MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN con modificaciones
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MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN - 2016
2
3
ENTIDAD:Universidad de los Llanos
4
MISIÓN:Formar integralmente ciudadanos, profesionales y científicos con sensibilidad y aprecio por el patrimonio histórico, social, cultural y ecológico de la Humanidad, competentes y comprometidos en la solución de problemas de la Orinoquia y el país con visión universal, conservando su naturaleza como centro de generación, preservación, transmisión y difusión del conocimiento y la cultura.
5
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN 2016 - incluye modificaciones: corte mayo 31 y septiembre 9
6
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGOVALORACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN
7
ITEMProcesos / ObjetivoCausaRiesgoConsecuenciaANÁLISIS DEL RIESGOVALORACIÓN DEL RIESGO
8
Riesgo InherenteCONTROLESRiesgo ResidualAcciones asociadas al control
9
ProbabilidadImpactoZona del RiesgoProbabilidadImpactoZona del RiesgoPeriodo de
ejecución
AccionesRegistro
10
1DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Objetivo: Orientar y definir la gestión institucional organizadamente y en prospectiva en actividades necesarias para la formulación de los elementos de direccionamiento estratégico, con el fin de satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos.
1. Desconocimiento de los procedimientos técnicos por parte de quienes toman las decisiones.
2. Falta de suficiente, adecuada y oportuna información para la toma de decisiones.
Inadecuada aplicación de los recursos de inversión en el desarrollo de las funciones institucionales.Incumplimiento de las metas planeadas, detrimento patrimonial, sanciones disciplinarias, fiscales y penales. 41040
ALTA
1. Aprobación del proyecto (Ficha BPUNI) por la autoridad competente.
2. Elaboración y aprobación del Plan Operativo Anual de Inversiones.
3. Procedimiento PD-DIE-01 "Banco de Proyectos de Inversión"
31030
ALTA
Segundo semestreRevisión, socialización y capacitación del procedimiento PD-DIE-01 "Banco de Proyectos de Inversión"Procedimiento ajustado / Registro de asistencias / correos
11
2COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL
Objetivo: Optimizar la comunicación interna y externa, vertical y horizontal de la Universidad de los Llanos, fijando los lineamientos y promoviendo acciones que incidan de manera activa en el fortalecimiento de procesos de identidad, gobernabilidad y convivencia.
1. Falta de control sobre la expedición de diplomas de grado, pues estos se deben sacar de la Universidad, para que en tipografías externas se implanten e impriman los caracteres relativos a nombre, identificación del graduado y profesión.
Falsificación de Diplomas que se expiden en nombre de la Universidad.
1. sanciones administrativas, disciplinarias y penales.

2. Detrimento patrimonial.
42080
EXTREMA
1. Manual de cargos y funciones.
Manual de procesos y procedimientos.

42080
EXTREMA
Primer y segundo semestre de la vigencia 2016Implementación de nuevas medidas para la expedición de diplomas a egresados de la Universidad, de tal manera que se puedan imprinmir en las máquinas impresoras con que cuenta la Universidad. Expedición de acto administrativo o resolución rectoral disponiendo los nuevos formatos de los diplomas para evitar su salida de las instalaciones de la Universidad.Informe de seguimiento.
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2. Ausencia de una estrategia y plan de medios y comunicaciones1. Uso indebido de los canales y medios de información y comunicación para favorecer intereses particulares.
2. Divulgación de información oficial institucional, por parte de personas no autorizadas.
3. Deficiencias en la comunicación organizacional.
1. La Universidad puede verse abocada a sanciones administrativas y disciplinarias por el mal manejo de la información oficial.
2. La comunicación no es objetiva, veraz y oportuna, lo cual genera incertidumbre, desconfianza y falta de credibilidad.
32060
EXTREMA
1. Política de Comunicaciones
2. Manual de Comunicaciones
3. Plan de comunicaciones
22040
ALTA
Primer y segundo semestre de la vigencia 20161. Divulgación de la política de comunicaciones.
2. Publicación del Manual de Comunicaciones.
3. Elaboración y ejecución del Plan de comunicaciones para la vigencia.
1. Página web
2. Informe de seguimiento al Plan de comunicaciones
13

3. Uso indebido de los símbolos institucionales.
Personas no autorizadas utilizan la marca y los símbolos institucionales con fines comerciales u otros fines. Detrimento de la imagen institucional y detrimento patrimonial. 32060
EXTREMA
1. Registro de la marca "Unillanos".
2. Libro de registro de símbolos institucionales.
3. Divulgación y publicación de las normas de uso de los símbolos institucionales.
32060
EXTREMA
Segundo semestre 20161. Seguimiento al uso de la marca y símbolos institucionales.

2. Divulgar a través de boletines informativos las normas de uso de símbolos institucionales
Informe de seguimiento

2 Boletines informativos
14
3BIENESTAR INSTITUCIONAL
Objetivo: Ejecutar acciones que contribuyan al desarrollo humano, mediante la formación integral, el mejoramiento de la calidad de vida y la complementación en la construcción de comunidad, con el propósito de aportar en el cumplimiento de la misión institucional.
Incumplimiento del procedimiento de asignación de descuentos socioeconómicos y ausencia de controles en el mismo. Asignación indebida de descuentos socioeconómicos a los estudiantes de la Universidad. No optimización y detrimento de los recursos ocasionando un perjuicio a los estudiantes que verdaderamente necesitan el descuento y no son beneficiados51050
ALTA
Verificación de la información y documentos presentados por los estudiantes y por medio de las visitas 51050
ALTA
Julio y diciembre 1. Realizar verificación de la información aportada por los estudiantes a través de visitas domiciliarias.

2. Realizar sensibilizaciones y socializaciones con la población estudiantil, sobre el adecuado acceso a los recursos de descuento socioeconómico.
1. Actas del Comité de Trabajo Social.

2. Planillas de control de visitas domiciliarias.

3. Formato control asistencia actividades.
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4DOCENCIA
Objetivo: Formar integralmente ciudadanos, profesionales y científicos, capaces de adaptar y generar conocimiento para el desarrollo de la Orinoquia y el país.
Incumplimiento de las funciones y responsabilidades como supervisor del proceso. Falta de principios y valores éticos. Falta de controles. Beneficio particularAvalar ante la SG el trámite de grado para el otorgamiento de títulos, a estudiantes que no cumplen los requisitos legales y reglamentarios para este fin, para el favorecimiento del mismo, a cambio de beneficios particularesIncumplimiento de metas y requisitos. Sanciones. Deterioro de la imagen institucional. Impacto de responsabilidad social en la comunidad al conceder licencias para el ejercicio de una profesión sin el cumplimiento estricto de los requisitos 12020 MODERADARevisar la documentación requerida para el trámite de grado, que cumpla con lo establecido en la normatividad vigente. Realizar control y revisión previo a la firma de las certificaciones que se expidan a SG. Aplicación de los procesos y procedimientos12020 MODERADOPrimer y segundo periodo académico de la vigencia 2016Actualizar el procedimiento del trámite de grado a nivel del SIG, indicando las actividades secuenciales, los requisitos, los responsables, y las evidencias documentales de la verificaciones y controles realizados, y socializarlo a los funcionarios responsables.Procedimiento actualizado en el SIG
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5PROYECCIÓN SOCIAL
Objetivo: Generar vínculos de interacción entre la Universidad y su entorno social, mediante el estudio permanente de sus problemas, la difusión y transferencia del conocimiento producido por la docencia e investigación.
Falta de control en utilización de los dinerosMalversación de dineros utilizados para convenios incumplimiento del objeto del convenio12020 MODERADASupervisión de los convenios e informe de avances de los convenios12020 MODERADAPrimer y segundo semestre de la vigencia 20161. Elaborar una matriz de seguimiento de los convenios 2. Realizar avances de convenios con fechas programadasMatriz diligenciada con la información de los convenios
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6GESTIÓN JURÍDICA
Objetivo: Asesorar, orientar, asistir y resguardar los intereses de la Universidad, en asuntos jurídico-administrativos, internos y externos, velando por la defensa de los intereses comunes, en cumplimiento de los fines esenciales del Estado.
1. Violación al régimen de inhabilidades e incompatibilidades por parte de un servidor público en razón de su cargo o función.
2. Incumplimiento de requisitos legales y de acuerdos restrictivos de competencia en procesos de licitación pública, selección o concurso.
Celebración indebida de contratos Sanciones, quejas, mala prestación de los bienes y servicios que se proveen, desconfianza en la Universidad, daño a la imagen institucional. 32060
EXTREMA
1, Cumplimiento del procedimeinto PD-JUR-02 Procedimiento para vinculación por prestación de servicios. 2. Verificación de requisitos según lista de chequeo de FO-JUR-19 Lista de chequeo para ingreso de contratistas32060
EXTREMA
Vigencia 20161. Verificación de los soportes entregados por cada uno de los contratistas antes de la formalización del contrato según lista de chequeo de FO-JUR-19 Lista de chequeo para ingreso de contratistas.
2. Verificación de los certificados de antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales ante cada uno de los entes correspondientes. 3.Socialización de las causales de conflicto de intereses, inhabilidad e incompatibilidad de aquellas establecidas en la Constitución Política de Colombia, así como las de los artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993, los de las Leyes 734 de 2002, 1474 de 2011 y los del Decreto Ley 019 de 2012, y las demás que hayan sido constituidas en la ley. 4, Segumiento y verificación al proceso precontractual, contractual y poscontractual segun normatividad vigente donde se evidencia el cumplimiento de los requisitos legales.
1.Archivo fisico de la oficina asesora jurídica. 2.Diligenciamien-to de la Certificación de no estar incurso en causales de conflicto de intereses, Inhabilidad e Incompatibilidad.
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7GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
Objetivo: Gestionar con eficiencia y eficacia los servicios administrativos, de forma tal que permita a la administración el cumplimiento de su misión.
1. Concentración de funciones en pocas manos para la realización de trámites o la realización de funciones fuera de su competencia formal.
2. Desconocimiento y desactualización de reglamentos y normatividad interna, sobre perfiles y requisitos para la asignación de cargos.
1. Utilización indebida de información privilegiada, en provecho propio o de un tercero.
2. Favorecer a alguien en el desempeño de las labores de forma contraria a lo que la ley exige y mediante prácticas clientelistas
Puede ocasionar la afectación de la reputación y buen nombre de la Universidad, desconfianza, detrimento patrimonial y afectación del buen nombre de las servidores públicos.32060
EXTREMA
Manual específico de funciones y de competencias laborales de acuerdo con las disposiciones señaladas en la normatividad aplicable.

Manual de procesos y procedimientos.
3515
MODERADA
Permanentemente, en la medida en que se requiera la provisión de un cargo.Verificar que la elaboración, actualización, modificación o adición del Manual de Funciones y de Competencias Laborales, se ajusta a las disposiciones señaladas en la normatividad vigente aplicable.

Verificar y certificar el cumplimiento de los requisitos, perfiles y competencias para la provisión de cargos señalados en el Manual de Funciones y Competencias Laborales, así como de la normatividad especial aplicable, según sea el caso.

Verificar el cumplimiento de los procesos y procedimientos aplicables para la provisión de los cargos.
Comunicación escrita dirigida al nominador, indicando si el candidato a ocupar el cargo, cumple o no con las competencias requeridas y se ajusta al perfil del cargo.
19
8GESTIÓN FINANCIERA
Objetivo: Administrar de manera eficiente y eficaz los recursos financieros de la Universidad garantizando el cumplimiento de los compromisos adquiridos con la comunidad y los entes de control.
Incumplimiento a los procesos y procedimientos Manipulación de la información financiera (Contable y Presupuestal) para beneficio de tercerosSanciones4520
MODERADA
1. Revisión periódica de las ejecuciones e ingresos y gastos de los recursos propios y de la nación.

2. Revisión de saldos mensuales con las dependencias que presentan informes a contabilidad.
2510
BAJA
Trimestralmente durante la vigencia 2016Seguimiento en el cumplimiento de procesos y procedimientos establecidos por la entidad, así como cumplimiento de la normatividad vigente a la que haya lugarEstados financieros información financiera y presupuestal presentada a entes de control
20
9GESTIÓN DE INTERNACIONALIZACION
Objetivo: Incorporar la dimensión internacional e intercultural del conocimiento en los espacios universitarios mediante la movilidad para la formación de la comunidad universitaria, establecimiento-seguimiento a convenios, redes y alianzas interinstitucionales de cooperación, diseño-ejecución de proyectos colaborativos en investigación y desarrollo, participación en sociedades del conocimiento y la institucionalización de la internacionalización en Unillanos.
Incumplimiento de las funciones y responsabilidades al momento de establecer un convenio, red o alianza, por falta de estudio previo o vigilancia tecnológica de la institución contraparte.Detrimento de los recursos asignados a la Oficina de internacionalización OIRI, para la ejecución de movilidad, proyectos, redes, alianzas, convenios, sociedades de conocimiento e interculturalidad de Unillanos.Sacrificio del beneficio común por un beneficio particular.

Desaprovechamiento de recursos para beneficio de la comunidad universitaria.
155
BAJA
Procedimientos y formatos ubicados en el SIG (Ficha Contraparte
del Exterior)
155
BAJA
Mayo y noviembreOperatividad de un grupo asesor de OIRI que oriente y supervise Actas o registro del seguimiento a convenios, redes y asociaciones
21
10GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Objetivo: Administrar de forma eficaz y eficiente los recursos para realizar los procesos misionales de la Universidad.
Omisión a los principios, objetivos y fines de la Unidad de almacén e Inventarios en función de la institución.
El no cumplimiento de los lineamientos establecidos en la ejecución idónea de procesos, deberes u obligaciones de las funciones propias de la Unidad
Manipulación de inventarios para encubrir la ausencia o emersión de bienes o la suplantación de los mismos. Uso inadecuado de los bienes y elementos, y la sustracción de los mismos con beneficio privado.

Sanciones12020 MODERADA1. Procedimiento de Inventario PD-GBS-08.

2. Formato Acta de Toma Fisica de Invetario FO-GBS-57.
12020
MODERADA
1. Boletín interno informativo semestral.

2. Según cronograma previsto trimestral
1. Divulgación del proceso de levantamiento de inventario y diligenciamiento del Acta.

2. Seguimiento en el cumplimiento de actividades programadas
1. Boletín

2. Acta
22
Desconocimiento de la norma y procedimiento Celebración de contratacion sin el cumplimiento y lleno de requisitos.Sanciones por incumplimiento de los requisitos22040
ALTA
Procedimiento para selección de proveedor22040
ALTA
Tercer trimestre de 2016Revisión y actualización de los procedimientos según la cuantía.Nuevas versiones del procedimiento
23
11GESTIÓN DOCUMENTAL
Objetivo: Establecer las actividades técnicas y administrativas tendientes a la planificación, organización, administración, control y disposición final de la documentación producida y recibida por la Universidad, asegurando su conservación para la consulta y servicio de la Administración y partes interesadas.
1. Falta de formación y capacitación al personal sobre la organización y manejo de archivos.
2. Ausencia o desconocimiento del procedimiento para préstamo y consulta de documentos de archivo.
3. Espacios inadecuados (instalaciones eléctricas obsoletas que pueden generar incendios, riesgo de inundaciones, plagas y roedores).
4. Extravío deliberado de documentos para favorecimiento de terceros.
Sustracción, eliminación o manipulación indebida de los documentos de archivo en cualquiera de sus fases (gestión, central, histórico)1. Pérdida de la memoria institucional.
2. Afectación de derechos de los ciudadanos.
3. Procesos judiciales (demandas, tutelas).
4. Detrimento patrimonial.
5. Sanciones por los organismos de control.
32060
EXTREMA
1. Procedimiento de préstamo de documentos de archivo.
2. Procedimientos de organización y conservación de archivos.
3. Inventarios documentales.
22040
ALTA
1. Semestralmente durante la vigencia 2016
2. Cuando se requiera por retiro o traslado de un servidor público.
1. Revisión y mejora al procedimiento de préstamo de documentos de archivo.

2. Seguimiento a la organización y conservación de archivos.

3. Inventarios documentales recibidos a satisfacción.
1. Procedimiento de préstamo revisado y actualizado.

2. Actas de visita capacitación y seguimiento a los archivos de gestión.

3. Inventarios documentales firmados.
24
2. Falta de seguimiento y control del sistema de registro de correspondencia Pérdida de trazabilidad de la correspondencia emitida y recibida por la Universidad. 1. Afectación de derechos de terceros.
2. Vencimiento de términos a solicitudes.
3. Incumplimiento a solicitudes de información por organismos de control.
32060
EXTREMA
Seguimiento de la correspondencia emitida y recibida por la Universidad a tavés de la ventanilla única. 32060
EXTREMA
Trimestralmente durante la vigencia 20161.Seguimiento y control a las planillas de entrega de correspondencia emitida y recibida externas.

2. Capacitación a los servidores públicos sobre la aplicación de las directrices de correspondencia.
1. Seguimiento a indicadores (tiempo de entrega de correspondencia).

2. Capacitaciones realizadas.
25
3. Falta de capacitación y orientación para la utilización del sistema de registro.
26
12GESTIÓN DE TIC
Objetivo: Gestionar, planificar y evaluar, los recursos nuevos y actuales que conforman la estructura tecnológica y de comunicaciones de la Universidad de los Llanos, para responder a los requerimientos internos y externos, garantizando la disponibilidad, autenticación, integridad y confidencialidad de la información y el resguardo de los recursos computacionales a nivel de hardware y software, que permitan el óptimo desempeño de la gestión de la Universidad y una adecuada toma de decisiones para el logro de la misión.

1. Omisión y/o manipulación deliberada de la información.
2. Uso indebido de los recursos informáticos (redes, sistemas, página web).
Incumplimiento de las
políticas de seguridad de
manera negligente y/o con
intencionalidad
1. sanciones administrativas, disciplinarias y penales.

2. Detrimento patrimonial.
31030
ALTA
Programación de capacitaciones para dar a conocer la política de seguridad.3515
MODERADA
Primer y segundo semestre de la vigencia 2016Divulgación por medio
de la página web,
boletín interno y capacitaciones de las
políticas de seguridad,
para que el personal
conozca sus
responsabilidades ante
el sistema y sus
consecuencias
Listados de asistencia
27
13EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
Objetivo: Identificar debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de los procesos institucionales, mediante la aplicación de instrumentos de medición y evaluación, para verificar el cumplimiento de las actividades y lineamientos normativos aplicables a los procesos. En el evento del incumplimiento de los deberes, la violación al régimen de prohibiciones o estar inmerso en una causal de inhabilidad e incompatibilidad, realizar la respectiva investigación, evaluación y sanción.
1. Que los criterios de auditoría o de aplicación del proceso disciplinario, sean alterados por favoritismos personales o subjetivos.
Informes de Auditoría
Internas subjetivas ajustadas a los
intereses de los
responsables del proceso
Auditado.


Pérdida de confianza y credibilidad en el ejercicio de evaluación y control.
Sanciones e incumplimiento indicadores.
12020
MODERADA
Caracterización y procedimiento de auditoría interna155
BAJA
Primer y Segundo semestreRealizar seguimiento y controles al plan de auditorías en la ejecución de los procedimientosActa reunión equipo de trabajo
28
Favorecimiento a los sujetos
procesales dentro del
proceso disciplinario.
Impunidad a las actuacciones disciplinarias.21020
MODERADA
Procedimientos de la Oficina de Control disciplinario.
Indagacion peliminar e investigación disciplinaria
11010
BAJA
TrimestralmenteRegistro y Valoración de la queja o informe Libro radicador
29
14AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL
Objetivo: Fortalecer y garantizar las condiciones de calidad institucionales y de los programas académicos, con miras al aseguramiento de la calidad académica.
Controles ineficaces por parte de los Consejos de Facultad sobre el seguimiento a los productos entregados por los docentes derivados de los tiempos asignados para los procesos de autoevaluación.
Incumplimiento en la entrega de productos derivados de las funciones asignadas a los docentes de los grupos GAP mediante resolución académica y que al final obtienen una calificación satisfactoria en las evaluaciones docentes del Consejo de Facultad.Incumplimiento de metas y tiempos establecidos para procesos de autoevaluación y ejecución de planes de mejoramiento32060
EXTREMA
Informar al Comité Institucional de Acreditación y a los Consejos de Facultad sobre el cumplimiento y/o avances de los productos de los grupos GAP21020
MODERADA
Semestral durante la vigencia 2016Realizar informe y socialización al Comité Institucional de Acreditación y Consejos de Facultad sobre el cumplimiento y avance de grupos GAPInforme y actas de reunión
30
Elaboró: Líderes de Procesos con equipos de trabajo. Consolidación: Oficina de Planeación MSG
31
32
PROBABILIDADPUNTAJEZONA DE RIESGO
33
CASI SEGURO525
MODERADA
50
ALTA
100
EXTREMA
34
PROBABLE420
MODERADA
40
ALTA
80
EXTREMA
35
POSIBLE315
MODERADA
30
ALTA
60
EXTREMA
36
IMPROBABLE210
BAJA
20
MODERADA
40
ALTA
37
RARA VEZ15
BAJA
10
BAJA
20
MODERADA
38
IMPACTOMODERADOMAYORCATASTRFICO
39
Puntaje51020
40
41
ELABORACIÓNA la Oficina de Planeación o quien haga sus veces le corresponde liderar su
elaboración y consolidación
42
Debe ser elaborado por cada responsable de las áreas y/o de los procesos, junto
con su equipo.
43
CONSOLIDACIÓN A la oficina de planeación o quien haga sus veces le corresponde liderar el proceso de construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción. Adicionalmente, esta misma oficina será la encargada de consolida el Mapa de Riesgos de Corrupción.
44
PUBLICACIÓN Se debe publicar en la página web de la entidad o en un medio de fácil acceso al ciudadano, a más tardar el 31 de enero de cada año.
45
SOCIALIZACIÓNLos servidores públicos y contratistas de la entidad deben conocer su contenido antes de su publicación. Para lograr este propósito la Oficina de Planeación deberá diseñar y poner en marcha las actividades o mecanismos necesarios para que los funcionarios y contratistas conozcan, debatan
y formulen sus apreciaciones y propuestas sobre el proyecto del Mapa de Riesgos de Corrupción.
46
Así mismo, dicha Oficina adelantará las acciones para que la ciudadanía y los interesados externos conozcan y manifiesten sus consideraciones y sugerencias sobre el proyecto del Mapa de Riesgos de Corrupción
47
AJUSTES Y MODIFICACIONESAjustes y modificaciones del Mapa de Riesgos de Corrupción: Después de su publicación y durante el respectivo año de vigencia, se podrán realizar los ajustes y las modificaciones necesarias orientadas a mejorar el Mapa de Riesgos de Corrupción. En este caso deberá dejarse por escrito los ajustes, modificaciones o inclusiones realizadas.
48
49
CONSOLIDACION DOCUMENTOCARGO: Asesor de Planeación
50
NOMBRE: Claudio Javier Criollo Ramírez
51
FIRMA
52
APROBACIÓN DEL SEGUIMIENTOJEFE CONTROL INTERNO
53
NOMBRE: Giovanny Alfredo García Baquero
54
FIRMA
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
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OriginalMAPA DE RIESGOS
MAPA DE RIESGOS modif
Cronograma SEGUIMIENTOS
Seguimiento PA-AC 2016
2do seguimiento MAPA DE RIESGOS
Seguimiento RACIONALIZACION TRAMITES
1er seguimiento MAPA DE RIESGOS