PLAN DE MEJORA AUDITORIA INTERNA INVENTARIOS.xls

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1			SUSCRIPCIÓN Y AVANCE PLAN DE MEJORAMIENTO PRESENTADO A LA AUDITORÍA INTERNA
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3	ENTIDAD: ESE Hospital Nuestra Señora de la Candelaria						TIPO DE ENTIDAD: MUNICIPAL
4	REPRESENTANTE LEGAL : Nemesio Cataño Cordoba
5	AUDITORIA MODALIDAD : Regular/Interna
6	PERIODO FISCAL QUE CUBRE: 2022
7	FECHA DE SUSCRIPCIÓN O PRESENTACIÓN : 30 de diciembre de 2022
8	SUSCRIPCIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO ACTIVOS FIJOS – INVENTARIOS
9	No Hallazgo	Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras)	Causa del Hallazgo	Efecto del Hallazgo	Acción de mejoramiento	Objetivo	Descripción de las Metas	Denominación de la Unidad de medida de la Meta	Unidad de Medida de la Meta	Fecha iniciación Metas	Fecha terminación Metas	Plazo en semanas de las Meta	Área Responsable
10	No Hallazgo	Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras)	Causa del Hallazgo	Efecto del Hallazgo	Acción de mejoramiento	Objetivo	Descripción de las Metas	Denominación de la Unidad de medida de la Meta	Unidad de Medida de la Meta	Fecha iniciación Metas	Fecha terminación Metas	Plazo en semanas de las Meta	Área Responsable
11	1	Como parte de la revisión física en los servicios se puede evidencias las observaciones encontradas, Así mismo, de la revisión física a los elementos seleccionados en la muestra a través de Visita In – Situ el día 06 de octubre de 2022 en los diferentes servicios de la ESE, se evidenciaron bienes, que si bien, se encuentran debidamente registrados en el inventario, no concuerdan con la placa, al igual que otros bienes que no se encuentran registrados en la base de datos suministrada por el área auditada del sistema Nodhos Índigo, lo que dificulta su identificación y control en el respectivo registro	Unificación de criterios frente a la eliminación de las placas anteriores de los inventarios	Genera confusión en los lideres de áreas sobre cual es el numero real de la placa del bien	Terminar de palquetiar y revisar los equipos medicos.	Obtener el 80% de equipos biomedicos con placas de acuerdo a su uso y manejo	1. Verificar inventario y equipos fisicos existentes febrero 2023 2. Actualizar y plaquetiar lo faltante en el servicio de odontologia y farmacia marzo 2023 3. Actualizar y plaquetiar lo faltante en el servicio de urgencias,hospitalización y sala de partos abril y mayo 2023 4. Actualizar y plaquetiar lo faltante en el servicio de laboratorio, pyp, fiosterapia junio 2023 5.Actualizar y plaquetiar lo faltante en el servicio deconsulta externa julio 2023 6. Actualizar y plaquetiar lo faltante en el servicio de transporte y area admnistrativa agosto 2023 7. Actualizar y plaquetiar lo faltante en las areas faltantes septiembre 2023	Porcentaje	80	15/feb/2023	30/nov/2023	41	almacén
12	2	Se puede observar que en el módulo de inventarios no se está cargando la información completa de los activos, ya que los campos de Serie y Modelo de los equipos y bienes no está descrita la información, al igual en el campo de Marca, todas las casillas están como GENERAL, lo que para la auditoria los equipos y bienes tienen una marca específica, por lo que se solicita al área auditada completar la información en el sistema Nodhos Índigo como actualización de los inventarios	No se tiene la real información de cada bien	Falta de información actualizada	Organizar la información requerida de acuerdo a los equipos biomedicos ya que por sus años de uso algunos no contemplan esta información.	Obtener el 80% de la información de los equipos biomedicos actualizada	1. Se tendra para marzo de 2023 el 30% de información actualizada. 2. Se tendra para abril de 2023 el 60% de información actualizada. 3. Se tendra para mayo de 2023 el 80% de información actualizada.	Porcentaje	80	15/feb/2023	30/jun/2023	19	almacén
13	3	No se evidenció un adecuado control y custodia de los bienes a cargo de los funcionarios, en contravía de lo estipulado en el artículo 6º del Decreto-Ley 2400 de 1968 "Son deberes de los empleados: ... responder por la conservación de los documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir oportunamente cuenta de su utilización. La líder de farmacia manifiesta que en varias ocasiones ha solicitado el listado de los bienes de su área, los cuales no han sido entregados y así, no tiene como saber y como responder por cada uno de los mismos. El asesor de control interno recomienda al área de Inventarios y Subdirección Administrativa, al igual que al área de Contabilidad, para que adelante las investigaciones respectivas e informe sobre la entrega de cada uno de los inventarios a las áreas de la ESE	Genera confusión en los lideres de áreas sobre cual es la realidad de los bienes de su servicio	Mala distribución y perdida de bienes al interior de la entidad	Actualizar y entregar listados de bienes a cada servicio	Entregar al 80% de líderes de proceso el listado de bienes	1. Realizar tareas de las acciones de mejoramiento anteriores según el cronograma realizado mensualmente (accion de mejora numero 1 ).	Porcentaje	80	15/feb/2023	30/nov/2023	41	almacén
14	4	Novedades a las aseguradoras (altas y bajas) al momento de la auditoria la Auxiliar de Suministros manifiesta que las novedades a las aseguradoras (altas y bajas), son manejadas directamente por la Subdirección Administrativa, al igual que manifiesta que el equipo robado si fue reportado a la aseguradora para su respectivo procedimiento. Al hacer la pregunta de las mismas novedades a la Subdirección Administrativa, manifiesta que de los bienes ingresados durante la vigencia 2022, del listado entregado por el almacén, ninguno de estos han sido reportados a la aseguradora, y que la Subdirección Administrativa no tiene conocimiento del manejo de estas mismas novedades, por lo que para la auditoria se puede constituir en una falta grave, porque se puede sufrir una pérdida o daño de los bienes comprados por la ESE en la vigencia 2022, y estos no están cubiertos por las pólizas adquiridas por la ESE, de igual manera la Subdirección Administrativa, manifiesta que va a elevar la consulta con el asesor de seguros, ya que ella tiene conocimiento que solo se pasa una relación anual, pero no sabe cómo sería el procesos para el reporte de los bienes que ingresan nuevos a la ESE.	Desconocimiento de la información por parte del líder	Información desactualizada	Solicitar a la empresa de mantenimiento las novedades de altas y bajas de los equipos biomedicos	Depuraciondel 80% de listado de bajas de cada servicio	1. Enviar correo a Ingeniera biomedica solicitando información de mantenimientos realizados en el 2022. enero 2023. 2. Con los mantenimientos actualizar listado de bajas. Mayo 2023	Porcentaje	80	12/ene/2023	30/may/2023	20	almacén
15	5	Como es la información de estas mismas (altas y bajas) llevadas a estados financieros, se manifiesta por parte del almacén que no se hace entrega de información a contabilidad, solo la información es llevada al sistema Nodhos Índigo, y de esta forma la actualización del módulo de inventarios, para la auditoria no se da cuenta si el área de contabilidad conoce de primera mano los activos que ingresan a la ESE, y así poder llevar los saldos a los estados financieros, o solo se basa con la información actualizada del módulo de inventarios, con las novedades encontradas afecta la confiabilidad de los mismos	Desconocimiento de la información por parte del líder	Información desactualizada	Continuar enviado correo a la contadora sobre el ingreso de las altas. Y a la técnica en financiera las evidencias fisicas.	Enviar el 80% de correo de ingresos de las altas a la contadora. A la técnica finciera queda como soporte las actas de pago.	1. Enviar correo a la contadora sobre los ingresos de las altas (mensualmente) 2. Archivar facturas fisicas y electronicas, archivar actas de pago por parte de la ténica financiera.	Porcentaje	80	30/ene/2023	30/dic/2023	48	almacén
16	6	Baja de bienes por traslado o traspaso de inventario, No se cuenta con esta información, como lo son los bienes susceptibles de baja, puesto que el almacén manifiesta que está pendiente del informe entregado por parte de la empresa encargada del mantenimiento de los equipos. No se cuenta con información de esta misma denominación de otras vigencias, lo que para la auditoria es una falta de funcionalidad del comité que aprueba las bajas, pues se puede evidenciar que en la vigencia 2022 no se han reunido. De otra parte, se pide a las áreas involucradas en el proceso, una vez se tenga el informe de la empresa encargada del mantenimiento de los equipos, se envié una copia a control interno como soporte de la auditoría interna, al igual que se convoque al comité para que este de la misma manera apruebe las novedades presentadas, y con el acta de aprobación del comité encargado, esta sea entregada al área contable y así poder llevar de la mejor manera los registros contables de los inventarios en la cuenta 16: PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO	Desconocimiento del formato de traslado por parte de los funcionarios y contratistas de la entidad	Perdida de bienes al interior por préstamo o traslado a otros servicios	Socializar al personal de la entidad el formato establecido para no volver a dar traslado o préstamo a bienes y equipos y así no generar confusión con el almacén de la entidad	Contar con los soportes de traslados de bienes para un mejor manejo de los mismos al interior de la ESE	Registro de la socialización durante la realización de inventario	Porcentaje	80	30/dic/2022	30/mar/2023	13	almacén
17	7	ADMINISTRACIÓN DEL RIESGOS: Si bien los procesos de ESE cuenta con la formulación de riesgos de gestión; el auditor no obtuvo información a lo relacionado con el manejo de los inventarios institucionales. Adicionalmente, dentro de este proceso, tampoco se registran riesgos de corrupción asociados a los inventarios, ya que en correo electrónico del día 30 de septiembre de 2022, se solicitó dicha información, lo anterior, genera imposibilidad por limitación en el alcance del auditor	Desconocimiento de la información por parte del líder	Información desactualizada	Solicitarle a la subgerencia administrativa la realización de dichos riesgos	Obtener el 80% de segumiento en los riesgos de gestíon.	1. Solicitar a la subgerencia admnistrativa enviar mensualmente al correo de suministros el seguimiento a los riesgos de gestión	Porcentaje	80	12/ene/2023	31/dic/2023	50	almacén - Subgerencias administrativa
18	TOTALES
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26	Convenciones:
27		Columnas de calculo automático					FIRMA
28		Información suministrada Informes de Auditorías
29		Celda con formato fecha: Día Mes Año					CARGO
30		Fila de Totales
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