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2 | MATRIZ DE GESTION DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES | ||||||||||||||||||||||||||
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4 | Objeto | Los riesgos aquí descritos hacen parte de las principales actividades desarrolladas por Suncolombia, para la ejecución de proyectos de instalación de sosluciones solares fotovoltaicas en zonas no interconectadas - ZNI, e incluye el analisis de las actividades desarrolladas en la oficna en Bogotá. | |||||||||||||||||||||||||
5 | IDENTIFICACION | EVALUACION | GESTION | VERIFICACION | SEGUIMIENTO A LA EFICACIA | ||||||||||||||||||||||
6 | PROCESO | ACTIVIDAD | SALIDA (No aplica para oportunidades) | RIESGO / OPORTUNIDAD | DESCRIPCION DEL RIESGO / OPORTUNIDAD (Aspectos, Cuestiones o Elementos que afecten la calidad de la actividad) | ORIGEN | PROBABILIDAD INHERENTE (No aplica para oportunidades) | IMPACTO INHERENTE (No aplica para oportunidades) | INTERPRETACION DE IMPACTO | INTERPRETACION DEL RESULTADO INHELENTE (No aplica para oportunidades) | TRATAMIENTO RECOMENDADO (No aplica para oportunidades) | OPCION DE MANEJO (No aplica para oportunidades) | ACCIONES A TOMAR | ESTADO EN LA ORGANIZACIÓN DE LA ACCION A TOMAR | RESPONSABLE | FECHA DE EJECUCION | EVIDENCIA DOCUMENTAL | FECHA DE VERIFICACION | % CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES | RESPONSABLE DE LA VERIFICACION | OBSERVACIONES | FECHA DE SEGUIMIENTO A LA EFICACIA | PROBABILIDAD RESIDUAL (No aplica para oportunidades) | IMPACTO RESIDUAL (No aplica para oportunidades) | INTERPRETACION DEL RESULTADO RESIDUAL (No aplica para oportunidades) | OBSERVACIONES | |
7 | HSEQ | Revisión matriz de partes interesadas | Estado de cumplimiento de los requisitos de partes interesadas en el proceso | Riesgo | Identificar acciones de mejora para los procesos de la organización | Interno | No borrar | No borrar | SOLO APLICA, UNA VEZ SE TENGAN IMPLEMENTADAS LAS MEDIDAS Y SE REALICEN SEGUIMIENTOS DE LAS MISMAS | ||||||||||||||||||
8 | Financiero | Elaboración presupuesto de los proyectos | Plan presupuestal empresas | Oportunidad | No realizar seguimiento oportuno a los gastos administrativos y como consecuencia incurrir en grandes variaciones de los resultados financieros | Interno | Casi seguro | Menor | 2 | Alta | Deben tomarse las medidas necesarias para llevar los riesgos a la Zona de Riesgo Moderada, Baja o eliminarlo. Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir. | Transferir | Compartir el presupuesto del gasto administrativo consolidado para que se tenga en cuenta al aprobar compras | No Existe, no esta documentado | |||||||||||||
9 | Financiero | Elaboración y/o actualización de presupuesto de proyectos | Proyección de ingresos, costos y gastos de proyectos. | Riesgo | No realizar seguimiento oportuno a los gastos de proyectos y como consecuencia incurrir en grandes variaciones de los resultados financieros | Interno | Probable | Insignificante | 1 | Moderada | Asumir el riesgo / reducir el riesgo. Deben tomarse las medidas necesarias para llevar los riesgos a la Zona de Riesgo Baja o eliminarlo, actuando bien sea sobre la probabilidad de ocurrencia o sobre la consecuencia, según sea el caso y tenga las posibilidades de acción. | Reducir | Compartir el presupuesto de los proyectos para que se tenga en cuenta al aprobar compras | No Existe, no esta documentado | |||||||||||||
10 | Financiero | Elaboración de factura | factura radicada | Riesgo | Radicar la factura con errores, que pueden generar devoluciones | Interno | Posible | Mayor | 4 | Extrema | Los riesgos de la Zona de Riesgo Extrema requieren de un tratamiento prioritario. Se deben implementar los controles orientados a reducir la posibilidad de ocurrencia del riesgo o disminuir el impacto de sus efectos y tomar las medidas de protección. Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir | Evitar | Realizar mesa de trabajo mensual para verificación de de las facturas previas a su envío | No Existe, no esta documentado | |||||||||||||
11 | Financiero | Contabilización de nómina y elaboración de comprobantes de egreso | Nominas pagadas | Riesgo | Errores en la contabilización | Interno | Rara vez | Menor | 2 | Baja | Se debe asumir el riesgo y asumir las consecuencias. Los riesgos de las zonas baja se encuentran en un nivel que puede eliminarse o reducirse fácilmente con los controles establecidos en la organizacion. | Asumir | Realizar verificaciones previas a las aprobaciones de pago | No Existe, no esta documentado | |||||||||||||
12 | Financiero | Liquidar obligaciones tributarias | Información de pagos realizados | Riesgo | Demora en la liquidación de las obligaciones nacionales y por lo mismo incurrir en sanciones | Interno | Rara vez | Mayor | 4 | Moderada | Asumir el riesgo / reducir el riesgo. Deben tomarse las medidas necesarias para llevar los riesgos a la Zona de Riesgo Baja o eliminarlo, actuando bien sea sobre la probabilidad de ocurrencia o sobre la consecuencia, según sea el caso y tenga las posibilidades de acción. | Evitar | Realizar seguimiento a los estados financieros. | No Existe, no esta documentado | |||||||||||||
13 | Financiero | Liquidar obligaciones tributarias | Información de pagos realizados | Riesgo | Demora en la liquidación de las obligaciones, por reprocesos en la facturación | Interno | Posible | Mayor | 4 | Extrema | Los riesgos de la Zona de Riesgo Extrema requieren de un tratamiento prioritario. Se deben implementar los controles orientados a reducir la posibilidad de ocurrencia del riesgo o disminuir el impacto de sus efectos y tomar las medidas de protección. Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir | Evitar | Realizar un plan de gestión para mejorar el proceso de recolección de información para la presentación de impuestos municipales | No Existe, no esta documentado | |||||||||||||
14 | Financiero | Elaboración de estados financieros consorcios | Estados Financieros | Oportunidad | Mejorar los formatos de presentación y reducir tiempos en la elaboración de los mismos | Interno | No borrar | No borrar | |||||||||||||||||||
15 | Financiero | Actualización backlog | Ingresos pendientes por ejecutar | Oportunidad | Identificar colaboradores que requieran conocer el informe para otorgar permisos de acceso en SharePoint, además de notificar por correo cuando el informe esté actualizado. | Interno | No borrar | No borrar | |||||||||||||||||||
16 | QHSE | Informe de gestión | Medición de la eficacia del proceso | Oportunidad | Minimizar tiempos de entrega de información contable | Interno | No borrar | No borrar | |||||||||||||||||||
17 | Operación | Definición e implementación de acciones correctivas y preventivas | Acciones correctivas y/o preventivas. | Riesgo | No realizar seguimiento a las no conformidades de auditorias de clientes, podría generar procesos de incumplimiento y/o afectación de la imagen | Externo | Rara vez | Moderado | 3 | Baja | Se debe asumir el riesgo y asumir las consecuencias. Los riesgos de las zonas baja se encuentran en un nivel que puede eliminarse o reducirse fácilmente con los controles establecidos en la organizacion. | Asumir | Atender observaciones realizadas, y dar respuesta oportuna a las mismas. | ||||||||||||||
18 | Operación | Informe de gestión | Rentabilidad mensual de empresas y variaciones del presupuesto | Oportunidad | Mejorar los informes financieros dependiendo las necesidades que exprese la junta asesora. | Interno | No borrar | No borrar | |||||||||||||||||||
19 | Operación | Seguimiento de facturación | Valor facturado no pagado por proyecto y periodos de mora. | Riesgo | No obtener respuesta oportuna a sugerencias realizadas para evitar problemas de liquidez | Interno | Probable | Mayor | 4 | Extrema | Los riesgos de la Zona de Riesgo Extrema requieren de un tratamiento prioritario. Se deben implementar los controles orientados a reducir la posibilidad de ocurrencia del riesgo o disminuir el impacto de sus efectos y tomar las medidas de protección. Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir | Evitar | Hacer seguimiento a las comunicaciones y/o solicitudes realizadas a la organización y a la gerencia | No Existe, no esta documentado | |||||||||||||
20 | Operación | Seguimiento de facturación | Valor facturado no pagado por proyecto y periodos de mora. | Oportunidad | Mejorar las comunicaciones con los clientes para establecer fechas más realistas de recaudo de facturas | Externo | No borrar | No borrar | |||||||||||||||||||
21 | Operación (Campo) | Actividades de ejecución (preparación y vaciado de concreto) | Instalacion de zapatas | Riesgo | Contaminación del aire por generación de material particulado, afectacion al suelo y a la fauna y flora | Interno | Casi seguro | Insignificante | 1 | Moderada | Asumir el riesgo / reducir el riesgo. Deben tomarse las medidas necesarias para llevar los riesgos a la Zona de Riesgo Baja o eliminarlo, actuando bien sea sobre la probabilidad de ocurrencia o sobre la consecuencia, según sea el caso y tenga las posibilidades de acción. | Reducir | Hacer seguimiento a las comunicaciones y/o solicitudes realizadas a la gerencia. | No Existe, no esta documentado | |||||||||||||
22 | Operación (Campo) | Actividades de ejecución (remosión de la capa vegetal) | Preparación del terreno | Riesgo | afectación del paisaje, cambio de uso del suelo, alteración del habitat | Interno | Casi seguro | Insignificante | 1 | Moderada | Asumir el riesgo / reducir el riesgo. Deben tomarse las medidas necesarias para llevar los riesgos a la Zona de Riesgo Baja o eliminarlo, actuando bien sea sobre la probabilidad de ocurrencia o sobre la consecuencia, según sea el caso y tenga las posibilidades de acción. | ||||||||||||||||
23 | Operación (Campo) | Entrega de equipos en campo (matria prima) | Riesgo | Entregas incompletas, que generan re procesos, retrasos en las fechas de entregas de los proyectos, que desprenden posibles sanciones e incumplimientos | Interno | Posible | Mayor | 4 | Extrema | Los riesgos de la Zona de Riesgo Extrema requieren de un tratamiento prioritario. Se deben implementar los controles orientados a reducir la posibilidad de ocurrencia del riesgo o disminuir el impacto de sus efectos y tomar las medidas de protección. Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir | Evitar | Validar disponibilidad de equipos en bodega y/o tener en cuenta los tiempos de importaciones de los equipos. Planificar los envíos. | No Existe, no esta documentado | ||||||||||||||
24 | A | Operación | Definición e implementación de acciones correctivas y preventivas | Acciones correctivas y/o preventivas. | Riesgo | No realizar seguimiento a las no conformidades de auditorias externas, podría significar el no poder certificarnos con el ICONTEC | Externo | Rara vez | Mayor | 4 | Moderada | Asumir el riesgo / reducir el riesgo. Deben tomarse las medidas necesarias para llevar los riesgos a la Zona de Riesgo Baja o eliminarlo, actuando bien sea sobre la probabilidad de ocurrencia o sobre la consecuencia, según sea el caso y tenga las posibilidades de acción. | Evitar | Atender auditorias internas y externas; y hacer seguimiento a las no conformidades que surjan. | No Existe, no esta documentado | ||||||||||||
25 | Operación (Legal) | Actualización de matrices de cumplimiento legal y requisitos de otra indole | Matriz actualizada y requisitos definidos por proyecto. | Riesgo | Validación de incumplimiento por desconocimiento y/o descuido | Interno | Improbable | Mayor | 4 | Baja | Se debe asumir el riesgo y asumir las consecuencias. Los riesgos de las zonas baja se encuentran en un nivel que puede eliminarse o reducirse fácilmente con los controles establecidos en la organizacion. | Asumir | Establecer un plan para el seguimiento y actualización de los requisitos legales y de otra indole | No Existe, no esta documentado | |||||||||||||
26 | Operación (Campo) | Entrega de equipos en campo (matria prima) | Riesgo | Sobre costos por re proceos, por materiales incompletos y/o defectuosos. | Interno | Posible | Mayor | 4 | Extrema | Los riesgos de la Zona de Riesgo Extrema requieren de un tratamiento prioritario. Se deben implementar los controles orientados a reducir la posibilidad de ocurrencia del riesgo o disminuir el impacto de sus efectos y tomar las medidas de protección. Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir | Evitar | Validar disponibilidad de equipos en bodega y/o tener en cuenta los tiempos de importaciones de los equipos. Planificar los envíos. | No Existe, no esta documentado | ||||||||||||||
27 | Operación (Ambiental) | Inatalación de las soluciones solares fotovoltaicas | Entrega de la solución al usuario | Riesgo | Demoras en las entregas por condiciones climaticas y/o vias de acceso que retrasen las labores de ejecución. | Interno | Posible | Moderado | 3 | Alta | Deben tomarse las medidas necesarias para llevar los riesgos a la Zona de Riesgo Moderada, Baja o eliminarlo. Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir. | Planificación y revision de las especificaciones de los proyectos (caracteristicas de las zonas) | No Existe, no esta documentado | ||||||||||||||
28 | Compas | Ejecutar ordenes de compra | Certificados de compras | Riesgo | Que no se tengan en cuenta las fechas de entrega, documetación de importación, y/o que no se verifiquen especificaciones técnicas | Interno | Improbable | Mayor | 4 | Alta | Deben tomarse las medidas necesarias para llevar los riesgos a la Zona de Riesgo Moderada, Baja o eliminarlo. Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir. | Verificación, validación y aprobación de las ordenes de compra con los directores de proyectos | No Existe, no esta documentado | ||||||||||||||
29 | Operación | Seguimiento de facturación | Valor facturado no pagado por proyecto y periodos de mora. | Oportunidad | Mejorar las comunicaciones con los clientes para establecer fechas más realistas de recaudo de facturas | Interno | No borrar | No borrar | |||||||||||||||||||
30 | Gerencia | Elaboración presupuesto de gasto administrativo del proceso contable y financiero. | Oportunidad | Elaborar el presupuesto con colaboración de todo el equipo contable | Interno | No borrar | No borrar | ||||||||||||||||||||
31 | Operación | Verificar y recibir los diferentes documentos que han sido radicados en recepción | Oportunidad | Fijar horarios para la recepción de información (4:00 pm) | Interno | No borrar | No borrar | ||||||||||||||||||||
32 | Financiero | Contabilización de gastos de proyectos | Oportunidad | Que cada proyecto realice el registro contable de los gastos en que haya incurrido directamente desde el software contable. | Interno | No borrar | No borrar | ||||||||||||||||||||
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35 | Versión | Elaboro | Fecha | Reviso | Fecha | Aprobó | Fecha | ||||||||||||||||||||
36 | 1 | PLM-WVC | 7/31/2018 | ||||||||||||||||||||||||
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