répartition des 10 poles bénévoles salariés.ods
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Pour que l'on voit l'avis de tous sur ce tableau, on peut écrire à plusieurs dans chaque case,
sauter une ligne après celui qui a déjà écrit si vous voulez rajouter qqch,
Merci !
La dernière colonne est réservée aux commentaires, alors abusez-en si vous voulez !
2
Répartition des tâches bénévoles/salariés + binômes (ancien/nouveau) par pôle
3
4
Les pôles et leurs tâchesCette tâche doit-elle être assurée par un salarié, un bénévole ou les deux ?Quel binôme de bénévole pour animer ce pôle ?Prochaines
échéances
Commentaires
5
RomainSimon
Service civique
BénévoleCommission
Bénévole 2
6
Nico : remarque générale : lorsqu'il y a salarié ET bénévole sur la meme tache, il faudrait pouvoir préciser "lequel des 2 doit prendre l'initiative ?" afin que la tâche ne soit pas "laissée à l'abandon"
7
1 Pôle Comptabilité
Claire : je pense que les tâches relatives à l'argent doivent rester à la charge des bénévoles, mais avec un soutien du salarié pour des tâches ponctuelles, notamment l'emission des factures et les liens avec les structures créditeurs......
8
Suivre la trésorerieXComptaagnès
9
Saisir les pièces comptables (factures, frais, salaires, prestations...)XCompta
10
Clore des exercices comptables en fin d'année (compte de résultat, bilan, …)XCompta
11
Faire les dépôts en banqueXCompta
12
Payer les factures entrantesXCompta
13
Faire les virements salairesXCompta
14
Faire les virements du loyer chaque début de moisXCompta
15
Émettre les facturesXxXCompta
16
Faire un suivi des paiements et relancer éventuellementXxXComptaAgnès
le référent de l'évènement gère le paiement de la facture, donc le salarié peut-être amené à le faire
17
Réalisation des reçus fiscaux régulièrement et envoi aux intéressésXComptaMélanie
Cela peut être également fait en binome avec la personne qui rentre les adhésions
18
19
2 Pôle Événementiel et sensibilisation
Claire : je suis pour que cette partie passe sous le couvert du salarié, pour que la coordination soit la meilleure possible
20
Répondre aux demandes de devisXXXxEvenementiel
21
Surveiller les événements qui pourraient être intéressés par des interventions de M'IXXXXEvenementielLeïla
Pas seulement les surveiller, mais aussi les chercher et les démarcher (nico)
22
Diffuser (démarcher) le catalogue des animationsXEvenementielLeïla
Printemps 2016
Leïla: Diffusion en Printemps genre avril, pour les évènements de l'été mais également pour les profs qui font des dossiers de sub à ce moment là et qui peuvent avoir des sous pour faire des projets d'année (CVLA, en lcée surtout). Puis rappel à la rentrée par emailing, parceque l'été est passé et que tout le monde oublie! Et sinon d'accord avec Nico sur le travail de veille sur les évènements
23
S'assurer qu'il y a un référent pour chaque événementXXEvenementiel
24
Agenda des évènementsXXEvenementiel
25
Actualiser le stand sensibilisation??XXEvenementiel
Foire Bio (mettre les nouveaux dépliants de 05 voyageurs)
26
Veiller à l'entretien des animationsEvenementiel
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28
3 Pôle Festiv'idées
29
Voir document récapitulatif qu'il serait bien d'écrire un jourXFI
30
31
4 Pôle « vie du CA »
Claire : ça dépend du poste salarié auquel on pense en remplissant le tableau ; j'imagine bien déléguer ces tâches à un salarié en charge de l'administratif, mais pas à romain à l'heure actuelle.
32
Ju: Le CA étant bénévole, je crois qu'il doit être animé par des bénévoles. Je vois le CA comme un groupe de gens intéressés par les mêmes problématiques et qui donc ont un attrait et un plaisir à faire vivre ce groupe. Le CA doit rester ouvert aux salariés, il peut être initié en cas de besoin par les salariés, mais c'est je crois le coeur de l'association donc nécessairement sur une energie bénévole.
33
Rappeler les réunionsXCollegiale
Nico : d'accord avec Ju. Le salarié peut rappeler les réunions, mais ne doit pas proposer l'ODJ, animer les réunions....
34
Alerter le CAXXXXCollegialeOphélie : d'accord avec Ju  et Nico
35
Proposer l'ordre du jourXCollegiale
Simon : Je me demande même si le salarié doit être obligatoirement présent aux CA...
36
compléter l'odjXXXCollegiale
37
Animation les réunionsXCollegiale
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Prendre des notes et envoyer le compte-renduXCollegiale
39
Ramener de temps en temps le projet associatif 2015-2020 en CA, pour s'en servir comme grille de lecture des différentes actions et des différentes subventionsXCollegiale
40
Idem pour le travail d'évaluation de marcelineXCollegiale
41
42
5 Pôle « Ressources Humaines »
43
Suivi des ressources humaines en relation avec ADELHA (URSAFF, uniformation, chorum, suivi des congés payés)XRH
44
Se préoccuper de Romain, et Simon, en tant que salariés : formations à lui proposer, entretien annuel d'évaluation, le retenir pour qu'il ne fasse pas trop d'heures supp/bénévolat…XRH
45
Suivi administratif des stagiaires (quand il y en a)XRH
46
Encadrement des stagiaires (quand il y en a)XxXCollegiale
47
Encadrement service civiqueXxXCollegiale
48
49
6 Pôle « animation de la vie bénévole et adhérents »
50
Saisir les adhésions dans le listing des adhérents, ET dans les contacts pour envois mailsXCollegiale
51
Organiser des petits événements au local (projections, soirées adhérents…)?XVie adhérents
52
Préparer et animer l'assemblée généraleXCollegiale
53
Concevoir le diaporama de l'AGXCollegiale
54
Mobilisation pour intéresser les bénévoles (questionaire, comissions...XxXGouvernance
55
Activités entre adhérents (sortie vélo, rencontres...)XXVie adhérents
56
RecyclagevélosxxVie adhérents
57
Ouverture bénévole de l'atelierxVie adhérents
58
Mini séjoursxVie adhérents
59
60
7 Pôle « Financements et subvention »
61
Construire et actualiser le budget prévisionnel de l'annéexxXComptaassocier les salariés
62
Surveiller les appels à projets et voir ceux qui pourraient financer Mobil'idéesXxXCollégiale
30/09 ville Gap / 31/10 conseil départemental
63
Rédiger des dossiers de demande de subventions et construire le budget pour chaque demandeXxXCollégiale
bien partagée. principalement Romain + aide de simon pour les projets qui le concerne
64
Relire les dossiers de demande de subvention pour validationXCollégialeSolenn
Leïla: La relecture incombe aux bénévoles à mon sens et non au salarié, comme dit Ju, il faut pouvoir "décharger" le salarié
65
Rédiger les bilans des actions terminéesXxXCollégiale
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8 Pôle Administratif
Claire : à nouveau je délèguerai bien çà à un hypothétique nouveau salarié
68
Numériser les courriers qui arrivent au localXXJu: d'accord car ça relève du quotidien
69
Être en relation avec le propriétaire du local quand nécessaireXCollegialeOphélie : d'accord aussi.
70
Faire les dossiers d'adhésions aux associations (FUB, heureux cyclage, santé travail, UDESS)XXCollegiale
Leïla: Pour la relation avec le proprio. Je vois pas trop pourquoi cela devrait être en lien avec le salarié. cette tâche dépend du CA à mon avis.

Ju: Vaut-il mieux décharger les bénévoles ou les salariés de cette tâche ? Si une liste des structures aucquelles nous adhérons existe, n'est-ce pas un travail assez simple pour un bénévole ? Je ne l'ai jamais fait, donc je ne m'en rend pas vraiment compte


Ophélie : c'est moi qui l'ai fait cette année et ca a mis une plombe car je n'ai pas pris le temps...C'est pas compliqué c'est sûr...
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Rédiger le rapport d'activité + 4 pages partenairesxxXCollegiale
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9 Pôle CommunicationJu: Je pense que la communication doit être accessible à tous pour l'enrichir au maximum. Le plus dur est qu'elle soit cohérente, donc trouver un fonction en les différents communiquants.
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Faire la Mobil'lettre : Trouver les infos et des images rédiger et mettre en forme, ajouter les adresses mails des nouveaux adhérents, envoyerXXCommAude
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Faire vivre le compte FacebookXXComm
Leïla: La com' sur facebook ça marche en règle général, moi je veux bien m'y atteler plus régulièrement!
76
Faire vivre le site Internet : écrire des articles et des actualitésxXCommbénévole tant qu'il y a de la motive
77
Relations médias sur les actualités de M'I (rédiger communiqué de presse, puis l'envoyer)xxxCommAudeju et aude veut bien être la bénévole en soutien au(x) salarié(s)
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Comm visuelle localComm
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Develloppement des outils collectifs Comm
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10 Pôle Représentation et lobbying
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Représenter M'I sur des RDV avec les institutions (Maire Gap, CG 05, région PACA...) ou avec des privés (05 voyageurs, ERDF…)XxXCollegiale
Ophélie : la salarié sur ce point est pas mal car ces RDV tombent souvent lorsque les bénévoles travaillent
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Organiser des actions de lobbying grand public (diagnostic participatif, débats…)XxXLobbying PlaidoyerOphélieNico : salarié pas indispensable sur ce point, à mon avis.
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11 Pôle développement d'antennes 05x
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