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1 | Hours of Overlap Chart | |||||||||||||||||||||||||
2 | by Mark Kilby (mark@markkilby.com) and Johanna Rothman (jr@jrothman.com) | |||||||||||||||||||||||||
3 | If using the Google Sheets version, Go to File > "make a copy" to use this file | |||||||||||||||||||||||||
4 | This sheet is intended for use by a distributed team to caculate their hours of overlap in their workday for possible collaboration times. | |||||||||||||||||||||||||
5 | ||||||||||||||||||||||||||
6 | Instructions: | |||||||||||||||||||||||||
7 | 1) Copy one of the examples and modify to fit your teams as follows | |||||||||||||||||||||||||
8 | 2) Copy a line (blue) for each city and timezone represented | |||||||||||||||||||||||||
9 | 3) Create a row (white) for each team member in that city / timezone | |||||||||||||||||||||||||
10 | 4) Ask each team member to fill out their row as follows: | |||||||||||||||||||||||||
11 | Mark 1 in each cell below an hour if they are working and available to the team for that entire hour. | |||||||||||||||||||||||||
12 | If they are available less than that hour, indicate by how much (i.e. 0.5 for a half hour break) | |||||||||||||||||||||||||
13 | If the team member is meeting with someone outside the team (even if in the same company), they should leave those hours blank. | |||||||||||||||||||||||||
14 | If they step out for a couple of hours for personal reasons (exercise, meet with family or friends) on a regular basis, they should leave those hours blank | |||||||||||||||||||||||||
15 | 5) Make sure for each column that each team members availability is summed up in the corresponding Overlap Probability cell. | |||||||||||||||||||||||||
16 | 11 | insufficient | ||||||||||||||||||||||||
17 | 27 | minimal | In the Google Sheet version, the cell should automatically change color to indicate possible collaboration as shown. | |||||||||||||||||||||||
18 | 44 | fair | ||||||||||||||||||||||||
19 | 83 | good | For the PDF version, you get to color your own. | |||||||||||||||||||||||
20 | 100 | complete | ||||||||||||||||||||||||
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22 | For more information on hours of overlap and using these charts, see: | https://www.markkilby.com/hours-of-overlap-hoo/ | ||||||||||||||||||||||||
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24 | This work is licensed as a ... | |||||||||||||||||||||||||
25 | Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License. | |||||||||||||||||||||||||
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27 | If you make a change to the sheet that could benefit others, please contact us so we can add your contribution: | |||||||||||||||||||||||||
28 | Mark Kilby | mark@markkilby.com | ||||||||||||||||||||||||
29 | Johanna Rothman | jr@jrothman.com | ||||||||||||||||||||||||
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31 | Contributors: | Version | Date | Contact | Contribution | |||||||||||||||||||||
32 | M. Kilby & J. Rothman | 7/11/2018 | (see above) | original version | ||||||||||||||||||||||
33 | Andre Wyrwa | 1.2 | 11/30/2018 | https://www.linkedin.com/in/andrewyrwa/ | Improved the sufficient collaboration totals | |||||||||||||||||||||
34 | M. Kilby | 1.3 | 3/22/2019 | mark@markkilby.com | Made further improvements to the collaboration % totals | |||||||||||||||||||||
35 | Updated instructions on this page. | |||||||||||||||||||||||||
36 | Andrew Blain | 1.4 | 10/26/2020 | Created a version for R:AF to visualize daylight hours. Learn more at http://remoteagileframework.com | ||||||||||||||||||||||
37 | M. Kilby | 1.5 | 11/28/2020 | mark@markkilby.com | Small updates for remote interviewing course at https://school.lucidmeetings.com/p/remote-interview-hire/ | |||||||||||||||||||||
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