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1 | ||||||||||||||||||||||||||
2 | PROCESO | Proceso/ Subproceso Auditado | Todos los procesos auditados, de acuerdo con la priorización de unidades auditables 2023 (metodologia de priorización del DAFP ) | |||||||||||||||||||||||
3 | Objetivo del Proceso | |||||||||||||||||||||||||
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5 | Auditor: | Equipo Control Interno | Lider de proceso Auditado | Lider de cada proceso priorizado | ||||||||||||||||||||||
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7 | Objetivo de la Auditoría | Evaluar el diseño y efectividad de los controles internos de los proceso auditados para la vigencia 2023, así como de los controles del Reto del Plan de acción de la Universidad de La Guajira al que le aporta. | ||||||||||||||||||||||||
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9 | Alcance de la Auditoría | Operaciones realizadas entre el 1ro de enero y el 31 de octubre de 2023 de cada proceso auditado. | ||||||||||||||||||||||||
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11 | Ítem | Observación /hallazgo | Riesgo Materializado | Causas | Acción a implementar | Fecha Inicio | Fecha Fin | Responsable | Estado | Fecha de Seguimiento | Observación | |||||||||||||||
12 | GESTIÓN DOCENCIA | 1 | Incumplimiento al seguimiento de la labor Docente en relación al control y desarrollo de los contenidos programáticos por parte de las facultades (Desarrollo de guía propedéutica). Incumplimiento de los directores de programa y de las fucniones docentes de acuerdo al estatuto profesoral. | Porque muchos profesores desconocen la norma interna o se resisten a ser concientes de sus deberes | Enviar un oficio a los docentes que presentaron inumplimientos en el semestre anterior citando la normativa vigente del deber docente y solicitar la entrega de las guía propedéuticas del semestre actual. Inluír sanción en el nuevo estatuto profesoral por incumplimiento | 5-feb-24 | 30-abr-24 | PILAR POMARICO PIMIENTA Vicerrectora Academica | CUMPLIDA | 16-abr-24 | ||||||||||||||||
13 | 2 | Incumplimiento al procedimiento y error en la aplicación de la normatividad interna correspondiente al proceso de Homologaciones. Incumplimiento del Acuerdo 026 de 2018 (Reglamento Estudiantil). | Porque hay posible desconocimiento de la normatividad aplicable al proceso de homologaciones | Reversar las homologaciones realizadas sin la aplicación de la normativa vigente | 5-feb-24 | 1-may-24 | PILAR POMARICO PIMIENTA Vicerrectora Academica | CUMPLIDA | 24-may-24 | Teniendo en cuenta que durante el primer seguimiento, no se habia cumplido con la acción propuesta por parte del proceso, se define prorrogar por un mes más como plazo maximo para cumplir con esta actividad. En ese sentido, durante el segundo seguimiento el 24 de mayo de la presente vigencia, se logró constatar el cumplimiento de la misma | ||||||||||||||||
14 | 3 | Incumplimiento al plan de acción correspondiente a la vigencia 2023. Se evidenció que existe un bajo cumplimiento a la acción “CREACION DE DIPLOMADOS Y CURSOS PARA DAR RESPUESTA AL PLAN DE CAPACITACION PROFESORAL”, “IMPLEMENTACION, DESARROLLO Y SEGUIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRAL PARA EL RECONOCIMIENTO Y VALORACION DEL DESEMPENO PROFESORAL (PROCEDIMIENTO PARA EVALUAR DOCENTES EN COMISIÓN ADMINISTRATIVA ACTUALIZADO) “definida en el proyecto “PROYECTO: VALORACION Y RECONOCMENTO DEL DESEMPENO PROFESORAL” | Por fallas en la planificación y envío de alertas a actividades por cumplirse el plazo | Revisar las actividades no completadas en el plan de acción 2023 y solicitar agregarlas al plan de acción 2024. | 5-feb-24 | 2-may-24 | PILAR POMARICO PIMIENTA Vicerrectora Academica | CUMPLIDA | 16-abr-24 | |||||||||||||||||
15 | 4 | Error en la actividad de cambio de plan de estudio para estudiante de pregrado. No aplicación del plan de transición y desmejoramiento del histórico académico. Incumplimiento del Acuerdo 026 de 2018 Por medio del cual se expide el reglamento estudiantil para estudiantes de pregrado y ciclos propedéuticos de la Universidad de La Guajira | Porque hay posible desconocimiento de la normatividad aplicable al proceso de cambio de plan de estudio-plan de transición | Reversar los casos detectados de incumplimiento de la normativa sobre el proceso de cambio de plan de estudio | 5-feb-24 | 3-may-24 | PILAR POMARICO PIMIENTA Vicerrectora Academica | CUMPLIDA | 16-abr-24 | |||||||||||||||||
16 | 5 | Incumplimiento al procedimiento de la evaluación Docente. No se evidenciaron algunas evaluaciones Docente en las facultades. Incumplimiento del Acuerdo 005 de 2006 Estatuto Profesoral De La Universidad de La Guajira. | Porque en la normativa vigente debe ser màs clara en cuanto tomar el instrumento no diligenciado como (Cero) para poder cerrar el proceso de evaluaciòn | Se les enviará llamado de atención al docentes y se tendrá en cuenta para la actualización del estatuto profesoral | 5-feb-24 | 4-may-24 | PILAR POMARICO PIMIENTA Vicerrectora Academica | CUMPLIDA | 16-abr-24 | |||||||||||||||||
17 | GESTIÓN TALENTO HUMANO | 6 | Reincidencia en el incumplimiento del hallazgo número 6 producto de la auditoria interna de Control Interno “La oficina de Talento Humano no cuenta con la documentación o caracterización del personal con discapacidad laboral adscrito a la Universidad de la Guajira y que permita dar cumplimiento al Decreto 2011 2017.” | No se realizó la caracterización 100% que posibilite la identificación del personal con discapacidad laboral dentro de la Universidad de La Guajira | Esteblecer estrategias que permitan realizar la caracterización 100% del personal con discapacidad laboral dentro de la Universidad de La Guajira | 20-feb-24 | 20-may-24 | LAUREN VANESA GONZALEZ CAMARGO Jefa de Talento Humano | INCUMPLIDA | 29-may-24 | El proceso no cumplió con las acciones dentro del plan de mejoramiento, solicita proroga para dar cumplimiento a las acciones definidas | |||||||||||||||
18 | 7 | Inexistencia de herramientas de seguimiento o monitoreo que permita verificar el cumplimiento del horario laboral en la institución. | No existe una herramienta de seguimiento o monitoreo que permita verificar el cumplimiento del horario laboral del personal administrativo en la institución. | Existencia de una herramienta de seguimiento o monitoreo que permita verificar el cumplimiento del horario laboral del personal administrativo en la institución. | 20-feb-24 | 20-may-24 | LAUREN VANESA GONZALEZ CAMARGO Jefa de Talento Humano | CUMPLIDA | 14-abr-24 | |||||||||||||||||
19 | 8 | Deficiencia en los controles establecidos por la Oficina de Talento Humano para el cumplimiento de la Revisión de hojas de vida, validación de títulos y la notificación de las resoluciones de vinculación de los Docentes de Horas Cátedra. | Falta de controles en la revisión de las hojas de vida, validación de títulos y la notificación de las resoluciones de vinculación de los Docentes de Horas Cátedra. | Establecer controles efectivos en el Gunig 2 para el cumplimiento de la Revisión de hojas de vida, validación de títulos, y realizar seguimientos de la notificación de las resoluciones de vinculación de los Docentes de Horas Cátedra. | 20-feb-24 | 20-may-24 | LAUREN VANESA GONZALEZ CAMARGO Jefa de Talento Humano | CUMPLIDA | 14-abr-24 | |||||||||||||||||
20 | 9 | Inexistencia de una herramienta de control y seguimiento para la realización de las evaluaciones médicas ocupacionales periódicas programadas en la institución. | Falta la existencia de una herramienta de control y seguimiento para la realización de las evaluaciones médicas ocupacionales periódicas programadas en la institución. | Diseño de una herramienta de control y seguimiento para la realización de las evaluaciones médicas ocupacionales periódicas programadas en la institución. | 20-feb-24 | 20-may-24 | LAUREN VANESA GONZALEZ CAMARGO Jefa de Talento Humano | CUMPLIDA | 14-abr-24 | |||||||||||||||||
21 | GESTIÓN CONTRATACIÓN | 10 | Reincidencia en el Hallazgo número 3 producto de la auditoria interna de Control Interno Inexistencia de las Actas de Inicio de los convenios: 023, 038, 059,077, 082 y 066. | Falta de coordinación, comunicación y requerimientos por parte de la Oficina de Contratación hacia los Supervisores. Debilidades conforme a la revisión de las Actas de Inicio al momento de la recepción. | Mejorar las gestiones de seguimiento y control, requiriendo a los supervisores los documentos correspondientes a la ejecución de los convenios suscritos por la universidad, de manera mensual, dejando constancia de las reincidencias en la falta de entrega por parte de los supervisores y porteriormente compulsar copia a control interno y rectoría, de ser el caso. | 25-ene-24 | 25-abr-24 | KELIN TORRES FREYLE Jefe de Contratación | CUMPLIDA | 17-abr-24 | ||||||||||||||||
22 | GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ACADEMICOS Y BIBLIOTECARIOS | 11 | El hallazgo evidenciado por la auditoría interna 2022, Este hallazgo, persiste y reincide, evidenciamos mediante la técnica de observación, inspección en toda la infraestructura física de la Institución y mediante entrevista al auditado, que las cámaras de seguridad de la institución se encuentran dañadas o deterioradas en un porcentaje del 70%. De igual manera, existe una gran debilidad, por la ausencia de cámaras de seguridad, en el evento en el cual se cometan hurtos, en cuanto a la entrada y salida de elementos de personal interno y externo, porque al no contar con cámaras de video seguridad o ausencia de ellas, se entorpecería cualquier investigación por carencia de elementos probatorios que contribuyan al esclarecimiento de quien cometió el delito por hurto | Deterioro por el transcurrir de los años, por el aumento de capacidad en infraestructura física de la entidad y ausencia de mantenimiento tanto preventivo como correctivo. | Gestionar las actividades correspondientes al concepto tecnico (Direccion de sistemas y recursos fisicos) y acciones correspondientes posteriores | 29-ene-24 | 5-abr-24 | JOSE JORGE VARGAS Director de Recursos Fisicos | CUMPLIDA | 22-may-24 | ||||||||||||||||
23 | 12 | Deficiencia en el mantenimiento de la parte locativa y daños en las baterías sanitarias sigue persistiendo, ya que se observó mediante la técnica de inspección, revisión y observación que en los sitios de los daños o de las deficiencias, que estas continúan con imperfecciones como orinales en desuso, sanitarios en desuso, parte locativa descascaradas y agriadas, baños clausurados, en desuso, y bastante deteriorados. | Falta de Mantenimiento Correctivo y Preventivo de las Baterías Sanitarias y falta de mantenimiento a la parte locativa de los baños y demás espacios de la Institución | Realizar mantenimiento a las baterias sanitarias | 29-ene-24 | 5-abr-24 | JOSE JORGE VARGAS Director de Recursos Fisicos | INCUMPLIDA | 26-jun-24 | De acuerdo a la revisión ocultar realizada por parte del equipo auditor, se logró evidenciar un avance en el mantenimiento de las baterias sanitarias, pero a la fecha aún no se han cumplido con todas las acciones definidas por parte del proceso. | ||||||||||||||||
24 | 13 | El hallazgo evidenciado por el equipo auditor durante el ejercicio de la auditoria, hace referencia, al desconocimiento y falta de evidencias del Inventario de bienes de propiedad de la Institución, el cual por manifestación del Líder hace parte de la oficina de inventario y la oficina de inventario depende de la oficina de Almacén y esta a su vez, hace parte del proceso Gestión de Bienes, Servicios Académicos y Bibliotecario de la entidad. Teniendo en cuenta la función de la dependencia, el inventario es un insumo fundamental para las acciones que le corresponde y debe reposar en los archivos del proceso. | Posible desarticulación entre el proceso y las Unidades que hacen parte del mismo (almacén e Inventarios). Falta de seguimiento y acompañamiento, empoderamiento y apropiación de las unidades que hacen parte del proceso. Posible desconocimiento o falta de aplicación de la gestión documental. | solicitar los inventarios anualmente hasta la vigencia anterior hasta 31 de diciembre y socializar desde la oficina de almacén e inventarios su estado actual. | 5-feb-24 | 20-mar-24 | JOSE JORGE VARGAS Director de Recursos Fisicos | CUMPLIDA | 22-may-24 | |||||||||||||||||
25 | 14 | Incumplimiento en la implementación del Plan Estratégico de Seguridad Vial. En el proceso solo reposa un documento borrador, el cual fue suministrado por la oficina de Salud y Seguridad en el trabajo. | Falta de Implementación del Plan Estratégico de Seguridad Vial en la Institución(Omisión del Diseño e Implementación del PESV), y más aún, cuando se cuentan con los requisitos establecidos en el Decreto Ley 2106 de 2019,que cuenten con una flota de vehículos automotores o no automotores superiores a diez(10)unidades, o que contrate o administre personal de conductores, deberán diseñar e implementar su Plan Estratégico de Seguridad Vial, de acuerdo con su misionalidad y tamaño deberán diseñar e implementar su Plan Estratégico de Seguridad Vial. | Implementación del PESV | 5-feb-24 | 29-mar-24 | JOSE JORGE VARGAS Director de Recursos Fisicos | INCUMPLIDA | 26-jun-24 | Durante el seguimiento de esta acción, se logró evidenciar la elaboración del documento, pero no se ha realizado la socialización ante la oficina de seguridad y salud en el trabajo para posteriormente su aprobación | ||||||||||||||||
26 | 15 | El proceso no cuenta con una herramienta de control para el acceso del personal externo a la institución. | Omisión en la Implementación de la herramienta que controla el acceso de personal externo a la institución. | Institucionalizar la herramienta con que se cuenta para el control de visitantes, que maneja la seguridad privada | 5-feb-24 | 29-mar-24 | JOSE JORGE VARGAS Director de Recursos Fisicos | INCUMPLIDA | 26-jun-24 | El proceso realizó algunas reuniones con la oficina de Atención al Ciudadano, para analizar la estrategia para avanzar en el cumplimiento en las acciones definida, pero desafortunadamente no se cumplió con los objetivos propuestos. | ||||||||||||||||
27 | GESTIÓN DOCUMENTAL | 16 | Incumplimiento al Plan de Acción Institucional: en cuanto a la Elaboración e implementación de los instrumentos archivísticos. Meta 2023: 6. No se presentaron evidencias de la aprobación e implementación de los seis (6) planes indicados en la meta para la vigencia. | No se cargaron las evidencias en el sistema del plan de accion de los hallazgos encontrados por el auditor por por desconocimiento de todos los proyectos cargados en el sistema del plan de accion para la dependencia fueron omitidos las evidencias de la elaboracion e implementacion de los instrumentos archivisticos y planes de la dependencia de gestion documental | Revisar las evidencias cargadas en el sistema de plan de accion como son la Elaboración e implementación de los instrumentos archivísticos. Meta 2023: 6. No se presentaron evidencias de la aprobación e implementación de los seis (6) planes indicados en la meta para la vigencia y analizar los hallazgos | 8-abr-24 | 7-jul-24 | TATIANA MARTINEZ GÓMEZ Secretaria General | CUMPLIDA | 26-jun-24 | ||||||||||||||||
28 | 17 | Incumplimiento al Plan de Acción Institucional: Actualización e implementación las tablas de retención documentales institucionales. Meta 2022: 2. Porcentaje de cumplimiento al momento de la auditoria 58.33%. | No se tuvo en cuenta el proceso que conlleva la actualizacion e implementacion de las tablas de retencion cuando se elaboro el plan de accion institucional | Realizar reunion con los procesos implicados en el avance de las tablas de retencion y revisar con ellos el estado que se encuentran para fijar un plan de trabajo | 8-abr-24 | 7-jul-24 | TATIANA MARTINEZ GÓMEZ Secretaria General | INCUMPLIDA | 26-jun-24 | El proceso realizó gestión de contratación con una empresa externa, para el asesoramiento y elaboración de las tablas de retención documental, por lo que no se ha cumplido en un 100% con el objetivo de la mejora. | ||||||||||||||||
29 | 18 | Incumplimiento al perfeccionamiento del Acta No.005 del 12 de abril de 2023, expedida por el órgano Colegiado Consejo Superior. (Falta de Firma y extemporaneidad en el cargue de la misma al normograma). | En el momento de recoger la firma de los miembros del consejo superior no se encontraba el presidente como es el gobernador o su delegado, por lo tanto el acta quedo sin esta firma | 1. Firmar el acta por el delegado de la Gobernación 2. Subir al normograma el acta firmada | 8-abr-24 | 7-jul-24 | TATIANA MARTINEZ GÓMEZ Secretaria General | CUMPLIDA | 26-jun-24 | |||||||||||||||||
30 | 19 | Incumplimiento al Plan de Acción Institucional: Elaboración implementación y seguimiento de política de servicio al ciudadano, política de gestión documental. Meta 2023: 2. Se reviso el nivel de avance de las políticas teniendo en cuenta las metas del 2023, y se encuentra en un nivel de avance del 100%, en cuanto a su elaboración, pero no ha sido aprobada la Política de atención al Ciudadano, en cuanto a la Política de gestión documental se actualizo el documento que contiene la estrategia, pero en cuanto a su implementación y operatividad depende de la parte financiera. Con respecto a los documentos. Teniendo en cuenta que el indicador de la meta para la vigencia 2023, habla de elaboración e implementación, es claro que se incumple con la meta y genera una alerta sobre la atención al ciudadano, debido a que la política de atención al ciudadano es la base para la aplicabilidad al interior de la institución. | Debido a que la persona encargada de la oficina de gestion documental para realizar el cargue de las evidencias de la Elaboración, implementación y seguimiento de la política de política de gestión documental no hizo el cargue completo de la informacion en el sistema de plan de accion en la vigencia 2023 y ademas no se cargo la politica de servicio al ciudadano vigente en 2023 sino un borrador de la actualizacion. | Revisar y analizar lo cargado en el sistema de plan de accion durante la vigencia 2023 según hallazgo encontrado por control interno | 8-abr-24 | 7-jul-24 | TATIANA MARTINEZ GÓMEZ Secretaria General | CUMPLIDA | 26-jun-24 | |||||||||||||||||
31 | VICERRECTORIA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN | 20 | Incumplimiento en la implementación y seguimiento de la Política de Emprendimiento | Falta de seguimiento y acompañamiento exhautivo, por parte de la coordinación de emprendimiento en cuanto a la elaboración y culminación del documento que contiene la politica de emprendimiento mediante acuerdo aprobado por el consejo superior | Realizar los trámites pertinentes y conducientes al logro de llevar la socialización del documento que contiene la politica de emprendimiento a los organos colegiados (consejo academico y consejo superior) | 31-ene-24 | 30-abr-24 | CARLOS MARIO MARQUEZ Vicerrector de Investigación y Extensión | CUMPLIDA | 20-jun-24 | ||||||||||||||||
32 | COMUNICACIONES INSTITUCIONAL | 21 | No se presenta evidencia de un mecanismo o herramienta para garantizar la actualización permanente de la información en el link de acceso a Transparencia de la información de la página web: el directorio de funcionarios solo tiene relacionado los directivos; No se encuentra cargado el Informe De Defensa Jurídica III Trimestre 2023. | Falta de controles efectivos y seguimiento por parte del administrador de la información | Crear una matriz de seguimiento trimestral para la actualización del link de transparencia en la página web institucional. | 9-feb-24 | 9-may-24 | CLAUDIA MARQUEZ Asesora de Comunicaciones | CUMPLIDA | 30-abr-24 | ||||||||||||||||
33 | 22 | No se evidenciaron los informes de seguimiento de los contratos 366, 370, 395, 408 bajo la supervisión de la Oficina de Comunicaciones | Falta de supervisión y seguimiento por parte del líder del área de comunicaciones. | Documentar mes a mes y a través del correo electrónico el envío de informes de supervisión de contratos por parte del líder del proceso de Comunicaciones al área de Contratación. | 9-feb-24 | 9-may-24 | CLAUDIA MARQUEZ Asesora de Comunicaciones | CUMPLIDA | 30-abr-24 | |||||||||||||||||
34 | 23 | Incumplimiento en la oportunidad de respuesta de las PQRS. | Falta de mecanismos para el seguimiento y control de la atención de las PQRS. | Realizar una socialización semestral de la importancia de las PQRSD, tiempos y trámites de gestión dirigido al equipo de trabajo de la Oficina de Comunicaciones, con el fin de generar una mayor apropiación sobre este procedimiento. | 9-feb-24 | 9-may-24 | CLAUDIA MARQUEZ Asesora de Comunicaciones | CUMPLIDA | 30-abr-24 | |||||||||||||||||
35 | GESTIÓN TECNOLOGICA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN | 24 | Falta de evidencia que permita verificar el cumplimiento del plan de mantenimiento de la vigencia 2023, no suministraron el informe semestral que permita evidenciar las actividades tecnológicas realizadas, los problemas identificados y las recomendaciones dadas para mejora. | No entrega de informes semestrales | Se realizan informes semestrales del plan de mantenimiento, el cual se anexa el informe impreso y los equipos tratados por dependencias. | 2-feb-24 | 30-mar-24 | JOSE MARIA CABALLERO Director de Sistemas | CUMPLIDA | 17-may-24 | ||||||||||||||||
36 | 25 | Incumplimiento de la página web con los estándares de accesibilidad para todas las personas y para el acceso autónomo e independiente de las personas con discapacidad. | Incumplimiento de la página web con los estándares de accesibilidad para todas las personas y para el acceso autónomo e independiente de las personas con discapacidad. | Cumplimiento de la página web con los estándares de accesibilidad para todas las personas y para el acceso autónomo e independiente de las personas con discapacidad. | 2-feb-24 | 30-mar-24 | JOSE MARIA CABALLERO Director de Sistemas | INCUMPLIDA | 17-may-24 | De acuerdo a lo manifestado por parte del lider del proceso, la responsabilidad de la implementación del lenguaje de señas es de comunicaciones. No se evidenció porcentaje de avance en relación al hallazgo | ||||||||||||||||
37 | PLANEACIÓN INSTITUCIONAL | 26 | No se presentaron evidencias de la operatividad, en la vigencia, de los comités adsorbidos por el Comité de gestión y desempeño. | No aplicación de la normatividad interna y externa, falta de controles efectivos y seguimiento por parte del personal responsable de la actividad | Actualizar la resolución 0332 de 2021, por el cual se crea el Comite Institucional de Gestión y Desempeño, estipulando los demás comités que son absorbidos y tengan relación con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión y no sean obligatorios por mandato legal. De igual forma realizar un informe por semestre de los temas manejados en el Comite. | 1-mar-24 | 1-may-24 | AIRADIN PINEDO VANEGAS Jefe de Planeación | CUMPLIDA | 10-jul-24 | ||||||||||||||||
38 | 27 | Actualización MECI: en su rol de segunda línea, y coordinadores del modelo, no realizaron actividades encaminadas a la actualización del MECI en la institución y su monitoreo | No aplicación de la normatividad interna y externa, falta de controles efectivos y seguimiento por parte del personal responsable de la actividad, falta de supervisión y seguimiento, posible desconocimiento de la normatividad interna. | Actualizar el Acuerdo 007 de 2021, con el propósito de revisar y mejorar el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), incorporando el esquema de Líneas de Defensa que se encuentra detallado en el Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG). Posteriormente, se procederá a presentarlo al Comité de Gestión y Desempeño para su respectiva aprobación. | 1-mar-24 | 1-may-24 | AIRADIN PINEDO VANEGAS Jefe de Planeación | CUMPLIDA | 10-jul-24 | |||||||||||||||||
39 | 28 | Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano: No se presentaron evidencias de la trazabilidad del proceso de elaboración del PAAC 2023, participación de los lideres responsables, reuniones y demás actividades descritas para la elaboración del mismo. | No aplicación de la normatividad interna y externa, falta de controles efectivos y seguimiento por parte del personal responsable de la actividad, falta de coordinación, supervisión y seguimiento, posible desconocimiento de la normatividad. | Documentar la trazabilidad de la construcción del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano (PAAC) vigencia 2024 | 1-mar-24 | 1-may-24 | AIRADIN PINEDO VANEGAS Jefe de Planeación | CUMPLIDA | 19-abr-24 | |||||||||||||||||
40 | 29 | Incumplimiento de la normatividad estatal para la administración de riesgos. Política de Riesgos y Matriz de riesgo institucional desactualizada. | No aplicación de la normatividad interna y externa, falta de controles efectivos y seguimiento por parte del personal responsable de la actividad, falta de supervisión y seguimiento, posible desconocimiento de la normatividad. | Actualizar la Política de Riesgo Institucional conforme a la última versión de la Guía para la Administración del Riesgo, así como elaborar la Matriz de Riesgo de Corrupción para el año 2024, responsabilidad de la Oficina de Planeación. | 1-mar-24 | 1-may-24 | AIRADIN PINEDO VANEGAS Jefe de Planeación | CUMPLIDA | 10-jul-24 | |||||||||||||||||
41 | 30 | Plan de mantenimiento preventivo y su ejecución. No cuentan con evidencias al respecto. | No aplicación de la normatividad interna y externa, falta de controles efectivos y seguimiento por parte del personal responsable de la actividad, falta de supervisión y seguimiento, posible desconocimiento de la normatividad. | Elaborar el plan de mantenimiento del año 2024 y hacer seguimiento. | 1-mar-24 | 1-may-24 | AIRADIN PINEDO VANEGAS Jefe de Planeación | CUMPLIDA | 19-abr-24 | |||||||||||||||||
42 | 31 | Supervisión de obras. No se presentaron evidencias de la realización de visitas de inspección a las obras. | Posibilidad de incurrir en prácticas inadecuadas relacionadas con el ejercicio de las funciones y la normatividad vigente. | Elaborar cronograma de visitas y seguimiento de ejecución de obras y mantenimiento de la infraestructura fisica del año 2024. | 1-mar-24 | 1-may-24 | AIRADIN PINEDO VANEGAS Jefe de Planeación | CUMPLIDA | 19-abr-24 | |||||||||||||||||
43 | GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA | 32 | Incumplimiento actividad del Plan de trabajo área de sostenibilidad contable: “Cuenta contable 1635 Bienes Muebles en Bodega. Analizar saldos existentes en esta partida”. No se le ha dado desarrollo a la actividad. | Falta de coordinación y comunicación entre áreas. | Cuenta contable 1635 Bienes Muebles en Bodega - En proceso de Depuración. | 1-feb-24 | 1-may-24 | BORIS ROMERO MORA Vicerrector Administrativo y Financiero | CUMPLIDA | 19-jul-24 | ||||||||||||||||
44 | 33 | No existe una política o instrumento sobre la identificación de los bienes físicos en forma individualizada, así como la realización de inventario dentro del proceso contable de la entidad. | Posible falta de supervisión y seguimiento al cumplimiento de disposiciones normativas. | Resolución No. 0725 "Por medio de la cual se adopta el manual para el manejo de almacenes e inventarios de la universidad de la Guajira". Proyección de procedimientos para ser incluidos en el SIG para el área de almacén e Inventario: 1. Elaboración plan de compra. 2. Aseguramiento de bienes. 3. Egresos por prestamos de bienes a entidades públicas. 4. Egresos por suministro o entrega de elementos a las dependencias. 5. Traslado de bienes de inventario de activos fijos en servicio. 6. Prestamos ayudas audiovisuales. 7. Responsabilidad por perdida o daño de bienes. 8. Baja de bienes de almacén. 9. Baja de bienes por merma sin responsabilidad. 10. Donación de bienes entregados en comodato. 11. Entrega del almacén. 12. Inventario de bienes. 13. Ingreso de elementos por adquisiciones por orden de compra. Contrato o caja menor. 14. Ingresos de elementos por donación o traspaso de otras entidades públicas. | 1-feb-24 | 1-may-24 | BORIS ROMERO MORA Vicerrector Administrativo y Financiero | CUMPLIDA | 19-jul-24 | |||||||||||||||||
45 | 34 | No se está cumpliendo con la elaboración y publicación oportuna de los estados financieros. | Falta de coordinación y comunicación entre áreas. | Dar cumplimiento a la Programación de informes (Contabilidad) año 2024. | 1-feb-24 | 1-may-24 | BORIS ROMERO MORA Vicerrector Administrativo y Financiero | CUMPLIDA | 19-jul-24 | |||||||||||||||||
46 | 35 | Las conciliaciones de las matrículas (diplomado – pregrado) a la fecha de la auditoría no se habían realizado. | Posible falta de coordinación y comunicación entre áreas. | Dar cumplimiento al Plan de trabajo (Contabilidad) año 2024. | 1-feb-24 | 1-may-24 | BORIS ROMERO MORA Vicerrector Administrativo y Financiero | CUMPLIDA | 19-jul-24 | |||||||||||||||||
47 | 36 | Conciliación de tesorería con extractos bancarios, y conciliación de saldos bancarios con saldos de contabilidad: La actividad no se encuentra actualizada a 31 de octubre. | Falta de coordinación y comunicación entre áreas. | Dar cumplimiento al Plan de trabajo (Contabilidad) año 2024. | 1-feb-24 | 1-may-24 | BORIS ROMERO MORA Vicerrector Administrativo y Financiero | CUMPLIDA | 19-jul-24 | |||||||||||||||||
48 | Fecha de Informe Auditoría : | Fecha de Elaboración del plan: | Fecha de presentación del plan: | Fecha de Seguimiento: | ||||||||||||||||||||||
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