y el cumplimiento de los objetivos estratégicos.		100%8/20/20242/19/2025María Angelica Gonzalez TabordaOficina Planeación0%Conforme
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10AC10.Debilidades de seguimiento al POIR Plan de Obras de Inversión Regulada En visita realizada a la oficina Asesora de Planeación se evidenciaron debilidades de seguimiento y control en la información reportada en el módulo de planeación del sistema financiero NEXIS utilizado por Emcartago para el seguimiento a los
proyectos de inversión en la vigencia 2023 como quiera que este módulo no reconociera las obras nuevas contenidas en el POIR Plan de Obras de Inversión Regulada que ocasiono que no se suministrara toda la información en la ficha técnica de los proyectos en 2023 que permitiera garantizar la coherencia y armonización entre el POIR y el POAI plan operativo anual de Inversiones en la vigencia 2023		Deficiente planificación para diseñar y organizar los sistemas de evaluación de gestión y de resultados de la empresa tanto en lo relacionado con políticas como
con proyectos de inversión también para señalar los responsables términos y condiciones para realizar la evaluación.		Establecer procesos de planificación y seguimiento integrados que aseguren la alineación entre el POIR y el POAI.1. Definir un sistema que nos permita realizar la integración de los planes a través de un código.
2. Desarrollar un sistema de seguimiento y control que permita una evaluación regular de los proyectos de inversión y facilite la integración en ambos planes POIR y POAI bajo un mismo código.
3. Capacitar al personal en la importancia de mantener registros completos y precisos de todos los proyectos de inversión.
4. Establecer un cronograma de reuniones entre los equipos responsables de ambos planes.		100%8/20/20242/19/2025María Angelica Gonzalez TabordaOficina Planeación0%Conforme
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11AC11.Falta de Metas Trazadoras para evaluar los ODS. Los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) constituyen un llamamiento
universal a la acción para poner fin a la pobreza proteger el planeta y mejorar las vidas y las perspectivas de las personas en todo el mundo. El año 2020 debe
marcar el inicio de una década de acción ambiciosa a fin de alcanzar los Objetivos para 2030. Es por ello que luego de revisar las acciones realizadas por las Empresas Municipales de Cartago EMCARTAGO S.A.S. E.S.P.en el periodo 2020 – 2023 para integrar los objetivos y las metas de los ODS en el Plan Estratégico se pudo establecer que si bien se identificaron algunos objetivos de los ODS en las Dimensiones del Plan estos no han sido monitoreados ni evaluados puesto que las metas trazadoras para medir los ODS no han sido adoptadas por la Entidad para medir el porcentaje de avance cumplido el cuarto y último año del Plan Estratégico “Compromiso de Todos”		No son claras las metas establecidas para dar cumplimiento a los objetivos propuestos en el Plan Estratégico así como los indicadores y las líneas de base para hacer seguimiento y evaluación de las mismas.Establecer metas trazadoras alineadas con los ODS. Este marco debe incluir objetivos claros indicadores de desempeño y métodos de medición.1. Crear el nuevo Plan Estratégico asegurando que los ODS estén plenamente integrados con metas claras y medibles establecidas para cada objetivo de los ODS.
2. Identificar los ODS que se alinean a la misión de la empresa.
3. Asignar un responsable del seguimiento a los ODS.
4. Elaborar un plan de acción para el seguimiento y ajuste continuo de las metas trazadoras incluyendo revisiones periódicas y ajustes basados en el progreso y los resultados obtenidos.		100%8/20/20242/19/2025María Angelica Gonzalez TabordaOficina Planeación0%Conforme
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12AC12. Debilidades en el diseño gráfico del mapa de procesos Se observó en el Mapa de Procesos y Procedimientos de la Empresa la Oficina Asesora Sistema Integrado de la Gestión Administrativa SIGA Control Interno se encuentra en el nivel Estratégico y No como un proceso independiente de medición y Análisis que coadyuve a generar resultados y valor público.Diseño gráfico del mapa de procesos presenta debilidades para mostrar la secuencia e interacción entre los mismos por medio de diferentes niveles tales
como el Estratégico Misional de Apoyo Transversal y de Medición y Análisis.		Actualizar el mapa de procesos de acuerdo a las recomendaciones dadas por el equipo auditor.En el marco del proceso de reorganización administrativa se realizará el ajuste en el mapa de procesos para que el proceso de control interno quede de manera independiente tal como fue recomendado por el equipo auditor como evaluacion y no como estrategico como inicialmente se encontraba. 100%8/20/20242/19/2025Natalia Marcela García MorenoOficina Calidad y Medio Ambiente0%Conforme
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Suscrito por
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JUAN MANUEL GARCÍA PAREJA
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GERENTE GENERAL (E) EMCARTAGO E.S.P.
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M2P5-20VERSION 1.0
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