D-FR-05 MATRIZ DE RIESGOS.xlsx

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1			MATRIZ DE RIESGOS													Codigo	D-FR-05
2																Version	05
3																Fecha	3/16/2022
4																Pagina	1 de 1
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6							Riesgo Inherente		Riesgo Residual			SEGUIMIENTO
7	N°	Proceso	Riesgo	clasificacion	Causas	Consecuencias	Impacto	Probabilidad	Tipo de control	Descripción de los Controles	Responsable ejecucion del control	Acciones Realizadas	Registros (Evidencias)	Seguimiento 1er Semestre	Se Materializó? SI/NO	Seguimiento 2do Semestre	Se Materializó? SI/NO
8	1	Direccionamiento Estratégico	Posibilidad de: Incumplimiento a las actividades y metas establecidas en el plan de accion de la corporación	Estratégicos	Deficiencia en la Planeación. Dificultades logísticas que se presenten en el marco del desarrollo de las actividades	Retraso en la operación y ejecucion de cada uno de los objetivos	Moderado	Posible	Preventivo	Seguimiento periodico al Plan de accion de la Corporación	Mesa directiva. Respresentante de la dirección.	Establecieron lineanimientos para una adecuada planeacion y ejecucion de las actividades dentro de las fechas programadas	Seguimiento al Plan de Acción
9	2	Direccionamiento Estratégico	Posibilidad de: Incumplimiento de los términos establecidos para difundir la orientación estratégica y evaluar la gestión de la Corporacion.	Estratégicos	Deficiencia en la calidad y oportunidad de la información recibida de los procesos del SIG para la evaluación de la gestión e incumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001:2015.	Incumplimiento de los objetivo y metas institucionales. Observaciones formuladas por los entes de control por incumplimiento de términos. Pérdida de la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad de la Entidad.	Moderado	Improbable	Preventivo	Socialización de lineamientos y directrices institucionales.	Funcionarios del concejo	Realizacion de auditorias internas de calidad para verificar el cumplimiento de cada uno de los requisitos establecidos en la norma de calidad	Informes de las auditorias Actas de Reunion
10	3	Direccionamiento Estratégico	Posibilidad de: Insatisfaccion de los usuarios y partes interesadas con los servicios prestados en la corporación	Imagen	Deficiencia en la prestacion de los servicios y de una buena comunicación.	Deterioro en la Imagen y posibles sanciones legales.	Mayor	Posible	Correctivo	Aplicación de encuestas de percepción a los usuarios	Secretario General, Subsecretario	Capacitaciones, charlas de sensibilización y de formacion sobre atencion al ciudadano al personal de la Corporacion.	Listas de asistencia
11	4	Comunicaciones	Posibilidad de: Inadecuado manejo de la información interna y externa relacionada con los resultados de la gestión de la corporacion	Operativos	Uso indebido de la información.	Acciones en contra de la entidad. Afecta la toma de decisiones y la imagen de la entidad.	Mayor	Posible	Preventivo	Aprobación de la información por parte del responsable de la dependencia que la genera, antes de ser publicada.	PU Comunicaciones	Diligenciamiento del formato de "Solicitud de difucion de comunicacion" ( C-FR-11) informacion que será divulgada, una vez aprobada por la dependencia responsable de la misma.	Formato diligenciado C-FR-11)
12	5	Comunicaciones	Posibilidad de: Incumplimiento en las actividades y eventos acorde a lo solicitado	Operativos	Deficiencias en la Planeación y dificultades logísticas que se presenten en el marco del desarrollo de las actividades	Percepción negativa hacia la Corporacion. Afectación en la gestión y los resultados. imagen y operación del proceso	Moderado	Posible	Preventivo	Verificar permanentemente la programacion, actividades y logistica de los eventos	PU Comunicaciones	Monitoreo constante a la programacion de actividades y eventos. Acompañamiento y seguimiento al personal que ejerce dichas funciones.	Listas de asistencias Actas e informes
13	6	Control Politico	Posibilidad de: Incumplimiento en la realizacion de las sesiones de control politico acorde con lo planificado y lo establecido en el reglamento interno de la corporación	Cumplimiento	Inadecuada planeación, Desconocimiento de la norma , informalidad, falta de control y seguimiento a las actividades programadas.	Hallazgos y observaciones en cuanto al incumplimiento de las actividades programadas.	Moderado	Posible	Preventivo	Seguimiento permanente a la programación de sesiones (planificador) y verificar que las sesiones del concejo se realicen acorde a lo establecido en el reglamento interno de la corporación	Mesa Directiva Concejales	Monitoreo y control constante a las sesiones; Informar al citado, a los corporados y partes interesadas oportunamente. (correos electrónicos,llamadas) Establecer politicas claras para brindar asesoria a las comisiones del concejo	Listas de asistencia, Piezas graficas, Actas.
14	7	Proyectos de Acuerdo	Posibilidad de: Que los Proyectos de acuerdo no cumplan con los requisitos de fondo ni de forma establecidos en la normatividad vigente	Cumplimiento	Desconocimiento del procedimiento	Nulidades del acto por vicios de forma.	Mayor	Improbable	Preventivo	Verificar el cumplimiento de los requisitos de fondo y de forma establecidos por la normatividad vigente antes de dar trámite a los mismos	Autor de la iniciativa. Direccion de la comision y planaria.	Realizacion de Capacitaciones para Fortalecer el control de legalidad y el tramite de los proyectos	Listas de aistencia, material grafico
15	8	Adquisiciones	Posibilidad de: No ejecutar el presupuesto de acuerdo a lo planificado para la vigencia	Operativos	Desconocimiento en la elaboración y ejecución del presupuesto. Inadecuada planificación de las partidas presupuestales.	Retrazos en la ejecución contratactual (PAA). Retrasos en programación. Inexactitud y reprocesos de informacion generada. Desconfianza por parte de usuarios de la información (ordenador del gasto). Modificaciones del presupuesto. Incumplimiento de términos. Ordenar gastos sin CDP y RP. Adquisiciones innecesarias.	Moderado	Posible	Preventivo	Realizar seguimiento periodico a la ejecución del presupuesto	P.U. Presupuesto. Ordenador del gasto	Capacitación en presupuesto. Informe mensual de ejecución presupuestal por rubro. Informe de seguimiento a la contratación	Seguimiento y actualización permanente de los archivos: - 2022 PRESUPUESTO EJECUCION. - PRESUPUESTO 2022 – MODIFICACIONES.	Con cada apropiación CDP se actualiza el archivo "2022 PRESUPUESTO EJECUCION" Con cada resolución que modifica el presupuesto se actualiza el archivo "PRESUPUESTO 2022 - MODIFICACIONES"	NO
16	9	Adquisiciones	Posibilidad de: Que los bienes y servicios adquiridos no correspondan con lo establecido en el Plan de Adquisiciones anual	Cumplimiento	Desconocimiento de la forma y terminos para la elaboración adecuada del PAA. Deficiencias en el cronograma para realizar seguimiento y actualizacion del PAA	Incumplimiento en la normatividad vigente. Desfase en la adquisicion de bienes y servicios. Sanciones disciplinarias.	Moderado	Posible	Preventivo	Acto administrativo por medio del cual se adopta el plan PAA. Elaboración del PAA acorde a la normatividad vigente.	P.U. Presupuesto. Ordenador del gasto. Auxiliar Administrativo	Capacitación en SECOP II para la elaboración del PAA. Informe periódico de ejecución del PAA.	Seguimiento y actualización permanente del archivo "PAA 2022 SEGUIMIENTO"	Publicación del PAA y versiones de actualización en SECOP II, acorde a la normatividad vigente. Con cada requerimiento y/o contrato se actualiza el archivo PAA 2022 SEGUIMIENTO.	NO
17	10	Adquisiciones	Posibilidad de: No reportar la información contractual en los portales SECOP Y GESTION TRANSPARENTE en los plazos y forma establecidas por los organos competentes	Operativos	Incumplimiento en la entrega de documentos en la fecha oportuna para el cargue de la información. Falta de planeacion y porgramación en cada etapa contractual. Olvido o descuido en las fecha límite de publicación de documentos.	Extemporaneidad en el registro de la informacion. Incumplimiento en la normatividad. Hallazgos y observaciones	Mayor	Posible	Preventivo	Actualización permanente del formato S-FR-09	Auxiliar Administrativo Técnico de Sistemas	Cronograma de actividades para cada etapa contractual. Elaboracion de lista de chequeo con todos los documentos a publicar de acuerdpo cpn la normatividad. Generacion de una alerta para cumplir con el reporte.	Lista de chequeo expediente contractual formato S-FR-09 diligenciado	A pesar de los controles establecidos el acta de inicio de varios contratos se reportó de manera extemporánea.	SI
18	11	Adquisiciones	Posibilidad de: Contratar sin el cumplimiento de los requisitos legalmente establecidos	Corrupción	Desconocimiento de la norma. Falta de verificacion en los procesos contractuales	Delito contra la administración pública. Sanciones disciplinarias	Catastrófico	Improbable	Preventivo	Manual de contratación- manual de funciones-plan de capacitaciones	Lider del proceso Asesor Jurico Personal que participa en todas las etapas de la contratación	Fortalecimiento al plan de capacitacion acorde con la normatividad vigente. El uso de instrumentos de control para validar la idoneidad del contratista en cada proceso contractual	Lista de chequeo y verificación de los documentos habilitantes al inicio de cada proceso contractual.	Lista de requisitos previo a la contratación.	NO
19	12	Adquisiciones	Posibilidad de: Recibir bienes con caracteristicas y especificaciones diferentes a las establecidas en el contrato	Operativos	Requerir un bien con especificaciones técnicas incompletas o inadecuadas y/o en cantidad diferente a la necesidad. Requerir un servicio que no cumpla con el objeto o necesidad requerida. Desarrollas actividades diferentes a las requeridas.	Devoluciones. Reprocesos. Hallazgos y observaciones. Procesos disciplinarios.	Moderado	Improbable	Preventivo	Diligenciamiento adecuado de los formatos: - S-FR-04 Requerimiento contrato prestación de servicios. - S-FR-15 Requerimiento contrato adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes.	Responsable de cada proceso - Supervisores	Diligenciar el requerimiento de la necesidad.	Listas de chequeo; Formatos de requerimientos.	Antes de iniciar el proceso contractual elaboración del requerimiento de la necesidad.	NO
20	13	Adquisiciones	Posibilidad de: Incumplimiento en la realizacion de la evaluacion objetiva a los proveedores	Operativos	Desconocimiento del procedimiento. Falta claridad en el procedimiento.	No hay criterios de evaluación para determinar la aceptabilidad y eficiencia de un proveedor. Imposibilidad para determinar si un proveedor cumple o no con el porcentaje de evaluación para apoyar nuevos procesos.	Moderado	Probable	Preventivo	Dar a conocer el procedimiento, el responsable y el formato de evaluación. Diligenciar el formato S-FR-01 Evaluación y re-evaluación de proveedores.	Supervisor del contrato Secretario General	La socializacion y actualizacion del procedimiento y del formato	Formato S-FR-01 Evaluación y re-evaluación de proveedores	En este periodo no hay contratos terminados.	NO
21	14	Adquisiciones	Posibilidad de: Un manejo inadecuado de la caja menor.	Corrupción	Desconocimiento de la política de manejo de caja menor, del acto administrativo que la reglamenta y del procedimiento. Descuido en la custodia del dinero y de los documentos soporte.	Fraccionamiento en contratación. Hallazgos y observaciones. Sanciones disciplinarias.	Menor	Posible	Preventivo	Arqueo de caja. Planilla y seguimiento de gastos general y por rubro. Comprobante de caja menor para control de gastos autorizados. Revisión detallada de cada soporte.	Secretaria Ejecutiva. P.U. Presupuesto	Realización de arqueos de caja y seguimiento a los gastos más relevantes y de mayor cuantía. Informe de cada arqueo realizado. Elaboración de recibo de caja provisional para entrega de efectivo.	Arqueo de caja menor. Informes de arqueo.	En este periodo se ha realizado un arqueo de caja, sin observaciones significativas.	NO
22	15	Gestión Documental	Posibilidad de: La perdida de documentos y de tener documentacion en mal estado	Operativos	Falta de controles de factores ambientales y Biologicos. Custodia inadecuada de los documentos	Daño o perdida de la información. Gastos financieros. Sanciones legales. Hallazgos y observaciones. Mala imagen	Mayor	Improbable	Preventivo	Archivo de todos los documentos en unidades de conservación apropiadas. Control de la gestion documental G-PR-01. Prestamo de documentos G-FR-02. Inventario documental G-FR-04	aux. admtivo/archivo	Mejoras locativas al espacio donde reposan los documentos para su adecuada conservacion.	Mejoras en las Instalaciones fisicas del archivo.	Se materializo por la falta de espacio adecuado y suficiente para la preservacion de los documentos, se mojaron algunas cajas con documentos por una fuga de agua.	SI
23	16	Gestión Documental	Posibilidad de: Incumplir con los requerimientos de las tablas de retención documental en la admon de los documentos de la corporación	Cumplimiento	Desconocimiento de las TRD. Falta de actualizacion de la informacion	Mala operación del proceso. Hallazgos	Moderado	Posible	Preventivo	Verificación periodica del cumplimiento de lo establecido en la TRD	aux. admtivo/archivo	La adecuada aplicación y la constante actualizacion de las tablas de retención Reuniones periodicas del comiite de archivo para un buen control.	TRD. Informes. Actualizaciones. Actas de reunion	Pendiente la eliminacion de documentos, conforme a los tiempos definidos en las tablas de retencion documental, se citara a comité de archivo para dar cumplimiento de ley, según las TRD.
24	17	Talento Humano	Posibilidad de: Incumplir con los terminos o plazos definidos para la recepción de novedades de nomina	Operativos	Desactualización de los procedimientos. Incumplimiento de los plazos en el reporte de las novedades	Sanciones por incumplimiento a la norma. Financieros. Retraso en la operación	Moderado	Posible	Correctivo	Fecha Límite establecida por la secretaria de servicios administrativos	Secretario General, Jefe de Oficina Jurídica	Capacitacion sobre el proceso de Talento Humano y la actualizacion constante de los procedimientos	Listas de asistencia, fotografias, material pedagogico
25	18	Talento Humano	Posibilidad de: No conformidades y reprocesos de capacitaciones que no cumplan las necesidades y expectativas de los participantes de la Entidad	Cumplimiento	Falta de verificación en los procesos contractuales, de la idoneidad de los capacitadores para la ejecución de las actividades de formación.	Incumplimiento del objetivo de la capacitación y los objetivos y metas institucionales. No fortalecimiento en las competencias para la gestión institucional	Mayor	Posible	Preventivo	Seguimiento al PIC y a las evaluaciones de desempeño. Instrumentos de control para validar la idoneidad del capacitador, en los temas objeto de los contratos de capacitación.	Secretario General P.U Comunicaciones	El diseño e implementacion de la hoja de control para validar la idoneidad de los capacitadores y los temas objeto de los contratos de capacitación.	Listas de asistencia, Material pedagogico Formato T-FR-05
26	19	Talento Humano	Posibilidad de: La perdida de documentos de las historias laborales de los empleados del concejo	Operativos	No ingreso oportuno de los documentos a las carpetas. Falta de controles en el prestamo. Hurto	Financieros. Sanciones legales	Mayor	Improbable	Preventivo	Registos de envios de documentación a servicios administrativos.	Secretario General. Auxiliar Adquisiciones (Apoyo en Contratacion)	Mantener siempre cada uno de los documentos foliados y encarpetados y los registros de envío de la documentación a Servicios Administrativos.	Oficios. Informes
27	20	Sistemas de Información	Posibilidad de: No prestar los servicios en los tiempos establecidos.Demora en la prestacion del servicio	Imagen	Sobre carga de actividades	Inoperabilidad de los procesos. Demora en la entrega satisfactoria de los requerimientos	Moderado	Posible	Preventivo	Formato orden de servicio tecnico	Tecnico en Sistemas	Un proceso de sensibilizacion para el publico interno donde se dio a conocer los paramatros y criterios de atencion.	Listas de asistencia, Material pedagogico
28	21	Mejoramiento	Posibilidad de: No actualizar la información documentada del SGC	Operativos	Falta de controles, desconocimiento del procedimiento	Mala Imagen. Deficiencias en la operación del proceso	Moderado	Probable	Preventivo	Actualización periodica de la información documentada por cada uno de los líderes de proceso, Sensibilización sobre la importancia de manterner actualizado el SGC.	Líderes de proceso. Secretario General. Contratista de Calidad	Acompañamiento constante de personal para la actualizacion, apoyo y sencibilizacion SGC a todos los corporados.	Listas de asistencia, Material pedagogico
29	22	Mejoramiento	Incumplimiento en el seguimiento periodico al plan de mejoramiento	Operativos	Falta de culturay compromiso frente al seguimiento y control periodico al plan de mejoramiento	No cumplimiento de planes de mejoramiento. Falta de documentación de las acciones a realizar	Moderado	Posible	Preventivo	Cuadro en excel con semaforización. Sensibilización en Acciones. Cronograma del proceso de Mejoramiento que incluya revisión de acciones	Secretario General, Contratista de Calidad	Acompañamiento constante del personal de apoyo para incentivar la cultura y compromiso, frente al seguimiento y control al Plan de Mejoramiento.	Información documentada del SGC. Formato M-FR-01
30	23	Mejoramiento	Posibilidad de: Incumplimiento de las actividades establecidas en el Programa Anual de Auditorías Internas de Calidad	Cumplimiento	Sobrecarga laboral. Inadecuada planeacion de las auditorias. Falta de perfiles específicos para el desarrollo de la actividad de auditoria. falta de control y seguimiento a las actividades programadas.	Generación de hallazgos por parte de entes externos. Insuficiencia de insumos que coadyuven a la toma de decisiones Incumplimiento total o parcial del plan de acción.	Moderado	Improbable	Correctivo	Seguimiento, control y planeación al cronograma de auditorias	Secretario General, Asesor de Calidad	Seguimiento y acompañamiento constante frente a una planificacion concertada con los funcionarios.	Programa, planes e informes de Auditoría
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32					PROBABILIDAD	Casi seguro	10	15
33						Improbable	8	12
34						Posible	6	9
35						Probable	4	6
36						Rara Vez	2	3
37							Menor	Moderado
38							IMPACTO
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