| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | W | X | Y | Z | AA | AB | AC | AD | AE | AF | AG | AH | AI | AJ | AK | AL | AM | AN | AO | AP | AQ | AR | AS | AT | AU | AV | AW | AX | AY | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | PHILIPPINES COUNCIL FOR AGRICULTURE AND FISHERIES | PCAF-PMKMD-QP02-F01 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
2 | Version 1 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
3 | Operational Planning Quality Form | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
4 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
5 | Annual Physical and Financial Plan (tier 1) | Reference Number | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
6 | Date: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
7 | Fiscal Year: FY 2023 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
8 | Division: Administrative, Financial and Management Division (AFMD) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
9 | Section: General Services Section (GSS) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
10 | Function | Key Activities | Performance Indicator | Annual Physical Targets | Travelling Expenses | Training Expenses | Supplies and Materials | Utility Expenses | Communication Expenses | Awards/Rewards and Prizes | Extraordinary & Miscellaneous | Professional Services | General Services | Repairs and Maintenance | Taxes & Insurances | Other Maintenance & Operating Expenses | TOTAL | REMARKS | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
11 | 1st | 2nd | 3rd | 4th | Total | Travelling (Local) | Travelling (Foreign) | Training, conventions | Office Supplies | Accountable Forms | Drugs and Medicine Exp | Fuel, Oil & Lubricants | Semi-Expendable Machinery & Equipment | Semi-Expendable Furnitures, Fixtures & Books | Other Supplies Expenses | Water Expenses | Electricity Expenses | Postage and Courier Services | Telephone (Mobile) | Telephone (Landline) | Internet Connection | Prizes | Extraordinary & Miscellaneous | Legal Services | Auditing Services | Consultancy Services | Other Professional Services | Janitorial Services | Security Services | Office Building | Office Equipment | Furniture and Fixtures | Info.& Comm. Tech Equip | Motor Vehicle | Taxes, Duties & Licenses | Fidelity Bond Premiums | Insurance Expenses | Advertising Expenses | Printing & Publication | Representation Expenses | Rent - Building & Structure | Rent - Motor Vehicle | Library & Other Reading Materials | Donations | Other MOOE | |||||||
12 | 1. Execute policy, rules, regulation and programs in all areas of records management in accordance with the National Archives Law, Rules & and supply management in accordance with the existing auditing and accounting procedure and procurement laws. | 134, 576.00 | 28,800.00 | 163,376.00 | P100.00 additional communication allowance of 9 drivers for funding | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
13 | 2. Develop, maintain and periodically update the records,property and supply management management aspect of the Finance, Administrative Management Information System (FAMIS) database. | 6,783.33 | 1,783.33 | 3,450.00 | 12,016.66 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
14 | 3. Ensure effective and consistent implementation of policies and principles relative to records management and physical safety and security. | 3.00 | 12.00 | 6.00 | 21.00 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
15 | 4. Advise management on strategic and/or sensitive records management issues and other related relevant matters. | 20,349.99 | 21,399.96 | 20,700.00 | 62,449.95 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
16 | 5. Undertake programs to ensure management of all physical facilities, equipments, furnitures, fixtures and vehicles. | 24,076.56 | 24,076.56 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
17 | I. PROPERTY AND SUPPLY MANAGEMENT SYSTEM | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
18 | A. PROCUREMENT | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
19 | 1. Prepare and submit APP-CSE of GSS | No. of APP-CSE of GSS submitted | 1 | 1 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
20 | 2. Consolidate and submit APP-CSE of AFMD | No. of APP-CSE of AFMD consolidated | 1 | 1 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
21 | 3. Consolidate and submit APP-CSE of PCAF | No. of APP-CSE of PCAF consolidated | 1 | 1 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
22 | 4. Prepare Purchase Request | % of PR prepared | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
23 | 5. Canvass Form/Quotation | % of canvass/shopping undertaken | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
24 | 6. PS-DBM Order Confirmation | % of PS-DBM confirmed | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
25 | 7. Quarterly Report on PS Balance | No. of Reports prepared | 1 | 1 | 1 | 1 | 4 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
26 | 8. Purchase Order | % of P.O.prepared | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
27 | 9. Notice of Delivery | % of Notice of Delivery submitted to COA | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
28 | 10. Prepare Inspection and Acceptance Report | % of IAR thru PO | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
29 | 11. Procurement Report | No. of Report | 1 | 1 | 2 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
30 | 12. External Provider Performance Evaluation Form | % of External Provider evaluated | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
31 | 13. PAL/Cebu Pacific Ledger Card | % of Ledger Card | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
32 | 14. Report on GFA Balance | No. of Report | 1 | 1 | 1 | 1 | 4 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
33 | 15. Airfare Utilization Report | No. of Report | 3 | 3 | 3 | 3 | 12 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
34 | B. UTILIZATION | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
35 | 1. Report of Supplies and Materials Issued | % of RSMI | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
36 | 2. Report of Semi-Expendable Property Issued | % of RSPI | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
37 | 3. Prepare Property and Acknowledgement Receipt (PAR) and Inventory Custodian Slip (ICS) | % of PAR and ICS prepared | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
38 | 4. Prepare Property Transfer Report (PTR) | % of PTR prepared | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
39 | 5. Prepare Inventory Transfer Report (ITR) | % of ITR prepared | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
40 | 6. Prepare Property Card | % of Property Card updated | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
41 | 7. Prepare Receipt of Returned Semi-Expendable Property (RRSP) | % of RRSP prepared | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
42 | 8. Update Supplies Stock Card | % of stock card prepared | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
43 | 9. Update Property Management Information System (PMIS) | % of PMIS updated | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
44 | 10. Process Monthly Utility Bills | % of voucher and ORS prepared | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
45 | 11. Update Utility Ledger Card | % of ledger card updated | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
46 | II. INFRASTRUCTURE MANAGEMENT | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
47 | 1. Prepare Conference Utilization Report | No. of report prepared | 1 | 1 | 1 | 1 | 4 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
48 | 2. Prepare Dormitory Utilization Report | No. of report prepared | 1 | 1 | 1 | 1 | 4 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
49 | 3. Prepare Building Maintenance Checklist | % of checklist prepared | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
50 | 4. Prepare Monthly Building Inspection Report | No. of Report | 3 | 3 | 3 | 3 | 12 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
51 | 5. Prepare Monthly Status Report on Workplace Repair and Building Maintenance | No. of Report | 3 | 3 | 3 | 3 | 12 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
52 | 6. Prepare Aircon Maintenance Report | No. of Report | 1 | 1 | 1 | 1 | 4 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
53 | 7. Update Database on Building Maintenance and Workplace Repair and Maintenance | No. of Update | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
54 | 8. Prepare Waste Materials Report | % of report prepared | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
55 | 9. Prepare Property Inventory Form | % of Inventory Form submitted | 100% | 100% | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
56 | III. TRANSPORTATION MANAGEMENT | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
57 | 1. Facilitate Vehicle Insurance and Registration | % of vehicle insured and registered | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
58 | 2. Prepare Trip Ticket and Fuel Coupon | % of Trip Ticket and Fuel Coupon prepared | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
59 | 3. Prepare Monthly Report on Fuel Consumption | No. of report prepared | 3 | 3 | 3 | 3 | 12 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
60 | 4. Prepare Weekly Sanitation and Disinfection Report | % of report prepared | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
61 | 5. Prepare Vehicle Maintenance Checklist | % of checklist prepared | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
62 | 6. Prepare Pre-Repair/Post Repair Inspection Form | % of pre-repair inspection form prepared | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
63 | 7. Update Vehicle Maintenance Card | % of ledger card updated | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
64 | IV. RECORDS MANAGEMENT | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
65 | 1. Records Management Request Form | % of request form processed | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
66 | 2. Incoming/Outgoing Documented Information Report | % of report prepared | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
67 | 3. Document Delivery Report | % of report prepared | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
68 | 4. Monthly Record Monitoring Form | % of monitoring record | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
69 | 5. Update Records Management Information System (RMIS) | % of RMIS Updated | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
70 | 134, 576.00 | - | - | - | - | - | - | - | - | - | 28,800.00 | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | 261,940.17 | ||||||||||||||
71 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
72 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
73 | Prepared by: | Reviewed by: | Approved by: | Approved by: | Approved by: | Approved by: | Approved by: | Approved by: | Approved by: | Approved by: | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
74 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
75 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
76 | EVANGELINE M. CABARRIOS | MARISA R. LO | FIDELIA DE ASIS-ANDRES | FIDELIA DE ASIS-ANDRES | FIDELIA DE ASIS-ANDRES | FIDELIA DE ASIS-ANDRES | FIDELIA DE ASIS-ANDRES | FIDELIA DE ASIS-ANDRES | FIDELIA DE ASIS-ANDRES | FIDELIA DE ASIS-ANDRES | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
77 | Staff, GSS | OIC-Asst. Chief, AFMD & Chief, GSS | Chief, Administrative, Financial and Management Division | Chief, Administrative, Financial and Management Division | Chief, Administrative, Financial and Management Division | Chief, Administrative, Financial and Management Division | Chief, Administrative, Financial and Management Division | Chief, Administrative, Financial and Management Division | Chief, Administrative, Financial and Management Division | Chief, Administrative, Financial and Management Division | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
78 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
79 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
80 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
81 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
82 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
83 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
84 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
85 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
86 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
87 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
88 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
89 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
90 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
91 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
92 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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100 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||