Seguimiento_de_Auditoras_Internas_2022.xlsx

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1	Plan de acción y seguimiento de Auditorías Internas del 2022
2		1a. Auditoría interna correspondiente a los días 4, 5, 6 y 7 de abril de 2022
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4		NO CONFORMIDADES MENORES
5		No.	Subproceso	Hallazgo	Req.	Resp*	Acciones Tomadas	No. Acción Correctiva	Fecha compromiso	Fecha entrega de acciones	Obs.	% Avance
6		1	Visitas Industriales	No muestra evidencia de la determinación de sus riesgos, por tanto no puede asegurar que pueda lograr los resultados previstos.	6,1	Departamento de Vinculación	1. Actualizar manual de procedimientos de visitas industriales para garantizar los resultados. 2.Solicitar capacitación respecto al nuevo manual de procedimientos. 3.Consultar ante las autoridades institucionales competentes si el manual de procedimientos actualizado ya fue aprobado y validado.	AI01/2022-001	1. 23 de mayo 2. 30 de mayo 3. 24 de junio	9 de noviembre		0
7		2		No se mostró evidencia que permita demostrar que el Departamento realizó una planificación del cambio de visita industrial presencial o una conferencia virtual.	6,3		1. Actualizar el manual de procedimientos para planificar el cambio de visita industrial presencial a virtual en caso de una contingencia sanitaria 2. Solicitar capacitación respecto al nuevo manual de procedimientos. 3. Consultar ante las autoridades institucionales competentes si el manual de procedimientos actualizado ya fue aprobado y validado.	AI01/2022-002	1. 23 de mayo 2. 30 de mayo 3. 24 de junio			0
8		3		No cuenta con la información necesaria para demostrar que las actividades se han llevado a cabo, y de la información que se encuentra disponible, se percibe que no tiene la identificación de las carpetas físicas.	8.1 inciso e)		1. Ubicar las carpetas físicas de años anteriores en el archivo histórico del departamento de vinculación o en el archivo de la universidad. 2. Trasladar las carpetas físicas de años anteriores al departamento de vinculación para su debido resguardo e identificación. 3. Personificar las carpetas físicas de años anteriores y las vigentes y ubicarlas en la oficina del departamento de vinculación para su respectiva ubicación. 4.Revisión física de las áreas que sirven de archivo de las carpetas del departamento de vinculación y de las carpetas personificadas.	AI01/2022-003	1. 23 de mayo 2. 30 de mayo 3. 03 de junio 4. 30 de julio			0
9		4		No se ha establecido el método para obtener una retroalimentación con los clientes.	8.2.1		1. Actualizar manual de procedimientos de visitas industriales en el que se incorpore el formato de la encuesta de satisfacción 2.Solicitar capacitación respecto al nuevo manual de procedimientos.	AI01/2022-004	1. 23 de mayo 2. 30 de mayo			0
10		5		No da cumplimento a los requisitos legales. En la última visita realizada a JAC Cholula no muestra evidencia de haber realizado la notificación ante la Dirección de Universidades e Institutos de la Secretaría de Educación del evento programado Según el Oficio circular SEP/DUISE/004/19 Lineamientos de actividades Extraescolares con fecha 28 de octubre de 2019, enviado a Rectores de las Universidades Publicas, firmada por la Dirección de Universidades e Institutos de la Secretaria de Educación: Hace mención del Oficio Circular No.05/2017 con fecha 7 de agosto de 2017 en el punto no.2.	8.2.3.1 inciso d)		1. Solicitar capacitación respecto al nuevo manual de procedimientos para su respectiva aplicación. 2.Solicitar a mi superior jerárquico el oficio vigente del oficio SEP Oficio circular SEP/DUISE/004/19 Lineamientos de actividades Extraescolares con fecha 28 de octubre de 2019, enviado a Rectores de las Universidades Publicas de las Universidades, Firmada Por la Dirección de Universidades e Institutos de la Secretaria de Educación: Hace mención del Oficio Circular No.05/2017 con fecha 7 de agosto de 2017 en el punto no.2 3.Solicitar a mi superior Jerárquico retroalimentación del contenido vigente Oficio circular SEP/DUISE/004/19 4.Ejecutar debidamente el procedimiento y el contenido del oficio circular SEP/DUISE/004/19 cuando haya una solicitud de visita industrial por parte de los directores de programas académicos	AI01/2022-005	1. 23 de mayo 2. 23 de mayo 3. 30 de mayo 4. 30 de junio			0
11		6		No muestra evidencia de haber dado seguimiento a las percepciones de las y los alumnos del grado en que se cumplen sus necesidades y expectativas.	9.1.2		1. Actualizar manual de procedimientos de visitas industriales en el que se incorpore el formato de la encuesta de satisfacción y de la percepción de necesidades. 2. Solicitar capacitación respecto al nuevo manual de procedimientos para su debida aplicación. 3. Consultar ante las autoridades institucionales competentes si el manual de procedimientos actualizado ya fue aprobado y validado.	AI01/2022-006	1. 01 de julio 2. 01 de julio 3. 29 de julio			0
12		7	Seguimiento a Egresadas y Egresados	No muestra evidencia de la determinación de sus riesgos, por tanto no puede asegurar que pueda lograr los resultados previstos.	6,1	Departamento de Vinculación	1. Actualizar manual de procedimientos de Seguimiento de Egresados para garantizar las metas Institucionales y evitar riesgos. 2. Solicitar capacitación respecto al nuevo manual de procedimientos. 3. Consultar ante las autoridades institucionales competentes si el manual de procedimientos actualizado ya fue aprobado y validado.	AI01/2022-007	1. 30 de junio 2. 1 de agosto			0
13		8	Titulación	No se establecen los criterios para el control operacional. No pudo mostrar evidencia de tener criterios definidos para comenzar con la operación del proceso: No se identifica el criterio para para mandar a legalizar los certificados (por número o por tiempo)	8,1	Servicios Escolares		AI01/2022-008				0
14		9	Difusión y Extensión	No se ha determinado las comunicaciones internas y externas: No hay claridad para el uso de los medios oficiales, ni una estrategia para la estandarización de su manejo. No define criterios para la difusión de materiales audio visuales, cuando por redes sociales y cuando por correos masivos.	7,4	Departamento de Difusión y Extensión Universitaria		AI01/2022-009				0
15		10	Difusión y Extensión	Se detectó que los mapas curriculaes de las Ingenierías en Mecatrónica y en Electrónica no están actualizados.	8.2.4	Departamento de Difusión y Extensión Universitaria		AI01/2022-010				0
16		11	Educación Continua	No cuenta con información documentada.	7.5.3.1	Departamento de Idiomas y Educación Continua		AI01/2022-011				0
17		12	Tutorías	No muestra evidencia de la determinación de sus riesgos, por tanto no puede asegurar que pueda lograr los resultados previstos.	6,1	Coordinación de Tutorías	1. Solicitar por medio de correo electrónico al área de calidad un curso de gestión del riesgo. 2.Valorar el desempeño de la tutoras o tutores	AI01/2022-012	1. 4 de julio 2. 24 de agosto			0
18		13		No se han establecido los objetivos que deberá alcanzar, y por lo tanto no se puede garantizar que las estrategias sean las adecuadas.	6,2		1. Reunión de trabajo con las tutoras o tutores al inicio de cada cuatrimestre para cumplir al 100% los parámetros establecidos 2. Correo electrónico	AI01/2022-013	1. 29 junio 2. 6 de agosto			0
19		14		En su carpeta en Drive (concentrado de reportes) no se cuenta con todos los reportes semanales del cuatrimestre pasado, específicamente de José Pedro Sánchez Santana, Eduardo Molina Gayoso y Rita Marina Aceves Pérez.	8.5.1/8.6			AI01/2022-014				0
20		15		Debe formalizar las estrategias que se llevarán a cabo para garantizar la eficacia de las acciones que se desarrollen para garantizar la competencia de las personas que funjan como Tutores y Tutoras. El Modelo Nacional de Tutorías de Universidades Politécnocas y Tecnológicas lo estipula como requisito.	7.2/8.2.3.1 inciso d)			AI01/2022-015				0
21		16	Préstamo y devolución de material bibliográfico	No tuvo acceso a la plataforma que administra los préstamos de los materiales bibliográficos desde su incorporación. Cuenta con un documento de excel con el que ha llevado los registros de los préstamos de las últimas semanas.	7.1.3	Biblioteca	1er paso, se solicitó al departamento de sistemas que desbloquearan el acceso de las computadoras 2do paso, el área de sistemas desbloqueo las PC y generaron las claves nuevas que se enviaron por email a la Lic. Karla Reyes Asistente de la Secretaría Académica para su resguardo y Al Dpto. de Sistemas 3er paso, se solicitó a la Secretaría Administrativa a través del departamento de Sistemas Informáticos la gestión de recuperación con el proveedor de las contraseñas para el sistema SIABUC utilizado en Biblioteca. 4to paso, se recibieron las claves del Sistema SIABUC vía email por el proveedor 5to paso, se enviaron las claves recuperadas del Sistema SIABUC para su archivo y resguardo a la Asistente de la Secretaría Académica y al Dpto. de Sistemas informáticos 6to paso, al contar con las claves de acceso de las PC y del Sistema SIABUC se dejó de utilizar el documento de Excel con el que habían llevado los registros del préstamo – devolución de ejemplares. 7mo paso, se envió por email al área de sistemas, a la Secretaría Académica y a la Asistente de la Secretaría Académica las claves de acceso de las PC y del Sistema SIABUC para su archivo y resguardo.	AI01/2022-016	30-jun			0
22		17	Préstamo y devolución de material bibliográfico	No ha recibido ningún tipo de capacitación formal para el uso de la plataforma con la que se lleva a cabo la administración del material bibliográfico.	7,2	Biblioteca		AI01/2022-017				0
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25		NO CONFORMIDAD MAYOR
26		No.	Subproceso	Hallazgo	Req.	Resp*	Acciones Tomadas	No. Acción Correctiva	Fecha compromiso	Fecha entrega de acciones	Obs.	% Avance
27		18	Seguimiento a Egresadas y Egresados	No hay evidencia de haber llevado a cabo el Seguimiento a Egresadas y Egresados en los últimos 2 años. Menciona que se llevó a cabo para una certificación CIEES, pero no muestra evidencia.	8.5.5	Departamento de Vinculación		AI01/2022-018				0
28		19	Educación Continua	Manifestó no contar con ningún tipo de evidencia disponible de los últimos dos años, a pesar de que el año pasado se dio una capacitación a la empresa Control o Controx, brindada por Rebeca Rodríguez Huesca, Gudelia Pilar Pérez Conde y Javier Caldera Miguel. POSIBLE 8.3	8.5.1	Departamento de Idiomas y Educación Continua		AI01/2022-019				0
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