ABCDEFGHIJ
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Versión: 06
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Código:
GFPI-F-159
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PROCESO
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 GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
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NOMBRE DEL FORMATO
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FORMATO PARA LA TRAZABILIDAD DE APOYOS SOCIOECONÓMICOS APOYOS DE TRANSPORTE
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CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
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Pública Pública ClasificadaPública Reservada
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INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO
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NO IMPRIMIR
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1. Generalidades
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CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Marque con una equis (X) la clasificación del documento según los lineamientos establecidos en la GOR-G-015 Guía Etiquetado de Información, que puede ser consultada en la herramienta de gestión del SIGA
Importante: solo se debe clasificar la información cuando se diligencie el formato, por si el formato vacío no contiende información por ende no se etiqueta.
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Con las generalidades se da respuesta a preguntas como:
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a) Objetivo: Realizar la trazabilidad de los aprendices inscritos, priorizados y adjudicados de cada uno de los tipos de apoyos de Transporte
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b) Este formato está referenciado en la guía de apoyos socieconómicos para la trazabilidad del apoyo
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c) El formato debe ser diligenciado por el equipo responsable de gestionar la asignación de apoyos de transporte en el centro de formación
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d) Frecuencia de diligenciamiento: Mensualmente según avance de la convocatoria y entrega del apoyo
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e) ¿Qué trámite surte el formato una vez diligenciado?: Este formato debe reposar en los archivos del centro de formación y ser remitidos a la Dirección de formación cuando se solicite y por los medios que se especifiquen.
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f) No se requiere imprimir
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g) La custodia de este documento estará a cargo del Centro de Formación
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h) El diligenciamiento de este formato debe realizarse apoyándose en la información obtenida de la plataforma de gestión administrativa de la entidad
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El número de generalidades y su estructura, depende de los requerimientos del formato
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Para el diligenciamiento se utiliza el tipo de letra Calibri con tamaño de 10 a 14 puntos de tamaño
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2. Instrucciones para diligenciar las casillas
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NOMBRE DE LA CASILLAINSTRUCCIONESTENER EN CUENTA
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Nombre o Número de la convocatoriaEn este espacio se escribe el año de realización de la convocatoria - número de la convocatoria ejemplo 2022-1
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Número de radicado de la convocatoriaEscribir el numero de radicado de la circular con su fecha de radicación a través del cual se publica la convocatoria
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Medios de DivulgaciónRegistre los medios de divulgación que utilizó para divulgar la convocatoria (tiene 6 campos disponibles)
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fecha de apertura convocatoria (DD/MM/AAAA)Escriba la fecha en la que se abre la convocatoriaLa cantidad de cupos a proveer estará sujeta a la disponibilidad presupuestal del centro de formación
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fecha de cierre convocatoria (DD/MM/AAAA)Escriba la fecha en la que se cierra la convocatoria
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Presupuesto comprometido en la convocatoria Teniendo en cuenta el número de cupos asignados, indique el valor presupuestal comprometido para respaldar la convocatoria
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Número de aprendices inscritosEn este espacio escriba el número de aprendices que se inscriben en la convocatoria. Este número debe corresponder con los que relacione en el formato.
37
Número de aprendices priorizados En este espacio escriba el número de aprendices priorizados en la convocatoria. Este número debe corresponder con los que relacione en el formato
38
Número de cupos adjudicados En este espacio escriba el número de cupos que efectivamente asignó.
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Datos del Aprendiz
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Código de la Regional Seleccione el código de la regional del Centro de formación que abre la convocatoria.Para el primer aprendiz que registre, seleccione cuidadosamente esta información de manera que los códigos y nombres correspondan, ya que una vez esté bien hecho este registro, usted podrá copiarlo para los otros aprendices incritos.
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RegionalSeleccione el nombre de la regional del Centro de formación que abre la convocatoria.
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Código del centroSeleccione el código del Centro de formación que abre la convocatoria.
43
Centro de FormaciónSeleccione el nombre del Centro de formación que abre la convocatoria.
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Nombres y Apellidos del AprendizEn este espacio escriba los nombres y apellidos del aprendiz
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Tipo de Identificación del AprendizSeleccione la sigla correspondiente al tipo de documento del aprendiz (Debe corresponder al registrado en el aplicativo de gestión académico administrativo). Así:
CC Cédula de Ciudadanía. TI Tarjeta de Identidad. CE Cédula de Extranjería. PS Pasaporte. DNI Documento Nacional de Identificación. NCS Número Ciego SENA. PEP Permiso Especial de Permanencia.		Resultado de la revisión documental aportada por el aprendiz y verificados en el sistema de gestión académico administrativo de la entidad.
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Número de identificación del aprendiz Escriba el número de documento del aprendiz registrado en el aplicativo de gestión académico administrativo. (Debe digitar unicamente valores numéricos; sin puntos, ni comas, ni ningún caracter no numérico).
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Nombre del Programa de Formaciòn Escriba el nombre del programa de formación del aprendiz registrado en el aplicativo de gestión académico administrativo.
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Número de GrupoEscriba el numero de grupo el aplicativo de gestión académico administrativo.
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Correo electrónico del aprendizEscriba el correo electronico del aprendiz actualizado registrado en el aplicativo de gestión académico administrativo y/o aportado por el aprendiz.
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Teléfono De Contacto del AprendizEscriba el teléfono de contacto del aprendiz registrado en el aplicativo de gestión académico administrativo.
51
Fecha Inicio Ficha (DD/MM/AAAA)Escriba la fecha de inicio de la ficha del programa de formación del aprendiz registrado en el aplicativo de gestión académico administrativo.
52
Fecha Fin Ficha (DD/MM/AAAA)Escriba la fecha de fin de la ficha del programa de formación del aprendiz registrado en el aplicativo de gestión académico administrativo.
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GéneroEn este espacio seleccione el género registrado en el documento de identificación del aprendiz (debe corresponder al registrado en en el aplicativo de gestión académico administrativo).
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EdadEdad cumplidadel aprendiz, en la fecha de la adjudicación de la convocatoria.
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Si es menor de edad, cuenta con la firma del representante legal o tutor (si o no)Corresponde a la declaración juramentada del Formato de Registro Socioeconómico diligenciado y entregado por el aprendiz menor de edad (o cuando se requiera) debe estar firmado por su representate legal o tutor
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Requisitos
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Estar en estado “en inducción” o “en formación” en etapa lectiva o productiva en el aplicativo Sofia Plus.Seleccione "CUMPLE" si el estado del aprendiz es "Inducción" o "Formación".Cualquier otro estado seleccione: "NO CUMPLE"
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No tenga condicionamiento de matrícula conforme a lo estipulado en el reglamento al Aprendiz.Seleccione "CUMPLE" , si el aprendiz no tiene condicionamiento de matrícula. Seleccione "NO CUMPLE", si el aprendiz si tiene condicionamiento de matrícula.
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No ser beneficiario de apoyos de sostenimiento regular o FIC. (únicamente aplica para la modalidad de transferencia bancaria)Seleccionar "cumple" o "NO cumple", segùn correspondaEstos espacios son diligenciados por el Centro de Formación
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Diligenciar adecuadamente el formato de registro socioeconómico que facilite el Centro de formaciónSeleccionar "cumple" o "NO cumple", segùn corresponda
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Resultado parcial
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Fecha de inscripción a la convocatoria (DD/MM/AÑO)Indique la fecha en la que se presento a la convocatoria el aprendiz
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Concepto respecto al cumplimiento de requisitosDe acuerdo el resultado de la revisión de documentos y requisitos, seleccione:

Cumple los requisitos: Aprendiz que cumple todos los requisitos descritos en el apartado de requisitos de inscripción.
No entrego documentación: Aprendiz que se inscribio pero no entrego la documentación.
No cumple los requisitos: Aprendiz que no cumple los requisitos descritos en el apartado de requisitos de inscripción. 		Cuando el número de cupos que dispone el centro de formación en una convocatoria de apoyos es igual o superior al número de aprendices inscritos que cumplen TODOS los requisitos, no es necesario realizar priorización de aprendices, puede pasar a la adjudicación de los cupos.
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Criterios de priorización
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Aprendiz con discapacidad Seleccione 15 si el (la) aprendiz es discapacitado y 0 si no los es.
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Aprendiz que pertenece a comunidades NARP, ROM o pueblos indígenasSeleccione 15 el (la) aprendiz pertenece a comuidades NARP, ROM o Pueblos Indígenas y 0 si no es asi.
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Aprendiz Campesino Seleccione 15 si el (la) aprendiz se reconoce como Campesino y 0 si no es asi.
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Aprendiz madre o padre cabeza de familia Seleccione 10 si el (la) aprendiz es madre o padre cabeza de familia y 0 si no los es.
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Aprendiz víctima del conflicto armado Ley 1448 de 2011- Decreto 4800 de 2011 Seleccione 10 si el (la) aprendiz es víctima del conflicto armado o cero (0) si no lo es.
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Aprendiz embarazada o en periodo de lactancia hasta un (1) año después del parto y por razones de lactancia.Seleccione 10 si la aprendiz esta embarazada o en periodo de lactancia hasta un año despues del parto y 0 si no los es.
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Aprendiz víctima de violencia basada en género y violencia contra la mujerSeleccione 10 si el (la) aprendiz es víctima de violencia intrafamiliar o cero (0) si no lo es.
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Aprendiz con nivel SISBEN Grupo A 1,2,3,4 y 5.Seleccione 10 si el (la) aprendiz tiene nivel de SISBEN - grupo A 1,2,3,4 y 5 y cero (0) si no lo tiene.
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Aprendiz en situación de desplazamiento por fenómenos naturales en los últimos dos (2) años Seleccione 5 si el (la) aprendiz está en situación de desplazamiento por fenómenos naturales en los ultimos dos (2) o cero (0) si no está en esta situación.
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Aprendiz nivel SISBEN grupo B 1, 2, 3, 4, 5,6 y 7Seleccione 5 si el (la) aprendiz tiene nivel de SISBEN - grupo B 1,2,3,4,5,6 y 7 o cero (0) si no lo tiene.
75
Aprendiz representante elegido según normatividad institucional o vocero de aprendices Seleccione 5 si el (la) aprendiz representante elegido según normatividad institucional o vocero y cero (0) si no.
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El aprendiz que participa en: Semillero de Investigación o WorldSkills o SENAsoft o de producción del CentroSeleccione 5 si el (la) aprendiz participa en Semillero de Investigación o WorldSkills o SENAsoft o proyecto de producción del Centro y cero (0) si no.
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Aprendiz que no tengan suscrito vínculo laboral, beneficiario del programa de jóvenes, patrocino, contrato de aprendizaje o prácticas laborales que le representen ingresos económicos.Seleccione 5 si el (la) aprendiz no cuenta con vínculo laboral, beneficiario del programa de renta jovén, patrocionio, contrato de aprendizaje o practicas laborales que le representen ingresos económinos y cero (0) si lo tiene.
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Aprendiz que no tenga apoyos de alimentación o plan de datos otorgados por el SENA.Seleccione 5 si el (la) aprendiz no tiene apoyo de alimentación o plan de datos y cero (0) si lo tiene.
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Resultado final
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Total puntaje de priorización Es la sumatoria de todos los criterios de priorización "Cuando en la convocatoria surja un conflicto derivado del empate en los puntajes con participación de un menor de edad, prevalecerá el derecho del menor sobre el derecho de los demás participantes.

Como segundo criterio se debe seleccionar a quienes hayan obtenido mayor puntuación en los cuatro (4) primeros ítems de la prioridad de asignación establecidos.

Como tercer criterio, se acudirá al sorteo en el cual estarán presentes el subdirector del centro, el Coordinador de Formación Profesional o quien haga sus veces y dos (2) representantes de los aprendices, quienes suscribirán el acta respectiva.

Estos criterios de desempate deben indicarse en los respectivos términos de asignación de los apoyos.



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¿Se requiere desempate? Si se requiere desempate elija "SI", si no requiere desempate elija "NO"
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¿Es aprendiz de Reemplazo?Es aprendi de reemplazo elija "SI", si no elija "NO"
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Criterio de desempateElija cual criterio de desempate fue utilizado para este aprendiz , de acuerdo a lo estipulado en la guia de apoyos socieconómicos GFPI-G-007
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¿Aprendiz Obtiene cupo?Elija "SI" si el aprendiz obtiene el cupo o "NO" si el aprendiz no obtiene el cupo.
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Concepto final"De acuerdo con el resultado de la revisión de documentos y requisitos seleccione:
• Cumple con puntaje de priorización
• Cumple sin puntaje de priorización
• No cumple los requisitos
• No entregó documentación
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Estado del aprendiz en la convocatoriaElija el estado del aprendiz en la convocatoria. "adjudicado", "lista de espera", " No aplica" o "Cancelado".
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Fecha de Adjudicación (DD/MM/AAAA) Escriba el año,mes y día (AAAA/MM/DD) de la adjudicación del apoyo
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Número Resolución adjudicación del apoyo Escribir el número de la resolución con la cual se adjudico el apoyo al aprendiz (sí aplica).
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SEGUIMIENTO APRENDICES ADJUDICADOS
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Monitoreo del estado de aprendices adjudicados en la formación Elija para cada mes el de acuerdo al estado del aprendiz en la adjudicación ya sea: "aplazado" "cancelado" "retiro voluntario" "condicionado" "en formación" "en inducción" "por certificar" "certificado" "traslado" "reingreso." Monitorear mensualmente el estado de los aprendices en la formación, a través del sistema de gestión académico-administrativa y registrarlo en el Formato Trazabilidad aprendices beneficiarios apoyos socioeconómicos.
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Informe de gestión de desembolsoElija para cada mes la opción correcta, de acuerdo al estado del desembolso. "si el apoyos fue: " con desembolso" "aplazado" "cancelado" " finalizado"
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3.Notas Formato GOR-F-XXX (Eliminar al momento de formalizar)
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Nota 1: Se recomienda para los sombreados y bordes de los formatos, usar los colores institucionales definidos en el Manual de Identidad Visual SENA vigente.
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Nota 2: Los formatos asociados a series documentales que se tengan que digitalizar en alguna de las plataformas de la entidad, por ejemplo OnBase (documentos asociados a contratos, convenios, etc )“no deben llevar sombreado”.
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Nota 3: Ajustar el código y versión del formato en el pie de página. Si el formato tiene como objetivo la recolección de datos personales , privados , semi privados o sensibles , se incluye en la parte inferior del formato, donde se registró la información, alguna de las siguientes opciones de mensajes de protección de datos personales de acuerdo con las políticas de seguridad y privacidad de la información y protección de datos personales vigente, las cuales pueden ser consultadas en la página web y en la Herramienta de gestión del SIGA:
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”Apreciado (usuario, empresario, aprendiz, ciudadano, etc.), de conformidad con la establecido en la política de protección de datos del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, la finalidad y tratamiento de los datos personales requeridos a través de esta canal de atención es la gestión, prestación y personalización de nuestros servicios. Al continuar da su consentimiento para que el SENA trate sus datos personales. Para más información consulte la política en la página WEB de la entidad.
En cualquier momento podrá solicitar al SENA conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir sus datos personales recolectados.”
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4. Notas Plantilla Excel (Eliminar al momento de formalizar)
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Nota 1: La plantilla de la presente hoja "Plantilla Excel", se utiliza para dar información en el marco comunicacional del SENA, por ejemplo: presentación de resultados estadísticos, formulación Plan de Acción, para incluir datos en presentaciones PowerPoint, entre otros.
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Nota 2: esta plantilla se desarrolla en letra Calibri entre 11 a 14 puntos.
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