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1 | Item | Details | Unit price | Unit # | Total | Notes | Spent | |||||||||||||||||||
2 | Travel | Local | $100 | 5 | $500 | 5 Local people | 1883 | |||||||||||||||||||
3 | Regional | $350 | 65 | $22.750 | 65 people with Less than 4 hour travel | 30738 | ||||||||||||||||||||
4 | Further away | $500 | 20 | $10.000 | 20 people More than 4 hour travel | |||||||||||||||||||||
5 | Administrative support | Visa stuff | $0 | No need (Visa free for CEE and CA countries) | ||||||||||||||||||||||
6 | Reimbursements person on the spot | $100 | 2 | $200 | 280 | |||||||||||||||||||||
7 | Learning Days | Single rooms (with breakfast) | $125 | 10 | $1.250 | 10 people * 1 night * (CEE Hub people) | 4602 | |||||||||||||||||||
8 | Double rooms (with breakfast) | $135 | 10 | $1.350 | 10 rooms for 20 people * 1 night | |||||||||||||||||||||
9 | Lunch | $15 | 35 | $525 | ||||||||||||||||||||||
10 | Dinner | $23 | 35 | $805 | ||||||||||||||||||||||
11 | Coffee breaks | $10 | 35 | $350 | ||||||||||||||||||||||
12 | Location rental | $0 | University | |||||||||||||||||||||||
13 | Site services | Translation booths | $1.500 | 2 | $3.000 | 1 room for 3 days, 2 booths | 0 | |||||||||||||||||||
14 | Translators | $1.500 | 2 | $3.000 | Two translators for 3 days (RU-EN) | |||||||||||||||||||||
15 | Audio/Visual | $2.000 | 3 | $6.000 | 3 cameras, Screen/Projectors/Microphones 2 technical people for 3 days | 8660 | ||||||||||||||||||||
16 | Internet Connection | $200 | 3 | $600 | Adding some speed to internet | |||||||||||||||||||||
17 | Translators | $1.500 | 2 | $3.000 | Two translators for 3 days (RU-EN) | |||||||||||||||||||||
18 | Tech support | $300 | 3 | $900 | 3 people for the duration of the conference | |||||||||||||||||||||
19 | Staff | Event manager | $750 | 4 | $3.000 | Will take care of running a smooth event - University person | 3000 | |||||||||||||||||||
20 | Designer and Communication officer | $750 | 4 | $3.000 | Will take care of the preparation of promotional materials, swag design and sustainable communication before, during and after the event over 3 months, X hours per months, | 3000 | ||||||||||||||||||||
21 | Venue | on spot infrastructure | $1.750 | 3 | $5.250 | Funds for infrastructure for the conference | 6472 | |||||||||||||||||||
22 | Hotel nights | Nights in Single rooms (with breakfast) | $125 | 100 | $12.500 | 20 persons * 4 nights - Mercure Hotel Altunizade (Confirmed) | 34145 | |||||||||||||||||||
23 | Nights in Double rooms (with breakfast) | $135 | 140 | $18.900 | 35 rooms (70 people) * 4 nights - Mercure Hotel Altunizade (Confirmed) | |||||||||||||||||||||
24 | VAT 10% | $3.140 | ||||||||||||||||||||||||
25 | Catering | Lunch | $15 | 450 | $6.750 | 15 USD per PAX * 4 days | 22825 | |||||||||||||||||||
26 | Dinner | $23 | 480 | $11.040 | 23 USD per PAX * 4 days | |||||||||||||||||||||
27 | Coffee breaks | $10 | 450 | $4.500 | 5 USD per PAX * 4 days | |||||||||||||||||||||
28 | Promo materials | Name tags | $3 | 150 | $450 | 3035 | ||||||||||||||||||||
29 | Signeage | $10 | 20 | $200 | ||||||||||||||||||||||
30 | Swag (pens, etc.) | $20 | 200 | $4.000 | pens, notebook and etc. | |||||||||||||||||||||
31 | Airport transfer | $100 | 5 | $500 | 5 trip from the airport to the hotel (arrival) and 5 trip from the hotel to the airport (departure). | 2125 | ||||||||||||||||||||
32 | Local entertainement | City tour | $5 | 150 | $750 | Bosphorus boat tour. | 11175 | |||||||||||||||||||
33 | Saturday night dinner with entertainement | $45 | 150 | $6.750 | Saturday dinner with entertainment | |||||||||||||||||||||
34 | General Total | $134.960 | 131940 | |||||||||||||||||||||||
35 | Remaining funds | $3.020 | ||||||||||||||||||||||||
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