ABCDEFGHIJKLMNO
1
2
SOP PEMINJAMAN RUANGAN SEC 8.0 2026
3
4
Tujuan : mengatur langkah atau prosedur dalam pen surveyan dan/atau peminjaman ruang kelas dan fasilitas umum agar proses perizinan ruang kelas dan fasilitas umum dapat berjalan dengan tertib sesuai dengan ketentuan yang berlaku di ITS. SOP ini meliputi pengajuan peminjaman ruangan tertutup maupun ruangan terbuka dan fasilitas umum guna memenuhi kebutuhan tiap tiap divisi.
5
6
7
SOP REQUEST RUANGAN
8
1Ruangan terbuka maupun tertutup yang dipergunakan untuk kegiatan internal dan eksternal SEC 8.0 2026, dalam berbagai bentuk kegiatan guna menyukseskan SEC 8.0 2026. Contoh Upgrading Staff divisi terkait, Bonding subdivisi terkait dan segala bentuk persiapan Pre-Event dan Main Event SEC 8.0 2026
9
10
11
2Segala bentuk peminjaman ruang kelas dan fasilitas umum yang dimaksud adalah yang ada di lingkungan ITS dan hanya untuk keperluan SEC 8.0 2026 yang dikelola oleh Pusat (Departemen).
12
3Sebelum melakukan peminjaman ruangan, tiap-tiap divisi diharuskan berdiskusi terlebih dahulu untuk menentukan ruangan/fasilitas yang akan digunakan. Baik secara internal maupun external divisi tersebut, sebelum mengajukan peminjaman kepada Sub Divisi Surveyor and License.
13
4Pengajuan permintaan Ruangan di Lingkungan ITS untuk Hari-H SEC 8.0 2026 maksimal 1 Desember 2026. Setelah tanggal tersebut Request ruangan untuk Hari-H berhak ditolak SnL
14
5Pengajuan permintaan Ruangan di Lingkungan ITS untuk Pra-Acara SEC 8.0 2026 maksimal H-14 acara dilaksanakan
15
6Setelah mengisi SOP, peminjam WAJIB menghubungi CP Subdivisi SnL yang sudah diberikan.
16
7Pengajuan dianggap SAH ketika sudah melakukan Konfirmasi kepada CP Subdivisi SnL. Barohin wa.me/6285730210869
17
Untuk contoh pengisian PEMINJAMAN ruangan spreadsheet dapat dilihat di sheets KAKEAN REQ
18
DIVISI YANG MEMINJAM HARUS MEMASTIKAN RUANGAN YANG DIGUNAKAN BERSIH BAIK SEBELUM MAUPUN SESUDAH KEGIATAN !!!!!
19
Permintaan ruangan secara mendadak atau melanggar poin diatas maka subdivisi SnL berhak untuk menolak peminjaman ruangan diajukan oleh divisi/subdivisi tersebut.
20
21
ALUR REQUEST RUANGAN
22
1Sheet diisi tiap divisi yang ingin melakukan peminjaman
23
2Kolom kebutuhan diisi ruangan yang direquest
24
3Kolom "Deskripsi Singkat Acara" diisi dengan deskripsi acara yang akan menggunakan ruangan tersebut. Contoh: kegiatan pencerdasan untuk staff SnL SEC 8.0 2026.
25
4Kolom Kepentingan diisi sesuai kebutuhan pada acara tertentu
contoh: Rapat Divisi
26
5Kolom Tanggal Pemakaian diisi tanggal ruangan akan digunakan. Contoh: 30 September 2026
27
6Kolom Waktu Pemakain diisi waktu yang akan digunakan untuk seluruh kegiatan acara dari persiapan panitia hingga pembersihan ruangan. Contoh jika acara dimulai jam 17.00 dan waktu persiapan panitia 1 jam sebelum acara dimulai maka diisi: 16.00-21.00
28
7Kolom Notes diisi dengan informasi tambahan yang diperlukan terkait peminjaman ruangan tersebut. Contoh: TV, Atk
29
8Setelah mengisi semua kolom, Peminjam WAJIB Mengubungi Sub Divisi Surveyor and License melewati CP yang tertera, kemudian Sub Divisi Surveyor and License mengonfirmasi pengisian link tersebut
30
9Sub Divisi Surveyor and License akan mengunjungi ruangan tersebut
31
10Sekertaris Sub Divisi Surveyor and License berkoordinasi dengan Sekretaris umum, untuk memproses surat izin peminjaman ruangan
32
11Menunggu surat diproses oleh Sekretaris SEC 8.0
33
12Sub Divisi SnL membawa surat tersebut ke Birokrasi untuk perizinan
34
13Jika terjadi problem dalam peminjaman suatu ruangan akan di diskusikan kembali antara SnL dengan divisi/subdivisi yang bersangkutan
35
14Saat pengajuan dilakukan, pengaju harus selalu follow-up kepada PIC masing-masing divisi yang tertera pada tabel di samping.
36
15Kolom status akan diisi oleh SnL sendiri berdasarkan status barang tersebut
37
16Fiksasi akan dikabarkan oleh SnL kepada CP dari tiap divisi jika ruangan sudah siap dipakai
38
39
40
NOTE :
41
Jika membutuhkan informasi lebih lanjut , CP (WhatsApp) :Barohin wa.me/6285730210869
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100