| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | W | X | Y | Z | AA | AB | AC | AD | AE | AF | AG | AH | AI | AJ | AK | AL | AM | AN | |
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1 | EMPRESAS PÚBLICAS DEL QUINDÍO S.A E.S.P MATRIZ PARA LA GESTIÓN DE RIESGOS MAPA DE RIESGOS GESTIÓN POR PROCESO - VIGENCIA 2024 VERSIÓN - 1 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
2 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
3 | Código: GCI-P-02-R-02 | Versión: 05 | Fecha de Emisión: 12/04/2021 | Página: 1 de | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
4 | Identificación del riesgo | Análisis del riesgo inherente | Evaluación del riesgo - Valoración de los controles | Evaluación del riesgo - Nivel del riesgo residual | Plan de Acción | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
5 | PROCESO | N° DE RIESGOS | Referencia | Impacto | Causa Inmediata | Causa Raíz | Descripción del Riesgo | Clasificación del Riesgo | Frecuencia con la cual se realiza la actividad | Probabilidad Inherente | % | Criterios de impacto | Observación de criterio | Impacto Inherente | % | Zona de Riesgo Inherente | No. Control | Descripción del Control | Afectación | Atributos | Probabilidad Residual | Probabilidad Residual Final | % | Impacto Residual Final | % | Zona de Riesgo Final | Tratamiento | Plan de Acción | Responsable | Fecha Implementación | Fecha Seguimiento | Seguimiento | Estado | SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTION COMO TERCERA LINEA DE DEFENSA | ||||||
6 | Tipo | Implementación | Calificación | Documentación | Frecuencia | Evidencia | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
7 | GESTIÓN JURIDICA Y DEFENSA JUDICIAL | 1 | 2 | Económico | Falta de información | Falta de expediente. Falta de conexión a internet. Falta de información previa y necesaria para publicar y rendir | Posibilidad de omitir la publicación oportuna en las plataformas Secop y Sia Observa por deficiente seguimiento y falta de verificación de la fecha de expedición del acto a publicar | Fallas Tecnologicas | 170 | Media | 60% | Afectación menor a 10 SMLMV . | Afectación menor a 10 SMLMV . | #REF! | #REF! | #REF! | 1 | 1. Responsable: Profesional Universitario y Secretario General. 2. Periodo: De manera semanal. 3. Propósito: Publicidad de los procesos contractuales. 4. Control: El profesional universitario encargado del proceso de contratación deberá contar con una base de datos y link mediante el cual se le dio publicidad a los contratos. 5. Desviación: Sanciones por parte de las entidades de control. 6. Soportes: La evidencia se advierte en las plataformas Sia Observa y Secop: https://www.contratos.gov.co/consultas/resultadoListadoProcesos.jsp# | Probabilidad | Detectivo | Manual | 30% | Documentado | Continua | Con Registro | 42.0% | Media | 42% | Evitar | Aleatoriamente el Secretario General revisara procesos de contratación con el fin de evidenciar que la publicación se encuentre en ambas plataformas. | Profesional Universitario Secretario General (Verificación) | 1 de enero de 2021 | Del 01 de mayo al 31 de agosto de 2024 | Teniendo en cuenta que la Entidad implementó a partir del mes de Agosto de 2022 el uso de la plataforma Secop II, los procesos contractuales adelantados con posterioridad a esta fecha quedarán publicados en la citada plataforma. En relación con la plataforma Sia Observa, en la secretaria general se cuenta con la evidencia de la publicación y rendición de los contratos perfeccionados y legalizados entre el 01 de mayo y el 28 de agosto de 2024. | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 1 Posibilidad de omitir la publicación oportuna en las plataformas Secop y Sia Observa por deficiente seguimiento y falta de verificación de la fecha de expedición del acto a publicar.Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024.El control es adecuado, se debe tener en cuenta los informes de Contraloría, Se evidencia la publicacion de los contratos en las plataforma Sia Observa y SECOP II. | ||||
8 | 2 | 3 | Económico y Reputacional | Falencias en el seguimiento y control de las controversias judiciales | Desconocimiento de normas que rigen la actuación judicial. | Posibilidad de no ejercer de manera oportuna el derecho de defensa y contradicción en procesos judiciales por debilidades en la contabilización de términos | Ejecucion y Administracion de procesos | 2 | Muy Baja | 20% | Afectación menor a 10 SMLMV . | Afectación menor a 10 SMLMV . | #REF! | #REF! | #REF! | 1 | 1. Responsable: Profesional Universitario y Secretario General. 2. Periodo: Semestral. 3. Propósito: Salvaguardar los intereses patrimoniales de la compañía. 4. Control: Revisión permanente de las notificaciones judiciales y contabilización de terminos para las actuaciones de defensa de la empresa. 5. Desviación: Sentencias ejecutoriadas en contra de la compañía por omisión en el proceso de defensa judicial. 6. Soportes: La evidencia se advierte en cada expediente judicial, o a través de la consulta de procesos en la rama judicial: https://procesos.ramajudicial.gov.co/procesoscs/ConsultaJusticias21.aspx?EntryId=SJl2QSLqtcP%2fcJh23ZaUpRSObKg%3d | Probabilidad | Detectivo | Manual | 30% | Sin Documentar | Aleatoria | Con Registro | 14.0% | Muy Baja | 14% | Reducir (mitigar) | Revisión periodica por parte del Secretario General de las notificaciones judiciales con el fin de evidenciar la actuación oportuna de defensa de la compañía | Profesional Universitario Secretario General (Verificación) | 1 de enero de 2021 | Del 01 de mayo al 31 de agosto de 2024 | En lo corrido del segundo cuatrimestre de la vigencia 2024, se notificó 1 auto admisorio de acción popular que requirieren atención perenterio por parte de la Empresa.La secretaria general cuenta con un inventario de procesos judiciales en el cual se advierten las actuaciones pendientes de surtisen. | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 2 Posibilidad de no ejercer de manera oportuna el derecho de defensa y contradicción en procesos judiciales por debilidades en la contabilización de términos.Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. Se evidencia que la secretaria general cuenta con un inventario de procesos judiciales en el cual se advierten las actuaciones pendientes de surtirsen. | |||||
9 | GESTIÓN ESTRATEGICA DEL TALENTO HUMANO | 3 | 6 | Económico | Perdidas economicas-sanciones por parte de los entes de control -Reprocesos | alteracion de las novedades de la Nomina- falla del software de Nomina -Manipular los valores de la nomina -Error en la liquidacion de la Nomina- pagar mas o menos a los funcionarios o pensionados | Posibilidad de sufrir reprocesos en la empresa, debido a la alteración de las novedades de la nomina y/o falla del software de Nomina. | Ejecucion y Administracion de procesos | 161 | Media | 60% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | #REF! | #REF! | #REF! | 1 | 1. Responsable: Los Profesionales Universitarios encargados de nomina y Seguridad Social. 2. Periodo: Esta actividad se realiza con controles y seguimientos diarios. 3. Proposito: Con el fin de tener actualizada las novedades en el sistema. 4. Control: Se alimentará el Software de acuerdo a las novedades diarias presentadas. 5. Desviación: si no se cumple se va a sanciones fiscales y disciplinarias. 6. Soporte: las evidencias con todos los registros se encuentran en NEXIS, formato excel, documentos que van a la hoja de vida, y registros en carpetas. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 36.0% | Baja | 36% | Reducir (mitigar) | El Profesional Universitario de nomina y el PU de Seguridad Social son los encargados de realizar estas acciones, diario, para tener un manejo efectivo y oportuno en el pago de la nomina y reporte de novedades, a traves de la Revision individual de la nomina - revision de los soportes - vacaciones, incapacidades, permisos, suspensiones, sanciones y licencias. Atencion a requerimientos de los empleados de la empresa en cuanto a pagos extemporaneos y no comunicados al area del talento humano. NEXIS ( es el programa que tiene implementado la empresa general, entre ellas modulo de nomina). | PU Nomina y PU Seguridad Social | 1/1/2024 | 1/05/2024 AL 31/08/2024 | En el II cuatrimestre Se realizó los soporte de las libranzas y certificación de novedades correspondientes a las quincenas de los meses de mayo, juniio, julio y la primera quincena de agosto Se realizaron frecuentemente Reuniones con los ingenieros de la aplicación NEXIS como apoyo y adecuación a la aplicación. | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 3 Posibilidad de sufrir reprocesos en la empresa, debido a la alteración de las novedades de la nomina y/o falla del software de Nomina. Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024.El aplicativo nexis le permite al proceso controlar los pagos de nomina, libranzas y certificaciones de novedades. | ||||
10 | 4 | 7 | Reputacional | Sancion por parte del ente de control-incumpliento de requisitos legales. A nivel de archivo quedaria incompleto y las hojas de vida se requieren para realizar resoluciones de vacaciones, licencias o permisos, y ademas hacen parte integral del archivo de la Oficina de Talento Humano.. | por la manipulación o prestamo sin control. | Posibilidad de perdida en la Manipulacion de las historias laborales de los funcionarios de EPQ, ocasionando Sancion por parte del ente de control, incumpliento de requisitos legales, a nivel de archivo quedaria incompleto y las hojas de vida se requieren para realizar resoluciones de vacaciones, licencias o permisos, y ademas hacen parte integral del archivo de la Oficina de Talento Humano; debido a la manipulación o prestamo sin control de los historiales | Ejecucion y Administracion de procesos | 1800 | Alta | 80% | Afectación menor a 10 SMLMV . | Afectación menor a 10 SMLMV . | #REF! | #REF! | #REF! | 1 | 1. Responsable: El Técnico Administrativo del area de talento humano. 2. Periodo: Esta actividad se realiza con controles y seguimientos diarios. 3. Proposito: Con el fin de mantener un control y seguimiento con los expedientes laborales. 4. Control: mantiene la historia laboral actualizada y foliada, lleva acabo el respectivo control de prestamos de historias laborales en libro radicador (Secretaria General y el Abogado de bonos pensionales) el personal diferente a estas oficinas, solo puede observar los expedientes en la Oficina de Talento Humano. 5. Desviación: si no se cumple se va a sanciones fiscales y disciplinarias. 6. Soporte: las evidencias con todos los registros se encuentran formato excel, en los expedientes de cada funcionario, en el libro radicador . | Impacto | Correctivo | Manual | 25% | Documentado | Continua | Con Registro | 80.0% | Alta | 80% | Reducir (mitigar) | El responsable de las historias laborales mantiene la historia laboral actualizada y foliada, lleva acabo el respectivo control de prestamos de historias laborales en libro radicador (Secretaria General y el Abogado de bonos pensionales) el personal diferente a estas oficinas, solo puede observar los expedientes en la Oficina de Talento Humano. | Técnico Administrativo, con el apoyo del pasante | 1/1/2024 | 1/05/2024 al 31 de agosto del 2024 | En este II cuatrimestre se continuo con la actualización de las hojas de vida de los funcionarios de EPQ, diligenciando las hojas de control, de los servidores que han ingresado en este periodo reportado. | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 4 Posibilidad de perdida en la Manipulacion de las historias laborales de los funcionarios de EPQ, ocasionando Sancion por parte del ente de control, incumpliento de requisitos legales, a nivel de archivo quedaria incompleto y las hojas de vida se requieren para realizar resoluciones de vacaciones, licencias o permisos, y ademas hacen parte integral del archivo de la Oficina de Talento Humano; debido a la manipulación o prestamo sin control de los historiales.Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias del segundo cuatrimestre del año 2024.se evidencia que las historias laborales se encuentrandebidamente archivadas | |||||
11 | 5 | 8 | Económico | Sanciones fiscales, penales y disciplinarias | Falta de verificacion de documentos, y no realizar las listas de chequeo | Posibilidad de Vincular personas sin cumplimiento de requisitos minimos del cargo, alterar documentos para que cierta persona acceda a un cargo o vincular personas inexistentes, o vincular pensionados sin que suspenda su pensión, ocasionando Sanciones fiscales, penales y disciplinarias, debido a la Falta de verificacion de documentos, y no realizar las listas de chequeo | Ejecucion y Administracion de procesos | 84 | Media | 60% | Afectación menor a 10 SMLMV . | Afectación menor a 10 SMLMV . | #REF! | #REF! | #REF! | 1 | 1. Responsable: La Jefe de Oficina de Talento Humano. 2. Periodo: cada vez que se requiera. 3. Proposito: Con el fin de verificar los requisitos minimos y cumplir con la normatividad legal vigente. 4. Control: a traves del diligenciamiento Lista de chequeo de los documentos de la vacante y la revisión de antecedentes. 5. Desviación: Al no cumplir con esta actividad incurrira con sanciones disciplinarias. 6. Soporte: Las evidencias reposan en las hojas de vida de cada funcionario. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 36.0% | Baja | 36% | Reducir (mitigar) | La Jefe de Oficina de Talento Humano, llevará a cabo el diligenciamiento de la lista de chequeo de los documentos del aspirante, con el fin de verificar el cumplimiento de requisitos minimos. de la vacante y a su vez realizará la verificación de los antecedentes. | Jefe de Oficina de Talento Humano | 1/1/2024 | 4/30/2024 | En este II cuatrimestre correspomdiente a los meses mayo, junio, julio y 15 dias de agosto se realizo el ingreso de funcionarios a la empresa de la siguiente manera: (mayo - 1, junio - 1, julio - 6 y agosto - 4) para un total de 12 funcionario de los cuales se realizo la debida lista de chequeo para su respectivo ingreso y se verificó los antecedentes | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 5 Posibilidad de Vincular personas sin cumplimiento de requisitos minimos del cargo, alterar documentos para que cierta persona acceda a un cargo o vincular personas inexistentes, o vincular pensionados sin que suspenda su pensión, ocasionando Sanciones fiscales, penales y disciplinarias, debido a la Falta de verificacion de documentos, y no realizar las listas de chequeo.Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. se evidencia de 12 funcionarios durante este cuatrimestre. | |||||
12 | 6 | 52 | Económico | Perdidas economicas, sanciones fiscales, penales, disciplinarias y reprocesos. | No contar con el historial laboral e información completa de los funcionarios. | Posibilidadde expedir certificaciones electronicas de tiempo laborado (CETIL) con información errónea, asumir pasivo pensional no adecuado por la entidad, ocasionando perdidas económicas, sanciones fiscales, penales, disciplinarias y reprocesos, debido a no contar con el historiallaboral e informacióncompleta de los funcionarios. | Ejecucion y Administracion de proceso | 365 | Media | 60% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | Menor | 40% | Moderado | 1 | 1. Responsable: El jefe de Oficina de Talento Humano, con apoyo del Contratista Profesional Universitario o Contratista de apoyo a la gestión del pasivo pensional. 2. Periodo: Esta actividad se realiza con controles y seguimientos de acuerdo con la necesidad. 3. Proposito: Con el fin de mantener un control y seguimiento en cada certificación electronica de tiempo laborado. 4. Control: revisará la información de cada certificación electrónica de tiempo laborado (CETIL). 5. Desviación: Si no se cumple, se generan perdidas económicas, sanciones fiscales, penales, disciplinarias y reprocesos. 6. Soporte: las evidenias son los registros que se encuentran en el archivo central. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 36.0% | Baja | 36% | Menor | Moderado | Reducir (mitigar) | se elaborará el Manual de Procedimiento, con el fin de tener plasmado dicho proceso; se implementará una base de datos con la información | Jefe de Oficina de Talento Humano | 1/1/2024 | 1/05/2024 al 31/08/2024 | En el II cuatrimestre, se gestiono el usuario y aplicativo en el portal de Colpensiones y Ministerio de Hacienda. Se realizó la compra de la firma digital, para la adquisicion del toquen. Se elaboro base de datos con apoyo de la Registraduria Nacional | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 6 Posibilidad de expedir certificaciones electronicas de tiempo laborado (CETIL) con información errónea, asumir pasivo pensional no adecuado por la entidad, ocasionando perdidas económicas, sanciones fiscales, penales, disciplinarias y reprocesos, debido a no contar con el historial laboral e información completa de los funcionarios..Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024.Se gestiono el usuario y aplicativo en el portal de colpensiones y ministerio de hacienda se realizo la compra de la firma digital para la adquision de tokem y se elaboro base de datos con apoyo de la registraduria nacional | |||
13 | 7 | 57 | Económico | Sanciones fiscales, penales y disciplinarias. | Alteración de las novedades de la Nómina, falla del software de Nomina NEXIS, manipulación de los valores de la nómina, error en la liquidación de la Nómina. | Posibilidad de registrar el pago de planilla de seguridad social (con retiro de personal de planilla o retiro del personal en suspensión), ocasionando Sanciones fiscales, penales y disciplinarias, debido a alteración de las novedades de la Nómina, falla del software de Nomina NEXIS, manipulación de los valores de la nómina, error en la liquidación de la Nómina. | Ejecucion y Administracion de proceso | 365 | Media | 60% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | Menor | 40% | Moderado | 1 | 1. Responsable: Los Profesionales Universitarios encargados de nómina y Seguridad Social. 2. Periodo: Esta actividad se realiza con controles y seguimientos diarios. 3. Propósito: Con el fin de tener actualizada las novedades en el sistema. 4. Control: Se alimentará el Software de acuerdo a las novedades diarias presentadas. 5. Desviación: si no se cumple se va a sanciones fiscales y disciplinarias. 6. Soporte: las evidencias con todos los registros se encuentran en NEXIS, formato Excel, documentos que van a la hoja de vida, y registros en carpetas. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 36.0% | Baja | 36% | Menor | Moderado | Reducir (mitigar) | La Profesional Universitaria de nómina y la PU Seguridad Social son las encargadas de realizar estas acciones, diario, para tener un manejo efectivo y oportuno en el pago de la planilla de seguridad social y reporte de novedades, a través de la revisión individual de la nómina. | Jefe de Oficina de Talento Humano | 1/1/2024 | 1/05/2024 al 31/05/2024 | En el II cuatrimestre, se realizo una depuración de la deuda presunta. Se realizo tambien una actualización de la ficha basica de los empleados de empresas Públicas del Quindío en el aplicativo NEXIS y se realizaron los ajustes pertinentes para la realización de los pagos de la cual se lleva el control en un Excel, se maneja desde el correo de Seguridad y Salud en el trabajo | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 7 Posibilidad de registrar el pago de planilla de seguridad social (con retiro de personal de planilla o retiro del personal en suspensión), ocasionando Sanciones fiscales, penales y disciplinarias, debido a alteración de las novedades de la Nómina, falla del software de Nomina NEXIS, manipulación de los valores de la nómina, error en la liquidación de la Nómina..Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | |||
14 | CONTROL INTERNO DE GESTIÓN | 8 | 9 | Económico y Reputacional | sanciones por parte de los entes de control | Falta de compromiso por parte de los lideres de los procesos, en la entrega de la informacion oportunamente | posibilidad de Incumplimiento al plan de accion de la Oficina Asesora de Control interno ocasionando sanciones por parte de los entes de control por falta de compromiso de los lideres de los procesos en la entrega de la informacion oportuna | Ejecucion y Administracion de procesos | 365 | Media | 60% | El riesgo afecta la imagen de la entidad internamente, de conocimiento general, nivel interno, de junta dircetiva y accionistas y/o de provedores | El riesgo afecta la imagen de la entidad internamente, de conocimiento general, nivel interno, de junta dircetiva y accionistas y/o de provedores | #REF! | #REF! | #REF! | 1 | El jefe de la oficina de control interno realizara seguimiento trimestral al cumplimiento del plan de acción con el fin de verificar la realización de todas las actividades programadas en la presente vigencia, en caso que no se cumpla lo programado se informara al comité coordinador de control interno. y se levantara las actas correspondientes, al plan de acción que se encuentra publicado en la página web de la entidad | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | continua | con registro | 36.0% | Baja | 36% | Reducir (mitigar) | Solicitar oportunamente la informacion requerida a los lideres de los procesos, para la realizacion de los informes exigidos por ley | La jefe de la ofiicna de control interno-contratista | 1/1/2024 | 1/05/2024 al 31/05/2024 | Se evidencia el cumplimiento del plan anual de auditorias y seguimientos vigencia 2024 | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No.8 posibilidad de Incumplimiento al plan de accion de la Oficina Asesora de Control interno ocasionando sanciones por parte de los entes de control por falta de compromiso de los lideres de los procesos en la entrega de la informacion oportuna .Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. se evidencia la publicacion de las actas CICI N0. 003 del comite coordinador de control interno en la pagina web de la entidad | ||||
15 | Realizar periodicamente el comité coordinador de control interno con el fin de informar a la alta gerencia el estado del sistema de control interno y que sirvan para la toma de desiciones | La jefe de la ofiicna de control interno-contratista | 1/1/2024 | 1/05/2024 AL 30/04/2024 | https://drive.google.com/file/d/1Dsyjx6Ylu61Z33klR7gta2p1DXvhY6hJ/view | En curso | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
16 | PLANEACIÓN CORPORATIVA | 9 | 10 | Económico y Reputacional | Mala interpretación del área comercial en la aplicación de las tarifas | Error en la aplicación de las tarifas por desconocimiento o diligenciamiento | Posibilidad de ajustar o calcular erróneamente las tarifas de acueducto, alcantarillado y gas, debido a mala interpretación de la norma vigente, por desconocimiento o mal diligenciamiento. | Ejecucion y Administracion de procesos | 12 | Baja | 40% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | #REF! | #REF! | #REF! | 1 | Responsable: El Profesional Universitario de Planeación, Jefe de Planeacion Corporativa y Subgerente de Planeación. Periodicidad: Mensual. Propósito: Actualización correcta de las tarifas de acueducto y alcantarillado. Cómo se realiza el control: Cada mes, se realiza la verificación del IPC en la página Web del DANE donde se puede conocer cuál ha sido su variación, si llega acumulado mayor al 3% se aplica el incremento, según la normatividad vigente. Desviaciones: Se realiza el seguimiento para evitar sanciones. Evidencias: Se anexa seguimiento del IPC en formato Excel. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 24.0% | Baja | 24% | Reducir (mitigar) | Verificar los primeros 5 días del mes, el reporte del DANE en su página oficial en el IPC del mes anterior, este dato se ingresa al Excel de seguimiento del IPC donde cálcula automáticamente cuánto es el acumuldo para municipios grandes y pequeños; si llega al 3 se hace la actualización de las tarifas de acueducto y alcantarillado según el acumulado. Si no hay acumulado de 3 puntos, se dejan las tarifas como el mes anterior. Una vez son actualizadas las tarifas de aceuducto y alcantarillado se envía vía e-mail al área de facturación para su aplicación, posteriormente, se hace publicación en la página Web de la entidad. Es importante aclarar que el modelo tarifario aplicado a las tarifas de acueducto y alcantarillado para los municipios grandes está contemplado en la Resolución CRA 688 de 2014 y para los municipios pequeños en la Resolución CRA 825 de 2017. Estas resoluciones CRA contienen la metodología con la cual se calculan las tarifas mediante el estudio de costos y tarifas, el cual es realizado por un asesor experto en régimen tarifario que la entidad contrata de forma externa. | Lideres de procesos - profesional Universitario, jefe planeacion corporativa y Subgrente de planeación y mejoramiento Institucional | 1/1/2022 | 01-05-2024 AL 31-08-2024 | Por los meses de mayo, junio, julio, agosto se realizo el calculo de la tarifa de acueducto y alcantarillado, tomando como base el total de Indice de precios al consumidor IPC "Indices de serie de empalme". En el mes de junio se presenta el incremento acumulado superior al 3%. Se adjunto evidencia de publicación en la pagina de EPQ, igualmente se evidencia el envio via email a facturación. | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 9 Posibilidad de ajustar o calcular erróneamente las tarifas de acueducto, alcantarillado y gas, debido a mala interpretación de la norma vigente, por desconocimiento o mal diligenciamiento. Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | ||||
17 | 2 | Responsable: El Profesional Universitario de Planeación, jefe de planeacion corporativa y Subgerente de Planeacón. Periodicidad: De manera mensual Proposito: Realiza la aplicación correcta del Marco tarifario control: Cada mes hace la verificación de las variables de costos del gas (tranporte y peso de metro cubico-kilo), inventarios de volumenes , factores de corrección, IPP - IPC y la correcta aplicación de la Resolución vigente de la metodologia, para los calculos de los cargos de distribución , comercialización y subsidios. Desviación: El no aplicarse la tarifa correctamente puede generar un impacto reputacional, economico Interno y externo, sanciones a la Entidad. Evidencias: Archivo en excel publicación tarifas subsidios&contribuciones y otros documentos que genere la ejecución de la aplicación de la tarifa. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 24.0% | Baja | 24% | reducir (mitigar) | Solicitar los 5 primeros dias de cada mes la informacion requerida a los procesos competentes, para que sea entregada maximo a los 10 dias del mes. Realizar los calculos de acuerdo al modelo tarifario y la normatividad vigente, y realizar el formato Publicacion tarifas subsidios&contribuciones, para su aprobacion y firma por el Subgerente de Planeacion y Mejoramiento Instutucional. Publicacion en diario regional de alta circulacion y en la pagina Web. Ademas de la entrega de la informacion al area de facturacion via email para la aplicacion de la tarifa. | Lideres de procesos - profesional Universitario, jefe planeacion corporativa y Subgrente de planeación y mejoramiento Institucional | 5/1/2022 | 01-05-2024 AL 31-08-2024 | Por los meses de mayo, junio, julio, agosto se envio la información solicitada por el asesor tarifario-Gas, para el calculo de la tarifa de gas. Con la información aportada por el asesor se diligencia el el formato para la publicación de la tarifa gas; y el calculo de corrección segun Art 13 Resolución 127 de 2013. Se adjunta evidencia de la publicación de la tarifa en el periodico"La Cronica", se adjunta evidencia del envio via email a facturación. | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 10 Posibilidad de ajustar o calcular erróneamente las tarifas de acueducto, alcantarillado y gas, debido a mala interpretación de la norma vigente, por desconocimiento o mal diligenciamiento. Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. El control es adecuado | ||||||||||||||||||||
18 | 10 | 11 | Económico y Reputacional | Incumplimiento de los requisitos normativos establecidos para la administración y gestión de Calidad | Poca efectividad en socializacion de los documentos que se normalizan en calidad a los funcionarios que los utilizan. No se cuenta acceso a los diferentes formatos y procedimientos en un documento publico para utilizacion de todos los funcionarios | Posibilidad de uso inadecuado u obsoleto de los procedimientos, formatos y registros del SGC, por incumplimiento de requisitos normativos, falta de socialización y falta de acceso en un documento público. | Ejecucion y Administracion de procesos | 365 | Media | 60% | El riesgo afecta la imagen de la entidad internamente, de conocimiento general, nivel interno, de junta dircetiva y accionistas y/o de provedores | El riesgo afecta la imagen de la entidad internamente, de conocimiento general, nivel interno, de junta dircetiva y accionistas y/o de provedores | #REF! | #REF! | #REF! | 1 | Responsable: El Profesional Universitario de Planeación Corporativa, Periodicidad: en todo momento, Aplicación: normalizar los documentos requeridos por cualquiera de los procesos de la Entidad ya sea elaborados actualizados o cancelados, Control: solicitud de normalización mediante formato de emisión de documentos, una vez normalizado se pide al lider del proceso socializar de manera transversal este documento a cargo de su proceso, por otra parte gestionar un medio electrónico con el proceso competente (sistemas de información) donde sean públicados de manera continua todos los documentos actualizados y vigentes con que cuenta cada area de la Empresa, lo anterior para su fácil consulta, acceso oportuno y el uso adecuado, se implementará controles en la administración y custodia de los documentos públicados que eviten alteración de su original versión. Desviación: la no actualización del SGC genera una mala operabilidad de los procesos, ineficiente desempeño Institucional, incumplimiento a los objetivos de la Entidad y posibles sanciones. Evidencia: registro implementado para solicitud de emisión de documentos y socialización de los procesos, la ruta digital dispuesta para esta acción servira de evidencia documental y los archivos que reposan en el area de Planeación Corporativa. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 36.0% | Baja | 36% | Reducir (mitigar) | Establecer el uso del registro de Emisión de documentos, como herramienta de control para la trazabilidad y socializacion de los documentos normalizados. Gestionar un medio electronico donde se tenga publicado todos los documentos vigentes para que tengan acceso a estos documentos todos los funcionarios, competentes. | Profesional Universitario de Planeación Institucional Profesional Universitario de Sistemas de Información | 01 De Enero De 2021 | 01-05-2024 AL 31-08-2024 | En este segundo cuatrimestre de 2024, se hace normalización de los documentos solicitados por los diferentes procesos, mediante el registro de emisión de documentos , se hace acompañamiento algunas areas y se da indicaciones en los parametros de actualización de los documentos de su proceso, que reposan en custodia en la oficina de Planeación Corporativa, a continuación las Areas que se acompañaron y en las que se realizaron actualizaciones y normalizaciones: *Subgerencia de Comercialización de Servicios y Atención al cliente, se realizó normalización de doce (12) procedimientos y los registros de los procesos de Facturación y cobro persuasivo y también del Proceso de Peticiones quejas y reclamos, *Subgerencia de Planeación y Mejoramiento Institucional se en el proceso de Planeación Técnica y Ambiental se elaboró el Procedimiento para "Trámite Y Renovación De Concesiones De Aguas Superficiales Y Subterraneas ", * Subgerencia de Servicios Públicos Domiciliarios, se realizó normalización de algunos formatos solicitados, cabe anotar que se utilizó el formato de solicitud de emisión para la normalización y socialización de los documentos, dejando identificado si eran actualizados , elaborados o cancelados. De otra parte se está organizando por procesos los documentos para ser subidos a la Nash o el sitio que habilite el proceso competente, para tener acceso a su consulta y utilización. Las evidencias fisicas reposan en la Oficina de Planeación Corporativa en el expediente respectivo según la TRD. | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 10 Posibilidad de uso inadecuado u obsoleto de los procedimientos, formatos y registros del SGC, por incumplimiento de requisitos normativos, falta de socialización y falta de acceso en un documento público. Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024.La oficina de control interno de gestion recomienda que lo documentos de calidad se deben publicar en un lugar que todos los procesos tenga acceso a la informacion para evitar el uso de documentos obsoletos. | |||||
19 | 11 | 12 | Económico y Reputacional | Hallazgos de los entes de control desinformación de los usuarios, inconsistencia en los informes presentados. | los procesos no cumplen con las metas establecidas en el plan de acción | Posibilidad de alteración de la información provocando hallazgos de los entes de control, por inconsistencias en los informes presentados, dado que los procesos no cumplen con las metas establecidas en el Plan de Acción. | Ejecucion y Administracion de procesos | 3 | Baja | 40% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | #REF! | #REF! | #REF! | 1 | El Profesional Universitario de Planeación Corporativa realiza la recoleccion de la informacion (reportes de indicadores) cada cuatro meses , la cual es solicitada por correo electronico y oficios; para que envien la matriz debidamente diligenciada con los soportes, cuando la información enviada no corresponde o esta incompleta se solicita de nuevo la corrección y el envio correspondiente a ese cuatrimestre, para ser consolidada y verificar los avances en ese periodo con respecto a cada indicador y posterior a ello realizar la elaboracion del Informe, en caso de presentar información alterada no se podra contar con veracidad en los indicadores, lo que puede ocasionar incumplimiento de los objetivos institucionales. La evidencia queda publicada en la pagina y en solicitudes por correo y oficios archivados en la oficina de Planeación Corporativa. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 24.0% | Baja | 24% | Reducir (mitigar) | Solicitar oportunamente la informacion requerida a los lideres de los procesos, para la consolidación del Plan de Acción y la realización de los informes exigidos por ley. | Profesional Universitario de Planeación Corporativa | 1 de enero de 2021 | 01-05-2024 AL 31-08-2024 | Este segundo cuatrimestre se brindó acompañamiento a los procesos que tienen indicadores de medición en el Plan de Acción versión 2, lo anterior dado que se elaboró el Plan Estrategico 2024-2027 , el cual fue socializado, aprobado y publicado en la pagina EPQ, es de resaltar que para un mayor alcance de reporte en tiempo real y de manera más eficaz se entregó desde la Oficina de Planeación Corporativa una hoja de vida de los Indicadores de cada proceso dando capacitación en el uso de la misma, y se solicitó a traves de oficio su actualización y reportes efectivos según los periodos estipulados para cada indicador, donde mediante Drive se genero una nueva estrategía de recepción en los reportes generados por procesos para la consolidación de la Matriz del Plan de Acción de toda la Entidad. Es de anotar que apenas se cuente con la consolidación se procede a realizar los respectivos informes, para proceder posteriormente a su entrega a la OCIG y su publicación en la pagina principal de la Entidad. https://www.epq.gov.co/index.php/es/transparencia-y-acceso-a-la-informacion/politicas-planes-o-lineas-estrategicas.html | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 11 Posibilidad de alteración de la información provocando hallazgos de los entes de control, por inconsistencias en los informes presentados, dado que los procesos no cumplen con las metas establecidas en el Plan de Acción. Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. se evidencia el incremento de la tarifa en el segundo cuatrimestre de 2024. Se recomienda que para que no se materialice este riesgo los lideres de los procesos entreguen la informacion requerida para su revision y analisis a la oficina de planeacion y esta pueda entregarla oportunamente a la oficina de control interno de Gestion por lo tanto se recomienda replantear la accion de control con el fin de que sea mas efectiva. | |||||
20 | 12 | 13 | Económico y Reputacional | No detectar a tiempo el incumplimiento de los objetivos estratégicos por procesos / acciones disciplinarias | Los diferentes procesos no presentan la información oportuna para la evaluación de los planes, programas y proyectos de la Entidad | Posibilidad de no evaluar efectivamente Los Planes, Programas Y Proyectos, impidiendo detectar a tiempo el incumplimiento de Los Objetivos Estrategicos De La Entidad, al no presentar la información adecuada, pertinente y a tiempo de los Mapas de Riegos. | Ejecucion y Administracion de procesos | 3 | Baja | 40% | Afectación menor a 10 SMLMV . | Afectación menor a 10 SMLMV . | #REF! | #REF! | #REF! | 1 | El profesional universitario de Planeación Corporativa solicita la información a cada proceso (seguimiento a los riesgos identificados) de manera cuatrimestral por correos electronicos y envio de oficios, para que envien la matriz de riesgo de gestión y de corrupción (a quienes les aplique) ,buscando con ello consolidar y hacer la verificación de los riesgos a los cuales esta expuestos la entidad; cuando no viene completo se solicita por correo electronico la información faltante o errada para poder continuar con la consolidación para poder ser enviada a la tercera linea de defensa. En caso de no poder realizar la evaluación y no hacer la consolidación oportuna puede llegar a la materialización de los diferentes Riesgos en los procesos de la Entidad. La evidencia queda publicada en la pagina y soportes existentes en solicitudes por correo y oficios archivados en la oficina de Planeación Corporativa. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 24.0% | Baja | 24% | reducir (mitigar) | Solicitar oportunamente la informacion requerida a los lideres de los procesos, para el seguimiento y la consolidación de la Matriz de Riesgos de Corrupción y de Gestión, y proceder a la realizacion de los informes exigidos por la normatividad y para el buen desempeño Institucional. | Profesional Universitario de Planeación Corpotaiva | 1 de enero de 2021 | 01-05-2024 AL 31-08-2024 | Se hizo solicitud oficial a los diferentes procesos de la Entidad, mediante oficio, para el reporte del seguimiento de Riesgos de Corrupción, Gestión, Seguridad de la Información y fiscales, para el segundo cuatrimestre de la vigencia 2024, donde a la fecha ya se hizo entrega de los seguimientos con reporte y consolidado en una matriz global de los Mapas de Riesgos de Corrupción, Fiscales y Seguridad de la Información, y se culminó el de Gestión para se entregado inmediatamente con este reporte actual a la Oficina de Control Interno de Gestión; a traves de la matriz consolidada, de manera global con todos los procesos para su mejor observación y evaluación , se enviara para su efectiva publicación, en la pagina de EPQ, La evidencia reposa en los expedientes Fisicos y Digitales de Seguimiento a Riesgos de 2024 de la Subgerencia de Planeación y Mejoramiento Institucional en el proceso de Planeación Corporativa y publicados en la pagina de epq en el link https://www.epq.gov.co/index.php/es/nuestra-gestion/control-rendicion-cuentas/mapa-de-riesgos-por-proceso-corrupcion.htm | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No 12 .Posibilidad de no evaluar efectivamente Los Planes, Programas Y Proyectos, impidiendo detectar a tiempo el incumplimiento de Los Objetivos Estrategicos De La Entidad, al no presentar la información adecuada, pertinente y a tiempo de los Mapas de Riegos.Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre de - Se recomienda al proceso de planeación solicitar a los lideres de los procesos los mapas de riesgos y controles con las evidencias con anterioridad al vencimiento del cuatrimestre que se va a rendir, con el fin de que puedan evaluar los controles por parte de la oficina de control interno de gestión con suficiente tiempo para que evitar lo sucedido en el presente cuatrimestre que se enviaron los riesgos para la evaluación faltando un día para la publicación en la página de la entidad. | |||||
21 | 13 | 14 | Reputacional | La no transparencia y posible focos de corrupción. Errores de tramites aplicables y falta de instrumentos de medición. | Demora en que las subgerencias responsables pasen la información. Falta de control en la veracidad y oportunidad de la información. | Posiibilidad de incumplimiento y mala calidad en el reporte de la Información al SUIT, debido a la falta de transparencia y mecanismos de medición efectivos, por errores en los trámites y demora en las entregas de información para el cargue. | Ejecucion y Administracion de procesos | 12 | Baja | 40% | Afectación menor a 10 SMLMV . | Afectación menor a 10 SMLMV . | #REF! | #REF! | #REF! | 1 | El Profesional Universitario de Planeación Corporativa, debe recepcionar la información a cada una de las subgerencias competentes con el fin de cargar esta información a la plataforma SUIT esta información se reporta mensual, La solicitud de la información debe ser certificada por cada uno de los subgerentes de los procesos responsables de suministrarla., el no reporte de la información va en contra del principio de transparencia y puede ocasionar focos de corrupción. La evidencia son los cargues en el aplicativo SUIT. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 24.0% | Baja | 24% | reducir (mitigar) | Solicitar oportunamente la informacion requerida a los lideres de los procesos relacionados en los tramites adscritos, para garantizar el cargue mensual en el aplicativo y asi cumplir con la Ley Antitramites. | Profesional Universitario de Planeación Corporatival | 1 de enero de 2021 | 01-05-2024 AL 31-08-2024 | Se realizó el cargue de reporte en el aplicativo Suit, para los quince (15) tramites aprobados para nuestra Entidad en los procesos de planeación técnica y ambiental y la subgerencia de comercialización de servicios y atención al usuario, dando cumplimiento en los tiempos en el reporte exigido Al Sistema Único de Información de Tramites SUIT, el cual es el instrumento de apoyo para la implementación de la Política de Racionalización de Trámites que administra el Departamento Administrativo de la Función Pública. Se cuenta con las certificaciones de los tramites reportados por el proceso de Planeación Técnica y Ambiental y de la Subgerencia de Comercialización de Servicios y Atención al Cliente, se pueden evidenciar los soportes de los tramites reportados por la Subgerencia de Comercialización de Servicios y Atención al Cliente y los de Planeación Técnica y Ambiental se encuentran en sus expedientes del archivo fisico, y/o en el archivo digital del proceso de planeación corporativa. Y el cargue de cada tramite por periodo se puede evidenciar en el aplicativo Suit. Dispuesto por el DNP. https://www.funcionpublica.gov.co/web/suit | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No.13 Posiibilidad de incumplimiento y mala calidad en el reporte de la Información al SUIT, debido a la falta de transparencia y mecanismos de medición efectivos, por errores en los trámites y demora en las entregas de información para el cargue. .Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024.Se evidencia que se encuentra en el archivo del expediente, en el correo dispuesto por el proceso de planeación corporativa y en el aplicativo Suit. Dispuesto por el DNP. https://www.funcionpublica.gov.co/web/suit | |||||
22 | Laboratorio de ensayo y calidad del agua | 14 | 20 | Económico y Reputacional | Falta de recursos económicos. | No contar con la infraestructura óptima, en cuanto a equipos e instalaciones que permitan realizar el aseguramiento de calidad en cada etapa del proceso. | Posibilidad de no acreditación en la norma 17025 por falta de recursos economicos, materiales calibrados e infraestructura óptima para dicho cumplimiento. | Ejecucion y Administracion de procesos | 7200 | Muy Alta | 100% | El riesgo afecta la imagen de la entidad internamente, de conocimiento general, nivel interno, de junta dircetiva y accionistas y/o de provedores | El riesgo afecta la imagen de la entidad internamente, de conocimiento general, nivel interno, de junta dircetiva y accionistas y/o de provedores | Menor | 40% | Alto | 1 | El jefe de Laboratorio realiza el seguimiento permanente al cumplimiento de requisitos para la contratación de proveedores de insumos, mantenimiento y calibración de equipos con sus respectivos cronogramas y plan metrológico. Buscando con ello dar cumplimiento a lo establecido en los cronogramas y en el plan metrológico una vez se adjudiquen dichos contratos de cada vigencia. Además se realiza acompañamiento por parte de empresa asesora y se realizan avances significativos en el aseguramiento de técnicas y seguimiento constante a la documentación que nos lleve a la acreditación. Dando cumplimiento a lo anterior se evitan sanciones de los entes de control, como evidencias se cuenta con los cronogramas y el plan metrológico . | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 60.0% | Media | 60% | Menor | 40% | Moderado | Reducir (mitigar) | El Laboratorio de aguas cuenta con una empresa asesora en cuanto a todo lo que tiene que ver con la implementación de la norma y desarrollo de actividades propias que nos puedan llevar a alcanzar la acreditación. Se cuenta con plan metrológico para la vigencia 2024 (ADJUNTO PLAN METROLÓGICO) y se pretenden realizar ensayos de aptitud y auditoría interna. en el segundo semestre del año 2024. | Jefe de Laboratorio | Marzo de 2021 | 01-05-2024 a 31-08-2024 | En este segundo cuatrimestre se inició acompañamiento en todo lo relacionado con el proceso de avance en la acreditación. por parte de la empresa asesora mediante contrato de prestación de servicios 073 de 2024. | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No.14 Posibilidad de no acreditación en la norma 17025 por falta de recursos economicos, materiales calibrados e infraestructura óptima para dicho cumplimiento.Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024.Se está avanzando en la contratación de la empresa asesora para realizar el acompañamiento en todo lo relacionado con el proceso de avance en la acreditación. | |
23 | Laboratorio de ensayo y calidad del agua | 15 | 21 | Económico y Reputacional | Falta de agilidad en los procesos de contratación. | No contar con la infraestructura en el centro de acopio , para el manejo de residuos y no contar con el tratamiento y la disposición adecuados en el tratamiento de los mismos. | Posibilidad incumplimiento del programa de Bioseguridad y manejo de Residuos, por falta de agilidad en los procesos contratuales y no contar con la estructura del centro de acopio para el manejo de residuos y no contar con el tratamiento y la disposición adecuados en el tratamiento de los mismos. | Ejecucion y Administracion de procesos | 365 | Media | 60% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | Menor | 40% | Moderado | 1 | El jefe de Laboratorio realiza el seguimiento permanente al cumplimiento de requisitos para la contratación de proveedores para dsiposición final de residuos, buscando la Implementación del programa de Bioseguridad y con ello dar cumplimiento a lo establecido por las autoridades ambientales una vez se adjudiquen dichos contratos para cada vigencia. Dando cumplimiento a lo anterior se evitan sanciones de los entes de control con las evidencias de ejecución del contrato y los registros de control y disposición final de los residuos. | Probabilidad | Detectivo | Manual | 30% | Documentado | Continua | Con Registro | 42.0% | Media | 42% | Menor | 40% | Moderado | Evitar | El Laboratorio de aguas requiere de una empresa especializada en la disposición final de residuos sólidos peligrosos. En este momento la documentación se encuentra en el área de jurídica para la elaboración de la minuta y poder iniciar con el proceso contractual para dar disposición final adecuada a los residuos. (CUANDO SE TENGA LA MINUTA SE ADJUNTA) | Jefe de Laboratorio | Enero de 2024 | 01-05-2024 a 31-08-2024 | El laboratorio cuenta con empresa recolectora de residuos peligrosos para su debida disposición final mediante contrato de prestación de servicios 067 de 2024. | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No.15 Posibilidad incumplimiento del programa de Bioseguridad y manejo de Residuos, por falta de agilidad en los procesos contratuales y no contar con la estructura del centro de acopio para el manejo de residuos y no contar con el tratamiento y la disposición adecuados en el tratamiento de los mismos. Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024.Se continua con el proceso de contratacion | |
24 | Laboratorio de ensayo y calidad del agua | 16 | 22 | Económico y Reputacional | Divulgación de la información | Acarrear multas por divulgación de la información y que la información pueda llegar a personas inadecuadas. | Posibilidad de no contar con la confidencialidad de la información. | Ejecucion y Administracion de procesos | 365 | Media | 60% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | Menor | 40% | Moderado | 1 | El jefe de Laboratorio realiza el seguimiento permanente al cumplimiento en cuanto a validar la firma de confidencialidad de cada uno de las personas vinculadas con información del Laboratorio. Para cada vigencia y futuras. Buscando con ello dar cumplimiento a lo establecido en el aseguramiento de la confidencialidad. Dando cumplimiento a lo anterior se evita que la información pueda llegar a personas que con ella atenten contra el Laboratorio o la empresa. La Evidencia son los acuerdos de confidencialidad firmados. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 36.0% | Baja | 36% | Menor | 40% | Moderado | Evitar | El Laboratorio cuenta con un documento de protección de la informaciión interno y externo "Acuerdo de confidencialidad (ADJUNTO ACUERDOS). Tiene su soporte legal, sin embargo se llevará al área de jurídidca para que se le de el aval legal desde esta oficina. | Jefe de Laboratorio | Enero de 2024 | 01-05-2024 a 31-08-2024 | El laboratorio cuenta con los acuerdos y ya se están ajustando para entregar al área de jurídica. Aún no se han entregado debido a que con los avances que se han obtenido en este segundo cuatrimestre se requiere adicionar algunas cosas mas a este acuerdo. | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No.16 Posibilidad de no contar con la confidencialidad de la información.Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024.continua en proceso. | |
25 | Laboratorio de ensayo y calidad del agua | 17 | 23 | Reputacional | Técnicas no estandarizadas ni ajustadas a los estándares de calidad | No tener veracidad ni confiabilidad en los análisis de Laboratorio que se realicen por falta de aseguramiento de calidad en cada una de la técnicas. | Posibilidad de no contar con Técnicas implementadas en los análisis diarios, que garanticen veracidad y confiabilidad en los análisis de Laboratorio que se realicen por falta de aseguramiento de calidad en cada una de la técnicas. | Ejecucion y Administracion de procesos | 7200 | Muy Alta | 100% | El riesgo afecta la imagen de la entidad con algunos usuarios de relevancia frente al logro de los objetivos | El riesgo afecta la imagen de la entidad con algunos usuarios de relevancia frente al logro de los objetivos | Moderado | 60% | Alto | 1 | El jefe de Laboratorio realiza el seguimiento permanente al cumplimiento de la aplicación de aseguramiento de calidad en cada una de las técnicas,buscando con ello dar cumplimiento a lo establecido en los estándares de calidad para cada vigencia y futuras. Dando cumplimiento a lo anterior se evitan sanciones de los entes de control con evidencias en la realización de ensayos que aseguren la calidad de cada uno de los análisis asi como la validación de las técnicas analíticas usadas en el Laboratorio de Aguas. La evidencia son los soportes de validación de las técnicas. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 60.0% | Media | 60% | Moderado | 60% | Moderado | Evitar | El laboratorio cuenta con una programación establecida en este año que permitirá avanzar en la validación de técnicas de análisis que garantizan la confiabilidad de los resultados obtenidos por el Laboratorio. | Jefe de Laboratorio | Enero de 2024 | 01-05-2024 a 31-08-2024 | El laboratorio realizó la programación para el avance en la validación de técnicas, en este momento se encuentra en procesos estadisticos los datos obtenidos para obtener el producto deseado. | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No.17 Posibilidad de no contar con Técnicas implementadas en los análisis diarios, que garanticen veracidad y confiabilidad en los análisis de Laboratorio que se realicen por falta de aseguramiento de calidad en cada una de la técnicas. .Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024.El laboratorio realizó la programación para el avance en la validación de técnicas | |
26 | GESTIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS | 18 | 24 | Económico y Reputacional | Desabastecimiento en el municipio de Agua Potable Daños físicos en las redes de distribución de acueducto, perdidas ecónomicas,sanciones,interrupción del servicio. Falla en el sitema de alcantarillado, provocado por mala conexión a las tuberías principales, colapsos y taponamientos de los sitemas | Falta de recursos para optimizar las redes, falta de materiales en sitio para el arreglo de la red, falta de maquinaria para agilizar los arreglos, daños en la red de aducción o conducción. No contratar el personal idoneo y necesario, ni poseer los materiales suficientres, para mantener las redes del acueducto y alcantarillado sin obstrucciones y realizar las reposiciones que sean necesarias. | Posibilidad de daños físicos en la red de Acueducto y Alcantarillado, generando perdidas económicas, interrupción o fallas en la prestación del servicio, daños o colapso en la operación de los sistemas de abastecimiento, distribución, transporte y tratamiento tanto de agua potable como aguas negras. Debido a la falta de recursos para optimizar redes, adecuación en el funcionamiento de equipos, falta de personal requerido para la operación del servicio y la atención de fallas en los sistemas, Falta de material disponible en sitio para atender emergencias o requerimientos inmediatos y demás labores que impliquen una prestación optima de los servicios de acueducto y alcantarillado . | Ejecucion y Administracion de procesos | 48 | Media | 60% | El riesgo afecta la imagen de de la entidad con efecto publicitario sostenido a nivel de sector administrativo, nivel departamental o municipal | El riesgo afecta la imagen de de la entidad con efecto publicitario sostenido a nivel de sector administrativo, nivel departamental o municipal | #REF! | #REF! | #REF! | 1 | El Profesional Universitario de la Subgerencia de Servicios Públicos Domiciliarios, mensualmente realizara control al contrato de suministros de materiales , mediante el cual se adquieren los materiales necesarios para realizar las reparaciones que den lugar a los sistemas de Acueducto y Alcantarillado con el fin de mitigar daños, afectaciones a la comunidad; en la prestación de los Servicios, produciendo interrupción del servicio de agua potable o probelmaticas por vertimiento de aguas residuales, como evidencias se presentan copias del Acta de supervisón del Contraro de Suministro. | Impacto | correctivo | manual | 25% | Documentado | mensual | Con Registro | 60.0% | Media | 60% | Reducir (mitigar) | Se busca tener inventario en existencia o contrato vigente para suplir las emergencias o contingencias, en caso que no haya material disponible en la coordinación se enviará material desde la oficina central. | Profesional Universitario Subgerencia de Servicios Públicos Domiciliarios. | 5/1/2021 | 01/05/2024 al 31/08/2024 | Se realizo la supervisión al Contrato de Suministros de manera mensual como se evidencia en las Actas anexas. https://drive.google.com/file/d/1cH7BvLCYt40YyZcYJENH6j74z9j95qbr/view?usp=drive_link | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 18 Posibilidad de daños físicos en la red de Acueducto y Alcantarillado, generando perdidas económicas, interrupción o fallas en la prestación del servicio, daños o colapso en la operación de los sistemas de abastecimiento, distribución, transporte y tratamiento tanto de agua potable como aguas negras. Debido a la falta de recursos para optimizar redes, adecuación en el funcionamiento de equipos, falta de personal requerido para la operación del servicio y la atención de fallas en los sistemas, Falta de material disponible en sitio para atender emergencias o requerimientos inmediatos y demás labores que impliquen una prestación optima de los servicios de acueducto y alcantarillado .Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024.se evidencia la supervision al contrato de suministro de acuerdo a las actas | ||||
27 | 2 | El Personal Técnico de la Subgerencia de Servicios Públicos Domiciliarios, diariamente se encargaran de realizar mantenimientos y/o reparaciones en los sistemas de Acueducto y Alcantarillado para el buen funcionamiento de las redes, garantizando la continuidad y calidad del servicio, se presentan informes del estado del las redes en los municipios para programar actividades de reparaciones o mantenimientos en los sectores que se requieren con el personal capacitado para dichas labores. Tambien se encargaran de supervisar el funcionamiento de los equipos utilizados en las reparaciones de las redes de acueducto o alcantarillado. La desviación en caso de no cumplir con el control proyectado provoca interrupción del servicio de agua potable o probelmaticas por vertimiento de aguas residuales, las evidencias se deben enviar en fotografías del arreglo y del material utilizado, | Impacto | correctivo | manual | 25% | Documentado | diario | Con Registro | 60.0% | Media | 60% | Leve | 0% | Moderado | Reducir (mitigar) | Se garantiza la programación del personal para coordinar los mantenimientos y/o repaciones requeridas para el correcto funcionamiento de los Sistemas de Acueducto y Alcantarillado. | Personal Técnico de la Subgerencia de Servicios Públicos Domiciliarios | 5/1/2021 | 01/05/2024 al 31/08/2024 | Se realizaron los mantemientos preventivos y correctivos según las programaciones como se evidencia en las bitacoras , fotografias https://drive.google.com/file/d/1cH7BvLCYt40YyZcYJENH6j74z9j95qbr/view?usp=drive_link | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 18 Posibilidad de daños físicos en la red de Acueducto y Alcantarillado, generando perdidas económicas, interrupción o fallas en la prestación del servicio, daños o colapso en la operación de los sistemas de abastecimiento, distribución, transporte y tratamiento tanto de agua potable como aguas negras. Debido a la falta de recursos para optimizar redes, adecuación en el funcionamiento de equipos, falta de personal requerido para la operación del servicio y la atención de fallas en los sistemas, Falta de material disponible en sitio para atender emergencias o requerimientos inmediatos y demás labores que impliquen una prestación optima de los servicios de acueducto y alcantarillado .Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024.se evidencia los mantenimientos preventivos y correctivos | |||||||||||||||||
28 | 19 | 29 | Económico y Reputacional | 1, Por falta de mantenimientos preventivos y correctivos(Fugas, Corrosion, mal funcionamiento de valvulas). 2, Baja presion y volumen en los tanques de abastecimiento. 3, Falla en los reguladores de primera etapa 4. Inoportunidad en el abastecimiento y de las condiciones tecnicas necesarias para el suministro de gas GLP a los usuarios 5. falta de Pago oportuno de las cuentas de cobro realizadas por el proveedor | Carencia De Control De Variables Para Garantizar El Inventario Del Combustible | Posibilidad de suspension del servicio por falta de mantenimiento, baja presión y deshabastecimiento de los propanoductos que opera la empresa | Ejecucion y Administracion de procesos | 365 | Media | 60% | El riesgo afecta la imagen de de la entidad con efecto publicitario sostenido a nivel de sector administrativo, nivel departamental o municipal | El riesgo afecta la imagen de de la entidad con efecto publicitario sostenido a nivel de sector administrativo, nivel departamental o municipal | #REF! | #REF! | #REF! | 1 | Profesional Universitario de Gas programa 3 inspecciones al año, (Dichas inspecciones pueden ser realizadas por: el proveedor, tecnicos de Gas o el profesional Universitario de Gas) con el fin de detectar fugas o anomalias en la planta de almacenamiento, se hara el control de acuerdo al resultado obtenido , con mantenimientos preventivos y/o correctivos por el personal tecnico idoneo, En caso que se presente Fugas: Solicitar apoyo tecnico y de herramientas al proveedor, si es necesario solicitar tanque en comodato.Desviación: perdida economica y posibles afectaciones a la infraestructura. Su evidencia sera en ordenes de trabajo, actas de visita. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 36.0% | Baja | 36% | Evitar | Se garantiza la programación del personal para coordinar los mantenimientos y/o repaciones requeridas para el correcto funcionamiento de los Sistemas de gas GLP | Personal Técnico de la Subgerencia de Servicios Públicos Domiciliarios | 1/1/2024 | 01/05/2024 Al 31/08/2024 | Se realizaron los mantemientos preventivos según las programaciones como se evidencia en las ordenes de trabajo , fotografias, se esta adelantando la cotizacion para realizar mantenimiento y certificación total de los tanques estacionarios. https://drive.google.com/file/d/1em1Lvi5WHNb3lDZbFpAaaFdMxTv6sEdt/view?usp=drive_link | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 19 Posibilidad de suspension del servicio por falta de mantenimiento, baja presión y deshabastecimiento de los propanoductos que opera la empresa .Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024.La oficina de control interno de gestion considera que la descripcion del riesgo deberia ser mas especifica al establecer cual de los servicios que presta EPQ hace referencia | |||||
29 | 2 | El cuerpo técnico de gas realizara diariamente las lecturas de variables diarias de las condiciones de volumen, presión y temperatura de los propanoductos actividad controlado por el Profesional universitario de gas. Con el propósito de detectar variación de las variables de volumen y presión con el fin de evitar disminución de presión y caudal en la red de distribución, En caso que se presente se debe dar aviso al profesional universitario para solicitar gas al proveedor, desviación la afectación en la continuidad del servicio. La evidencia es formatos de lecturas diarias. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 0.0% | Muy Baja | 0% | Evitar | Se programa el personal para la toma de lecturas diarias correspondientes a la validacion de las variables de presion temperatura y volumen del gas | Personal Técnico de la Subgerencia de Servicios Públicos Domiciliarios | 1/1/2024 | 01/05/2024 Al 31/08/2024 | Se realiza control a los formatos de lecturas y suministros establecidos por el sistema de gestión de calidad, donde el personal tecnico de gas debe diligenciar diariamente los datos tomados de las condiciones y variables del propanoducto. Se toman lecturas validando el estado de los propanoductos https://drive.google.com/file/d/1em1Lvi5WHNb3lDZbFpAaaFdMxTv6sEdt/view?usp=drive_link | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 19 Posibilidad de suspension del servicio por falta de mantenimiento, baja presión y deshabastecimiento de los propanoductos que opera la empresa .Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024 | ||||||||||||||||||||
30 | 3 | El Subgerente de Servicios Públicos Domiciliarios debe contar con un proveedor los 365 dias del año y realizar la contratación del suministro para cada año en la cual es necesario presentar Los Procedimientos Y Procesos Para La Contratación Del Proveedor De Gas A Tiempo Propósito: Contar con la disponibilidad de la materia prima para la prestación del servicio, que es el Gas GLP. En caso que se presente: Acudir a la Subgerencia Administrativa y financiera con el fin de aprobar un presupuesto y a Secretaria General para llevar un proceso de contratacion. Desviación afectación en la continuidad del servicio: La evidencia es el contrato de suministro | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 0.0% | Muy Baja | 0% | Evitar | Garantizar permanentemente la disponibilidad del gas GLP realizando las gestiones y contratación para el suministro de gas GLP | lider procesos de gas | 1/1/2024 | 01/01/2024 Al 30/04/2024 | Desde la subgerencia se realiza las gestiones para la contratación de un proveedor de Gas GLPSe cuenta con el contrato de suministro 012 del 2024 https://drive.google.com/file/d/1em1Lvi5WHNb3lDZbFpAaaFdMxTv6sEdt/view?usp=drive_link | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 19 Posibilidad de suspension del servicio por falta de mantenimiento, baja presión y deshabastecimiento de los propanoductos que opera la empresa .Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024 | ||||||||||||||||||||
31 | 4 | Subgerente de Servicios Públicos Domiciliarios, el profesional Universitario y la subgerencia administrativa, cada vez que el volumen este mínimo en un 50%, deben realizar el suministro y la cuenta de cobro antes de terminarse el mes para pago oportuno, mediante trámites necesarios como actas parciales por el valor de los productos y la transferencia de la cuenta, al área de Contabilidad para su respectivo pago. Propósito: Contar con la disponibilidad de la materia prima para la prestación del servicio, que es el Gas GLP. en caso que se presente: Acudir al área Administrativa y técnica con el fin de aprobar el pago, una vez cumpla con los requisitos de la cuenta de cobro, la Desviación Afectación en la continuidad del servicio. Evidencia cuentas de cobro por parte del contratista. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 0.0% | Muy Baja | 0% | Evitar | Garantizar las gestiones administrativas y documentación para el pago oportuno del contrato de suministro del gas. | lider procesos de gas | 1/1/2024 | 01/05/2024 Al 31/08/2024 | Se han realizado abastecimientos de acuerdo a la necesidad . https://drive.google.com/file/d/1em1Lvi5WHNb3lDZbFpAaaFdMxTv6sEdt/view?usp=drive_link | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 19 Posibilidad de suspension del servicio por falta de mantenimiento, baja presión y deshabastecimiento de los propanoductos que opera la empresa .Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | ||||||||||||||||||||
32 | 5 | Responsable: Subgerente de Servicios Públicos Domiciliarios- profesional Universitario de Gas. Periodicidad: Cuando se genere la necesidad de materiales de acuerdo a su funcionalidad. Control: debe realizar un Backuk de materiales para evitar la falta de los mismos cuando se presente un evento. Propósito: Contar con la disponibilidad de la materia prima para la prestación del servicio en caso de un daño, que es el Gas GLP. en caso que se presente: Solicitar apoyo tecnico y de herramientas al proveedor, si es necesario solicitar tanque en comodato. Desviación: Afectación en la continuidad del servicio. Evidencia: Contrato de materiales y suministro | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 0.0% | Muy Baja | 0% | Evitar | Garantizar permanentemente la disponibilidad de los recursos para el suministro de materiales con las gestiones y contratación de un proveedor | lider procesos de gas | 1/1/2024 | 01/05/2024 Al 31/08/2024 | Se cuenta con un contrato de ferretería, se realizó un pedido de uniones en polietileno para tener un stop del mismo por si se presenta alguna emergencia. https://drive.google.com/file/d/1em1Lvi5WHNb3lDZbFpAaaFdMxTv6sEdt/view?usp=drive_link | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 19 Posibilidad de suspension del servicio por falta de mantenimiento, baja presión y deshabastecimiento de los propanoductos que opera la empresa .Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | ||||||||||||||||||||
33 | 20 | 30 | Económico | 1, Daño en las estructuras de los tanques estacionarios, linea de abastecimiento y tren de regulacion. 2, Deshabastecimiento por daños de terceros | Daños ocacionados por terceros a las plantas de gas afectando la operación del servicio | Posibilidad de daños por terceros a las plantas de gas GLP ocacionando perdidas economicas | Daños Activos Fisicos | 365 | Media | 60% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | #REF! | #REF! | #REF! | 1 | Responsable: Cuerpo Técnico y Profesional Universitario de Gas, diariamente realizar controles a las plantas estacionarias, validando la infraestructura;está actividad es controlada por el profesional universitario. Propósito: Detectar variación de las variables de volumen y presión con el fin de realizar el control del estado fisico de las plantas y se realizan los controles diarios en plantas estacionarias como presión en lineas idorización. En caso que se presente: Realizar las reparaciones y correcciones pertinentes, hacer valida la poliza con la que la subgerencia administrativa aseguran todos los bienes de la empresa. Desviación: perdida economica y debastecimiento de suministro de gas Evidencia: Toma de presiones en sitio | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 36.0% | Baja | 36% | Evitar | Realizar visitas diarias y diligenciamiento de los formatos | Personal Técnico de la Subgerencia de Servicios Públicos Domiciliarios | 1/1/2024 | 01/05/2024 Al 31/08/2024 | Se realizan visitas diarias a las plantas de gas https://drive.google.com/file/d/1em1Lvi5WHNb3lDZbFpAaaFdMxTv6sEdt/view?usp=drive_link | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 20 Posibilidad de daños por terceros a las plantas de gas GLP ocasionando perdidas economicaRespecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | |||||
34 | 21 | 31 | Económico y Reputacional | 1-Desconocimiento de los procedimientos establecidos 2-Omisión voluntaria del operario de cumplir los procedimientos establecidos 3-Omisión de los tecnicos de gas en seguir el protocolo de descargue | falta de cumplimiento de los procedimientos establecidos | Posibilidad de presentarse una emergencia durante el trasiego de Gas por el incumplimiento de los procedimientos. | Ejecucion y Administracion de procesos | 365 | Media | 60% | Entre 50 y 100 SMLMV | Entre 50 y 100 SMLMV | #REF! | #REF! | #REF! | 1 | Responsable: Cuerpo Técnico y Profesional Universitario de Gas, Periodicidad: una vez al año control: debe realizar Capacitaciones a los técnicos de gas sobre los procedimientos de descargue. Propósito: Mantener actualizados el cuerpo tecnico con respecto a los procedimientos del suministro de gas. Realizar control al cuerpo tecnico y el cumplimiento de los procedimientos En caso que se presente: Realizar las acciones pertinentes por parte del personal del cuerpo de bomberos y del personal de la empresa de Suministro, quienes están capacitados para atender cualquier tipo de emergencia durante el trasiego. Luego de controlar el evento se debe evaluar los daños presentados, y realizar las reparaciones pertinentes con apoyo de la subgerencia administrativa y financiera para la compra de los equipos, herramientas y materiales necesarias. Se debe aplicar los procedimientos establecidos dentro del plan de emergencias. Desviación: Afectación en la continuidad del servicio Evidencia:Contrato suministro a granel, de gas GLP (gas licuado de petróleo) | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 36.0% | Baja | 36% | Evitar | Mantener capacitado al personal tecnico con la actualizacion normativa vigente en gas | lider procesos de gas | 1/1/2024 | 01/05/2024 Al 31/08/2024 | Se dio cumplimiento con capacitación realizada el día 08 de agosto del año 2024, donde se realizó control de actividades diarias y cumplimiento de los procesos y procedimientos para el servicio de gas Domiciliario. Se debe realizar una capacitación al año. https://drive.google.com/file/d/1em1Lvi5WHNb3lDZbFpAaaFdMxTv6sEdt/view?usp=drive_link | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 21 Posibilidad de presentarse una emergencia durante el trasiego de Gas por el incumplimiento de los procedimientos. Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | |||||
35 | 22 | 32 | Reputacional | 1-Trabajos de construcción dentro de la vivienda 2-Aseo de la vivienda 3-Manipulación indebida de la red 4-Afectacion por factores externos a la vivienda o al gasodomestico. | malnipulacion indevida de la red iterna | Posibilidad de presentarse una Emergencia en redes internas causada por el usuario | Usuarios, productos y practicas , organizacionales | 1 | Muy Baja | 20% | El riesgo afecta la imagen de alguna área de la organización | El riesgo afecta la imagen de alguna área de la organización | #REF! | #REF! | #REF! | 1 | Responsable: Subgerente de Servicios Públicos Domiciliarios, Profesional Universitario del Area de comuniciaciones debe Realizar campañas de socialización en tipo preventivo para uso seguro de gas, 1 vez al año. Y El profesional Universitario de Gas programa certificaciones previas a las intalaciones de las redes con periodicidad: de una vez cada 5 años. Proposito:evitar defectos en las redes internas de Gas por modificaciones a la infraestructura interna de la red por parte de los usuarios, mediante visitas tecnicas y capacitaciones se pretende minimizar el riesgo mediante la socializacion de manejo seguro del gas. Si se presenta: El personal tecnico realiza la visita con el fin de realizar las acciones pertinentes para solucionar el evento, se dan recomendaciones al usuario. Desviación: perdida economica y posibles afectaciones a la infraestructura Evidencia: Campañas de socializacion. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 12.0% | Muy Baja | 12% | Evitar | realizar socializaciones permanentes a los usuarios del buen uso y manejo del gas | lider procesos de gas | 1/1/2024 | 01/05/2024 Al 31/08/2024 | De acuerdo al plan de comunicaciones de la entidad, desde la subgerencia de planeacion y mejoramiento institucional se cuenta con contratistas para el cumplimiento del mismo; Dentro de las obligaciones del contrato está estipulado la publicación de campañas educativas para el buen uso y manejo del gas y acueducto. Asi mismo desde la Subgerencia de servicios Públicos Domiciliarios y de acuerdo a los controles realizados por el área comercial se realizan visitas técnicas a los usuarios según PQRS recibidas. Desde la Subgerencia Comercial se debe tener el control de las certificaciones quinquenales de las redes internas, de acuerdo a ello la Subgerencia Servicios Públicos realiza las visitas con el personal tecnico para evitar la manipulación de la red. publicacion en redes sociales, control de certificaciones, atencion aoportuna de PQRS https://drive.google.com/file/d/1em1Lvi5WHNb3lDZbFpAaaFdMxTv6sEdt/view?usp=drive_lin | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 22.Posibilidad de presentarse una Emergencia en redes internas causada por el usuario .Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | |||||
36 | GESTIÓN DE PLANTAS DE POTABILIZACIÓN Y TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES | 23 | 28 | Económico y Reputacional | Falta de operación de la planta | 1. Personal no capacitado 2.No poseer los elementos basicos en laboratorio para realizar control de la eficiencia del tratamiento 3. Falta de recursos para la adecuacion de infraestructura | Posibilidad de recibir sanciones por los entes de control por no cumplir con las normas de calidad en las PTAPS y PTARS, debido a: los errores y descuido en la toma de decisiones en la operación y control del proceso del tratamiento del agua por parte del personal de operarios; por falta de suministro oportuno de insumos químicos, de equipos e infraestructura adecuados , y por falta de mantenimiento oportuno de los mismos. | Ejecucion y Administracion de procesos | 365 | Media | 60% | El riesgo afecta la imagen de alguna área de la organización | El riesgo afecta la imagen de alguna área de la organización | #REF! | #REF! | #REF! | 1 | El operario de cada planta de potabilización de agua realiza controles de proceso y calidad del agua cada hora del dia y lo registra en la planilla 'Registro de Operación Planta de Tratamiento', en caso de no cumplir con esta actividad se procede según lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo vigente. Ya que esto implica no producir agua potable para los usuarios. Queda como evidencia la planilla y el reporte diario que se envia a la lider del proceso via whats app. | Impacto | Correctivo | Manual | 25% | Sin Documentar | Continua | Sin Registro | 60.0% | Media | 60% | Reducir (mitigar) | Con el fin de optimizar la producción de agua potable, se esta cumpliendo un cronograma para mantenimientos a las diferentes plantas de tratamiento, a las instalaciones físicas, a los equipos (electricos, tecnomecánicos, elementos metalicos) etc., capacitacion-reinduccion a los operarios, | Jefe Oficina de Plantas, profesional universitario, operarios, personal técnico Oficina de Plantas | 1/15/2022 | 1/5/2024 - 31/08/2024 | Se ejecuto el mantenimiento mecanico de valvulas y compuertas de las plantas de tratamiento de agua potable y en el momento se encuentra en ejecucion el cronograma de mantenimiento electronico de los equipos. Se encuentra en ejecucion el programa de induccion y reinduccion de opearario que se ha centrado en la implementacion de un nuevo coagulante. (Evidencia: Fotos, actas y planillas de registro, se anexan por correo electronico) https://drive.google.com/file/d/1yspkINM26InaNBqVycYI8qFFVIzMZDgF/view?usp=sharing | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 23 .Posibilidad de recibir sanciones por los entes de control por no cumplir con las normas de calidad en las PTAPS y PTARS, debido a: los errores y descuido en la toma de decisiones en la operación y control del proceso del tratamiento del agua por parte del personal de operarios; por falta de suministro oportuno de insumos químicos, de equipos e infraestructura adecuados , y por falta de mantenimiento oportuno de los mismos. Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | ||||
37 | 2 | El operario de cada planta de tratamiento de aguas residuales diariamente realiza limpieza y mantenimiento a las estructuras y controles del proceso de tratamiento donde se registra en el formato de ' Registro diario de Toma de caudal, pH y temperatura ', en caso de no cumplir con estas actividades se procede según lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo vigente. La desviación es la afectación que ocasiona al tratamiento de las aguas residuales e incumplimiento a la normatividad vigente. Las evidencias son las bitacoras, actas de visitas y formatos de registro de parametros y/o mantenimiento. | Impacto | Correctivo | Manual | 25% | Sin Documentar | Continua | Sin Registro | 60.0% | Media | 60% | Leve | 0% | Moderado | Reducir (mitigar) | Con el fin de cumplir con los requerimientos, se tiene un cronograma para realizar mantenimientos a las diferentes plantas de tratamiento, a los equipos (electricos, tecnomecánicos, elementos metalicos) | Jefe Oficina de Plantas, operarios, personal técnico Oficina de Plantas | 1/15/2022 | 1/05/2024 - 31/08/2024 | Se realiza mantenimiento a los sistemas de las plantas de tratamiento de agua residual. https://drive.google.com/file/d/1yspkINM26InaNBqVycYI8qFFVIzMZDgF/view?usp=sharing | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 23 Posibilidad de recibir sanciones por los entes de control por no cumplir con las normas de calidad en las PTAPS y PTARS, debido a: los errores y descuido en la toma de decisiones en la operación y control del proceso del tratamiento del agua por parte del personal de operarios; por falta de suministro oportuno de insumos químicos, de equipos e infraestructura adecuados , y por falta de mantenimiento oportuno de los mismos..Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | |||||||||||||||||
38 | COMERZALIZACIÖN DE SERVICIOS Y ATENCIÓN AL CLIENTE - FACTURACIÓN Y COBRO PERSUASIVO Y GESTIÓN PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS | 24 | 34 | Económico y Reputacional | Desconocimiento en la ejecucion de los procesos | Desconocimiento de los procesos por parte de los funcionariose insatisfacción del usuario | Posibilidad de Insatisfaccion por parte del usuario debido al incummplimiento y/o desconocimiento de los diferentes servicios ofrecidos por el area de facturación desde la Sugerencia de Comercialización de Servicios y Atención al Cliente. | Usuarios, productos y practicas , organizacionales | 300 | Media | 60% | El riesgo afecta la imagen de de la entidad con efecto publicitario sostenido a nivel de sector administrativo, nivel departamental o municipal | El riesgo afecta la imagen de de la entidad con efecto publicitario sostenido a nivel de sector administrativo, nivel departamental o municipal | #REF! | 80% | #REF! | 1 | 1. El Subgerente de Comercializacion de Servicios y Atencion al Cliente mensualmente realiza seguimiento a cada una de las actividades desempeñadas por la subgerencia, esto a traves de informes y reuniones periodicas con los responsables de cada proceso. En algun incumplimiento se hace llamado de atencion, si este sigue presentandose se remite a control disciplinario interno. Se deja como evidencia los informes y actas de reuniones. | Impacto | Correctivo | Manual | 25% | Documentado | Continua | Con Registro | 60.0% | Media | 60% | Moderado | 60% | Moderado | Reducir (mitigar) | Reuniones periodicas con coordinadores y recaudadores municipales | Subgerente de Comercialización de Servicios y Atención al cliente, y Jefes de proceso | 1/1/2024 | 1/05/2024-31/08/2024 | 1- El 3 de julio se realizo reunion de informar nuevamente las recomendaciones a seguir en los diferentes procesos de comercial. 2. el 23 de julio se realizo reunion especifica con la coordinacion de circasia por el incremento de inconsistencias en la ejecucion de los procesos.3. el 29 de agosto | En Curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 24 Posibilidad de Insatisfaccion por parte del usuario debido al incumplimiento y/o desconocimiento de los diferentes servicios ofrecidos por el area de facturación desde la Sugerencia de Comercialización de Servicios y Atención al Cliente. .Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. Se evidencia reuniones periodicas con los coordinadores y recaudadores | |
39 | Charla trabajo en equipo y comunicación asertiva "PAUSA ACTIVA" por ARL positiva y Talento Humano | Subgerente de Comercialización de Servicios y Atención al cliente y Oficina de Talento Humano | 1/1/2024 | 1/05/2024-31/08/2024 | 1-Se han realizado por parte de la arl capacitaciones a los funcionarios del proceso comercial sobre pausas activas 2- Recomendaciones sobre higiene postural 3- Recomendaciones sobre las efectos de las caidas en el sitio de trabajo. Todas las actas reposan en Talento Humano que son directamente los responsables de la capacitacion. | En Curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 24 Posibilidad de Insatisfaccion por parte del usuario debido al incumplimiento y/o desconocimiento de los diferentes servicios ofrecidos por el area de facturación desde la Sugerencia de Comercialización de Servicios y Atención al Cliente. Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | |||||||||||||||||||||||||||||||||
40 | Capacitacion en actualizacion lectores y actualizacion del Software para el conocimiento del nuevo programa de sistema para una buena gestion. | Subgerente de Comercialización de Servicios y Atención al cliente y Oficina de Talento Humano | 1/1/2024 | 1/05/2024-31/08/2024 | 1- el 27 de junio se realizo induccion a los coordinadores sobre el manejo de sofware de inventarios 2. Se realizo entrega de los dispositivos con todas las actualizacion de app para optimizar la toma de lecturas. | En Curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 24 Posibilidad de Insatisfaccion por parte del usuario debido al incumplimiento y/o desconocimiento de los diferentes servicios ofrecidos por el area de facturación desde la Sugerencia de Comercialización de Servicios y Atención al Cliente. .Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024.Se evidencia acta de capacitacion de lectores | |||||||||||||||||||||||||||||||||
42 | Seguimiento mensual al area de facturacion a traves de los informes consolidados | Jefe de facturacion cobro persuasivo y jefatura de peticiones quejas y reclamos | 1/1/2024 | 1/05/2024-31/08/2024 | 1- Se tiene la informacion de seguimiento a cada proceso que hace parte de la facturacion del servicio con corte a julio | En Curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 24 Posibilidad de Insatisfaccion por parte del usuario debido al incumplimiento y/o desconocimiento de los diferentes servicios ofrecidos por el area de facturación desde la Sugerencia de Comercialización de Servicios y Atención al Cliente. .Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | |||||||||||||||||||||||||||||||||
43 | 25 | 35 | Económico y Reputacional | La no atencion oportuna de la PQRs, que los usuarios interponen a la organizacion | la no respuestas en los tiempos establecidos por la de Ley | Posibilidad de incumplimiento en los tiempos de respuesta a los usuarios, generando sanciones en dinero y perdida de reputacion y/o credibiidad ante los usuarios, debido a la no atención oportuna de las PQRs, ya que existen tiempos que establece la Ley. | Usuarios, productos y practicas , organizacionales | 300 | Media | 60% | Afectación menor a 10 SMLMV . | Afectación menor a 10 SMLMV . | #REF! | 20% | #REF! | 1 | 1. El Subgerente de Comercializacion de Servicios y Atencion al Cliente y el Jefe de Peticiones Quejas y Reclamos, mensualmente realiza seguimiento a las PQrs presentadas por los usuarios, esto a traves de informes y reuniones periodicas con los responsables de la misma área. En algun incumplimiento se hace llamado de atencion, si este sigue presentandose se remite a control interno disciplinario. Se deja como evidencia los informes y actas de reuniones. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 36.0% | Baja | 36% | Leve | 20% | Bajo | Reducir (mitigar) | Se recibe la PQR y se asigna su respectivo radicado desde el área de ventanilla Única. | Tecnico Administrativo de Ventanilla Única. | 1/1/2024 | 1/05/2024-31/08/2024 | 1- La responsable del proceso de pqr realiza mediante un formato en excel que la informacion recibida por ventanilla o por correo sea repartida de manera oportuna a cada una de las subgerencias. | En Curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 25 Posibilidad de incumplimiento en los tiempos de respuesta a los usuarios, generando sanciones en dinero y perdida de reputacion y/o credibiidad ante los usuarios, debido a la no atención oportuna de las PQRs, ya que existen tiempos que establece la Ley. .Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el primer cuatrimestre del año 2024.Para este cuatrimestre se evidencia el manejo de las PQRs a traves del software NEXIS donde de radican todas las PQRs que ingresan a la empresa | ||
44 | Se define la causal en concordancia con las causales definidas por la resolución SSPD 6635 de 2018 | Tecnico Administratvo PQRS | 1/1/2024 | 1/05/2024-31/08/2024 | Para el primer cuatrimestre 2024 se evidencia la cuasal definida el la hoja de control de PQRS que tiene un numero PQRS asignado correspondiente al semaforo . Se evidenica en el archivo de PQRS de la subgerencia comercial | En Curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 25 Posibilidad de incumplimiento en los tiempos de respuesta a los usuarios, generando sanciones en dinero y perdida de reputacion y/o credibiidad ante los usuarios, debido a la no atención oportuna de las PQRs, ya que existen tiempos que establece la Ley. .Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | |||||||||||||||||||||||||||||||||
45 | Se define la causal en concordancia con las causales definidas por la resolución SSPD 6635 de 2018 | Tecnico Administratvo PQRS | 1/1/2024 | 01/05/2024 al 31/08/2024 | 1. Se realiza analisis de la peticion, queja o reclamo para establecer la causal enmarcada en la resolucion SSPD 6635 DE 2018, se puede evidenciar en el aplicativo nexis | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 25 Posibilidad de incumplimiento en los tiempos de respuesta a los usuarios, generando sanciones en dinero y perdida de reputacion y/o credibiidad ante los usuarios, debido a la no atención oportuna de las PQRs, ya que existen tiempos que establece la Ley. .Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | |||||||||||||||||||||||||||||||||
46 | Se asigna a la subgerencia y área competente o al jefe de PQR's para tramitar respuesta, a la par se carga en el semáforo (archivo excel) para controlar el proceso del cada expediente y los tiempos de respuesta y en el Nexis para suministrar información posteriormente a los respectivos informes. | Profesional Universitario PQRS | 1/1/2024 | 1/05/2024-31/08/2024 | Se realiza reparto a cada una de las subgerencias para que estas brinden una respuesta de fondo a la peticion, queja o reclamo. Todo se puede evidenciar mediante un formato en excel que lleva la responsable de pqrs, con fin de poder controlar el tiempo oportuno de la respuesta | En Curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 25 .Posibilidad de incumplimiento en los tiempos de respuesta a los usuarios, generando sanciones en dinero y perdida de reputacion y/o credibiidad ante los usuarios, debido a la no atención oportuna de las PQRs, ya que existen tiempos que establece la Ley. Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | |||||||||||||||||||||||||||||||||
47 | La respuesta a las PQR se emiten segun solicitud del usuario bien sea via correo electrónico o dirección fisica que el solicitante suscribe al momento de interponer el PQR. En el caso de la notificacion por aviso, queno pudo sustirse se publica en la pagina Web de la entidad y se entiende notificadas con su publicacion. | Tecnico Administratvo PQRS y subgerencia administrativa y financiera el P. u del area de sistemas | 1/1/2024 | 1/05/2024-31/08/2024 | Se evidencia en el formato en excel fecha de respuesta de la peticion y forma de notificacion | En Curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 25 Posibilidad de incumplimiento en los tiempos de respuesta a los usuarios, generando sanciones en dinero y perdida de reputacion y/o credibiidad ante los usuarios, debido a la no atención oportuna de las PQRs, ya que existen tiempos que establece la Ley. .Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | |||||||||||||||||||||||||||||||||
48 | Realiza seguimiento a las PQrs presentadas por los usuarios, esto a traves de informes y reuniones periodicas con los responsables de la misma área. En algun incumplimiento se hace llamado de atencion, si este sigue presentandose se remite a control interno disciplinario. Se deja como evidencia los informes y actas de reuniones. | Subgerente de Comercializacion de Servicios y atención al Clente, Jefe de PQRS , profesional universitario de PQRS y Técnico Administrativo | 1/1/2024 | 1/05/2024-31/08/2024 | 1. Se brindo capacitacion a los coordinadores de todo lo relacionado con las PQRS, a traves del proceso de Talento humano 2- Mensualmente se realiza reporte del comportamiento de las PQR en Comite de Gerencia. | En Curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 25 .Posibilidad de incumplimiento en los tiempos de respuesta a los usuarios, generando sanciones en dinero y perdida de reputacion y/o credibiidad ante los usuarios, debido a la no atención oportuna de las PQRs, ya que existen tiempos que establece la Ley. Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | |||||||||||||||||||||||||||||||||
49 | GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA (SISTEMAS DE LA INFORMACIÓN) | 26 | 40 | Económico y Reputacional | Retraso por parte de las Subgerencias en la entrega oportuna y veras de la información que debe reportarse de manera periodica en el SUI, así como tambien toda la documentación requerida para el cierre de los proyectos provenientes de regalias. | Incumplimiento en las entregas y verecidad de la información | Posibilidad de presentar los reportes de información al SUI/GESPROY, inoportunamente o poca calidad y veracidad, ocasionando Retraso por parte de las Subgerencias en la entrega oportuna y veras de la información que debe reportarse de manera periodica en el SUI, así como tambien toda la documentación requerida para el cierre de los proyectos provenientes de regalias; debido al incumplimiento en las entregas y verecidad de la información | Ejecucion y Administracion de procesos | Semanal, Mensual, Trmestral, Semestral y anual | Muy Alta | 100% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | #REF! | #REF! | #REF! | 1 | 1. Responsable: Tecnico Operativo 2. Periodo: Semanal, Mensual, Trimestral, Semestral y Anual. Realizara los cargues 3. Proposito: Cumplir con la informacion veraz y oportuna a la superintendencia de servicios pùblicos a traves del SUI y cumplir con los procesos y procedimientos para dar tramite y cierre a los proyectos de regalias a traves de Gesproy. 4. Control: verificacion constante de los estados de reporte, certificados, y pendientes y asignarlos a cada subgerencia u oficina encargada. Para caso de gesproy realizar los procesos de programacion, contratacion y ejecucion en las fechas reales. 5. Desviacion: En caso de no realizar el reporte de la informacion o en caso de no reportar verazmente, podria estar sujeto a sanciones por parte de la superservicios, asi tambien en caso de no realizar los avances de proyecto en gesproy se vera afectada la calificacion IGBR. 6. Soportes: se puede ingresar a la plataforma SUI y realizar la respectiva verificacion de los reportes en estado pendiente y certificados. Para el caso de gesproy se puede ingresar a la plataforma y consiltar el IGBR de la entidad | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 60.0% | Media | 60% | Reducir (mitigar) | Realizar un constante monitoreo de los formularios pendientes según su periodicidad, ademas crear campañas para generar concienca en la entrega de la información. Tambien se propone incluir avisos por parte de los sistemas de control interno para agilizar los procesos en la entrega de la información. Para el Caso de Gesproy realizar reunionres y mesas de trabajo a fin de generar compromisos que permitan avanzar en el cierre de los proyectos de Regalias | Tecnico Operativo | 1/1/2024 | 1/05/2024-31/08/2024 | Para este II cuatrimestre correspondiente a los meses de mayo, junio, julio y agosto, en el SUI, se realizó un seguimiento al estado de reportes pendientes y se envio a cada Subgerencia para dar aviso del estado pendiente de algunos reportes así como las fechas de vencimiento, para el caso de GESPROY se adelantaron reuniones con funcionarios del Departamento Nacional de Planeación DNP a fin de cerrar los proyectos. | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 26 .Posibilidad de presentar los reportes de información al SUI/GESPROY, inoportunamente o poca calidad y veracidad, ocasionando Retraso por parte de las Subgerencias en la entrega oportuna y veras de la información que debe reportarse de manera periodica en el SUI, así como tambien toda la documentación requerida para el cierre de los proyectos provenientes de regalias; debido al incumplimiento en las entregas y verecidad de la informaciónRespecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | ||||
50 | GESTIÓN DE TESORERIA | 27 | 41 | Reputacional | El giro por transferencia para pagos de servicios públicos no describe toda la información completa del pago | Falta o demora por parte de los usuarios oficiales y/o empresas para reportar los pagos efectuados a favor de EPQ, donde se indique la factura afectada por el pago realizado. | Posibilidad de no registrar en los libros los abonos a cartera, debido a consignaciones por identificar, ocasionadas por falta o demora por parte de los usuarios oficiales y/o empresas para reportar los pagos efectuados a favor de EPQ, donde se indique la factura afectada por el pago, dado que el giro por transferencia para pago de servicios públicos no describe toda la información completa del pago realizado. | Ejecucion y Administracion de procesos | 730 | Alta | 80% | El riesgo afecta la imagen de alguna área de la organización | El riesgo afecta la imagen de alguna área de la organización | #REF! | 20% | #REF! | 1 | La Tesorera General de la entidad, revisa diariamente los recaudos bancarios identificando el tipo de abono (pse, transferencia y código de barras) para su respectivo registro en libros contables. Si quien realizó el giro no informa el concepto de la transacción, se comunica con la entidad que realizó el pago para que esta informe el concepto pagado | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 48.0% | Media | 48% | Leve | 20% | Moderado | Reducir (mitigar) | La Tesorera General de la entidad revisa diariamente los pagos. en caso de que no realicen el respectivo reporte, se comunica con la entidad que realizó el giro para que esta informe lo relacionado con el pago con el fin de poder afectar el ingreso según corresponda. | Tesorero General | 1/1/2024 | 1/05/2024-31/08/2024 | En este II cuatrimestre,diariamente la Tesorera General consulto los saldos de bancos de acuerdo a los recaudos para así revisar si alguna entidad no presento el reporte. Seguidamente se comunica con las entidades pendientes por reportar los pagos vía telefonica. De no ser atendida acude a solicitar el respectivo reporte por medio de correo electronico. | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 27 Posibilidad de no registrar en los libros los abonos a cartera, debido a consignaciones por identificar, ocasionadas por falta o demora por parte de los usuarios oficiales y/o empresas para reportar los pagos efectuados a favor de EPQ, donde se indique la factura afectada por el pago, dado que el giro por transferencia para pago de servicios públicos no describe toda la información completa del pago realizado..Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | |
51 | 28 | 42 | Económico y Reputacional | Error involuntario al digitar los ingresos en el software contable. | Información inconsistente en los libros contables. | Posibilidad de incremento de partidas conciliatorias, debido a un error involuntario al digitar los ingresos en el software contable, ocasionando información inconsistente en los libros contables. | Ejecucion y Administracion de procesos | 12 | Baja | 40% | Afectación menor a 10 SMLMV . | Afectación menor a 10 SMLMV . | #REF! | 20% | #REF! | 1 | La Tesorera General, mensualmente descarga los extractos de cada banco, éstos son enviados a Contabilidad donde se realizan las conciliaciones bancarias a fin de revisar si se encuentra en ellas partidas conciliatorias por valores pendientes por identificar y/o error en el registro de ingresos-egresos con el fin de tener todas las cuentas bancarias de la entidad debidamente conciliadas. Cuando se presentan partidas conciliatorias se hace necesario verificar los ingresos-egresos para realizar las correcciones del caso | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 24.0% | Baja | 24% | Leve | 20% | Bajo | Reducir (mitigar) | La Tesorera General diariamente se encarga de revisar el ingreso obtenido en el banco, para así realizar el respectivo cruce con el reporte y soportes de rigor de Comercialización y Servicio al Cliente. Después se realizan conciliaciones periódicas. | Tesorero General | 1/1/2024 | 1/05/2024-31/08/2024 | En este II cuatrimestre, la Tesorera General diariamente revisó las plataformas de los bancos comparando los ingresos en el programa contable de la entidad de E.P.Q, en este cuatrimestre no se realizo ningún ingreso de forma incorrecta, por lo cual no se realizaron partidas conciliatorias. | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 28 Posibilidad de incremento de partidas conciliatorias, debido a un error involuntario al digitar los ingresos en el software contable, ocasionando información inconsistente en los libros contables..Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | ||
52 | 29 | 43 | Económico y Reputacional | Realizar pagos por transferencia. | Error involuntario en la digitación de pagos. | Posibilidad de que se presenten sobregiros, al realizar pagos por transferencia ocasionados por un error involuntario en la digitación de pagos. | Ejecucion y Administracion de procesos | 365 | Media | 60% | Afectación menor a 10 SMLMV | Afectación menor a 10 SMLMV | Leve | 20% | Moderado | 1 | El Jefe de Oficina - Tesorero General, diariamente revisa el Excel que maneja con los ingresos y egresos de la entidad, a fin de evitar realizar sobregiros, en las transferencias realizadas, con el fin de llevar un buen manejo en las cuentas bancarias de la entidad. En caso de ver la posibilidad de presentarse un sobregiro al realizar una transferencia informar al Gerente para generar otra opción del pago. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 36.0% | Baja | 24% | Leve | 20% | Bajo | Reducir (mitigar) | La Tesorera General diariamente se encarga de revisar el Excel con los ingresos y egresos de la Entidad, para así evitar un sobre - giro al momento de realizar una transferencia. | Tesorero General | 1/1/2024 | 1/05/2024-31/08/2024 | En este II cuatrimestre, no se realizaron sobre-giros, la Tesorera General diariamente revisó realizando una comparación con los ingresos en el programa contable de la entidad de E.P.Q, con lo cual se pudo evitar sobre-giros | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 29 Posibilidad de que se presenten sobregiros, al realizar pagos por transferencia ocasionados por un error involuntario en la digitación de pagos..Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | ||
53 | GESTIÓN PRESUPUESTAL | 30 | 45 | Económico | Toma de decisiones inoportuna por parte de la junta directiva y la gerencia frente a las recomendaciones realizadas por el profesional universitario | Incremento en las cuentas por pagar a los proveedores, afectación al presupuesto de la sguiente vigencia. | Posibilidad de no contar con los recursos presupuestales requeridos para la prestación de los servicios técnicos y administrativos de acuerdo a las necesidades de EPQ. Lo que podría conllevar a la toma de decisiones inadecuadas por parte de la junta directiva y la gerencia; afectando al presupuesto para la siguiente vigencia. | Ejecucion y Administracion de procesos | 1 | Muy Baja | 20% | Afectación menor a 10 SMLMV . | Afectación menor a 10 SMLMV . | #REF! | #REF! | #REF! | 1 | El Jefe de Oficina de presupuesto realizará un informe trimestral con el fin de informar a la alta gerencia la ejecución presupuestal a la fecha, para su posterior toma de decisiones. Proyectar el acuerdo para su aprobación por parte de la junta directiva, modificarlo cuando así sea necesario. Las evidencias reposan en el informe presentado a Gerencia | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 12.0% | Muy Baja | 12% | Reducir (mitigar) | El Jefe de Oficina de presupuesto realizará un informe trimestral con el fin de informar a la alta gerencia la ejecución presupuestal a la fecha para su posterior toma de decisiones | Jefe Oficina Presupuesto | 1/1/2024 | 1/05/2024-31/08/2024 | En el II cuatrimestre, la jefe de presupuesto presentó ante la Junta dos informes, el primero en el mes de mayo y el segundo en el 29 de julio donde se aprobo la adicion presupuestal, los rendimientos de julio, la cuenta corriente y el poir. | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 30 Posibilidad de no contar con los recursos presupuestales requeridos para la prestación de los servicios técnicos y administrativos de acuerdo a las necesidades de EPQ. Lo que podría conllevar a la toma de decisiones inadecuadas por parte de la junta directiva y la gerencia; afectando al presupuesto para la siguiente vigencia. .Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | ||||
54 | 31 | 46 | Reputacional | Información pptal deficiente , inoportuna y poco confiable. Sanciones | Inestabilidad del sistema aplicado, que genera cifras dudosas en los resultados, por tanto no hay conciliación oportuna para los informes.. | Posibilidad de que ocurra modificaciones y traslados presupuestales indebidos ocasionando información presupuestal deficiente, inoportuna y poco confiable pudiendo generar sanciones; debido a la inestabilidad del sistema aplicado, que genera cifras dudosas en los resultados, por tanto no hay conciliación oportuna para los informes. | Fallas Tecnologicas | 12 | Baja | 40% | El riesgo afecta la imagen de la entidad con algunos usuarios de relevancia frente al logro de los objetivos | El riesgo afecta la imagen de la entidad con algunos usuarios de relevancia frente al logro de los objetivos | #REF! | #REF! | #REF! | 1 | El Jefe de Oficina de presupuesto informará de forma mensual al área de sistemas de la entidad para que informe a los encargados del software, y se realicen las correcciones respectivas, con el propósito de darle trámite a las actividades del área. Las evidencias, solicitudes al area de sistemas y demas dependencias | Probabilidad | Preventivo | Automático | 50% | Documentado | Continua | Con Registro | 20.0% | Muy Baja | 20% | Reducir (mitigar) | Solicitar al área de sistemas que lleve un registro de la información equivocada para dar información a la alta gerencia y tome decisiones con respecto al Software. | Subgerencia Administrativa y Financiera P.u de Sistemas - Jefe Oficina de Presupuesto | 1/1/2024 | 1/05/2024-31/08/2024 | En el II cuatrimestre comprendido del 01 de mayo al 15 de agosto. Se pidió soporte tecnico de la plataforma NEXIS del registro mensual de la información equivocada que ha generado el sistema. | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 31 Posibilidad de que ocurra modificaciones y traslados presupuestales indebidos ocasionando información presupuestal deficiente, inoportuna y poco confiable pudiendo generar sanciones; .Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | |||||
55 | 32 | 47 | Económico y Reputacional | Sanciones. Malas decisiones por datos pptales confusos e informes deficientes | No cumplir con las fechas estupuladas por los entes de control, la subgerencia o la alta gerencia de los documentos requeridos. / Brindar información equivocada. | Posibilidad de realizar el Suministro de Información inconsistente e inoportuna; o no presentación de informes de ley, ocasionando Sanciones para la empresa, malas decisiones por datos presupuestales confusos e informes deficiente, debido al no cumplimiento con las fechas estipuladas por los entes de control, la subgerencia o la alta gerencia de los documentos requeridos, Brindar información equivocada. | Ejecucion y Administracion de procesos | 43 | Media | 60% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | #REF! | #REF! | #REF! | 1 | El Jefe de Oficina de presupuesto con el objetivo de rendir los informes a tiempo a los entes designados para ello, debe tener un calendario actualizado de los requerimientos y las fechas de los mismos. El control se realiza con el fin de evitar que la empresa tenga sanciones por la información inoportuna de los mismos. Las evidencias se encuentran en el calendario estipulado. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 36.0% | Baja | 36% | Reducir (mitigar) | El jefe de Oficina presenta los informes en las fechas correspondientes solicitados por los entes de control. | Jefe de Oficina de Presupuesto | 1/1/2024 | 1/05/2024-31/08/2024 | En el II cuatrimestre, la jefe de Oficina de Presupuesto revisó constantemente el cronograma de fechas para presentar los respectivos informes: Infome ejecución presupuestal-Gerencia de mayo, junio, julio y agosto; Informe trimestral a Junta de socios, traslados presupuestales; Informe Trimetral del CUIPO- Contraloria el 30 de julio; Sia Oserva-Contraloria de mayo, junio, julio y agosto; Informe Trimestral MIPG-Planeación. | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No.32 Posibilidad de realizar el Suministro de Información inconsistente e inoportuna; o no presentación de informes de ley, ocasionando Sanciones para la empresa, malas decisiones por datos presupuestales confusos e informes deficiente, debido al no cumplimiento con las fechas estipuladas por los entes de control, la subgerencia o la alta gerencia de los documentos requeridos, Brindar información equivocada. Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | |||||
56 | 33 | 48 | Económico | Incremento en los traslados prespuestales; no cumplimiento con el principio de planeación. | Mala planeación al momento de reportar las necesidades a la Oficina de Prespuesto. | Posibilidad de expedir certificados de disponibilidad presupuestal y registros presupuestales para legalizar hechos cumplidos generando el no cumplimiento con el principio de planeación, debido a la mala planeación al momento de reportar las necesidades a la Oficina de Presupuesto. | Relaciones Laborales | 6 | Baja | 40% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | #REF! | #REF! | #REF! | 1 | El Jefe de Oficina de presupuesto solicitara a la Subgerencia respectiva, justificación del porque no cumplio con el valor presupuestado, dicha argumentación sera transcrita en la Resolución de traslado presupuestal. El software de presupuesto no permite generar Certificados de Disponibilidad por valores superiores al valor presupuestado. Evidencias en el Presupuesto | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 24.0% | Baja | 24% | Reducir (mitigar) | El Jefe de Oficina informará a la Subgerencias y/o Oficinas correspondiente, para hacer las correcciones pertinentes. | Todas las Subgerencias y/o Oficinas y el Jefe de Oficina de Presupuesto | 1/1/2024 | 4/30/2024 | En el II cuatrimestre, se presentó informe de traslados a la junta el 13 de agosto, pesé a que NEXIS no permite generar Certificado de disponibilidad por valores superiores al valor presupuestado, se realiza el informe para poder realizar traslados presupuestales entre rubros. para ello Se realiza control consultando las ejecuciones presupuestales y revisar los saldos de los rubros. | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 33 Posibilidad de expedir certificados de disponibilidad presupuestal y registros presupuestales para legalizar hechos cumplidos generando el no cumplimiento con el principio de planeación, debido a la mala planeación al momento de reportar las necesidades a la Oficina de Presupuesto.Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | |||||
57 | GESTIÓN CONTABLE | 34 | 50 | Económico | Generación de información financiera que no refleja la realidad económica de la entidad, Sanciones y multas, Pérdida de recursos Monetario. | falta de comunicación entre las áreas o deficiencia en el Software aplicado. | Posibilidad de obtener deficiencia en la conciliación entre áreas, generando información financiera que no refleja la realidad económica de la entidad, debido a la falta de comunicación entre las áreas o deficiencia en el Software aplicado. | Ejecucion y Administracion de procesos | 600 | Alta | 80% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | #REF! | #REF! | #REF! | 1 | El Jefe de Oficina de Contabilidad realizará conciliaciones entre áreas con los responsables de los procesos de forma trimestral, para lo cual se deja reporte de dichas conciliaciones en los formatos establecidos para este fin, dejando claridad de las diferencias encontradas y del procedimiento a seguir. | Impacto | Correctivo | Manual | 25% | Documentado | Continua | Con Registro | 80.0% | Alta | 80% | Reducir (mitigar) | Conciliar mensualmente la información que genera impactos financieros con el área contable | LaJefe de Oficina de Contabilidad | 1/2/2024 | 1/05/2024-31/08/2024 | en el II cuatrimestre correspondiente a los meses (mayo, junio, julio), Se realizó un control mensual de las conciliaciones bancarias con almacen. Dejando como evidencia dichos reportes | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 34 Posibilidad de obtener deficiencia en la conciliación entre áreas, generando información financiera que no refleja la realidad económica de la entidad, debido a la falta de comunicación entre las áreas o deficiencia en el Software aplicado..Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | ||||
58 | 35 | 51 | Económico | Información contable deficiente, Sanciones Fiscales y Administrativas. | Desconocimiento de la normatividad | Posibilidad de efectuar causación de pagos sin realizar los descuentos correspondientes, ocasionando información contable deficiente. | Ejecucion y Administracion de procesos | 1200 | Alta | 80% | Entre 50 y 100 SMLMV | Entre 50 y 100 SMLMV | Moderado | 60% | Alto | 1 | La PU de contabilidad realiza las causaciones diariamente o cuando lleguen por parte de cada uno de los supervisores, y el Jefe de Oficina realizará revisión a todas las causaciones, verificando que tengan todos los descuentos establecidos como lo es estampillas, retenciones y demás, y firmara dichos documentos en señal que están correctos, con el fin de que la tesorera efectué el pago correspondiente. dichas evidencias reposaran en los expedientes de Tesorería. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 48.0% | Media | 48% | Moderado | 60% | Moderado | Reducir (mitigar) | La Profesional Universitaria realiza la respectiva nota contable y el debido cobro de los descuento a cada persona. | P.u de Contabilidad - Jefe de Oficina de Contabilidad | 1/1/2024 | 1/05/2024-31/08/2024 | En este II cuatrimestre, correspondiente a los meses de mayo, junio, julio y agosto. Se realizo la respectiva nota contable y el debido cobro de los descuento a cada cuenta, con su respectiva lista de chequeo, el Contador revisa y constata con el sistema antes de firmar. donde en el mes de mayo se realizaron 133 causaciones, en junio 134, en julio 166 y en los 15 dias de agosto 53 causaciones. | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 35 Posibilidad de efectuar causación de pagos sin realizar los descuentos correspondientes, ocasionando información contable deficiente..Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | ||
59 | RIESGOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
60 | 36 | 37 | Económico y Reputacional | Perdida total o parcial de la información de la Empresa, Retrasos en los demás procesos, Inoperatividad de procesos. | DAÑO LOGICO: Ataque informático, Software malicioso, Alteración de corriente eléctrica, Inadecuada configuración por error humano involuntario. DAÑO FISICO: Fallas en el hardware. | Posibilidad de que ocurra un daño lógico o físico o ataques informáticos en el servidor de datos que aloja la información de Acueducto y Alcantarillado y gas ocasionando pérdida total o parcial de la información de la empresa, retrasos en los demás procesos inoperatividad de procesos; debido a un ataque informático, Software malicioso, alteración de corriente eléctrica, inadecuada configuración por error humano involuntario. | Fallas Tecnologicas | 365 | Media | 60% | El riesgo afecta la imagen de la entidad internamente, de conocimiento general, nivel interno, de junta dircetiva y accionistas y/o de provedores | El riesgo afecta la imagen de la entidad internamente, de conocimiento general, nivel interno, de junta dircetiva y accionistas y/o de provedores | Menor | 40% | Moderado | 1 | Responsable: Profesional Universitario del Proceso de Sistemas de Información. Periocidad: Se realizará la revisión diaria de la conectividad al servidor de la empresa nexis. Propósito: velar por la integridad física y lógica del servidor de datos. Control: Se realizará una verificación de la conexión con el servidor de datos por medio de aplicativos que consumen sus recursos y se revisaran las copias de seguridad. Desviación: El servidor cuenta fuentes alternas de energía para evitar apagones repentinos que pueden generar daños. Soporte: Copias de seguridad de la información almacenada en el equipo. | Probabilidad | Preventivo | Automático | 50% | Documentado | Continua | Con Registro | 30.0% | Baja | 30% | Menor | 40% | Moderado | Reducir (mitigar) | Instalación y configuración del aplicativo en equipos - Software y base de datos en servidor en la nube. Configuración y verificación de funcionamiento optimo del sistema de información - Servidor NAS funciona como respaldo de información adicional en caso de perderse o dañarse un equipo. | P.U Sistemas | 1/1/2024 | 1/05/2024 al 31/08/2024 | En el II cuatrimestre correspondiente a los meses mayo, junio, julio y agosto del 2024, se continuo con el control por cada Subgerencia u oficina de los Backups o copias de seguridad. El ingeniero ha realizado configuraciones donde se conectan los equipos a la NAS para respaldo de información. Rack de servidores funcionando correctamente, Aire acondicionando en perfecto estado el cual permite que todos los dispositivos físicos, que se encuentran alojados en la sala de servidores, reciban una temperatura adecuada, con el fin de evitar recalentamientos y daños físicos. La ups en el momento está trabajando adecuadamente, lo que permite proteger los dispositivos que se encuentran conectados cuando hay una elevación o disminución de tensión, o sostener su funcionamiento cuando suceden pequeños cortes de energía. | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 36 Posibilidad de que ocurra un daño lógico o físico o ataques informáticos en el servidor de datos que aloja la información de Acueducto y Alcantarillado y gas ocasionando pérdida total o parcial de la información de la empresa, retrasos en los demás procesos inoperatividad de procesos; debido a un ataque informático, Software malicioso, alteración de corriente eléctrica, inadecuada configuración por error humano involuntario. ..Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | ||
61 | 37 | 38 | Reputacional | Interrupción en la prestación de algunos servicios que presta la entidad a los Usuarios. Riesgo en la perdida de información. generaría trastornos en algunos procesos de la entidad. | Perdida de información, saboteo a la base de datos. secuestro de información, eliminación de la información, afectar la integridad lógica del servidor de datos, Siniestros Naturales, Robos a la Infraestructura. | Posibilidad de que ocurra fallas en el internet y las video-cámaras, debido a la interrupción en la prestación de los servicios, por no realizar el contrato, o pagos a tiempo, para su adecuado funcionamiento , riesgo en la perdida de información generando trastornos en algunos procesos de la entidad; ocasionando para la Empresa perdida de información, eliminación de información, afectando la integridad y oportunidad en la prestación de los diferentes servicios por parte de EPQ. | Fallas Tecnologicas | 365 | Media | 60% | El riesgo afecta la imagen de la entidad con algunos usuarios de relevancia frente al logro de los objetivos | El riesgo afecta la imagen de la entidad con algunos usuarios de relevancia frente al logro de los objetivos | Moderado | 60% | Moderado | 1 | Responsable: Profesional Universitario del Proceso de Sistemas de Información. Periocidad: Se realizará la revisión diaria de la infraestructura tecnológica. Propósito: Preservar la estabilidad y continuidad de las actividades de los funcionarios de la entidad. Control: Se atienden los llamados de soporte de los usuarios que presentan situaciones con sus recursos tecnológicos. Desviación: Se hacen recomendaciones a los usuarios para el buen manejo de los recursos tecnológicos de la entidad. Soporte: La página web de la entidad contiene la política de seguridad informática de la entidad para su consulta abierta (http://epq.gov.co/images/PLANEACION/POLITICA%20DE%20SEGURIDAD%20INFORMATICA.pdf). | Probabilidad | Preventivo | Automático | 50% | Documentado | Continua | Con Registro | 30.0% | Baja | 30% | Moderado | 60% | Moderado | Reducir (mitigar) | Restauración de copias de seguridad. Mantener el antivirus actualizado. Vigilar que se atiendan las recomendaciones de las políticas de uso. | P.U Sistemas | 1/1/2024 | 01/05/2024 al 31/08/2024 | Para este II cuatrimestre se continua con los Backups o copias de seguridad, apoyandose tambien en la Consola de antivirus donde se muestra la administración y reportes del virus. Politicas de uso adecuado de los equipos, habilitacion de credenciales de acceso con usuarios limitados en todos los equipos de la entidad. https://www.epq.gov.co/images/PLANEACION/POLITICA%20DE%20SEGURIDAD%20INFORMATICA.pdf | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 37 Posibilidad de que ocurra fallas en el internet y las video-cámaras, debido a la interrupción en la prestación de los servicios, por no realizar el contrato, o pagos a tiempo, para su adecuado funcionamiento , riesgo en la perdida de información generando trastornos en algunos procesos de la entidad; ocasionando para la Empresa perdida de información, eliminación de información, afectando la integridad y oportunidad en la prestación de los diferentes servicios por parte de EPQ...Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | ||
62 | RIESGOS FISCALES | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
63 | 38 | 49 | Económico | Multa y sanción del Organismo de control. | Incumplimiento en las fechas de entrega de los informes. | Posibilidad de generar incumplimiento en la presentación de informes y declaraciones tributarias a los diferentes organismos de fiscalización y de control, ocasionando multas y sanciones del Organismo de Control, debido al incumplimiento en las fechas de entrega de los informes. | Ejecucion y Administracion de procesos | 43 | Media | 60% | Afectación menor a 10 SMLMV . | Afectación menor a 10 SMLMV . | Leve | 20% | Moderado | 1 | EL Jefe de Oficina del área de contabilidad realiza el cronograma anual de todas las fechas de vencimiento de los diferentes informes y declaraciones a cargo del área contable de la empresa, buscando con ello evitar sanciones para la entidad; para lo cual realizará seguimiento mensual de cada una de las actividades establecidas y su respectivo cumplimiento. Las evidencias reposaran en los informes y declaraciones. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 36.0% | Baja | 36% | Leve | 20% | Bajo | Reducir (mitigar) | El Jefe de Oficina llevara el control mensual según el Cronograma, para rendir a tiempo los informes pertinentes. | Jefe de Oficina de Contabilidad | 1/1/2023 | Desde 01 de mayo a 31 de agosto del 2024 | En este II cuatrimestre se presentaron los siguientes informes: Retefuente de abril, mayo, junio y julio; IVA II y III bimestre; Declaracion de renta anual y segunda cuota declaracion de renta; informacion exogenal; Deuda pública II trimestre; XBRL anual 2023; Chip II trimestre | En curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No.38 Posibilidad de generar incumplimiento en la presentación de informes y declaraciones tributarias a los diferentes organismos de fiscalización y de control, ocasionando multas y sanciones del Organismo de Control, debido al incumplimiento en las fechas de entrega de los informes. Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | ||
64 | 39 | 53 | Económico y Reputacional | Fallas en el sistema que permite la realizacion de la facturación | Error manual al momento de realizar el proceso de facturación | Posibilidad de afectación a los usuarios por una incorrecta facturación debido al cobro por consumo que se realiza de manera mensual | Ejecucion y Administracion de procesos | 12 | Baja | 40% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | Menor | 40% | Moderado | 1 | 1. El Subgerente de Comercializacion de Servicios y Atencion al Cliente mensualmente realiza seguimiento a cada una de las actividades desempeñadas por la subgerencia, esto a traves de informes y reuniones periodicas con los responsables de cada proceso. En algun incumplimiento se hace llamado de atencion, si este sigue presentandose se remite a control interno disciplinario. Se deja como evidencia los informes y actas de reuniones. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 24.0% | Baja | 24% | Menor | 40% | Moderado | Reducir (mitigar) | Seguimiento de facturación y recaudo para el adecuado cumplimiento del proceso | Subgerente de Comercialización de Servicios y Atención al Cliente, jefe de facturación | 1/1/2023 | Desde 01 de mayo a 31 de agosto del 2024 | Mediante Comité de Gerencia se realiza seguimiento del comportamiento de la eficiencia del recaudo | en curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 39 Posibilidad de afectación a los usuarios por una incorrecta facturación debido al cobro por consumo que se realiza de manera mensualRespecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el primer cuatrimestreel año 2024. | ||
65 | 40 | 54 | Económico y Reputacional | Fallas en el sistema que permite la realizacion de cobro de cartera | Error manual al momento de realizar el proceso de cobro de cartera | Posibilidad de afectar el proceso de recuperación de cartera con relación a la prescripción de las deudas existentes en la entidad | Ejecucion y Administracion de procesos | 12 | Baja | 40% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | Menor | 40% | Moderado | 1 | 1. El Subgerente de Comercializacion de Servicios y Atencion al Cliente mensualmente realiza seguimiento a cada una de las actividades desempeñadas por la subgerencia, esto a traves de informes y reuniones periodicas con los responsables de cada proceso. En algun incumplimiento se hace llamado de atencion, si este sigue presentandose se remite a control interno disciplinario. Se deja como evidencia los informes y actas de reuniones. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 24.0% | Baja | 24% | Menor | 40% | Moderado | Reducir (mitigar) | Seguimiento de cartera en tema de facturación y cobro por medio del sistema y lider | Subgerente de Comercialización de Servicios y Atención al Cliente, jefe de facturación y profesional universitario de cartera | 1/1/2023 | Desde 01 de mayo a 31 de agosto del 2024 | Para el segundo cuatrimestre se genera acta de procedimiento de cartera , Acta de recaudo y listado de facturacion tercerizada con recaudo con salvedad en porcentaje | en curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No. 40 Posibilidad de afectar el proceso de recuperación de cartera con relación a la prescripción de las deudas existentes en la entidad.Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | ||
66 | 41 | 55 | Económico y Reputacional | Fallas en el sistema que permite la realizacion de la facturación | Inadecuado desarrollo de las actividades de cobro, financiacion, perdidas, etc relacionados con el recaudo | Posibilidad de disminución del recaudo mensual debido al desarrollo incorrecto de los procesos que hacen parte del área comercial | Ejecucion y Administracion de procesos | 12 | Baja | 40% | Entre 10 y 50 SMLMV | Entre 10 y 50 SMLMV | Menor | 40% | Moderado | 1 | 1. El Subgerente de Comercializacion de Servicios y Atencion al Cliente mensualmente realiza seguimiento a cada una de las actividades desempeñadas por la subgerencia, esto a traves de informes y reuniones periodicas con los responsables de cada proceso. En algun incumplimiento se hace llamado de atencion, si este sigue presentandose se remite a control interno disciplinario. Se deja como evidencia los informes y actas de reuniones. | Probabilidad | Preventivo | Manual | 40% | Documentado | Continua | Con Registro | 24.0% | Baja | 24% | Menor | 40% | Moderado | Evitar | Seguimiento de facturación y recaudo para el adecuado cumplimiento del proceso | Subgerente de Comercialización de Servicios y Atención al Cliente, jefe de facturación | 1/1/2023 | Desde 01 de mayo a 31 de agosto del 2024 | Certificado facturacion y recaudo | en curso | La oficina de control interno de gestion como tercera linea de defensa se pronuncia acerca del diseño de los controles respecto al riesgo No.41 Posibilidad de disminución del recaudo mensual debido al desarrollo incorrecto de los procesos que hacen parte del área comercial .Respecto a la implementacion de los controles me permito manifestar: El control existente tiene los 6 pasos establecidos por la guia de administracion del riesgo de la funcion publica tiene el responsable, la periodicidad, el proposito, el diseño del control, en caso de desviacion y los soportes o evidencias en el segundo cuatrimestre del año 2024. | ||
67 | *Nota: La columna referencia se sugiere para mantener el consecutivo de riesgos, así el riesgo salga del mapa no existirá otro riesgo con el mismo número. Una entidad puede ir en el riesgo 150 pero tener 70 riesgos, lo que permite llevar una traza de los riesgos. Esta información la debe administrar la Oficina Asesora de Planeación o Gerencia de Riesgos. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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69 | Fuente: Adaptado de Curso Riesgo Operativo Universidad del Rosario por Dirección de Gestión y Desempeño Institucional de Función Pública, 2020. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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72 | DRA. ALBA LUCIA RODRIGUEZ SIERRA - JEFE OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTION | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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