Plan de Mejoramiento 2016
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MODALIDAD DE REGISTROCLASIFICACIONORIGENNOMBRE DEL PROCESO LIDER DEL PROCESOCÓDIGO HALLAZGODESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO, OBSERVACION Y NO COFORMIDADCAUSA DEL HALLAZGOTIPO DE ACCIÓN DE MEJORADESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN DE MEJORAACTIVIDADES / DESCRIPCIÓNACTIVIDADES / UNIDAD DE MEDIDAACTIVIDADES / CANTIDADES UNIDAD DE MEDIDAACTIVIDADES / FECHA DE INICIOACTIVIDADES / FECHA DE TERMINACIÓNACTIVIDADES / PLAZO EN SEMANASACTIVIDADES / AVANCE FÍSICO DE EJECUCIÓNSEGUIMIENTO JEFE DEPENDENCIAVERIFICACIÓN DE ACCIONESFECHA SUSCRIPCIÓN PLAN DE MJTONOMBRE DE LA AUDITORIAAUDITOROBSERVACIONESAVANCE EN TIEMPOAVANCE FÍSICO
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10/19/2017 10:30:10-43020.73095DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTOESTADO DE LA ACTIVIDADESTADO DEL HALLAZGOFECHA CIERRE DE AUDITORIA (aaaa/mm/dd)(aaaa/mm/dd)
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11 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría Interna de Gestión4. DocenciaVicerrector AcadémicoHALLAZGO 2. No se evidencia una estructura operativa que soporte el funcionamiento de la coordinación general de postgrados La estructura administrativa de la universidad no contempla la coordinación de postgrados Acción CorrectivaCrear una unidad de Programas de Postgrados que aunque dependa de vicerrectoría académica y se articule con las Facultades, tenga autonomía.Construir un proyecto de acuerdo que institucionalice la unidad de postgradosDocumento propuesta proyecto12014-03-102014-06-10121Se evidencia en Acta 01 del 10 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Docencia, derivado de la auditoría realizada al Manejo Operativo y reglamentación de los Postgrados vigencia 2013.

El doctor Wilmar Cruz manifiesta que la estructura operativa se encuentra establecida en el Acuerdo superior 012 del 2003 y Acuerdo superior 012 del 2009 donde se establece el sistema académico curricular y la acción de mejora no es acorde con lo establecido en el hallazgo razón por la cual sugiere replantear la acción de mejora en coordinación con la oficina de control interno.

Acta 02 del 16/12/2016 Seguimiento; se evidencia que en el acuerdo superior 012 del 2003 el Consejo Superior de la universidad de los Llanos establece la estructura de los programas de posgrados y sus funciones, en el Capítulo IV y sus Articulo 7 y 9, señala al Comité Institucional de Posgrados como máximo órgano asesor a los posgrados y en el Artículo 8 describe que la dirección General de Investigaciones y Posgrados como el cargo de gestión del nivel estratégico de los programas de posgrados.

Se cierra actividad.
Procesocerrado2013-08-222013-10-18Manejo Operativo y reglamentación de los PostgradosOscar Ivan Pinzon / Annie Soraya ZamoraVENCIDO100.00%
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11 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría Interna de Gestión4. DocenciaVicerrector AcadémicoHALLAZGO 2. No se evidencia una estructura operativa que soporte el funcionamiento de la coordinación general de postgradosLa estructura administrativa de la universidad no contempla la coordinación de postgradosAcción CorrectivaCrear una unidad de Programas de Postgrados que aunque dependa de vicerrectoría académica y se articule con las Facultades, tenga autonomía.Envío del documento a Consejo Académico y Consejo SuperiorAcuerdo Superior12014-07-192014-10-02101Se evidencia en Acta 01 del 10 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Docencia, derivado de la auditoría realizada al Manejo Operativo y reglamentación de los Postgrados vigencia 2013.

La creación de la unidad de posgrados esta como propuesta en estudio y por aprobación del Consejo Superior la cual ha sido presentada por el Doctor Wilmar cruz en dos (2) ocasiones y se señala que está en proceso de aprobación y creación ante el Consejo Superior cumpliendo lo establecido en el acuerdo 04 del 2009.

Acta 02 del 16/12/2016 Seguimiento; No se requiere ya que la actividad anterior deja sin fundamento legal la actividad 2 y se cierra el hallazgo.
Terminadocerrado2013-08-222013-10-18Manejo Operativo y reglamentación de los PostgradosOscar Ivan Pinzon / Annie Soraya ZamoraVENCIDO100.00%
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21 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría CGR9. Gestión de talento humanoPGI División de Servicios Administrativos15 03 001Vinculación de personal docente y administrativo. La planta de personal docente de carrera de la universidad de los Llanos ocupa aproximandamente un 15% del total de los profesores, cifra que resulta sustancialmente inferior frente a un 85% que corresponde a los profesores ocasionales y catedrátios vinculados durante este periodo. Se evidencio la vinculación mediante Resolcuión Rectoral por periodos inferiores a un año, de profesores ocasionales de tiempo completo, con renovación sucesiva de contratos y en cuyo objeto se establece el cumplimiento de funciones misionales (docencia, investigación, proyección social) en programas permanentes de la universidad y no transitorios como lo establece la Ley. Igual situación se establecio con los profesores catedráticos vinculados por periodos académicos. Falta de gestión oportuna por parte de la universidad de los Llanos, en la realización de las convocatorias y la provisión definitiva y permanente de los cargos docentes de tiempo completo. En cuanto a los estudios de reforma de la estructura orgánica y planta de cargos, la universidad de los Llanos, hasta el 19 de noviembre de 2013 mediante resiolución rectoral No 4284 conformo el equipo técnico para elaborar el estudio de reforma de estructura orgánica y planta de cargos; así mismo el consejo superior, no ha establecido la política de relevo generacional. Al no tener el estudio de cargas laborales, no se pueden realizar convocatorias públicas para finalmente establecer la reestructuración organizacionalAcción CorrectivaAdelantar actividades para consolidar propuesta de nueva estructura organizacional de la Universidad de los Llanos.Consolidar el estudio para el rediseño organizacional de la nueva estructura organizacional de la Universidad de los Llanos.Estudio12016-03-012016-12-30411En visita realizada el 05 de noviembre de 2014 mediante acta de visita No 011, se indago con la asesora encargada de la oficina de Planeación y el PGI de Talento Humano, quienes informaron que debido a que el día 18 de septiembre de 2014, el DAFP emite el Decreto 1785 de 2014 "Por el cual se establecen las funciones y los requisitos generales para los empleos públicos", se requirio reformular o ajustar la propuesta de estructura debido al cambio que se requiere realizar al Manual de Funciones, para su implementación. Respuesta dada en Plan de Mejoramiento de la Contraloria con fecha 25 de enero de 2015: Se tiene listo el documento de reestructuración administrativa para presentar al Consejo Superior y que sean asignados nuevos tiempos, esto en consideración de la complejidad de la acción a tomar, teniendo en cuenta que es una nueva administración. Acta 02 del 16/12/2016 Seguimiento; se evidencia trabajo del documento se envía por correo electrónico a la oficina de control interno.

Se cierra actividad.
Terminadoabierto2013-12-302014-01-14Control FiscalRoberto Aya BarretoLa accion de mejora y actividades establecida anteriormente en el Plan de Mejoramiento fueron modificadas asi como su fecha. Estas fueron reportadas a SIRECI con fecha de corte 30 de junio 2016.VENCIDO100.00%
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21 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría CGR9. Gestión de talento humanoPGI División de Servicios Administrativos15 03 001Vinculación de personal docente y administrativo. La planta de personal docente de carrera de la universidad de los Llanos ocupa aproximandamente un 15% del total de los profesores, cifra que resulta sustancialmente inferior frente a un 85% que corresponde a los profesores ocasionales y catedrátios vinculados durante este periodo. Se evidencio la vinculación mediante Resolcuión Rectoral por periodos inferiores a un año, de profesores ocasionales de tiempo completo, con renovación sucesiva de contratos y en cuyo objeto se establece el cumplimiento de funciones misionales (docencia, investigación, proyección social) en programas permanentes de la universidad y no transitorios como lo establece la Ley. Igual situación se establecio con los profesores catedráticos vinculados por periodos académicos. Falta de gestión oportuna por parte de la universidad de los Llanos, en la realización de las convocatorias y la provisión definitiva y permanente de los cargos docentes de tiempo completo. En cuanto a los estudios de reforma de la estructura orgánica y planta de cargos, la universidad de los Llanos, hasta el 19 de noviembre de 2013 mediante resiolución rectoral No 4284 conformo el equipo técnico para elaborar el estudio de reforma de estructura orgánica y planta de cargos; así mismo el consejo superior, no ha establecido la política de relevo generacional. Al no tener el estudio de cargas laborales, no se pueden realizar convocatorias públicas para finalmente establecer la reestructuración organizacionalAcción CorrectivaAdelantar actividades para consolidar propuesta de nueva estructura organizacional de la Universidad de los Llanos.Presentar ante el Consejo Académico la nueva propuesta de rediseño organizacional de la Universidad de los LlanosActa del Consejo Academico12016-09-012017-03-30280En visita realizada el 05 de noviembre de 2014 mediante acta No 011 la asesora encargada de planeación y el PGI de Talento Humano, comunica que una vez se actualice el Manual de Funciones de acuerdo a la Ley, se podrá establecer el procedimiento para la convocatoria. Respuesta dada en Plan de Mejoramiento de la Contraloria con fecha 25 de enero de 2015: Se tiene listo el documento de reestructuración administrativa para presentar al Consejo Superior y que sean asignados nuevos tiempos, esto en consideración de la complejidad de la acción a tomar, teniendo en cuenta que es una nueva administración.

Acta 02 del 16/12/2016, Seguimiento; se encuentra en proceso
Procesoabierto2013-12-302014-01-14Control FiscalRoberto Aya BarretoLa accion de mejora y actividades establecida anteriormente en el Plan de Mejoramiento fueron modificadas asi como su fecha. Estas fueron reportadas a SIRECI con fecha de corte 30 de junio 2016.VENCIDO0.00%
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21 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría CGR9. Gestión de talento humanoPGI División de Servicios Administrativos15 03 001Vinculación de personal docente y administrativo. La planta de personal docente de carrera de la universidad de los Llanos ocupa aproximandamente un 15% del total de los profesores, cifra que resulta sustancialmente inferior frente a un 85% que corresponde a los profesores ocasionales y catedrátios vinculados durante este periodo. Se evidencio la vinculación mediante Resolcuión Rectoral por periodos inferiores a un año, de profesores ocasionales de tiempo completo, con renovación sucesiva de contratos y en cuyo objeto se establece el cumplimiento de funciones misionales (docencia, investigación, proyección social) en programas permanentes de la universidad y no transitorios como lo establece la Ley. Igual situación se establecio con los profesores catedráticos vinculados por periodos académicos. Falta de gestión oportuna por parte de la universidad de los Llanos, en la realización de las convocatorias y la provisión definitiva y permanente de los cargos docentes de tiempo completo. En cuanto a los estudios de reforma de la estructura orgánica y planta de cargos, la universidad de los Llanos, hasta el 19 de noviembre de 2013 mediante resiolución rectoral No 4284 conformo el equipo técnico para elaborar el estudio de reforma de estructura orgánica y planta de cargos; así mismo el consejo superior, no ha establecido la política de relevo generacional. Al no tener el estudio de cargas laborales, no se pueden realizar convocatorias públicas para finalmente establecer la reestructuración organizacionalAcción CorrectivaAdelantar actividades para consolidar propuesta de nueva estructura organizacional de la Universidad de los Llanos.Presentar y gestionar ante el Consejo Superior la nueva propuesta de rediseño organizacional de la Universidad de los Llanos.Acta del Consejo Superior12017-01-012017/12/31490Respuesta dada en Plan de Mejoramiento de la Contraloria con fecha 25 de enero de 2015: Se tiene listo el documento de reestructuración administrativa para presentar al Consejo Superior y que sean asignados nuevos tiempos, esto en consideración de la complejidad de la acción a tomar, teniendo en cuenta que es una nueva administración.

Acta 02 del 16/12/2016 Seguimiento; se encuentra en proceso.

Procesoabierto2013-12-302014-01-14Control FiscalRoberto Aya BarretoLa accion de mejora y actividades establecida anteriormente en el Plan de Mejoramiento fueron modificadas asi como su fecha. Estas fueron reportadas a SIRECI con fecha de corte 30 de junio 2016.80.07%0.00%
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31 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría interna de gestión y calidad5. InvestigaciónDirector General de Investigaciones22.    Hallazgo: Se evidencia el incumplimiento en la Caracterización del Proceso debido a que todavía no está en Funcionamiento el Software Especializado para realizar el registro de los Proyectos de Investigación.Dificultades en el montaje de la base de datos en el servidor de la Universidad.Acción CorrectivaCompra de un servidor que permita el montaje de la base datos para su implementación.Implementación de la base de datosBase de Datos 12014-01-072014-12-30481Se evidencia en Acta 01 del 16 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de D.G.I., derivado de la Auditoria a Dirección General de Investigaciones vigencia 2014 y 2015.
Se evidencia la implementación de la base de datos e instructivos en Youtube, la ruta para acceder a la herramienta es; (Buscador / Quiron.unillanos.edu.co:8000) y está habilitada en su totalidad para realizar el registro de los Proyectos de Investigación, además hay en youtube cuatro (4) tutoriales para su uso.
Terminadocerrado2014-03-072014-05-06Auditoria Investigaciones KATHERINE ROSARIO AYA MALDONADO VENCIDO100.00%
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41 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría interna de gestión y calidad5. InvestigaciónDirector General de Investigaciones33.    Hallazgo: Se evidencia el incumplimiento de la Norma Técnica de Gestión Publica NTCGP 1000 7.1 Control de Documentos MECI: 1000 de 2005 debido a que a la vigencia 2013 tendría que estar implementado el Plan Institucional de Investigaciones y hasta el momento están en la Construcción de dicho Plan. Falta de información y la cantidad de compromisos por atender.Acción CorrectivaFormulación del Plan Institucional de InvestigacionesPresentación de propuesta ante el consejo Institucional de Investigaciones y aprobación Documento 12014-05-012014-07-15101Se evidencia en Acta 01 del 16 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de D.G.I., derivado de la Auditoria a Dirección General de Investigaciones vigencia 2014 y 2015

Se evidencia en modo magnético en ruta; (Computador DGI03/DGI3 / Escritorio / carpeta, compartida / carpeta, plan institucional de investigación / Propuesta, borrador.doc) también se evidencia en Acta 02 del Consejo institucional de investigación del 11 de febrero del 2016, donde consta la presentación de la propuesta, en el marco de la presentación del informe de gestión presentado por el director general de investigación.
Terminadocerrado2014-03-072014-05-06Auditoria Investigaciones KATHERINE ROSARIO AYA MALDONADO VENCIDO100.00%
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41 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría interna de gestión y calidad5. InvestigaciónDirector General de Investigaciones33.    Hallazgo: Se evidencia el incumplimiento de la Norma Técnica de Gestión Publica NTCGP 1000 7.1 Control de Documentos MECI: 1000 de 2005 debido a que a la vigencia 2013 tendría que estar implementado el Plan Institucional de Investigaciones y hasta el momento están en la Construcción de dicho Plan. Falta de información y la cantidad de compromisos por atender.Acción CorrectivaFormulación del Plan Institucional de InvestigacionesPresentación de la propuesta ante el Consejo AcadémicoDocumento 12014-05-162014-07-30101Se evidencia en Acta 01 del 16 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de D.G.I., derivado de la Auditoria a Dirección General de Investigaciones vigencia 2014 y 2015

Ya se encuentra programada la presentación de la propuesta al Consejo Académico, en el mes de marzo ya que se presenta ante el CSU el día 17 de febrero de 2016 como consta en el orden del día para la sesión del CSU del 17 de febrero de 2016.

Acta 02 del 16/12/2016, Seguimiento; se evidencia documento de Plan Institucional de Investigaciones aprobado por el consejo de investigación en acta 01 del 19 de enero de 2016 en carpeta actas de consejo institucional 2016 40.100.2 documento enviado a correo electrónico cinterno@unillanos.edu.co

Se cierra hallazgo.
Terminadocerrado2014-03-072014-05-06Auditoria Investigaciones KATHERINE ROSARIO AYA MALDONADO VENCIDO100.00%
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51 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad9. Gestión de talento humanoPGI División de Servicios Administrativos1No se evidencia control de horario ni seguimiento al mismo por parte del Proceso de Gestión de Talento Humano de la Universidad de los LlanosLos mecanismosy medidas que se estan llevando en la actualidad no son eficientes para evidenciar el control del horario de los funcionarios de la Univerisdad.Acción CorrectivaImplementación de Sistemas Biométricos para el control de asistencia de los funcionarios de la Universidad de los Llanos.Elaborar la ficha BPUNI "Implementación de sistemas biométricos para el control de asistencia de los funcionarios de la Universidad de los Llanos". Ficha BPUNI elaborada32015-10-012015-12-3012Se evidencia en Acta 01 del 02 de marzo de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Gestión de Talento Humano, derivado de la Auditoría realizada a Gestión de Talento Humano 2014

En visita realizada a la oficina Servicios administrativos de Talento Humano y según lo manifestado por la señora Roselia Borrero, esta actividad estaba siendo realizada por el señor Pedro Vicente Cubillos anterior jefe de la oficina de Talento Humano y no quedo evidencia de lo realizado más que lo que se encuentra en las actas de plan de mejoramiento de la oficina de Control Interno, manifiesta la señora Roselia Borrero que la ficha BPUNI se encuentra en la oficina de Planeación pero no ha sido radicada por la oficina de Talento Humano, razón por la cual la oficina de Talento Humano enviara correo electrónico a la oficina de Control Interno solicitando prórroga de la fecha de cierre de la actividad ya que se encuentran trabajando para reformular las actividades y así poder realizarlas.
Procesoabierto2014-09-172014-09-26Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Gestión de Talento HumanoClaudia Marcela Martinez AgudeloEn visita realizada el 29/04/2015 mediante acta No 09, se modifica la acción de mejora, actividades y fechas establecidas y pactadas en el plan de mejoramiento inicial.VENCIDO0.00%
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51 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad9. Gestión de talento humanoPGI División de Servicios Administrativos1No se evidencia control de horario ni seguimiento al mismo por parte del Proceso de Gestión de Talento Humano de la Universidad de los LlanosLos mecanismos y medidas que se estan llevando en la actualidad no son eficientes para evidenciar el control del horario de los funcionarios de la Univerisdad.Acción CorrectivaImplementación de Sistemas Biometricos para el Control de Asistencia de los funcionarios de la Universidad de los Llanos.Presentar a planeación la ficha BPUNI para revisión, aprobación y radicado de la misma. Revisión, aprobación y radicado de la Ficha BPUNI.32015-10-012015-12-3012Se evidencia en Acta 01 del 02 de marzo de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Gestión de Talento Humano, derivado de la Auditoría realizada a Gestión de Talento Humano 2014

En visita realizada a la oficina Servicios administrativos de Talento Humano y según lo manifestado por la señora Roselia Borrero, esta actividad estaba siendo realizada por el señor Pedro Vicente Cubillos anterior jefe de la oficina de Talento Humano y no quedo evidencia de lo realizado más que lo que se encuentra en las actas de plan de mejoramiento de la oficina de Control Interno, manifiesta la señora Roselia Borrero que la ficha BPUNI se encuentra en la oficina de Planeación pero no ha sido radicada por la oficina de Talento Humano, razón por la cual la oficina de Talento Humano enviara correo electrónico a la oficina de Control Interno solicitando prórroga de la fecha de cierre de la actividad ya que se encuentran trabajando para reformular las actividades y así poder realizarlas.
Procesoabierto2014-09-172014-09-26Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Gestión de Talento HumanoClaudia Marcela Martinez AgudeloEn visita realizada el 29/04/2015 mediante acta No 09, se modifica la acción de mejora, actividades y fechas establecidas y pactadas en el plan de mejoramiento inicial.VENCIDO0.00%
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51 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad9. Gestión de talento humanoPGI División de Servicios Administrativos1No se evidencia control de horario ni seguimiento al mismo por parte del Proceso de Gestión de Talento Humano de la Universidad de los LlanosLos mecanismos y medidas que se estan llevando en la actualidad no son eficientes para evidenciar el control del horario de los funcionarios de la Univerisdad.Acción CorrectivaImplementación de Sistemas Biometricos para el Control de Asistencia de los funcionarios de la Universidad de los Llanos.Ejecución de la Ficha BPUNI "Implementación de sistemas biométricos para el control de asistencia de los funcionarios de la Universidad de los Llanos". Registros almacenados en el sistema biométrico para control de asistencia y horario de los Funcionarios.32015-10-012015-12-3012Se evidencia en Acta 01 del 02 de marzo de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Gestión de Talento Humano, derivado de la Auditoría realizada a Gestión de Talento Humano 2014

En visita realizada a la oficina Servicios administrativos de Talento Humano y según lo manifestado por la señora Roselia Borrero, esta actividad estaba siendo realizada por el señor Pedro Vicente Cubillos anterior jefe de la oficina de Talento Humano y no quedo evidencia de lo realizado más que lo que se encuentra en las actas de plan de mejoramiento de la oficina de Control Interno, manifiesta la señora Roselia Borrero que la ficha BPUNI se encuentra en la oficina de Planeación pero no ha sido radicada por la oficina de Talento Humano, razón por la cual la oficina de Talento Humano enviara correo electrónico a la oficina de Control Interno solicitando prórroga de la fecha de cierre de la actividad ya que se encuentran trabajando para reformular las actividades y así poder realizarlas.
Procesoabierto2014-09-172014-09-26Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Gestión de Talento HumanoClaudia Marcela Martinez AgudeloEn visita realizada el 29/04/2015 mediante acta No 09, se modifica la acción de mejora, actividades y fechas establecidas y pactadas en el plan de mejoramiento inicial.VENCIDO0.00%
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61 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad9. Gestión de talento humanoPGI División de Servicios Administrativos4No se realizó la evaluación del desempeño laboral a la totalidad de los funcionarios de carrera administrativa para el periodo transcurrido del 1 de julio de 2013 al 30 de mayo de 2014. Los mecanismos y medidas que se estan llevando en la actualidad no son eficientes para evidenciar la evaluación de desempeño de la totalidad de los funcionarios de carrera administrativa de la Univerisdad.Acción CorrectivaImplementar un nuevo mecanismo de control, involucrando a los jefes de dependencia para que apliquen la evaluación de desempeño laboral de los funcionarios de carrera administrativa.1. Oficiar y enviar el formato a los jefes de dependecia para la aplicación de la evaluación de desempeño.
2. . Recolectar la información de la evaluación de desempeño para crear una base de datos (excel), como monitoreo y seguimiento.
Evaluación de desempeño con base de datos actualizada12014-10-012015-10-30No puede pasar 1 año1Se evidencia en Acta 01 del 02 de marzo de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Gestión de Talento Humano, derivado de la Auditoría realizada a Gestión de Talento Humano 2014

se evidencia en medio magnético base de datos actualizada, en correo electrónico enviado a cinterno@unillanos.edu.co de recurso_humano@unillanos.edu.co del día 02 de marzo de 2016.
Se evidencia en físico carpetas de funcionarios de carrera en archivo de la oficina de Gestión de Talento Humano que se encuentran en container al lado de las oficinas en remodelación de la siguiente manera:
Nivel Asistencial; Marieta Herrera, se encuentra sin foliar cuatro (4) folios con la evaluación de desempeño del periodo 2014-2015
Nivel Técnico; Jaime Guarín, se encuentra sin foliar cuatro (4) folios con la evaluación de desempeño del periodo 2014-2015
Nivel Profesional con personal a su cargo; German Sabogal, se encuentra sin foliar cuatro (4) folios con la evaluación de desempeño del periodo 2014-2015
Nivel Profesional sin personal a su cargo; Gloria Herrera Sarmiento, se encuentra sin foliar cuatro (4) folios con la evaluación de desempeño del periodo 2014-2015
Terminadocerrado2014-09-172014-09-26Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Gestión de Talento HumanoClaudia Marcela Martinez AgudeloVENCIDO100.00%
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71 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad15. Gestión de apoyo a la académiaPGI Biblioteca1Se evidencia falencias en el ambiente de trabajo necesario para lograr la Conformidad con los requisitos del servicio prestado por el Sistema de Bibliotecas en el centro de documentación y la Biblioteca central Jorge Boshell Manrique (Ubicados en la sede Barcelona) y el óptimo desempeño del personal vinculado. Estado de la infraestructura, ausencia de mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones, lo que conlleva a la aparición de las falencias encontradas en el ambiente de trabajo del centro de documentación y la Biblioteca central Jorge Boshell Manrique (Ubicados en la sede Barcelona)Acción CorrectivaElaboración de ficha BPUNI "Mejoramiento y Adecuación de la Infraestructura del centro de documentación y la Biblioteca central Jorge Boshell Manrique" (Ubicados en la sede Barcelona) y ejecución de la misma. 1. Contrucción o elaboración de ficha BPUNI "Acondicionamiento y mejoramiento de la infraestructura física y tecnológica de la biblioteca central Jorge Boshell Manrique y Centro de Documentación para el mejoramiento de las condiciones de servicio" 2. Presentación de Ficha BPUNI al banco de proyectos. 3. Ejecución de la ficha BPUNI. 1. Ficha BPUNI Radicada ante el banco de proyectos. 2. Nivel de ejecución de la Ficha BPUNI22014-11-052015-12-30No puede pasar 1 año0Se evidencia en Acta 01 del 25 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso Gestión de Apoyo a la Academia., derivado de la Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Gestión de Apoyo a la Academia "Sistema de Bibliotecas"2015

Al respecto se da revisión a la construcción de la ficha BPUNI BIB 11 1011 2014 "Acondicionamiento y mejoramiento de la infraestructura física y tecnológica de la biblioteca central Jorge Boshell Manrique y Centro de Documentación para el mejoramiento de las condiciones de servicio” y presentación de la misma a través del correo institucional (herramienta google drive) al banco de proyectos por valor de $445.072.208; Ficha presentada el 05/11/2014, revisada el 10/11/2014 y radicada el 18/11/2014. Una vez realizado este trámite no fue posible la ejecución de la ficha en mención, debido a que ésta no fue aprobada por el Consejo Superior Universitario.
Procesoabierto2014-11-132014-11-18Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Gestión de Apoyo a la Academía "Sistema de Bibliotecas"Clauda Marcela Martinez AgucdeloVENCIDO0.00%
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81 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad4. DocenciaVicerrector Académico2No se evidencia uso de herramientas que permitan realizar seguimiento y control del proceso y tiempos a las opciones de grado de los estudiantes ISO 9001 y NTCGP 1000 numeral 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio literal d. y e.Los programas de grado manejan una base de datos pero no se había visto la necesidad de citar más información de la que actualmente se maneja.Acción CorrectivaHacer uso de una herramienta que permita realizar el seguimiento y control del proceso de las opciones de grado de los estudiantes de los programas de grado adscritos a la FCE.2. Implementar una herramienta en los programas de grado adscritos a la FCE que permita realizar el seguimiento y control del proceso de las opciones de grado de los estudiantes teniendo en cuenta las variables mínimas.Herramientas del programa ajustadas a la norma12014-12-212015-06-3025Se evidencia en Acta 01 del 12 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Docencia, derivado de la Auditoria a Decanos y Facultades, F.C.E. vigencia 2014.

En el seguimiento realizado en campo se recibe información por parte del Docente Ocasional , Dagoberto Torres quien está como responsable de la elaboración de la herramienta en la aplicación virtual de la facultad para la recepción y seguimiento de las opciones de grado de todos los programas de la Facultad de Ciencias Económicas y también con la continuación del trabajo realizado en el año 2015 por parte de un monitor que no termino la construcción de la herramienta, se evidencia en acta “que se encuentra pendiente por parte de la FCE” donde se solicita la ampliación de las horas de trabajo de monitor de 85 horas a 272 horas y se anexa acta de horas semanales de monitores donde se indica 21.5 horas semanales del monitor que implementara el sistema de información para opciones de grado por 13 semanas y así poder terminar la herramienta en el primer semestre académico del 2016, y por esto también se enviara a la oficina de control interno la solicitud de ampliación de la fecha de terminación de esta actividad soportado en lo descrito anteriormente.

Actividad en proceso.

En respuesta a correo del 25 de febrero de 2016 del correo facultad_economicas@unillanos.edu.co se responde del correo de cinterno@unillanos.edu.co el 29 de febrero de 2016 la nueva
fecha de cierre 31 de agosto de 2016
ProcesoabiertoAuditoria a Decanos y FacultadesJulieth Velásquez y DianaPlan de mejoramiento F.C.E.VENCIDO0.00%
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91 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad4. DocenciaVicerrector Académico3No se evidencia cumplimiento de la acción POA 2014 “Generación de estrategias para la elaboración y presentación de proyectos de investigación por parte de profesores” META POA 2014. 1.1.5.-.5. Incrementar al 40% el número de docentes investigadores activos de planta y ocasionales de la institución.El primer semestre se realizó capacitación sobre "Asesoria en la formulación de los proyectos" y en el segundo semestre se realizó la capacitación " Actualización del Cvlac y el Gruplac"

No se realizaron las dos capacitaciones en el primer semestre porque por ley de garantías no fue posible contratar
Acción Correctiva

Presentar las evidencias de las capacitaciones realizadas a los profesores las cuales se orientaron al aprendizaje de la elaboración y presentación de proyectos de investigación.
1) Elaborar informe de las capacitaciones1) # Informe22014-11-122014-12-2052Se evidencia en Acta 01 del 12 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Docencia, derivado de la Auditoria a Decanos y Facultades, F.C.E. vigencia 2014.

En revisión y búsqueda de parte de la secretaria de facultad Mariela Rodríguez y Andrés Zarate, Profesional de Apoyo se evidencia en el correo electrónico facultad_economicas@unillanos.edu.co / en el Drive / Documentos compartidos, está el, POA 2014 “Generación de estrategias para la elaboración y presentación de proyectos de investigación por parte de profesores” META POA 2014. 1.1.5.-.5. Incrementar al 40% el número de docentes investigadores activos de planta y ocasionales de la institución. DONDE SE ESTABLECE U COMPLIMIENTO DEL 41% que es el equivalente del cumplimiento al 100% de esta actividad.
También se evidencio por parte de la señora Joanna Vanegas, Profesional de Apoyo del centro de investigaciones, en carpeta 40505012 01, Actas del comité de centro año 2014. Acta, Informe de capacitación a cargo de Julián Andrés Pacheco Martínez y Acta, Informe de capacitación a cargo de Paola Andrea Riaño Arbeláez.

Se cierra esta actividad y hallazgo.
TerminadocerradoAuditoria a Decanos y FacultadesJulieth Velásquez y DianaPlan de mejoramiento F.C.E.VENCIDO100.00%
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101 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad4. DocenciaVicerrector Académico4No se evidencia el uso de formatos documentados y controlados por el SIG. ISO 9001 y NTCGP:1000 numeral 4.2.4 Control de documentos Los formatos se trabajaron con el SIG inicialmente pero no se han hecho los ajustes necesarios para su utilización y debido a la modificación propuesta de opciones de grado no se han implementado.Acción CorrectivaSocialización de los formatos para su implementación Realizar socialización por parte de las direcciones de programa a los estudiantes sobre los formatos de presentación de opciones de grado documentados y aprobados por el SIG.Número reuniones 12015-02-092015-06-30191Se evidencia en Acta 01 del 15 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Docencia, derivado de la Auditoria a Decanos y Facultades, F.C.A.R.N. vigencia 2015.

Se evidencia según memorando 40.40.277 del 25 de septiembre de 2015, en el que se dio respuesta al control de advertencia – memorando 30.10.000.147 en lo referente al hallazgo “No se evidencia el uso de formatos documentados y controlados por el SIG. ISO 9001 y NTCGP:1000 numeral 4.2.4 Control de documentos “ del a auditoria de vigencia 2014 y se encuentra en hallazgo 3 de auditoria vigencia 2015 que no se encuentra vencido.

Manifiesta el señor decano Pablo Emilio Cruz que al haber sido cambiada la resolución de opción de grado como consta en Acta de consejo de facultad No 013 del 27 de agosto de 2015 (punto 5) se aprueba la modificación de la resolución, no fue necesario realizar las socializaciones descritas en la Actividad de la Acción de mejora razón por la cual solicitara a la oficina de control interno la eliminación del hallazgo ya que en el hallazgo 3 de auditoria vigencia 2015 se va a subsanar esta debilidad.

El hallazgo está en proceso y se espera solicitud por parte de la F.C.A.R.N. y análisis por parte de la oficina de control interno.

En respuesta a memorando 40,40,037 del 17 de febrero de 2016 se envia correo electronico de cinterno@unillanos.edu.co el dia 5 de marzo de 2016 a islanda.castro@unillanos.edu.co y fagropecuarias@unillanos.edu.co Se cieera el Hallazgo ya que se pudo evidenciar en el seguimiento realizado y plasmado en el Acta de reunión 01 de fecha 15 de febrero de 2016, para el cumplimiento de de la actividad se había acordado realizar una socializacion de los formatos aprobados para las opciones de grado con los estudiantes adscritos a los programas que componen la FCARN.
Lo anteriormente expuesto, no se ejecuto por cuanto se llevo a cavo la revisión de la normatividad existente para las opciones de grado por parte de las dependencias académicas que componen la FCARN y mediante Resolución de Facultad No 015 de 2015, se establecieron las nuevas opciones de grado.
Debido a esta nueva normatividad se concluye que se debe realizar una actualización a los procedimientos y formatos establecidos para las opciones de grado, actividad en lo que ya se viene trabajando, de conformidad con el plan de mejoramiento aprobado para el 2016 y que tiene como fecha limite de cierre el 31 de marzo de 2016.

Se cierra el Hallazgo
TerminadocerradoAuditoria a Decanos y FacultadesJulieth Velásquez y DianaPlan de mejoramiento F.C.A.R.N.VENCIDO100.00%
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111 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad4. DocenciaVicerrector Académico5No se evidencia informe de gestión semestral presentado por la Decanatura, programas académicos, secretaria académica y escuelas. Acuerdo Superior 012 de 2009:
Artículo 16, (j)
Artículo 46, (h)
Artículo 17 (g)
Artículo 19 (n y o)
y Acuerdo Académico 003 de 2014 Art 4 (i)
Desconocimiento de la frecuencia de presentación de los informes, según Acuerdo Superior 012 de 2009Acción CorrectivaA partir del año lectivo 2015, el consejo de Facultad comunicará en forma oficial a las direcciones de cada una de las dependencias, el deber de hacer llegar un informe de gestión al final de cada periodo.Enviar comunicación por parte de la decanatura con requerimientos del contenido y fechas de presentación del informe.Número de comunicados enviados22015-03-312015-05-3082Se evidencia en Acta 01 del 15 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Docencia, derivado de la Auditoria a Decanos y Facultades, F.C.A.R.N. vigencia 2015.

Se evidencia en carpeta 40.40.10-01 Actas del consejo de facultad, folio 92 memorando 40.40.10.133 Informe de Gestión general para escuelas, institutos, centros y direcciones de programa, la comunicación por parte de la Secretaría Académica con requerimientos del contenido y fechas de presentación del informe (1).
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121 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad4. DocenciaVicerrector Académico6No se evidencia estudios de rendimiento académico y deserción de los estudiantes de la facultad. Acuerdo Superior 012 de 2009 Articulo 17 (a), NTCGP 1000, ISO 9001 Numeral 8.1 y 8.2.3No se evidenció estudios sobre rendimiento académico y deserción por que la secretaría académica no tiene acceso a la información académica de los estudiantes de los programas de la FacultadAcción CorrectivaTramitar una solicitud a través del consejo de facultad a la vicerrectoría académica y las instancias responsables del sistema de información de la Universidad, para que se den las herramientas para acceder a la información académica de los estudiantes Elaborar los análisis y/o estudios de rendimiento académico y deserción de los estudiantes, de acuerdo a la información obtenida a través del sistema.Número de informes 22015-02-092015-11-30392Se evidencia en Acta 01 del 15 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Docencia, derivado de la Auditoria a Decanos y Facultades, F.C.A.R.N. vigencia 2015.

Se evidencia en modo magnético en la secretaria académica de la F.A.R.N. ruta: (carpeta informes / informe rendimiento académico y deserción estudiantil, periodo inicial 2012-0 al periodo final 2015-1 “11 folios”) y en físico; se evidencia en carpeta 40.40.10-01 Actas, folio 94, Memorando 40.40.10.132 Estudio de deserción y rendimiento académico dirigido a la Vicerrectoría Académica

Se cierra el Hallazgo.
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131 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad4. DocenciaVicerrector Académico7No se evidencia cumplimiento de la acción POA 2013: Propiciar como política de la facultad la participación del egresado en los proyectos comunitarios a desarrollar (10%). Meta POA 2013: 3.9.3.3 Propiciar la participación de egresados no vinculados laboralmente con la universidad en el10%de los proyectos comunitariosAl momento de la auditoria no se contó con evidencia de la participación de egresados en los proyectos desarrollados por la Facultad y que son de apoyo y gestión a la comunidad.Acción CorrectivaRecolectar la información y evidencias de la participación de los egresados en los proyectos desarrollados por la facultad.Fortalecer la captura de información de la participación de los egresados en los diferentes proyectos desarrollados en la facultad, condensándolos en un sistema de información en Proyección Social.Numero de informes12015-02-092015-06-30191Se evidencia en Acta 01 del 15 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Docencia, derivado de la Auditoria a Decanos y Facultades, F.C.A.R.N. vigencia 2015.

Se evidencia en modo magnético correo electrónico; fagropecuarias@unillanos.edu.co en el Drive, documentos compartidos planeación, POA facultades2015 el cumplimiento del 100% de la
Meta POA 2013: 3.9.3.3 Propiciar la participación de egresados no vinculados laboralmente con la universidad en el10%de los proyectos comunitarios.

Se cierra el Hallazgo.
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141 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad4. DocenciaVicerrector Académico8No se evidencia cumplimiento de la acción POA 2013: Realizar un diagnóstico que tenga como resultado una propuesta de relevo generacional. Meta POA 2013: 1.1.3.1.1. Presentar y ejecutar a partir del 2013 un plan de relevo generacional, que facilite el cubrimiento de las vacantes docentes.No se evidenció la propuesta de relevo generacional, debido a que el Consejo Académico no ha definido los criterios para la implementación.Acción CorrectivaSolicitar al Consejo Académico los criterios definidos para la presentación de un relevo generacional.Recepcionar respuesta del consejo Académico con los criterios definidos para la conformación de la propuestaDocumento recibido12015-02-092015-03-3171Se evidencia en Acta 01 del 15 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Docencia, derivado de la Auditoria a Decanos y Facultades, F.C.A.R.N. vigencia 2015.

Se evidencia en carpeta 40.40.10-01 Actas, folio 91, Memorando 40.40.10.130 enviado al consejo académico solicitando estos criterios; Además manifiesta la señora Islanda Castro, Profesional de Apoyo que ya hizo tránsito en el Consejo Superior Universitario una propuesta, la cual ya fue aprobada mediante el Acuerdo Superior 012 de 2015, “por medio del cual se establece la reglamentación del relevo generacional para la universidad de los llanos”.

Se cierra el Hallazgo.
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141 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad4. DocenciaVicerrector Académico8No se evidencia cumplimiento de la acción POA 2013: Realizar un diagnóstico que tenga como resultado una propuesta de relevo generacional. Meta POA 2013: 1.1.3.1.1. Presentar y ejecutar a partir del 2013 un plan de relevo generacional, que facilite el cubrimiento de las vacantes docentes.No se evidenció la propuesta de relevo generacional, debido a que el Consejo Académico no ha definido los criterios para la implementación.Acción CorrectivaPresentar desde las escuelas al Consejo de Facultad, un diagnóstico de las vacancias y las áreas que van a quedar disponibles de docentes próximos a pensionarse.Presentar documento diagnostico al Consejo de Facultad con vacancias y áreas disponibles a 2020.Documento diagnóstico12015-03-312015-05-3081Se evidencia en Acta 01 del 15 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Docencia, derivado de la Auditoria a Decanos y Facultades, F.C.A.R.N. vigencia 2015.

Se evidencia en el email fagropecuarias@unillanos.edu.co, drive, carpetas compartidos conmigo POA procesos 2015, en el que se encuentra que la Meta POA 2013: 1.1.3.1.1. Presentar y ejecutar a partir del 2013 un plan de relevo generacional, que facilite el cubrimiento de las vacantes docentes: Se encuentra cumplida en un 100%, al cierre 31 de diciembre de 2015.

Se cierra el hallazgo
TerminadocerradoAuditoria a Decanos y FacultadesJulieth Velásquez y DianaPlan de mejoramiento F.C.A.R.N.VENCIDO100.00%
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151 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad4. DocenciaVicerrector Académico8No se evidencia cumplimiento de la acción POA 2013: Realizar un diagnóstico que tenga como resultado una propuesta de relevo generacional. Meta POA 2013: 1.1.3.1.1. Presentar y ejecutar a partir del 2013 un plan de relevo generacional, que facilite el cubrimiento de las vacantes docentes.No se evidenció la propuesta de relevo generacional, debido a que el Consejo Académico no ha definido los criterios para la implementación.Acción CorrectivaFormular la propuesta para generar el plan de relevo generacional.Elaborar por parte del consejo de Facultad una propuesta de relevo generacionalDocumento propuesta 12015-05-312015-07-318Acta No 06 del 01/09/2015. No se presentó evidencia objetiva del cumplimiento de las anteriores tres acciones suscritas para eliminar la no conformidad. Pendiente revisiònProcesoabiertoAuditoria a Decanos y FacultadesJulieth Velásquez y DianaPlan de mejoramiento F.C.A.R.N.VENCIDO0.00%
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161 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad4. DocenciaVicerrector Académico9No se evidencia cumplimiento de la acción POA 2013: Presentar ante consejo académico sugerencias frente a política de estímulos para docentes investigadores. Meta POA 2013 1.1.5.-7 Institucionalizar una política de estímulos y beneficios a docentes investigadores de la UniversidadNo se evidenció documento, sobre propuesta para institucionalizar una política de beneficios y estímulos para los docentes investigadores de la Facultad Acción CorrectivaDesde el Centro de investigaciones y los programas se presentará una propuesta al Consejo de Facultad para institucionalizar una política de estímulos para los docentes investigadores de la Facultad y profesores Evaluadores o jurados de trabajos de grado.Aprobar por acta de consejo de facultad la propuesta para institucionalizar política de estímulosN° de solicitudes enviadas12015-04-012015-07-30161Se evidencia en Acta 01 del 15 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Docencia, derivado de la Auditoria a Decanos y Facultades, F.C.A.R.N. vigencia 2015.

Se evidencia en carpeta 40.40.10-01 Actas, folio 93, Memorando 40.40.10.129 elaboración de la propuesta para establecer política de estímulos.

Islanda Castro manifiesta que se encuentra en modo magnético, secretaria académica F.C.A.R.N. el proyecto de acuerdo superior por medio del cual se definirá la política para el reconocimiento y pago de incentivos monetarios no constitutivos de salario a las docentes por su participación en proyectos de investigación y proyección social, en el consejo académico se establece que esta propuesta se eleve a una institucional que es aprobada en el concejo académico y se encuentra para aprobación por el Consejo Superior Universitario.

Se cierra el Hallazgo.
TerminadocerradoAuditoria a Decanos y FacultadesJulieth Velásquez y DianaPlan de mejoramiento F.C.A.R.N.VENCIDO100.00%
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171 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad4. DocenciaVicerrector Académico10No se evidencia cumplimiento de la acción POA 2013: Incentivar a los estudiantes para el desarrollo de proyectos productivos con rentabilidad económica. Meta adicional POA 2013: Desarrollar una propuesta de emprendimiento desde CAP para el fortalecimiento empresarial del futuro profesional egresado de la Facultad Debilidad en la planeaciónAcción CorrectivaSolicitar a Planeación la REFORMULACIÓN de la META, para que quede así: "Fortalecer e incentivar los Proyectos Académico - Productivos con que cuenta la Facultad, para garantizar la participación de los estudiantes asegurando el flujo económico para su funcionamiento.Enviar Solicitud por parte de la decanatura a planeación para tramitar la reformulación de la Meta.N° de solicitudes enviadas12015-02-092015-03-3171Se evidencia en Memorando 40.40.277 como acción realizada; Se determinó que a través del Centro de Producción Agraria “CPA” y su respectivo comité elaborar una propuesta para fortalecer e incentivar los proyectos académicos productivos garantizando la participación de los estudiantes y asegurando su funcionamiento.

La propuesta se encuentra en modo magnético en secretaria académica F.C.A.R.N. donde el profesor Álvaro Álvarez presenta una propuesta y la relación de proyectos de la granja hasta el año 2015. Ruta: (Unidad D: / carpeta, facultad ciencia agropecuaria_2015 / GRANJAS / presentación granja Barcelona, powerrpoint)

Se cierra el Hallazgo.
TerminadocerradoAuditoria a Decanos y FacultadesJulieth Velásquez y DianaPlan de mejoramiento F.C.A.R.N.VENCIDO100.00%
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171 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad4. DocenciaVicerrector Académico10No se evidencia cumplimiento de la acción POA 2013: Incentivar a los estudiantes para el desarrollo de proyectos productivos con rentabilidad económica. Meta adicional POA 2013: Desarrollar una propuesta de emprendimiento desde CAP para el fortalecimiento empresarial del futuro profesional egresado de la Facultad Debilidad en la planeaciónAcción CorrectivaSolicitar a Planeación la REFORMULACIÓN de la META, para que quede así: "Fortalecer e incentivar los Proyectos Académico - Productivos con que cuenta la Facultad, para garantizar la participación de los estudiantes asegurando el flujo económico para su funcionamiento.Aprobar por acta de consejo de facultad la propuesta para fortalecer e incentivar los proyectos académico productivos garantizando la participación de los estudiantes y asegurando su funcionamientoNumero de Acta de consejo de facultad.12015-04-012015-07-3016Se evidencia en Acta 01 del 15 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Docencia, derivado de la Auditoria a Decanos y Facultades, F.C.A.R.N. vigencia 2015.

Está en proceso por aprobación del Concejo de facultad, razón por la cual se solicitara a la oficina de control interno extensión de la fecha de cierre del hallazgo.

El hallazgo está en proceso.

En respuesta a memorando 40,40,037 del 17 de febrero de 2016 se envia correo electronico de cinterno@unillanos.edu.co el dia 5 de marzo de 2016 a islanda.castro@unillanos.edu.co y fagropecuarias@unillanos.edu.co la nueva fecha de cierre 30 de junio de 2016
ProcesoabiertoAuditoria a Decanos y FacultadesJulieth Velásquez y DianaPlan de mejoramiento F.C.A.R.N.VENCIDO0.00%
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181 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad4. DocenciaVicerrector Académico11No se evidencia el uso de los procedimientos y formatos documentados y controlados por el SIG. ISO 9001 y NTCGP:1000 numeral 4.2.4 Control de documentos
Falta de actualización de los procedimientos por parte de los comités de programa, en la pagina web del SIG Acción CorrectivaRevisar y/o Actualizar los procedimientos para el uso adecuado de los formatos del SIG Revisión y/o Actualización de los procedimientos de las opciones de grado para publicación en el SIGNúmero de procedimientos revisados y/o actualizados 92015-02-162015-06-1516Luz Helena Bautista, Profesional de apoyo señala que se encuentra como evidencia en el correo electrónico de F.C.B.I. decaing@unillanos.edu.co correo enviado al SIG el día 09 de diciembre de 2015 donde se encuentra archivo adjunto con 18 documentos en Word para la realización de los procedimientos de las opciones de grado por parte de los comités de programa “corregidos” y están a la espera de respuesta de la oficina del SIG para ser acogidos por el SIG.

Esta acción se encuentra en proceso.
ProcesoabiertoAuditoria a Decanos y FacultadesJulieth Velásquez y DianaPlan de Mejoramiento F.C.B.I.VENCIDO0.00%
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181 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad4. DocenciaVicerrector Académico12No se evidencia el uso de los procedimientos y formatos documentados y controlados por el SIG. ISO 9001 y NTCGP:1000 numeral 4.2.4 Control de documentos
Falta de actualización de los procedimientos por parte de los comités de programa, en la pagina web del SIG Acción CorrectivaRevisar y/o Actualizar los procedimientos para el uso adecuado de los formatos del SIG Hacer capacitaciones al personal docente para consolidar y comunicar los cambios en las actualizaciones de los procedimientos cargados en la pagina web del SIG por parte de la Facultad.Actas de asistencia y compromisos12015-02-162015-06-1516La segunda acción programada se encuentra aún pendiente para realizar hasta que los procedimientos sean acogidos por el SIGProcesoabiertoAuditoria a Decanos y FacultadesJulieth Velásquez y DianaPlan de Mejoramiento F.C.B.I.VENCIDO0.00%
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191 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad4. DocenciaVicerrector Académico13No se evidencia uso de herramientas que permitan realizar seguimiento y control del proceso y tiempos a las opciones de grado de los estudiantes. ISO 9001 y NTCGP 1000 numeral 7.5.1 literal d. y literal e. Falta de actualización de los procedimientos de opción de grado en la pagina web del SIG, como también del ajustar el software en la pagina web de la Facultad.Acción CorrectivaActualizar el software de seguimiento de opciones de gradoActualizar el Software de Opciones de grado e implementarlo en cada uno de los programas de grado de la Facultad.Software actualizado y en funcionamiento12015-02-152015-06-1516El ingeniero Cesar Augusto Díaz, Docente Ocasional quien se encuentra a cargo del trabajo de corrección del Software de Opciones de Grado y manifiesta que se encuentra como evidencia La construcción de la herramienta “Trazabilidad” que se encuentra en Software de Opciones de Grado en ruta, (Pagina facultad FCBI/Proyectos de grado/Iniciar Sesión/Menú Principal/Trazabilidad) pero a hoy esta herramienta no se encuentra en funcionamiento al 100% ya que no se cuenta con los tiempos para las actividades de presentación de trabajo de grado; Correcciones-Espera respuesta tercer jurado-Sustentación.

Esta acción se encuentra en proceso.
ProcesoabiertoAuditoria a Decanos y FacultadesJulieth Velásquez y DianaPlan de Mejoramiento F.C.B.I.VENCIDO0.00%
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201 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad11. Gestión de internacionalizaciónJefe OIRIGIT001HSe evidencia que los documentos requeridos por el Sistema Integral de Gestión y contenidos en el punto de uso (Portal del SIG) no están controlados.Similitud de formatos pendientes de actualizar en el SIG, identificados en la actualización del portal OIRI, trazabilidad y el análisis de tendencias internacionalesAcción CorrectivaRevisión y actualización de los procedimientos en el SIG, enviando formatos ajustados por email al SIGActualización de formatos en los procedimientos del SIGFormatos actualizados32015-03-312015-12-3137Se evidencia en Acta 01 del 26 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de D.G.I., derivado de la Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Gestión de Internacionalización 2015.

Se evidencia según correo electrónico enviado a SIG con copia a oficina de Control Interno de; oiri@unillanos.edu.co del
26 de febrero de 2016, 15:33, asunto, Solicitud de Actualización de Formatos para SIG de Internacionalización. Donde se adjuntan los formatos:
1. Formatos de Demanda Unillanista FT-GIT-04, adjunto cuatro modelos que ya fueron ajustados, según mensajes de abajo anexos.

2. Formato Resumen de Redes y Alianzas FT-GIT-03, adjunto ficha para actualizar la existente

3. Ficha de Lista de Chequeo, control de documentos para estudiantes salientes OIRI. Adjunto para cargar en sitio web del SIG y para asignación de su respectiva nomenclatura.



Hallazgo en proceso pendiente de la revisión y aprobación por parte del SIG..
Procesoabierto2014-12-182015-02-10Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Gestión de Internacionalización Claudia Marcela Martinez AgudeloVENCIDO0.00%
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211 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad11. Gestión de internacionalizaciónJefe OIRIGIT002HA la fecha no se cuenta con los Controles necesarios para la identificación, el Almacenamiento y protección de la totalidad de los registros que se generan y usan desde la oficina de Internacionalización. Periódo de transición antiguo a nuevo archivo, tabla de retención documental llega tardia, y pendiente capacitaciónAcción CorrectivaIdentificación, selección y actualización de carpetas ajustadas a la nueva tabla de Retención Documental. 1. Identificación, análisis y cambio de carpetas del archivo de OIRI con la nueva Tabla de Retención Documental 2. Capacitación, análisis y revisión sobre como se debe almacenar la información. Procedimientos con Carpetas de archivo cambiadas22015-05-312015-12-31292Se evidencia en Acta 01 del 26 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de D.G.I., derivado de la Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Gestión de Internacionalización 2015.

Se evidencia archivo según TRD, evidencia fotográfica.

Se cierra el Hallazgo.
Terminadocerrado2014-12-182015-02-10Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Gestión de Internacionalización Claudia Marcela Martinez AgudeloVENCIDO100.00%
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221 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoria Contraloría Departamental1. Direccionamiento estratégicoAsesor de Planeación4Durante las vigencias 2012 y 2013, la Universidad de los Llanos ejecutó los recursos de estampilla desconociendo los porcentajes otorgados a cada programa por el Acuerdo Superior 05 de 2011, mediante el cual se aprobó la política de administración de los recursos de estampilla Unillanos. Lo anterior transgrede el principio de especialidad del gasto, señalado en el numeral 3 del Estatuto Presupuestal de la Universidad.Las necesidades institucionales hacen necesario que se ejecuten los recursos de acuerdo con las prioridades alineadas a la plataforma estratégica de la entidad y PDI . Acción CorrectivaProponer la redistribución de los porcentajes de inversión en los programas que se ajuste a la plataforma estratégica en los recursos de estampilla Presentar al consejo superior la propuesta de redistribución de porcentajes en los programas del acuerdo 005 de 2011Propuesta de modificación del acuerdo 12015-03-032015-09-30280Acta de visita No 02 03/09/2015. Según el asesor de la oficina de planeación, se presentará propuesta de ajuste al Acuerdo 005 de 2011. En visita realizada el 20 de mayo 2016 segun acta No 01, el asesor de la oficina de planeación informó que en sesión extraordinaria No 08 del 02 de mayo de 2016 la oficina de planeación - Banco de Proyectos, presentó un detallado informe sobre los avances de los porcentajes de los proyectos de inversión con recursos de estampilla desagregados por política, estrategia, programas y subprogramas. Al respecto el Consejo Superior y la oficina de planeación van a estudiar el ajuste al Acuerdo 005 de 2011 para efectos de hacer una mejor distribución de dichos recursos. El informe evidencia que la Universidad de los Llanos no ha desconocido los % de dicho acuerdo. En cumplimiento del Acuerdo Superior No 031 de 1999 se está conformando la comisión asesora de planeación para asumir la tarea de ajuste del Acuerdo Superior 005 de 2011 (1 representante del C.S., 1 del Consejo Académico, el rector, el vcerrector de recursos universitarios y vicerrector académico y el asesor de planeación). Mediante Resolucion Superior 019 de 2016 se conformo la Comision Asesora de Planeacion Universitaria, de conformidad con el Acuerdo 031 de 1999, como organismo asesor consultivo y de apoyo a la gestion administrativa de las directivas y de los organos del gobierno. Esta comisiòn analizara los % de distribuicion recursos estampilla del Acuerdo 005 de 2011.Procesoabierto2015-02-09Auditoria DepartamentalVENCIDO0.00%
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231 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoria Contraloría Departamental1. Direccionamiento estratégicoAsesor de Planeación5La Universidad de los Llanos no reportó gestión para la implementación de los programas de medicina, ingeniería de petróleos, ingeniería civil, filosofía, bellas artes y sociología, establecidos en la Ley 1178 de 2007, pese a que ha trascurrido 5 años de vigencia de la citada norma y haber recaudado el 29% de la emisión ($100,000.000.000) autorizada por el legislador.
Por lo tanto, se hace un llamado al consejo Superior de la Universidad d ellos Llanos, máximo órgano directivo de la Universidad, para que adóptela las medidas pertinentes que a garantice un horizonte de tiempo el cumplimiento de la destinación de los recursos de estampilla, asignados por la Ley 1178 de 2007, pues a diciembre de 2013 no se evidencia la creación de los programas académicos definidos en la citada ley.
Históricamente, basados en los reportes SNIES, la Universidad de los Llanos ha detectado que los programas de Filosofía, Bellas Artes y Sociología cuentan con una bajísima tasa de inscripción al mismo tiempo que estos estudiantes que ingresan a los programas no se les puede garantizar la permanencia a través de los programas de retención universitaria tradicionales. Con respecto a los programas de Ingeniería Civil e Ingeniería de Petróleos no se han realizado estudios de viabilidad. En el caso del programa de Medicina se ha determinado que el costo mínimo para establecer dicho programa asciende a mas de $ 100.000.000.000 lo cual implicaría comprometer 5 vigencias completas de la Universidad única y exclusivamente para un programa. Acción CorrectivaLa Universidad de los Llanos realizara durante el año 2016 el estudio de viabilidad para los programas de Medicina, Ingeniería de Petróleos e Ingeniería CivilRealizar el estudio de oferta y demanda de los programasEstudio12016-01-012016-12-30490Se tiene aprobada la ficha BPUNI por el Consejo Superior, para el estudio de ingenieria Civil. Se destino un recurso con la Ficha BPUNI VIAC382810 DEL 2014 por $120.000.000 aprobada mediante resolucion superior No 032 del 17 de septiembre de 2015, para el estudio de factibilidad del programa de Medicina. Sobre este tema se dio a conocer a la vicerrectora academica mediante oficio No 30.10.0043 enviado mediante correo electronico el dia 04 de abril de 2016, para que se cumplan las actividades y accion establecidas en plan de mejoramiento. La vicerrectoria academica mediante oficio No 400000.376 del 12 de octubre de 2016 via correo electronico presenta modificaciones a las acciones suscritas. Guardado en carpeta Evidencia Contraloria Departamental Hallazgo 5.Procesoabierto2015-02-09Auditoria DepartamentalVENCIDO0.00%
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231 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoria Contraloría Departamental1. Direccionamiento estratégicoAsesor de Planeación5La Universidad de los Llanos no reportó gestión para la implementación de los programas de medicina, ingeniería de petróleos, ingeniería civil, filosofía, bellas artes y sociología, establecidos en la Ley 1178 de 2007, pese a que ha trascurrido 5 años de vigencia de la citada norma y haber recaudado el 29% de la emisión ($100,000.000.000) autorizada por el legislador.
Por lo tanto, se hace un llamado al consejo Superior de la Universidad d ellos Llanos, máximo órgano directivo de la Universidad, para que adóptela las medidas pertinentes que a garantice un horizonte de tiempo el cumplimiento de la destinación de los recursos de estampilla, asignados por la Ley 1178 de 2007, pues a diciembre de 2013 no se evidencia la creación de los programas académicos definidos en la citada ley.
Históricamente, basados en los reportes SNIES, la Universidad de los Llanos ha detectado que los programas de Filosofía, Bellas Artes y Sociología cuentan con una bajísima tasa de inscripción al mismo tiempo que a estos que ingresan a los programas no se les puede garantizar la permanencia a través de los programas de retención universitaria tradicionales. Con respecto a los programas de Ingeniería Civil e Ingeniería de Petróleos no se han realizado estudios de viabilidad. En el caso del programa de Medicina se ha determinado que el costo mínimo para establecer dicho programa asciende a mas de $ 100.000.000.000 lo cual implicaría comprometer 5 vigencias completas de la Universidad única y exclusivamente para un programa. Acción CorrectivaLa Universidad de los Llanos construirá los documentos y condiciones de calidad de los programas de Filosofía, Bellas Artes y Sociología, uno (1) por año y respectivamente en el Bienio 2016 - 2017Construcción de documentos en condiciones de calidadDocumentos de condiciones32016-01-012016-12-30490Sobre este tema se dio a conocer a la vicerrectora academica mediante oficio No 30.10.0043 enviado mediante correo electronico el dia 04 de abril de 2016, para que se cumplan las actividades y accion establecidas en plan de mejoramiento. La vicerrectoria academica mediante oficio No 400000.376 del 12 de octubre de 2016 via correo electronico presenta modificaciones a las acciones suscritas. Guardado en carpeta Evidencia Contraloria Departamental Hallazgo 5.Procesoabierto2015-02-09Auditoria DepartamentalDireccionamiento estrategico - Rectoría- Secretaria General y Vice AcadémicaVENCIDO0.00%
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241 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad mayorAuditoría interna de gestión y calidad2. Comunicación institucionalSecretario GeneralCOM001HNo se evidencia que la entidad no lidera ni hace parte de ninguna cadena de trámite.No se ha establecido el mecanismo de recoleción de información que nos permita conocer a cual cadena de tramite hacemos parte y de esa manera reportarlo al GEL.Acción CorrectivaEstablecer el mecanismo de recoleción de información para analizar interna y externamente si la institución hace parte de una cadena de tramites Se realizara un analisis al interior de la institución para revisar si los tramites y los procesos derivan algun producto o insumo a otra entidad.Informe de cadena de tramite12015-02-252015-11-3037No se pudieron revisar ni hacer seguimiento por razones externas a la oficina de Control Interno quien agoto todas las instancias hasta la fecha para realizar el seguimiento al plan de mejoramientoSin iniciarabiertoComité de Gobierno en LíneaObeth Hernan Romero OcampoVENCIDO0.00%
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241 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad mayorAuditoría interna de gestión y calidad2. Comunicación institucionalSecretario GeneralCOM001HNo se evidencia que la entidad no lidera ni hace parte de ninguna cadena de trámite.No se ha establecido el mecanismo de recoleción de información que nos permita conocer a cual cadena de tramite hacemos parte y de esa manera reportarlo al GEL.Acción CorrectivaEstablecer el mecanismo de recoleción de información para analizar interna y externamente si la institución hace parte de una cadena de tramites Se realizar un analisis interinstitucional para conocer el estado de otras universidades publicas en cuanto a cadena de tramites y asi asesorarnos.Informe de cadena de tramite12015-02-252015-11-3037No se pudieron revisar ni hacer seguimiento por razones externas a la oficina de Control Interno quien agoto todas las instancias hasta la fecha para realizar el seguimiento al plan de mejoramientoSin iniciarabiertoComité de Gobierno en LíneaObeth Hernan Romero OcampoVENCIDO0.00%
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241 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad mayorAuditoría interna de gestión y calidad2. Comunicación institucionalSecretario GeneralCOM001HNo se evidencia que la entidad no lidera ni hace parte de ninguna cadena de trámite.No se ha establecido el mecanismo de recoleción de información que nos permita conocer a cual cadena de tramite hacemos parte y de esa manera reportarlo al GEL.Acción CorrectivaEstablecer el mecanismo de recoleción de información para analizar interna y externamente si la institución hace parte de una cadena de tramitesEn caso que la institución no pertenezca a una cadena de tramite se solicitara respaldo a la oficina de planeación, SIG y juridica para la emisión que evidencien lo dicho .Reporte al GEL12015-02-252015-11-3037No se pudieron revisar ni hacer seguimiento por razones externas a la oficina de Control Interno quien agoto todas las instancias hasta la fecha para realizar el seguimiento al plan de mejoramientoSin iniciarabiertoComité de Gobierno en LíneaObeth Hernan Romero OcampoVENCIDO0.00%
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251 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad mayorAuditoría interna de gestión y calidad2. Comunicación institucionalSecretario GeneralCOM002HLos subdominios de la página web de la universidad no cuentan con los criterios del nivel AAA de la norma NTC 5854. No se cumplio porque los subdominios publicos de la universidad no contaban con el recurso humano para realizar las actualizaciones del nivel AAAAcción CorrectivaActualizar los subdominios publico de la universidad bajo los lineamientos del nivel AAA de la norma NTC 58541. Realizar levantamiento de los subdominios publicos existentes. 2. Analizar cual de los subdominios publicos cumplen con el nivel AAA. 3. Notificar por correo electr onico a los administradores o personas encargadas del proceso de cada subdominio sobre los lineamientos exigidos por el nivel AAA, donde se establecen tiempos para la actualización o posterior cierre del subdominio. 4. Revisión y ajustes del cumplimiento de la norma AAA por parte de los sub dominios publicosinforme de dominios que cumplen la norma AAA12015-02-262015-11-3037No se pudieron revisar ni hacer seguimiento por razones externas a la oficina de Control Interno quien agoto todas las instancias hasta la fecha para realizar el seguimiento al plan de mejoramientoSin iniciarabiertoComité de Gobierno en LíneaObeth Hernan Romero OcampoVENCIDO0.00%
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261 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad mayorAuditoría interna de gestión y calidad2. Comunicación institucionalSecretario GeneralCOM003HLa universidad no inicio la transición al protocolo IPV6.No se cuenta con los equipos necesarios para hacer la migración al protocolo IPV6Acción CorrectivaImplementar el protocolo IPV61. Adquisión del equipo y accesorios especializaco para realizar la migración al protocolo IPV6 . 2. Realizar la migración al protocolo IPV6. 3. Revisión y ajustes informe de avance en la implementacion del protocolo IPV612015-02-262015-11-3037No se pudieron revisar ni hacer seguimiento por razones externas a la oficina de Control Interno quien agoto todas las instancias hasta la fecha para realizar el seguimiento al plan de mejoramientoSin iniciarabiertoComité de Gobierno en LíneaObeth Hernan Romero OcampoVENCIDO0.00%
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271 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad mayorAuditoría interna de gestión y calidad15. Gestión de apoyo a la académiaPGI BibliotecaGAA007HRevisado el 100% del inventario de equipos y enseres suministrado por almacén de la clínica veterinaria se evidencia que hay equipos que están dañados (autoclaves), y no se les suministro mantenimiento y tampoco se les ha dado de baja.Demoras en la gestión del presupuesto para realizar mantenimientos y arreglos a los equipos dañados (2 autoclaves). Poca articulación con almacén para que recojan los equipos y enseres dados de baja.Acción CorrectivaEl arreglo de las dos autoclaves. Equipos y enseres dados de baja.Nuevamente Solicitar a vicerrectoria de recursos el arreglo de las dos (2) autoclaves. Solicitar nuevamente a almacén la recepción de los equipos dados de baja.Dos autoclaves arregladas. Equipos y enseres dados de baja.22015-04-062016-06-062Acta de visita del 20/10/2015. No ha habido respuesta de almacén con respecto a fecha para dar de baja elementos obsoletos y en mal estado. Se solicita por correo electrónico a Vice recursos el mantenimiento de las 2 autoclaves y estas ya fueron incluidas en la programación de mantenimientos establecidos el mes de octubre. El estado del hallazgo es en proceso.

Acta 02 del 05 de diciembre 2016, Seguimiento; Se dio de baja las dos (2) autoclaves y el resto de equipos y enseres, se evidencia documento de baja de almacén en carpeta CORRESPONDENCIA INTERNA ENVIADA AÑO 2015.
Se cierra hallazgo.
Terminadocerrado2015-03-1322015-04-08Clinica VeterinariaLider Jose Isaias Peña, Auditores de Apoyo: Jhon Alexander Rincon Pedreros y Clara Natalia Rozo Forero.Esta auditoria fue realizada por los auditores jhon y nathalia a la Clinica Veterinaria, a la encargada de este proceso Dra. Anita Roque.VENCIDO100.00%
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281 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad mayorAuditoría interna de gestión y calidad15. Gestión de apoyo a la académiaPGI BibliotecaGAA008HSe revisa las hojas de vida del personal de la clínica veterinaria y se evidencia que las personas encargadas de manipular los residuos hospitalarios y residuos peligrosos no tienen certificaciones que aprueben la competencia para hacer este tipo de labor. El personal encargado del manejo de los residuos hospitalarios y residuos peligrosos ha asistido a las capacitaciones programadas por el Centro Clínico Veterinario, pero estas capacitaciones son dadas por los ingenieros ambientales de la Universidad de los Llanos, y no se dan certificados que puedan reposar en las hojas de vida de cada individuo.Acción CorrectivaSolicitar a la Secretaria de Salud municipal una capacitación de residuos hospitalarios y residuos peligrosos, que incluya certificaciones para ser anexadas en las hojas de vida.Las dos (2) personas encargadas del manejo de residuos hospitalarios y residuos peligrosos, debidamente capacitados con la certificación anexa a su hoja de vida.Capacitación del manejo de residuos hospitalarios y residuos peligrosos, debidamente certificados.22015-05-112015-10-3023Manifiesta el señor Felipe Sepúlveda, Profesional de apoyo adscrito a la Clínica Veterinaria que no ha habido respuesta por parte de la oficina del SIG, con respecto de las solicitudes para capacitación de residuos hospitalarios y residuos peligrosos, se evidencia en correo electrónico fsepulveda@unullanos.edu.co la respuesta por parte de la funcionaria del SIG el día 27 de octubre de 2015 donde informa que para el mes de noviembre de 2015 posiblemente se realizaran las capacitaciones de residuos hospitalarios y residuos peligrosos, pero a partir de esa fecha no hubo mas respuestas por parte del SIG.
Se evidencia en documento de solicitud de capacitación del día 15 de febrero de 2016, dirigido a la Doctora Ángela López, Directora de la Secretaria Municipal de Salud la capacitación en MANEJO DE RESIDUOS BIOLOGICOS Y HOSPITALARIOS a funcionarios de la Clínica veterinaria de la universidad de los llanos
Hallazgo en proceso

Acta 02 del 05/12/2016, Seguimiento; se realizaron las capacitaciones de parte del SIG con la secretaria de salud, no se han generado los certificados.
Pendientes soportes de la actividad.
Procesoabierto2015-03-1322015-04-08Clinica VeterinariaLider Jose Isaias Peña, Auditores de Apoyo: Jhon Alexander Rincon Pedreros y Clara Natalia Rozo Forero.Esta auditoria fue realizada por los auditores jhon y nathalia a la Clinica Veterinaria, a la encargada de este proceso Dra. Anita Roque.VENCIDO0.00%
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291 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad mayorAuditoría interna de gestión y calidad15. Gestión de apoyo a la académiaPGI BibliotecaGAA009HSe evidencia inconsistencias en la obra de remodelación de la infraestructura de la clínica y falta de adecuación de las salas quirúrgicas y de atención medica conforme los requisitos que exige la secretaria de salud municipal que no ha permitido la obtención de concepto favorable para su funcionamiento.La obra de remodelación de la infraestructura de la clínica del año 2011, presento muchas fallas técnicas que en su debido momento fueron dadas a conocer al señor rector y al supervisor de la obra. La Secretaria de salud Municipal exige adecuaciones en infraestructura que hasta el momento no se han solucionado, pero existe un proyecto aprobado, por un monto de 460millones con dineros CREE.Acción CorrectivaSolicitar la ejecución del proyecto BPUNI FCARN 41 1811 2014 de adecuación del Centro Clínico Veterinario aprobado con recursos CREE, para la remodelación de la infraestructura del CCV, con el fin de obtener un concepto favorable por parte de la Secretaria de Salud Municipal.Ejecución del proyecto BPUNI FCARN 41 1811 2014.Ejecución del Proyecto aprobado.12015-09-202016-09-01461Acta de seguimiento del 20/10/2015, se realizó el seguimiento y se encuentra pendiente el desembolso del dinero para la ejecución de este proyecto. El estado del hallazgo es en proceso.

Acta 02 del 05/12/2016, Seguimiento; Se evidencia la ejecución del proyecto de la ficha BPUNI FCARN 41 1811 2014.
Se cierra hallazgo.
Terminadocerrado2015-03-1322015-04-08Clinica VeterinariaLider Jose Isaias Peña, Auditores de Apoyo: Jhon Alexander Rincon Pedreros y Clara Natalia Rozo Forero.Esta auditoria fue realizada por los auditores jhon y nathalia a la Clinica Veterinaria, a la encargada de este proceso Dra. Anita Roque.VENCIDO100.00%
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301 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad mayorAuditoría interna de gestión y calidad15. Gestión de apoyo a la académiaPGI BibliotecaGAA0014HRevisadas las instalaciones de la clínica veterinaria, se observó que no se tiene establecido un diagrama de flujo de residuos peligrosos. Así mismo revisado el Manual de Bioseguridad de la universidad en medio físico, no se tiene definido el diagrama.Se ha enviado en varias ocasiones el manual de limpieza y desinfección del Centro Clínico Veterinario (CCV) a Gestión Ambiental, con la ruta de evacuación de residuos hospitalarios, pero nunca hemos obtenido respuesta alguna, si esta adecuado o que modificaciones se le deben realizar.Acción CorrectivaSolicitar nuevamente a gestión ambiental y al SIG, la revisión del manual de Limpieza y desinfección del CCV y la ruta de evacuación de los residuos hospitalarios. Solicitar a gestión ambiental el apoyo para la realización del diagrama de flujo de residuos peligrosos.MANUAL DE BIOSEGURIDAD aprobado y avalado por gestión ambiental.MANUAL DE BIOSEGURIDAD22015-04-072016-03-2547Acta No 03 del 31/08/2015. No se evidencia inicio de las acciones establecidas ya que no hay disponibilidad de tiempo por parte de la ingeniería ambiental Brigith, profesional que les va a brindar el apoyo para la actualización y modificación del manual de bioseguridad, por tanto se espera hablar nuevamente con la oficina del SIG para solicitar disponibilidad de alguna de las tres ingenieras quien pueda adelantar las acciones pertinentes para dar cierre a este hallazgo. Se hace modificación de fecha para vencimiento de estas acciones hasta el 15 de marzo de 2016.
3. Tareas y compromisos: Queda pendiente continuar gestión para la actualización del manual de bioseguridad.
Según seguimiento efectuado el día 21 de octubre de 2015, se observó que mediante correo electrónico del 19 de octubre por el SIG, se revisó y se generaron observaciones, y sugieren que el documento sea revisado por la oficina de seguridad y salud en el trabajo. Según oficio 44530.-00054 del 15 de octubre de 2015 la Dra. Anita Roque solicita la ampliación de la fecha de terminación inicial 03/08/2015 para el 25/03/2016, aprobada por el asesor de Control Interno.
Acta 02 del 05/12/2016, Seguimiento; pendiente evidencia
Procesoabierto2015-03-1322015-04-08Clinica VeterinariaLider Jose Isaias Peña, Auditores de Apoyo: Jhon Alexander Rincon Pedreros y Clara Natalia Rozo Forero.Esta auditoria fue realizada por los auditores jhon y nathalia a la Clinica Veterinaria, a la encargada de este proceso Dra. Anita Roque.VENCIDO0.00%
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311 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría CGR1. Direccionamiento estratégicoAsesor de Planeación2. seguimiento e informes de avance PDI El plan de desarrollo institucional 2005-2020 esboza la plataforma programática en tres periodos de cinco años cada uno, en el cual se indica que una vez aprobado tiene metas intermedias dentro de las fases de corto, mediano y largo plazo que deben monitorearse a diario, a través de los indicadores de modo tal que sirvan de referentes en el desempeño colectivo y se observe con objetividad la marcha institucional; lo cual no se esta cumpliendo por cuanto el Rector y la oficina de Planeación no rinden los informes exigidos por las normas internas, donde se argumenta que la periodicidad de los informes esta dada en el Estatuto General 004/09, que establece como fecha, una semana posterior al termino de cada periódico académico.El PDI 2005-2020 vigente es carente de indicadores y de metas especificas, razón por la cual se dificulta el seguimiento y evaluación. Sin embargo el Plan de Acción Institucional 2013-2015 sí plantea indicadores y metas articuladas al Plan de Desarrollo con las cuales se rinden informes de gestión al finalizar cada periodo académico según acuerdo superior 04 de 2009Acción CorrectivaLa oficina de planeación tiene la evidencia necesaria y suficiente para demostrar la presentación oportuna de los planes. La propuesta del Plan de Desarrollo planteará la parte estratégica y operativa con metas e indicadores para hacer su evaluación anual.Presentar la propuesta del nuevo plan de desarrollo que cuente con los elementos de medición y seguimiento necesarios para la presentación de informes, remitir a la oficina de Control Interno Disciplinario para su tramite y fines pertinentes. Propuesta de Plan de Desarrollo presentada a CSU12016-03-012016-03-3041Se realizo seguimiento y aun no se vence el hallazgo. La oficina de Planeaciòn evaluò el actual Plan de Desarrollo (PDI 2005-2020) con corte al año 2012 y propuso un ajuste para el periodo 2013-2021 documento que fue discutido en sesiòn ordinaria 002 del 12 y 16 de febrero de 2015 del Consejo Superior Universitario, ese òrgano colegiado determinò continuar con el actual Plan (Acuerdo 002 de 2005) hasta tanto se modifique la visiòn de la Universidad y ello significaba modificar el Proyecto Educativo Institucional (PEI), en conclusiòn la Universidad se sigue rigiendo por el PDI (2005-2020)Terminadocerrado2015-03-042015-04-08Auditoria IntegralLider: Juan Carlos RomeroSe cerro y se dio reporte de avance a SIRECI con fecha 25 de julio 2016VENCIDO100.00%
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321 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría CGR1. Direccionamiento estratégicoAsesor de Planeación3. Plan de acción como instrumento de planeación previo. En cumplimiento del proceso de planeación, la Universidad a través de la Rectoría incluyo en el orden del día de la sesión N° 06 de mayo 7 de 2013 del Consejo Superior Universitario, el correspondiente instrumento denominado Plan de acción 2013-2015" la Universidad de cara a la sociedad, por la acreditación institucional", fue aprobado en noviembre de 2013, al cierre de la vigencia fiscal de la ejecución presupuestal y la ejecución contractual y por consiguiente, no cumplió con finalidad para la cual deben implementarse este tipo de instrumentos que deben armonizarse con los planes de acción de las diferentes dependencias de la institución, en el entendido que un plan de desarrollo o un plan estratégico y los correspondientes planes de acción se convierten en la carta de navegación o instrumentos de planeación del gobierno de turno y sus colaboradores. El Consejo Superior Universitario estudió el Plan de Acción Institucional durante varios meses, lo cual prorrogó su aprobación. Teniendo en cuenta que a pesar de la demora en la aprobación del documento, la gestión institucional se desarrollo bajo el marco de la planeación. Acción PreventivaPara el siguiente periodo rectoral la secretaría general hará ver la necesidad al Consejo Superior Universitario de aprobar el Plan de Acción Institucional en los primeros tres meses de la vigencia, según Estatuto GeneralAprobar el próximo Plan de Acción Institucional durante los primeros tres meses de la vigencia por parte del CSUPlan de Acción Institucional aprobado12016-01-012016-03-30121Se realizo seguimiento y aun no se vence el hallazgo. El Consejo Academico mediante certificaciòn 00009 del 30 de marzo de 2016 y en sesion extraordinaria 07 avalo el Plan de Acciòn Institucional 2016-2018. En sesiòn ordinaria 07 del 14 y 20 de abril de 2016 socializò el Plan de Acciòn. Fue aprobado por el Consejo superior mediante resolucion No 017 de sesion ordinaria No 010 del 12 de mayo de 2016.Terminadocerrado2015-03-042015-04-08Auditoria IntegralLider: Juan Carlos RomeroSe cerro y se dio reporte de avance a SIRECI con fecha 25 de julio 2016VENCIDO100.00%
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331 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría CGR8. Gestión jurídicaAsesor Jurídico14. Registro procesos judicialesSe encuentran inconsistencias en los registros contables de los litigios y sentencias judiciales de la universidad así:

*Se registran en cuentas de orden los siguientes procesos judiciales, cuya etapa procesal y posible resultado permite a las Universidad calcular las provisiones necesarias, sin embargo, esta provisión no ha sido estimada.
El no reporte oportuno al proceso financiero de las provisiones necesarias sobre acciones de repetición y demandas encontrar de la universidad. Acción PreventivaSe realizara un reporte trimestral por parte de la oficina jurídica al proceso financiero con el fin de revisar las provisiones necesarias dentro el marco de los litigios jurídicos.trimestralmente reportar a contabilidad los litigios para realizar la provisión de pasivosReporte42015-03-242015-12-31384Acta No 02 del 08/09/2015. Se han presentado dos informes de procesos judiciales primer y segindo trimestre reportados el 31 de marzo y 30 de junio de 2015. Estos documentos reposan en carpeta marcada (informe de provisión de pasivos de los procesos litigiosos jurídicos unillanos 2015), en la oficina jurídica.Se observaron los informes de los procesos judiciales correspondientes a los trimestres 30 de septiembre y 30 de diciembre de 2015, archivados en carpeta Informe Provisiòn presupuestal 2015.Terminadocerrado2015-03-042015-04-08Auditoria IntegralLider: Juan Carlos RomeroHallazgo compartido con la oficina de contabilidad.VENCIDO100.00%
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341 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría CGR8. Gestión jurídicaAsesor Jurídico18. Estado de los Precios de la UniversidadNo obstante que existen procedimiento para aclarar diferencia o errores en las escrituras, al comparar la información reportada por la universidad respecto de sus predios y las escrituras correspondientes, con el contenido del certificado N° 2936-629447-39245-163458 expedido por el IGAC que registra un total de 10 predios a nombre de la Unillanos, se encontraron diferencias e las áreas y en cedulas catastrales.Falta de delegación de responsabilidad para realizar el procedimiento de aclarar diferencias o errores en las escrituras de la Universidad frente al IGACAcción CorrectivaRealizar trámite para actualizar y aclarar diferencias o errores de las escrituras de los predios con respecto al IGAC Verificación por parte de los Arquitectos de la Universidad. Memorando de designación de responsabilidad12015-04-062016-06-30No puede pasar 1 año1La oficina de la vicerrectoria de recursos mediante oficio No 50.0002 del 22 de enero de 2016, solicita prorroga para ejecutar la acciòn y solicita prorroga hasta el 30 de junio de 2016. Se envio correo electronico en el mes de mayo 2016 al ingeniero y arquitecta de la oficina de planeacion.Terminadocerrado2015-03-042015-04-08Auditoria IntegralLider: Juan Carlos RomeroHallazgo compartido con Vicerrectoria de Recursos.Se modifica la fecha segun solicitud fecha anterior de vencimiento 30 de agosto de 2015. Fue reportado a SIRECI el 25 de julio de 2016.VENCIDO100.00%
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351 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría CGR8. Gestión jurídicaAsesor Jurídico18. Estado de los Predios de la UniversidadNo obstante que existen procedimiento para aclarar diferencia o errores en las escrituras, al comparar la información reportada por la universidad respecto de sus predios y las escrituras correspondientes, con el contenido del certificado N° 2936-629447-39245-163458 expedido por el IGAC que registra un total de 10 predios a nombre de la Unillanos, se encontraron diferencias e las áreas y en cedulas catastrales.Falta de delegación de responsabilidad para realizar el procedimiento de aclarar diferencias o errores en las escrituras de la Universidad frente al IGACAcción CorrectivaRealizar trámite para actualizar y aclarar diferencias o errores de las escrituras de los predios con respecto al IGAC Formalizar solicitud ante las entidades competentesSolicitud por escrito ante las entidades competentes12015-05-012016-06-30No puede pasar 1 año1La oficina de la vicerrectoria de recursos mediante oficio No 50.0002 del 22 de enero de 2016, solicita prorroga para ejecutar la acciòn y solicita prorroga hasta el 30 de junio de 2016. Segun gestion efectuada por la vicerrectoria de Recursos Universitartios, enviaron oficio solicitando copia del certificado al IGAC, el cual no fue recibido puesto que el No. de dicho certificado no se encuentra registrado allí.Terminadocerrado2015-03-042015-04-08Auditoria IntegralLider: Juan Carlos RomeroHallazgo compartido con Vicerrectoria de Recursos. Se modifica la fecha segun solicitud fecha anterior de vencimiento 30 de octubre de 2015. Reportado a SIRECI el 25 de julio de 2016.VENCIDO100.00%
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361 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría CGR9. Gestión de talento humanoPGI División de Servicios Administrativos26. (HD6) Certificado de disponibilidad presupuestal CDP reconocimiento y pago de horas extras y recargos.Las autorizaciones de las horas extras, dominicales y festivos se realiza sin que exista el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que respalde las liquidaciones y pagos; como consecuencia los reconocimiento y pago se incorporan a las nominas del mes siguiente en que se causan lo cual es contrario a lo que ordenado por el Decreto 1029 de 2013 en su articulo 14 y el Acuerdo Superior 059 de 1997, articulo 26 del certificado de disponibilidad presupuestal previo.Se realizan autorizaciones de trabajo suplementario sin el certificado de disponibilidad presupuestal previo.Acción CorrectivaDar aplicabilidad a lo establecido en el Decreto 1029 de 2013 hoy Decreto 199 de 2014 y al Acuerdo Superior No. 059 de 1997, articulo 26 del Certificado de Disponibilidad Presupuestal previo.Establecer el monto anual histórico del valor de las horas extras autorizadas y pagadas, para solicitar el CDP a la División Financiera mensualmente, remitir a la oficina de Control Interno Disciplinario para su tramite y fines pertinentes. CDP MENSUAL12015-05-012015-12-31331Certificado de Disponibilidad presupuestal No 45960 del 08 de enero de 2016Terminadocerrado2015-03-042015-04-08Auditoria IntegralLider: Juan Carlos RomeroVENCIDO100.00%
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371 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad mayorAuditoría interna de gestión y calidad4. DocenciaVicerrector AcadémicoDOC001HSe encuentran inconsistencias en los ingresos del libro auxiliar de presupuesto con los valores que reporta la oficina de tesorería, por concepto de matriculas e inscripciones en las siguientes especializaciones: Gestión ambiental sostenible $49.735.358 y $48.952.087,63, maestría en gestión ambiental $116.076.337 y 202.209.912,42, finanzas $116.700.626 y $254.073.433,09, desarrollo de mercados $76.846.506 y $108.407.562,17, salud familiar $57.537.747 y 104.858.244,38. Dificultad en el registro de los ingresos en el sistema de informaciónAcción CorrectivaEl área de presupuesto deberá registrar adecuadamente los ingresos en el libro auxiliar de presupuesto1. Constatar mensualmente los ingresos recibidos Porcentaje100%2015-04-302015-12-3033100%Se verifico directamente con la oficina de presupuesto con el lider del proceso y la funcionaria de apoyo, y se constato que se hizo el trabajo de: Amarrar las cuentas entre si para mejorar la calidad de la informacion, logrando en un 80% la fidelidad de la informacion. Para continuar en la tarea y mejorar en un 100%, se esta haciendo un analisis trimestral a los recursos que por ingresos genera la Universidad. Este cruce de informacion se hace entre presupuesto y tesoreria para verificar los valores. Con los borradores del ejercicio que se realizo y los centros de costos de los posgrados.Terminadocerrado2014-12-162015-04-20Auditoría PosgradosAna Zorayda Riaño BernalEsta labor la realizo la oficina de presupuesto con cruce de cuentas con la oficina de tesoreria.VENCIDO100.00%
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381 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad mayorAuditoría interna de gestión y calidad4. DocenciaVicerrector AcadémicoDOC002HRevisados los auxiliares de ingresos y egresos por centro de costos de los posgrados de gestión de calidad, gestión ambiental sostenible, maestría gestión ambiental, especialización en finanzas, especialización en desarrollo de mercados, especialización en acción motriz, maestría producción tropical sostenible, maestría sistema sostenible salud producción animal tropical, especialización salud familiar, especialización en epidemiología, especialización en salud y seguridad en el trabajo, se evidencian gastos cargados por conceptos diferentes a cada especialización. Eje: Especialización en desarrollo de mercados: Contratación de un asistente para apoyar las labores de la especialización en finanzas. Esp. Acción motriz: Compra de tiquetes aéreos para los docentes de las diferentes especializaciones y maestrías. Esp. De S.S. en el trabajo: Pago logística apertura VI cohorte de la Esp. En instrumentación y control industrial. Esp. En epidemiología: Contratación asistente administrativo No se registra adecuadamente los gastos o erogaciones en los centros de costos de los programasAcción PreventivaElaborar un procediemiento documentado que permita identificar de forma clara la ejecución presupuestal con los centros de costos de los posgrados.Constatar mensualmente la ejecución presupuestal de los egresos de los posgrados, en los centros de posgrados. Elaborar procedimientoProcedimiento documentado12015-04-302015-12-30331Acta 02 del 16/12/2016 Seguimiento; se evidencia procedimiento PD-GTH-09 en archivo magnético de oficina Posgrados y se enviara a la oficina del SIG

Se cierra hallazgo
Terminadocerrado2014-12-162015-04-20Auditoría PosgradosAna Zorayda Riaño BernalVENCIDO100.00%
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391 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOObservaciónAuditoría interna de gestión y calidad4. DocenciaVicerrector AcadémicoDOC004HEn la verificación de información de los estudiantes matriculados que reporta la oficina de admisiones, se evidencio que en los programas de posgrado no se tienen las medidas de control para efectuar seguimiento a los estudiantes inscritos, matriculados para cada semestre, (Base de Datos)Falta de coordinación entre los programas de posgrados y admisionesAcción CorrectivaRealizar seguimiento a través de listas oficiales, estudiantes matriculadosListas oficiales estudiantes ordinarios y especialeslistas oficialesListas oficiales de todos los programas de posgrado.2015-04-052015-12-0533Lista de todos los programas de posgradoActa No 01 del 20/10/2015 se efectuó el seguimientoa la lista de estudiantes de admitidos y matriculados que arroja el sistema en la oficina de admisiones. Esp. en finanzas, Admón de negocios, maestría en epidemiología, Esp. en S.S.T. Terminadocerrado2014-12-162015-04-20Auditoría PosgradosAna Zorayda Riaño BernalVENCIDO
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401 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad mayorAuditoría interna de gestión y calidad4. DocenciaVicerrector AcadémicoDOC005HLos ingresos por concepto de inscripciones y matriculas de los estudiantes de las especializaciones en instrumentación y control industrial y gestión de la calidad son cargados al centro de costos de cada una, sin embargo al momento de requerirlos por los directores de los posgrados, no están disponibles los recursos.Registro inadecuado en el centro de costos del posgradoAcción PreventivaControl por parte de la coordinación de los ingresos de los posgrados y su devida ejecuciónRealizar seguimiento a la ejecucion presupuestal frente a la concordancia entre los ingresos y egresos de cada uno de los centros de costo para cada programa de posgrado.Ejecución preseupuestal de los programas de posgrado semestral.172015-03-152015-12-303917Se observo que se da ingreso de los recursos por cada programa a su respectivo centro de costo, sin embargo la ejecucion de los mismos no se da necesariamente para cada posgrado, porque estos se ejecutan segun las necesidades de la Universidad y la priorizacion que le de el rector.Terminadocerrado2014-12-162015-04-20Auditoría PosgradosAna Zorayda Riaño BernalVENCIDO100.00%
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411 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad mayorAuditoría interna de gestión y calidad4. DocenciaVicerrector AcadémicoDOC006HLos ingresos de la maestría en gestión ambiental sostenible son cargados al centro de costos de la especialización en gestión ambiental o viceversa. Los gastos en que incurre cada programa son descontados de un solo centro de costos. Lo que evidencia cifras inexactas en cuanto a la sostenibilidad del programaFalta de control en el centro de costos y mal registroAcción CorrectivaControl por parte de la coordinación de los ingresos de los posgrados y su deviada ejecución Realizar seguimiento a la ejecucion presupuestal frente a la concordancia entre los ingresos y egresos de cada uno de los centros de costo para cada programa de posgrado.Ejecución presupuestal de los programas de posgrado semestral.172015-03-152015-12-303917Se observo que se da ingreso de los recursos por cada programa a su respectivo centro de costo, sin embargo la ejecucion de los mismos no se da necesariamente para cada posgrado, porque estos se ejecutan segun las necesidades de la Universidad y la priorizacion que le de el rector.Terminadocerrado2014-12-162015-04-20Auditoría PosgradosAna Zorayda Riaño BernalVENCIDO100.00%
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421 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad mayorAuditoría interna de gestión y calidad4. DocenciaVicerrector AcadémicoDOC007HEn la oficina de admisiones registro y control académico, no reposan las carpetas de los estudiantes de los programas de maestría y especialización en acuicultura y aguas continentales, evidenciando que no se tiene centralizada la documentación presentada por los estudiantes de posgrado.No se ha implementado un plan adecuado para el registro, manejo y centralización de las carpetas en admisionesAcción CorrectivaCrear la base de datos, digitalizar la información en el Instituto y Centralizar la información y carpetas en Admisiones, Registro y Control Acad1. crear el modulo en sistemas, 2. Dar el permiso para que en el IALL se digitalice la información 3. Centralizar la información y las carpetas en admisionesModulo, permiso y carpetas1 de cada actividad2015-06-152016-06-30No puede pasar 1 añoEn acta de visita No 01 del 19/10/2015, se evidencia el cumplimiento de la creación del módulo para el ingreso de la información e instalación del módulo en equipo de computo del IALL. Se encuentra en proceso la creación de cursos y programas en el módulo para reporte de notas al sistema y el traslado de el archivo en medio físico a Admisiones. Acta archivada en carpeta 30.10.19 informes auditorías. Esta pendiente el traslado de las carpetas a la oficina de admisiones.

Acta 02 del 16/12/2016 Seguimiento; se evidencia creación del módulo por parte del ingeniero de admisiones.
Se evidencia capacitación de la persona encargada del IALL por parte de admisiones.
Se encuentra en proceso la digitación.

Hallazgo en proceso.
Procesoabierto2014-12-162015-04-20Auditoría PosgradosAna Zorayda Riaño BernalVENCIDO
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431 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad mayorAuditoría interna de gestión y calidad4. DocenciaVicerrector AcadémicoDCO008Para el primer semestre de 2014, no se abrió la IV cohorte de la maestría en sistema sostenible de salud-producción animal tropical. La planeación académica fue aprobada por $35.747.749. Así mismo se programo el seminario de investigación por $3.634.428 y no se realizó. Sin embargo en el centro de costos de la maestría (5120903011) aparecen gastos para contratar docentes para el primer semestre.Falta de control en proceso de admisión, apertura y seguimiento a la ejecuciónAcción CorrectivaNormalizar la apertura del segundo semestreAprobar previamente el presupuesto y el inicio del segundo semestre, y realizar control a la ejecución del presupuesto y las matriculasPresupuesto Aprobado100%2015-03-152015-12-3039100%Acta 01 del 04/02/2016, segun seguimiento en el segundo semestre de 2014 se aperturo la IV coorte del primer semestre segun planeacion academica. Este hallazg se cierraTerminadocerrado2014-12-162015-04-20Auditoría PosgradosAna Zorayda Riaño BernalVENCIDO100.00%
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441 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorICONTEC#N/A1La Universidad no asegura en todos los casos:
a) La competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la conformidad con los requisitos del servicio.
b) Siendo aplicable, proporcionar la formación o tomar otras acciones para lograr la competencia necesaria.

Evidencia: No se encuentra registro de la evaluación del desempeño realizada para el periodo de junio 2013 a mayo 2014 del profesional universitario de Clínica Veterinaria.
No se encuentra registro de soportes de la competencia definida en el ítem “conocimientos básicos” establecidos en el Manual de Funciones para el cargo Profesional Universitario 2044 Grado 10 que evidencien el cumplimiento de requisitos.
No se evidencia que el Plan Institucional de Capacitación 2014 incluya acciones/actividades de formación relacionadas con temas como Administración, Control de inventarios, Estadística determinadas en los perfiles del cargo.
Falta de articulación entre las diferentes dependencias encargadas de realizar la evaluación de desempeño del personal y la formulación del Plan institucional de capacitación (PIC).








Existen deficiencias en los instrumentos de evaluación de desempeño existentes y hace falta la implementación del instrumento para evaluar provisionales.
Acción CorrectivaLa División de Servicios Administrativos junto con las diferentes dependencias priorizará las necesidades de capacitación y competencias laborales que se reflejen en la elaboración y desarrollo del PIC 2015, con el fin de fomentar la generación de conocimiento, desarrollo de habilidades y cambios de actitud que incrementen la capacidad individual y colectiva que contribuya al cumplimiento de sus funciones.


La División de Servicios Administrativos con el apoyo de la Oficina Coordinadora del SIG revisará, ajustará e implementará el instrumento para evaluar los funcionarios de carrera administrativa y provisionales.
Revisar, ajustar e implementar el procedimiento para evaluación de desempeño del personal.1/19/20152/20/2015




















2015/06/30
#VALUE!1A criterio de los Auditores de ICONTEC segun lo esrablecido en el informe de la Auditoria realizada entre el 18 y 20 de noviembre de 2015, se cierra la No Conformidad.Terminadocerrado2014-12-172015-01-19Auditoria de CalidadICONTEC
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451 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorICONTEC#N/A2Aún cuando se ha avanzado en los protocolos de diseño y desarrollo, todavía no se tiene claramente determinado en Investigación y Educación Continuada
a) las etapas de diseño y desarrollo
b) la revisión (7.3.4), verificación (7.3.5), y validación (7.3.6), apropiadas para cada etapa del diseño y desarrollo
c) las responsabilidades y autoridades para el diseño y el desarrollo.

Evidencia: Verificación de requisito de Diseño y desarrollo en facultades de la muestra (Ciencias básicas, Enfermería, Agropecuaria
Faltan directrices específicas para la consolidación de procedimientos relacionados con diseño y desarrollo.




Ausencia de capacitación que articule normas de calidad y el modelo MEN, que permita al personal encargado tener la competencia para redactar procedimientos de diseño y desarrollo en su proceso.

El recurso asignado para capacitación del personal es limitado.
Acción CorrectivaDesde la Vicerrectoría académica y las Direcciones de Investigación y Proyección Social se establecerán, comunicarán e implementarán las directrices para la consolidación de procedimientos de diseño y desarrollo en Investigación y Educación continuada.


La Vicerrectoría Académica con el apoyo de la Oficina Coordinadora del SIG establecerá e implementará, como parte del programa de desarrollo profesoral un componente de gestión de la calidad que articule los lenguajes de las normas de calidad y el modelo MEN.



La Vicerrectoría Académica con el apoyo de la Oficina Coordinadora del SIG gestionará la asignación de recursos adicionales especiales para capacitaciones que al respecto se requieran.
Elaborar e implementar los procedimientos de diseño y desarrollo para Investigación y Educación continuada.2015/01/19









2015/01/19














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#VALUE!1A criterio de los Auditores de ICONTEC segun lo esrablecido en el informe de la Auditoria realizada entre el 18 y 20 de noviembre de 2015, se cierra la No Conformidad.Terminadocerrado2014-12-172015-01-19Auditoria de CalidadICONTECAÚN NO INICIA
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461 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorICONTEC#N/A3No se asegura la calibración y verificación a intervalos específicados o antes de su utilización, comparado con patrones de medición trazables a patrones de medición nacionales o internacionales, los equipos identificados dentro de la prestación del servicio de los laboratotios donde se realizan actividades de Investigación y Compra de servicios.

Evidencia: Plan de Mantenimiento y Calibración de Unillanos con identificación 2014 de equipos que requieren mantenimiento y/o calibración de laboratorios de suelos, veterinaria, simuladores, entre otros, levantado en 2014 con proyección de realización 2015, no evidenciando de acuerdo con los tiempos de seis meses y anual el cumplimiento del mismo.
Aunque los laboratorios de la Universidad tienen sus respectivos Coordinadores, se hace dispendiosa la gestión unificada de los mismos de manera eficiente.





El recurso económico disponible por la Universidad para el mantenimiento y/o calibración de los equipos de laboratorio no es suficiente frente al requerido para tal fin.






El personal encargado de apoyar la formulación del plan de mantenimiento y el plan de calibración de los equipos de laboratorio tiene necesidades de formación para realizar dicha labor.
Acción CorrectivaVincular como Coordinador general de laboratorios de la Universidad a un profesional con la competencia necesaria para desempeñar esas funciones.

Revisar, ajustar y comunicar las autoridades y responsabilidades en la gestión de los laboratorios.

Gestionar recursos encaminados al mantenimiento y calibración de los equipos de laboratorio.

Incluir dentro del presupuesto de los proyectos de investigación el rubro que permita asegurar la toma de los datos en equipos que se encuentran calibrados.


Realizar curso de formación de auditores internos en la norma NTC ISO 17025 a un grupo de colaboradores de los laboratorios.
Realizar mantenimiento a los equipos de laboratorio de acuerdo con las fases que se establezcan en el plan.

Realizar calibración a los equipos de laboratorio utilizados en los proyectos de investigación y en la prestación de servicios externos, de acuerdo con las fases que se establezcan en el plan.

Ejecutar los recursos asignados mediante proyectos para la realización de mantenimiento y/o calibración a equipos de laboratorio.
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#VALUE!1A criterio de los Auditores de ICONTEC segun lo esrablecido en el informe de la Auditoria realizada entre el 18 y 20 de noviembre de 2015, se cierra la No Conformidad.Terminadocerrado2014-12-172015-01-19Auditoria de CalidadICONTECAÚN NO INICIA
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471 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorICONTEC#N/A4La entidad no asegura en todos los casos el registro y tratamiento de los servicios no conformes detectados.

Evidencia: En proyección social no se registran y tratan los servicios no conformes relacionados con la disponibilidad de aulas para el desarrollo de las actividades de educación continua, siendo ésta una característica de prestación de servicio.
Los responsables de los procesos no conocen el procedimiento existente para el control del producto - servicio no conforme.


El personal carece de conocimientos que les permita realizar una adecuada gestión frente al control del producto - servicio no conforme identificado.



No se está realizando identificación del servicio no conforme ni seguimiento al tratamiento realizado al mismo ni la evaluación de la eficacia de las acciones tomadas.
Acción CorrectivaRealizar acompañamiento a los procesos en la implementación del procedimiento para el control del producto - servicio no conforme.



Los líderes de los procesos misionales con el apoyo de la Oficina Coordinadora del SIG y la Oficina de Control Interno realizarán seguimiento a la implementación del procedimiento para el control del producto - servicio no conforme.
Revisar, ajustar e implementar el procedimiento para el control del producto - servicio no conforme.1/19/20152015/06/30













2015/07/01
#VALUE!1A criterio de los Auditores de ICONTEC segun lo esrablecido en el informe de la Auditoria realizada entre el 18 y 20 de noviembre de 2015, se cierra la No Conformidad.Terminadocerrado2014-12-172015-01-19Auditoria de CalidadICONTEC
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481 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad4. DocenciaVicerrector AcadémicoDOC009HA la fecha no se cuenta con los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección y recuperación de la totalidad de los registros:
*No se evidencia que OARCA cuente con su inventario documental actualizado.
*Existencia de hojas sin foliar
*No se evidencia que OARCA tenga la custodia de los registros de las historias académicas de los programas de: Especialización en Acuicultura: Aguas Continentales, Maestría en Acuicultura, Doctorado en Ciencias Agrarias
*No se conservan los registros de acuerdo a la tabla de retención documental vigente
*Se evidenciaron registros en mal estado, deteriorados por agentes externos.
No existe la infraestructura física suficiente y adecuada, ni un sistema de información integrado para el almacenamiento de la información de las historias académicas de los estudiantes de los programas de: Especialización en Acuicultura: Aguas Continentales, Maestría en Acuicultura, Doctorado en Ciencias AgrariasAcción CorrectivaCoordinar acciones conjuntas entre la oficina de sistemas, la dirección de los programas de Especialización en Acuicultura: Aguas Continentales, Maestría en Acuicultura, Doctorado en Ciencias Agrarias, la vicerrectoria académica y la oficina de admisionesCrear programas y cursos en el modulo a cargo de profesional de la oficina de admisionesProgramas y cursos creados en el modulo12015-07-012015-08-318Se evidencia en Acta 01 del 10 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Docencia, derivado de la Auditoría realizada a Admisiones, vigencia 2015.

El ingeniero Santiago González Céspedes, funcionario de OARCA, y encargado de la creación del programa y cursos en el módulo, manifiesta que la creación del programa está dividido en cinco (5) pasos que él llama “momentos” que están siendo elaborados por él y están en proceso de ensayo construcción y verificación para ser entregados a el IALL para su digitalización y se encuentran de la siguiente forma:

1er momento – La creación del programa corresponde al plan de estudio “pensum”, donde encontramos Programa y Curso creado en los tres cohortes de la especialización de Acuicultura y Aguas Continentales y se encuentra en la siguiente ruta de Software de Admisiones y Registro (Datos Básicos/F7/facultad, 1 y programa, 30-32-34/F8) y se obtiene la información, esto se evidencio en verificación de campo.
Están en proceso de elaboración los programas correspondientes a Maestrías y Doctorado, hasta que la señora Amparo Castro no le de cierre ingresando a todo lo consistente a las especializaciones y así continuar con las Maestrías y Doctorado. Este paso de la actividad se encuentra en proceso.

2do momento – Es crear y modificar estudiantes de Posgrado que ya está funcionado y se encuentra en la siguiente ruta de Software de Admisiones y Registro (Posgrados/consulta de estudiantes/facultad, 1 y programa, 30-32-34) y se obtiene toda la información del estudiante, esto se evidencio en verificación de campo. Este paso de la actividad se encuentra terminado y comprobado.

3er momento – Es la creación de los grupos y se encuentra en la siguiente ruta de Software de Admisiones y Registro (Datos Básicos/Creación de grupos/facultad, 6(CBI)/programa, (Maestría en Gestión Ambiental/periodo, 1/actualizar grupos) Este paso de la actividad se encuentra terminado y comprobado.

4° momento – Es matricular al estudiante y se encuentra en la siguiente ruta de Software de Admisiones y Registro (Antiguos Pregrados/Inscripción manual de materias/por estudiante/facultad/programa/periodo/estudiante/materia) Este paso de la actividad se encuentra un ERROR de permisos que competen a autorización de los permisos por parte de la Oficina de Sistemas.

5° momento – Es subir las notas pero este no se hace hasta no tener resuelto el momento anterior. Este paso de la actividad se encuentra en proceso.

La acción se encuentra en proceso.

Se evidencia en acta 01 del 24 de noviembre de 2015 – 9 de marzo de 2016, donde el ingeniero Santiago González profesional de apoyo, entrego el modulo a la señora Luz Amparo Castro realizando capacitación y entrega de la; Guía de Uso del Software Admisiones Posgrados. Razón por la cual se da cumplimiento a esta actividad. Se adjuntan Acta y se adjunta Guía de Uso del Sotfware Admisiones Posgrados.

Se cierra actividad.
ProcesocerradoAuditoría realizada a AdmisionesJulieth VelasquezVENCIDO0.00%
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481 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad4. DocenciaVicerrector AcadémicoDOC009HA la fecha no se cuenta con los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección y recuperación de la totalidad de los registros:
*No se evidencia que OARCA cuente con su inventario documental actualizado.
*Existencia de hojas sin foliar
*No se evidencia que OARCA tenga la custodia de los registros de las historias académicas de los programas de: Especialización en Acuicultura: Aguas Continentales, Maestría en Acuicultura, Doctorado en Ciencias Agrarias
*No se conservan los registros de acuerdo a la tabla de retención documental vigente
*Se evidenciaron registros en mal estado, deteriorados por agentes externos.
No existe la infraestructura física suficiente y adecuada, ni un sistema de información integrado para el almacenamiento de la información de las historias académicas de los estudiantes de los programas de: Especialización en Acuicultura: Aguas Continentales, Maestría en Acuicultura, Doctorado en Ciencias AgrariasAcción CorrectivaCoordinar acciones conjuntas entre la oficina de sistemas, la dirección de los programas de Especialización en Acuicultura: Aguas Continentales, Maestría en Acuicultura, Doctorado en Ciencias Agrarias, la vicerrectoria académica y la oficina de admisionesCapacitar a un asistente de los programas de posgrado para el ingreso de la información al moduloActa de reunión y capacitación12015-09-022015-09-091Se evidencia en Acta 01 del 10 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Docencia, derivado de la Auditoría realizada a Admisiones, vigencia 2015.

El ingeniero Santiago González Céspedes, funcionario de OARCA, manifiesta que dado a los inconvenientes de permiso para creación de grupos, programas y cursos en el módulo de posgrados, no se ha desarrollado esta actividad por esta razón la acción se encuentra pendiente por iniciar.

Se evidencia en acta 01 del 24 de noviembre de 2015 – 9 de marzo de 2016, donde el ingeniero Santiago González profesional de apoyo, entrego el modulo a la señora Luz Amparo Castro realizando capacitación y entrega de la; Guía de Uso del Software Admisiones Posgrados. Razón por la cual se da cumplimiento a esta actividad. Se adjuntan Acta y Guía.

Se cierra actividad.
Sin iniciarcerradoAuditoría realizada a AdmisionesJulieth VelasquezVENCIDO0.00%
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481 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad4. DocenciaVicerrector AcadémicoDOC009HA la fecha no se cuenta con los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección y recuperación de la totalidad de los registros:
*No se evidencia que OARCA cuente con su inventario documental actualizado.
*Existencia de hojas sin foliar
*No se evidencia que OARCA tenga la custodia de los registros de las historias académicas de los programas de: Especialización en Acuicultura: Aguas Continentales, Maestría en Acuicultura, Doctorado en Ciencias Agrarias
*No se conservan los registros de acuerdo a la tabla de retención documental vigente
*Se evidenciaron registros en mal estado, deteriorados por agentes externos.
No existe la infraestructura física suficiente y adecuada, ni un sistema de información integrado para el almacenamiento de la información de las historias académicas de los estudiantes de los programas de: Especialización en Acuicultura: Aguas Continentales, Maestría en Acuicultura, Doctorado en Ciencias AgrariasAcción CorrectivaCoordinar acciones conjuntas entre la oficina de sistemas, la dirección de los programas de Especialización en Acuicultura: Aguas Continentales, Maestría en Acuicultura, Doctorado en Ciencias Agrarias, la vicerrectoria académica y la oficina de admisionesIngresar la información al módulo a cargo de la asistente de los programas de posgradoModulo alimentado 12015-09-102015-12-0912Se evidencia en Acta 01 del 10 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Docencia, derivado de la Auditoría realizada a Admisiones, vigencia 2015.

El ingeniero Santiago González Céspedes, funcionario de OARCA, manifiesta que dado a los inconvenientes de permiso para creación de grupos, programas y cursos en el módulo de posgrados, no se ha desarrollado esta actividad por esta razón la acción se encuentra pendiente por iniciar.
Sin iniciarabiertoAuditoría realizada a AdmisionesJulieth VelasquezVENCIDO0.00%
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491 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad7. Bienestar institucionalPGI División de Bienestar InstitucionalBIN003HNo se cuenta con la infraestructura adecuada y suficiente para garantizar el almacenamiento, protección, identificación y recuperación de los registrosAusencia de archivadores para el almacenamiento y custodia del registros documental de las áreas de Bienestar Institucional.

Falta de personal para realizar labor de archivo e identificación de los registros a cargo del área de socioeconómica
Acción CorrectivaElaboración e implementación de Plan sistemático para identificación, rotulación y foliación de los registros del área de socioeconómica y Búsqueda de personal externo que apoye la labor de la gestión documental Ejecutar el plan sistemático de identificación de los registros a cargo del área de socioeconómica Plan sistemático ejecutado12015-09-012015-12-31161Se evidencia en Acta 01 del 17 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Bienestar Institucional Universitario, derivado de la Auditoría realizada a Bienestar Institucional 2015

Se evidencia en el área de socioeconómicas carpetas del plan pan 2016 (evidencia fotográfica), se evidencia en el archivo de socioeconómicas correspondiente al almacenamiento, protección, identificación y recuperación de los registros cierre 2015.

Se cierra el Hallazgo.
Terminadocerrado2015-06-112015-08-11Auditoría realizada a Bienestar InstitucionalJulieth VelasquezVENCIDO100.00%
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501 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad7. Bienestar institucionalPGI División de Bienestar InstitucionalBIN004HNo se asignó el debido porcentaje de descuento socioeconómicoLos recursos financieros no son suficientes para asignar los descuentos de acuerdo a lo dispuesto por la normatividad vigenteAcción CorrectivaPresentar ante las instancias pertinentes propuesta de modificación a la normatividad que regula el proceso de descuento socioeconómico.Elaborar conjuntamente con los miembros del comité de trabajo social una propuesta de modificación a la normativa que regula el proceso de descuento. Documento propuesta. 12015-08-312016-06-29401Se evidencia en correo electrónico enviado por el BIU a la oficina de control interno (cinterno@unillanos.edu.co), el día 2 de diciembre de 2015, 14:37 donde se solicita extensión de la fecha de cierre de esta actividad del; 09/10/2015 al 30 DE ABRIL DE 2016 y fue aprobado por el jefe de la oficina de control interno el día 09 de febrero de 2016 de manera verbal.

Esta actividad está en proceso.

Se dio respuesta via correo electronico de cinterno@unillanos.edu.co el dia 4 de marzo de 2016
BIN004H: ACT; 3, 29 DE JUNIO DE 2016. ACT; 4, 31 DE AGOSTO DE 2016. ACT; 5, 30 DE SEPTIEMBRE DE 2016 BIN006H: ACT; 2, 29 DE JULIO DE 2016. ACT; 3, 29 DE JULIO DE 2016. ACT; 4, 29 DE JULIO DE 2016
BIN010H: 29 DE ABRIL DE 2016.

En acta 02 del 19 de diciembre de 2016 se hizo el Seguimiento; Se evidencia acta No 03 del 22 de junio de 2016 con firmas ok

Se cierra actividad.
Terminadoabierto2015-06-112015-08-11Auditoría realizada a Bienestar InstitucionalJulieth VelasquezLa fecha establecida en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de bienestar institucional fue 31/08/2015 al 09/10/2015, se concerto una nueva fecha para el cumplimiento de esta actividad la cual fue aprobada por el asesor de control interno: Nueva fecha para la terminaciòn el 30 de abril de 2016. Mediante correo electronico del 04 de marzo de 2016 a las 11:19 a.m se da respuesta sobre nuevo cambio de fecha para el cumplimiento de esta actividad, aprobandose para el 29/06/2016.VENCIDO100.00%
67
501 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad7. Bienestar institucionalPGI División de Bienestar InstitucionalBIN004HNo se asignó el debido porcentaje de descuento socioeconómicoLos recursos financieros no son suficientes para asignar los descuentos de acuerdo a lo dispuesto por la normatividad vigenteAcción CorrectivaPresentar ante las instancias pertinentes propuesta de modificación a la normatividad que regula el proceso de descuento socioeconómico.Solicitar las revisiones y viabilidad jurídica al documento propuesta de modificación a la oficina jurídica de la InstituciónOficio viabilidad jurídica. 12015-10-122016-08-3143Se evidencia en correo electrónico enviado por el BIU a la oficina de control interno (cinterno@unillanos.edu.co), el día 2 de diciembre de 2015, 14:37 donde se solicita extensión de la fecha de cierre de esta actividad del; 09/10/2015 al 31 DE MAYO DE 2016 y fue aprobado por el jefe de la oficina de control interno el día 09 de febrero de 2016 de manera verbal.

Esta actividad está en proceso.

Se dio respuesta via correo electronico de cinterno@unillanos.edu.co el dia 4 de marzo de 2016
BIN004H: ACT; 3, 29 DE JUNIO DE 2016. ACT; 4, 31 DE AGOSTO DE 2016. ACT; 5, 30 DE SEPTIEMBRE DE 2016 BIN006H: ACT; 2, 29 DE JULIO DE 2016. ACT; 3, 29 DE JULIO DE 2016. ACT; 4, 29 DE JULIO DE 2016
BIN010H: 29 DE ABRIL DE 2016.

Acta 02 del 19 de diciembre 2016 Seguimiento; No se ha realizado trabajo con la oficina de Jurídica.

Esta actividad está en proceso.
Procesoabierto2015-06-112015-08-11Auditoría realizada a Bienestar InstitucionalJulieth VelasquezLa fecha establecida en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de bienestar institucional fue 12/10/2015 al 30/10/2015, se concerto una nueva fecha para el cumplimiento de esta actividad la cual fue aprobada por el asesor de control interno: Nueva fecha para la terminaciòn el 31 de mayo de 2016. Mediante correo electronico del 04 de marzo de 2016 a las 11:19 a.m se da respuesta sobre nuevo cambio de fecha para el cumplimiento de esta actividad, aprobandose para el 31/08/2016.VENCIDO0.00%
68
501 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad7. Bienestar institucionalPGI División de Bienestar InstitucionalBIN004HNo se asignó el debido porcentaje de descuento socioeconómicoLos recursos financieros no son suficientes para asignar los descuentos de acuerdo a lo dispuesto por la normatividad vigenteAcción CorrectivaPresentar ante las instancias pertinentes propuesta de modificación a la normatividad que regula el proceso de descuento socioeconómico.Presentar la propuesta de modificación a los cuerpos colegiados pertinentes. Actas del Consejo Superior. 12015-11-022016-06-3032Se evidencia en Acta 01 del 17 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Bienestar Institucional Universitario, derivado de la Auditoría realizada a Bienestar Institucional 2015

Se evidencia en correo electrónico enviado por el BIU a la oficina de control interno (cinterno@unillanos.edu.co), el día 2 de diciembre de 2015, 14:37 donde se solicita extensión de la fecha de cierre de esta actividad del; 09/10/2015 al 30 DE JUNIO DE 2016 y fue aprobado por el jefe de la oficina de control interno el día 09 de febrero de 2016 de manera verbal.

Esta actividad está en proceso.

Se dio respuesta via correo electronico de cinterno@unillanos.edu.co el dia 4 de marzo de 2016
BIN004H: ACT; 3, 29 DE JUNIO DE 2016. ACT; 4, 31 DE AGOSTO DE 2016. ACT; 5, 30 DE SEPTIEMBRE DE 2016 BIN006H: ACT; 2, 29 DE JULIO DE 2016. ACT; 3, 29 DE JULIO DE 2016. ACT; 4, 29 DE JULIO DE 2016
BIN010H: 29 DE ABRIL DE 2016.

Acta 02 del 19 de diciembre de 2016 Seguimiento; No se encuentra a la fecha evidencia de esta actividad ya que está sujeta a la actividad anterior para así ser presentada a los cuerpos colegiados.

Esta actividad está en proceso.
Procesoabierto2015-06-112015-08-11Auditoría realizada a Bienestar InstitucionalJulieth VelasquezLa fecha establecida en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de bienestar institucional fue 02/11/2015 al 18/12/2015, se concerto una nueva fecha para el cumplimiento de esta actividad la cual fue aprobada por el asesor de control interno: Nueva fecha para la terminaciòn el 30 de junio de 2016. Mediante correo electronico del 04 de marzo de 2016 a las 11:19 a.m se da respuesta sobre nuevo cambio de fecha para el cumplimiento de esta actividad, aprobandose para el 30/07/2016.VENCIDO0.00%
69
501 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad7. Bienestar institucionalPGI División de Bienestar InstitucionalBIN005HNo se evidenció cumplimiento de la función del Consejo de Bienestar Institucional, frente al acuerdo Superior 025 de 2002. Art 8, literal dNo se contaba con todos los integrantes del Consejo de Bienestar durante el I-P-2015, razón por la cual no Hubo quórum.Acción CorrectivaRealizar la reunión del Consejo de BienestarEnviar la convocatoria para la realización de la reunión del CBActa del Consejo de Bienestar12015-09-012015-09-2531Se evidencia en Acta 01 del 17 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Bienestar Institucional Universitario, derivado de la Auditoría realizada a Bienestar Institucional 2015

La actividad no se ha realizado, razón por la cual manifiesta el PGI Juan Carlos Peña la intención de solicitar extensión de la fecha de cierre de esta actividad al jefe de la oficina de control interno, pendiente correo con solicitud.

Como salvedad manifiesta el PGI Juan Carlos Peña, que no hubo una entrega a satisfacción del cargo ni de la información de las áreas a su cargo, se evidencia en correo electrónico enviado a cinterno@unillanos.edu.co

Actividad en proceso.
Se evidencia en Acta ? del 29 de febrero de 2016 a las 3:00 pm en sala de juntas rectoria, reunion consejo bienestar, se adjunta acta de seguimiento de 2016. Acta 02 del 19/12/2016 se evidencia en carpeta; citaciones acta de consejo, folio 1.2 y 3 citacion reunion de consejo de bienestar.
se cierra el hallazgo
Terminadocerrado2015-06-112015-08-11Auditoría realizada a Bienestar InstitucionalJulieth VelasquezVENCIDO100.00%
70
511 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad7. Bienestar institucionalPGI División de Bienestar InstitucionalBIN006HNo se evidenció la política de bienestar institucionalLa funcionaria contratada para tal fin, no alcanzó a realizar la entrega del documento de política de Bienestar Institucional. Por lo que se retoma este compromiso por parte de la Dirección de Bienestar, estableciendo fecha de entrega para el mes de Agosto del año en curso.Acción CorrectivaConstrucción de la política de Bienestar InstitucionalRealizar socializacion con los estudiantes representantes de los diferentes organos colegiados para la presentacion de la propuesta.Acta de reunion12015-09-092016-06-2939Se evidencia en Acta 01 del 17 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Bienestar Institucional Universitario, derivado de la Auditoría realizada a Bienestar Institucional 2015

Se evidencia en acta de entrega de cargo de la Doctora Rosario Neira a el Doctor Juan Carlos Peña que en carpeta 50.50.01.3 Actas, se encuentran las citaciones a los diferentes órganos colegiados los días 17, 23, y 30 de diciembre de 2015 pero no hubo quórum.

La actividad no se ha realizado, razón por la cual manifiesta el PGI Juan Carlos Peña la intención de solicitar extensión de la fecha de cierre de esta actividad al jefe de la oficina de control interno, pendiente correo con solicitud.

Como salvedad manifiesta el PGI Juan Carlos Peña, que no hubo una entrega a satisfacción del cargo ni de la información de las áreas a su cargo, se evidencia en correo electrónico enviado a cinterno@unillanos.edu.co

Actividad en proceso.

Se dio respuesta via correo electronico de cinterno@unillanos.edu.co el dia 4 de marzo de 2016
BIN004H: ACT; 3, 29 DE JUNIO DE 2016. ACT; 4, 31 DE AGOSTO DE 2016. ACT; 5, 30 DE SEPTIEMBRE DE 2016 BIN006H: ACT; 2, 29 DE JULIO DE 2016. ACT; 3, 29 DE JULIO DE 2016. ACT; 4, 29 DE JULIO DE 2016
BIN010H: 29 DE ABRIL DE 2016.

Acta 02 del 19 de diciembre 2016, Se evidencia en carpeta; citacionesacta de consejo, folio 7, 8 y 9 citacion reunion de consejo de bienestar.
Se cierra actividad, hallazgo en proceso.
Terminadoabierto2015-06-112015-08-11Auditoría realizada a Bienestar InstitucionalJulieth VelasquezMediante correo electronico del 02 de diciembre 2015 solicitan la extension de fecha para el cumplimiento. El asesor de control interno aprueba verbalmente el dia 08/02/2016. Fecha de terminacion aprobada en plan de mejoramiento inicial 30/09/2015, fecha aprobada 18/12/2015. Mediante correo electronico del 04 de marzo de 2016 a las 02:05 p.m enviado por la oficina de control interno se aprueba nueva fecha 29/06/2016.
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511 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad7. Bienestar institucionalPGI División de Bienestar InstitucionalBIN006HNo se evidenció la política de bienestar institucionalLa funcionaria contratada para tal fin, no alcanzó a realizar la entrega del documento de política de Bienestar Institucional. Por lo que se retoma este compromiso por parte de la Dirección de Bienestar, estableciendo fecha de entrega para el mes de Agosto del año en curso.Acción CorrectivaConstrucción de la política de Bienestar InstitucionalPresentación de la Política de Bienestar ante el Consejo de BienestarActa del Consejo de Bienestar12015-09-012015-09-2531Se evidencia en Acta 01 del 17 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Bienestar Institucional Universitario, derivado de la Auditoría realizada a Bienestar Institucional 2015

La actividad no se ha realizado, razón por la cual manifiesta el PGI Juan Carlos Peña la intención de solicitar extensión de la fecha de cierre de esta actividad al jefe de la oficina de control interno, pendiente correo con solicitud.

Como salvedad manifiesta el PGI Juan Carlos Peña, que no hubo una entrega a satisfacción del cargo ni de la información de las áreas a su cargo, se evidencia en correo electrónico enviado a cinterno@unillanos.edu.co

Actividad en proceso.

Se dio respuesta via correo electronico de cinterno@unillanos.edu.co el dia 4 de marzo de 2016
BIN004H: ACT; 3, 29 DE JUNIO DE 2016. ACT; 4, 31 DE AGOSTO DE 2016. ACT; 5, 30 DE SEPTIEMBRE DE 2016 BIN006H: ACT; 2, 29 DE JULIO DE 2016. ACT; 3, 29 DE JULIO DE 2016. ACT; 4, 29 DE JULIO DE 2016
BIN010H: 29 DE ABRIL DE 2016.

Acta 02 del 19/12/2016 Seguimiento; Se evidencia en carpeta; citaciones acta de consejo, folio 7, 8 y 9 citación reunión de consejo de bienestar.

Se cierra actividad, hallazgo en proceso.
Terminadoabierto2015-06-112015-08-11Auditoría realizada a Bienestar InstitucionalJulieth VelasquezMediante correo electronico del 02 de diciembre 2015 solicitan la extension de fecha para el cumplimiento. El asesor de control interno aprueba verbalmente el dia 08/02/2016. Fecha de terminacion aprobada en plan de mejoramiento inicial 25/09/2015, fecha aprobada 30/12/2015. Mediante correo electronico del 04 de marzo de 2016 a las 02:05 p.m enviado por la oficina de control interno se aprueba nueva fecha 29/06/2016.VENCIDO100.00%
72
511 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría interna de gestión y calidad7. Bienestar institucionalPGI División de Bienestar InstitucionalBIN006HNo se evidenció la política de bienestar institucionalLa funcionaria contratada para tal fin, no alcanzó a realizar la entrega del documento de política de Bienestar Institucional. Por lo que se retoma este compromiso por parte de la Dirección de Bienestar, estableciendo fecha de entrega para el mes de Agosto del año en curso.Acción CorrectivaConstrucción de la política de Bienestar InstitucionalPresentar la propuesta de política a los cuerpos colegiados pertinentes. Acta del Consejo de Bienestar12015-09-262015-11-309Se evidencia en Acta 01 del 17 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Bienestar Institucional Universitario, derivado de la Auditoría realizada a Bienestar Institucional 2015

La actividad no se ha realizado, razón por la cual manifiesta el PGI Juan Carlos Peña la intención de solicitar extensión de la fecha de cierre de esta actividad al jefe de la oficina de control interno, pendiente correo con solicitud.

Como salvedad manifiesta el PGI Juan Carlos Peña, que no hubo una entrega a satisfacción del cargo ni de la información de las áreas a su cargo, se evidencia en correo electrónico enviado a cinterno@unillanos.edu.co

Actividad en proceso.

Se dio respuesta via correo electronico de cinterno@unillanos.edu.co el dia 4 de marzo de 2016
BIN004H: ACT; 3, 29 DE JUNIO DE 2016. ACT; 4, 31 DE AGOSTO DE 2016. ACT; 5, 30 DE SEPTIEMBRE DE 2016 BIN006H: ACT; 2, 29 DE JULIO DE 2016. ACT; 3, 29 DE JULIO DE 2016. ACT; 4, 29 DE JULIO DE 2016
BIN010H: 29 DE ABRIL DE 2016.

Acta 02 del 19/12/2016 Seguimiento; No se encuentra evidencia aun.

Actividad en proceso.
Procesoabierto2015-06-112015-08-11Auditoría realizada a Bienestar InstitucionalJulieth VelasquezMediante correo electronico del 02 de diciembre 2015 solicitan la extension de fecha para el cumplimiento. El asesor de control interno aprueba verbalmente el dia 08/02/2016. Fecha de terminacion aprobada en plan de mejoramiento inicial 30/11/2015, fecha aprobada 30/12/2015. Mediante correo electronico del 04 de marzo de 2016 a las 02:05 p.m enviado por la oficina de control interno se aprueba nueva fecha 29/06/2016.VENCIDO0.00%
73
521 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad menorAuditoría de Calidad7. Bienestar institucionalPGI División de Bienestar InstitucionalBIN010HNo se ha realizado la medición y análisis de los indicadores de gestión del proceso vigencia 2015La herramienta para medición y análisis diseñada por el SIG no se encontraba habilitada para el diligenciamiento de la vigencia 2015Acción CorrectivaSolicitar al SIG la habilitación de la herramienta para la medición de los indicadores de proceso de la vigencia 2015 y Realizar el análisis y medición1. Solicitud generada al SIG para la habilitación de la herramienta en google Drive vigencia 2015. 2.Realizar mediciones y análisis de los indicadoresIndicadores de proceso vigencia 2015 medidos y analizados52015-08-032015-12-30201Se evidencia en Acta 01 del 17 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Bienestar Institucional Universitario, derivado de la Auditoría realizada a Bienestar Institucional 2015

se evidencia en Acta 02 del 26 de noviembre de 2015 que la actividad 1 se cerró ya que la herramienta Drive se encontraba en funcionamiento y el día de hoy se encuentra en funcionamiento igualmente.

La actividad 2 El Hallazgo se encuentra vencido ya que no se ha realizado la última medición al mes de diciembre.

Como salvedad manifiesta el PGI Juan Carlos Peña, que no hubo una entrega a satisfacción del cargo ni de la información de las áreas a su cargo, se evidencia en correo electrónico enviado a cinterno@unillanos.edu.co

Actividad en proceso.

Se dio respuesta via correo electronico de cinterno@unillanos.edu.co el dia 4 de marzo de 2016
BIN004H: ACT; 3, 29 DE JUNIO DE 2016. ACT; 4, 31 DE AGOSTO DE 2016. ACT; 5, 30 DE SEPTIEMBRE DE 2016 BIN006H: ACT; 2, 29 DE JULIO DE 2016. ACT; 3, 29 DE JULIO DE 2016. ACT; 4, 29 DE JULIO DE 2016
BIN010H: 29 DE ABRIL DE 2016.
Procesocerrado2015-06-112015-08-11Auditoría realizada a Bienestar InstitucionalJulieth VelasquezMediante correo electronico del 04 de marzo de 2016 a las 02:05 p.m enviado por la oficina de control interno se aprueba nueva fecha 29/04/2016.VENCIDO20.00%
74
531 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría interna de gestión y calidad6. Proyección socialDirector General de Proyección SocialPSO001HSe revisa el procedimiento PD-PSO-01 para la carnetizaciòn de egresados y se evidencia que no se han entregado los carnets en su totalidad con el diploma de grado ya que existe un stock de carnets por entregar.1. Oficina de ayudas educativas sin herramienta en buen estado para la impresión de carnets, se recibían papeles para elaborar el carnet pero se acordaba con el egresado entregar posteriormente en la oficina de proyección social lo cual generó gran cantidad de carnets acumulados en la dependencia.
2. Debido al protocolo de las ceremonias de graduación no existe un espacio formal para la entrega del carnet
Acción Correctiva1.Campaña para entrega de carnets en stock a los egresados 2,Revisar y reformular según el Acuerdo Superior 04 de 2009, el procedimiento de carnetización de egresados y el protocolo de ceremonias de grado con Secretaria General Actualizar el listado de carnets en stock
Revisar dentro de la base de datos del programa de egresados la existencia de datos de contacto (correo electrónico) donde se pueda notificar y recoger información de correspondencia al egresado que se encuentre dentro de la lista de carnets en stock.
Publicar el listado de carnets en stock por medio de redes sociales (Facebook, twiter) y página web de egresados con el ánimo de obtener datos de correspondencia de quienes figuren en el listado de carnets en stock.
Envío de carnets a los egresados de los cuales se pudieron obtener datos de correspondecia por medio de convenio con interrapidisimo.
N° de carnets entregados/ N° de carnets en stock 2062015-05-252015-12-2028206Se evidencia en Acta 01 del 07 de marzo de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Jurídica, derivado de la Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Proyección social 2015

Se evidencia entrega de 14 carnets en el 2015 de los 206 en el stock al momento del Hallazgo, se encuentra en el computador de la secretaria de la oficina de Proyección Social, en el Escritorio – carpeta Evidencias de control interno.

El Hallazgo se encuentra en proceso.

Acta 02 del 20/12/2016 Seguimiento; Se evidencia campaña para entrega de carnets en correos electrónicos de Egresados y se realizaron vía telefónica llamadas por funcionarios de la oficina de Proyección social “No se obtuvieron los resultados deseados”.
Se evidencia reformulación del procedimiento PD-PSO-01 en punto 6. Actividades, en la actividad 10 se establece como responsable de la recepción del carnet de egresado a los egresados o persona autorizada por el egresado.

Se cierra hallazgo.
Terminadocerrado2015-05-192015-08-20Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Proyeccion socialNatalia RozoVENCIDO100.00%
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541 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría interna de gestión y calidad6. Proyección socialDirector General de Proyección SocialPSO002HAl revisar el procedimiento PD-PSO- 04 para acceder al sistema de egresados, se evidencia que no se encuentra en servicio y se manejan varias bases de datos en Excel pero las del periodo del 2013-2014 no están totalmente actualizadas. 1. El programa de egresados no podía extraer la información ingresada por los egresados en el SEU, por ende, se decidió retomar el formato de encuesta en físico (puede ser enviada por email o entregada en físico).
2. Ausencia de un formato estándar de base de datos en Excel para el registro de información de los egresados recopilada por la encuesta en físico, razón por la cual cada Coordinador de egresados diligencio la información que recopilaba en su formato de base de datos en Excel.
3. Al momento de diligenciar la información en las bases de datos de egresados las personas encargadas de la actividad diligenciaron la información con errores de ortografía, y no de la manera unificada.
4. En al año 2014 al primer semestre el Programa de Egresados contaba con tres personas para realizar las actividades del Programa, y una de ellas se encargaba a diligenciar la información en la base de datos, ya para el segundo semestre solo fueron contratados dos personas y dicha actividad se realizó hasta el Septiembre y la información de las encuestas de egresados no se ha diligenciado en la base de datos desde dicha fecha.
Acción CorrectivaSolicitar pasantes del programa de administración de empresas para recopilar en una base de datos en Excel estandarizada la información diligenciada por los egresados en la encuestas en físico y que se encuentran en el archivo o correo electrónico del Programa de Egresados.
Crear un formulario en Drive de la encuesta de egresados para que no haya necesidad de trasladar la información de la encuesta en físico a una base de datos.
1. En el formato de base de datos del Programa de egresados subir todas las encuentra (Formato FO-PSO-06) que se encuentran en impresas en el archivo del Programa de Egresados o en el correo electrónico del programa, que han sido aplicadas en diferentes eventos, trabajo de campo y que los graduando o egresados han diligenciado como requisito para grado o solicitud del carnet de egresados. Esto con el fin de ayudar a alimentar y actualizar la base de datos del Programa de Egresados.

2. Después de sistematizar dicha información en la base de datos hará un análisis de la información contenida dentro de la encuesta que se pueda inferir de la información recopilada en la base de datos por programa y facultad y años de egreso (grupo 1- graduandos y egresados con menos de un año de haber egresado, grupo 2- egresados entre un año y tres años de haber egresado, grupo 3- egresados entre tres a cinco años de haber egresados y grupo 4- egresados con más de cinco años de haber egresado), a través de un Informe de pasantía
base de datos unificada 12015-05-252015-12-20281Se evidencia en Acta 01 del 07 de marzo de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Jurídica, derivado de la Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Proyección social 2015

Se evidencia en computador Programa de Egresados a cargo de Alexander Pérez; Profesional de Apoyo en; Escritorio – carpeta “Base de datos (nuevo formato) última versión” y es insumo de la encuesta de Drive, FO-PSO-06 y al 31 de diciembre de 2015 esta con 10555 registros.

Se cierra Hallazgo.
Terminadocerrado2015-05-192015-08-20Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Proyeccion socialNatalia RozoVENCIDO100.00%
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551 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría interna de gestión y calidad6. Proyección socialDirector General de Proyección SocialPSO003HFalta de comunicación entre la dirección general y los centros de proyección social de las facultades para el manejo y la trazabilidad de los registros e información de los proyectos.Desarticulación entre la dirección general y los centros de proyección social para el seguimiento del avance de los proyectos Acción CorrectivaSolicitar a los directores de centro sobre el estado de los proyectos que se están ejecutando actualmenteEnviar memorando interno a los directores de centro solicitando el envío oportuno de la información referente al avance de proyectos aprobados en Consejo Institucional de Proyección Social.N° de memorandos52015-06-012015-11-30245Acta No 012 del 09/12/2015, se pidió la evidencia sobre los memorandos que se les ha enviado a los respectivos directores de centros de proyección social de las 5 facultades solicitando el envío oportuno de la información referente al avance de proyectos aprobados en Consejo Institucional de Proyección Social, y se observó que se enviaron los siguientes memorandos: número 40.300-042.210 enviado en agosto 10 del 2015, el número 40.300-042.296 enviado en noviembre 05 del 2015, y como último memorando se envió por correo electrónico el 30 de noviembre del 2015, de los cuales los directores de los respectivos centros han respondido oportunamente a estos memorandos llevando una mejor comunicación con la dirección general y entregando a tiempo los informes de los proyectos aprobados. Por tanto se hace cierre de este hallazgo con el cumplimiento del 100% de las acciones establecidas.Terminadocerrado2015-05-192015-08-20Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Proyeccion socialNatalia RozoVENCIDO100.00%
77
561 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría interna de gestión y calidad6. Proyección socialDirector General de Proyección SocialPSO005HSe hace revisión de los indicadores de gestión y se encontraron las siguientes observaciones: Indicador número 1. Incremento de los ingresos por servicios de extensión su estado es de 0% “crítico”, su última medición fue el 30 de diciembre del 2013 se encuentra desactualizado y no cumplió la meta ya que debería estar en 10%. El indicador número 3.Crecimiento de horas ofrecidas de educación continuada, está en -17,46% es crítico, y no cumplió la meta esperada de 7%, el indicador número 4. Actualización de datos de egresados se encuentra en un 5,35% y es crítico tampoco logro la meta del 40%, y el indicador número 5 participación de egresados está en 2,32%, es crítico, su última medición fue el 31 de diciembre del 2013, esta desactualizado y no cumplió la meta de 5%.Indicador 1. No se alimenta desde 2013 debido a que había un desconocimiento sobre la fuente de información.
Indicador 3. Se presentaron y aprobaron pocos proyectos de educación continua que certificasen horas, sumado a esto, los que se presentaban y aprobaban certificaban pocas horas.
Indicador 4 en el momento de diligenciar la información solo se tuvieron en cuenta datos del año 2014, pero no se tuvieron en cuenta los datos que venían actualizados de los años anteriores.
Indicador 5. En el año 2014 se hicieron 4 encuentros de egresados, los cuales tuvieron muy poca participación, la facultad de ciencias humanas y de la educación no realizo dicha actividad.
Acción CorrectivaAcción 1. Para el año 2015 se realizara la debida medición de cada indicador con apoyo de las direcciones de centro.
Indicador 3. Solicitar a directores de centro información permanente sobre los proyectos con horas de educación continua aprobados en el año 2015.
Indicador 4. Unificar en una sola, las diferentes bases de datos que hay en Excel, para conocer cuál es realmente el acumulado de los años anteriores sobre los datos actualizados.
Indicador 5. Socializar a directores de centro, decanos y directores de programa sobre la importancia de los encuentros de egresados para diseñar una estrategia de promoción del evento.
Indicador 1. Solicitar información a los directores de centro sobre los ingresos por concepto de servicios de extensión del primero y segundo semestre del 2015.
Indicador 3. Oficiar mediante memorando y/o correo electrónico a directores de centro sobre la pronta entrega de informes técnicos y financieros de los proyectos con horas de educación continua aprobados.
Indicador 4. Unificar base de datos, actualizar indicador de gestión, generar estrategias para actualización de datos de egresados.
Indicador 5. Tocar el tema de encuentro de egresados en CIPS, reunión con decanos y directores de programa
N° de oficios enviados
N° de bases de datos
Listado de asistencia a reuniones
2 oficios enviados
1 bases de datos
1 listado de asistencia CIPS
1 Listado de asistencia de reunión con decanos
2015-05-2212/19/201528100%Se evidencia en Acta 01 del 07 de marzo de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Jurídica, derivado de la Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Proyección social 2015

Se evidencia en el Drive indicadores SIG; El indicador 1. Se evidencia oficios enviados, carpeta 40.100.3.27.1 Centro de Costos, folio 22 y 23 y en correo electrónico proyeccionsocial@unillanos.edu.co correos enviados los días; 6 de abril de 2015 – 28 de mayo de 2015 – 26 de agosto de 2015 – 29 de septiembre de 2015 – 17 de noviembre de 2015 y 19 de enero de 2016. Todo esto ya que los Directores de Centro, no son quienes poseen la información de los ingresos por servicios de extensión sino que la información depende de que Presupuesto proporcione los centros de costo y así Tesorería pueda entregar la información del valor de los ingresos.
De acuerdo a lo anterior la oficina de Proyección Social enviara correo electrónico a la oficina de Control Interno una solicitud de colaboración para que la información solicitada a Presupuesto sea entregada a Proyección Social ya que por esta razón no se ha podido alimentar el indicador y el hallazgo sigue abierto.
Los indicadores 3, 4 y 5 se encuentran en el Drive de SIG actualizado al 31 de diciembre de 2015.
La base de datos se encuentra actualizada.
Listado de asistencia CIPS se evidencia en carpeta 40.100.3.01 Oficios Recibidos y Entregados, folio 114 numeral 4, se aclara que en Acuerdo Superior 021de 2002 quien se cita para CIPS y los decanos no son citados a estas reuniones.

Hallazgo en proceso.

Acta 02 del 20/12/2016 Seguimiento; Se evidencia elaboración y la información de tesorería y presupuesto se cierra el punto 1.
Los puntos siguientes de la acción de mejora ya se habían subsanado.

Se cierra hallazgo.
Terminadocerrado2015-05-192015-08-20Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Proyeccion socialNatalia RozoVENCIDO
78
571 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría interna de gestión y calidad6. Proyección socialDirector General de Proyección SocialPSO007HLa infraestructura del edificio del emporio se encuentra en muy mal estado algunas aulas de clases como la 305 y 306 los tableros están caídos y dañados, las paredes están sin pintar tienen mucha humedad y moho, al igual que la oficina del programa de egresados, hay dos baños en el primer piso que no funcionan y se usan como depósito, el cuarto y quinto piso no funcionan por el deterioro de los techos, las paredes y el piso tienen grandes grietas.Evidente deterioro por ausencia de mantenimiento de las instalacionesAcción CorrectivaSolicitar a Vicerrectoría de recursos tomar acciones de carácter preventivo en cuanto a la estructura de la Sede Emporio.Oficiar a Vicerrectoría de recursos la solicitud de acciones con carácter preventivo en cuanto a la estructura de la Sede Emporio.N° de oficios enviados
12015-06-012016-07-30No puede pasar 1 año1Según el oficio No 40.300-042.075 remitido por la dirección general de proyección social, solicita ampliar la fecha de cierre para el cumplimiento del hallazgo fecha de terminación 19/06/2015 cambia a 30/07/2016. Esta ampliación fue aprobada por el asesor de Control Interno.

Acta 02 del 20/12/2016 Seguimiento; Se evidencia en carpeta 40.100.3.27.1 ACTAS DE REUNION Y AUDITORIAS DE CONTROL INTERNO. Folio 86 memorando 40.300-042.157 del 28 de mayo de 2015, Acciones de carácter preventivo sede Emporio, dirigido a Vicerrectoría de Recursos. Es importante resaltar el mal estado de las instalaciones a la fecha de hoy.

Se cierra hallazgo
Terminadocerrado2015-05-192015-08-20Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Proyeccion socialNatalia RozoVENCIDO100.00%
79
581 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría interna de gestión y calidad6. Proyección socialDirector General de Proyección SocialPSO008HSe evidencian carpetas sin rotular o sin diligenciar y se usan tablas de retención documental desactualizadas.Falta de actualización del archivo debido a la carencia de herramientas (carpetas) y al no uso de las tablas de retención documental desactualizadas.Acción CorrectivaSolicitar a la Oficina de Archivo la tabla de retención documental actualizada.
Rotular carpetas
Descargar de la plataforma de la universidad la tabla de retención documental actualizada por medio de correo electrónico.
Rotular carpetas
Tabla de retención documental N°Carpetas rotuladas1 Tabla de retención documentalN°Carpetas rotuladas en su totalidad 2015-01-152015-12-19451Se evidencia en Acta 01 del 07 de marzo de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Jurídica, derivado de la Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Proyección social 2015

Se evidencia TRD y carpetas debidamente rotuladas.

Se cierra hallazgo.
Terminadocerrado2015-05-192015-08-20Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Proyeccion socialNatalia RozoVENCIDO
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591 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría interna de gestión y calidad6. Proyección socialDirector General de Proyección SocialPSO009HAl revisar los proyectos ejecutados por los centros de proyección social se evidencia uso de formato de admisiones y actas no autorizados y controlados por el SIG.Desconocimiento del nuevo formato de presentación de proyectos y de actas controladas por el SIG. Acción CorrectivaFomentar por medio de capacitaciones durante Consejo institucional de Proyección Social sobre el procedimiento de aval y presentación de proyectos así como acerca del uso adecuado de formatos actualizados de presentación de proyectos y de actas controladas por el SIG.Capacitar a directores de centro acerca de formatos actualizados establecidos por el SIG de presentación de proyectos y de elaboración de actas durante CIPS.N° de Consejos de proyección Social en los cuales se explique sobre el procedimiento 1 semestral2015-06-102015-12-19261Se evidencia en Acta 01 del 07 de marzo de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Jurídica, derivado de la Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Proyección social 2015

Se evidencia en carpeta 40.100.3.01 Oficios Recibidos y Entregados, folio 106, Acta 07 del 25 de septiembre de 2015, donde se socializo creación del PD-PSO-02 y el FO-PSO-26 y en folio 12 Acta del 02 de abril de 2015, numeral 4y folio 33, Acta del 04 de junio del 2015, numeral 5. Y en correo electrónico proyeccionsocial@unillanos.edu.co del 10 de agosto de2015 donde se citó a capacitación a directores de centro de Proyección social, para el diligenciamiento de formatos.

Se cierra Hallazgo.
Terminadocerrado2015-05-192015-08-20Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de Proyeccion socialNatalia RozoVENCIDO
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601 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría interna de gestión y calidad12. Gestión de bienes y serviciosVicerrector de Recursos UniversitariosGBS005HSe realizó la revisión del Contrato No 1535 de 2014, superior al 10% de la menor cuantía No 031/2014 no registra evaluación jurídica y análisis de estudio de mercado.Pese a que no existe una certificación de estudio de mercado, en la carpeta reposan las cotizaciones desde el folio #54 hasta el 61. Por otra parte, la evaluación juridica se encuentra inmersa en el informe final evaluativo folio#115Acción CorrectivaSolicitar a la oficina de Juridica la copia de la evaluación juridica del contarto. Se solicitrá a la oficina de juridica la evaluación y se anexará a la carpeta # 2 del contrato. Evaluación12015-11-122015-11-1301Se evidencia en Acta 01 del 26 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Bienestar Institucional Universitario, derivado de la Auditoría a Bienes y Servicios 2015.

Se evidencia en carpeta 30.40.10 numero 2 Contrato 1535 de 2014, folio 115 y 116 evaluación jurídica, de oficina jurídica.
Se cierra el Hallazgo.
Terminadocerrado2015-10-192015-11-10Auditoría a Bienes y ServiciosMónica CorredorVENCIDO100.00%
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611 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría interna de gestión y calidad12. Gestión de bienes y serviciosVicerrector de Recursos UniversitariosGBS006HSe realizó la revisión del Contrato 1561 de 2014; superior al 10% de la menor cuantía No 052/2014 en la cual no se evidencia copia de libreta militar del contratista.Se presento un error en la revisión de la documentación del contratista al momento de la recepción de la propuesta.Acción CorrectivaComunicarse con el contratista, para que allegue la copia de la libreta militar,Copia de libreta militarCopia12015-11-112015-12-1141Se evidencia en Acta 01 del 26 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Bienestar Institucional Universitario, derivado de la Auditoría a Bienes y Servicios 2015.

Se evidencia en correo electrónico; licitaciones@unillanos.edu.co solicitud de información a contratista señor, Álvaro Andrés Pacheco correo electrónico aapacheco@hotmail.com los días 03/12/2016, 11/02/2016 y 17/02/2016. El día 25/02/2016 presento en persona copia de la libreta militar a la oficina de Vicerrecursos. La copia reposa en carpeta 30.40.10 carpeta 1 contrato 1561 de 2014, folio 25.
Se cierra el Hallazgo
Terminadocerrado2015-10-192015-11-10Auditoría a Bienes y ServiciosMónica CorredorVENCIDO100.00%
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621 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría interna de gestión y calidad5. InvestigaciónDirector General de InvestigacionesINUV001HSe evidencia una desactualización en los componentes que hacen parte del sistema de investigación de la universidad según lo estipulado por el acuerdo superior 026 de 2000.Desactualización de los componentes del Sistema de InvestigacionesAcción CorrectivaRevisión y actualización del Acuerdo 026 de 2000Jornadas de trabajo con los comités de centros de investigación de las FacultadesActas de reuniones52016-02-012016-06-30205Acta 02 del 16/12/2016, seguimiento, actividad en proceso. Mediante oficio No 40.100.2.604 del 23 de febrero la oficina de investigaciones presenta lo siguiente. Para dar cumplimiento a la revision del acuerdo 026 del 2000 se adelantaron las siguientes actividades desde la Direccion General de Investigaciones que permitieron ademas de avanzar en la revisiòn, identificar la necesidad de incluir a otros actores de la Universidad, asi: Socializacion ante el Consejo Institucional de Investigaciones, en donde se precisa que no se han definido los programas de investigaciòn y se debe revisar la Estructura del Sistema. * Se realizò el Plan Institucional de Investigaciones 2016 -2018, que contempla en la Estrategia 1. Revisiòn del sistema y de la estructura de investigaciones Meta y Estrategia 2. Identificacion de los programas de investigacion pertinenetes al contexto local, regional, nacional e internacional. * En conjunto con la Vicerrectorìa Acadèmica y la Coordinaciòn de Posgrados se avanzò en la construcciòn del Acuerdo Superior de Politìca Institucional de Investigaciiones. *En conjunto con la Vicerrectorìa Acadèmica, la Direcciòn General de Proyecciòn Social y Coordinaciòn de Posgrados se està trabajando la construcciòn del documento base para la modernizaciòn acadèmica de la Universidad de los Llanos. La propuesta que hacen para modificacion del hallazgo es: Accion de mejora: Revisi``on y elaboraciòn de propuesta de actualizaciòn de los componentes del Sistema de Investigaciones. Actividad: Participaciòn en jornadas de trabajo para elaboraciòn de la propuesta de actualizaciòn de los componentes del Sistema de Investigciones, como parte de la modernizaciòn acadèmica y nueva orgànica. La oficina de control interno acepta y cierra el hallazgo.Terminadocerrado2015-11-27Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de investigación Natalia RozoMediante oficio No 40.100.2.604 del 23 de diciembre de 2016, la oficina de investigaciones solicita se ajusten las actividades planteadas en el Plan de Mejoramiento suscrito inicialmente. VENCIDO100.00%
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621 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría interna de gestión y calidad5. InvestigaciónDirector General de InvestigacionesINUV001HSe evidencia una desactualización en los componentes que hacen parte del sistema de investigación de la universidad según lo estipulado por el acuerdo superior 026 de 2000.Desactualización de los componentes del Sistema de InvestigacionesAcción CorrectivaRevisión y actualización del Acuerdo 026 de 2000Elaboración de una propuesta de modificación del Acuerdo 026 de 2000 avalada por el Consejo Insittucional de InvestigacionesDocumento preliminar12016-07-012016-10-15141Acta 02 del 16/12/2016, seguimiento, actividad en proceso. Mediante oficio No 40.100.2.604 del 23 de febrero la oficina de investigaciones presenta lo siguiente. Para dar cumplimiento a la revision del acuerdo 026 del 2000 se adelantaron las siguientes actividades desde la Direccion General de Investigaciones que permitieron ademas de avanzar en la revisiòn, identificar la necesidad de incluir a otros actores de la Universidad, asi: Socializacion ante el Consejo Institucional de Investigaciones, en donde se precisa que no se han definido los programas de investigaciòn y se debe revisar la Estructura del Sistema. * Se realizò el Plan Institucional de Investigaciones 2016 -2018, que contempla en la Estrategia 1. Revisiòn del sistema y de la estructura de investigaciones Meta y Estrategia 2. Identificacion de los programas de investigacion pertinenetes al contexto local, regional, nacional e internacional. * En conjunto con la Vicerrectorìa Acadèmica y la Coordinaciòn de Posgrados se avanzò en la construcciòn del Acuerdo Superior de Politìca Institucional de Investigaciiones. *En conjunto con la Vicerrectorìa Acadèmica, la Direcciòn General de Proyecciòn Social y Coordinaciòn de Posgrados se està trabajando la construcciòn del documento base para la modernizaciòn acadèmica de la Universidad de los Llanos. La propuesta que hacen para modificacion del hallazgo es: Accion de mejora: Revisi``on y elaboraciòn de propuesta de actualizaciòn de los componentes del Sistema de Investigaciones. Actividad: Participaciòn en jornadas de trabajo para elaboraciòn de la propuesta de actualizaciòn de los componentes del Sistema de Investigciones, como parte de la modernizaciòn acadèmica y nueva orgànica. La oficina de control interno acepta y cierra el hallazgo.Terminadocerrado2015-11-27Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de investigación Natalia RozoVENCIDO100.00%
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621 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría interna de gestión y calidad5. InvestigaciónDirector General de InvestigacionesINUV001HSe evidencia una desactualización en los componentes que hacen parte del sistema de investigación de la universidad según lo estipulado por el acuerdo superior 026 de 2000.Desactualización de los componentes del Sistema de InvestigacionesAcción CorrectivaRevisión y actualización del Acuerdo 026 de 2000Presentación de la propuesta de modificación ante el Consejo AcadémicoDocumento final de propuesta12016-11-152016-12-154Segun oficio No 40.100.2.604 del 23 de diciembre de 2016, se esta trabajando en conjunto con la vicerrectoria academica y la coordinacion de posgrados en la construccion del documento base para la modernizacion academica de la Universidad de los Llanos.Procesoabierto2015-11-27Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de investigación Natalia RozoVENCIDO0.00%
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631 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría interna de gestión y calidad5. InvestigaciónDirector General de InvestigacionesINUV002HFalta de comunicación entre la dirección general de investigaciones y los centros de investigación de las facultades en cuanto al manejo y la trazabilidad de la información de proyectos que no eran entregados a los respectivos centros si no directamente a la dirección general.Desarticulación de la información entre los Centros de Investigación de las facultades y la Dirección General de InvestigacionesAcción CorrectivaDiseño, construcción e implementación de una base de datos que contenga la información de proyectos registrados en el Sistema de Investigaciones, compartida con los Centros de Investigación de las facultadesDiseño de la base de datos de proyectos de investigaciónDocumento Digital12015-11-152015-12-1541Se evidencia en Acta 01 del 16 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de D.G.I., derivado de la Auditoria a Dirección General de Investigaciones vigencia 2014 y 2015

Se evidencia en modo magnético en computador DGI03, ruta; (Escritorio / carpeta, compartida / DGI-2014-2015 / Estadísticas DGI / DGI base de datos de proyectos final, doc Excel) donde se encuentra la trazabilidad de la información de proyectos.

Se cierra el Hallazgo.

Acta 02 del 16/12/2016 Seguimiento; Se evidencia documento digital en Dropbox del correo dginvestigaciones@unillanos.edu.co donde se encuentran carpetas por proyectos, convocatorias, ejecución de proyectos y una base de Excel de proyectos actualizados de 2004 a 2016.

Se cierra hallazgo.
Ojo revisar acta anterior
Terminadocerrado2015-11-27Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de investigación Natalia RozoVENCIDO100.00%
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631 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría interna de gestión y calidad5. InvestigaciónDirector General de InvestigacionesINUV002HFalta de comunicación entre la dirección general de investigaciones y los centros de investigación de las facultades en cuanto al manejo y la trazabilidad de la información de proyectos que no eran entregados a los respectivos centros si no directamente a la dirección general.Desarticulación de la información entre los Centros de Investigación de las facultades y la Dirección General de InvestigacionesAcción CorrectivaDiseño, construcción e implementación de una base de datos que contenga la información de proyectos registrados en el Sistema de Investigaciones, compartida con los Centros de Investigación de las facultadesConstrucción de la base de datos de proyectos de investigaciónDocumento digital con información de los proyectos12015-12-162016-02-28101Acta 02 del 16/12/2016 Seguimiento; Se evidencia documento digital en Dropbox del correo dginvestigaciones@unillanos.edu.co donde se encuentran carpetas por proyectos, convocatorias, ejecución de proyectos y una base de Excel de proyectos actualizados de 2004 a 2016.

Se cierra hallazgo.
Terminadocerrado2015-11-27Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de investigación Natalia RozoVENCIDO100.00%
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631 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría interna de gestión y calidad5. InvestigaciónDirector General de InvestigacionesINUV002HFalta de comunicación entre la dirección general de investigaciones y los centros de investigación de las facultades en cuanto al manejo y la trazabilidad de la información de proyectos que no eran entregados a los respectivos centros si no directamente a la dirección general.Desarticulación de la información entre los Centros de Investigación de las facultades y la Dirección General de InvestigacionesAcción CorrectivaDiseño, construcción e implementación de una base de datos que contenga la información de proyectos registrados en el Sistema de Investigaciones, compartida con los Centros de Investigación de las facultadesImplementación de una base de datos que contenga la información de proyectos registrados en el Sistema de InvestigacionesDocumento digital compartido y socializado con los centros de investigación de las facultades12016-03-012016-04-0141Acta 02 del 16/12/2016 Seguimiento; Se evidencia documento digital en Dropbox del correo dginvestigaciones@unillanos.edu.co donde se encuentran carpetas por proyectos, convocatorias, ejecución de proyectos y una base de Excel de proyectos actualizados de 2004 a 2016.

Se cierra hallazgo.
Terminadocerrado2015-11-27Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de investigación Natalia RozoVENCIDO100.00%
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641 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría interna de gestión y calidad5. InvestigaciónDirector General de InvestigacionesINUV003HSe evidencia humedad, falta de aire acondicionado, lámparas dañadas y problema de roedores que afectan la infraestructura y el ambiente de trabajo en los centros de investigación.Falta de mantenimiento y adecuación de los espacios asignados a los Centro de investigaciónAcción CorrectivaInformar ante la Vicerrectoría de Recursos Universitarios, la necesidad de adecuación y mejora de las condiciones de trabajo de los Centros de investigación.

Nota Aclaratoria: Conforme con las funciones del Consejo Institucional de Investigaciones y de la Dirección General de Investigaciones reguladas en los artículos 11 y 13 del Acuerdo 026 del 2000, se evidencia que no existen obligaciones relacionadas con la disposición respecto a la infraestructura de los centros de investigación, lo cual es competencia directamente de la Vicerrectoría de Recursos Universitarios, previo requerimiento de la Facultad competente.
Cursar oficio ante la Vicerrectoría de Recursos UniversitariosCarta de solicitud12015-11-152015-12-1541Se evidencia en Acta 01 del 16 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de D.G.I., derivado de la Auditoria a Dirección General de Investigaciones vigencia 2014 y 2015

Se evidencia según memorando 40.10.2.100 del 16 de febrero de 2016 donde se solicita en el asunto, Requerimiento de Mantenimiento y adecuaciones a la Vicerrectoría de Recursos, se anexa memorando.

Se cierra el Hallazgo.
Terminadocerrado2015-11-27Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de investigación Natalia RozoVENCIDO100.00%
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641 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría interna de gestión y calidad5. InvestigaciónDirector General de InvestigacionesINUV004HRevisados 17 proyectos escogidos aleatoriamente, se evidencia formato FO-INV-08 distribución y ejecución presupuestal diligenciado a lápiz.No manejo de herramientas ofimàticas para el registro y seguimientos de ejecución financieraAcción CorrectivaElaboración e implementación de un documento digital para seguimiento financiero de los proyectos de investigaciónElaborar e implementar un archivo digital para seguimiento financiero de los proyectos de investigaciónDocumento Digital12015-11-152015-12-1541Se evidencia en Acta 01 del 16 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de D.G.I., derivado de la Auditoria a Dirección General de Investigaciones vigencia 2014 y 2015

Se evidencia en modo magnético en computador DGI03, ruta; (Escritorio / carpeta, compartida / DGI-2014-2015 / CONV_2014 / Seguimiento ejecución financiera 2014) donde se encuentra el seguimiento financiero de los proyectos de investigación.

Se cierra el Hallazgo.
Terminadocerrado2015-11-27Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de investigación Natalia RozoVENCIDO100.00%
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651 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría interna de gestión y calidad5. InvestigaciónDirector General de InvestigacionesINUV005HNo se evidencian las condiciones necesarias y suficientes para la protección y recuperación de registros documentales del 2011 en el centro de investigación de la facultad de ciencias humanas, ya que están almacenados en un sitio donde habitan roedores.Falta de mantenimiento y adecuación de los espacios asignados a los Centros de investigación Acción CorrectivaInformar ante la Vicerrectoría de Recursos Universitarios, la necesidad de adecuación y mejora de las condiciones de trabajo de los Centros de investigación.

Nota Aclaratoria: Conforme con las funciones del Consejo Institucional de Investigaciones y de la Dirección General de Investigaciones regladas en los artículos 11 y 13 del Acuerdo 026 del 2000, se evidencia que no existen obligaciones relacionadas con la disposición respecto a la infraestructura de los centros de investigación, lo cual es competencia directamente de la Vicerrectoría de Recursos Universitarios, previo requerimiento de la Facultad competente.
Cursar oficio ante la Vicerrectoría de Recursos UniversitariosCarta de solicitud12015-11-152015-12-1541Se evidencia en Acta 01 del 16 de febrero de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de D.G.I., derivado de la Auditoria a Dirección General de Investigaciones vigencia 2014 y 2015

Se evidencia según memorando 40.10.2.100 del 16 de febrero de 2016 donde se solicita en el asunto, Requerimiento de Mantenimiento y adecuaciones a la Vicerrectoría de Recursos, se anexa memorando.

Se cierra el Hallazgo.
Terminadocerrado2015-11-27Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de investigación Natalia RozoVENCIDO100.00%
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651 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría interna de gestión y calidad5. InvestigaciónDirector General de InvestigacionesINUV005HNo se evidencian las condiciones necesarias y suficientes para la protección y recuperación de registros documentales del 2011 en el centro de investigación de la facultad de ciencias humanas, ya que están almacenados en un sitio donde habitan roedores.Falta de mantenimiento y adecuación de los espacios asignados a los Centros de investigación Acción CorrectivaArticulación con los Centros de Investigación en el manejo de las bases de datos diseñadas por la Dirección General de Investigaciones, como respaldo de registros documentales.Almacenar información de los proyectos de investigación en formato digital y compartirla con los Centros de Investigación de las Facultades, como resplado de registros documentalesArchivo digital12016-03-012016-04-014abiertoabierto2015-11-27Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de investigación Natalia RozoVENCIDO0.00%
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661 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTOHallazgoAuditoría interna de gestión y calidad5. InvestigaciónDirector General de InvestigacionesINUV006H Del 100% de docentes con inventarios devolutivos de equipos y enseres a su cargo, Se revisó una muestra aleatoria del 41% de este inventario suministrado por almacén y se evidenció que no se encontró en el momento de la auditoria el libro Número 1 PARTICIPACION CIUDADANA EN LAS POLITICAS PUBLICAS CANTO con código 21699485-1, ya que el docente manifestó que está en poder de un estudiante pasante.Desarticulación entre investigadores y centros de investigación de las facultades en lo referente al artículo 32 del Acuerdo 026 de 2000.

Nota aclaratoria: Todos los documentos que se suscriban en el desarrollo de proyectos de investigación son vinculantes para las partes, así que el numeral 9 de las actas de inicio de los proyectos de investigaciòn determina el manejo, control y disposición de los equipos.
Acción CorrectivaConcertación del proceso de devolución de equipos con los Centros de investigación de las facultades y la actualización de inventarios.

Esta acción estará contemplada en las acciones de mejora del hallazgo Nº 1.
Jornadas de trabajo con los comités de centros de investigación de las Facultades y socialización en Consejo Institucional de InvestigacionesActas de reuniones52016-02-012016-07-30245Acta 02 del 16/12/2016, Seguimiento; actividad en proceso. Oficio No 40.100.2.604 del 23 de diciembre 2016, solicitan cambiar la accion de mejora y actividad debido a que han hecho otras actividades que cumplen con el mejoramiento. En cuanto a los equipos adquiridos para los proyectos de investigacion por parte de los docentes, son registrados por la dependencia de Almacen al docente responsable mediante la asignaciòn de un inventario, acciòn que no es realizada por la Direcciòn General de Investigaciones, quedando a cargo el correspondiente equipo a la supervisiòn, uso y cuidado del investigador. En el caso de los docentes ocasiionales una vez finaliza el contrato, hacen entrega de sus correspondientes inventarios al Decano de la Facultad a la cual pertenece. * La universidad carece de un espacio que permita centralizar los equipos que se destinan a actividades de investigacion para un uso general y no particular como sucede en la actualidad. En este sentido, ni los Comitès de Investigaciones de las facultades podrian asumir esta responsabilidad. Cabe resaltar que en algunas facultades los directores de los centros de investigaciòn son docentes ocasionales. *Con respecto a la actualizaciòn de inventarios, desde la Direcciòn General de Investigaciones y la oficina de Control Interno, se consolidò para cada docente el inventario actualizado, lo cual permitiò controlar los nuevos requerimientos en cuanto a equipos para los procesos de investigaciòn que desarrollan y que el consejo institucional modificara los terminos de referencia aclarando que la Direcciòn G.I. revisarà la asignaciòn de equipos en convocatorias anteriores a los grupos solicitantes, y solo se financien a grupos de investigacion que NO hayan recibido equipos en convocatoriasanteriores, como consta en el acta No 12 del 22 de septiembre de 2015 que determino la modificacion en los terminos de referencia de las convocatorias internas. La accion de mejora que proponen es: Actualizaciòn de inventarios mediante la actividad: Consolidaciòn de inventarios con la dependencia de Almacèn.Terminadocerrado2015-11-27Auditoria Interna de Gestión y Calidad al proceso de investigación Natalia RozoVENCIDO100.00%
94
671 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad mayorAuditoría interna de gestión y calidad8. Gestión jurídicaAsesor JurídicoJUR001HNo se evidencia en los 77 contratos verificados que cumplan con el requisito del certificado de Disponibilidad presupuestal inferior al 10% de la menor cuantía. formato FO-GBS-08
Contratos Vigencia 2014:
4607-4471-3826-3827 3825-3823 3616-3617 3626 3803-3802-3801 3797-3796-3804-3702 3695-3710-3711-3721 4074 4054-4052-4055 4057-3769-3824-3736 3753-3879 3886-3872 3874-4272-4298-4278 4277-4275-4276 4226 4211-4212 4270-4219 4223-4017-5700-3957
carpetas contratos vigencia 2015:
5001-5002-5055-5251 5252-5235-5229-5692 5734 5487-5140-5374 5375 5376-5338 5339 5342-5174 5444-5697 5699-5475 5476-5474 5242-5149
Se destina un único certificado de disponibilidad presupuestal para la suscripcion de los contratos de apoyo a la gestión que hicieron parte de la muestra verificada y dicho certificado se encuentra en un único ejemplar por lo que se hace necesario tomar copias del mismo para incorporar en cada uno de los contratos.Acción CorrectivaTomar copias del certificado de disponibilidad presupuestal original para incorporar en cada uno de los contratos que comparten dicha disponibilidad.Copia certificado de disponibilidad presupuestal CDPCopias772015-11-012015-12-30877Se evidencia en Acta 01 del 04 de marzo de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Jurídica, derivado de la Auditoria proceso Gestión Jurídica (Contratación CPS) 2015

Se evidencia en contrato 5235 encontrado en caja 10, Copia certificado de disponibilidad presupuestal CDP número 42393, folio 1 y se evidencia en contrato 5229 encontrado en caja 10B, Copia certificado de disponibilidad presupuestal CDP número 42393, folio 2.

Se cierra Hallazgo.
Terminadocerrado2015-10-072015-11-17Auditoria proceso Gestión Jurídica (Contratación CPS)Ana Carolina SantiagoVENCIDO100.00%
95
681 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad mayorAuditoría interna de gestión y calidad8. Gestión jurídicaAsesor JurídicoJUR002HSe evidencia el incumplimiento del requisito estipulado en el Procedimiento PD-GTH-05
Estudio de oportunidad y conveniencia de los contratos de prestación de servicios de Menor Cuantía.
Se tomó muestra aleatoria de ciento ocho (108) carpetas del personal contratado mediante la modalidad Prestación de Servicio, se evidencia que no posee el formato
FO-GBS-47 Estudio de Conveniencia y Oportunidad.
vigencia 2015
33 carpetas de los siguientes contratos
5848-5001-5002-4997-4988 4994-4986-4980-4976-5088 5093-5099-4962-4957-5250 5251-5233-5229-5292-5492 5479-5464-5734-5487-5140 5142-5143-5374-5338-5339 5342-5174-5444
La dificultad por parte de las dependencias que requirieron los servicios de los contratistas para consignar correctamente la informacion en el formato FO-GBS-47, ya que se inicio su implementación para el I semstere de 2015.Acción CorrectivaAsesorar el diligenciamiento del formato FO-GBS-47 y verificar su correspondecia con el servicio contratado para ser incorporado en el contrato.Formato FO-GBS-47 Estudio de conveniencia y oportunidad.Formato332015-11-012015-12-308Se evidencia en Acta 01 del 04 de marzo de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Jurídica, derivado de la Auditoria proceso Gestión Jurídica (Contratación CPS) 2015

Se evidencia correo electrónico enviado de yisell.perez@unillanos.edu.co a todas las dependencias el día 24 de septiembre de 2015 a las 3:04 pm, donde se brindó asesoramiento y diligenciamiento. Los formatos ya reposan en la oficina de Contratación pendientes de la firma del señor ex Rector Ingeniero Oscar Domínguez.

Hallazgo en proceso.
Procesoabierto2015-10-072015-11-17Auditoria proceso Gestión Jurídica (Contratación CPS)Ana Carolina SantiagoVENCIDO0.00%
96
691 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad mayorAuditoría interna de gestión y calidad8. Gestión jurídicaAsesor JurídicoJUR003HSe tomó muestra aleatoria de ciento ocho (108) carpetas de los siguientes contratos que no cumplen con este requisito estipulado en el Procedimiento PD-GTH-05 no se evidencia la
Certificación de que no existe personal para el desarrollo de las funciones.
Vigencia 2014
47 carpetas de los siguientes contratos:
4607-3826-3827-3825-3823-5700-3957-3616
3617-3626-3803-3802 -3801-3797-3796-3804
3702-3695-3710-3711-3721-4074-4054-4052
4055-4057-3769-3824-3736-3753-3879-3886-
3872-3873-3874-4272-4298-4278-4277-4275
4276-4226-4211-4212-4219-4223-4270
Vigencia 2015
22 carpetas de los siguientes Contratos
5848-4986-4976-5088 -4956-5250-5251-5252
5235-5233-5692-5492 -5479-5462-5463-5464
5734-5887-5143-5374-5342-5174
La expedición de dichas certificaciones se hace de manera masiva atendiendo al numero de contratos suscritos cómo apoyo a la gestión.Acción CorrectivaExpedición de la certificación de que no existe personal para el desarrollo de las funciones.Certificación de que no existe personal para el desarrollo de las funciones.Certificación692015-11-012015-12-30869Se evidencia en Acta 01 del 04 de marzo de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Jurídica, derivado de la Auditoria proceso Gestión Jurídica (Contratación CPS) 2015

Se evidencia en contrato 4607 encontrado en caja 4A, Certificado Necesidad – Contratos de Prestación de Servicios, folio 1 y se evidencia en contrato 3802 encontrado en caja 9B, Certificado Necesidad – Contratos de Prestación de Servicios, folio 1.

Se cierra Hallazgo.
Terminadocerrado2015-10-072015-11-17Auditoria proceso Gestión Jurídica (Contratación CPS)Ana Carolina SantiagoVENCIDO100.00%
97
701 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad mayorAuditoría interna de gestión y calidad8. Gestión jurídicaAsesor JurídicoJUR004HSe tomó muestra aleatoria de ciento ocho (108) carpetas donde se evidencia que no reposa el documento correspondiente a la Resolución por medio de la cual se designa al Supervisor contrato:
Vigencia 2014
52 carpetas de los siguientes contratos
4607-4471-4506-3826 3827-3825-3823-4017-5700-3957-3616-3617 3626-3803-3802-3801-3797-3796-3804-3702 3695-3710-3711-3721-4077-4054-4052-4055 4057-3769-3824-3736-3753-3879-3886-3872 3873-3874-4272-4295 -4298-4278-4274-4277 4275-4276-4226-421-42112-4270-4219-4223
Vigencia 2015
46 carpetas de los siguientes contratos
5848-5001-5002-5055 4997-4988-4994-4986-4980-4976-5088-5093 5099-4962-4956-4957-5250-5251-5252-5235 5233-5229-5692-5492-5479-5462-5463-5664-5734-5487 5140-5142--5143-5374-5375-5376 5338-5339-5342-5174-5444-4697-5699-5475 5476-5477
Dichas resoluciones de designación de supervision se proyectan teniendo en cuenta todo los contratos suscritos en una misma fecha, siendo así, existe una resolución original que contempla varias designaciones por lo que se hace necesario tomar copia de la misma e ncluirla en cada uno de los contratos.Acción CorrectivaTomar copias de cada una de loas resoluciones originales para incorporar un ejemplar en cada uno de los contratos que comparten dicha disponibilidad.Resolución por medio de la cual se designa al Supervisor contratoResolución982015-11-012015-12-308Se evidencia en Acta 01 del 04 de marzo de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Jurídica, derivado de la Auditoria proceso Gestión Jurídica (Contratación CPS) 2015

Se evidencian las resoluciones en la oficina de Contratación y firmadas por el ex Rector Ingeniero Oscar Domínguez, pero no se han incorporado a las carpetas.

Hallazgo en proceso
Procesoabierto2015-10-072015-11-17Auditoria proceso Gestión Jurídica (Contratación CPS)Ana Carolina SantiagoVENCIDO0.00%
98
711 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad mayorAuditoría interna de gestión y calidad8. Gestión jurídicaAsesor JurídicoJUR005HSe evidencio en las siguientes minutas: 3616 3617-3626-3801-3797 3796-3804-3702-3695 3711-3721-3769-3753 3824-3957-4471-4017-5700
y/o contratos verificados correspondientes a la vigencia 2014 que se especifique en las consideraciones literal 4
y en la cláusula Decima cuarta Imputación Presupuestal, el valor del certificado de Disponibilidad Presupuestal
CDP
La no verificacin de la informacion en cada uno de los campos que se actualizan al momento de suscribir cada una d elas minutas.Acción CorrectivaCorrección y aclaracion respectiva de cada una de las minutas de los contratos según sea el caso.Minutas de contratoMinutas182015-11-012015-12-30818Se evidencia en Acta 01 del 04 de marzo de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Jurídica, derivado de la Auditoria proceso Gestión Jurídica (Contratación CPS) 2015

Se evidencia en contrato 3804 encontrado en caja 11A, CDP en folio 2 e Imputación Presupuestal, Clausula Décimo Quinta correspondiente al CDP, folio 25 y evidencia en contrato 3957 encontrado en caja CIER # 6, CDP en folio 99 e Imputación Presupuestal, Clausula Décimo Quinta correspondiente al CDP, folio 77.

Se cierra Hallazgo.
Terminadocerrado2015-10-072015-11-17Auditoria proceso Gestión Jurídica (Contratación CPS)Ana Carolina SantiagoVENCIDO100.00%
99
721 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad mayorAuditoría interna de gestión y calidad8. Gestión jurídicaAsesor JurídicoJUR006HSe tomó muestra aleatoria de ciento ocho (108) carpetas donde se evidencia que no están debidamente marcadas con el formato Rotulo FO-GDO-12 Además estas no están debidamente foliadas.
Vigencia 2014
4607-4471-4506-1571-1443-1573-1444-1572-3826-3827-3825-3823-4017-5700-3957-3616-3717-3626-3803-3802-3801-3797-3796-3804-3702-3695-3710-3711-3721-4074-4054-4052-4055-4057-3769-3824-3736-3753-3879-3886-3872-3873-3874-4272-4295-4298-4278-4274-4277-4275-4276-4226-4211-4212-4270-4219-4223. Vigencia 2015
5001-5002-5055-1657-1659-1658-4997-4988-4994-4986-4980-4976-5088-5093-5099-4962-4956-4957-5250-5251-5252-5235-5233-5229-5692-5492-5479-5462-5463-5464-5734-5491-5487-5140-5142-5143-5374-5375-5376-5338-5339-5342-5174-5444-5697-5999-5475-5476-5477

Se evidencia que no están debidamente marcadas con el Formato de Rotulo para Carpetas FO-GDO-12, y además estas no están debidamente foliadas, incumpliendo lo estipulado en la Ley 594 de 2000 (ley general de archivo) Instructivo de foliación
IN-GDO-01, establecido en el proceso de Gestión Documental de la universidad de los llanos.
La oficina se encuentra en un proceso de atualización docuemental, donde se esta haciendo unificación de carpetas teniendo cómo criterio el nombre de cada contratista para asi consolidar un solo expediente a su nombre.Acción CorrectivaProceso de verificación de cada uno de los expedientes consolidados para cada contratista y su posterior rotulación y foliado.Carpetas de cada uno de los contratos marcar con el formato de rotulo FO-GDO-12 y foliarCarpetas1102015-11-012015-12-308Se evidencia en Acta 01 del 04 de marzo de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Jurídica, derivado de la Auditoria proceso Gestión Jurídica (Contratación CPS) 2015

Se encuentra a la espera de notificación por parte de Archivo General para unificar las carpetas por contratistas del año 2014 ya que al momento se encuentran unificadas para los años 2015 y 2016 por contratistas.

Hallazgo en proceso.
Procesoabierto2015-10-072015-11-17Auditoria proceso Gestión Jurídica (Contratación CPS)Ana Carolina SantiagoVENCIDO0.00%
100
731 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTONo conformidad mayorAuditoría interna de gestión y calidad8. Gestión jurídicaAsesor JurídicoJUR007HSe tomó muestra aleatoria de ciento ocho (108) carpetas de los siguientes contratos que no cumplen con este requisito:
Vigencia 2014
52 carpetas correspondientes a los siguientes contratos
4607-4471-4506-3826-3827-3825-3823-4017-5700-3957-3616-3617-3626-3803-3802-3801-3797-3796-3804-3702 3695-3710-3711-3721-4077-4054-4052-4055 4057-3769-3824-3736-3753-3879-3886-3872-3873-3874-4272-4295-4298-4278-4274-4277 4275-4276-4226-4211-42112-4270 4219-4223 Vigencia 2015
46 carpetas correspondientes a los siguientes contratos
5848-5001-5002-5055 4997-4988-4994-4986-4980-4976-5088-5093 5099-4962-4956-4957-5250-5251-5252-5235 5233-5229-5692-5492-5479-5462-5463-5664-5734-5487-5140-5142-5143-5374-5375-5376 5338-5339-5342-5174 5444-4697-5699-5475-5476-5477
Atendienco al volumen de contratos suscritos y que la designación se supervision se hace de manera masiva, el memorando de notificacion de supervision de los contratos por parte de la oficina jurídica no se llevo acabo.Acción CorrectivaVerificacion de las notificicaiones hechas a traves del correo institucionalmemorando de notificacion de supervision de los contratos por parte de la oficina jurídicaMemorando1102015-11-012015-12-308Se evidencia en Acta 01 del 04 de marzo de 2016, Seguimiento a las acciones de mejora y actividades establecidas en el plan de mejoramiento suscrito con el proceso de Jurídica, derivado de la Auditoria proceso Gestión Jurídica (Contratación CPS) 2015

Se presentara a la oficina de Control Interno solicitud de reformulación del Hallazgo ya que las resoluciones dicen Comuníquese y Cúmplase y en ningún momento se ordena Notificar las resoluciones, pero en el Procedimiento PD-JUR-02 dice notificar las resoluciones y por esto se ha resuelto realizar modificación del procedimiento PD-JUR-02 ante la oficina del SIG.

Hallazgo en proceso y a la espera de solicitud de reformulación.
Procesoabierto2015-10-072015-11-17Auditoria proceso Gestión Jurídica (Contratación CPS)Ana Carolina SantiagoVENCIDO0.00%
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