Plan de mejoramiento institucional.xls
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PROCESOFUENTETIPO DE HALLAZGODESCRIPCION DEL HALLAZGO O PROBLEMACORRECCIONCAUSAACCION CORRECTIVARESPONSABLEMETAFECHA DE REPORTE DEL HALLAZGOFECHA DE INICIO DE LA ACCIÓNFECHA DE TERMINACIÓN DE LA ACCIÓN ESTADO (ABIERTA Ó CERRADA) Diligencia líder de auditoriaFECHA DE AVANCE Diligencia líder de auditoriaOBSERVACIONES Diligencia líder de auditoria
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ComunicacionesAuditoria internaNo conformidadNo se tienen resultados o evidencia documental que permitan hacer seguimiento y medición al avance de la gestión del proceso de comunicaciones. Contar con las evidencias y resultados que permitan hacer el seguimientoSe contaba con un informe consolidado al mes de julio, pero no se tenían informes mensuales lo cual limitaba el seguimiento a la gestión.Guardar en carpeta los informes mensuales desde agosto.Coordinador de comunicacionesDisponer de los informes mensuales de gestión05/08/201610/08/201630/09/2016Cerrada06/10/2016Informes de agosto y septiembre se encuentran en carpeta de gestión
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ComunicacionesAuditoria internaNo conformidadNo se evidencia dentro del sitio web la publicación de la planeación estratégica completa. Falta el eje 3.Publicar en sitio web el eje 3Aunque la información se envió, no se publicó el documento completo Publicar en la página web del SGC la información completa de la planeación estratégicaCoordinador de comunicacionesInformación completa publicada de la planeación estratégica05/08/201610/08/201630/09/2016Cerrada06/10/2016El eje 3 aparece completo en el micrositio
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ComunicacionesAuditoria internaNo conformidadSe tienen instrumentos de medición para el proceso, sin embargo, no ha realizado análisis de los resultados. Hacer el análisis de los resultadosEl último registro de la encuesta se recibió 2 días antes de la auditoria interna.Análisis de la encuesta que se referenció en la auditoriaCoordinador de comunicacionesInforme con análisis de resultados05/08/201610/08/201615/11/2016Cerrada15/11/2016Se cuenta con el análisis del primer semestre de 2016 del indicador de comunicaciones y de percepción de Ascún
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ComunicacionesAuditoria internaNo conformidadSe tienen identificados los riesgos del proceso; sin embargo, no se han definido acciones de manejo para el mismo. Definir acciones de manejo del riesgoFormato incompleto de registro de riesgosPublicación del formato completoCoordinador de comunicacionesPublicación de las acciones de riesgos05/08/201610/08/201630/10/2017Abierta06/10/2016Ya está definida la metodología para seguimiento de publicos y medios y para actualización de bases de datos, pero hace falta la recolección de datos.
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ComunicacionesAuditoria internaNo conformidadSe evidencia que el formato de matriz de riesgos carece de identificación y fechaCorregir el formato de matriz de riesgosLa auditoría interna se hizo en momento en que se estaba ajustando la identificación de formatosAjustar el formatoCoordinador de comunicacionesFormato con identificación y fecha05/08/201610/08/201630/09/2016Cerrada06/10/2016El formato de matriz de riesgos ya cuenta con identificación y fecha
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ComunicacionesAuditoria internaNo conformidadSe evidencia que la metodología utilizada para la identificación de PQRs en el correo electrónico no permite la pronta identificación de las mismas. El formato presentado por la auditada no coincide con el formato cargado en el sistema. Organización de PQR en formato de registro y verificar que los formatos coincidanLa auditoría interna se hizo en momento en que se estaban ajustando los formatosAbrir carpeta en correo electrónico para los registros de PQR
Identificar en asunto de correo de la respuesta con las letras PQR en mayúscula.
Ajustar el formato en el cual se registran las PQR
Publicar en drive el formato de registro de PQR y compartirlo a los líderes de procesos
Coordinador de comunicacionesCorreos de respuesta con Asunto identificado con letras PQR
Formato digital ajustado
05/08/201608/08/201609/09/2016Cerrada06/10/2016Todas las acciones están completas y revisadas.
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CalidadAuditoria internaNo conformidadNo se tienen implementadas acciones de mejora que permitan alcanzar los logros de la organización cuando se detectan desviaciones, fallas, no conformidades o posibilidades de mejora. Implementar los procedimientos de: tratamiento del servicio no conforme, acciones correctivas, acciones preventivas, revision por la direccion y demas procedimientos que permitan la mejora Falta de conocimientoCapacitación Representante de la alta direccion para el sistema de gestion de calidad Asegurar la implementacion de los procedimientos que posibiliten la mejora del sistema 05/08/201608/08/201628/10/2016Cerrada2/11/2016Se implementó el plan de mejoramiento, la matriz de riesgos y el formato de control de servicio no conforme, así como su capacitación
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CalidadAuditoria internaNo conformidadNo se tiene documentado un procedimiento que permita realizar el control de los registros. Documentar el procedimiento de control de registrosNo se tienen identificadas las tablas de retencion documental y no se identifican claramente los archivos de gestion central e historico Elaborar tablas de retención documental e identificar los archivos central e históricoRepresentante de la alta direccion para el sistema de gestion de calidad Implementar el procedimiento de control de registros 05/08/201608/08/201631/10/2017Abierta10/11/2016 y julio 2017Existen procedimientos dentro del proceso de Gestión administrativa. Falta completar las tablas de retención e identificar la totalidad de los archivos.
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CalidadAuditoria internaNo conformidadNo se identifican los requisitos establecidos por el cliente, ni los prestados por la organización. Establecer las fichas tecnicas de servicio y en cada uno de los contratos o convenios que realice la asociacion, asegurarse que se determinan los requsitos de los clientes y las partes interesadas No se tiene claridad por parte de los lideres de proceso quien, donde y como se deben identificar los requisitos del cliente Capacitación para la identificación de los servicios y requisitos del clienteRepresentante de la alta direccion para el sistema de gestion de calidad Elaborar las fichas tecnicas de cada uno de los servicios identificacos por la alta ditreccion 05/08/201608/08/201628/10/2016Cerrada2/11/2016Se encuentran defnidas las fichas técnicas contratos y convenios en donde se especifícan los requisitos del cliente y los servicios suministrados por ASCUN
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CalidadAuditoria internaNo conformidadNo se llevan a cabo revisiones por la dirección. Realizar las revisiones por la direcciónFalta de conocimientoCapacitación sobre la exigencia de la norma con respecto al tema y los elementos de entrada y salida que estas revisiones deben contenerAlta DirecciónRealizar reunión en el mes de Agosto05/08/201608/08/201611/10/2016Cerrada2/11/2016Se ha hecho la revisión por la dirección exigida por el sistema
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CalidadAuditoria internaNo conformidadNo se tiene identificado el servicio no conforme, aunque se tiene un procedimiento documentado, este no ha sido implementado en ninguno de los procesos misionales encargados de la prestación de los servicios. Implementar el servicio no conformeFalta de conocimientoCapacitar acerca del servicio no conforme y empezar a implementarlo.Representante de la Alta Dirección para el SGCCapacitar e iniciar implementación en el mes de septiembre 05/08/201608/08/201601/11/2016Cerrada2/11/2016Gestión de internacionalización cuenta con reportes de servicio no conforme, así como el proceso de redes. Académica no ha tenido y en el caso de articulación e interracción, se trabaja con informes técnicos y actas de liquidación de los proyectos.
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CalidadAuditoria internaNo conformidadNo se evidencia un manual de calidad establecido, por consiguiente, no se define el alcance del sistema. Elaborar el manual de calidadSe estaban terminando los procedimientos para continuar con la elaboración del manual.Terminar el manual de calidadAsesor de CalidadElaborar el manual de calidad.05/08/201608/08/201628/10/2016Cerrada30/10/2016Se encuentra el manual de calidad con el alcance del sistema
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CalidadAuditoria internaNo conformidadSe evidencia que no se encuentran actualizados los actos administrativos que regulan el sistemaActualizar los actos administrativosEstaban en elaboración pero faltaba revisión final.Revisión final de los actos adminsitrativosRepresentante de la Alta Dirección para el SGCResolución de creación del Comité de Calidad.05/08/201608/08/201608/08/2016Cerrada05/10/2016Actos administrativos actualizados y subidos al micrositio
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AcadémicaAuditoria internaNo conformidadNo se tiene establecido el plan de acción de la coordinación académica según la caracterización del proceso. Establecer un plan de acción para la gestión académicaExisten falencias en la formulacion de planificacion de todos los procesos en especial el academico y no se habia dado una directriz clara con respecto a los planes de cada uno de los procesos. A su vez, que este es el primer año de diseño e implementacion del modelo de operacion por procesos Capacitación en formulación de plan de acción por parte del asesor de calidad y demás asesores de la Asociación.Secretario general Implementar el plan de accion del proceso05/08/201622/07/201628/10/2016Cerrada31/10/2016Ya se encuentra definido el plan de acción 2016 - 2020
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AcadémicaAuditoria internaNo conformidadNo se determina un método de evaluación de la satisfacción del cliente. Definir método de evaluación de la satisfacción del clienteNo se identificaba la percepción del cliente como una necesidad de la organizacion en la toma de decisiones Identificar la percepción del cliente como base de la toma de decisiones.Coordinador de comunicacionesMedir la satisfaccion de los clientes de la asociación 05/08/201622/07/201628/10/2016Cerrada31/10/2016Se tiene determinado un método para el programa retos y vicerrectores, y se cuenta con el análisis.
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AcadémicaAuditoria internaNo conformidadNo se tiene determinada una tabla de retención documental que permita la identificación, almacenamiento y protección de los registros generados por cada uno de los procesos y sus unidades funcionales. Elaborar tablas de retención documentalNo se habia determinado por parte de la alta dirección la necesidad de implementar dicho mecanismo de control para los archivos de gestion, central e historico Se identifica la necesidad de contar con tablas de retención documental y manejo de archivosRepresentante de la alta direccion para el sistema de gestion de calidad Implementar las tablas de retencion documental para todas las unidades funcionales identificadas 05/08/201622/07/201620/8/2017Abiertajulio 2017Se contrató a una persona para la guía e implementación del archivo. Se han adelantado las tablas de retención documental. Falta completarlas, aprobarlas y subirlas al micrositio
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AcadémicaAuditoria internaNo conformidadNo se tienen especificados documentos que soporten la gestión del programa retosContar con documentos que soporten la gestión del programa retosNo se tenia certeza sobre los requisitos de formalizacion del programa retos como parte misional de la organizacion Se definen los requisitos de formalización del programa retosCoordinador de internacionalizacion Formalizar el programa retos 05/08/201610/08/201628/10/2016Cerrada31/10/2016La formalización del programa retos se define dentro del plan estratégico 2016 -2020 de la Asociación, según acta 01 del Consejo Directivo del 18 de enero de 2016.
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InternacionalizaciónAuditoria internaNo conformidadSe evidencia que el formato de manifestación de adhesión utilizado para convocatorias es un documento no controlado. Controlar el formato de manifestación de adhesiónNo se había controlado el formato pues no se había trabajado bajo el SGC.Controlar el formato bajo la codificación del SGC y el listado maestro de documentos.Asistente de relaciones internacionalesCumplir con la adecuación de los formatos al 100%05/08/201608/08/201608/08/2016Cerrada03/10/2016Los formatos se encuentran controlados
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RedesAuditoria internaNo conformidadSe evidencia que el lineamiento de las redes no obedece a una directriz formalmente establecida dentro de la normatividad interna de la Asociación. Establecer los lineamientos acorde con las directrices de la AsociaciónNo se había formalizado los lineamientos debido a que no había un plan estratégicoConvertir a los lineamientos en una directriz formal a través de la creación del plan estratégicoSecretaria General (Asistencia de Redes) y Coordinaciones Contar con una directriz formal de los lineamientos05/08/201609/08/201625/8/2017Abiertaabril 2017Se está avanzando en la elaboración de los lineamientos de acuerdo con el plan estratégico 2016-2020. Falta aprobarlos y subirlos al micrositio
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RedesAuditoria internaNo conformidadSe evidencia que se define una planificación para el proceso de redes; sin embargo, no se cumplen satisfactoriamente los criterios de medición (planes para cada una de las redes). Medir correctamente según los criterios y metodologia previamente establecidaCoincidencia en el tiempo de terminación de los criterios de medición y la auditoriaCompletar los criterios de mediciónAsistente de RedesSemestralmente realizar la medición del avance del trabajo en red05/08/201601/08/201608/08/2016Cerrada07/10/2016Se presento medición, metodología y análisis en el primer semestre de 2016 de todas las Redes
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FinancieraAuditoria internaNo conformidadNo se tienen centralizados los parámetros de compras para hacer análisis de proveedores a su vez que no se realiza un seguimiento y evaluación a los mismos. Centralizar información del plan de compras y realizar análisis, seguimiento y evaluación de proveedores.Aunque se había establecido un procedimiento para compras, se requería realizar reingeniería, por lo tanto a pesar de que se tiene base de datos de los proveedores no era conforme al procedimiento y la aplicacion de la evaluación Hacer reeingeniería con respecto a compras y evaluar a los proveedoresCoordinador Administrativo y FinancieroImplantar procedimiento y hacer análisis, seguimiento y evaluación de proveedores.05/08/201608/08/201628/10/2016Cerrada2/11/2016Se realizaron las correpsondientes evaluaciones de los proveedores, de acuerdo, con condiciones establecidas en procedimiento
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FinancieraAuditoria internaNo conformidadSe evidencia que el formato de solicitudes diarias se encuentra desactualizado y no obedece a los definidos. Actualizar el formato de solicitudes diariasNo se había detectado el error o nadie lo reportó.Detectar el error y realizar los cambios pertinentes.Asistente Administrativo y de Talento humanoAjustar formato y reportar para el cambio el el sistema.05/08/201608/08/201630/09/2016Cerrada2/11/2016Existe un formato actualizado
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Talento HumanoAuditoria internaNo conformidadSe evidencia que dentro del procedimiento de vinculación no se registra el formato de vinculación FR-GTH-05, lo cual impide determinar quien, cuando y como diligencia dicho formato; a su vez, en la carpeta de Javier Gaona se define el formato GAF-01-12 en su versión 1, el cual no está controlado por el SGC. Registrar el formato de vinculación FR-GTH-05 dentro del procedimiento PD-GTH-02 y actualizar la versión en la carpeta de Javier Gaona.No se tiene la costumbre de usar el formato de vinculaciónUtilizar el formato de acuerdo al procedimiento definidoAsistente Administrativo y de Talento humanoAjustar procedimiento y subir al sistema . Iguaolmente, cambiar formato en carpeta de Javier Gaona.05/08/201608/08/201607/10/2016Cerrada05/10/2016Formato de vinculación linkeado dentro del procedimiento y actualizdo el formato en la hoja de vida de Javier Gaona
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Talento HumanoAuditoria internaNo conformidadNo se determinan los requisitos de competencia, formación y capacitación del personal que interviene en la prestación de los servicios. Elaborar manual de funcionesFalta de conocimientoCapacitación sobre el cumplimiento de la norma ISO 9001 en el numeral 6.2.2 eAsistente Administrativo y de Talento humano y Coordinador Administrativo y FinancieroRealizar manual de funciones05/08/201608/08/201618(08/2017Abierta11/11/2016Se cuenta con el manual. Falta aprobación para subir al sistema.
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Talento HumanoAuditoria internaNo conformidadNo se cuenta con la certificación de publicación de la convocatoria para el cargo de Secretario General en el servicio público de empleo según procedimiento PD-GHT-02 en su actividad 5.2. Incluir excepciones dentro del procedimiento para los cargos de Alta Dirección, Reunión con equipo vinculado a la contratación para repasar proceso, Implementar procedimiento de contratación según especificacionesNo se había revisado correctamente el procedimiento de contrataciónRevisión del procedimiento de contrataciónAsistente Administrativo y de Talento humanoImplementar procedimiento de contratación según sus especificaciones05/08/201608/08/201631/10/2016Cerrada2/11/2016Se define excepción para cargos directivos dentro del procedimiento FR-GAD-13
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Talento HumanoAuditoria internaNo conformidadAl revisar la carpeta de Joan Sebastián Arévalo, se evidencia que no se encuentra el certificado emitido por la ARL de haber asistido a la capacitación de Copasst del mes de febrero de 2016. Revisar y actualizar las hojas de vida de los funcionarios (empleados de planta) garantizando el pleno de los requisitos documentales.No se solicitan o controlan los certificados de capacitación.Garantizar que las hojas de vida de todo el personal de la Asociación cuente con los soportes respectivosAsesor juridico y Asistente Administrativo y de Talento humanoTener el 100% de las hojas de vida actualizadas de los funcionarios y de los contratistas que ingresen posterior a la fecha de aprobacion del procedimiento respectivo 05/08/201608/08/201631/10/2016Cerrada02/11/2016El certificado se encuentra en la carpeta
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Administrativa (REVISAR A CAROLINA)Auditoria internaNo conformidadNo se evidencia un documento que permita planear las compras, aunque existe un procedimiento de compras PD-GAD-05, no existe el plan de compras establecido en la caracterización del proceso. Elaborar e implantar documento de plan de compras.No se había definido como necesarioDar importancia a la creación de un plan de comprasCoordinador Administrativo y FinancieroElaborar e implantar documento de plan de compras.05/08/201608/08/201630/01/2017Abierta
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AdministrativaAuditoria internaNo conformidadEn el momento de revisar las hojas de vida de los computadores y el cumplimiento del plan de mantenimiento de los mismos, se evidencia que el computador asignado a Rafael Martínez con código 039 no se registra el mantenimiento hecho en julio según la ficha técnica del equipo. Registrar el manteniemiento del equipo faltanteNo se cumple el procedimiento por parte del responsableCumplir con el plan de mantenimiento definidoAuxiliar de sistemasCumplir el procedimiento del plan de mantenimiento.05/08/201606/08/201613/10/2016Cerrada03/11/2016Se cuenta con el reporte del mantenimiento realizado al equipo en julio de 2016
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AdministrativaAuditoria internaNo conformidadNo se determina un método eficiente para la identificación y trazabilidad de los eventos ejecutados por la Asociación. Consolidar información de los eventos del año 2016 realizados por Ascún y definir el método para organizar la información.No están diferenciados los eventos de las reuniones y los responsables de eventos no están enviando formato de requerimientos.Diferenciar los eventos y cumplir con solicitar siempre los formatos de requerimientosAsistente de eventosCuadro consolidado con información de los eventos realizados en el año05/08/201610/09/201610/10/2016Cerrada02/11/2016Existe un método eficiente para la identificación y trazabilidad de los eventos
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AdministrativaAuditoria internaNo conformidadNo se registra evidencia de la ejecución del procedimiento de “realización de eventos PD-GAD-04” incumpliendo la actividad 5.1Implementar el procedimiento PD-GAD-04 en su totalidadNo se tenia documentado e implementado el procedimiento para la fecha de revisiónDocumentar e implementar completamente el procedimiento de eventosAsistente de eventos
Solicitud de formato de requerimientos a los responsables de cada evento
05/08/201610/09/201610/10/2016Cerrada02/11/2016Se cuenta con los requerimientos de los eventos
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AdministrativaAuditoria internaNo conformidadNo se encuentra la documentación adecuada y pertinente según la lista de chequeo del procedimiento PD-GAD-01Hacer seguimiento a los responsables de la recolección de la documentación según formato lista de chequeo FR-GAD-13Las personas no envían toda la documentación según formato lista de chequeo FR-GAD-13Garantizar que se envíe la documentación definida en la lista de chequeoAsesora JurídicaTener la documentación completa según formato lista de chequeo FR-GAD-1306/08/201608/08/201631/10/2016Cerrada02/11/2016Se hizo un muestreo y está completa la información según lista de chequeo.
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AdministrativaAuditoria internaNo conformidadNo se encuentran los soportes que evidencien la ejecución de la actividad para la cual se contrató a María Alejandra Restrepo del proyecto ICBF. Hacer seguimiento a la ejecución de cada contrato para contar con todos los soportesNo se le solicitó al contratista informe de la actividad realizadaSe debe verificar que antes de realizar cualquier pago que se deben tener todos los informes y productos estipulados en el contrato. Es necesario implementar los informes de ejecución.Auxiliar de tesoreria y supervisor de contratoAsegurarse que se implemente lo definido en el memorando de secretaria general del 28 de abril de 2016 con respecto a los informes de ejecucion y a la supervision de los contratos 06/08/201608/08/201631/10/2016Cerrado02/11/2016Se encuentran los soportes
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Redes, internacionalización, académica, articulación e interacciónAuditoria internaNo conformidadNo se cuenta con un método de retroalimentación del cliente en ninguno de los procesos misionales de la organización.Implementar mecanismos adecuados para la retroalimentacion del cliente Falta de conocimientoCapacitación sobre la importancia de medir la satisfacción del clienteSecretario general y coordinadores de área Informe de resultados de los mecanismos de retroalimentacion 06/08/201615/10/201609/11/2016Cerrada10/11/2016Aprobación de informes técnicos y actas de liquidación para el caso del proceso de articulación e interracción. En el caso de los procesos de redes, académica e internacionalización, cuentan con encuestas de sattisfacción y su respectivo análisis.
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Administrativa, redes, financiera, proyectos, comunicaciones, calidad, académica, talento humano, internacionalización (REVISAR CON JOSE)Auditoria internaNo conformidadNo se cuenta con una unidad de acervo documental que permita los controles para la identificación, almacenamiento y recuperación de los registros producidos por las unidades funcionales de la organización.Realizar las adecuaciones necesarias a las unidades de acervo documental de las unidades funcionales de la asociación No se cuenta con tablas de retencion documental que permitan realizar una depuracion adecuada para de esta manera definir un plan de adecuacion de areas y archivos ajustados a la normatividad en especial lo contemplado en la ley general de archivo. Definir tablas de retención y cumplir con las especificaciones de la ley general de archivoComité de archivo Adecuar las areas disponibles para el archivo de gestion 06/08/201620/02/201731/12/2017Abiertaprimer semestre de 2017Se contrató personal para organizar el archivo de toda la Asociación. En proceso. Y se adelantaron las TRD.
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Administrativa, redes, financiera, proyectos, comunicaciones, calidad, académica, talento humano, internacionalizaciónAuditoria internaNo conformidadNo se cuenta con evidencia documental de las reuniones de seguimiento mensual, teniendo en cuenta que este es un método de seguimiento y control a la gestión de los procesos.Realizar actas de reuniones de seguimiento mensualNo se habían completado.Completar las actas para hacer seguimiento a los procesosSecretaría GeneralElaborar las actas completas de todas la reuniones mensuales.06/08/201608/08/201606/10/2016Cerrada31/10/2016Se cuenta con las actas de seguimiento de todos los meses hasta el mes de noviembre de 2016
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Calidad, direccionamiento estratégicoAuditoria internaNo conformidadSe evidencia que no se encuentra actualizada la política de calidad ubicada en el micro sitio web. Actualizar política de calidadSe identifico la necesidad de modificar la política de calidad con el nuevo alcance.Crear la política de calidad de acuerdo al nuevo alcance del sistemaRepresentante de la Alta Dirección para el SGC y Asesor de CalidadContar con una politica de calidad actualizada y en micrositio06/08/201608/08/201631/10/2016Cerrada2/11/2016Política actualizada y en micrisitio web
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Calidad, direccionamiento estratégicoAuditoria internaNo conformidadSe evidencia que no se encuentran actualizados los objetivos de calidad ubicados en el sitio web. Actualizar objetivos de calidadSe identificó la necesidad de modificar los objetivos de calidad con respecto al nuevo alcance.Crear los objetivos de calidad de acuerdo al nuevo alcance del sistemaRepresentante de la Alta Dirección para el SGC y Asesor de CalidadContar objetivos de calidad actualizados y en micrositio06/08/201608/08/201631/10/2016Cerrada2/11/2016Los objetivos de calidad se encuentran actualizados y en el micrositio web
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Administrativa, redes, financiera, proyectos, comunicaciones, calidad, académica, talento humano, internacionalizaciónAuditoria internaNo conformidadNo se evidencia identificación de riesgos de todos los procesos, por consiguiente, no existen acciones preventivas formuladas para mitigar las posibles no conformidades. Formular la matriz de riesgos que permita identificar, analizar y controlar los riesgos de la Asociación.No se conoce una metodología que permita la identificación, el análisis y control de los riesgos de la organización en su contexto.Capacitación sobre matriz de riesgosRepresentante de la Alta Dirección para el SGC y Asesor de CalidadIdentificar y controlar los riesgos de la Asociación.06/08/201608/08/201604/11/2016Cerrada2/11/2016Ya se tienen identificados los riesgos de todos los procesos misionales identificados en la matriz de riesgos
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Administrativa, redes, financiera, proyectos, comunicaciones, calidad, académica, talento humano, internacionalizaciónAuditoria internaNo conformidadSe tienen establecidos indicadores para los procesos; sin embargo, no hay medición ni análisis que permitan la toma de decisiones para el logro de los objetivos de los procesos. Medir los procesos con los indicadores esablecidos y tomar decisiones con su análisisNo se tienen establecidos criterios y métodos para el control operacional de los procesos de la organizaciónCapacitación sobre la elaboración de indicadores de gestiónAlta direcciónMedir y controlar la gestión institucional06/08/201608/08/201604/11/2016Cerrada2/11/2016Indicadores con hoja de vida y análisis
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RedesAuditoria externaNo conformidad menorNo hay evidencia de la planificación a todos los responsables de la red de bienestar - ASCUN. Evidencia: dentro del plan estratégico de la red de bienestar, no se han determinado las actividades de los nodos regionales de áreas temáticas ASCUN-bienestar.En los planes de acción de bienestar se va a definir la participación de cada uno de los responsables a todos los niveles y sus actividades.No se había determinado dentro de los planes de la red las responsabilidades frente a cada una de las actividades, pues estas no se evidenciaban como una necesidad del sistema, a su vez, que no se identificaba cómo esto pudiese afectar la conformidad en el cumplimiento de los requisitosConocer y aplicar el numeral 7.1 y hacer la correcta planeación para la red de bienestar que incluya claramente las actividades a realizar y sus responsables en concordancia con la estructura de la red y sus niveles de jerarquía.Coordinador de comunicaciones y asistente de redes18/11/20162019Abierto14/07/2017Se revisó la memoria de abril de 2017 publicada en la página web de Ascún donde se envidencia la prioridad que se dio a la planeación e implementación del SGC dentro de la planeación estratégica de la red de bienestar. Se evidencia un avance en la planeación del Nodo Bogotá y se irá desarrollando en el resto de los nodos en el transcurso de los 2 años siguientes.
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AcadémicaAuditoria externaNo conformidad menorLa organización no asegura el tipo y grado del control a aplicar a los proveedores de acuerdo a su impacto en el proceso de coordinación académica. Evidencia: no se tienen documentados los criterios ni se cuenta con los soportes para la selección del proveedor de capacitación para el programa retos (evento innovación de la Gestión de la Educación Superior)Documentar los criterios para los proveedores del programa retos que afecten la misión de la organización y completar los soportes para su contratación.Se desconocía que los proveedores de servicios como capacitaciones, debían contar con criterios de competencia y sus respectivos soportes, ni que pudieran afectar el servicio.Conocer la norma ISO en cuanto a este requisito e implementarlo.Coordinador de relaciones internacionales y programa retos18/11/201618/08/2017
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ComunicacionesAuditoria externaNo conformidad menorNo se ha identificado la meta para un indicador, que permita evidenciar el cumplimiento de los objetivos. Evidencia: Indicador de gestión de comunicaciones, resultado de evaluación de percepción y de la comunición de ASCUN.Identificar la meta e incluirla en la hoja de vida del indicador.Considerábamos que con los resultados de las encuestas, ya se podía definir cuál era la percepción del usuario Analizar el indicador de acuerdo con la meta definida.Coordinador de comunicaciones18/11/201630/06/2017Cerrada10/02/2017Se definió la meta y se incluyó en la hoja de vida del indicador
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SG-SSTAuditoria internaNCMNo se cuenta con la evidencia necesaria para garantizar que se llevan a cabo las actividades del cronograma del subcomité de emergencias, en especial, la sensibilización y funciones del COE y de vías de evacuación, frente a lo establecido en la resol. 012 del 2014 art. 9Recolectar la evidencia si existe, o diseñar e implementar un istrumenteo de recolección de evidencia.No se recolecta la totalida de registros que permitna evidenciar el cumplimiento de las actividades del Comité de Emergencias. Implementar el cronograma y deja evidencia de las actividades realizadasGonzalo PatranaCumplir el 80% de las actividades cronograma propuesto01/02/201730/04/2017
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SG-SSTAuditoria internaNCMEn el momento de realizar la observación de las instalaciones se identifica que no se cuenta con una señalización y demarcación de áreas para la preparación, atención de emergencias y evacuación en incumplimiento del art. 9 de la resol. 012 del año 2014.Instalar señalización y demarcación El comité de emergencias no estaba funcionando activamente. Solicitar a la Arl un acompañamiento frente a la señalización y el plan de evacuación, y realizar acompañamiento al Comité de Emergencias para verificar el cumplimiento del plan de acción.Gonzalo Pastrana y CoppastInstalar la señalización01/02/201730/04/2017octubre 201710/08/2017Se han realizado cotizaciones de acuersdo con indicaciones de Colmena en el informe de señalización y demarcación. Pendiente comprar la señalización e instalarla en la organización.
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SG-SSTAuditoria internaNCMAunque se cuenta con un método de identificación de normatividad vigente en materia de riesgos laborales incluyendo los estándares mínimos del SG-SST no se ha implementado una medida adecuada que garantice su revisión y cumplimiento en términos de operación # 5 del art. 2.2.4.6.8 obligaciones de los empleadores.Realizar la revisión, verificación y cumplimiento de la matriz de requisitos legalesNo se ha terminado de hacer la verificación, el trabajo el muy extenso. Realizar la revisión, verificación y cumplimiento de la matriz de requisitos legales. Implantar un metodo para realizar la verificación del cumplimiento del SG-SST.Sandra Nemocón y Camilo OrtegonRevisión del 100% de la matriz de requisitos legales.22/02/201730/4/2017agosto 2017
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SG-SSTAuditoria internaNCMNo se cuenta con evidencia que permita verificar el cumplimiento de los controles establecidos en la matriz de identificación de peligros, evaluacion y valoración de los riesgos incumpliendo con el # 6 del art. 2.2.4.6.8 obligaciones de los empleadores.Implementar los controles establecidos en la matriz de identificación de peligros y riesgos de Ascún y verificar el cumplimiento.No se ha revisado la matriz para implementarla.Realizar verificación periodica de que se están implementando los controles establecidos.Coppast y Comité de Emergias Implementar los controlesestablecidos en un 80% rev la matriz para ajustar30/04/2017
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SG-SSTAuditoria internaNCMEn el momento de revisar el plan de acción segundo semestre de 2016 del SG-SST se identifica que no se ha realizado avance en el plan operativo normalizado -PON- y no se ha cumplido con las fechas establecidas en dicho plan, según # 7 del art. 2.2.4.6.8 obligaciones de los empleadores.Elaborar los PONSEl comité de emergencias no estaba funcionando activamente. Llevar un control del avance de la elaboración. Comité Emergecias:Elaboración - Coppast: Verificación30/04/2017
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SG-SSTAuditoria internaNCMNo se cuenta con un método adecuado que permita evaluar el programa de capacitación anual establecido por la Asociación incumpliendo el parágrafo 1 del art. 2.2.4.6.11 capacitación de seguridad y salud en el trabajo.Evaluar las capacitaciones elaboradas y el programa propuestoNo se sabía como realizar la evaluaciónDefinir un indicador para llevar un control de la implementación y evaluación del plan de capacitaciones.Mauricio CaroSe evalue el 100% de la capacitaciones realizadas a la fecha30/04/2017
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SG-SSTAuditoria internaOBSAunque se tiene un procedimiento documentado para la investigación de accidentes o incidentes de trabajo no es posible evaluar su implementación, puesto que, este está condicionado a que en la Asociación se presente un incidente o un accidente.
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SG-SSTAuditoria internaNCMAunque se cuenta con una encuesta diagnóstica que refleja el estado de implementación a 8 de marzo de 2016, no se tienen documentados los elementos establecidos en el art. 2.2.4.6.16 evaluación inicial de del SG-SSTRealizar evaluación inicialSe hizo una pero no quedó la estadistica porque no guardo bien el archivo.0Representantes Copasst06/03/201730/3/2017
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SG-SSTAuditoria internaNCmAunque se cuenta con un plan de acción, éste no cumple con las condiciones establecidas en la planificación del SG-SST del art. 2.2.4.6.17, lo cual no permite contribuir de manera eficiente con la mejora continua del sistema.Usar el formato de plan de accion que corresponda con la norma.No se tenía claro que condiciones requería el formatoUsar nuevo formarto para la vigencia de 2017Sebastian Arevalo06/03/201715/3/2017
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SG-SSTAuditoria internaNCMNo se cuenta con indicadores que permitan evaluar el sistema, su estructura, el proceso y el resultado del SG-SST según lo definido en los artículos 2.2.4.6.19 al 2.2.4.6.22Elaborar indicadores que permitan evaluar el SG-SSTNo se tenían los indicadores adecuadosRecibir asesoría por parte del Ingeniero de Calidad para elaborar unos buenos indicadoresCopasstImplementar los indicadores necesarios30/04/2017
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SG-SSTAuditoria internaNCMLa Asociación no cuenta con las disposiciones necesarias en materia de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 2.2.4.6.25Elaboración del plan de emergencias, protocolos y PONS necesarios.El comité de emergencias no estaba funcionando activamente. Realizar seguimiento al funcionamiento del Comité de Emergencias.Comité de EmergenciasRealizar plan de emergencias30/04/2017
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SG-SSTAuditoria internaOBSNo hay control documental del SG-SST. Es necesaria hacer la armonización junto con el sistema de gestión de calidad.
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SG-SSTAuditoria internaNCMSe identifica un procedimiento documentado para la gestión del cambio; sin embargo, no es posible identificar la implementación del mismo, puesto que, no se han llevado a cabo actividades de control de los riesgos y los cambios internos y externos que puedan afectar el SG-SST , de acuerdo con el art. 2.2.4.6.26Implementar el procedimiento de la gestión de cambioNo se tenía orientación tecnica para la implementaciónSolicitar asesoría externa para llevar a cabo la implementaciónCarolina Henao M06/03/201730/04/2017
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SG-SSTAuditoria internaNCmAunque existe un procedimiento documentado de compras, selección y evaluación de proveedores, este no establece condición alguna referente a los requisitos del SG-SST, de acuerdo al art. 2.2.4.6.27Incluir en el procedimientos de compras, selección y evaluación de proveedores los requisitos referentes al SG-SSTNo se tenía orientación tecnica especifica para SG-SSTRealzar integración del SG-SST y el SGCCarolina Henao M y Asesor de Calidad30/5/2017
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Elaborado por:Líder de auditoriaFecha:
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Aprobado por:Representante por la dirección para el SIGFecha:
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