| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | W | X | Y | Z | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | COMPANY: | |||||||||||||||||||||||||
2 | CONTACT PERSON: | Number Employees- | ||||||||||||||||||||||||
3 | EMAIL: | |||||||||||||||||||||||||
4 | TEL NUMBER: | Audit Date - | ||||||||||||||||||||||||
5 | NR OF EMPLOYEES: | |||||||||||||||||||||||||
6 | CATEGORY | DESCRIPTION | COMPULSORY MARKED: C | MAXIMUM SCORE | % ACHIEVED | MAXIMUM COMPULSORY SCORE | ACTUAL COMPULSORY SCORE | COMPULSORY % ACHIEVED | ||||||||||||||||||
7 | 1. Recruitment | |||||||||||||||||||||||||
8 | 1. Is there a formal recruitment policy in place ? | C | 20 | 20 | 100.0% | 20 | 20 | 100.0% | ||||||||||||||||||
9 | 2. Does the policy include the following: | |||||||||||||||||||||||||
10 | 2.1 Procedures, Advertising and Selection Criteria | 5 | 5 | 100.0% | ||||||||||||||||||||||
11 | 2.2 Non - Discrimination | 5 | 5 | 100.0% | ||||||||||||||||||||||
12 | 2.3 Medical Testing | 5 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
13 | 3. Employment Application Form | 5 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
14 | 4. Telephone Interview Summary Sheets | 5 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
15 | 5. Personal Reference Check | 10 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
16 | 6. Reference Check Control Sheet | 5 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
17 | 7. Application Rejection Notification | 5 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
18 | 8. Verifications such as: | |||||||||||||||||||||||||
19 | 8.1 Citizenship | 5 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
20 | 8.2 Credit Status (ITC) | 5 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
21 | 8.3 Driver's License | 5 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
22 | 8.4 Qualifications | 5 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
23 | 8.5 Criminal | 5 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
24 | 8.6 Security Clearance Processing | 5 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
25 | 8.7 Assessments: Psychometric Tests | 5 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
26 | TOTAL | 100 | 0.0% | 20 | 20 | 100.0% | ||||||||||||||||||||
27 | 2. Record Keeping | |||||||||||||||||||||||||
28 | 1. Is a personnel file kept for each employee, containing: | |||||||||||||||||||||||||
29 | 1.1 Offer of employment | 15 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
30 | 1.2 Induction checklist | 15 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
31 | 1.3 Disciplinary, counselling and coaching forms | 5 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
32 | 1.4 Copy of License | 15 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
33 | 1.5 Appraisal, promotion and increase Notification | 5 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
34 | 1.6 Training details | 5 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
35 | 1.7 Appointments as safety rep, etc. | 15 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
36 | 1.8 Leave Pay-out | 5 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
37 | 1.9 Exit Interview | 5 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
38 | 1.10 Leave Application Forms | 5 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
39 | 1.11 Overtime Approval | 10 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
40 | 1.12 Personnel appointment form | C | 15 | 0.0% | 15 | 0.0% | ||||||||||||||||||||
41 | 1.13 Contract of Employment | C | 15 | 0.0% | 15 | 0.0% | ||||||||||||||||||||
42 | 1.14 Copy of ID | C | 15 | 0.0% | 15 | 0.0% | ||||||||||||||||||||
43 | 1.16 Letter of Termination | C | 10 | 0.0% | 10 | 0.0% | ||||||||||||||||||||
44 | 1.17 Resignation Letter | C | 15 | 0.0% | 15 | 0.0% | ||||||||||||||||||||
45 | 1.18 UI.19 | C | 15 | 0.0% | 15 | 0.0% | ||||||||||||||||||||
46 | 1.19 Certificate of Service | C | 15 | 0.0% | 15 | 0.0% | ||||||||||||||||||||
47 | TOTAL | 200 | 0.0% | 100 | 0 | 0.0% | ||||||||||||||||||||
48 | 3. Job Grading | |||||||||||||||||||||||||
49 | 1. Is there a job description with KPA's for each job | 20 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
50 | 2. Is the KPA's understood by all employees? | 20 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
51 | 3. Have all jobs been graded? | 15 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
52 | 4. Are all incumbents aware of their job grades and job titles? | 15 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
53 | 5. Is there a grading committee in place? | 10 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
54 | TOTAL | 80 | 0.0% | 0 | 0 | 0.0% | ||||||||||||||||||||
55 | 4. Induction | |||||||||||||||||||||||||
56 | 1. Is there an induction programme or DVD in place? | 20 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
57 | 2. Does it cover key areas? | 15 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
58 | 3. Does the induction checklist get completed? | 20 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
59 | 4. Do you have a dedicated Training Officer conducting induction? | 10 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
60 | 5. Do you have a dedicated training facility, e.g. room, TV, DVD, etc.? | 10 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
61 | TOTAL | 75 | 0.0% | 0 | 0 | 0 | ||||||||||||||||||||
62 | 5. Organograms and manpower budget | |||||||||||||||||||||||||
63 | 1. Are organograms of the business unit available? | 20 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
64 | 2. Are they updated regularly? | 20 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
65 | 3. Are they displayed? | 20 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
66 | 4. Is your manpower budget available? | 20 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
67 | 5. Are your monthly manpower costs available? | 20 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
68 | TOTAL | 100 | 0.0% | 0 | 0 | 0.0% | ||||||||||||||||||||
69 | 6. Appraisal system and performance management | |||||||||||||||||||||||||
70 | 1. Performance Management Policy and Procedure | 20 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
71 | 1. Are appraisals completed for all junior to middle managers? | 20 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
72 | 2. Are copies available? | 20 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
73 | 3. Do appraisees receive any feedback on appraisals? | 20 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
74 | 4. Are action plans drawn and implemented into performance management? | 20 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
75 | 5. Is the appraisal system used for career path planning? | 20 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
76 | 6. Annual Increase policy | 10 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
77 | 8. Promotion Policy | 10 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
78 | 9. Annual Salary Survey's | 10 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
79 | 10. Succession Planning | 20 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
80 | TOTAL | 150 | 0.0% | 0 | 0 | 0.0% | ||||||||||||||||||||
81 | 7. Training & Development | |||||||||||||||||||||||||
82 | 1. Training Budget | 20 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
83 | 2. Workplace Skills Analysis | 20 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
84 | 3. Training Policy & Procedures | C | 20 | 0.0% | 20 | 0.0% | ||||||||||||||||||||
85 | 4. Skills Development Plan | C | 20 | 0.0% | 20 | 0.0% | ||||||||||||||||||||
86 | 5. Annual Training Report (ATR) | C | 20 | 0.0% | 20 | 0.0% | ||||||||||||||||||||
87 | TOTAL | 100 | 0.0% | 60 | 0 | 0.0% | ||||||||||||||||||||
88 | 8. Manpower Utilisation | |||||||||||||||||||||||||
89 | 1. Are absenteeism stats maintained and monitored? | 20 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
90 | 2. Are targets set for unavailable (AWOP, Leave, Sick)? | 10 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
91 | 3. Are the targets managed - proof available? | 15 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
92 | 4. Does your manpower budget reflect: | |||||||||||||||||||||||||
93 | 4.1 Head Count | 10 | 10 | 100.0% | ||||||||||||||||||||||
94 | 4.2 Salaries | 10 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
95 | 4.3 Overtime | 10 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
96 | 4.4 Incentives | 5 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
97 | 4.5 Fixed term contractors and casual labour | 5 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
98 | 5. Are your manpower budgets monitored on a monthly basis? | 15 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
99 | 6. Productivity indicators | 10 | 0.0% | |||||||||||||||||||||||
100 | TOTAL | 110 | 0.0% | 0 | 0 | 0.0% |