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1 |  | PHILIPPINES COUNCIL FOR AGRICULTURE AND FISHERIES | PCAF-PMKMD-QP02-F01 | ||||||||||||||||||||||||
2 | Version 1 | ||||||||||||||||||||||||||
3 | Operational Planning Quality Form | PMKMD-PPS-PF1-2023-03 | |||||||||||||||||||||||||
4 | |||||||||||||||||||||||||||
5 | Annual Physical and Financial Plan (tier 1) | Reference Number | |||||||||||||||||||||||||
6 | Date: | ||||||||||||||||||||||||||
7 | Fiscal Year: FY 2023 | ||||||||||||||||||||||||||
8 | Division: Planning, Monitoring and Knowledge Management Section | ||||||||||||||||||||||||||
9 | Section: Planning and Programming Section | ||||||||||||||||||||||||||
10 | Function | Key Activities | Performance Indicator | Annual Physical Targets | Travelling Expenses | Supplies and Materials | Communication Expenses | Professional Services | Other Maintenance & Operating Expenses | TOTAL | REMARKS | ||||||||||||||||
11 | 1st | 2nd | 3rd | 4th | Total | Travelling (Local) | Office Supplies | Fuel, Oil & Lubricants | Other Supplies Expenses | Telephone (Mobile) | Legal Services | Representation Expenses | Rent - Motor Vehicle | Other MOOE | |||||||||||||
12 | 1.  Spearhead the formulation of agency thrusts, medium-term/ strategic and public investment plans and programs. | I. STRATEGIC PLANNING | |||||||||||||||||||||||||
13 | - Prepare and/or update agency AFMP based on PCAF thrusts and strategic directions | agency AFMP updated | 1 | 1 | - | ||||||||||||||||||||||
14 | - Strategic Planning Workshop (Updating) | planning workshop conducted | 1 | 1 | 26,950.00 | 26,950.00 | |||||||||||||||||||||
15 | 2. Formulate annual programs, plans, projects and targets, as well as conduct analysis of level and configuration of organizaional , financial, physical and other resources required for implementation, and the results-based framework/measures by which the agency's performance may be evaluated | II. OPERATIONAL PLANNING | - | ||||||||||||||||||||||||
16 | Annual Agency Plan and Budget | No. of agency plan and budget communicated | 2 | 1 | 3 | - | |||||||||||||||||||||
17 | Issue planning guidelines | General Directions and Planning Guidelines prepared | 1 | 1 | - | ||||||||||||||||||||||
18 | -General assembly and direction setting | Meeting conducted | 1 | 1 | - | ||||||||||||||||||||||
19 | b Planning Workshop | no. of planning workshop conducted | - | ||||||||||||||||||||||||
20 | - FY 2024 Plan and Budget proposal preparatory meeting | 1 | 1 | - | |||||||||||||||||||||||
21 | - CSO Consultation on FY 2024 PBP | 1 | 1 | 25,000.00 | 25,000.00 | ||||||||||||||||||||||
22 | - Areawide Participatory Planning Workshops and Policy Agenda Settings | - | |||||||||||||||||||||||||
23 | Luzon A | 1 | 1 | 38,560.00 | 9,878.00 | 4,000.00 | 65,800.00 | 300.00 | 661,600.00 | 48,000.00 | 157,480.00 | 985,618.00 | |||||||||||||||
24 | Luzon B | 1 | 1 | 279,220.00 | 5,698.00 | 37,800.00 | 300.00 | 518,000.00 | 198,150.00 | 1,039,168.00 | |||||||||||||||||
25 | Visayas | 1 | 1 | 272,780.00 | 6,534.00 | 43,400.00 | 150.00 | 456,000.00 | 253,590.00 | 1,032,454.00 | |||||||||||||||||
26 | Mindanao A | 1 | 1 | 336,400.00 | 5,175.50 | 34,300.00 | 150.00 | 442,200.00 | 143,060.00 | 961,285.50 | |||||||||||||||||
27 | Mindanao B | 1 | 1 | 302,400.00 | 4,862.00 | 36,400.00 | 150.00 | 442,200.00 | 139,837.00 | 925,849.00 | |||||||||||||||||
28 | NBPC | 1 | 1 | 41,640.00 | 6,297.50 | 4,000.00 | 42,000.00 | 300.00 | 494,650.00 | 48,000.00 | 51,200.00 | 688,087.50 | |||||||||||||||
29 | c .3 year rolling matrix | matrix prepared and communicated | 1 | 1 | - | ||||||||||||||||||||||
30 | d. BP forms | no. forms prepared and submitted | - | ||||||||||||||||||||||||
31 | BP form B | 1 | 1 | - | |||||||||||||||||||||||
32 | BP form D | 1 | 1 | - | |||||||||||||||||||||||
33 | BP form 201-F | 1 | 1 | - | |||||||||||||||||||||||
34 | BP form 202 | 1 | 1 | - | |||||||||||||||||||||||
35 | BP form 203 | 1 | 1 | - | |||||||||||||||||||||||
36 | d. budget hearings participated | - | |||||||||||||||||||||||||
37 | - plan and budget presentation | plan and budget presentation prepared | 1 | 1 | - | ||||||||||||||||||||||
38 | - budget folio (set) | budget folio prepared and submitted | 1 | 1 | - | ||||||||||||||||||||||
39 | e. BED forms | - | |||||||||||||||||||||||||
40 | BED 2 | forms prepared and submitted | 1 | 1 | - | ||||||||||||||||||||||
41 | Agency MDP | working paper prepared and submitted to budget section | 1 | 1 | - | ||||||||||||||||||||||
42 | 3. Analyze and evaluate agency plans, programs and budgets in relation to the agency’s mandate and the Philippine Agricultural Development Plan. | III. PERFORMANCE AND MONITORING ASSESSMENT | - | ||||||||||||||||||||||||
43 | PCAF Master Calendar | no. of calendar prepared/updated | 3 | 3 | 3 | 3 | 12 | - | |||||||||||||||||||
44 | a. Agency Performance Report (APR) prepared | APR prepared and submitted | 1 | 1 | - | ||||||||||||||||||||||
45 | b. Budget Accountability Report prepared | no. of BAR prepared and submitted | 1 | 1 | 1 | 1 | 4 | - | |||||||||||||||||||
46 | - memo to OUs re: submission of accomplishments | no. of memo prepared | 1 | 1 | 1 | 1 | 4 | - | |||||||||||||||||||
47 | c. Enhance Consolidated Qtrly Report of the GPPAs prepared | no. of report prepared and submitted | 1 | 1 | 1 | 1 | 4 | - | |||||||||||||||||||
48 | d. Highlights of accomplishment (narrative) prepared | no. of highlights prepared and submitted | 1 | 1 | 1 | 1 | 4 | - | |||||||||||||||||||
49 | e. MFO dashboard | no. dashboard updated | 3 | 3 | 3 | 3 | 12 | - | |||||||||||||||||||
50 | -APMA database created | database created in the QMS website | 1 | 1 | - | ||||||||||||||||||||||
51 | -APMA database monthly updating | no. of updates done | 3 | 3 | 3 | 3 | 12 | - | |||||||||||||||||||
52 | -APMA Meeting | no. of meetings conducted | 3 | 2 | 3 | 2 | 10 | 111,819.43 | 48,000.00 | 116,000.00 | 275,819.43 | ||||||||||||||||
53 | f. Performance Review | no. of performance reviews conducted | 0 | - | |||||||||||||||||||||||
54 | Agency Midyear | 1 | 1 | 138,600.00 | 138,600.00 | ||||||||||||||||||||||
55 | Joint Midyear | 1 | 1 | 63,200.00 | 8,833.00 | 4,000.00 | 300.00 | 695,250.00 | 90,000.00 | 216,442.00 | 1,078,025.00 | ||||||||||||||||
56 | Agency Yearend | 1 | 1 | 138,600.00 | 138,600.00 | ||||||||||||||||||||||
57 | IV. OTHERS | 0 | - | ||||||||||||||||||||||||
58 | a. Attend DA Performance Review and Plannning Workshops | 0 | - | ||||||||||||||||||||||||
59 | b. Participate in committee task force, sectoral committee and other inter-agency/units meetings | 0 | - | ||||||||||||||||||||||||
60 | 1,334,200.00 | 159,097.43 | 12,000.00 | 259,700.00 | 48,000.00 | 1,650.00 | 4,155,050.00 | 186,000.00 | 1,159,759.00 | 7,315,456.43 | |||||||||||||||||
61 | |||||||||||||||||||||||||||
62 | Prepared by: | Approved by: | |||||||||||||||||||||||||
63 | |||||||||||||||||||||||||||
64 | JOANE CARLA AUDITOR | CYRIL SOLIABAN | |||||||||||||||||||||||||
65 | Chief, Planning and Programming Section | OIC Chief, Planning, Monitoring and Knowledge Management Division | |||||||||||||||||||||||||
66 | Date Signed: | Date Signed: | |||||||||||||||||||||||||
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