| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | W | X | Y | Z | AA | AB | AC | AD | AE | AF | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | PLAN DE MEJORAMIENTO | ||||||||||||||||||||||||||||||||
2 | |||||||||||||||||||||||||||||||||
3 | |||||||||||||||||||||||||||||||||
4 | 27/2/2026 | ||||||||||||||||||||||||||||||||
5 | Nº | Nº | PROCESO | DEPENDENCIA O ÁREA | HALLAZGO, NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA | CAUSA RAIZ | ASOCIACIÓN CON EL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL | ORIGEN | ACCIÓN DE MEJORAMIENTO DEFINITIVA | TIPO DE ACCIÓN | PESO DELA ACCIÓN | OBJETIVO DE LA ACCIÓN | RIESGO ASOCIADO | RESPONSABLE(S) | RECURSOS REQUERIDOS | FECHA PLANEADA | DÍAS DIFERENCIA RESPECTO A TERMINACIÓN | META | PRODUCTO / INDICADORES | SEGUIMIENTO | ESTADO | FECHA REAL DE CUMPLIMIENTO | ¿OPORTUNA? | COMENTARIOS U OBSERVACIONES | |||||||||
6 | DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN | DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD | HUMANOS | FINANCIEROS | LOGÍSTICOS | INICIO | TERMINACIÓN | FECHA DEL SEGUIMIENTO | DESCRIPCIÓN DE AVANCE DE LA ACCIÓN | MEDIOS DE VERIFICACIÓN | % DE AVANCE | % FALTANTE | |||||||||||||||||||||
7 | 18 | 1 | ESTRATÉGICO | PLANEACIÓN INSTITUCIONAL | Auditoría Interna | ||||||||||||||||||||||||||||
8 | ASEGURAMIENTO DE CALIDAD | No se evidenciaron actas de las reuniones del Comité Central de Autoevaluación. | Falta de directriz clara frente a la conformación del comité de gestión y desempeño institucional | Actualización y socialización de la normatividad vigente | Auditoría Interna | 1. Reactivar el comité central de autoevaluación | 1. Revisar la norma interna que regula el funcionamiento del comité central de autoevaluación. 2. Solicitar la actualización y ajuste del Comité Central de Autoevaluación ante las instancias correspondientes. 3. Operar el comité de acuerdo a lo aprobado. | AC | 100 | Operacionalizar el comité central de autoevaluación institucional | Inexistencia de instancias que soporten la toma de decisiones para los procesos de autoevaluación institucional y de programas, principalmente con fines de acreditación. | Dair Redondo Granadillo | X | 18-ene-22 | 30-jun-22 | 1338 | 100% | 1 sesión del comité semestral | |||||||||||||||
9 | Matriz de riesgo y matriz de indicadores de la vigencia 2021 desactualizadas. | Falta de seguimiento y control de lo documentado en las matrices correspondientes | Mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad | Auditoría Interna | Actualizar las matrices de riesgo e indicadores | 1. Revisar las matrices dispuestas en el espacio virtual (google drive) 2. Actualizar las matrices de acuerdo su correspondencia | AC | 100 | Mantener los documentos y matrices asociadas al proceso de aseguramiento de la calidad actualizadas. | No se tendría claridad del cumplimiento de las metas trazadas por el proceso y además, se podrian materializar los riesgos identificados. | Dair Redondo Granadillo | X | 18-ene-22 | 30-may-22 | 1369 | 100% | Matrices actualizadas | ||||||||||||||||
10 | No se evidenciaron avances en el cumplimiento de la hoja de ruta para la integración y planeación de los procesos institucionales. | La Oficina de Aseguramiento de la Calidad no era el responsable del cumplimiento de la hoja de ruta para la integración y planeación de los procesos institucionales. Dentro de las acciones definidas (5) en el plan, dos (2) de ellas tienen como responsable a la Oficina de Aseguramiento de la Calidad, una de ellas se cumplió y la segunda depende del cumplimiento de otra dependencia (Talento Humano) | N/A | Auditoría Interna | Documentar el cumplimiento de las actividades que tienen como responsable a la Oficina de Aseguramiento de la Calidad | 1. Revisar la hoja de ruta e identificar las actividades en las cuales la Oficina de Aseguramiento de la Calidad tiene responsabilidad. 2. Documentar las acciones desarrolladas para dar cumplimiento a las actividades identificadas. 3. Enviar a la Oficina de Planeación el documento construido para la toma de decisiones. | AC | 100 | Apoyar en el cumplimiento de la hoja de ruta para la integración y planeación de los procesos institucionales. | Incumplimiento de la hoja de ruta para la integración y planeación de los procesos institucionales. | Dair Redondo Granadillo | X | 18-ene-22 | 30-jun-22 | 1338 | 100% | 1 Documento de acciones realizadas. | ||||||||||||||||
11 | Desde la Oficina de Aseguramiento de la Calidad no se han identificado riesgos de corrupción. | Desconocimiento de este tipo de riesgos asociados al proceso. | Adopción del modelo integrado de planeación y gestión | Auditoría Interna | Identificar si son aplicables los riesgos de corrupción al proceso de aseguramiento de la calidad | 1. Reconocer la naturaleza de los riesgos de corrupción. 2. Analizar e identificar la existencia de riesgos de corrupción asociados al proceso de aseguramiento de la calidad. 3. Documentar los posibles riesgos de corrupción asociados al proceso. | AC | 100 | Evitar la materialización de los riesgos de corrupción asociados al proceso de aseguramiento de la calidad. | Imposibilidad de identificar los riesgos de corrupción asociado al proceso de aseguramiento de la calidad. | Dair Redondo Granadillo | X | 14-feb-22 | 30-jun-22 | 1338 | 100% | Riesgos de corrupción identificados | ||||||||||||||||
12 | 19 | 2 | Desde el proceso de Aseguramiento de la Calidad no se han identificado riesgos relacionados a la pandemia de la COVID-19 | El proceso de aseguramiento de la calidad no identifica la pandemia de la COVID - 19 como un riesgo, sino como una causa. | N/A | Auditoría Interna | N/A | N/A | N/A | N/A | |||||||||||||||||||||||
13 | COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL - EMISORA | PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACION DE PROPUESTA Y EMISION DE PROGRAMAS RADIALES: | Comité de programacion. Los tiempos para dar respuesta a las solicitudes deben ser modificados. Los responsables de las tareas deben describirse de la manera adecuada. El punto de control de la tarea 5 debe de ser revisado. | plan de trabajo | Auditoría Interna | Reglamentar las funciones del comité de programacion. Matriz de seguimiento apara evidenciar los tiempos de respuesta de las solicitudess de la emsiora y politicas de solicitudes. Modificar el punto de control de la tarea 5. Responsables de tarea es el proceso en general )modificar. | Expedir las funciones del comité de programacion. | AC | 100 | Institucionalizar el comité de programacion | incumplimiento plan de trabajo | lider de proceso | 1 | $ 0 | GL | 23-mar-22 | 23-abr-22 | 1406 | 100% | numero de acto administrativo | 5% | 95% | PARCIALMENTE | ||||||||||
14 | COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL - EMISORA | PROCEDIMIENTO EMISIÓN DE PROGRAMAS DE LA EMISORA UNIGUAJIRA ESTEREO 89.3 FM: | : Tarea N° 3: Realizar a justes a la identificación de la tarea y la descripción de la misma | plan de trabajo | Auditoría Interna | Ajustar la identificación de la tarea. Ajustar la descripcion de la tarea en el procedimiento de emisión. | Actualizar el procedimiento para lla emison de programas de la emisora uniguajira estereo | AC | 100 | Garantizar el correcto funcionamiento y la pretacion del servicio a gtraves del procedimiento. | incumplimiento plan de trabajo | lider de proceso | 1 | $ 0 | GL | 23-mar-22 | 23-abr-22 | 1406 | 100% | Procedimiento actualizado | 5% | 95% | PARCIALMENTE | ||||||||||
15 | COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL - EMISORA | No cuentan con un documento donde estén consignado los criterios de selección para la emisión de un programa radial. | No cuentan con un documento donde estén consignado los criterios de selección para la emisión de un programa radial | plan de trabajo | Auditoría Interna | establecer en las politicas los criterios de selección para la emision de un programa radial. | actualizar el procedimiento y las politicias. (N5.2) | AC | 100 | Definir politicas claras para los criterios de selección de los programas. | incumplimiento plan de trabajo | lider de proceso | 1 | $ 0 | GL | 23-mar-22 | 23-abr-22 | 1406 | 100% | Procedimiento actualizado | 5% | 95% | PARCIALMENTE | ||||||||||
16 | COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL - EMISORA | No cuentan con documentación donde se exprese cuáles son los tiempos para dar respuestas a los servicios solicitados a la emisora. (Pautas publicitarias, spots publicitarios, capsulas publicitarias, etc.). | No cuentan con documentación donde se exprese cuáles son los tiempos para dar respuestas a los servicios solicitados a la emisora. | plan de trabajo | Auditoría Interna | establecer la matriz para el seguimiento de respuesta y en la politica | definir los tiempos para la prestacion de los servicios en la matriz de seguimiento dispuesta para ello. | AC | 100 | Diseñar una herramienta para evidenciar el seguimiento a las solicitudes de servicio. | incumplimiento plan de trabajo | lider de proceso | 1 | $ 0 | GL | 23-mar-22 | 23-abr-22 | 1406 | 100% | Herramienta diseñada | 5% | 95% | PARCIALMENTE | ||||||||||
17 | 20 | 3 | COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL | ||||||||||||||||||||||||||||||
18 | SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN | No hay evidencia de socializaciones. A pesar que realizan una integración de los objetivos de calidad del Sistema Integrado de Gestión en el informe de alta dirección, no se evidencian espacios de socializaciones que permitan que los miembros de la comunidad universitaria se familiaricen con los mismos. | Insuficiencia en el control de registro al interior del proceso. | Auditoría Interna | Registrar las acciones desarrolladas para la divulgación y toma de conciencia sobre el direccionamiento estratégico (política, objetivos de calidad, misión, visión) | llevar un registro de las sensibilizaciones de toma de conciencia desarrolladas desde el SIG para dar a conocer los objetivos, misión, visión y el aporte de los procesos en la implementación de los mismos como del quehacer del sistema. | AC | Fortalecer a la comunidad universitaria en temas referente al direccionamiento estratégico (política, misión, visión y objetivos de calidad)como al quehacer del sistema. | posibilidad de afectación reputacional por desconocimiento de los grupos de interés del aporte al cumplimiento de la política y objetivos de calidad de la institución. | Marlys Sierra Brito pedro L Rodríguez Saurith. Eicer Mejía Lilibeth Palacio María F Molina | 5 | GL | 7-mar-22 | 7-jun-22 | 1361 | 1 | Numero de sensibilizaciones de toma de conciencia por proceso /total de sensibilizaciones realizadas por proceso | 30-abr-22 | |||||||||||||||
19 | No se evidenciaron acciones correctivas documentadas, como tampoco los seguimientos, sobre la nueva valoración de los riesgos materializados en los procesos de: Comunicaciones, Bienes, Contratación y Regionalización. | Deficiencia en los seguimientos a los procesos relacionados | x | Auditoría Interna | Fortalecer las actividades de seguimiento a todos los procesos. | Establecer seguimientos a los proceso periódicamente. | AC | Fortalecer las actividades de seguimiento y actualizar la matriz de riesgos acorde a la ultima versión requerida. | posibilidad de afectación reputacional por la falta de seguimiento a las acciones tomadas en los procesos. | Marlys Sierra Brito pedro L Rodríguez Saurith. Eicer Mejía Lilibeth Palacio María F Molina | 5 | GL | 7-mar-22 | 7-jun-22 | 1361 | 4 | Numero de seguimientos realizados | 30-abr-22 | |||||||||||||||
20 | Se evidenció que la matriz de riesgos que se está utilizando actualmente no se encuentra actualizada, conforme a la última guía para la administración de riesgos del DAFP. Incumplimiento a las disposiciones establecidas en la Guía para la Administración del Riesgo y el Diseño de Controles en Entidades Públicas versión 5 del Departamento Administrativo de La Función Pública DAFP, posible materialización de riesgos. | No contamos con una matriz de riesgos actualizadas acorde a la ultima versión requerida por la función publica. Los responsables de la actualización de la matriz no lo han generado, muy a pesar de estar aprobada en el año 2020. | x | Auditoría Interna | Actualizar la matriz de riesgos acorde a la ultima versión requerida. | Actualizar e implementar matriz de riesgos que da respuesta a el sistema de control interno y a MIPG | AC | Garantizar que los procesos identifiquen los riesgos asociados y tomen controles para prevenir su materialización acorde a la nueva versión de la guía | Posibilidad de afectación reputacional por mala formulación de riesgos asociados a los procesos y el incumplimiento de las directrices impartidas por la función publica | Marlys Sierra Brito pedro L Rodríguez Saurith. Eicer Mejía Lilibeth Palacio María F Molina | 5 | GL | 7-mar-22 | 30-abr-22 | 1399 | 1 | Matriz actualizada | 30-abr-22 | |||||||||||||||
21 | 21 | 4 | Actualmente no se tiene la certeza de cuantas acciones de mejora hay levantadas, producto de las auditorias de calidad realizadas por Sistema Integrado de Gestión de la presente vigencia (2021). | No se lleva una relación de las acciones de mejoras levantadas puesto que al momento de la auditoria no se había realizado el informe de revisión por la dirección | Auditoría Interna | Llevar un registro periódico de la acciones implementadas por los procesos de manera periódica | Relacionar la acciones de mejoras del SIG | AC | 100 | cuantificar el numero de acciones de mejoras identificadas y consolidadas del sig | Posibiliodad de afectación reputacional por incumplimiento del numeroal 10 de la norma ISO 9001:2015 | Marlys Sierra Brito pedro L Rodriguez Saurith. Eicer Mejia Lilibeth Palacio Maria F Molina | 5 | GL | 7-mar-22 | 7-jun-22 | 1361 | 100% | Acciones de mejora relacionadas | 30-abr-22 | |||||||||||||
22 | 22 | 5 | MISIONAL | GESTIÓN DOCENCIA / VICE ACADEMICA | Auditoría Interna | ||||||||||||||||||||||||||||
23 | GESTIÓN DOCENCIA / POSGRADO | ||||||||||||||||||||||||||||||||
24 | GESTIÓN DOCENCIA / INTEC | ||||||||||||||||||||||||||||||||
25 | GESTIÓN DOCENCIA / FACULTAD CIENCIAS BASICAS Y APLICADAS | ||||||||||||||||||||||||||||||||
26 | GESTIÓN DOCENCIA / FACULTAD CIENCIAS SOCIALES Y HUMANAS | ||||||||||||||||||||||||||||||||
27 | GESTIÓN DOCENCIA / FACULTAD CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN | ||||||||||||||||||||||||||||||||
28 | GESTIÓN DOCENCIA / FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS | ||||||||||||||||||||||||||||||||
29 | GESTIÓN DOCENCIA / FACULTAD DE INGENIERIAS | ||||||||||||||||||||||||||||||||
30 | 23 | 6 | GESTIÓN DE PROYECCIÓN SOCIAL | Quejas y Reclamos | |||||||||||||||||||||||||||||
31 | 33 | 7 | GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO E INNOVACIÓN | ||||||||||||||||||||||||||||||
32 | 34 | 8 | APOYO | GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO | Los expedientes de las hojas de vidas de los funcionarios activos y de lo retirados no cuenta con las exigencias consagrada Acuerdo 02 del 2014 y Ley 594 del 2000, en lo relacionado con la implementación en cada uno de ellos de la hoja de control. | Incumplimiento al Acuerdo 02 del 2014 y Ley 594 del 2000, en lo relacionado con la implementación en cada uno de ellos de la hoja de control. | N/A | Auditoría Interna | Gestionar la implementación de la hoja de control para las hojas de vidas de los funcionarios activos y de los retirados. | Lograr la implementación de la hoja de control, para la adecuación de las hojas de vidas de los funcionarios activos y de lo retirados, acorde a las exigencias del Acuerdo 02 del 2014 y Ley 594 del 2000. | AC | 100 | Implementar la hoja de control de las hojas de vidas de los funcionarios activos y de lo retirados. | Perdida de algún folio importante del expediente y falta de control al hacer traslado de fondo documental sin la implementación de la hoja de control. | TALENTO HUMANO | SÍ | SÍ | SÍ | 7-feb-22 | 15-dic-22 | CUMPLIDA | 20-abr-22 | 0% | 100% | NO IMPLEMENTADA | 15-dic-22 | SI | ||||||
33 | Se está dando posesión en los cargos públicos a funcionarios que no se le determina con el examen pre ingreso laboral que estén apto para desempeñarse, de la forma que lo establece Resolución 2346 del 2007 en su artículo 4 | Incumplimiento del procedimiento de vinculación de personal administrativo implementado | N/A | Auditoría Interna | Establecer control y seguimiento del Procedimiento (TH-P-01), selección y vinculación del personal admnistrativo. | Cumplir con el númeral 13 del Procedimiento (TH-P-01), selección y vinculación del personal admnistrativo, donde es perentorio la realización del Exámen medico ocupacinal antes de la posesionar a la persona al cargo. | AC | 100 | Cosumar cabalmente con lo establecido en el Procedimiento (TH-P-01), selección y vinculación del personal admnistrativo | Comprometer a la institución en proceso disciplinarios | TALENTO HUMANO | NO | NO | NO | 7-feb-22 | 15-dic-22 | CUMPLIDA | 20-abr-22 | 0% | 100% | NO IMPLEMENTADA | 15/15/2022 | #VALUE! | ||||||||||
34 | 35 | 9 | GESTIÓN DE LABORATORIOS / SILAB | Se evidencio que en cuanto a las adecuaciones locativas existen unos daños en la infraestructura física de los laboratorios que pueden conllevar a altos riesgos de accidentes laborales. | Falta de mantenimiento preventivo a las instalaciones físicas de los laboratorios. | Plan de mantenimiento del campus universitario | Auditoría Interna | Realizar el mantenimiento preventivo a la infraestructura fisica de las instalaciones de los laboratorios. | Las activiadades a realizar son pintura, estucado, arreglo de cielos razo, limpeza, entre otros. | AP | 80% | Realizar el mantenimiento preventivo a las instalaciones físicas de los laboratorios de la Universidad de la Guajira- sede Riohacha | Riesgo locativo | Roaiza Olivella | 11-ene-22 | 30-abr-22 | 100% | % de laboratorios en óptimas condiciones para la realización de las actividades académicas e investigativas. | 10-may-22 | Se envió informe con diagnostico a la oficina de planeacion. Se empezaron las actividades de mantenimiento en el área. | Correo - Informe Fotos Visita al área. | 50% | 50% | PARCIALMENTE | En estos momentos se continuan con las actividades de mantenimiento en el área. | ||||||||
35 | 36 | 10 | GESTIÓN DOCUMENTAL | ||||||||||||||||||||||||||||||
36 | 37 | 11 | GESTIÓN DE CONTRATACIÓN | La Oficina de contratación no cumple con la verificación de algunos estándares contemplados en la Resolución 0312 del 2019, emanada del Ministerio de Trabajo, que deben confirmarse antes de suscribir el contrato con las empresas de más de 10 trabajadores. | No estaba incluido en el formato de verificacion de documentos . | Estándares contemplados en la Resolución 0312 del 2019. (Legal) | Auditoría Interna | Incluir lo en el formato de revisión de documentación para control del documento | Estándares contemplados en la Resolución 0312 del 2019. ( Legal) | AC | 100% | Incluir lo en el formato de revisión de documentación para control del documento | Tatiana Martinez | x | x | 7-mar-22 | 7-abr-22 | 1422 | 100% | ||||||||||||||
37 | La Oficina de contratación no cumple con el término establecido en la ley Decreto 1510 del 2013, en lo referente al término otorgado para la publicación de los contratos en el SECOP | Por lo h¡general cuando los contratista no son de la ciudad . | Incumplimiento de lo establecido en la ley Decreto 1510 del 2013, en lo referente al término otorgado para la publicación de los contratos en el SECOP. ( Legal) | Auditoría Interna | Crear una alerta en el sistema que notifique al correo de la oficina de contratación el vencimiento del término para publicar los contratos en el Secop | Incumplimiento de lo establecido en la ley Decreto 1510 del 2013, en lo referente al término otorgado para la publicación de los contratos en el SECOP. (Legal) | AP | 100% | Crear una alerta en el sistema que notifique al correo de la oficina de contratación el vencimiento del término para publicar los contratos en el Secop | Oficina de Sistema | x | x | 7-mar-22 | 28-abr-22 | 1401 | 100% | |||||||||||||||||
38 | Las carpetas físicas donde se archivan los contratos no cuenta con las hojas de control en cumplimiento con los Acuerdos 02 del 2014, Acuerdo 05 del 2013 y Ley 594 de 2000. | Nos se realizo en el tiempo oportuno, debido a que se manejaron los expedientes electróncos en los años de la pandemia. | Inaplicabilidad de la ley 594 del 2000 (Legal) | Auditoría Interna | 1. proceder a la identificacion de las unidades de almacenamiento del archivo de gestion. 2. Proceder a la foliacion y hoja de las carpetas del año 2021 y del archivo de gestion. 3.Incluir el formato de la hoja de control en la revisiones de los docuementos enviados al correo electrónco. | Inaplicabilidad de la ley 594 del 2000 (Legal) | AC | 100% | 1. proceder a la identificacion de las unidades de almacenamiento del archivo de gestion. 2. Proceder a la foliacion y hoja de las carpetas del año 2021 y del archivo de gestion. 3.Proceder a incluir el formato de revisión en el expediente digital. | Celia Belaides y Sandra Jimenez | x | x | 7-mar-22 | 28-abr-22 | 1401 | 100% | |||||||||||||||||
39 | La oficina de contratación no realiza articulación con la dependencia de la universidad donde surgió la necesidad de suscribir los convenios, que le permita tener evidencia del cumplimiento de estos y determinar si hay causal para liquidarlo unilateralmente | Tratar que en la facultad de cada programa presente los informes y demas documento que hagan parte del desarrollo del convenio. | Administrativo | Auditoría Interna | La oficina de contratación solo realiza la parte operativa del proceso como la documentación que se exige para la elaboración del convenio, universidad y empresas que aporta la documentación se verifica que este completa y cumpla para la formalización de convenio hasta el perfeccionamiento de las firmas. Las diferente facultades son las encargadas de ejecutar, informe y seguimientos de los convenios. | Administrativo | AC | 100% | La oficina de contratación solo realiza la parte operativa del proceso como la documentación que se exige para la elaboración del convenio, universidad y empresas que aporta la documentación se verifica que este completa y cumpla para la formalización de convenio hasta el perfeccionamiento de las firmas. Las diferente facultades son las encargadas de ejecutar, informe y seguimientos de los convenios. | ||||||||||||||||||||||||
40 | 38 | 12 | GESTIÓN DE REGIONALIZACIÓN | ||||||||||||||||||||||||||||||
41 | 39 | 13 | GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA / VICEFINANCIERA | Atraso en los pagos de salud y pensión a los docentes ocasionales | Falta de oportunidad en el giro de los recursos por parte de la Gobernacion de La Guajira | Sostenibilidad Administrativa, Financiera, Logística e Infraestructura | Auditoría Interna | Gestión de cobro | Continuar con las estrategias ya establecidas para continuidad a los programas becarios del gobierno para contar con los recursos asignados. Mantener dialogos permanetes con los diferentes entes gubernamentales para que den cumplimiento a las disposicones normativa en relación a la gratuidad de la Eduación Superior. | AM | 80 | Continuar con la gestión de cobro que se realizan desde la Vicerrectoria Administrativa y Financiera, para dar cumplimiento a las diferentes obliaciones. | Incumplimiento del Plan de Acción y objetivos unstitucionales. | VICEFINANCIERO | 2 | $ 0 | Equipos de oficina | 24-ene-22 | 30-abr-22 | 1399 | 100% | % de Disminución de consignaciones realizadas por el personal. | 0% | 0% | NO IMPLEMENTADA | ||||||||
42 | GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA / CONTABILIDAD | No se llevó a cabo un proceso de empalme entre el funcionario saliente y el entrante del área de contabilidad, no existe acta de entrega | Falta de soporte de la entrega y recibo del inventario de la oficina | Sostenibilidad Administrativa, Financiera, Logística e Infraestructura | Auditoría Interna | Realizar acta de recibio inventario | Realizar la gestion con la oficina de almacen e inventarios para oficializar la entrega de todos los elementos que hacen parte de la oficina. | AM | 80 | Dejar documentado la entrega de los elementos de oficina | Incumplimiento del Plan de Acción y objetivos unstitucionales. | LIDER CONTABILIDAD | 2 | $ 0 | Equipos de oficina | 24-ene-22 | 30-abr-22 | 1399 | 100% | Mejorar los canales de comuniciación en las diferentes areas del proceso de gestión Administrativa y Financiera. | |||||||||||||
43 | El rubro de semovientes no existen movimientos desde hace varias vigencias fiscales | Espera de informacion del proceso licitatoriio a cargo de otra dependencia | Sostenibilidad Administrativa, Financiera, Logística e Infraestructura | Auditoría Interna | Solicitar la informacion del proceso de venta a Contratacion y realizar los registros correspondientes. | Solicitar foralmente la informacion del proceso licitatorio a la oficina de contratación. Realizar los registros contables, una vez que se realice la venta de los activos, y realizar las conciliaciones que haya lugar con invetario. | AM | 80 | Realizar registro contable y actualización de inventario. | Incumplimiento del Plan de Acción y objetivos unstitucionales. | LIDER CONTABILIDAD | 2 | $ 0 | Equipos de oficina | 24-ene-22 | 30-abr-22 | 1399 | 100% | Actualización de la información contable | ||||||||||||||
44 | GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA / TESORERIA | Atraso en los pagos de salud y pensión a los docentes ocasionales | Falta de oportunidad en el giro de los recursos por parte de la Gobernacion de La Guajira | Sostenibilidad Administrativa, Financiera, Logística e Infraestructura | Auditoría Interna | Programacion de pagos por concepto de obligaciones laborales. | Continuar con la proyeccion de la programación de pago para cancelar las obligaciones laborales de los docentes ocasionales de La Universidad de La Guajira, de acuerdo con el ingreso de los recursos | AM | 80 | Dar cumplimiento a las obligaciones laborales de los docentes ocasionales | Incumplimiento del Plan de Acción y objetivos unstitucionales. | TESORERA | 2 | $ 0 | Equipos de oficina | 24-ene-22 | 30-abr-22 | 1399 | 100% | % de Disminución de consignaciones realizadas por el personal. | |||||||||||||
45 | 40 | 14 | GESTIÓN JURIDICA | Las carpetas que contiene la informacion judicial no cuentan con copias de las piezas procesales importantes, que sirva de respaldo para la toma de decisiones de la institucion. | No ha sido posible la entrega de esta información por parte de los juzgados por los medios disponibles actualmente por parte de ellos. Por otro lado ya se hizo posible la solicitud de la caja menor en aras de cubrir con los gastos que generan estos traslados y las copias. Para el año 2021 la rama judicial no presto sus servicios de manera presencial. | N/A | Auditoría Interna | verificar cada uno de los expedientes judiciales con el fin de determinar que actuaciones hacen falta. | Designar a un abogado para que solicite ante los despachos judiciales las copias de las piezas procesales que hacen falta en algunos expedientes. | AC | 50 | identifcicaciòn en su orden cronológico las piezas procesales que contiene el expediente judidicial | Incumplimiento de la ley 594 de 2000 . De que quien consulte el expediente no pueda identificar el contenido de los documentos. | JORGE LUIS ARREGOCES ALVAREZ | 1 | $ 100.000 | transporte | 1-mar-21 | 20-dic-21 | CUMPLIDA | 100% | No ha sido posible la entrega de esta información por los medios disponibles por parte de los juzgados, por lo tanto persiste el hallazgo por una causa ajena a la voluntad y gestión de la Oficina Asesora Jurídica. | 8 de diciembre de 2021 | Se reiterará la solicitud de información a los despachos pertinentes a tráves de los medios virtuales. | Medios electronicos. | 40% | 60% | PARCIALMENTE | 20-dic-21 | si | N/A | ||
46 | Persiste la mora en los procesos disciplinarios que se tramitan en la oficina jurídica, en contra del personal administrativo, estudiantes y docentes. | En el año 2021 hubo una suspension de terminos por la contingencia del covid 19 por lo tanto el trabajo se estaba desarrollando de forma virtual y los expedientes estan en fisico los cuales llevaban un proceso bastante arduo para poder digitalizar los mismos y adelantar las actuaciones. | N/A | Auditoría Interna | Replantear el plan de choque de la vigencia anterior con las actividades que se requiere para darle celeridad a los procesos disciplinarios | Realizar un analisis por parte de los abogados encargados de llevar los procesos disiciplinarios, con el fin de determinar su estado actual y la medida a implementar con cada uno de ellos. . | AC | 50 | colocar al día los procesos disciplinarios | Incumplimenro de la Ley 734 de 2000, Acuerdo 005 de 2006, acuerdo 026 de 2018 | CLARA RICARDO AARRON, ANDREA GOMEZ CADENA y GEISY PINO ALARCON | 3 | NA | NA | 1-mar-21 | 22-ago-21 | CUMPLIDA | 70% | Unificar proyección de autos de sustanciación e interlocutorios, optimizar el trámite de los procesos verbales, evacuación de procesos antiguos, impulsar procesos nuevos. | 8 de diciembre de 2021 | Se establecio un modelo básico de autos interlocutorios y sustanciación, se prioriza la terminación de procesos sumarios, se ha proferido decisión de fondo en procesos antiguos como medida de choque, se han utilizado medios digitales para facilitar el impulso de los procesos y las prácticas de pruebas. | Reunion - Informes - Revisión | 60% | 40% | PARCIALMENTE | 22 de agosto de 2021 | si | N/A | |||||
47 | Las carpetas que contiene la informacion judicial y disciplinaria no cuentan con la hoja de control D9 | Por la contingencia del covid 19 el trabajo se estaba desarrollando de forma virtual y los expedientes estan en fisico por lo tanto debia trasladarse hasta las instalaciones para cumplir con lo requerido, lo cual todo el tiempo no estaba permitido. | N/A | Auditoría Interna | verificacion de cada uno de los expedientes judiciales con el fin de determinar cuales carecen de la gestion documental pertinente. | Realizar un analisis por parte de los abogados encargados de llevar los procesos disiciplinarios, con el fin de realizr la respectiva gestion documental con cada uno de ellos. El abogado deberá solicitar al despacho su inclusión en mecanismos de busquedas de procesos judicales dispuesto por la Rama Judicial. | AC | 50 | organizar documentalmente los procesos disciplinarios | No tener indentificados plenamente los precesos. | CLARA RICARDO AARRON, ANDREA GOMEZ CADENA y GEISY PINO ALARCON | 3 | NA | NA | 6-oct-21 | 23-dic-21 | CUMPLIDA | 100% | Hoja de control de procesos disciplinarios | En el momento, todas los expedientes y/o carpetas se encuentran al dia con su hoja de control. | Fisico | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 10-dic-21 | SI | N/A | ||||||
48 | La entidad no cuenta con un manual de prevecion de daño antijuridico | Se estaban realizando los estudios pertinentes para la proyeccion del manual antijuridico. | N/A | Auditoría Interna | se realizo un estudio de los procesos allegados entre el 2018 y el 2021 teniendo como resultado la necesidad de desarrollar el manual de prevencion de daño antijuridico. | Ppor cada proceso allegado a la oficina juridica entre el 2018 y 2021, se determinó la causa, | AC | 50 | crear el manual de prevencion del daño antijuridico. | Acciones legales en contra de la universidad | YALIANA REDONDO ARRIETA Y ANDREA GOMEZ CADENA | 2 | N/A | N/A | 7-sept-21 | 15-dic-21 | CUMPLIDA | 100% | Manual de prevencion del daño antijuridico | Ya se encuentra creado el manual de prevencion del daño antijuridico mediante resolucion n 0860 del 15 de diciembre del 2021 | virtual | 100% | 0% | IMPLEMENTADA | 15-dic-21 | SI | N/A | ||||||
49 | 42 | 16 | GESTIÓN TECNÓLOGICA Y SISTEMA DE INFORMACIÓN | Se evidencio que por las medidas de confinamiento y el trabajo virtual desde casa esto conllevo a que se presentaran muchos daños en algunos equipos de cómputo y daños en las redes de conectividad por roedores. | Inactividad de los recursos tecnológicos y redes en los dos años de pandemia. | Auditoría Interna | Rediseño, implementación de la fibra óptica y mantenimiento al cableado estructurado. | Rediseño e Instalación de fibra óptica nueva. Mantenimiento y configuración del cableado estructurado. | MC | 100 | Rediseño e instalación de nueva fibra óptica y realizar mantenimienbto al cableado estructurado | Confiuración inadecuado de la fibra óptica y cableado estructuirado | Director de Sistemas | 4 | $ 1.300.000.000 | 24-ene-22 | 22-dic-22 | CUMPLIDA | Rediseño Fibra Óptica y Mantenimiento del Cableado estructurado | % de cumplimiento de las necesidades de infraestructura tecnológica | 15-jul-22 | 0% | 100% | NO IMPLEMENTADA | 22-dic-22 | SI | |||||||
50 | 43 | 17 | GESTIÓN DE BIENES, SERVICIOS ACADÉMICOS Y BIBLIOTECARIOS / RECURSOS FÍSICOS Y ACADÉMICOS | Se evidenció que, por las medidas de confinamiento y el trabajo virtual desde casa, esto conllevo a que se presentaran muchos daños en algunos equipos de cómputo y daños en las redes de conectividad por roedores. | Falta de un plan de contingencia exhaustivo y eficaz contra la proliferación de estos roedores | Plan de mantenimiento del campus universitario | Auditoría Interna | Fumigar todas las áreas donde se genera la propagación de roedores e insectos en la universidad de La Guajira, zonas de cableado de conectividad de redes | Gestionar el certificado de disponibilidad presupuestal Determinar el proveedor Realizar la Trazabilidad al proceso de fumigación | AC | 100 | Propender por el buen estado de las redes de conectividad | Incumplimiento de los planes de mantenimiento preventivos y correctivos del proceso | Freddy rodriguez Castro | Director de la dependencia Profesionales de apoyo Administrativo Personal de fumigacion | $ 119.000.000 | 27-ene-22 | 1-dic-22 | 1184 | 80% | Informe de las Fumigaciones con Evidencias fotograficas | 30-jun-22 | 0% | 100% | NO IMPLEMENTADA | ||||||||
51 | Se verificó que el último mantenimiento realizado a las baterías sanitarias fue realizado en el año 2019. | Falta de presupuesto para contratación y mantenimiento de las baterías sanitarias. | Plan de mantenimiento del campus universitario | Auditoría Interna | Mantenimiento de las baterias sanitarios | Gestionar los recursos financieros para la compra de los insumos, para el mantenimiento preventivo y correctivo de las baterías sanitarias | AC | 100 | Garantizar el mantenimiento preventivo y correctivo de las baterias sanitarias | Incumplimiento de los planes de mantenimiento preventivos y correctivos del proceso | Marinela Mengual Meza | Director de la dependencia Profesionales de apoyo Administrativo Personal de mantenimiento | 27-ene-22 | 1-dic-22 | 1184 | 80% | Evidencias del matenimiento | 30-jun-22 | 0% | 100% | NO IMPLEMENTADA | ||||||||||||
52 | Se evidenció que el último mantenimiento realizado a los extintores fue realizado en el año 2019. | falta de presupuesto para contratación y mantenimiento de dichos extintores. | Plan de mantenimiento del campus universitario | Auditoría Interna | Mantenimiento y recarga de extintores | Gestionar los recursos financieros para el mantenimiento preventivo y correctivo de los extintores | AC | 100 | Garantizar el mantenimiento preventivo y correctivo de las Extintores | Incumplimiento de los planes de mantenimiento preventivos y correctivos del proceso | Freddy rodriguez Castro | Director de la dependencia Profesionales de apoyo Administrativo Personal de mantenimiento | $ 75.743.000 | 27-ene-22 | 1-dic-22 | 1184 | 100% | Informe de los mantenimientos con Evidencias fotograficas | 30-jun-22 | 0% | 100% | NO IMPLEMENTADA | |||||||||||
53 | 44 | 18 | GESTIÓN DE ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO | ||||||||||||||||||||||||||||||
54 | 45 | 19 | GESTIÓN DE BIENESTAR SOCIAL Y UNIVERSITARIO | ||||||||||||||||||||||||||||||
55 | 46 | 20 | |||||||||||||||||||||||||||||||
56 | 47 | 21 | |||||||||||||||||||||||||||||||
57 | 48 | 22 | |||||||||||||||||||||||||||||||
58 | 49 | 23 | |||||||||||||||||||||||||||||||
59 | 50 | 24 | |||||||||||||||||||||||||||||||
60 | 51 | 25 | |||||||||||||||||||||||||||||||
61 | 52 | 26 | |||||||||||||||||||||||||||||||
62 | 53 | 27 | |||||||||||||||||||||||||||||||
63 | 54 | 28 | |||||||||||||||||||||||||||||||
64 | 55 | 29 | |||||||||||||||||||||||||||||||
65 | 56 | 30 | |||||||||||||||||||||||||||||||
66 | 57 | 31 | |||||||||||||||||||||||||||||||
67 | 58 | 32 | |||||||||||||||||||||||||||||||
68 | 59 | 33 | |||||||||||||||||||||||||||||||
69 | 60 | 34 | |||||||||||||||||||||||||||||||
70 | 61 | 35 | |||||||||||||||||||||||||||||||
71 | 62 | 36 | |||||||||||||||||||||||||||||||
72 | 63 | 37 | |||||||||||||||||||||||||||||||
73 | 64 | 38 | |||||||||||||||||||||||||||||||
74 | 65 | 39 | |||||||||||||||||||||||||||||||
75 | 66 | 40 | |||||||||||||||||||||||||||||||
76 | 67 | 41 | |||||||||||||||||||||||||||||||
77 | 68 | 42 | |||||||||||||||||||||||||||||||
78 | 69 | 43 | |||||||||||||||||||||||||||||||
79 | 70 | 44 | |||||||||||||||||||||||||||||||
80 | 71 | 45 | |||||||||||||||||||||||||||||||
81 | 72 | 46 | |||||||||||||||||||||||||||||||
82 | 73 | 47 | |||||||||||||||||||||||||||||||
83 | 74 | 48 | |||||||||||||||||||||||||||||||
84 | 75 | 49 | |||||||||||||||||||||||||||||||
85 | 76 | 50 | |||||||||||||||||||||||||||||||
86 | 77 | 51 | |||||||||||||||||||||||||||||||
87 | 78 | 52 | |||||||||||||||||||||||||||||||
88 | 79 | 53 | |||||||||||||||||||||||||||||||
89 | 80 | 54 | |||||||||||||||||||||||||||||||
90 | 81 | 55 | |||||||||||||||||||||||||||||||
91 | 82 | 56 | |||||||||||||||||||||||||||||||
92 | 83 | 57 | |||||||||||||||||||||||||||||||
93 | 84 | 58 | |||||||||||||||||||||||||||||||
94 | 85 | 59 | |||||||||||||||||||||||||||||||
95 | 86 | 60 | |||||||||||||||||||||||||||||||
96 | 87 | 61 | |||||||||||||||||||||||||||||||
97 | 88 | 62 | |||||||||||||||||||||||||||||||
98 | 89 | 63 | |||||||||||||||||||||||||||||||
99 | 90 | 64 | |||||||||||||||||||||||||||||||
100 | 91 | 65 | |||||||||||||||||||||||||||||||