Plan de Mejoramiento 2018
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UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS
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PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL - 2018
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MODALIDAD DE REGISTROCLASIFICACIONORIGENNOMBRE DEL PROCESO LIDER DEL PROCESOCÓDIGO HALLAZGODESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO, OBSERVACION Y NO COFORMIDADCAUSA DEL HALLAZGOTIPO DE ACCIÓN DE MEJORADESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN DE MEJORAESTADO DE LA ACCION DE MEJORAACTIVIDADES / DESCRIPCIÓNACTIVIDADES / UNIDAD DE MEDIDAACTIVIDADES / CANTIDADES UNIDAD DE MEDIDAESTADO DE LA ACTIVIDADACTIVIDADES / FECHA DE INICIOACTIVIDADES / FECHA DE TERMINACIÓNACTIVIDADES / PLAZO EN SEMANASACTIVIDADES / AVANCE FÍSICO DE EJECUCIÓNFECHA CIERRE DE AUDITORIA (aaaa/mm/dd)FECHA SUSCRIPCIÓN PLAN DE MJTONOMBRE DE LA AUDITORIAAUDITORAVANCE EN TIEMPOPRIMER SEGUIMIENTO JUNIOSEGUNDO SEGUIMIENTO DICIEMBRELA ACCIÒN DE MEJORA FUE EFICAZ?OBSERVACIONES
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11/15/2018 6:09:312/18/1781 10:48:04(aaaa/mm/dd)SINO
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11 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría CGR9. Gestión de talento humanoJefe Oficina de Personal15 03 001Vinculación de personal docente y administrativo. La planta de personal docente de carrera de la universidad de los Llanos ocupa aproximandamente un 15% del total de los profesores, cifra que resulta sustancialmente inferior frente a un 85% que corresponde a los profesores ocasionales y catedrátios vinculados durante este periodo. Se evidencio la vinculación mediante Resolcuión Rectoral por periodos inferiores a un año, de profesores ocasionales de tiempo completo, con renovación sucesiva de contratos y en cuyo objeto se establece el cumplimiento de funciones misionales (docencia, investigación, proyección social) en programas permanentes de la universidad y no transitorios como lo establece la Ley. Igual situación se establecio con los profesores catedráticos vinculados por periodos académicos. Falta de gestión oportuna por parte de la universidad de los Llanos, en la realización de las convocatorias y la provisión definitiva y permanente de los cargos docentes de tiempo completo. En cuanto a los estudios de reforma de la estructura orgánica y planta de cargos, la universidad de los Llanos, hasta el 19 de noviembre de 2013 mediante resiolución rectoral No 4284 conformo el equipo técnico para elaborar el estudio de reforma de estructura orgánica y planta de cargos; así mismo el consejo superior, no ha establecido la política de relevo generacional.Al no tener el estudio de cargas laborales, no se pueden realizar convocatorias públicas para finalmente establecer la reestructuración organizacionalAcción CorrectivaAdelantar actividades para consolidar propuesta de nueva estructura organizacional de la Universidad de los Llanos.AbiertaConsolidar el estudio para el rediseño organizacional de la nueva estructura organizacional de la Universidad de los Llanos.Estudio1Terminada1/03/201630/12/201640,5130/12/201314/01/2014Control FiscalRoberto Aya BarretoCUMPLIDADocumento estructurado.
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Presentar ante el Consejo Académico la nueva propuesta de rediseño organizacional de la Universidad de los LlanosActa del Consejo Academico1Terminada1/09/201630/03/201728,0130/12/201314/01/2014Control FiscalRoberto Aya BarretoCUMPLIDASesion ordinaria No 021 del 04/07/2017 "Avalo la presentacion del proyecto de estructura acadèmica de la Universidad de los Llanos".
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Presentar y gestionar ante el Consejo Superior la nueva propuesta de rediseño organizacional de la Universidad de los Llanos.Acta del Consejo Superior1En proceso1/01/201731/10/201889,1030/12/201314/01/2014Control FiscalRoberto Aya BarretoVENCIDOSe envio oficio No 30.10.0032 de fecha 31 de julio 2018, dando plazo de dos dias. El 01/08/2018 el señor Wilmar Cruz envia correo electronico , informando que el proyecto se encuentra en analisis por parte de las facultades, estudiantes y queda pendiente de un debate en el Consejo Academico para su aval final para pasar al Consejo Superior.
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21 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría Interna de Gesión y Calidad4. DocenciaVicerrector Académico2No se evidencia uso de herramientas que permitan realizar seguimiento y control del proceso y tiempos a las opciones de grado de los estudiantes ISO 9001 y NTCGP 1000 numeral 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio literal d. y e.Los programas de grado manejan una base de datos pero no se había visto la necesidad de citar más información de la que actualmente se maneja.Acción CorrectivaHacer uso de una herramienta que permita realizar el seguimiento y control del proceso de las opciones de grado de los estudiantes de los programas de grado adscritos a la FCE.Cerrada2. Implementar una herramienta en los programas de grado adscritos a la FCE que permita realizar el seguimiento y control del proceso de las opciones de grado de los estudiantes teniendo en cuenta las variables mínimas.Herramientas del programa ajustadas a la norma1Terminada22/11/201722/12/20174,0110/11/201421/11/2014Auditoria a Decanos y Facultades (Econòmicas)Julieth Velásquez y DianaCUMPLIDAOficina de Control Interno <cinterno@unillanos.edu.co>
15 jun.
para mí
PSC.

---------- Mensaje reenviado ----------
De: Asistente Decano Funcionario <asistentedecano@unillanos.edu.co>
Fecha: 15 de junio de 2018, 14:32
Asunto: LINK PLATAFORMA INSTITUCIONAL PROYECTOS DE GRADO FCE
Para: Oficina de Control Interno <cinterno@unillanos.edu.co>

Cordial saludo.

Muy comedidamente me permito enviar lo referente al asunto.

http://gradosfce.unillanos.edu.co/fce/fce.php
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31 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad mayorAuditoría Interna de Gesión y Calidad4. DocenciaVicerrector AcadémicoDOC007HEn la oficina de admisiones registro y control académico, no reposan las carpetas de los estudiantes de los programas de maestría y especialización en acuicultura y aguas continentales, evidenciando que no se tiene centralizada la documentación presentada por los estudiantes de posgrado.No se ha implementado un plan adecuado para el registro, manejo y centralización de las carpetas en admisionesAcción CorrectivaCrear la base de datos, digitalizar la información en el Instituto y Centralizar la información y carpetas en Admisiones, Registro y Control AcadCerrada1. crear el modulo en sistemas, 2. Dar el permiso para que en el IALL se digitalice la información 3. Centralizar la información y las carpetas en admisionesModulo, permiso y carpetas1Terminada15/06/201530/06/201650,8116/12/201420/04/2015Auditoría PosgradosAna Zorayda Riaño BernalCUMPLIDAMediante oficio No 30.10.2029 del 18 de julio de 2018, se dio traslado a la oficina de Control Interno Disciplinario.
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41 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría Interna de Gesión y Calidad4. DocenciaVicerrector AcadémicoDOC009HA la fecha no se cuenta con los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección y recuperación de la totalidad de los registros:
*No se evidencia que OARCA cuente con su inventario documental actualizado.
*Existencia de hojas sin foliar
*No se evidencia que OARCA tenga la custodia de los registros de las historias académicas de los programas de: Especialización en Acuicultura: Aguas Continentales, Maestría en Acuicultura, Doctorado en Ciencias Agrarias
*No se conservan los registros de acuerdo a la tabla de retención documental vigente
*Se evidenciaron registros en mal estado, deteriorados por agentes externos.
No existe la infraestructura física suficiente y adecuada, ni un sistema de información integrado para el almacenamiento de la información de las historias académicas de los estudiantes de los programas de: Especialización en Acuicultura: Aguas Continentales, Maestría en Acuicultura, Doctorado en Ciencias AgrariasAcción CorrectivaCoordinar acciones conjuntas entre la oficina de sistemas, la dirección de los programas de Especialización en Acuicultura: Aguas Continentales, Maestría en Acuicultura, Doctorado en Ciencias Agrarias, la vicerrectoria académica y la oficina de admisionesCerradaCrear programas y cursos en el modulo a cargo de profesional de la oficina de admisionesProgramas y cursos creados en el modulo1Terminada1/07/201531/08/20158,1113/04/20152/07/2015Auditoría realizada a AdmisionesJulieth VelasquezCUMPLIDARevisados los hallazgos No DOC007H y DOC009H, se evidencia que las actividades a cumplir son similares y corresponden a la misma situacion detectada en el informe, por lo tanto se procede a uinificar y se deja un solo hallazgo, el cual se le dara tralado a la oficina de control interno disciplinario, el dia 18 de julio de 2018 mediante oficio No 30.10.2029. Es de aclarar en el cumplimiento del hallazgo intervienen en su ejecuiciòn la oficina de admisiones, sistemas, IALL, cuyo lider del proceso para la epoca era el coordinador de posgrados Wilmar Cruz.
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Capacitar a un asistente de los programas de posgrado para el ingreso de la información al moduloActa de reunión y capacitación1Terminada2/09/20159/09/20150,9113/04/20152/07/2015Auditoría realizada a AdmisionesJulieth VelasquezCUMPLIDA
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Ingresar la información al módulo a cargo de la asistente de los programas de posgradoModulo alimentado 1Terminada10/09/20159/12/201512,0113/04/20152/07/2015Auditoría realizada a AdmisionesJulieth VelasquezCUMPLIDA
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51 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría Interna de Gesión y Calidad7. Bienestar institucionalJefe de Bienestar InstitucionalBIN004HNo se asignó el debido porcentaje de descuento socioeconómicoLos recursos financieros no son suficientes para asignar los descuentos de acuerdo a lo dispuesto por la normatividad vigenteAcción CorrectivaPresentar ante las instancias pertinentes propuesta de modificación a la normatividad que regula el proceso de descuento socioeconómico.AbiertaElaborar conjuntamente con los miembros del comité de trabajo social una propuesta de modificación a la normativa que regula el proceso de descuento. Documento propuesta. 1Terminada31/08/201529/06/201640,4111/06/201511/08/2015Auditoría realizada a Bienestar InstitucionalJulieth VelasquezCUMPLIDA
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Solicitar las revisiones y viabilidad jurídica al documento propuesta de modificación a la oficina jurídica de la InstituciónOficio viabilidad jurídica. 1Terminada12/10/201531/08/201643,2111/06/201511/08/2015Auditoría realizada a Bienestar InstitucionalJulieth VelasquezCUMPLIDA
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Presentar la propuesta de modificación a los cuerpos colegiados pertinentes. Actas del Consejo Superior. 1En proceso2/11/20151/09/2018137,9011/06/201511/08/2015Auditoría realizada a Bienestar InstitucionalJulieth VelasquezVENCIDOActa 20 del 25 de julio 2018, se realizo seguimiento a la actividad y se socializo con el jefe de bienestar institucional, que en el año 2017, la mes de concertaciòn adelantò la discusiòn del primer punto del pliego de peticiones de largo plazo (Reforma Integral Universitaria), acordando la realizaciòn de un claustro Universitario asi: 6. Reglamento estudiantil Acuerdo Superior 015 de 2003 y 7.Règimen de matriculas Acuerdo Superior 060 de 1999. Solicitarà prorroga de esta actividad para el 09 de agosto 2018.El 31/07/2018 se envio oficio No 30.10.0033, dando plazo de dos dias para presentar avances. El 31/07/2018 envian oficio No 50.50.215 solicitando plazo para cumplimiento el 01/09/2018.
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61 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría Interna de Gesión y Calidad7. Bienestar institucionalJefe de Bienestar InstitucionalBIN006HNo se evidenció la política de bienestar institucionalLa funcionaria contratada para tal fin, no alcanzó a realizar la entrega del documento de política de Bienestar Institucional. Por lo que se retoma este compromiso por parte de la Dirección de Bienestar, estableciendo fecha de entrega para el mes de Agosto del año en curso.Acción CorrectivaConstrucción de la política de Bienestar InstitucionalAbiertaRealizar socializacion con los estudiantes representantes de los diferentes organos colegiados para la presentacion de la propuesta.Acta de reunion1Terminada9/09/201518/07/2018139,1111/06/201511/08/2015Auditoría realizada a Bienestar InstitucionalJulieth VelasquezCUMPLIDAActa de visita 20 del 25/07/2018, se observò que mediante acta 06 del 24/05/2018 se socializò la polìtica Pùblica de Bienestar Institucional a los delegados del Consejo Estudiantil Universitario. Este documento se encuentra subido en el Link mesadeconcertacion.unillanos.edu.co. Se cierra
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Presentación de la Política de Bienestar ante el Consejo de BienestarActa del Consejo de Bienestar1En proceso1/09/20159/09/2018147,2011/06/201511/08/2015Auditoría realizada a Bienestar InstitucionalJulieth VelasquezVENCIDOActa de visita 20 del 25/07/2018. Siguiendo el debido proceso, despues de la mesa de concertaciòn del claustro universitario, se presentarà al Consejo de Bienestar para su aprobaciòn. Solicitaràn prorroga para el 30/09/2018. El 31/07/2018, se envio oficio No 30.10.0033, dando plazo para cumplimiento de 2 dias. eL 31/07/2018 mediante oficio No 50.50.215 solicitando plazo para el cumplimiento 09/09/2018.
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Presentar la propuesta de política a los cuerpos colegiados pertinentes. Acta del Consejo de Bienestar1En proceso26/09/201520/09/2018145,3011/06/201511/08/2015Auditoría realizada a Bienestar InstitucionalJulieth VelasquezVENCIDOActa de visita 20 del 25/07/2018,el jefe de Bienestar enviarà oficio a Control Interno de Gestiòn solictando prorroga, debido a las fechas establecidas en el plan de concertaciòn de la mesa, para el 20/09/2018.
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71 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría Interna de Gesión y Calidad5. InvestigaciónDirector General de InvestigacionesINUV001HSe evidencia una desactualización en los componentes que hacen parte del sistema de investigación de la universidad según lo estipulado por el acuerdo superior 026 de 2000.Desactualización de los componentes del Sistema de InvestigacionesAcción CorrectivaRevisiòn y actualizaciòn de los componentes que hacen parte del sistema de Investigaciòn de la Universidad de los LlanosCerradaRevisiòn y anàlisis de los resultados de una evaluaciòn de los proyectos de investigaciòn con el fin de analizar debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas de investigaciòn en la Universidad de los Llanos.Estudio de impacto1Terminada10/08/201721/12/201717,7121/10/201527/11/2015Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de investigación Natalia RozoCUMPLIDAEn visita realizada el 06/06/2018 acta No 08, se observò que el proceso diseño el documento de anàlisis y conclusiones de la evaluaciòn de impacto de los proyectos de investigaciòn de las cinco facultades desde el año 2006 al 2016, el cual esta guardado en el correo de investigaciones dginvestigaciones@unillanos. edu.co.
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Revisiòn y actualizaciòn de la polìtica de los semilleros de investigaciònDocumento1Terminada1/03/201715/12/201738,5121/10/201527/11/2015Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de investigación Natalia RozoCUMPLIDAEn visita realizada el 06/06/2018 acta No 08, se evidencio el Acuerdo Superior No 003 del 13 de abril de 2018 "Por medio de la cual se establece la Polìtica Institucional de Semilleros de Investigaciòn de la Universidad de los Llanos. Esta fue socializada al Consejo Institucional de Investigaciones.
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Revisiòn y actualizaciòn de las Lineas de investigaciònDocumento1Terminada1/02/201830/06/201819,9121/10/201527/11/2015Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de investigación Natalia RozoCUMPLIDAActa No 06 del 06/06/2018. El proceso tiene la Resoluciòn Academica No 031 del 20 de marzo de 2018 "Por el cual se establecen e institucionalizan las lineas de Investigacion de las Facultades de la Universidad de los Llanos. Publicada en pàgina web www. unillanos. edu.co, en Documentacion, Consejo Academico, Resoluciones Academicas.
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Elaboraciòn de una propuesta de actualizaciòn de la investigaciòn alineada a la plataforma ScienTI.Documento1Terminada1/03/201830/06/201816,1121/10/201527/11/2015Auditoria Interna de Gestiòn y Calidad al proceso de investigaciònNatalia RozoCUMPLIDAActa No 06 del 06/06/2018, el proceso tienen el documento modelo para la construccion de una agenda institucional de investigaciones en la Universidad de los Llanos, guardado en correo dginvestigaciones@unillanos.edu.co.
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81 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría Interna de Gesión y Calidad4. DocenciaVicerrector AcadémicoDOC018HNo se evidencia la entrega del formato FO-DOC-24 diario de clases, y el uso del formato FO-DOC-68 seguimiento de tutorías de los docentes catedráticos.El procedimiento PD-DOC-38 al que hace referencia el hallazgo, no esta orientado a profesores catedraticos a nivel de posgrado, por lo tanto los formatos FO-DOC-24 y FO-DOC-68 no se aplican para estos docentesAcción CorrectivaFormular el procedimiento control al desarrollo de la actividad docente para catedraticos a nivel de posgrado y definir los formatos a utilizarse CerradaRealizar reuniones con los directores de los postgrados para el analisis y formulacion del procedimientoLista de asistencia reuniones directores postgrados
1Terminada18/01/201617/06/201620,113/12/201512/12/2015Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Docencia (Basicas)Julieth Velasquez

Natalia Rozo
CUMPLIDAEl 31/08/2018 mediante oficio No 30.10.0039 la O.C.I envio oficio a la facultad dando dos dias de plazo para presentar los avances. El 18 de julio y 2 de agosto 2018 dieron respuesta. Lista de asistencia revisiòn socializaciòn procedimiento PD-DOC-38, del 06/06/2018. Se cierra.
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Remitir el procedimiento, formatos y flujograma al SIG para su aval y posterior publicacion en la pagina webOficio y/o comunicación electronica1Terminada18/01/201617/06/201620,113/12/201512/12/2015Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Docencia (Basicas)Julieth Velasquez

Natalia Rozo
CUMPLIDACorreo electrònico del 18 de julio de 2018. La vicerrectoria Acadèmica revisò el procedimiento y dio tramite a Coordinaciòn Sig para que sea cargado en el micrositio. Este procedimiento modifica el uso de los formatos mencionados y su alcance es para todos los docentes catedraticos.
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Notificar a los docentes catedraticos de postgrado sobre el procedimiento, con el fin de darle aplicabilidad, una vez, el mismo sea avalado y publicado por el SIGRecibido de notificacion1Terminada18/01/201617/06/201620,113/12/201512/12/2015Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Docencia (Basicas)Julieth Velasquez

Natalia Rozo
CUMPLIDAEl 31/08/2018 mediante oficio No 30.10.0039 la O.C.I envio oficio a la facultad dando dos dias de plazo para presentar los avances. El 18 de julio y 2 de agosto 2018 dieron respuesta.Correo electrònico del 02/08/2018, se socializò a los docentes catedràticos-
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91 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría Interna de Gesión y Calidad15. Gestión de apoyo a la académiaJefe de Ayudas EducativasPD-GAA-H22016Se evidencia de la muestra aleatoria la falta de historias clínicas en sus respetivas carpetas.Falta de acciones efectivas en la custodia y prestamo de las Historias Clinicas.Acción CorrectivaInplementacion de acciones efectivas de conrtol para garantizar la correcta custodia de las historias clinicasCerradaImplementar libro de control de entradas y salidas de las Historias Clinicas.Libro de Entradas y salidas HC1Terminada1/03/20172/12/201736,815/12/201617/02/2017Clinica VeterinariaJhon Alexander Rincon PedrerosCUMPLIDAMediante acta No 29 del 11/12/17 se observò que se tiene el libro aperturado desde el 13/02/17, donde se resepcionan las historias clinicas que se prestan a los clinicos.
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Solicitar al Medico Veterinario tratante la entrega inmediata de las historias clinicas completas, después de cada consulta ó después de dar de alta al paciente.Circular Semestral1Terminada1/03/20172/12/201736,815/12/201617/02/2017Clinica VeterinariaJhon Alexander Rincon PedrerosCUMPLIDAMediante acta No 29 del 11/12/17 se observò que se enviò el correo electrònico el 26/05/17 clinicaveterinaria@unillanos.edu.co, informando que todos los campos de la historia clìnica deben ser diligenciados.
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Reportar mediante oficio al director del Centro Clinico Veterinario los casos reincidentes, quien tomara las deciciones.Oficio al director del centro clinico.1Terminada31/03/201716/03/201846,715/12/201617/02/2017Clinica VeterinariaJhon Alexander Rincon PedrerosCUMPLIDAMediante acta de seguimiento No 04 del 17/05/2018, se evidenciaron correos electronicos enviados por la directora del centro clinico veterinario, informando sobre los las historias clinicas archivadas, faltantes y su responsable, oficios de fecha 01/03/2018 y 05/04/2018. Estan guardados en carpeta Plan de Mejoramiento en el escritorio del computador de recepcion. Se cierra.
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101 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría Interna de Gesión y Calidad15. Gestión de apoyo a la académiaJefe de Ayudas EducativasPD-GAA-H42016Revisando historias clínicas y sistema de inventarios no se evidencian pagos de medicamentos y dispositivos médicos.Falta de mecanismos para garantizar el correcto ingreso de los recursos por concepto de servicios medicos vetrerinariosAcción CorrectivaAplicación del pagaré a todos los pacientes que ingresen a la Clinica Veterinaria.
reporte
CerradaAplicación del pagaré a todos los pacientes que ingresen al Centro Clinico Veterinario.Pagare diligenciado100%Terminada31/03/201716/03/201846,7100%5/12/201617/02/2017Clinica VeterinariaJhon Alexander Rincon PedrerosCUMPLIDAMediante acta de visita No 04 del 17/05/2018, la directora del centro clinico veterinario manifesto que se hizo reunion para hablar del tema financiero del centro clinico veterinario, con el asesor juridico, el tesorero, la señora Martha Baron de la oficina financiera, la contadora de la Universidad, Oscar Paez y Edgar Leonardo Velasquez de sistemas, en la cual se concluyo retirar el formato de pagare del SIG, puesto que el recaudo de los servicios de la Unillanos es competencia de la tesoreria. Esta actividad aun queda abierta hasta que se concrete la actividad que subsane la causa que le dio origen al hallazgo. El 31/07/2018 se envio oficio No 30.10.0035 a la clinica veterinaria dando dos dias de plazo para que envien los avances. El 01/08/2018 mediante oficio No 40.40.50.13.016 la directora de la clinica veterinaria, manifiesta que se debe retirar el formato de pagare y quien tiene la competencia de recaudo de los servicios de la Universidad, es la tesoreria. Se cierra.
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Reporte semestral a la oficina juridica de la Universidad de los Llanos, de los propietarios de mascotas que no cancelan los servicios , insumos y dispositivos médicos.Oficio a Juridica1Terminada1/03/201716/03/201850,715/12/201617/02/2017Clinica VeterinariaJhon Alexander Rincon PedrerosCUMPLIDAMediante acta de visita No 04 del 17/05/2018, se observo que la directora envio oficios mediante correo electronico con el adjunto de la relacion de propietarios de mascotas y semovientes que no cancelaron los servicios prestados por el Centro clinico veterinario durante el 2017, correos de fechas 23/02/2018 y 08/05/2018. Documentos archivados en Plan de Mejoramiento en el escritorio de la recepcion de la Clinica Veterinaria. Se cierra.
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Acción CorrectivaImplementacion de medidas de control que permitan que los usuarios cumplan con su obligacion.CerradaReunión con el jefe de servicios generales para el control del ingreso y salida de personas con mascotas.Acta de Reunion (Servicios Generales)1Terminada1/03/20171/12/201736,715/12/201617/02/2017Clinica VeterinariaJhon Alexander Rincon PedrerosCUMPLIDAMediante acta No 29 del 11/12/17, se evidencio que se elaboro el acta No 01 del 01/09/2017 donde se dialogo sobre el tema y se queda con el compromiso de generar un formato de ingreso para personas externas con mascotas a la Universidad y don Jaime socializar con los guardias de seguridad el tema del abandono de los animales.Se cierra.
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Realizar una reunión con el jefe de tesorería para solictar el apoyo en la recepción de dinero en horas atípicas.Acta de Reunion (Tesoreria)1Terminada1/03/20171/12/201736,715/12/201617/02/2017Clinica VeterinariaJhon Alexander Rincon PedrerosCUMPLIDAMediante acta No 29 del 11/12/17, se evidencio que se elaboro el acta No 02 del 06/12/2017 donde se socializo sonre el pago de servicios por concepto de atencion medica veterinaria en el centro clinico veterinario de la Unillanos. Se acuerda seguir la directriz de registrar en contabilidad a los terceros y cancelar en tesoreria.Se cierra.
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11SUSCRIPCIÒN PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría Interna de Gesión y Calidad4. DocenciaVicerrector AcadémicoPD-DOC-H52016Se evidencia falta de seguimiento y control en los productos de Docencia, Actividades Académico Administrativas u Otras Actividades, Investigación y Proyección socialSeguimiento desarticulado con los cortes de periodos académicosAcción CorrectivaEstablecer fechas para entregas de informes de ejecución de acuerdo a los calendarios académicosCerradaRealizar seguimiento a corte del periodo académico para cada uno de los proyectos activos ,mediante la aplicación de los formatos establecidos.Unidad2Terminada30/06/201715/12/201722,4223/12/201627/02/2016Responsabilidades AcademicasJhon Alexander Rincon PedrerosCUMPLIDAActa No 26 del 15/08/2018. El proceso tiene la matriz interactiva en Google Drive , Base de Datos 2010-2018 correo de investigaciones, donde se tienen cargados todos los proyectos y con base en las fechas establecidas en el acta de inicio del proyecto, se efectua el seguimiento.
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12SUSCRIPCIÒN PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría Interna de Gesión y Calidad4. DocenciaVicerrector AcadémicoPD-DOC-H62016Se evidencia incumplimiento en la Planificación y en la ejecución de los proyectos de investigación y proyección socialDemora en las compras de materiales, reactivos y otros elementos para la ejecución de proyectos.Acción CorrectivaRealizar acuerdo con Vicerrectoría de Recursos para la adquisición y entrega oportuna de los recursos para la ejecución de proyectosCerrada1. Realizar reunión con el Vicerrector de recursos Universitarios para establecer un acuerdo o un plan para la entregia o desembolso de los recursos para la ejecución de los proyectos de investigación.Unidad1Terminada15/02/201715/12/201740,4123/12/201627/02/2016Responsabilidades AcademicasJhon Alexander Rincon PedrerosCUMPLIDAActa de seguimiento No 026, se observo en acta 03 del 18/05/2017, el vicerrector de recursos universitarios, explicò sobre la demora en el proceso de compras, que es porque las cotizaciones de los investigadores normalemnte no cumplen con lo exigido por la Universidad como entidad publica que es, razòn por la cual se ven en la obligaciòn de cotizar con otros proveedores.
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2. Informar a los docente sobre los procedimientos para el desembolso de recursos.Unidad1Terminada15/02/201715/12/201740,4123/12/201627/02/2016Responsabilidades AcademicasJhon Alexander Rincon PedrerosCUMPLIDAActas de seguimiento No 026, se observò que mediante correo electrònico del 05/10/2017 dginvestigaciones@unillanos.edu.co, a los centros de investigaciòn y a las facultades informando desde su inicio y final de recibir las solicitudes de compra con sus respectivos requerimientos. Correo del 16/08/2017 a los centros y facultades con el mismo objetivo.
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3. Informar a Control Interno en caso de no cumplirse los acordado con Vicerrectoria de Recursos Univeristarios.Unidad1Terminada15/02/201715/12/201740,4123/12/201627/02/2016Responsabilidades AcademicasJhon Alexander Rincon PedrerosCUMPLIDAActa No 026, el proceso manifiesta que no se ha tenido la necesidad.
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13SUSCRIPCIÒN PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad7. Bienestar institucionalJefe de Bienestar InstitucionalPD-BIN-H62017No se ha realizado acciones de mejora en el plan de mejoramiento de hallazgos evidenciados en la auditoria interna de vigencia 2015. Implementacion de acciones de dificil cumplimiento y que dependen de tercerosAcción Correctiva1. Establecer actividades que permitan el cumplimiento de los compromisos adquiridos en los planes de mejoramiento de vigencias anteriores.Cerrada1. Revisión y ajuste de las acciones de mejora del plan de mejoramiento.Plan de mejoramiento ajustado1Terminada23/02/201723/02/201848,7120/02/201724/02/2017Bienestar Institucional vigencia 2016Katherin AyaCUMPLIDAActa No 20 del 25/07/2018. Se evidenciò que la acciòn de mejora y actividades se han venido ejecutando y los ajustes realizados han sido con las fechas establecidas inicialmente.
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2. Gestión y seguimiento de las acciones de mejora del plan de mejoramientoCumplimiento100%Terminada23/02/201723/02/201848,7100%20/02/201724/02/2017Bienestar Institucional vigencia 2016Katherin AyaCUMPLIDAActa No 20 del 25/07/2018. Se evidenciò que la acciòn de mejora y actividades se han venido ejecutando y los ajustes realizados han sido con las fechas establecidas inicialmente. Se ha venido realizando el seguimiento.
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14SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad15. Gestión de apoyo a la académiaJefe de Ayudas EducativasPD-GAA-H142017Se evidencia en los procedimiento Administración de espacios PD-GAA-07, No fueron diligenciados los formato FO-GAA-19, FO-GAA-59 y FO-GAA-60, en la vigencia 2016. Adscritos a Ayudas EducativasDesconocimniento del procedimientoAcción Correctiva1) Modificar el procedimientospara el diligenciamiento de los formatos y el almacenamiento de los mismos. Cerrada1) Presentar al SIG, la actualización de los procedimientos y formatos.1) Presentacion y actualizacion de formatos al SIG 1Terminada1/06/201729/09/201716,0125/05/201731/05/2017Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Gestión Apoyo a la AcademiaCarolina Zea GonzalezCUMPLIDAMediante acta No 22 del 17/12/2017 se observo que mediante correo electronico del 06/10/2017 se enviaron los procedimientos al SIG para su respectiva revision y aprobacion y posteriormente subirlos al proceso. Procedimiento PD-GAA-07 segunda version, se anula el formato FO-GAA-60. Se cierra.
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Acción Correctiva2) Coordinar y actualizar, con las dependencias que tienen a cargo las salas audivisuales para la articulación de la información de registro y control de las mismos.Cerrada2)Gestionar con cada una de las facultades a cargo del funcionamiendo de las salas y salón la información correspondiente para el control requerido.2) Procedimiento actualizado y presentado.1Terminada1/06/201729/09/201716,0125/05/201731/05/2017Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Gestión Apoyo a la AcademiaCarolina Zea GonzalezCUMPLIDAActa de seguimiento No 18 del 24/07/2018, se observò que se ajustò el procedimiento Administraciòn de espacio PD-GAA-07, se cambia el nombre quedando asì: Procedimiento para la asignaciòn de aulas y prèstamo o alquiler de auditorios y salas audiovisuales.
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3) Establecer el dominio de Ayudas Educativas en las areas cedidas a las facultades para determinar la ruta de decision respecto a los procedimientos de registro y control en las areas mencionadas o en su defecto solicitiar al SIG la cancelacion de estos registros.3) Personal capacitado.4) Direcionar el manejo de las areas cedidas.1Terminada1/06/201729/09/201716,0125/05/201731/05/2017Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Gestión Apoyo a la AcademiaCarolina Zea GonzalezCUMPLIDAActa de seguimiento No 18 del 24/07/2018, se constatò que el procedimiento fue socializado el miercoles 06 de junio de 2018, con la oficina de planeaciòn, el àrea de infraestructura fìsica, servicios generales y la administrciòn de la Sede San Antonio, quedando en firme la propuesta del mismo.
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15SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad3. Gestión de la calidadAsesor de PlaneaciónPD-GCL-H22017Pese a que existe una caracterización del proceso documentada en la cual se identificó la necesidad de actualización en la auditoria interna al proceso ralizada en el 2016, aún no se ha efectuado la revisión y actulización correspondiente.Desde el 16/09/2013 no se ha realizado una revisión de la caracterización del proceso GCLAcción CorrectivaRevisar el modelado del proceso GCL en la caracterización y ajustarlo de acuerdo al quehacerCerrada1. Reunión de trabajo que permita realizar el ajuste a la Caracterización GCL Caracterización del proceso GCL actualizada1Terminada4/07/201730/11/201719,9127/06/201730/06/2017Auditoría al proceso Gestión de la CalidadDiana Carolina Castellanos GómezCUMPLIDAEl 06/02/2018, el proceso de Gestiòn de Calidad actualizo la caracterizaciòn del proceso en versiòn 05, donde se actualizò la totalidad de puntos del documento, de manera que coincida con la realidad operativa del proceso.
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2. Aprobación y cargue al micro sitio web del SIG de la Caracterización GCLActa de aprobación1Terminada4/07/201730/12/201723,9127/06/201730/06/2017Auditoría al proceso Gestión de la CalidadDiana Carolina Castellanos GómezCUMPLIDAMediante acta de visita No 03 del 03/05/2018, se hizo revison y se observo que el proceso el 06/02/2018 actualizo en version 05, la totalidad del documento, de manera que coincida con la realidad operativa del proceso. Se puede observar en el mapa de procesos Gestion de Calidad, Caracterizacion.
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16SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad3. Gestión de la calidadAsesor de PlaneaciónPD-GCL-H32017El proceso no realiza el seguimiento y medición corresponidente que permita demostrar su capacidad para lograr los resultados planificados.El análisis de los indicadores de gestión del proceso por fallas tecnológicas no se encuentró disponible en el momento de la auditoria en sitioAcción CorrectivaActualización de la ficha de indicadores Cerrada Revisión de las evidencias que dan soporte a los indicadores y diligenciamiento de las fichas técnicas de los indicadoresIndicadores actualizados3Terminada4/07/201731/08/20177,7327/06/201730/06/2017Auditoría al proceso Gestión de la CalidadDiana Carolina Castellanos GómezCUMPLIDAEl proceso realizo la mediciòn y anàlisis de los indicadores vigencia 2017.
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La ejecución de las actividades del PL-GCL-01 no fue acorde a lo planeadoAcción CorrectivaAjuste al documento denominado Plan de Gestion Integral de Residuos Solidos PGIRS, bajo la denominacion PL-GCL-01Abierta Revision y actualizacion del documento, teniendo en cuenta los recursos humanos, logísticos y de infraestructura con los que se cuenta actualmente.Ajustes pertinentes del Documento1Terminada17/07/201713/06/201844,1127/06/201730/06/2017Auditoria al proceso de Gestiòn de la CalidadDiana Carolina Castellanos GómezCUMPLIDAMediante acta de visita No 03 del 03/05/2018 se observo que el documento esta en proceso de actualizacion. El SIG mediante oficio del 04/05/2018 solicito plazo para la entrega del Plan de Gestion Integral de Residuos solidos PEGIRS para el 13/06/2018. Fecha anterior de finalizacion 30/12/2017. El 31/07/2018 se envio oficio No 30.10.0036 al SIG dando dos dias para presentar avances. El 02/08/2018 enviaron oficio a Cinterno informando que se habian hecho los ajustes al documento denominado Plan de Gestion Integral de Residuos Solidos PL-GCL, el cual esta ubicado en el mapa de procesos, Gestiòn de Calidad, Planes. Se cierra
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Seguimiento al cumplimiento propuesto en el documento, dado que este no es del resorte propioSe realizaràn seguimientos mediante actas trimestralmente.3Sin Iniciar3/09/20182/09/201948,527/06/201730/06/2017Auditoría al proceso Gestión de la CalidadDiana Carolina Castellanos Gómez20,33%Mediante acta de visita No 03 del 03/05/2018 se observo que el documento esta en proceso de actualizacion. El SIG mediante oficio del 04/05/2018 solicito plazo para la entrega del Plan de Gestion Integral de Residuos solidos PEGIRS para el 23/11/2018. Fecha anterior de terminacion 16/07/2018. El SIG envia oficio el 03/08/2018, solicitando se modifican estas actividades Correos, oficios, memorandos y demás documentos que hagan referencia al seguimiento propuesto, por Realizar seguimiento mediante actas trimestralmente. Asi mismo se modifican las fechas que estaban para terminar el 23/11/2018.
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17SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad14. Gestión de TICJefe Oficina de SistemasPD-GRT-H12017Si bien la oficina de sistemas cuenta con un inventario de equipos y con un formato de hoja de vida de equipos, estos no están actualizadosSon formatos manuales y los técnicos de soporte no alcanzan a diligenciar cada vez que se hace un servicio.Acción CorrectivaLa oficina de sistemas modificará la aplicación para mesa de ayuda de tal forma que permita el registro de cada soporte de acuerdo al equipo y el usuario.CerradaAnálisis de la información requerida
Diseño de la solución
Desarrollo del aplicativo
Pruebas y correcciones al sistema
Puesta en marcha
Aplicativo1Terminada31/07/201731/05/201840,5127/06/20175/07/2017Auditoria al proceso de Gestiòn de TICAdriana RamosCUMPLIDAMediante acta de visita No 02 del 03/05/2018 se observo que el proceso realizo el analisis del la informacion para proceder al diseño de la aplicacion, de acuerdo a esto se realizo el diseño y desarrollo de la aplicacion . Queda pendiente las pruebas y correciones y puesta en marcha, con compromiso del 31 de mayo de 2018. En la auditoria realizada al proceso de TIC en el mes de julio, se establecio una No Conformidad por incumplumiento, por lo tanto el equipo auditor determina hacer el cierre de esta No Conformidad de la Vigencia anterior, para establecerlo en esta vigencia.
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18SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad14. Gestión de TICJefe Oficina de SistemasPD-GRT-H22017El proceso no realiza la eliminación de las cuentas de dominio de los funcionarios que ya no se encuentran activos en la Universidad.Cada una de las dependencias no reportan los cambios de personalAcción CorrectivaCada vez que un técnico de soporte realice un servicio revizará si se presenta algún cambio de información. Además la oficina de sistemas solicitará a los procesos de contratación y talento humano la actualización del personal activo.CerradaRevisión de usuarios.
Solicitud de usuarios activos
actualización de usuarios de acuerdo a la infomación reportada por los procesos de contratación y talento humano
Base de datos de usuarios activos1Terminada6/07/201730/11/201719,6127/06/20175/07/2017Auditoria al Proceso de Gestiòn de TICAdriana RamosCUMPLIDAMediante acta de visita No 02 del 03/05/2018 se observo que la oficina de sistemas envio correo electronico el 16 de noviembre 2017 a la oficina de personal, nomina y juridica solicitando que informe el personal que se encuentra activo. No dieron respuesta. Cada que la oficina de sistemas hace mantenimiento preventivo y se detecta cambio de usuario del equipo, se actualiza el dominio. Se cierra.
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19SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad15. Gestión de apoyo a la académiaDirector de LaboratorioPD-GAA-H162017Los Laboratorios de alcance de la Auditoria no cuentan con Acuerdo, Resolución Superior y/o actualización que establezcan las tarifas
de los servicios.
Ausencia de lineamientos establecidos por la Alta Dirección para la creación, cierre y modificación de las tarifas de servicios.Acción CorrectivaRealizar la propuesta del Acuerdo, Resolución Superior y/o actualización que establezcan la creación, cierre y modificación de las tarifas de servicios CerradaRealizar la propuesta de acto administrativo que establezcan la creaciòn, cierre y modificaciòn de las tarifas de servicios.1. Elaboraciòn del documento del sistema Laboratorios de la Universidad de los Llanos.
2. Proyectar acto administrativo
100%Terminada28/04/201730/11/201728,8100%31/03/201731/05/2017Gestiòn de Apoyo a la Academia - LaboratoriosMaria Cristina Quiroga.CUMPLIDASe diseñò el documento y fue presentado al consejo superior, el cual fue aprobado mediante Acuerdo Superior No 006 del 09 de noviembre 2017 "Por medio del cual se establece el Sistema de Laboratorios de la Universidad de los Llanos".El cual esta subido en la pagina de la Universidad de los Llanos, en el link Universidad, Normativa, Documentaciòn, Consejo Superior Universitario, Acuerdos, 2017.
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20SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad15. Gestión de apoyo a la académiaDirector de LaboratorioPD-GAA-H172017Los laboratorios no cuentan con la documentacion de sus politicas, programas, procedimientos e instructivos para asegurar la calidad de los resultados.La Universidad de los Llanos no ha contado con políticas claras ni con la normatividad tanto interna como externa requerida para el funcionamiento de los Laboratorios (políticas, programas, procedimientos e instructivos para asegurar la calidad de los resultados).Acción CorrectivaDocumentar los procedimientos e instructivos necesarios para el funcionamiento de los laboratorios.Abierta1. Elaborar la matriz de requisitos legales externa e interna para el funcionamiento de los labratorios.
2. Elaborar el manual de procedimientos e instructivos para asegurar la calidad de los resultados.
Matriz y Manual de Procedimientos100%Sin iniciar28/04/201716/11/201875,631/03/201731/05/2017Gestiòn de Apoyo a la Academia - LaboratoriosMaria Cristina Quiroga.100,00%Mediante oficio de fecha 19 de julio 2018 los lideres de los procesos de Biblioteca y Ayudas Educativas, solicitan que en virtud de que ha la fecha no se ha determinado quien realizara la Coordinacion del Sistema de Laboratorios creada en el articulo octavo del Acuerdo Superior No 006 de 2017 "Por medio del cual se establece el sistema de laboratorios de la Universidad de los Llanos.
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21SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad15. Gestión de apoyo a la académiaDirector de LaboratorioPD-GAA-H192017Los Laboratorios que soportan Docencia establecen Guías de Laboratorios que se encuentran aprobadas por el SIG ; sin embargo, los de Venta de Servicios no cuentan con un mecanismo de identificación de los métodos a utilizar de forma aprobada por el SIG.No se encuentran controlados por el SIG los métodos normalizados al interior de los LabortoriosAcción CorrectivaDefinir los métodos normalizados e institucionalizarlos para su posterior implementación.CerradaDocumentar una guia o procedimiento que permita la identificacion del metodo al interior del laboratorio.Guia o procedimiento1Terminada28/04/201730/03/201844,8131/03/201731/05/2017Gestiòn de Apoyo a la Academia - LaboratoriosMaria Cristina Quiroga.CUMPLIDAMediante acta No 024 del 01/08/2018 se evidencio lo siguiente: Los laboratorios cuentan con el formato guia para pràcticas de laboratorios FO-DOC-112, el cual està disponible en el micrositio web del SIG -Docencia-formatos- FO-DOC-112. El docente es quien diligencia el formato con el procedimiento a ejecutar. Ok.
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22SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad15. Gestión de apoyo a la académiaDirector de LaboratorioPD-GAA-H202017Los Laboratorios desconocen el proceso de compras, por lo cual solicitan mediante correo electrónico los reactivos indicando las características.
Los laboratorios de investigación lo realizan a través de DGI.
Falta de socialización al interior de los Laboratorios del los procedimientos de compras disponibles en el micro sitio SIG en el proceso GBS, el cual no se encuentra articulado respecto a las necesidades de compras de reactivos, insumos y dispositivos de los Laboratorios. Teniendo en cuenta que deben existir procedimientos para la compra, la recepción y el almacenamiento de los reactivos y materiales consumibles del laboratorio que se necesiten para los ensayos y las calibraciones.Acción CorrectivaGenerar espacios de sensibilizacion acerca de los procedimientos dispuestos para compras de reactivos, insumos y dispositivos de laboratorios.AbiertaRealizar capacitacion donde se de a conocer las actividades asociadas a la adquisicion de insumos, reactivos y dispositivos.1. Solicitud de la capacitacion al lider del proceso de Gestion de Bienes y Servicios.
2. Capacitacion
1Sin iniciar28/04/201716/11/201875,631/03/201731/05/2017Gestiòn de Apoyo a la Academia - LaboratoriosMaria Cristina Quiroga.100,00%Mediante seguimiento del 01/08/2018 acta 024, se evidenciuo que se realizaron las solicitudes de capacitaciòn y/o socializaciòn del procedimiento de compras, disponible en el micrositio web de fecha 31/08/2017, desde el correo laboratoriogyr@unillanos.edu.co. Mediante oficio de fecha 19 de julio 2018 los lideres de los procesos de Biblioteca y Ayudas Educativas, solicitan que en virtud de que ha la fecha no se ha determinado quien realizara la Coordinacion del Sistema de Laboratorios creada en el articulo octavo del Acuerdo Superior No 006 de 2017 "Por medio del cual se establece el sistema de laboratorios de la Universidad de los Llanos.
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23SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad15. Gestión de apoyo a la académiaDirector de LaboratorioPD-GAA-H212017Existe un instrumento en construcción por parte del SIG en el que se evalúa la satisfacción de los usuarios por los servicios prestados en Laboratorios; sin embrago, los laboratorios no tienen conocimiento de este. Falta de un instrumento e evaluacion de la satisfaccion de los usuarios por los servicios prestados.Acción CorrectivaImplementar un instrumento de evaluacion de la satisfaccion de los usuarios por los servicios prestados.Cerrada1. Socializar el instrumento al personal de los laboratorios para retroalimentación y posterior aprobación.
2.Ejecucion del instrumento por parte de los Laboratorios.
1. Instrumento que evalúa la calidad de los servicios prestados a los usuarios por los Laboratorios1Terminada28/04/201730/03/201844,8131/03/201731/05/2017Gestiòn de Apoyo a la Academia - LaboratoriosMaria Cristina Quiroga.CUMPLIDAMediante acta No 024 del 01/08/2018, se evidencio que el proceso realizo jornada de trabajo para la construcciòn y aprobaciòn de la herramienta de encuesta de satisfacciòn, convocada desde el correo del SIG el dìa 08/05/2018 en la sala de juntas escuela de ciencias animales. El dia 12/06/2018 se solicita el cargue del documento Encuestade Satisfacciòn de usuarios de laboratorios FO-GAA-211, se encuentra cargado en el proceso de Gestiòn de Apoyo a la Academia.
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24SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad15. Gestión de apoyo a la académiaDirector de LaboratorioPD-GAA-H232017El personal ha desarrollado las capacidades para el manejo de los equipos del laboratorio por medio de entrenamientos no formales, no se encuentran respaldados por certificadosFalta de condicionamiento de los pliegos de contratación.
Personal rotativo debido a la modalidad de contratación.
Acción CorrectivaInformar al proceso de Gestion de Bienes y Servicios la necesidad de solicitar el soporte tecnico y capacitacion del personal para el manejo de equipos especializados de laboraotrio por parte de los proveedores.Cerrada1. Elevar la solicitud a la Vicerrectoría de Recursos Universitarios de condicionamiento a los pliegos de contratación referente a la Certitifación de capacitación en soporte tecnico de los equipos.Solicitud1Terminada28/04/201715/09/201718,7131/03/201731/05/2017Gestiòn de Apoyo a la Academia - LaboratoriosMaria Cristina Quiroga.CUMPLIDAMediante seguimiento del 01/08/2018 acta 024, se observò que mediante correo electrònico del 31/08/17, se solicito que dentro de la compra de equipos se contemplen el condicionamiento de los pliegos de contrataciòn referente a la capacitaciòn en el uso, transporte y almacenamiento de los equipos.
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25SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad15. Gestión de apoyo a la académiaDirector de LaboratorioPD-GAA-H242017No se evidencia conocimiento del PIC (plan institucional de capacitación) por parte de los DDTT, y la forma para acceder a capacitaciones en áreas específicas al quehacer de los laboratorios.Falta de socialización e interacción entre el PIC y los laboratorios - Procedimiento de Capacitación y Estímulos PD-GTH-02 disponibles en el micro sitio SIG. Acción CorrectivaSolicitar al lider de Gestion de Talento Humano socializacion del PIC vigente y la forma en que los DT puedan acceder a las capacitaciones contenidas en el mismo.Cerrada1. Elevar la solicitud de socialización del Procedimiento de Capacitacíón y estímulos PD-GTH-02 al Líder del proceso de gestión de talento humano. 2. Identificar los temas de las capacitaciones especificas al quehacer de los laboratorios. 1. Solicitud.
2. Capacitacion
1Terminada28/04/201730/06/20178,4131/03/201731/05/2017Gestiòn de Apoyo a la Academia - LaboratoriosMaria Cristina Quiroga.CUMPLIDAMediante acta de visita No 024 del 01/08/2018, se evidencio que los laboratorios hicieron las solicitudes a la oficina de personal en los meses de agosto y septiembre 2017 y en los meses de agosto y septiembre se realizò capacitaciòn al personal de planta y laboratorios, ademàs los laboraotorios expuesieron los temas que les gustaria se tuvieran en cuenta en el PIC 2018.
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26SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad15. Gestión de apoyo a la académiaDirector de LaboratorioPD-GAA-H252017No existen cartas control de las condiciones ambientales de las diferentes áreas de los laboratorios que fueron alcance de auditoria No se ha elaborado un procedimiento en el que se especifique el seguimiento, control y registro de las condiciones ambientales que pueden influir en la calidad de los resultados que emiten los laboratorios.Acción CorrectivaDocumentar el procedimiento en el que se especifique el seguimiento, control y registro de las condiciones ambientales de los laboratorios.Cerrada1. Elaborar el documento donde se especifique el seguimiento, control y registro de las condiciones ambientales de los laboratorios.
2. Implementar el documento.
1. Documento.
2. Implementacion.
1Terminada28/04/201730/03/201844,8131/03/201731/05/2017Gestiòn de Apoyo a la Academia - LaboratoriosMaria Cristina Quiroga.CUMPLIDAMediante acta No 024 del 01/08/2018 se evidenciò que se estandarizò y actualizò el formato de control de factores ambientales FO-GAA-130 versiòn 02 del 07/03/2018 publicado en el proceso de Gestiòn de Apoyo a la Academia, Laboratorios, FO-GAA-130.
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27SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad15. Gestión de apoyo a la académiaDirector de LaboratorioPD-GAA-H262017Los laboratorios de histopatología, microbiología animal, laboratorio clínico, centro de calidad de agua, ecología acuática no cuentan con áreas separadas para la realización actividades incompatibles.Falta de delimitacion de las areas en los laboratorios con el fin de prevenir la contaminacion cruzada.Acción CorrectivaSolicitar a la oficina de Planeacion el diagnostico de las instalaciones de los laboratorios.Abierta1. Solicitud de diagnostico con base a las necesidades tecnicas de cada uno de los laboratorios.
2. Diagnostico de las instalaciones segun las necesidades.
1. Solicitud.
2. Diagnostico.
1Sin iniciar28/04/201716/11/201875,631/03/201731/05/2017Gestiòn de Apoyo a la Academia - LaboratoriosMaria Cristina Quiroga.100,00%Mediante oficio de fecha 19 de julio 2018 los lideres de los procesos de Biblioteca y Ayudas Educativas, solicitan que en virtud de que ha la fecha no se ha determinado quien realizara la Coordinacion del Sistema de Laboratorios creada en el articulo octavo del Acuerdo Superior No 006 de 2017 "Por medio del cual se establece el sistema de laboratorios de la Universidad de los Llanos.
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28SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad15. Gestión de apoyo a la académiaDirector de LaboratorioPD-GAA-H272017Los laboratorios biología, química, Microbiología y fitopatología, suelos, Microbiología animal controlan el acceso porque han realizado adecuaciones y aquellas que no han sido intervenidas no son eficientes en relación con el numeral.Los laboratorios descritos no cuentan con la infraestructura adecuada, ni la delimitacion de espacios con el fin de controlar el acceso a las áreas que puedan afectar la calidad de los ensayo y/o calibraciones (diseño no adecuado).Acción CorrectivaSolicitar a la oficina de Planeacion el diagnostico de las instalaciones de los laboratorios.Abierta1. Solicitar el diagnostico con base a las necesidades tecnicas de cada uno de los laboratoprios.
2. Diagnostico de las instalciones segun las necesidades.
1. Solicitud
2. Diagnostico
1Sin iniciar28/04/201716/11/201875,631/03/201731/05/2017Gestiòn de Apoyo a la Academia - LaboratoriosMaria Cristina Quiroga.100,00%Mediante oficio de fecha 19 de julio 2018 los lideres de los procesos de Biblioteca y Ayudas Educativas, solicitan que en virtud de que ha la fecha no se ha determinado quien realizara la Coordinacion del Sistema de Laboratorios creada en el articulo octavo del Acuerdo Superior No 006 de 2017 "Por medio del cual se establece el sistema de laboratorios de la Universidad de los Llanos.
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29SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad15. Gestión de apoyo a la académiaDirector de LaboratorioPD-GAA-H282017No se observó evidencia clara de las rutinas de limpieza y desinfección que se deben realizar en cada una de las áreas o equiposNo se ha elaborado un manual de limpieza y desinfeccion, algunos directores tecnicos indican que han dado instrucciones verbales para el desarrollo de esta actividad.Acción CorrectivaSolicitar a la coordinacion del Sistema de Gestion Ambiental la elaboracion del documento de saneamiento.Cerrada1. Solicitar la elaboracion del Plan de SanemaientoPlan de Saneamiento1Terminada28/04/201731/12/201732,9131/03/201731/05/2017Gestiòn de Apoyo a la Academia - LaboratoriosMaria Cristina Quiroga.CUMPLIDAMediante acta 024 del 01/08/2018, el laboratorio de Reproducciòn y Genètica Animal solicitò mediante correo electrònico al SIG el dìa 12/06/2018. El documento està en construcciòn, ya se adelantò el documento de Control de Plagas publicado en el SIG, Gestiòn de Calidad, Guia de Manejo de Plagas y Roedores del 03/07/2018 en versiòn 01. Igualmente se elaborò el documento lavado y desinfecciòn en versiòn 0.1.
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30SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad15. Gestión de apoyo a la académiaDirector de LaboratorioPD-GAA-H292017Los laboratorios no poseen los métodos estandarizados a las condiciones ambientales del laboratorio, sin embargo laboratorios como el de suelos y laboratorio de análisis físico-químico de aguas hacen parte de pruebas inter laboratorios (Programa Interlaboratorios de Control y Calidad de Agua Potable (PICCAP, Control Analítico Laboratorio de Suelos CALS y CALF).La Universidad de los Llanos no tiene políticas claras ni con la normatividad tanto interna como externa requerida para el funcionamiento de los Laboratorios, que permitan reconocer la necesidad de realizar pruebas inerlaboratorios.Acción CorrectivaRealizar la propuesta de acto administrativo que establezcan creacion, cierre y modificacion de las tarifas de servicios.Cerrada1. Elaborar el documento del sistema de laboratorios de la Universidad de los Llanos.
2. Proyectar acto administrativo.
1. Documento.
2. Acto administrativo
1Terminada28/04/201729/08/201716,4131/03/201731/05/2017Gestiòn de Apoyo a la Academia - LaboratoriosMaria Cristina Quiroga.CUMPLIDASe diseñò el documento y fue presentado al consejo superior, el cual fue aprobado mediante Acuerdo Superior No 006 del 09 de noviembre 2017 "Por medio del cual se establece el Sistema de Laboratorios de la Universidad de los Llanos".El cual esta subido en la pagina de la Universidad de los Llanos, en el link Universidad, Normativa, Documentaciòn, Consejo Superior Universitario, Acuerdos, 2017.
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31SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad15. Gestión de apoyo a la académiaDirector de LaboratorioPD-GAA-H302017Los equipos no son verificados y calibrados antes de su uso.La universidad no ha ejecutados los recursos dispuestos para la verificacion y calibracion de los equipos de laboratorio.Acción CorrectivaGestionar la ejecucion de los recursos aprobados en el proyecto VIAC 8601122016 segun la normatividad aplicable para los procesos de verificacion y calibracion.Cerrada1. Ejecutar el proyecto1. Proyecto BPUNI en ejecucion.1Terminada28/04/201728/12/201732,5131/03/201731/05/2017Gestiòn de Apoyo a la Academia - LaboratoriosMaria Cristina Quiroga.CUMPLIDAMediante acta 024 del 01/08/2018, se observò el proyecto para el fortalecimiento del desarrollo cientìfico e investigativo mediante la optimizaciòn de los laboratorios bàsicos y especializados de la Universidad de los Llanos. Resoluciòn No 42 del 14/12/2016. Contrato 1991 de 2017. Avanza Internacional Group SAS. liquidadoel 21/12/2017 de prestaciòn de servicios mantenimiento y calibraciòn de equipos laboratorio.
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32SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad15. Gestión de apoyo a la académiaDirector de LaboratorioPD-GAA-H312017Los laboratorios auditados no cumplen en su totalidad con las hojas de vida de instrumentos y/o equipos de laboratorio actualizadas, impresas y en medio digitales, donde se observan los últimos mantenimientos preventivos y/o correctivos.La falta de compromiso del Director y los auxiliares de Laboratorios.Acción CorrectivaActualizar los Formatos FO-GBS-33 , FO-GBS-20Cerrada1. Actualizar el Formato Inventario de Equipos de Laboratorio FO-GBS-33.
2. Actualizar el Formato Hoja de Vida Equipos de Laboratorio FO-GBS-20.
1. Formatos actualizados100%Terminada28/04/201731/08/201716,7100%31/03/201731/05/2017Gestiòn de Apoyo a la Academia - LaboratoriosMaria Cristina Quiroga.CUMPLIDAMediante acta de visita No 024 del 01/08/2018, se observò que el formato FO-GBS-33 Inventario de Equipos de Laboratorio fue actualizado el 07/03/2018 en versiòn 03, mapa de procesos de G.B.S, almacen 33. El formato FO-GBS-20 servicios generales, no requiere actualizaciòn, en razòn a que la informaciòn general esta identificada. Ok.
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33SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad15. Gestión de apoyo a la académiaDirector de LaboratorioPD-GAA-H322017No existe evidencia de los protocolos para el transporte y almacenamiento de equipos ni el registro de las calibraciones realizadas.La Universidad de los Llanos no tiene políticas ni lineamientos que establezcan el transporte y almacenamiento de equiposAcción CorrectivaSolicitar a la oficina de Planeacion el diagnostico de las instalaciones de los laboratorios.Abierta1. Solicitar el diagnostico con base a las necesidades tecnicas de cada uno de los laboratorios.
2. Diagnostico de las instalaciones segun las necesidades.
1. Solicitud.
2. Diagnostico.
1Sin iniciar28/04/201716/11/201875,631/03/201731/05/2017Gestiòn de Apoyo a la Academia - LaboratoriosMaria Cristina Quiroga.100,00%Mediante oficio de fecha 19 de julio 2018 los lideres de los procesos de Biblioteca y Ayudas Educativas, solicitan que en virtud de que ha la fecha no se ha determinado quien realizara la Coordinacion del Sistema de Laboratorios creada en el articulo octavo del Acuerdo Superior No 006 de 2017 "Por medio del cual se establece el sistema de laboratorios de la Universidad de los Llanos.
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34SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad15. Gestión de apoyo a la académiaDirector de LaboratorioPD-GAA-H332017Los laboratorios no cuentan con una calibración de patrones de referencia La Universidad no ha ejecutado los recursos dispuestos para la verificacion y calibracion de los equipos de laboratorioAcción CorrectivaGestionar la ejecucion de los recursos aprobados en el proyecto VIAC 8601122016 segun la normatividad aplicable para los procesos de verificacion y calibracion.Cerrada1. Ejecutar el proyecto1. Proyecto BPUNI en ejecucion1Terminada28/04/201728/12/201732,5131/03/201731/05/2017Gestiòn de Apoyo a la Academia - LaboratoriosMaria Cristina Quiroga.CUMPLIDAMediante acta 024 del 01/08/2018, se observò el proyecto para el fortalecimiento del desarrollo cientìfico e investigativo mediante la optimizaciòn de los laboratorios bàsicos y especializados de la Universidad de los Llanos. Resoluciòn No 42 del 14/12/2016. Contrato 1991 de 2017. Avanza Internacional Group SAS. liquidadoel 21/12/2017 de prestaciòn de servicios mantenimiento y calibraciòn de equipos laboratorio.
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35SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad15. Gestión de apoyo a la académiaDirector de LaboratorioPD-GAA-H342017Los laboratorios de aguas, suelos y clinico, usan materiales de referencia, pero no se determina la trazabilidad.La Universidad de los Llanos no tiene políticas claras ni con la normatividad tanto interna como externa requerida para el funcionamiento de los Laboratorios, que permitan reconocer las necesidades.Acción CorrectivaDeterminar la relación con las especificaciones a nivel nacional e internacional.Cerrada1. Desarrollar el procedimiento de trazabilidad de los materiales de referencia a usar.1. Procedimiento de trazabilidad de materiales de referencia.1Terminada7/08/201729/09/20177,1131/03/201731/05/2017Gestiòn de Apoyo a la Academia - LaboratoriosMaria Cristina Quiroga.CUMPLIDAActa No 024 deñ 01/08/2018, se hizo muestra aleatoria al laboratorios de aguas y se observò el adecuado almacenamiento y uso del material de referencia siguiendo los paràmetros establecidos en los certificados de anàlisis, los cuales estàn de manera fìsica y vigentes en el laboratorio, siguiendo el protocolo del manejo de material de referencia, segùn la norma iso 17024.
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36SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad15. Gestión de apoyo a la académiaDirector de LaboratorioPD-GAA-H352017Los directores tecnicos de los lanboratorios indican que desconocen las directrices pàra la contratacion con laboratorios externos cuando se presentan impedimentos que afecten de forma parcial o total el desarrollo de tecnicas analiticas ofertadas por el laboratorio (solo se evaluo para los laboratorios de venta de servicios e investigacion).No existen registros, protocolos o documentos en los que se indique la forma para contratar servicios de laboratorios externos cuando se presenten dificultades tecnicas (averias de equipos o se superen la capacidad de procesamiento de muestra)Acción CorrectivaDefinir los documentos requeridos en los que se indique la forma para contratar servicios de laboratorios externos cuando se presenten dificultades tecnicas.CerradaDesarrollar el procedimiento para la contratacion con laboratorios externos.1. Procedimiento para la contratacion con laboratorios externos.1Terminada7/08/201729/09/20177,1131/03/201731/05/2017Gestiòn de Apoyo a la Academia - LaboratoriosMaria Cristina Quiroga.CUMPLIDAActa 024. En la eventualidad que se requiera contratar un servicio de laboratorio externo, el director tecnico deberà elaborar el requerimiento a la vicerrectoria de recursos universitarios para que esta proceda a aplicar el procedimiento de contratacion que le aplique. Se cierra.
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37SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad15. Gestión de apoyo a la académiaDirector de LaboratorioPD-GAA-H362017El proceso Gestion de Apoyo a la Academia cuenta con el Modelo de Evaluacion por Indicadores - Sistema Integrado de Gestion, donde el subproceso de laboratorios no establece indicadores que permitan evaluar los resultados de su gestion, la satisfaccion del cliente, la conformidad con los requisitos del servicio, las caracterisiticas y tendencias, de acuerdo al requisito 8.4 de NTCGP 1000:2009.La falta de compromiso de los responsables de los laboratoriosAcción CorrectivaIdentificacion y construccion de indicadores que esten relacionados con los laboratoriosCerrada1. Solicitar al SIG asesoria en la identificacion y construccion de indicadores.
2. Construccion de indicadores
1. Indicadores de laboratorios100%Terminada7/08/201729/09/20177,1100%31/03/201731/05/2017Gestiòn de Apoyo a la Academia - LaboratoriosMaria Cristina Quiroga.CUMPLIDAActa de visita 024 del 01/08/2018, se observò el formato control de asistencia FO-GDO-10, identificaciòn de indicadores de laboratorios realizada el 17/04/2018 en la Escuela de Ciencias Animales, con 11 asistentes. Se construyò matriz con tres indicadores: 1. Nivel de satisfacciòn del cliente. 2. Incremento porcentual de ventas netas. 3. Porcentaje de cumplimiento de la programaciòn acadèmica.
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38SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad15. Gestión de apoyo a la académiaDirector de LaboratorioPD-GAA-H372017Se verifica el contenido de la Matriz de Riesgo adecuada CJCR FO-ECS-08 VERSION 2, proceso de Gestion de Apoyo a la Academia, no se evidencia la identificacion de riesgos de mayor probabilidad e impacto en el subproceso de laboratorios de acuerdo a lo establecido en la Resolucion Rectoral 3116 de 2009 Art. 4 en su paragrafo.La falta de compromiso de los responsables de los laboratoriosAcción CorrectivaIdentificacion y construccion de riesgos que esten relacionados con los laboratoriosCerradaSolicitar a la oficina de planeacion asesoria en la identificacion, valoracion y manejo de riesgos.1. Incorporacion de lois riesgos de laboratorios en el mapa de riesgos de la Universidad.100%Terminada7/08/201729/09/20177,1100%31/03/201731/05/2017Gestiòn de Apoyo a la Academia - LaboratoriosMaria Cristina Quiroga.CUMPLIDASe tiene un riesgo identificado cuyo responsable es Biblioteca. Uso indebido de materiales o insumos de los laboraotiors, cuya acciòn es la creaciòn de un sistema de laboratorios de la Universidad que incorpore medidas de control de inventarios de existencias.
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39SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad10. Gestión financieraDirector FinancieroPD-FIN-H12017En la revisión realizada al Acuerdo 059 de 1997, se evidencio que no se está dando cumplimiento a los artículos 18 y 41, teniendo en cuenta que en el Art 18, estipula que la ejecución del presupuesto se hará mediante el PAC, en el proceso de auditoria no se encontró el respectivo documento de la vigencia 2016.
El Art. 41 cita que la tesorería elaborara un estado mensual de resultado de sus operaciones financieras, no se evidencio informe.
Art. 18: El documento que evidencia la proyección del PAC 2016 no se encontraba físicamente en su carpeta de archivo al momento de la auditoria por Control Interno, este y su proyección para la vigencia de 2016 hace parte de un archivo electrónico, el cual su ajuste se encuentra formulado en Excel de acuerdo al incremento del IPC y otras proyecciones. Art. 41: en cumplimiento del mencionado Artículo no existe por escrito el reporte mensual donde se informe de las inversiones realizadas o no realizadas por la Tesorería a la oficina de Presupuesto para su informe trimestral al MEN. Es de aclarar que dicha información siempre fue solicitada verbalmente, al igual que su respuesta al momento de la elaboración del informe para el MEN.Acción CorrectivaArt. 18: Con la implementación del nuevo Sistema de Control Contable y Financiero -SICOF- el PAC para vigencias de 2017 en adelante, su formulación se realizara directamente al sistema desde Tesorería y puede ser visualizado por las Oficinas de Presupuesto y Contabilidad. Igualmente, se realizara impresión del mismo para su respectivo archivo físico en Tesorería y remisión a la oficina de Presupuesto. Art. 41: se informara mensualmente mediante oficio a la Oficina de Presupuesto sobre las inversiones financieras realizadas por Tesorería.CerradaArt. 18: Se digitara anualmente el PAC en el nuevo Sistema de Control Contable y Financiero -SICOF- y este se consolidara en un informe para su entrega Física a la Oficina de Presupuesto. Art. 41: se elaborara un oficio mensualmente con destino a la Oficina de Presupuesto.Art. 18: Informe Art. 41. Oficio5Terminada1/09/201730/04/201832,1518/08/201724/08/2017Gestiòn FinancieraAna Zorayda Riaño BernalCUMPLIDAEn visita realizada el 29/05/2018 acta No 07, se realizò el respectivo seguimiento y se pudo observar que la tesoreria de la Universidad de los Llanos elaborò los respectivos oficios y reportò a presupuesto los ingresos y el PAAC de gastos de los años 2017 y 2018, documentos archivados en carpeta Plan Anticorrupciòn y mejoramiento 2017.
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40SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad10. Gestión financieraDirector FinancieroPD-FIN-H22017Revisada la caracterización y procedimientos, se observó que están desactualizados. (PD-FIN01) creado el 20/11/2011.A la fecha, no se han actualizado los procedimientos y la caracterización debido, a la implementacion del Nuevo sistema de informaciónAcción CorrectivaEn la implementación del nuevo Sistema de Control Contable y Financiero -SICOF- se detecta que hay actividades que ya no son necesarias y otras que se deben aplicar, por lo tanto se requiere ajustar las actividades de acuerdo al Sistema y al ciclo PHVA. CerradaActualizar la caracterización, procedimientos, guías de contabilidad de prácticas contables acorde a la normatividad interna y externa que aplica la entidad y actividades aplicables al procesoActualización de caracterización, procedimientos y guia.100%Terminada1/09/201730/04/201832,1100%18/08/201724/08/2017Gestion FinancieraAna Zorayda Riaño BernalCUMPLIDAEn visita realizada el 29/05/2018 acta No 07, se realizò el respectivo seguimiento y se pudo observar que la tesoreria, contabilidad y presupuesto actualizaron la caracterizacion, guias de contabilidad y procedimientos.
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41SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad10. Gestión financieraDirector FinancieroPD-FIN-H32017Revisado el procedimiento PD-FIN-01, se observó que no se está dando cumplimiento a lo estipulado en las siguientes actividades en lo que respecta a; 8 y 9: Solicitar a tesorería y elaborar oficio de las inversiones para MINHACIENDA. El último reporte que se hizo fue hasta el trimestre abril – junio, presentado el 02/08/2016. No se observó documento de los dos últimos trimestres de 2016 y dos trimestres del 2017. En las actividades 10 y 11 se establece realizar auditoria a Tesorería y a Caja General-físico de Caja Cheques Girados Cheques en Blanco Legalización de Avances. No se evidencio documentos de arqueos durante la vigencia 2016.Falta de control y seguimiento al reporte que se debe enviar al Ministerio de HaciendaAcción CorrectivaLa oficina de la dirección financiera, retomará estas actividades, para dar cumplimiento a lo establecido en el procedimiento y en el acuerdo 059 de 1997. Así mismo, dar cumplimiento a las actividades 10 y 11 del procedimiento realizando las auditorías.CerradaSe solicitará mediante oficio a la Tesorería, la Certificación de las Inversiones realizadas o no durante el trimestre y se reportará al Organismo de Control correspondiente dentro de los términos establecidos por la Ley.

Establecer cronograma de auditoría a la Caja General y realizarlas de acuerdo a lo planeado.
Documento100%Terminada1/09/201730/04/201832,1100%18/08/201724/08/2017Gestion FinancieraAna Zorayda Riaño BernalCUMPLIDAMediante acta de visita No 07 del 29/05/2018, se observò que la tesoreria reportò a presupuesto la certificaciòn de las inversiones constituidas al tercer y cuarto trimestre 2017 y primer trimestre 2018 y formato de reporte saldo de inversiones, estos datos son enviados al Subdirector Financiero Interno de la Naciòn (E). Igualmente se tiene el cronograma de la programaciòn de las auditorias a la caja general para la vigencia 2018.
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42SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad10. Gestión financieraDirector FinancieroPD-FIN-H42017En el Acuerdo Superior No 005 de 2007 del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable se establece en el artículo 4º que el Comité se reunirá de manera ordinaria cada tres meses y de manera extraordinaria cuando se estime necesario. Se evidencio que no hay cumplimiento al artículo en mención durante la vigencia 2016 y a la fecha del 2017. Las actas No 002 del 14/09/2015 y acta 003 del 21/09/2015 están sin firmas de los miembros del comité y de los invitados.A la fecha no se han realizado reuniones del comite de sostenibilidad contable de conformidad al auerdo 005 de 2007Acción CorrectivaDar cumplimiento al articulo 4 del Acuerdo Superior 005 de 2007 realizando las reuniones de manera ordinariaCerradaSe realizara un cronograma de reuniones para el comite de sostenibilidad contable para dar cumplimiento al articulo 4 del Acuerdo Superior 005 de 2007Cronograma100%Terminada5/09/201730/04/201831,6100%18/08/201724/08/2017Gestion FinancieraAna Zorayda Riaño BernalCUMPLIDAActa de seguimiento No 07 del 29/05/2018, se eobservò cronograma de reuniones Comite de sostenibilidad Contable vigencia 2018. Ok.
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43SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad10. Gestión financieraDirector FinancieroPD-FIN-H52017En la Cuenta Recaudo a Favor de Terceros, Consignaciones por Identificar, en el año 2015 se reportó un valor de $87.117.039,99, a 31 de diciembre 2016 se observó un saldo de $117.035.077,99 y a 31 de julio 2017 se evidencio un saldo de $118.535.078. Por lo anterior se evidencia que no se han implementado las medidas de control que permitan identificar oportunamente los valores consignados.A pesar de que la oficina de Tesorería identifica más de Ocho (8000) Mil operaciones (consignaciones) anuales en sus cuentas bancarias, contamos con la dificultad de identificar 25 de ellas, y que corresponde la sumatoria entre las vigencias de 2015, 2016 y primer semestre de 2017, el cual $67.000.000.00 por identificar obedecen a pagos girados a la Universidad por concepto de incapacidades y que la oficina de Personal no ha logrado identificar en atención a nuestros requerimientos de forma periódica. Es de anotar, que la Universidad carece en su sistema de información de un módulo de facturación que permita identificar todos los ingresos por concepto de venta de bienes y servicios que ofertan las diferentes unidades académicas y administrativas de la Universidad y que la identificación de todos los ingresos es una tarea diaria y de gran desgaste administrativo para la Tesorería.Acción CorrectivaSolicitar nuevamente el requerimiento a la alta gerencia de adquirir un módulo de facturación que permita registrar y sistematizar la venta de bienes y servicios que ofertan las diferentes unidades académicas y administrativas de la Universidad.
De igual forma, la Tesorería solicitara mensualmente la identificación de aquellas consignaciones que registran los extractos bancarios de las diferentes cuentas y que están por identificar a las diferentes Unidades académicas y administrativas de la Universidad.
CerradaRealizar solicitud mediante oficio a la alta gerencia de la necesidad del requerimiento de un modulo de facturacion. Oficiar a las diferentes unidades academicas y administrativas de la Universidad que ofertan bienes y servicios la identificacion de los ingresos sin identificar en Tesoreria.Oficios5Terminada1/09/201730/04/201832,1518/08/201724/08/2017Gestion FinancieraAna Zorayda Riaño BernalCUMPLIDAActa de seguimiento No 07 del 29/05/2018, se eobservò que el proceso mediante oficio solicito al Vicerrector de recursos el software de facturaciòn. Sin embargo en el SICOF se habilitò un mòdulo de presupuesto, cuenta por cobrar, cuenta por cobrar elaboraciòn y por ahì facturan los procesos involucrados. Asì mismo se se envian correos electrònicos a las unidades academico-administrativas, solicitando la identificaciòn de pagos y consignaciones. Documentos archivados en carpeta Plan Anticorrupciòn y mejoramiento 2017.
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44SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad8. Gestión jurídicaAsesor JurídicoPD-JUR-H12017Durante la vigencia 2016 y primer semestre 2017 no se evidencia la realización del plan de acción del proceso de Gestión Jurídica contemplado en la caracterización. Desconocmiento de la caracterización del proceso de gestión juridicaAcción CorrectivaSe realizará la revisión actualización y socilaización para implementar el Plan de Acción del proceso de gestión Juridica para la vigencia 2018CerradaSe realizará la actualización de la caracterización del proceso juridico en lo concerniente al área de contratación mínima cuantía, con el fin de lograr la mejora continua en todos los procedimientos ejecutados en la oficina jurídicacaracterización actualizada100%Terminada9/10/20177/12/20177,9100%21/09/201727/09/2017Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Gestión JurídicaNatalia RozoCUMPLIDAEn seguimiento realizado mediante acta No 006 del 28/05/2018, se observò que el proceso actualizò la caracterizaciòn y fue enviada al sig para su revisiòn y publicaciòn. Evidencia en correo electronico de juridica@unillanos.edu.co. Se cierra
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Elaboración del plan de acción 2018plan de acción 2018100%Terminada9/10/20177/12/20177,9100%21/09/201727/09/2017Auditoria Interna de Gestiòn y Calidad al proceso de Gestion JuridicaNatalia RozoCUMPLIDAEn seguimiento realizado mediante acta No 006 del 28/05/2018, se observò que el proceso elaborò el Plan de Acciòn para la vigencia 2018.
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45SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad8. Gestión jurídicaAsesor JurídicoPD-JUR-H22017Al revisar una muestra de 18 convenios vigencia 2016 y primer semestre del 2017, se evidenció la desactualización del procedimiento PD-JUR-01 Suscripción de contratos, debido a que no se están cumpliendo todas las actividades (1, 11,12,13,14,15)Desactualización del procedmiento de suscripción de convenios PD-JUR-01Acción Correctivase actualizará y adaptará el procedimiento suscripción de convenios., con el fin de reorganizarlo y adaptarlo a la realidad del quehacer institucionalCerradaSe realizara la actualización del Procedimiento PD-JUR-01.Procedimiento actualizado100%Terminada5/10/20177/12/20178,4100%21/09/201727/09/2017Auditoria Interna de Gestion y Calidad al proceso de Gestión Juridica.Natalia RozoCUMPLIDAEn acta de seguimiento No 06 del 28/05/2018, se observò que aun no se ha actualizado el procedimiento.Se envio oficio No 30.10.0034 del 31/07/2018 a Juridica, dando plazo de dos dias para presentar avances.Mediante correo electronico del 14/08/2018, envian link donde se puede visualizar el procedimiento actualizado, sin embargo este se encuentra en el SIG unillanos, Gestiòn Juridica, Convenios, PD-JUR-01 Procedimiento de Suscripciòn de Convenios, en versiòn 2 del 10/07/2018 donde se reestructura el procedimiento de acuerdo a la normatividad vigente
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46SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad8. Gestión jurídicaAsesor JurídicoPD-JUR-H32017Se evidenció que el proceso no realiza seguimiento y medición de los indicadores que permiten cuantificar la gestión y el logro de los resultados planificados.No se conocia de la existencia de los indicadores de gestión y su tiempo de mediciónAcción CorrectivaSe actualizaran los indicadores a junio de 2017CerradaSe recopilará la información y se actualizaran de los indicadores de gestiónInformación actualizada100%Terminada1/10/20177/12/20178,9100%21/09/201727/09/2017Auditoria Interna de Gestion y Calidad al proceso de Gestión Juridica.Natalia RozoCUMPLIDAEn acta de sguimiento No 06 del 28/05/2018, se observò que el proceso realizò la mediciòn y anàlisis de cinco indicadores de los 6 que tiene el proceso, correspondiente al ùltimo trimestre 2017.
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47SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad8. Gestión jurídicaAsesor JurídicoPD-JUR-H42017No se evidenció avances de las acciones establecidas en el monitoreo y seguimiento a la matriz de riesgos en la vigencia 2016 y primer periodo 2017. Falta de atención en las notificaciones realizadas por la Oficina de PlaneaciónAcción CorrectivaSe realizará la verificación de las actividades establecidas en la matriz de riesgos a fin de dar cumplimiento a la mismaCerradase coordinara con la oficina de planeación la fecha de habilitación de la plataforma y se solicitará asesoria para el diligenciamiento de la mismaCorreo electrónico100%Terminada5/10/201715/12/20179,5100%21/09/201727/09/2017Auditoria Interna de Gestion y Calidad al proceso de Gestión Juridica.Natalia RozoCUMPLIDAActa de seguimiento No 06 del 28/05/2018, se evidenciò que el proceso solicitò a la oficina de Planeaciòn, capacitaciòn sobre el manejo, funcionamiento y fechas de apertura de la matriz de Riesgos. La capacitaciòn se realizò el 14/12/17. Evidencia en carpeta marcada Auditoria Control Interno.
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se diligenciará la matriz de riesgosMatriz diligenciada100%Terminada5/10/201715/12/20179,5100%21/09/201727/09/2017CUMPLIDAActa de seguimiento No 06 del 28/05/2018. A 31 de diciembre 2017 las tres acciones del proceso Juridica quedaron en proceso, sin embargo para el mapa de riesgos 2018, se actualizaron los riesgos y las acciones para mitigarlos.
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48SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad8. Gestión jurídicaAsesor JurídicoPD-JUR-H52017No se evidenció actualización, cumplimiento y diligenciamiento total del formato de la Lista de Chequeo de Ingreso Contratos de Prestación de Servicios; FO-JUR-19, del procedimiento para Vinculación por contrato de Prestación de Servicios (PD-GTH-05).Desactualización del formato FO-JUR-19Acción CorrectivaSe realizará revisión y actualización del formato FO-JUR-19 Lista de chequeo de ingreso Contratos de Prestación de ServiciosCerradase actualizará el mencionado formato, se enviará al SIG para su aprobación y publicaciónEnvío de formato actualizado100%Terminada5/10/20177/10/20170,3100%21/09/201727/09/2017Auditoría Interna de Gestión y Calidad al proceso de Gestión JurídicaNatalia RozoCUMPLIDAMediante acta de visita No 06 del 28/05/2018 se realizò seguimiento y se observò que el proceso actualizo el formato de lista de chequeo para ingreso de contratistas. El SIG mediante correo electrònico del 12/12/2017, informa que ya fueron cargados en la pàgina del SIG. Documentos archivados en carpeta marcada, auditoria control interno. Se cierra.
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49SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad8. Gestión jurídicaAsesor JurídicoPD-JUR-H62017Se evidencia desactualización del procedimiento PD-GTH-05 (Vinculación Por contrato de Prestación de Servicios).Desactualización del procedmiento PD-GTH-05Acción CorrectivaSe realizará revisión y actualización del procedimiento PD-GTH-05 Vinculación por Contratos de Prestación de ServiciosCerradase actualizará el mencionado procedimiento, se enviará al SIG para su aprobación y publicaciónEnvío procedimiento actualizado100%Terminada5/10/20177/12/20178,4100%21/09/201727/09/2017Auditoría Interna de Gestión y Calidad al proceso de Gestión JurídicaNatalia RozoCUMPLIDAEn visita realizada el 28/05/2018 acta No 06, se observò que el proceso no ha actualizado el procedimiento. Se envio oficio No 30.10.034 del 31/07/2018 a Juridica para dar dos dìa de plazo para presentar avances. Mediante correo electrònico del 14/08/2018, el proceso envia la evidencia de actualizaciòn del procedimiento en el cual se cambia el nombre del procedimiento y se actualiza normatividad vigente.
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50SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad8. Gestión jurídicaAsesor JurídicoPD-JUR-H72017Se evidencia inconsistencias del contrato N° 6957 de 2016 del 07/06/2016 relacionados con los siguientes documentos (CDP), Hoja de vida, Registro Presupuestal, Acta de inicio del Contrato, Formato control de documentos para pago del contrato (FO-GBS-43), Formato Certificación cumplimiento contrato prestación de servicios (FO-JUR-21), formato informe de actividades contrato de prestación de servicios (FO-JUR-22) cuya situación más frecuente es la incoherencia de la fechas de expedición. falta de control en el recepcionamiento de la hoja de vida del contratista y solicitud de CDP y Registro PresupuestalAcción CorrectivaSe revisaran los documentos precontractuales de formación y experiencia para la suscripción de Contratos de Prestación de ServiciosCerradaSe recepcionaran los documentos para CPS con el lleno de los requisitos documentales exigidos conforme a la actualización de la lista de chequeo.Formatos actualizados100%Terminada5/10/20177/12/20178,4100%21/09/201727/09/2017Auditoría Interna de Gestión y Calidad al proceso de Gestión JurídicaNatalia RozoCUMPLIDAEn acta de visita No 06 del 28/05/2018, se hizo una muestra aleatoria con hojas de vida del personal en la modalidad de prestaciòn de servicios y se confronto la lista de chequeo con los documentos archivados en la carpeta y se observò que se esta realizando conforme.
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51SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad8. Gestión jurídicaAsesor JurídicoPD-JUR-H82017Se evidencia falta de organización del archivo en la muestra seleccionada con relación a las carpetas de CPS del segundo periodo de 2016 y primer periodo 2017.por la multiplicidad de las tareas, no hay personal suficiente para el cumplimiento de esta actividadAcción Correctivase implementarán acciones pertinentes para lograr la actualización del archivo de acuerdo a la Ley General de ArchivoAbiertaSe realizarán jornadas para la organización y actualización del archivo del área de contratación mínima cuantía conforme lo establecido en la Ley General de ArchivoArchivo actualizado50%En proceso5/10/20177/12/201857,121/09/201727/09/2017Auditoría Interna de Gestión y Calidad al proceso de Gestión JurídicaNatalia Rozo95,09%En seguimiento realizado el 28/05/2018 acta 06, se observo que el proceso tiene un avance significativo en el archivo y organizaciòn de las hojas de vida del personal en la modalidad de contrato de prestaciòn de servicios. Proceso.
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52SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad12. Gestión de bienes y serviciosVicerrector de Recursos UniversitariosPD-GBS-H62017En la inspección del parque automotor en campo, se encontraron deficiencias y faltantes, tales como: verificado el protocolo de alistamiento, en ellos aparecía todo perfecto, lo cual deja evidenciar fallas en dichas inspecciones. Falencias humanas frente a la aplicación de los criterios utilizados para la realización de las inspecciones y/o protocolos de alistamiento Acción CorrectivaMinimizar el riesgo derivado de la intervención del personal que realiza las inspecciones y/o protocolos de alistamiento a fin de que se desarrollen conforme a los protocolos establecidos por la empresa. CerradaRevisión del programa de inspecciones planeadas y/o protocolos de alistamiento Programa de inspecciones ajustado1Terminada27/10/20171/02/201812,9120/10/201727/10/2017Auditoria al servicio de tranporte estudiantes contrato 1969 de 2017, proveedor American Tour (Vicerrectoria de Recursos y Serviciois Generales).Rafael Romero LòpezCUMPLIDAEn seguimiento realizado segun acta 01 de 23/04/2018, se observò que American Tour proyectò el Programa de Seguridad Vial en el cual se encuentran determinadas las inspecciones, protocolos de alistamiento previo al uso de cualquier vehiculo. Documento fue enviado al correo electrònico de servicios generales: serviciosgenerales@unillanos. edu.co
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Verificación de los criterios del desarrollo de los protocolos y/o inspecciones
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Sensibilización para el correcto desarrollo de los protocolos de alistamiento. Capacitacion sobre el protocolo1Terminada27/10/20171/02/201812,9120/10/201727/10/2017Auditoria al servicio de tranporte estudiantes contrato 1969 de 2017, proveedor American Tour (Vicerrectoria de Recursos y Serviciois Generales).Rafael Romero LòpezCUMPLIDAEn seguimiento realizado segun acta 01 del 23/04/2018, la empresa American Tour diligencia el formato Còdigo ISG03-F004 versiòn 5 del 04/12/2017 Protocolo de Alistamiento y Registro de Asistencia de la parte administrativa y conductores en fechas 22/12/17, 03/02/18, 05/02/18, 17/02/18. Enviado al correo electrònico serviciosgenerales@unillanos.edu.co.

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53SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad12. Gestión de bienes y serviciosVicerrector de Recursos UniversitariosPD-GBS-H72017No se tiene determinado un procedimiento de seguimiento y control de rutasNo se tiene el personal suficiente para el control de recorridos. Se cuenta con una persona para realizar este control.Acción CorrectivaSe diseñarà e implementarà procedimiento que permita el control de los recorridos. El vigilante de la compañia de seguridad firmara en la planilla adoptada para cada bus cada vez que se cumpla un recorridos. Se proyectara un formato de control de recorridos y se presentarà al SIG para ser adoptado.CerradaSe elaborarà un procedimiento para que permita controlar en forma aleatoria los horarios de recorridos que durante la auditoria se evidenciaron no se estaban controlando.Elaborar procedimiento1Terminada27/10/20171/02/201812,9120/10/201727/10/2017Auditoria al servicio de tranporte estudiantes contrato 1969 de 2017, proveedor American Tour (Vicerrectoria de Recursos y Serviciois Generales).Rafael Romero LòpezCUMPLIDASe diseño el Procedimiento PD-GBS-16 para el control de recorridos en el transporte de estudiantes y administrativos de la Universidad de los Llanos en primera versiòn de feche 23/02/18, publicado en el SIG, mapa de procesos, Gestiòn de Bienes y Servicios.

Acta 01 del 23/04/2018
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No se cuenta con un procedimiento para realizar el control de recorridos.Se proyectarà un formato de control de reecorridos y se presentarà al SIG para ser adoptado.Formato1Terminada27/10/20171/02/201812,9120/10/201727/10/2017Auditoria al servicio de tranporte estudiantes contrato 1969 de 2017, proveedor American Tour (Vicerrectoria de Recursos y Serviciois Generales).Rafael Romero LòpezCUMPLIDASe diseño el Procedimiento PD-GBS-16 para el control de recorridos en el transporte de estudiantes y administrativos de la Universidad de los Llanos en primera versiòn de feche 23/02/18, publicado en el SIG, mapa de procesos, Gestiòn de Bienes y Servicios.

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54SUSCRIPCIÒN PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad12. Gestión de bienes y serviciosVicerrector de Recursos UniversitariosPD-GBS-H82017Reporte de novedades del supervisor sin soportes 1. Desconocimiento y falta de capacitación  en las funciones y normatividad vigentes en procesos de contratación para el rol de supervisor.                               
2. No se tienen los recursos necesarios para ejercer de manera completa y en cumplimiento de ley la supervisión del contrato.
Acción CorrectivaDeterminar un plan de capacitación para el personal de servicios generales en el manejo de supervisión de contratos  y la asignación de recursos para el cumplimiento de la misma.
CerradaAcción1: Solicitar que se incluya en el PIC capacitación en las funciones y normas vigentes en el manejo de supervisión de contratos solicitando sea de las primeras en el año 2018.                                         
Acción 2: Cuando se asigne el recursos para el transporte se incluya dentro de este los recursos necesrios para la supervision.                                  
Nota: Las acciones determinadas no son del resorte directo de servicios generales por lo cual el trabajo sera el de gestión.
Una capacitaciòn y un documento de gestiòn de recursos.1Terminada27/10/201730/09/201845,1120/10/201727/10/2017Auditoria al servicio de tranporte estudiantes contrato 1969 de 2017, proveedor American Tour (Vicerrectoria de Recursos y Serviciois Generales).Rafael Romero LòpezCUMPLIDASupervisiòn. La oficina de servicios generales, el dia 21/12/017 solicita a la oficina de personal, incluir en el PIC 2018, capacitacion en las funciones y normas vigentes en el manejo de supervisiòn de contratos. La capacitaciòn fue dada el dìa.....


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55SUSCRIPCIÒN PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad12. Gestión de bienes y serviciosVicerrector de Recursos UniversitariosPD-GBS-H92017No tiene manejo de riesgos para el contrato que manejaEn la ejecucion de la auditoria, cuando los auditores hicieron la pregunta no fue entendidad por parte del auditado.Acción CorrectivaVerificar el mapa de riesgos de gestión relacionados con el proceso de contratación e identificar los riesgos persistentes para la vigencia 2018.CerradaSeguir los lineamientos de la matriz elaborada por la oficina asesora de Planeación.Riesgos identificados 2018100%Terminada27/10/201731/01/201812,8120/10/201727/10/2017Auditoria al servicio de tranporte estudiantes contrato 1969 de 2017, proveedor American Tour (Vicerrectoria de Recursos y Serviciois Generales).Rafael Romero LòpezCUMPLIDASupervisiòn. En el mapa de riesgos 2018 publicado al 31 de nero 2018, se observa la identificaciòn de Riesgo: Adulteraciòn de soportes en el control de ruta de transporte a estudiantes, cuya acciòn fue elaborar el procedimiento que pertmita controlar de forma aleatoria el horario de recorridos y ajustar el formato control de recorridos, los cuales estàn adoptados y publicados en el SIG, proceso de Gestion de Bienes y Servicios.
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56SUSCRIPCIÒN PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad2. Comunicación institucionalSecretario GeneralPD-COM-H12018No se evidencia actualización en la caracterización del procesoFalta de revisión de la caracterización de proceso y demás procedimientosAcción CorrectivaImplementaciones de acciones de control que permitanla al mejora continua del proceso de comunicacionesCerradaRevisión y actualización de la Caractrización y procedimientosActualización de caracterización y procedimientos1Terminada1/03/201830/04/20188,0122/02/201830/04/2018Auditoria de Gestion Proceso de Comunicacion InstitucionalCarolina ZeaCUMPLIDAMediante correo electrònico del dia 26/07/2018, remitido por comunicaciones, solicitan se ajuste la actividad 1 y 2. Se acepta y se ajusta, la cual se cierra mediante acta No 19 del 25/07/2018, la caracterizaciòn fue actualizada y se encuantra en la pagina del SIG mapa de procesos Comunicaciòn Institucional.
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Desconocimiento del proceso y su procedimientosSocialización del proceso y procedimientosActa de socialización1Terminada7/05/201815/05/20181,1122/02/201830/04/2018Auditoria de Gestion Proceso de Comunicacion InstitucionalCarolina ZeaCUMPLIDAMediante correo electrònico del dia 26/07/2018, remitido por comunicaciones, solicitan se ajuste la actividad 1 y 2. Mediante oficio No 30.10.0037 del 31/07/2018 Control Interno da dos dias de plazo para que presenten avance. La oficina de comunicaciones allego acta No 1 de fecha 10 de abril 2018 como evidencia donde se ajusto y sociliazo la caracterizacion del proceso de comunicaciones.
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57SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad2. Comunicación institucionalSecretario GeneralPD-COM-H22018No se evidenció medición ni análisis de resultados a los 3 indicadores: ejecución en el plan de comunicaciones, atención a PQRSD y resultados de la estrategia de gobierno en línea, correspondiente al segundo semestre del año 2017.Falta de acciones de control para la alimentación de los indicadoresAcción CorrectivaImplementación de actividades de control para realizar la medición oportuna a los indicadores del procesoAbiertaDiligenciar los indicadores en el Sistema Integrado de Gestión de acuerdo a la periodicidad establecidaIndicadores de Gestión diligenciados3Sin iniciar1/06/201810/12/201825,6022/02/201830/04/2018Auditoria de Gestion Proceso de Comunicacion InstitucionalCarolina Zea87,50%
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58SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTONo ConformidadAuditoría Interna de Gesión y Calidad2. Comunicación institucionalSecretario GeneralPD-COM-H32018Se evidencia incumplimiento a las actividades de la caracterización del proceso en cuanto a los informes de diagnóstico y gestión del procesoFalta de acciones de control para la realización de actividades plasmadas en la caracterizaciónAcción CorrectivaImplementacion de las actividades de control asociadas a los riesgos del proceso de comunicacionesAbiertaRealizar informe de gestión Oficina de Comunicaciones, según actualización de la caracterizaciónInforme de gestión realizado1Sin iniciar16/05/201810/12/201827,722/02/201830/04/2018Auditoria de Gestion Proceso de Comunicacion InstitucionalCarolina Zea88,46%
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Realizar informe de diagnóstico de comunicaciones, según actualización de la caracterización Informe de diagnóstico de comunicaciones realizado1Sin iniciar16/05/201810/12/201827,722/02/201830/04/2018Auditoria de Gestion Proceso de Comunicacion InstitucionalCarolina Zea88,46%
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59SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría CD1. Direccionamiento estratégicoAsesor de Planeaciòn1Durante las vigencias 2009 al 2016, la Universidad de los Llanos invirtió los recursos de estampilla desconociendo los porcentajes otorgados a cada programa en el Acuerdo Superior 05 de 2011, mediante el cual se aprobó la política de administración de los recursos de estampilla Unillanos.

De mantenerse este comportamiento, la Universidad no cumplirá lo ordenado en la Ley 1478 de 2007, cuando termine de recaudar el monto de los recursos señalados en el artículo 2 de la Ley 1178 de 2007.
Indebida interpretación de las normas propias de la autonomia universitaria para definir los porcentajes de inversión de la estampilla Universidad de los Llanos.Acción CorrectivaSocializacion del Acuerdo 004 de 2017 que modificó las políticas, programas, subprogramas y porcentajes de ejecución de recursos.AbiertaRealizar capacitación semestral en normas de estampilla Universidad de los Llanos.Listado de asistencia 2Sin iniciar1/03/201830/11/201836,51/11/201716/01/2018Recursos Estampilla94,89%
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