| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | W | X | Y | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | All costs inc. GST | Notes | Minimum - 200 pax | Medium - 250 pax | Maximum - 300 pax | Tracking inc GST | Actual in Xero (Ex GST) | Ticket voucher URLS | |||||||||||||||||
2 | cost | units | total | cost | units | total | cost | units | total | cost | units | total | |||||||||||||
3 | Income | ||||||||||||||||||||||||
4 | Tickets | 203 | $27,500 | 256 | $47,000 | 311 | $66,375 | 229 | $48,755 | 45476 | $44811 via Lil'Regie - on site tickets purchased via Xero | ||||||||||||||
5 | Earlybird | $250 | 50 | $12,500 | $250 | 50 | $12,500 | $250 | 50 | $12,500 | $275 | 49 | $13,475 | Note speaker refunds processed totalling $1680. | |||||||||||
6 | NZ Rate | $250 | 2 | $500 | $250 | 5 | $1,250 | $250 | 10 | $2,500 | $275 | 4 | $1,100 | ||||||||||||
7 | Standard | $375 | 20 | $7,500 | $375 | 70 | $26,250 | $375 | 90 | $33,750 | $395 | 39 | $15,405 | ||||||||||||
8 | Student | $150 | 4 | $600 | $150 | 4 | $600 | $150 | 5 | $750 | $150 | 3 | $450 | ||||||||||||
9 | Late Registration | $475 | 8 | $3,800 | $475 | 8 | $3,800 | $475 | 15 | $7,125 | $495 | 32 | $15,840 | ||||||||||||
10 | 5 or more | $325 | 8 | $2,600 | $325 | 8 | $2,600 | $325 | 30 | $9,750 | $355 | 7 | $2,485 | ||||||||||||
11 | Total paid | 92 | 145 | 200 | 134 | ||||||||||||||||||||
12 | Speakers @ $0 | $0 | 41 | $0 | $0 | 41 | $0 | $0 | 41 | $0 | $0 | 33 | $0 | ||||||||||||
13 | Volunteer @ $0 | $0 | 10 | $0 | $0 | 10 | $0 | $0 | 10 | $0 | $0 | 12 | $0 | ||||||||||||
14 | Sponsor @ $0 | $0 | 60 | $0 | $0 | 60 | $0 | $0 | 60 | $0 | $0 | 50 | $0 | ||||||||||||
15 | Total comp'd | 111 | 111 | 111 | 95 | ||||||||||||||||||||
16 | Sponsorship | Free tix | 12 | $66,100 | 16 | $88,100 | 21 | $115,100 | 18 | $101,350 | 93500 | ||||||||||||||
17 | Diamond - Amazee | 8 | $11,000 | 1 | $11,000 | $11,000 | 1 | $11,000 | $11,000 | 1 | $11,000 | $10,000 | 1 | $10,000 | |||||||||||
18 | Platinum - Morpht, GovCMS, Platform SH | 5 | $8,250 | 1 | $8,250 | $8,250 | 2 | $16,500 | $8,250 | 3 | $24,750 | $8,250 | 3 | $24,750 | |||||||||||
19 | Gold - Technocrat, Pantheon, Icon, Salsa, Oxide | 4 | $5,500 | 1 | $5,500 | $5,500 | 3 | $16,500 | $5,500 | 5 | $27,500 | $5,500 | 5 | $27,500 | |||||||||||
20 | Silver - JAM, Catalyst, District, TES (Contra), Skpr | 2 | $2,750 | 3 | $8,250 | $2,750 | 4 | $11,000 | $2,750 | 5 | $13,750 | $2,750 | 4 | $11,000 | |||||||||||
21 | Breakfast - Srijan | 1 | $8,250 | 1 | $8,250 | $8,250 | 1 | $8,250 | $8,250 | 1 | $8,250 | $8,250 | 1 | $8,250 | |||||||||||
22 | T-Shirt - Sparks | 3 | $5,000 | 2 | $10,000 | $5,000 | 2 | $10,000 | $5,000 | 3 | $15,000 | $5,000 | 1 | $5,000 | |||||||||||
23 | Day 1 networking - Acquia | 2 | $5,500 | 1 | $5,500 | $5,500 | 1 | $5,500 | $5,500 | 1 | $5,500 | $5,500 | 1 | $5,500 | |||||||||||
24 | Coffee - Ironstar | 3 | $5,500 | 1 | $5,500 | $5,500 | 1 | $5,500 | $5,500 | 1 | $5,500 | $5,500 | 1 | $5,500 | |||||||||||
25 | Sprint - PreviousNext | 2 | $3,850 | 1 | $3,850 | $3,850 | 1 | $3,850 | $3,850 | 1 | $3,850 | $3,850 | 1 | $3,850 | |||||||||||
26 | |||||||||||||||||||||||||
27 | 14594 | Venue refund - not invoiced income | |||||||||||||||||||||||
28 | |||||||||||||||||||||||||
29 | Income | $93,600 | $135,100 | $181,475 | $150,105 | 153570 | |||||||||||||||||||
30 | GST | $13,646 | 11897.6 | Note that international sponsors do not pay GST | |||||||||||||||||||||
31 | Income ex GST | $136,459 | 138976 | Revenue ex Venue Refund | |||||||||||||||||||||
32 | Costs | $103,759 | $120,492 | $137,980 | $97,954 | $115,929 | |||||||||||||||||||
33 | Costs per person (rough) | $511 | $471 | $444 | $428 | ||||||||||||||||||||
34 | Profit | -$10,159 | $14,608 | $43,496 | $38,505 | $37,641 | |||||||||||||||||||
35 | -10.85% | 10.81% | 23.97% | 25.65% | 24.51% | ||||||||||||||||||||
36 | Costs | ||||||||||||||||||||||||
37 | Venue - The Westin | $52,570 | $62,140 | $72,590 | $48,248 | 72800.92 | |||||||||||||||||||
38 | Catering (2 days) | $190 | 203 | $38,570 | $190 | 256 | $48,640 | $190 | 311 | $59,090 | $190 | $43,160 | |||||||||||||
39 | Sprint Day | $0 | 0 | $0 | $0 | 0 | $0 | $0 | 0 | $0 | $0 | $4,272 | |||||||||||||
40 | Beverage Package | $6,160 | |||||||||||||||||||||||
41 | Breakfast Buffet | $8,100 | |||||||||||||||||||||||
42 | Coffee cart hire | $1,000 | $500 | $500 | $1,000 | ||||||||||||||||||||
43 | Whiteboards | $0 | $0 | $0 | $150 | ||||||||||||||||||||
44 | Scene Change: AV hire | $13,000 | $13,000 | $13,000 | -$14,594 | Refund on AV | |||||||||||||||||||
45 | Staging / Misc | $4,000 | $5,000 | $6,000 | $5,145 | 0 | |||||||||||||||||||
46 | Video recording | $2,500 | |||||||||||||||||||||||
47 | Coffee ($5/cup, assume 2 cups per person per day) | $5 | 800 | $4,000 | $5 | 1000 | $5,000 | $5 | 1200 | $6,000 | $5 | 800 | $2,645 | ||||||||||||
48 | |||||||||||||||||||||||||
49 | Print & Merch | $2,250 | $2,250 | $2,250 | $1,245 | 1131.91 | |||||||||||||||||||
50 | Logo and collateral design | $800 | $800 | $800 | $0 | Provided by Sparks | |||||||||||||||||||
51 | Signage | $1,000 | $1,000 | $1,000 | $1,245 | ||||||||||||||||||||
52 | Lanyards / Tags | $450 | $450 | $450 | |||||||||||||||||||||
53 | |||||||||||||||||||||||||
54 | Guests & Speakers | $3,000 | $3,500 | $4,500 | $2,702 | 2683.62 | |||||||||||||||||||
55 | Speaker & volunteer dinner | Tuesday evening $50ph | $2,500 | $2,500 | $2,500 | $1,352 | 35 * $50pp + $250 - pending advice on who to reiimburse | ||||||||||||||||||
56 | Speaker & volunteer gifts | $50pp | $1,350 | 16 * $50pp uber eats vouchers | |||||||||||||||||||||
57 | Accomodation | Discretionary | $500 | $1,000 | $2,000 | ||||||||||||||||||||
58 | Meals | Discretionary | $0 | $0 | $0 | ||||||||||||||||||||
59 | Volunteer meals | Discretionary | $0 | $0 | $0 | ||||||||||||||||||||
60 | Misc | $35,646 | $39,666 | $42,999 | $31,563 | $31,082 | |||||||||||||||||||
61 | General expenses | Discretionary | $1,000 | $1,000 | $1,000 | ||||||||||||||||||||
62 | Travel / Accom / Misc | $0 | $0 | $0 | |||||||||||||||||||||
63 | Contingency | Discretionary | $2,030 | $2,560 | $3,110 | ||||||||||||||||||||
64 | Event Coordinator Jun - Nov 2022 | $27,000 | $27,000 | $27,000 | $23,375 | 21250 | |||||||||||||||||||
65 | PR and Press Kits | $0 | $0 | $0 | $0 | ||||||||||||||||||||
66 | Bank / Merchant fees | $0 | $0 | $0 | $0 | 1493.23 | |||||||||||||||||||
67 | LA Administration | 6% | $5,616 | 6% | $8,106 | 6% | $10,889 | 6% | $8,188 | $8,339 | 6% of income ex GST | ||||||||||||||
68 | Photographer | Discretionary | $1,000 | $1,000 | |||||||||||||||||||||
69 | Swag | $6,293 | $7,936 | $9,641 | $9,052 | 8230.4 | |||||||||||||||||||
70 | T-Shirts | $20 | 203 | $4,060 | $20 | 256 | $5,120 | $20 | 311 | $6,220 | $20 | 229 | $4,958 | ||||||||||||
71 | Tote Bag | $11 | 203 | $2,233 | $11 | 256 | $2,816 | $11 | 311 | $3,421 | $11 | 229 | $4,094 | ||||||||||||
72 | |||||||||||||||||||||||||
73 | |||||||||||||||||||||||||
74 | |||||||||||||||||||||||||
75 | |||||||||||||||||||||||||
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