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(C) Hallazgo Administrativo(C) Descripción Hallazgo(C) Acción Correctiva(C) Responsable(C) Objetivo(C) Descripción Metas(C) Unidad Medida Metas(J) Cuantificación Meta(F) Fecha Iniciación(F) Fecha Terminación(D) Plazo En Semanas(C) Avance De Ejecución(J) Porcentaje AvanceAvance Diciembre de 2018
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La Nacion como los Departamentos y Municipios efectuan la ejecucion y administracion de los recursos de inversion a traves del Patrimonio Autonomo constituido y adminsitrado por el consorcio FIA de conformidad con paragrafo 3 del articulo 21 de la Ley 1450 de 2011 Segun reporte FIA a 31 de diciembre de 2014 se reflejabajn disponibilidades aoportadas por treinta y cuatro 34 municipios incluido Popayán el Departamento y la NacionQueremos destacar de estos principios que la Empresa EMCASERVICIOS SA ESP no se evidencia la aplicación de los principios de anualidad universalidad como la Unidad de Caja al no contemplar en su ejecución Presupuestal la totalidad de los recursos que por medio del Consorcio FIA están depositando como también a manera regular como se presenta las suspensiones en los procesos contractuales que afectan varias vigenciasLa Nación como los Departamentos y Municipios efectúan la ejecución y administración de los recursos de inversión a través del Patrimonio Autónomo constituido y administrado por el consorcio FIA de conformidad con parágrafo 3 del artículo 21 de la Ley 1450 de 2011 Según reporte FIA a 31 de diciembre de 2014 se reflejaban disponibilidades aportadas por treinta y cuatro 34 municipios incluido Popayán el Departamento y la NaciónQueremos destacar de estos principios que la Empresa EMCASERVICIOS SA ESP no se evidencia la aplicación de los principios de anualidad universalidad como la Unidad de Caja al no contemplar en su ejecución Presupuestal la totalidad de los recursos que por medio del Consorcio FIA están depositando como también a manera regular como se presenta las suspensiones en los procesos contractuales que afectan varias vigenciasApoyo a la labor de seguimiento a los aportes que realizan los municipios el departamento y la Nación al FIA y conciliar estas diferentes fuentes a efectos de poder obtener reportes sobre los CDRs solicitados por EMCASERVICIOS que se deben expedir por el consorcio FIA Labor que para su ejecución deberá acompañarse de personal adicionalSubgerente Administrativo y Financiero-ContadoraDisponer de información oportuna para conocer los saldos y aportes que se hagan por cada fuente de recursoAvanzar en la depuración de los diferentes saldos por los aportes de la fuente Nación departamento y municipio con destino al consorcio FIA lo cual permite precisar para cada ente la disponibilidad de recursos para la ejecución de sus proyectosValor conciliado / Valor apropiado en presupuesto 80,000 7/1/201631/12/20165120100%
1) De manera mensual se realiza seguimiento a los aportes de los municipios y el dpto del Cauca al Consorcio FIA y, se concilia. 2) Se realizó conciliación de ingresos de los municipios vinculados al PDA y el Dpto. De igual forma, se hizo un estudio de CDR expedidos desde 2010 a 2018.
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Incumplimiento con la Publicación de la ejecución contractual.En los contratos tomados como muestra para realizar la auditoria regula correspondiente a la vigencia 2016, suscritos por la de la Empresa, y que fueron objeto de estudio, se verifico su registro en el sistema electrónico para la contratación pública -SECOP, acorde a lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, el cual ordena a todas las entidades estatales a publicar los actos administrativos del proceso de contratación, la obligación de cumplir con los principios de la función administrativa y la gestión fiscal consagrados en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, en concordancia con lo dispuesto por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, mediante la Circular Externa 01 de 21 de junio de 2013 en la que ha manifestado que todas las entidades del Estado tienen la obligación de publicar su actividad contractual en el SECOP, además en el artículo 8 del Decreto 103 de 2015 establece que sujeto obligado debe publicar las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o del interventor, que prueben la ejecución del contrato y se evidenció que la Empresa Caucana de Servicios Públicos - EMCASERVICIOS S.A. E.S.P., no cumplió con lo dispuesto en este artículo. 1,Capacitacion a supervisores sobre importancia de cumplimineto Decreto 1082 de 2015, circular externa Colombia Compra Eficiente (oficina Juridica)
2,Expedición de Circulares y Directivas a la alta dirección para reiterar cumplimiento decreto 1082 de 2015, circular externa Colombia Compra Eficiente(oficina Juridica)
3,Remisión de información ejecución contractual a correo especial para publicacion en SECOP - "contrascanner@pdacauca.com" - Año 2016 hasta 31 de dicembre de 2017 (Supervisores)
4,Publicación información remitida por supervisores año 2016, Oficina (Jurídica)
5,Remisión de información ejecución contractual a correo especial para publicacion en SECOP - "contrascanner@pdacauca.com" - Año 2017 hasta 15 de marzo de 2018 (Supervisores)
6,Publicación información remitida por supervisores año 2017 (Jurídica)		 Oficina JuridicaPublicación de Documentación contractual conforme a las disposciones legales vigentes - Supervisores y funcionarios conocedores y capacitados sobre la importancia publicación SECOP
3,100% informacion de ejecución contractual enviada a correo institucional por los supervisores
4,Documentos publicados
5, 100% informacion de ejecución contractual enviada a correo institucional por los supervisores
6,Documentos publicados 		1,capacitaciones
2,circulares
3,Numero de contratos con documentación enviada
4,Numero de contratos con documentación enviada
5,Numero de contratos con documentación enviada
6,Numero de contratos con documentación enviada		1,4
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3,100% de documentación contratos 2016
4,100% de documentación contratos 2016
5,100% de documentación contratos 2016
6,100% de documentación contratos 2016		Noviembre de 20171/12/201858100%
1) La oficina Juridica realizo capacitacion a los supervisores el 5 de octubre de 2018 y 18 de diciembre de 2018, sobre SECOP. y Responsabilidades de los Supervisores e interventores. (Evidencia acta) 2) Se emitio la Circular No. 01 del 19-11-2018 dirigida a todos todos los supervisores tanto para SECOP como para el SIA OBSERVA. 3) Se emitio la Circular No. 09 del 04-04-2018 instrucciones sobre liquidacion de contratos 4) Se envio el oficio No. 0922 del 12-12-2018 a los responsables de los procesos, requiriendo documentos de la etapa contractual y poscontractual de la vigencia 2016 y parte de la de 2017 del SIA OBSERVA. 5). Se creo el correo "contrascanner@pdacauca.com", para que los supervisores envien la información, para posteriormente realizar la debida publicacion a las plataformas SIA Y SECOP
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Archivo en expediente contractual de documentos técnicos de contratos años 2016SupervisoresCumplimiento normas archivo y TRDExpedientes contractuales con información técnicaNumero de expedientes contractuales actualizados100% de documentación contratos 20171/1/2018
31+N4+J4:L4
58100%
Se ha exigido a los contratatista, interventores y supervisores tener al dia los expedientes contractuales con el fin de cumplir con lo establecido en los contratos.
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Fallas en el Principio de Planeación.Falencias en la Planeación del Convenio Interadministrativo No. 50 de fecha 24 de junio de 2015, suscrito con la A.P.C.
Acueducto Piendamó Morales organización autorizada, en donde se observó que para optimizar y ampliar el sistema de acueducto la Entidad no realizó oportunamente la adquisición de los predios y servidumbre, en donde la interventoría la realizarán mediante el contrato N°031 objeto de revisión en esta auditoría, esta falencia hace que se incurra en fallas en el Principio de Planeación en la Contratación Estatal. 		La Entidad, a través del Supervisor, verificará que la Interventoría haga seguimiento permanente a las consultorías, para que los predios que proponga el Diseñador, sean factibles de adquirir.Subgerencia TécnicaLograr que las consultorías tengan en cuenta, al momento de proponer un lugar de ejecución de obras, que los predios seleccionados, puedan ser adquiridos, según criterios técnicos, geológicos, geomorfológicos, sociales, energéticos, hidráulicos, ambientales, entre otros.Cuantificación de consultorías que deban definir la adquisición de predios.Número de consultorías1030/10/201731/12/2018614100%
Desde la formulacion de esta realizando un apoyo al seguimiento de las consultorias procurando que el proyecto sea factible tanto tecnico, como financiero y asi tambien desde la parte de los predios para evitar problemas a la hora de ejecutar la obra. El contrato 031 se liquido y fue recibido a entera satisfaccion.
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La entidad no responde todas las solicitudes de PQRFOEn el reporte de PQRP para la vigencia 2016 se presentaron ante la Empresa Caucana de Servicios Públicos 1080 solicitudes Realizar seguimiento al procedimiento de recepción y respuesta de las PQRFO.Subgerencia Administrativa y Financiera Cumplimiento de normatividad.Dar respuesta oportuna a las PQRFO.No de PQRFO contestadas vs. No PQRFO no contestadas100%1/11/201731/12/201842571100%
1) Teniendo en cuenta el procedimiento actualizado, se realiza seguimiento y control de las PQRS. 2) La Oficina de Control Interno realiza seguimientos y presenta informes.
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