ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
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FUNDAÇÃO SANTO ANDRÉ
2
COMITÊ GESTOR DE ACERVO INSTITUCIONAL
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TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
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PROCESSOS DOS SETORES:
SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO, ARRECADAÇÃO, DIPLOMAS, COBRANÇA JURÍDICA
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PRAZOS DE GUARDA
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SETOR-RAIZ DO DOCUMENTO
DOCUMENTO FASE CORRENTE
FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINALBASE LEGAL
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(SETORES DIRETAMENTE RELACIONADOS)[RECOMENDADO][RECOMENDADO] [REALIZADO]
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO ANÁLISE DE GRADE
(TRANSFERÊNCIA INTERNA E TRANSFERÊNCIA EXTERNA)		Manter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES5 anosArquivado permanentemente no prontuário digital do aluno (Sistema E2doc / Sistema TOTVS)125.23, 134.23, 144.23 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO ATESTADO DE VINCULO5 anosGuarda PermanentePrazo indeterminado. Arquivado permanentemente.125.131 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO ATIVIDADES COMPLEMENTARESEnquanto vigora*Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente.122.32 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTOCERTIFICADO DE CONCLUSÃO DE CURSO
(GRADUAÇÃO E PÓS-GRADUAÇÃO)		5 anos5 anosNão é arquivado. É entregue ao aluno. Porém Sistema TOTVS gera um relatório com os dados, que é arquivado permanentemente em sistema informático, acessível via consulta.125.422, 144.422 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO
(ARRECADAÇÃO; COBRANÇA JURÍDICA)		COMPROVANTE DE ENDEREÇO DO ALUNO
(MATRÍCULA E PRONTUÁRIO DO ALUNO)		Manter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES*Original físico arquivado permanentemente; cópia física eliminada; cópia digitalizada no ESTEC e2Doc; envio nato-digital pelo Sistema TOTVS, dados arquivados permanentemente125.43, 144.43 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO CONTEÚDO PROGRAMÁTICO (TRANSFERÊNCIA EXTERNA)10 anos10 anosArquivado permanentemente no prontuário digital do aluno (Sistema e2doc / Sistema TOTVS)125.33, 135.34, 144.33, 436.32, 446.32, 456.32 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO CONTEÚDO PROGRAMÁTICO10 anos10 anosArquivado permanentemente no prontuário digital do aluno (Sistema e2doc / Sistema TOTVS)125.33, 135.34, 144.33, 436.32, 446.32, 456.32 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO CONTRATO
(MATRÍCULA)		Manter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES5 anosVia física arquivada permanentemente; cópia digitalizada no Sistema ESTEC e2Doc arquivamento dos dados no Sistema CRM e no Sistema TOTVS125.21, 134.21, 144.21 (TTD-IFES); Lei nº 8.078/1990 – Código de Defesa do Consumidor (regulamenta o contrato de prestação de serviços educacionais); Lei n.º 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), art. 7º, inciso V, art. 11, incisos IIa e IIb, e art. 50; Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, §5°, inciso I
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO CONTROLE DE APLICAÇÃO DE PROVASManter até a homologação do evento ou a conclusão do caso1 anoArquivado durante 2 anos125.113, 134.113 e 144.113 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO DECLARAÇÃO DE VÍNCULO COM OUTRA INSTITUIÇÃO
(TRANSFERÊNCIA EXTERNA)		Manter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IESGuarda PermanenteArquivado permanentemente no prontuário digital do aluno (Sistema ESTEC e2Doc)125.13, 134.12 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO
(SETOR DE DIPLOMAS)		EMISSÃO DE DIPLOMA 1ª E 2ª VIA
(ALUNO SOLICITA À SGA)		5 anos5 anosPrazo indeterminado. Arquivado permanentemente.125.421, 144.421 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO FORMULÁRIO DE REMATRÍCULA
(REMATRÍCULA)		Manter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES5 anosVia física arquivada permanentemente; arquivamento dos dados no Sistema ESTEC e2Doc e no Sistema TOTVS125.22, 144.22 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO HISTÓRICO DA INSTITUIÇÃO DE ORIGEM
(MATRÍCULA E TRANSFERÊNCIA EXTERNA)		Manter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IESGuarda PermanenteArquivado permanentemente no prontuário digital do aluno (Sistema ESTEC e2Doc)125.43, 125.13, 144.43 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO HISTÓRICO ESCOLARManter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES5 anos Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente.125.41,134.41 e 144.41(TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO REQUERIMENTO À DISPENSA DE DISCIPLINAManter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES5 anos Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente.125.23, 134.23 e 144.23 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO (ARRECADAÇÃO)REQUERIMENTO DE CANCELAMENTO DE CONTRATOManter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES25 anosIndeterminado. Arquivado permanentemente.125.242, 144.242(TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO (ARRECADAÇÃO)REQUERIMENTO DE CANCELAMENTO DE MATRÍCULAManter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES25 anosIndeterminado. Arquivado permanentemente.125.242, 144.242 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO REQUERIMENTO DE COLAÇÃO DE GRAU
(COLAÇÃO DE GRAU SIMPLIFICADA)		5 anos-Prazo Indeterminado. Guarda Permanente124 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO REQUERIMENTO DE LICENÇA MÉDICA / GESTANTEManter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES2 anosPrazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc)125.5, 125.51, 125.52 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO REQUERIMENTO DE MATRÍCULA E REMATRÍCULA
(MATRÍCULA E REMATRÍCULA)		Manter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES5 anosVia física arquivada permanentemente; arquivamento dos dados em via eletrônica no Sistema ESTEC e2Doc e no Sistema TOTVS125.21, 125.22, 144.21, 144.22 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO REQUERIMENTO DE RECONTAGEM DE FALTAS10 anos10 anosPrazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc)125.33, 144.33 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO REQUERIMENTO DE REGULARIZAÇÃO DA VIDA ACADÊMICAManter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES*Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc)125.43, 144.43 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTOREQUERIMENTO DE REMATRÍCULA FORA DO PRAZO
(REMATRÍCULA)		Manter enquanto o aluno mantiver vínculo com IES5 anosPrazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc)125.22, 144.22 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTOREQUERIMENTO DE REVISÃO DE NOTA
(ALUNO SOLICITA REVISÃO DE NOTA)		Devolução ao aluno após o registro das notas1 anoPrazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc)125.31 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTOREQUERIMENTO DE REVISÃO DE PROVA
(ALUNO SOLICITA REVISÃO DE PROVA EM 2ª INSTÂNCIA)		Devolução ao aluno após o registro das notas1 anoPrazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc)125.31 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO (ARRECADAÇÃO)REQUERIMENTO DE TRANCAMENTO DE MATRÍCULA
(TRANCAMENTO TOTAL)		Manter enquanto o aluno mantiver vínculo com IES10 anosPrazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc)125.242,134.242, 144.242 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTOREQUERIMENTO DE VALE TRANSPORTE ESTUDANTIL
(ALUNO SOLICITA VIABILIZAR VALE TRANSPORTE)		Manter equanto o aluno mantiver vínculo com a IES10 anosPrazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc)523.2 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTOREQUERIMENTO GERALManter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES*Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc)125.43, 144.43 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO REQUERIMENTO REFERENTE À ENTREGA DE DOCUMENTAÇÃO
(MANIFESTAÇÃO VOLUNTÁRIA DO ALUNO EM CASO DE NECESSÁRIA ATUALIZAÇÃO CADASTRAL)		Manter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES*Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc)125.43, 144.43 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTO RESPOSTA AO TRANCAMENTO DE MATRÍCULAManter enquanto o aluno mantiver o vínculo com a IES10 anosPrazo indeterminado. Arquivado permanentemente.125.242, 144.242 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTOSOLICITAÇÃO DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO
(ALUNO SOLICITA MÉDIA GLOBAL)		10 anos10 anosPrazo indeterminado. Arquivado permanentemente no Sistema TOTVS.125.33, 144.33 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTOSOLICITAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA DE CURSO
(REOPÇÃO DE CURSO)		Manter enquanto o aluno mantiver vínculo com IES-Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc)125.14, 144.23 (TTD-IFES)
40
SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTOSOLICITAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA DE PERÍODO
(MUDANÇA DE TURNO)		Manter enquanto o aluno mantiver vínculo com IES-Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc)125.14, 144.23 (TTD-IFES)
41
SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTOSOLICITAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA DE TURMA
(TRANSFERÊNCIA INTERNA)		Manter enquanto o aluno mantiver vínculo com IES-Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente no prontuário do aluno (Sistema ESTEC e2Doc)125.14, 144.23 (TTD-IFES)
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SECRETARIA GERAL DE ATENDIMENTOTERMO DE COLAÇÃO DE GRAU
(PROCESSO DE FORMATURA / COLAÇÃO DE GRAU / COLAÇÃO DE GRAU SIMPLIFICADA)		5 anos-Prazo indeterminado. Arquivado permanentemente.124.1 (TTD-IFES)
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