ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
1
2
3
5
6
7
9
Cantidad HallazgosFecha de la auditoríaNo hallazgoVigenciaDescripcion HallazgoAcción Correctiva Fecha Suscripción Plan de Mejoramiento Fecha Límite de SeguimientoResponsableauditorEstado abierto/ cerrado Fecha de Seguimiento
10
923/11/202112021Con relación al Plan Estratégico aprobado en el año 2020 mediante Resolución No 20201100005155 del 3 de agosto del 2020 se constató que para el cuatrienio 2020-2023, se evidencian deficiencias en su formulación y la falta de articulación con los demás instrumentos de planeación regulatorios y legales definidos por la CRA y la Superservicios.Se hace necesario aprobar el nuevo Plan Estratégico y ajustarlo a la realidad y necesidades de la empresa.29/12/202129/3/2022Jefe Oficina Asesora de PlaneaciónDiana Marcela Grajales HernándezAbierto29/12/2021:Se suscribe Plan de Mejoramiento.
28/03/2022: Se hizo seguimiento al cumplimiento de la acción correctiva con respecto al plan de mejoramiento suscrito, en donde se evidenció que se tiene proyectado en conjunto con el BIC-COMPASS el plan estrategico para 10 años, el cual esta en espera de aprobación por parte de la Asamblea y la Junta Directiva.
29/06/2022: Se realiza seguimiento evidenciando que el nuevo Plan Estrategico con alcance al 2030 se encuentra ajustado pero aun no ha sido aprobado por la Junta Directiva de EMCARTAGO
13/12/2022: Si bien es cierto durante la vigencia 2021 se construyó en conjunto con el Banco Interamericano de Desarrollo BID en el marco del programa COMPASS el nuevo Plan Estratégico proyectado a 10 años, socializado a la junta directiva el 25 de noviembre de 2021, donde la junta le hizo unas observaciones. Durante la vigencia 2022 se ha venido realizando los ajustes pertinentes. Se espera que para la vigencia 2023 se presente ante la junta directiva el proyecto final del nuevo plan estratégico.
14/04/2022: A la fecha la Emcartago se encuentra en la gestión de consecución de cotizaciones de diferentes empresas; para asi escoger la firma que realizará el acompañamiento en los ajustes del plan estratégico.
11
227/04/202312023Se evidenció que el procedimiento Gestión Facturación se encuentra desactualizado, ya que continuan mencionando al aplicativo SITAC como encargado de algunos procesos de facturación.Actualizar los siguientes procedimientos:
* Gestión y Coordinación de Lectura
* Gestión Facturación
* Gestión de Matrículas; Activación y Desactivacion de Equipos y SPD
* Notas Crédito y Débito
* Procedimiento de Actualizacion de Tarifas SPD
*Procedimiento de Conciliación de Subsidios y Contribuciones		15/05/202315/11/2023Jefe Oficina ComercialSilvia Lorena Mosquera RamírezAbierto15/05/2023: Se suscribe Plan de Mejoramiento.
30/06/2023: Gestión de Facturación: Se retira el componente de energía, se elimina el cargo de coordinador de lecturas, va hacer el Auxiliar Administrativo de Oficina Comercial – elimina duplicados de factura, control de impresión - Gestión de Matriculas: Se realizó el cambio de Software SITAC por el nuevo software Comercial. Procedimiento de Actualización Tarifas: - Se actualizo el objetivo.
- Se amplió el alcance.
- Se amplió el responsable.
- Se amplió las definiciones.
- Se actualizo documentos de referencia.
- Se actualizo incremento tarifario por acumulación del IPC.
- Se creó cuadro descripción de actividades incremento tarifario anual por actualización de costos particulares.
- Se creó cuadro descripción de actividades de incremento tarifario anual por actualización de costos de tasas ambientales.
- Se creó cuadro descripción de actividades de incremento tarifario por actualización del modelo tarifario.
- Se creó cuadro descripción de actividades de aplicación del acuerdo municipal de porcentajes de subsidios y contribuciones.
- Se creó cuadro descripción de actividades de actualización de tarifas del servicio de acueducto por la suspensión, corte, reinstalación y reconexión del mismo.
- Se actualizaron los anexos.
12
227/04/202322023Se evidenció error en el momento de generar la facturación de los ciclos 1, 2 y 3 del mes de abril de 2023. La inconsistencia obedeció a la No facturación del componente de Aseo en la estructura de la Factura.Realizar lista de chequeo, donde se revise:
* Arquitectura de la factura
* Liquidación de todos los componenetes de servicio
* Liquidación de todos los SPD inclusive los de convenio (Aseo - Cartagueña) + Liquidaciond e Miscelaneas o Terceros (Rayco -- Equipos y Herramientas)
* Crear Alerta en Syspotec en facturación masiva		15/05/202315/11/2023Oficina ComercialSilvia Lorena Mosquera RamírezAbierto15/05/2023: Se suscribe Plan de Mejoramiento.
30/06/2023: Se crea Lista de Verificación o Chequeo:
1. Entrega de archivos a Cartagüeña (Predios, Suscriptores, Matriculas, Desocupados).
2. Cerrar lecturas y Crítica (Verificar negativos y altos consumos). Verificar la consistencia de las lecturas, que no se apliquen promedios a predios desocupados sin diferencia de lecturas.
3. Ingresar y/o verificar Tarifas (Facturación – Tarifas – Cargue Tarifas FCMAT). Eliminar encabezado y dejar estructura tal como se sugiere en el software.
4. Verificar que el porcentaje de recargo (2%) no exceda la tasa de usura (FCIPE).
5. Cuadrar las fechas de facturación para pago oportuno.
a. Facturación – Ciclos Facturación – Ciclos por Periodo (FCIPE).
Nota: La fecha máxima de pago sólo se puede cambiar cuando se haya liquidado el ciclo (FCFCI).
6. Importar la facturación de ASEO (verificar el mes en el archivo seleccionado, es el anterior al de EMCARTAGO, cuidarse de no aplicar un archivo anterior).
a. Facturación – Liquidación – Interfaz Facturación Conjunta (LOAFI).
Nota: Agregar una columna vacía al final del archivo. Eliminar el título en el archivo. Cambiar la hora en el campo fecha para que sea inferior a las 12:00m.Convertir el archivo a CSV, separado por pipe (|).
b. Después de subir el archivo, se debe procesar la carga – CARGAR DETALLES.
7. Aplicar RAYCO.
a. Facturación – Liquidación – Interfaz Facturación Conjunta (LOAFI).
Nota: Repetir la columna nro_cuotas. Eliminar el título en el archivo. Agregar una columna vacía al final del archivo. Convertir el archivo a CSV, separado por pipe (|).
b. Después de subir el archivo, se debe procesar la carga – CARGAR DETALLES.
c. Verificar que el archivo quede en estado PROCESADO.
8. Aplicar EQUIPOS Y HERRAMIENTAS (Revisar que solo se aplique a facturas de 1 y 2 meses).
a. Facturación – Liquidación – Interfaz Facturación Conjunta (LOAFI).
Nota: Eliminar el DV en el NIT del proveedor y unir todos los archivos en uno solo. Convertir el archivo a CSV, separado por pipe (|). Agregar una columna vacía al final del archivo. Eliminar el título en el archivo.
b. Después de subir el archivo, se debe procesar la carga – CARGAR DETALLES.
c. Verificar que el archivo quede en estado PROCESADO.
9. LIQUIDAR – Gestión de Facturación (PROFA).
a. Iniciar el ciclo.
b. Liquidar.
10. CRITICAR.
11. Cuadrar la fecha máxima de recaudo.
a. Facturación – Liquidación – Proceso Cambio de Fechas Máximas (FCFCI).
12. Verificar que los periodos facturados se encuentren en el rango de los 28 y 32 días.
13. Verificar en la factura que los valores cargados de Rayco, Equipos y Herramientas y Aseo correspondan a los reportados por los terceros.
14. Verificar que las fechas de pago oportuno y fecha máxima de pago correspondan a las programadas en el ciclo.
15. Determinar si se están cobrando bien los valores de suspensión, corte, reinstalación y reconexión.
16. Verificar que se estén cargando los valores de cartera.
17. Verificar que la firma del gerente sea la que corresponde.
18. Revisar que solo se aplique rayco y equipos y herramientas a facturas de 1 y 2 meses.
19. Verificar que se estén aplicando los pagos anticipados.
20. Verificar cuotas y saldos de los acuerdos de pago.
21. Verificar valores cobrados vía miscelánea.
22. Hacer lectura del código de barras con un scanner.
13
315/6/202312023Se evidenció que la Política de Atención al Ciudadano se encuentra desactualizada en Kawak y en la página Web de Emcartago.Actualizar La Política de Atención al Ciudadano, tanto en el software Kawak y página institucional y socializarla a los funcionarios de la Oficinad de Atención al Ciudadano.2/8/20232/12/2023Jefe Oficina Atención al CiudadanoSilvia Lorena Mosquera RamírezAbierto2023/08/02: Se suscribe Plan de mejoramiento.
2023/08/30: La Política de Atención al Ciudadano ya fue actualizada, tanto en el software Kawak y página institucional, con la respectiva socialización a los funcionarios de la Oficina de Atención al Ciudadano.
14
315/6/202322023Se evidenció que el procedimiento Notas Crédito y Débito en sus actividades No 1, 3 y 5 se encuentran desactualizadas, ya que continuan mencionando a SITAC como el Software comercialActualizar los procedimientos adscritos a la Oficina de Atención al Ciudadano, incluyendo el software comercial que emplea la empresa; seguido a la actualización se socializarán los procedimientos con el personal de la Oficina de Atención al Ciudadano.2/8/20232/12/2023Jefe Oficina Atención al CiudadanoSilvia Lorena Mosquera RamírezAbierto2023/08/02: Se suscribe Plan de mejoramiento.
15
315/6/202332023Se evidenció el resultado de la encuesta de satisfacción relacionada a la pregunta ¿La calidad de atención, trato digno, en el marco del respeto a la dignidad humana, ofrecida por parte del funcionario de Emcartago la calificas cómo? fue de un 43% por debajo del rango establecido por el responsable del proceso que es el 60%, Sin embargo en dicha auditaría no se evidencio registro de acciones correctivasLa implementación de la encuesta de satisfacción al usuario se implementará en la presente vigencia. Los análisis y recomendaciones serán publicados en la página institucional.2/8/20232/12/2023Jefe Oficina Atención al CiudadanoSilvia Lorena Mosquera RamírezAbierto2023/08/02: Se suscribe Plan de mejoramiento.
16
16/6/202312023Se hace necesario efectuar la actualización y/o revisión del procedimiento Gestión y Control Administrativo en su actividad 5. Disponibilidad del Servicio; no se lleva adecuadamente; cuando el usuario solicita un servicio que ha sido gestionado mediante la plataforma de ORFEO, en el momento que es direccionado al área de acueducto y alcantarillado, esta dependencia después de la visita al campo especialmente a los de la propiedad horizontal, no elabora los memorandos con los conceptos favorables o no de la viabilidad del servicio; los cuales se deben remitir a la Subgerencia técnica y operativa para su respectiva revisión, control y seguimiento; omitiéndose así la elaboración del oficio de disponibilidad con el concepto técnico por parte de la Subgerencia Técnica y Operativa.La subgerencia Técnica y Operativa realizará las siguientes acciones:
1. enviar memorando a la Oficina de Acueducto y Alcantarillado solicitando cumplimiento al proceso de Gestión Técnica y Control Administrativo.
2. Acordar entre la Subgerencia Técnica y la Oficina de Acueducto y Alcantarillado la elaboración de un oficio de disponibilidad con la firma de los responsables del proceso.		9/8/20239/12/2023Subgerente Técnico y Operativo Olga Liliana Gómez GutierrezAbierto2023/08/09: Se suscribe Plan de mejoramiento.
2023/08/30: La subgerencia técnica realizó las siguientes actividades:
1. El día 17 de julio de 2023 se envió memorando con radicado No 20234000011103 a la Oficina de Acueducto y Alcantarillado con asunto "Solicitud cumplimiento al proceso de Gestión Técnica y Control Administrativo", lo anterior con el fin de dar cumplimiento a las actividades implementadas en el procedimiento de Disponibilidad del Servicio de las propiedades horizontales.
2. Desde el envío del memorando se llegó a un acuerdo entre la Subgerencia Técnica y la Oficina de Acueducto y Alcantarillado de elaborar solo un oficio de disponibilidad con la firma de los responsables del proceso.
3. Se anexan: Copia del memoradon con radicado No 20234000011103 - Evidencia Oficio Disponibilidad del Servicio con las firmas de los responsables
17
27 y 28 de Junio de 202312023Se hace necesario efectuar la actualización y/o revisión de los procedimientos con las actividades y formatos establecidos para cada proceso. Entre algunos de los procedimientos evidenciados que no están actualizados: Planificación de Reparcheo, Mantenimiento Reparación y Reposición de Redes de Alcantarillado, Planificación y ampliación de redes del sistema de alcantarillado.1. Se actualizará el procedimiento Mantenimiento Reparación y Reposición de Redes de Alcantarillado, excluyéndose la actividad de mantenimiento y limpieza de zanjones, actividad que fue excluida de los procedimientos misionales y que en la actualidad es de responsabilidad misional de la oficina de Gestión del Riesgo Municipal. De igual manera se excluye la actividad de reparcheo teniendo en cuenta que esta actividad fue tercerizada y hoy en día supervisada por la Subgerencia Técnica y Operativa. Por último, se modifica la operación de contingencias en temporada de invierno.

2. Se requiere modificar el formato de Programación de retro y volqueta (ya que se no se usa retro sino equipo minicargador) formato F-PO-ALC-PD09-2

3. Se requiere modificar el formato de limpieza de sumideros (Ya que no se realiza limpieza de zanjones por parte de Emcartago E.S.P) Formato F-PO-ALC-PD06-2
9/8/20239/12/2023Jefe Oficina Acueducto y AlcantarilladoSilvia Lorena Mosquera RamírezAbierto2023/08/09: Se suscribe Plan de mejoramiento.
18
27 y 28 de Junio de 202322023Se evidenció el Proceso Distribución en el procedimiento Instalación hidrantes y sistemas de válvulas; en la actividad 2. Planificación del proceso de instalación de hidrantes y válvulas; no están llevando el registro “Cronograma de Mantenimiento del Sistema de hidrantes y drenajes. Y en la actividad 4. Señalización del área de trabajo; no están registrando el Acta de Señalización vial.1. Se elimina el formato "Formato de Registro de Servicio Mecánico y Eléctrico para Estaciones de Bombeo y Plantas de Tratamiento F-PO-Cp-PD02-1" (En reemplazo de este formato se usará programacion de mantenimiento preventivo mecanico Formato F-P0-Tto-PD06-8, y el formato de programación matenimiento preventivo electrico y mecanico formato F-P0-Tto-PD06-9, se debe corregir y dejar solo programación mantenimiento preventivo eléctrico (Se adjunta como debe quedar el formato en la carpeta formatos a corregir), además añadir el formato de mantenimiento correctivo que no se encontro codificado los cuales se adjuntan en la carpeta con los formatos a modificar)

2. Eliminar los formatos F-AC-Tto-PD06-02 y F-AC-Tto-PD06-02 Hoja de vida motor y hoja de vida bomba y reemplazalos por un formato unificado para bomba y motor el cual se encuentra debidamente diligenciado para los equipos del sistema de bombeo (Se adjunta el nuevo formato para su respectiva codificación)

3. Eliminar el formato "Formato de control Mantenimiento de dosificador de sulfato de aluminio Plantas de tratamiento F-PO-Tto-PD04-2." ya que Emcartago E.S.P opera con hidroxicloruro de aluminio.		9/8/20239/12/2023Jefe Oficina Acueducto y AlcantarilladoSilvia Lorena Mosquera RamírezAbierto2023/08/09: Se suscribe Plan de mejoramiento.
19
114/6/202312023Se evidenció que el Procedimiento Actualizar y Socializar el Normograma de Emcartago se encuentra desactualizado en Kawak y en la página Web de Emcartago.1. Reunión con la Oficina Asesora de Planeacion, para levantar un acta, donde dicho proceso (Normograma), pase a esta oficina. (Identificar la necesidad:
En el marco de la revisión documental o actualización normativa, los responsables de los procesos determinan la necesidad de crear, actualizar o eliminar un documento de su proceso.
Revisar las modificaciones: La Oficina Asesora de Planeación, realiza una revision, para establecer la pertinencia de dicha modificación, tipo de documento a crear o actualizar y los documentos)
asociados que puedan dar lugar a modificaciones. 2. La entrega del ultimo Normograma 2023, para que se pueda subir a la página, ademas se radicara en la oficina de planeacion, para su seguimiento y actualizacion posterior.		11/8/202311/12/2023Jefe Oficina Comercial Silvia Lorena Mosquera RamírezAbierto2023/08/11: Se suscribe Plan de mejoramiento.
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
101
102