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1 | Entidad: UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS | ||||||||||||||||||
2 | MAPA DE RIESGOS 2019 (Fecha de publicación: 31 de enero de 2019) | ||||||||||||||||||
3 | Misión: | ||||||||||||||||||
4 | 1. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO | 2. VALORACIÓN DEL RIESGO | OBSERVACIONES REALIZADAS | ||||||||||||||||
5 | Proceso / Objetivo | Área Administrativa | Área Facultad | Riesgo Descripción | Tipo de riesgo | 0. Factor (I - E) | Causa | ANÁLISIS DEL RIESGO Riesgo Inherente | CONTROLES | RIESGO RESIDUAL | 3. ACCIONES ASOCIADAS AL CONTROL | ||||||||
6 | Proba-bilidad | Impac-to | Zona de Riesgo (P * I) | Total control | Proba-bilidad | Impac-to | Periodo de Ejecución | Acciones | Registro | ||||||||||
7 | 1 | DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Objetivo: Orientar la gestión institucional desde un enfoque coherente y prospectivo, que permita identificar, formular y evaluar los elementos de direccionamiento estratégico requeridos para el cumplimiento de la misión y la satisfacción de las necesidades de los usuarios internos y externos. | Planeación | N/A | Inadecuada aplicación de recursos de inversión en desarrollo de funciones institucionales | Corrupción | Interno | Desconocimiento de los procedimientos por directivos que toman decisiones sobre la ejecución de recursos. | 1 | 20 | 20 | -Aprobación del proyecto (Ficha BPUNI) por la autoridad competente. -Elaboración y aprobación del Plan Operativo Anual de Inversiones. -Procedimiento PD-DIE-01 "Banco de Proyectos de Inversión" | 85 | 1 | 3 | Cuatrimestral | Brindar asesorías permanentes en la presentación de proyectos ficha Bpuni | Listados de asistencia | |
8 | Semestral | Divulgar en Web, el procedimiento del Banco de proyectos, ficha BPUNI | Registro publicación Web | ||||||||||||||||
9 | 2 | Planeación | N/A | Aprobación de proyectos de inversión que no apuntan hacia objetivos estratégicos | Gestión | Interno | 1. Desconocimiento del PAI. 2. Desactualización de procedimientos BPUNI para canalizar la inversión institucional. 3. Inasistencia a capacitaciones en proyectos por parte del personal académico-administrativo | 1 | 5 | 5 | -Acuerdo Sup 004/13 -Procedimiento Banco de proyectos de inversión PD-DIE-01 | 85 | 1 | 1 | Semestral | Socializar y apropiar el PAI, desde WEB y correos institucionales | 1) Registro publicación web 2) Correos | ||
10 | Anual | Capacitar anualmente en proyectos de inversión | Control asistencia a talleres | ||||||||||||||||
11 | 3 | Planeación | N/A | Bajo nivel de ejecución financiera de los proyectos frente al monto aprobado. | Gestión | Interno | 1. Falta de control del supervisor y de la unidad proponente del proyecto. 2. Baja gestión del gestor responsable del proyecto. | 4 | 10 | 40 | -Acta de inicio del proyecto -Seguimiento Físico y Financiero del proyecto en la herramienta google drive | 85 | 2 | 2 | Trimestral | -Implementación de los formatos: 1) acta de inicio de cada proyecto 2) formato Seguimiento Fisico y Financiero del Proyecto de inversión. | -Formatos diligenciados en cada proyecto, entregados en medio fisico debidamente firmados por el responsable y proponente del proyecto. | ||
12 | 4 | Planeación | N/A | Formulación de planes estatégicos incoherentes con la realidad institucional | Gestión | Interno | 1. Toma de decisiones sin tener en cuenta directrices institucionales. 2. Inadecuada metodología para la formulación de planes. 3. Desconocimiento sobre formulación y evaluación de planes 4. Falta de monitoreo y evaluación a los planes | 1 | 10 | 10 | Procedimiento PD-DIE-02 | 85 | 1 | 2 | Semestral | Revisión y ajuste al procedimiento PD-DIE-02 | Procedimiento ajustado y publicado en el SIG | ||
13 | 5 | Planeación | N/A | Incumplimiento de normas técnicas exigidas para la certificación de obras civiles de laboratorios | Gestión | Interno | 1) No existe un sistema estandarizado para la compra y fijación de precios para obras obras civiles de laboratorios 2) Ausencia de información específica de materiales requeridos en la tabla oficial de la AIM (Agencia Infraestructura de Materiales) 3) Falta de análisis de precios unitarios de materiales que por sus características técnicas no se encuentran incluidos en los APU del AIM | 3 | 20 | 60 | No existen | 0 | 3 | 5 | Julio | Proponer por parte de la oficiana de infraestructura la tabla de materiales y precios con especificaciones técnicas normativas para la adecuación o construcción de áreas de laboratorio ante el consejo superiror | Propuesta presentada ante el Consejo Superior | ||
14 | 6 | COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL Objetivo: Optimizar la comunicación interna y externa, vertical y horizontal de la Universidad de los Llanos, fijando los lineamientos y promoviendo acciones que incidan de manera activa en el fortalecimiento de procesos de identidad, gobernabilidad y convivencia. | Secretaría General | N/A | Falsificación de Diplomas expedidos en nombre de la Universidad de los Llanos | Corrupción | Interno | Falta de control en la solicitud de verificación de titulos en las empresas externas 2. Falta de atención oportuna a la solicitud de verificacion de titulos 3. incumplimineto del protocolo y requisitos establecidos para la elaboración de los diplomas | 4 | 10 | 40 | Acuerdo Superior 02 de 2017 | 55 | 3 | 3 | Semestral | Reportes oportuno de los Egresados a las instituciones de control de la profesión | 1. Correspondencia enviada mediante correo electrónico y documento físico. 2. Acto administrativo | |
15 | 7 | Secretaría General | N/A | Desarrollo del proceso de graduación sin el pleno cumplimiento de requisitos y trámites | Corrupción | Interno | 1. Inadecuados controles en la trazabilidad de la información del estudiante | 4 | 20 | 80 | - Acuerdo Superior 02 de 2017 - Actas de verificación de elaboración de diplomas | 85 | 2 | 3 | Cuatrimestral | Elaborar un acta de verificación de elaboración de diplomas frente al listado emitido por la oficina de admisiones | Acta de verificación del listado de graduandos | ||
19 | 8 | Comunicaciones | N/A | Uso indebido de los canales, medios e información institucional para favorecer intereses particulares | Corrupción | Interno | 1. Ausencia de plan de medios y de comunicaciones 2. Ausencia de controles | 3 | 10 | 30 | -Política de Comunicaciones - Plan de Medios y de Comunicaciones | 85 | 1 | 2 | Semestral | - Socialización de la Política de Comunicaciones Institucional | - Página Web - Emisora virtual Unillanos Radio | ||
20 | Semestral | - Socialización del Plan de Comunicaciones y Medios | - Pagina Web - Boletín Interno | ||||||||||||||||
21 | 9 | Comunicaciones | N/A | Utilización de la marca y los símbolos institucionales con fines comerciales u otros intereses personales | Corrupción | Interno | 1. Ausencia de un plan de medios y de comunicaciones 2. Faltad de controles 3. Uso indebido de los símbolos institucionales 4. Ausencia de valores éticos | 3 | 10 | 30 | - Plan de Medios - Plan de Comunicaciones - Modificación de Manunal de Identidad Visual - Registro de la Marca | 30 | 3 | 4 | Semestral | - Sensibilización sobre el uso del Manual de Identidad Visual de la Universidad - Socializar el registro de la marca de la Universidad | - Boletines internos -Página Web - Emisora Virtual Unillanos Radio | ||
22 | 10 | GESTIÓN DE LA CALIDAD Objetivo: Determinar el estado y desempeño del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad a su vez que se determina las acciones necesarias para el aseguramiento del ciclo de mejora continua. | Coordinación SIG | N/A | Inoportunidad en la identificación del producto o servicio no conforme | Gestión | Interno | Falta de verificación del cumplimiento de los requisitos de la Norma. | 4 | 10 | 40 | PD-GCL-06 Procedimiento para el control de salidas no conformes PD-GCL-04 Procedimiento de revisión por la dirección | 85 | 2 | 2 | noviembre 30 | Ajuste y operación del procedimiento PD-GCL-06 Procedimiento para el control de salidas no conforme. | Informes de Control de Salidas No Conforme | |
23 | 11 | Coordinación SIG | N/A | Que no se determinen y cumplan los requisitos de los usuarios. | Gestión | Interno | Incumplimiento de los requisitos de la ISO 9001:2015, falta de capacitación de atención al cliente, incumplimiento del objetivo de las reuniones de autocontrol. | 2 | 20 | 40 | Requerimientos Organismos de Control-Corporación autonoma. Requerimientos Convenios | 85 | 1 | 3 | noviembre 30 | Aplicación y analisis de encuestas para la medición de la satisfacción de las partes interesadas del SGC de la Universidad. -Establecimeinto de acciones para la mejora continua. | Informes de análisis de satisfacción de las partes interesadas. | ||
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26 | 12 | Coordinación SIG | N/A | Que la alta dirección no demuestre su compromiso con la implementación del Sistema de Gestión Ambiental | Gestión | Interno | Desconocimiento de las implicaciones e importancia de un SGA por parte de la alta direcciò. | 2 | 20 | 40 | Requerimientos Organismos de Control-Corporación autonoma. Requerimientos Convenios | noviembre 30 | Establecer la política del Sistema de Gestión Ambiental en el marco del Sistema Integrado de Gestión. | Politica de gestión integrada. | |||||
27 | 13 | DOCENCIA Objetivo: Formar integralmente ciudadanos, profesionales y científicos, capaces de adaptar y generar conocimiento para el desarrollo de la Orinoquia y el país. | Admisiones, Registro y Control Académico | N/A | Avales sin cumplir requisitos legales para trámites de grado y otorgamiento de titulos | Corrupción | Interno | 1. Incumplimiento de funciones 2. Falta de valores éticos. 3. Falta de controles. | 2 | 20 | 40 | -Lista de chequeo -Procedimiento PD-DOC-03 trámite de grado -Verificación documental | 80 | 1 | 3 | Semestral | Socializar procedimientos y formatos a funcionarios responsables | 1) Control asistencia a la socialización | |
28 | Semestral | Revisar la inclusión de los documentos necesarios para grado diligenciando el Formato FO-DOC-01, el cumplimiento de plan de estudios y la opción de grado | 1. Oficio remisiorio de la Oficina de Admisiones a Secretaría General de aprobacion de cumplimiento de requisitos para grado | ||||||||||||||||
29 | 14 | Admisiones, Registro y Control Académico | N/A | Pérdida, manipulación o alteraciones de historias académicas | Corrupción | Interno | 1. Incumplimiento de normatividad para organización y archivo de historias académicas. 2. Inexistencia de inventario documental. 3. Desorganización de archivos | 3 | 10 | 30 | - Tabla de retención documental - FO-GDO-04 FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL | 85 | 1 | 2 | Semestral | Socializar los procedimientos, normas y formatos a los funcionarios de la dependencia encargados de la ejecución de las actividades relacionadas con el riesgo | 1. Actas de Reunión 2. Notificación de normas, procedimientos y formatos a los correos institucionales de los funcionarios de la dependencia | ||
30 | Semestral | Verificar avance y diligenciamiento del formato de inventario documental de los expedientes académicos de los estudiantes. | Acta de Revision de inventario documental | ||||||||||||||||
33 | 15 | Dirección General de Currículo | Programa Académico | Programación y ejecución de prácticas extramuros sin cumplir el propósito de fortalecer la gestión académica | Gestión | Interno | 1. No planear las prácticas en concordancia con los líneamientos curriculares y planes de estudios del programa. 2. No evalauar por parte de Consejos de Facultad las prácticas que se realizan 3. Incumplimiento de directrices para formular y ejecutar las prácticas 4. Falta de compromiso institucional frente a la responsibilidad de liederar las prácticas 5. Falta de control por parte de las facultades | 2 | 5 | 10 | -Acuerdo Sup 017/09 -Resolución académica semestral de aprobación prácticas -BPUNI para realización de las prácticas -Directrices de vicerrectoría -PD-DOC-05 Procedimiento de prácticas y visitas extramuros -FO-DOC-02 Formato de solicitud y guía de salidas (Docente) -FO-DOC-04 Formato de evaluación salidas y prácticas extramuros (Estudiantes) -FO-DOC-05 Formato plan de salidas y prácticas por Programa. -FO-DOC-06 Formato plan de salidas y prácticas por Facultad. -FO-DOC-81 Formato Diseño de curso programas presenciales. -Decreto 055 de 2015 | 90 | 1 | 1 | Semestral | - Revisión y ajustes de microdiseños (FO-DOC-81), en los que se deben identficadar claramente las prácticas a realizar con sus porcentajes de evaluación y establecer en coherencia con los contendos programáticos del curso. (Comités de programa y Consejos de Facultad). | Semestral -Actas sesiones de comité de programa, Consejos de Facultad y Consejo Académico. | ||
34 | 16 | Vicerrectoría Académica | Escuelas / Dptos/ Institutos | Prestación del servicio de Docencia sin precisión de mecanismos para su control en todas su modalidades | Corrupción | Interno | 1. Procedimiento para el control de la actividad Docente sin definir para la modalidad de carrera y ocasionales 2. Formatos institucionales inherentes al control de Docencia que requieren ser ajustados | 2 | 10 | 20 | *PD-DOC-38 Procedimiento control al desarrollo de actividades docentes catedráticos | 35 | 1 | 5 | Cuatrimestral | 1. Construcción del procedimiento de control de actividad Docente (atedraticos, Carrera y Ocasionales) 2. Ajuste y construcción de los formatos inherentes a la actividad docente (diseño de curso, diario de clases y control de asistencia) | 1. Procedimiento para el control de la actividad docente 2. Formatos ajustados. | ||
35 | 17 | Vicerrectoría Académica | Consejos de Facultad | Avales de apoyo económico para financiar asistencia a eventos y capacitaciones sin estar enmarcados en los planes de capacitación de cada una de las Facultades o que no atienden al perfil de formacón del Docente | Corrupción | Interno | 1. Planes de capacitación que requieren ser ajustados 2.Solicitudes allegadas por docentes sin distinción de pertinencia 3. Reducida oferta de capacitaciones en las diferentes areas y que se ajusten al presupuesto 4.Analísis poco riguroso de la pertinencia de la solicitud de capacitación | 2 | 20 | 40 | *Revisión de solicitudes por pratede los Consejo de Facultad | 73 | 1 | 4 | Cuatrimestral | 1.Definición de criterios para otorgar apoyos con destino a capacitación 2. Revisisones y analsis regurosos acerca de las solicitudes | 1. Documento con criterios fijos para otorgar apoyos economicos 2. actas de sesiones de Consejo de Facultad | ||
36 | 18 | Vicerrectoría Académica | Consejo académico | Autorización por parte del Consejo Académico de pago de recibos de matrícula en fechas diferentes a las estipuladas por el calendario académico | Gestión | Interno | 1. Solicitudes extemporaneas por parte de los estudiantes 2. Desconocimiento de las fechas estupiladas en la Resolución de calendario académico | 2 | 20 | 40 | *Resolución de Calndario Académico | 70 | 1 | 4 | Semestral | 1. Negar de solicitudes de pago extemporaneo de recibos de matrícula 2. Divulgar masivamente y con sufieinte anticipación de las fechas establecidas en el calendario académico 3. Sensibilización acerca de las consecuencias negativas de las autorizaciones extemporaneas | 1. Actas comites de correspondencia 2. Evidencia medios de divulgación 3. Registros de asistencia a jornadas de sensibilización | ||
37 | 19 | Vicerrectoría Académica | Decanatura | Utilización del periodo sabático para actividades diferentes a los compromisos adquiridos | Corrupción | Interno | 1. Débil seguimieno a compromisos año sabádico 2. Fal ta compromiso ético del docente 3. No hay verificación de resultados | 1 | 20 | 20 | Acuerdo Superior 002 de 2004 -Estatuto docente Acuerdo Sup 013/00 | 40 | 1 | 5 | *Realizar identificación de los docentes que cuentan con este beneficio *Capacitar a los Consejos de Facultad y Decanos acerca de la normatividad aplicable para quien haga un uso indebido del beneficio que otorga la Universidad. * Solicitar informe intermedio (C.S.U.). * Hacer efectivas las pólizas de cumplimiento. | *Reporte generado por la Oficina de Asuntos Docentes *Informe presentado a C.S.U. (Sría. Gral.) *Reuniones en Facultades | Revisar vigencia Acuerdo Superior 013 de 2000 | ||
38 | 20 | Vicerrectoría Académica | Facultad | Incumplimiento de las responsabilidades académicas asignadas por el Consejo de Facultad | Corrupción | Interno | Desatención de la programación horaria y responsabilidad docentes fijadas por Consejos de Facultad en Sistema de Asignación de Reponsabilidades Académicas SARA | 2 | 20 | 40 | Plan de acción docente | 25 | 2 | 5 | Semestral | *El Consejo de Facultad solicitará dos (2) informes, uno a mitad del período académico y otro antes de finalizar el P.A. respectivo. | * Informes de seguimiento * Actas de Consejo de Facultad | ||
39 | Semestral | *El incumplimiento se reflejará en la respectiva Evaluación Docente. | *Actas del Consejo de Facultad *Evaluación Docente | ||||||||||||||||
40 | 21 | Facultades | Facultad | Inicio de clases del estudiante sin formalizar la matrícula | Gestión | Interno | 1. Entrega tardía de listas oficiales de estudiantes por parte de Of. Admiisiones 2. Excesivas modificaciones a los calendarios 3. Incumplimiento de las normas por los docentes | 2 | 10 | 20 | -Acuerdo Sup 004/09, Art 76 -Acuerdo Sup 015/03, Arti 27 -PD-DOC-01 matrícula estudiantes antiguos -PD-Doc-04 inscripción, selección y matrícula estudiantes nuevos | 55 | 1 | 3 | Semestral | *Salvo casos excepcionales debidamente justificados, se modificarán los Calendarios Académicos. *Informe de seguimiento al Consejo Académico (indicadores institucionales) | Procedimiento de inscripción y matricula fue modificado por el Consejo Académico (Se separó la matricula académica de la matricula económica) | *Verificar el procedimiento de inscripción y formalización de matricula se modificó **EL PROCEDIMIENTO EN EL SIG DESACTUALIZADO, SE RECOMIENDA AJUSTAR CON LA NUEVA NORMATIVIDAD** | |
41 | 22 | Vicerrectoría Académica | Facultad | Convocatorias docentes en cualquier modalidad, sin precisión de requisitos | Corrupción | Interno | Ausencia del procedimiento que regule el proceso | 1 | 20 | 20 | Acuerdo Sup 013/14 | 35 | 1 | 5 | Semestral | *Requisitos y condiciones dispuestos en la Normatividad aplicable a la selección de personal docente de la Universidad. * Establecer con claridad los puntos de control en el procedimiento de selección del personal docente. | Procedimiento aprobado y publicado. | ||
42 | 23 | Vicerrectoría Académica | facultad | Autorizar pagos a docentes sin cumplir horas, contenidos y compromisos acordados | Corrupción | Interno | 1. Poco seguimiento por parte del supervisor 2.Inexistencia de procedimiento 3. Falta de compromiso y valores éticos por docentes y supervisores | 2 | 20 | 40 | -PD-GTH-06 contratación y pago de catedráticos | 70 | 1 | 4 | Semestral | *Diseñar procedimiento con puntos de control (seguimiento por parte del Consejo de Facultad) *Establecer con claridad los responsables de cada actividad. *Requisitos y condiciones para el pago, claramente establecidos y debidamente autorizados. *Establecer las responsabilidades de los interventores o supervisores. | *Procedimiento aprobado y publicado. *Actas de Consejo de Facultad | ||
43 | 24 | INVESTIGACIÓN Objetivo: AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL Objetivo: Fomentar y apoyar las actividades conducentes a la generación y aplicación del conocimiento, a través de investigción científica y desarrollo tecnológico. | Dirección General de Investigaciones | N/A | Bajo cumplimiento de los indicadores del proceso de investigación. | Gestión | Interno | 1.Desarticulación DGI con los Centros de Investigación de las facultades 2. Imposibilidad de realizar seguimiento y control a los Centros de Investigación desde la DGI. 3. Recursos insuficientes para el cumplimiento de metas. | 3 | 10 | 30 | Indicadore SIG Formatos: FO-INV-05, FO-INV-06, FO-INV-08, FO-INV-10 y FO-INV-17 | 70 | 2 | 3 | Anual | - Seguimiento y evaluacion de los indicadores establecidos en el SIG. - Desarrollo de convocatoria internas. - Participación en convocatoria externas | - Indicadores medidos. - Terminos de referencia de las convocatorias, proyectos seleccionados. - relación de proyectos presentados en convocatorias externas, proyectos aprobados. | |
44 | 25 | Dirección General de Investigaciones | N/A | Perdida de la credibilidad del proceso de investigación | Gestión | Interno | 1. Inconsistencia en la información reportada por las unidades académicas y administrativas. 2. Inadecuada divulgación de los resultados | 2 | 5 | 10 | Base de datos | 60 | 3 | Semestral | - Registro y seguimiento de información en base de datos -Verificación de los productos de investigación | Base de datos digital. | |||
45 | 26 | Dirección General de Investigaciones | N/A | Desvío y uso indebido de recursos de investigación en actividades de beneficio particular | Corrupción | Interno | 1) Desconocimiento de normas legales y ética. 2) Falta de seguimiento y control 3) Desconocimiento en manejo de recursos públicos | 2 | 10 | 20 | -PD-INV-01 gestión integral de proyectos de investigación -Acuerdo Sup 026/00 -Código de ética FO-INV-21, FO-INV-22 Y FO-INV-23 | 85 | 1 | 2 | Anual | - Seguimiento y verificación de la ejecución financiera de los proyectos de investigación. | - Formatos Diligenciados: FO-INV-21, FO-INV- 22, FO-INV-23 - Orientación sobre el manejo de los recursos a los docentes responsables de los proyectos de investigación. | ||
46 | 27 | Dirección General de Investigaciones | N/A | La ejecucion de los proyectos de investigación no se desarrolle conforme a lo planeado | Gestión | Interno | 1. Vigencia del regimen excepcional "Ley de garantías" 2. Bloqueos y cierres por manifestaciones estudiantiles a las intalaciones de la universidad 3. Inadecuada destinación de recursos 4. Falta de control y seguimiento 5. Demora en la entrega y ejecución de los recursos | 2 | 10 | 20 | Formatos: FO-INV-10 y FO-INV-11 | 85 | Anual | - Implementar planes de contingencia en caso que se presenten bloqueos. - Realizar seguimiento en la ejecución de los proyectos. - Gestión en los procesos de desembolso de compras y desembolso de recursos para la ejecución de proyectos de investigación. | - Planes de contingencia - Solicitudes de compras y desembolso de recursos. | ||||
47 | 28 | PROYECCIÓN SOCIAL Objetivo: Generar vínculos de interacción entre la Universidad y su entorno social, mediante el estudio permanente de sus problemas, la difusión y transferencia del conocimiento producido por la docencia e investigación. | Dirección General de Proyección Social | N/A | Uso ineficiente de los recursos aprobados desde el Consejo Institucional para el desarrollo de la Proyección Social | Corrupción | Interno | , ",Centros de Proyección no cumplen sus funciones : 1)Carecen de un proceso de inducción del cargo y la asignación de funciones 2) Falta de capacitacion para el desarrollo de sus funciones (normatividad, procesos...) 2) Los Directivos y docentes no cumplen con el procedimiento de Educacion continuada 3) Desarticulación de los formatos de Plan de acción docente FO-DOC-69/acciones ejecutadas FO-DOC-70 con el Acuerdo Superior 021 de 2002 4) Formulacion de proyectos que no generan impacto con asignación excesiva de horas de descarga. 5) Falta de herramientas para el seguimiento de ejecución de los proyectos, lo cual genera la inexistencia de indicadores de medición del cumplimiento de los mismos. 6) Baja periodicidad de seguimiento de resultados o avances presupuestales de los proyectos" | 4 | 10 | 40 | 1. Procesos de induccion a Directores de centro y Docentes coordinadores 2. Formatos excel dinámicos para la formulación de los proyectos Acta de inicio, terminación 3. Informes: de avance; Final técnico y financiero 4. Matriz de seguimiento físico y financiero 5. Actas de comites y Consejos de proyeccion social 6. Correos, memorandos..." | 85 | 2 | 2 | Semestral | Capacitación para Directores de centro extencionistas | Registros de asistencia, evidencia fotografica | |
48 | primer cuatrimestre | Modificacion del formato informe de avance tecnico de ejecucuón de proyecto | Modificación de formato en el sig y Boletin Informativo | ||||||||||||||||
49 | Semestral | Realizar el seguimiento financiero y de ejecución | Actas de Consejo institucional de Proyección social, Informe de ejecución presupuesto | ||||||||||||||||
50 | 29 | BIENESTAR INSTITUCIONAL Objetivo: Ejecutar acciones que contribuyan al desarrollo humano, mediante la formación integral, el mejoramiento de la calidad de vida y la complementación en la construcción de comunidad, con el propósito de aportar en el cumplimiento de la misión institucional. | Bienestar Universitario | N/A | Asignación indebida de descuentos socioeconómicos a estudiantes | Corrupción | Interno | 1) Incumplimiento del procedimiento de asignación de descuentos socioeconómicos conforme a la normativa vigente 2) Ineficacia de controles, falta de verificación de la información. 3) Inexactitud o falsedad en la información presentada para recibir incentivos 4) Malas prácticas estudiantiles por falta de valores éticos y falta de ética de algunos funcionarios responsables de realizar la verificación | 4 | 10 | 40 | Procedimiento PD-BIN-06 Visitas domiciliarias aleatorias FO-BIN-14 | 85 | 2 | 2 | Semestral | Seleccionar la muestra de estudiantes que serán sometidos al proceso de visita domiciliaria y realizar procedimiento de verificación de acuerdo a los criterios aprobados por el Cómite de Trabajo Social | Base de datos con informe de visitas domiciliarias y Formatos FO-BIN-14 | |
51 | Semestral | Socializar con la comunidad estudiantil información relevante al proceso de solicitud de descuentos socioeconómicos (normativa, requisitos, procedimientos, sanciones) | Boletines informativos, planillas de asistencia a charlas de socialización | ||||||||||||||||
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53 | 30 | GESTIÓN JURÍDICA Objetivo: Asesorar, orientar, asistir y resguardar los intereses de la Universidad, en asuntos jurídico-administrativos, internos y externos, velando por la defensa de los intereses comunes, en cumplimiento de los fines esenciales del Estado. | Jurídica | N/A | Celebración indebida de contratos de prestación de servicios de menor cuantía (CPS) | Corrupción | Interno | 1. Violación del régimen de inhabilidades e incompatibilidades por parte del contratista 2. Incumplimiento de requisitos legales para la formalización del contrato . | 3 | 20 | 60 | -PD-JUR-02 vinculación por prestación de servicios. -FO-JUR-19 lista de chequeo para ingreso de contratistas | 85 | 1 | 3 | Semestral | Ajustes permanente de los formatos de acuerdo a la normatividad existente en cada uno de los procesos de contratación llevados a cabo | Versiones actualizadas de los formatos publicados en el micrositio web | |
54 | 31 | Jurídica | N/A | La no atención de las oportunidades procesales en el marco de la defensa jurídica frente a la respuesta que demanda las acciones de tutela, derecho de petición y las acciones judiciales - administrativas en contra de la Universidad de los Llanos | Gestión | Interno | 1) Falta de gestión oportuna de los responsables del proceso 2) Desconocimiento de la normativa viegente 3) Intereses particulres para favorecer a terceros | 3 | 20 | 60 | - Sistema de justicia 21 de la rama judicial (verirficar cumplimiento términos procesales.) - Experiencia del personal a quien corresponde las actividades de la defensa juridica de la Universidad | 85 | 1 | 3 | Semestral | 1) respuesta dentro de los terminos procesales de los tramites adminisrtrativos y judiciales a cargo de la oficina juridica . | Mediante la presentacion de los informes respectivos dentro de la Universidad de los Llanos y frente a los organos de control que lo requieran. | ||
55 | 32 | Jurídica | N/A | Incumplimiento de requisitos legales de ejecución y liquidación de convenios | Gestión | Interno | 1) Falta de gestión oportuna de los responsables del proceso 2) Desconocimiento de la normativa viegente | 5 | 10 | 50 | 1)Porcedimiento para la suscripción de convenios. 2)Formato FO-JUR08 Lista d chequeo de convenios. 3)Formato FO-JUR-04 acta de liquidación de convenios. | 55 | 0 | Anual | 1) Capacitacion de las actividades de supervidores para el adecuado desarrollo y fortaleciento las alianzas con los convenios con la Universidad de los llanos y con ello dando cumplimiento a Resolucion Rectoral 1833 de 2014 " Por medio del cual se adopta el Regimen de obligaciones y responsabilidades para el ejercicio de la supervision e interventoria. | 1. Invitación 2. lista de asistencia | |||
56 | 33 | GESTIÓN DE TALENTO HUMANO Objetivo: Gestionar con eficiencia y eficacia los servicios administrativos, de forma tal que permita a la administración el cumplimiento de su misión. | Oficina de Personal | N/A | Vinculación de personal sin los lineamientos idoneos en términos de contextualización y cualificación | Gestión | Interno | Falta de gestion oportuna en el manejo de los lineamientos idoneos para lnduccion del personal | 4 | 10 | 50 | Actualizacion del procedimiento de induccion | Semestral | Realizar el debido proceso del Procedimiento actualizado | Listados de Asistencia y Fotos | ||||
57 | 34 | Oficina de Personal | N/A | Administrar el archivo de gestion a través del cumplimiento de la norma con el propósito de facilitar la operación del servicio. | Gestión | Interno | 1) Manejo del Archivo de acuerdo a los reglamentos y normas archivisticas | 5 | 10 | 50 | - procesos y procedimientos de archivo. | 40 | 5 | 4 | Cada vez que se requiera | 1. Gestionar con la administracion un espacio mas amplio para el archivo documental | Solicitud de gestion | ||
58 | 40 | 5 | 4 | Cada vez que se requiera | 2. Disponer de un funcionario exclusivo para la organización y archivo de acuerdo a las normas archivisticas internas y externas. | Solicitud de gestion | |||||||||||||
59 | 40 | 5 | 4 | Cada vez que se requiera | 3. Trabajar articuladamente con la oficina de Archivo historico para depurar el archivo de la oficina de personal. | informes semestrales | |||||||||||||
60 | 35 | Oficina de Personal | N/A | Provisión de cargos sin el cumplimiento de requisitos, perfiles, competencias laborales | Corrupción | Externo | 1) Inaplicabilidad de reglamentos y normas sobre perfiles y requisitos de cargos 2) Prácticas clientelistas | 4 | 10 | 40 | -Manual de funciones y competencias -Manual de procesos y procedimientos. | 40 | 4 | 4 | Semestral | Elaborar certificacion de cumplimiento de requisitos para optar al cargo a ocupar. | Certificación | ||
61 | 36 | Oficina de Personal | N/A | Vinculación de docentes o administrativos sin cumplir requisitos | Corrupción | Interno | 1. No revisión de antecedentes disciplinarios. 2. Perfil no adecuado a la linea académica o requisito convocado o perfil requerido. | 3 | 10 | 30 | -PD-GTH-01 selección y vinculación en planta adtiva provisional -PD-GTH-07 vinculación catedráticos de pregrado -PD-GHT-09 vinculación y pago catedráticos postgrado -Estatuto docente y administrivo. | 55 | 2 | 3 | Semestral | Revisar de manera idonea de acuerdo a los controles. | Lista de chequeo | ||
62 | 37 | Oficina de Personal | N/A | Inadecuado pago de nómina y de seguridad social | Corrupción | Interno | 1) Errores de liquidación en nómina 2) Pago de seguridad social a personas no vinculadas a la entidad 3) Pagos de horas extras a personal sin derecho o no laboradas. 3. No se cuenta con los recursos económicos y humanos necesarios para el cumplimiento que exige la normatividad nacional | 3 | 10 | 30 | -PD-GTH-03 liquidación de nómina, prestaciones sociales, seguridad social y parafiscales -PD-GTH-24 realización y pago de trabajos suplementarios | 55 | 2 | 3 | Semestral | Realizar el debido proceso de los procedimietos. | Nominas y reportes de pago de seguridad social | ||
63 | 38 | Salud Ocupacional | N/A | Deficiente adopción del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo dentro de la institucionalidad de la Universidad | Gestión | Interno | 1. Ausencia de normatividad interna., que acoja la normatividad nacional en sst 2. Elaboración de evaluación del sistema con poca participación de la comunidad universitaria | 3 | 10 | 30 | 1.adoptar un acto administratyivo interno donde se acoja los lineamientos de normatividad nacional y se apliquen a la universidad 2. elborar procedimientos para dar a conocer el sistema de gestios de sst a toda la comunidad universitaria | 35 | 3 | 4 | Anual | generar un plan de trabajo del area el cual determinara las actividades a realizar para dar cumplimiento a la normativa vigente en SST | documento digital que reposa en oficina de SST | ||
64 | Anual | reforzar el recurso humano para el area el cual permitira darle cubrimiento en desarrollo de sistemas de vigilancia epidemiologica procedimientos y diferentes actividades de obligatorio cumplimiento en todas las empresas. soportado en un presupuesto asignado al area. | capacitaciones, documentos de SVE, registro fotografico, registros de asistencias | ||||||||||||||||
65 | Semestral | realizacion de documentacion procedimientos, informes y diferentes soportes necesarios para implementacion y buen desarrollo del sistema integrado de gestion de seguridad y salud en el trabajo. | publicacion en pagina web | ||||||||||||||||
66 | 39 | Comité de Evaluación y Promoción Docente | N/A | Inadecuado escalafonamiento docente | Corrupción | Interno | 1) Incumplimiento de normas 2) Falta de precisión en aspectos normativos 3) Favorecimiento | 5 | 20 | 100 | Acuerdo Sup 002/04 | 70 | 4 | 4 | Anual | revisión de la normartividad nacional e institucional correspondiente a el escalfón docente (Acuerdo Superior 002 de 2004, decreto 1279 de 2002, ley 30 de 1992, AS 004 de 2009, AS 031 de 2002, AS 061 de 1999, AS 08 de 2005, AS 010 DE 2011, AS 013 2015, AS 004 DE 2016) | Para mejorar la promoción docente se gestiono normatividad academica para herramientas de evaluación que permitan una adecuado escalafonamiento docente. ( 013 de 2017, 023 de 2017 y 016 de 2018) | ||
67 | 40 | Asuntos Docente | N/A | Irregularidad en la asignación de puntos salariales y de bonificación | Corrupción | Interno | 1) Poca representación de los profesores de todas las Facultades que integran el Comité 2) Bajo conocimiento de la normatividad 3) Ambiguedad en la normatividad | 1 | 20 | 20 | 1. Decreto 1279 de 2002, acuerdo superior 031 de 2002 Y consulta al grupo de seguimiento. 2. Definición de los procedimientos pertinentes a los factores de asignación de puntaje salariasl y Bonificación, mediante los siguientes formatos: 2.1- Fomato para el procedimiento y asignación de puntos por desempeño académico -administrativo y experiencia académica. 2.2- Formato para procedimiento de asignación de puntos por titulos univesitarios. 2.3- Formato de procedimiento de evaluación y reconocimiento de la productividad académica - Bonificaciones. 2.4- Formato de procedimiento de evaluación y reconocimiento de la productividad academico, puntos salariales. | 85 | 1 | 3 | noviembre 30 | Manual de criterios complementario al Decreto 1279 de 2002, para la universidad de los llanos | Resolución Rectoral de adopción de manual de criterios complementario al decreto 1279 de 2002 para la Universidad de los Llanos | ||
68 | 41 | GESTIÓN FINANCIERA Objetivo: Administrar de manera eficiente y eficaz los recursos financieros de la Universidad garantizando el cumplimiento de los compromisos adquiridos con la comunidad y los entes de control. | Presupuesto | N/A | Manipulación de la información financiera presupuestal para beneficio de terceros | Gestión | Interno | 1) Falta capacitación para el conocimiento y manejo del nuevo sistema de información SICOF 2) Incumplimiento del procedimiento de presupuesto 3) Falta de autocontrol en las oficinas | 3 | 10 | 30 | Sistema Integrado Contable Financiero - SICOF - PD-FIN-01 PRESUPUESTO - Revisión ingresos y gastos - Cronograma de informes - Claves según módulo de uso | 85 | 1 | 2 | Semestral | 1 .- Se han efectuado capacitaciones periodicas con los profesionales del Sistema Integrado Contable y Financiero -SICOF- | 1 .- Actas de capacitaci'ón y socialización de mejoras realizadas al sistema. Acceso remoto | |
69 | 42 | Semestral | 2.- A través de revisiones periódics a la información permite minimizar el riesgo 3.- Las dependencias tiene mayor control sobre los proccedimientos efectuados | 2 .- Ejecución presupuestal de Ingresos, Auxiliares de los comprobantes, Resoluciones Rectorales. 3 .- Formatos establecidos | |||||||||||||||
70 | 43 | Tesorería | N/A | Pérdida de títulos valores por ingreso de personal no autorizado | Gestión | Interno | 1) Ingreso violentando chapas 2) Atraco en horario de atención a público 3) Traspapelación de título valor | 1 | 10 | 10 | -Custodia en caja de seguridad -Consignación en carro de valores -Acceso restringido a Of. Tesorería -Manejo diario de caja y bancos -Sello de páguese a primer beneficiario -Protectógrafo sello húmedo | 85 | 1 | 2 | Semestral | Controlar ingreso del personal a la dependencia | Informacion al publico atencio unicamente por ventanilla | ||
71 | Semestral | solicitar elementos basicos para generar seguridad a la oficina de tesoreria | solicitud apoyo a la oficina de vicerecursos para implementacion, (correo, carta) | ||||||||||||||||
72 | 44 | Tesorería | N/A | Inadecuada gestión de tesorería | Corrupción | Interno | 1) Jineteo de fondos en beneficio propio 2) Inversiones en entidades que no ofrecen seguridad favoreciendo los intereses de terceros 3) Cobro de dádivas por trámite de cuentas 4) Ordenar o efectuar pagos sin el lleno de los requisitos legales y retardar el pago de obligaciones legalmente contraídas | 1 | 20 | 20 | -Informe caja y bancos -Conciliación bancaria -No represamiento de cuentas | 85 | 1 | 3 | Semestral | sensibilizar en manejo los recursos publicos dentro de la oficina tesoreria | registro de asistencia a la sensibilizacion | ||
73 | Anual | Solicitar por lo menos 1 auditoría en el plan de auditorias | correo solicitud | ||||||||||||||||
74 | 45 | GESTIÓN DE INTERNACIONALIZACION Objetivo: Incorporar la dimensión internacional e intercultural del conocimiento en los espacios universitarios mediante la movilidad para la formación de la comunidad universitaria, establecimiento-seguimiento a convenios, redes y alianzas interinstitucionales de cooperación, diseño-ejecución de proyectos colaborativos en investigación y desarrollo, participación en sociedades del conocimiento y la institucionalización de la internacionalización en Unillanos. | Internacionalización | N/A | Desviación de recursos OIRI para proyectos de movilidad, redes, convenios de Unillanos | Corrupción | Interno | 1) Incumplimiento de funciones y de responsabilidades 2) Falta de estudios previos 3) Insuficiente vigilancia y auditoria | 2 | 20 | 40 | Procedimientos y formatos SIG (Ficha contraparte del exterior) | 85 | 1 | 3 | Semestral | Seguimiento a los egresos realizados por el proyecto BPUNI al C.C., mediante el Registro Presupuestal, Obligación Presupuestal y los Pagos Realizados del auxiliar de ingresos y egresos por Centro de Costo correspondiente al periodo verificable, para la realización de informes de ejecución | Verificación mediante 2 controles semestrales expedidos a la oficina de presupuesto de la Universidad de los Llanos en el correo institucional: oiri@unillanos.edu.co | |
75 | 46 | Internacionalización | N/A | Incumplimiento de los requisitos de la comunidad universitaria por una toma decisiones sin el sustento de información efectiva | Gestión | Interno | 1) Consolidación de la información por fuera de los tiempos oportunos 2) Información insuficiente para la planeación de la gestión 3) Ausencia de un sistema de información que articule las cifras de la gestión de la dependencia con la realizada por las areas involucradas en el proceso | 4 | 10 | 40 | - Solicitud de información por medio de correo electrónico -Realización de consultas de satisfacción de forma esporádica | 55 | 3 | 3 | segundo cuatrimestre | Implementación del sistema de información MAC | LINK | ||
76 | primer cuatrimestre | Implementación de matrrices de recolección de información mediante herramientas de uso compartido | LINK | ||||||||||||||||
77 | 47 | GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Objetivo: Administrar de forma eficaz y eficiente los recursos para realizar los procesos misionales de la Universidad. | Almacén | N/A | Hurto, apropiación, uso indebido y aplicación diferente de los bienes institucionales | Corrupción | Interno | 1) Incumplimiento de lineamientos y funciones propias del Almacén e Inventarios 2) Falta de valores éticos en la comunidad universitaria | 1 | 20 | 20 | -PD-GBS-08 acta de toma de inventario -FO-GBS-57 | 85 | 1 | 3 | Semestral | Sensibilizar a servidores públicos, contratistas y colaboradores en temas relacionados con el buen manejo de los recursos públicos y en valores éticos | Boletín | |
78 | 48 | Semestral | Socializar procedimiento PD-GBS-08 y las implicaciones legales por no cumplimiento | Boletín | |||||||||||||||
79 | 49 | Vicerrectoría de Recursos Universitarios | N/A | Celebración de contratacion sin el cumplimiento de requisitos | Corrupción | Interno | 1) Incumplimiento de las normas 2) Desatención de los procedimientos 3) Malas prácticas administrativas-financieras 4) Favorecimiento a terceros | 1 | 20 | 20 | PD-GBS-01 PD-GBS-10 PD-GBS-11 PD-GBS-12 Estatuto contratación Guía proveedores | 85 | 1 | 3 | Semestral | Aplicación de las normas vigentes. | Procesos contractuales. | ||
80 | 50 | Vicerrectoría de Recursos Universitarios | N/A | Beneficios a terceros en la selección de proveedores y adjudicación de contratos | Corrupción | Interno | 1) Acomodación de requisitos y pliegos de condiciones 2) Suministro de información privilegiada 3) Alteración de las propuestas económicas presentadas 4) Prácticas clientelistas | 1 | 20 | 20 | PD-GBS-01 PD-GBS-10 PD-GBS-11 PD-GBS-12 Estatuto contratación Guía proveedores | 85 | 1 | 3 | Semestral | Aplicación de las normas vigentes. | Procesos contractuales. | ||
81 | 51 | Vicerrectoría de Recursos Universitarios | N/A | Recepción de materiales, equipos, suministros e insumos, sin el cumplimiento de las especificaciones técnicas exigidas | Corrupción | Interno | 1) Estudios técnicos sin las especificaciones o características del bien o servicio a adquirir 2) Falta de fichas técnicas en los requerimientos o solicitud del bien o servicio 3) Favorecimiento a terceros | 1 | 20 | 20 | -Formato requerimiento -Ficha técnica -Formato estudios técnicos | 85 | 1 | 3 | Anual | Capacitaciones a los funcionarios que elaboran estudios de oportunidad y conveniencia. | Lista de asistencia a capacitación. | ||
82 | 52 | Servicios Generales | N/A | Hurto de bienes institucionales y de la comunidad univeristaria | Gestión | Interno | 1) Libre ingreso de personas a la universidad 2) Inexistencia de torniquetes electrónicos 3) Infraestructura física (muros y mallas ) en mal estado | 3 | 10 | 30 | FO-GBS-040 Formato de autorización y salida de elementos o bienes que pertenecen o no a la Universidad -Carné ingreso a Universidad -Exigencia de documento a personal externo | 85 | 1 | 2 | Semestral | Evidenciar en por lo menos un informe de supervisión al semestre sobre el cumplimiento de la empresa de seguridad con el control del procedimiento PD-GBS-14. | -Informe de supervisión. | ||
83 | Exigencia a la empresa de seguridad sobre la obligatoriedad de controlar el ingreso a la Universidad portando el carnet. | -Documento. | |||||||||||||||||
84 | 53 | GESTIÓN DOCUMENTAL Objetivo: Establecer las actividades técnicas y administrativas tendientes a la planificación, organización, administración, control y disposición final de la documentación producida y recibida por la Universidad, asegurando su conservación para la consulta y servicio de la Administración y partes interesadas. | Archivo y Correspondencia | N/A | Sustracción, eliminación o manipulación de documentos, archivos físicos y electrónicos | Corrupción | Interno | 1) Falta de control en la gestión de archivos 2.)Ausencia del procedimiento para préstamo y consulta de archivos 3) Extravío deliberado de documentos para favorer a terceros. 4) Falta de políticas de seguridad de la información. | 3 | 5 | 15 | Procedimiento xx procedimiento de préstamo. | 85 | 1 | 1 | Semestral | Revisar y actualizar el procedimiento de préstamo de documentos | Procedimiento Actualizado | |
85 | Semestral | Visitas a las dependencias para sensibilizar al personal sobre la importancia del buen manejo y conservación de los archivos | Actas de Visita | ||||||||||||||||
86 | 54 | Archivo y Correspondencia | N/A | Pérdida de trazabilidad de la correspondencia emitida y recibida por la Universidad. | Gestión | Interno | 1) Falta de seguimiento y control del sistema de registro de correspondencia. 2) Falta de capacitación y orientación para la utilización del sistema de registro. 3) Falta de compromiso de funcionarios | 3 | 5 | 15 | -Seguimiento de la correspondencia emitida y recibida a tavés de la ventanilla única. -Planilla de control de correspondencia externa recibida y enviada | 70 | 2 | 2 | Semestral | Fortalecer el seguimiento a través de comunicaciones con las dependencias involucradas para que nos envíen las respuestas pendientes. | Correos a las dependencias | ||
87 | 55 | GESTIÓN DE TIC Objetivo: Gestionar, planificar y evaluar, los recursos nuevos y actuales que conforman la estructura tecnológica y de comunicaciones de la Universidad de los Llanos, para responder a los requerimientos internos y externos, garantizando la disponibilidad, autenticación, integridad y confidencialidad de la información y el resguardo de los recursos computacionales a nivel de hardware y software, que permitan el óptimo desempeño de la gestión de la Universidad y una adecuada toma de decisiones para el logro de la misión. | Sistemas | N/A | Incumplimiento de políticas y medidas de seguridad | Corrupción | Interno | 1) Omisión deliberada de la información. 2) Uso indebido de los recursos informáticos (redes, sistemas, página web) 3) Falta de compromisos éticos de funcionarios | 3 | 5 | 15 | Capacitaciones para dar a conocer el sistema de gestión de seguridad de la información. | 45 | 3 | 3 | Semestral | Realizar capacitación para exponer las medidas de seguridad que se deben tener en las acciones diarias de las funciones como empleados o contratistas de la Universidad de los Llanos | Planillas de asistencia a las capacitaciones | |
88 | 56 | Sistemas | N/A | Pérdida de funcionalidad de la infraestructura tecnológica institucional por deterioro previsible de la misma | Gestión | Interno | 1) Obsolescencia de hardware, softwares, redes, cableado estructurado e inalámbricas. 2) Insuficiente mantenimiento en servidores y conectividad general 3) Fallas en las bases de datos 4) Inestabilidad de la red eléctrica | 4 | 10 | 40 | Plan de mantenimiento preventido anual a equipos de cómputo, de comunicaciones y redes | 85 | 2 | 2 | Cuatrimestral | Realizar el plan de mantenimiento preventivo de los equipos de computo de la Universidad de los Llanos | Planillas de registro del mantenimiento preventivo | ||
89 | 57 | GESTIÓN DE APOYO A LA ACADEMIA Objetivo: Contribuir al desarrollo del quehacer académico, mediante oferta de servicios y recursos didáctivos actuales como aporte al proceso de transmisión de conocimientos. | Biblioteca | N/A | Pérdida de recursos bibliográficos de la Universidad | Gestión | Interno | 1) Ausencia de controles sobre inventario bibliográfico 2) Manejo manual de la información bibliográfica | 1 | 5 | 5 | -Inventario manual -Registro diarios de entradas y salidas | 85 | 1 | 1 | Semestral | Dar cumplimiento a la Resolucion Rectoral 1260/2014, por la cual se disctan las normas del material bibliografico,articulo 12 perdida de material bibliografico y reposicion | Registro en el Sistema de Informacion y en la ficha interna de cada material biblografico. | |
90 | 58 | Biblioteca | N/A | Apropiación de dineros percibidos por venta de libros y multas | Corrupción | Interno | 1) Recepción de dineros en la biblioteca 2) Falta de controles efectivos 2) Falta de compromisos éticos | 1 | 10 | 10 | -Factureros de caja -Resolución Rectoral 1593/08 | 85 | 1 | 2 | Semestral | Dar cumplimiento a la Rsolcuion Rectoral 1593/08 por la cual se modifica y adicional a la Resolucion Rectoral No.1366 del 25 de agosto de 2005, sobre el recaudo del valor de las multas y del valor de la venta de publicaciones institucionales. | Reportes parciales a Tesoreria por concepto de recaudo de multas y venta de publicaciones , mediante facureros de caja | ||
91 | 59 | Ayudas Educativas | Laboratorios | Uso indebido de materiales o insumos de laboratorios | Corrupción | Interno | 1) Ausencia de una unidad administrativa que articule y gestione las necesidades 2) Falta de controles y seguimientos del uso de insumos 3) Deficiencia en el manejo de inventarios 4) Actualización de los requerimientos | 4 | 10 | 40 | -Kárdex -FO-GBS-61 etiquetas soluciones en laborat -FO-GCL-03 etiqueta de residuos peligrosos | 55 | 3 | 3 | |||||
92 | 60 | EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Objetivo: Identificar debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de los procesos institucionales, mediante la aplicación de instrumentos de medición y evaluación, para verificar el cumplimiento de las actividades y lineamientos normativos aplicables a los procesos. En el evento del incumplimiento de los deberes, la violación al régimen de prohibiciones o estar inmerso en una causal de inhabilidad e incompatibilidad, realizar la respectiva investigación, evaluación y sanción. | Control Interno | N/A | Subjetividad en los informes de auditoría interna por interés del proceso auditado | Corrupción | Interno | 1) Alteración de informes por favoritismos 2) Falta de ética profesional de funcionarios 3) Aceptación de prevendas | 1 | 20 | 20 | Caracterización y procedimiento de auditoría interna | 70 | 1 | 4 | - Cumplimiento al Programa de Auditorias Internas - Realizar informes de Auditorias internas - Seguimiento a Planes de Mejoromientos referente a resultados de Auditorias internas | INFORMES DE SEGUIMIENTO | ||
93 | 61 | Control Interno | N/A | Incumplimiento en la presentacion de informes a entes de control | Gestión | Interno | 1) Desconocimiento de la normatividad y roles de control interno 2) Desarticulacion del plan de accion de la Oficina de control interno 3) Insuficiente capacitación y formación de auditores | 2 | 20 | 40 | -Capacitacion al equipo de control interno -Rrevision de indicadores de control iterno | 70 | 1 | 4 | Realizar informes de : - Evaluación de Contro Interno (Contaduría General de la Nación)ANUAL - SIRECI -Plan de Mejoramiento ( Contraloría General) - SEMESTRAL - Fenecimiento de la Cuenta (Camara de Representantes)- ANUAL - Drechos de Autor (Dirección Nacional Derechos de Autor) - ANUAL - EKOGUI ( Agencia Nacional defensa Juridica del Estado) - SEMESTRAL - Informes de Seguimiento a Procesos | INFORMES DE SEGUIMIENTO | |||
94 | 62 | Control Interno Disciplinario | N/A | Favorecimiento a sujetos procesales dentro de procesos disciplinarios | Corrupción | Interno | Alteración de los criterios del proceso disciplinario,por favoritismos personales o de terceros | 1 | 10 | 10 | -Procedimientos Of. Control disciplinario. -Indagacion peliminar e investigación disciplinaria | 85 | 1 | 2 | Cuatrimestral | Realizar control, evaluación y diagnóstico de las quejas interpuestas en la secretaria del despacho | Libro de correspondencia recibida | ||
95 | Cuatrimestral | Monitorear y diagnosticar las quejas interpuestas en la secretaría del despacho con el fin de establecer el procedimiento a seguir según cada caso (aperturar indagación, investigación o remitir por competencia) | Actas de seguimiento y control a los compromiso con los funcionarios asignados a cada uno de las quejas y procesos | ||||||||||||||||
96 | Cuatrimestral | Hacer control y seguimiento parcial de los procesos disciplinarios aperturados respecto al cumplimiento de los términos procesales | Libro de control de expedientes aperturados | ||||||||||||||||
97 | 63 | Control Interno Disciplinario | N/A | Parcialización de investigaciones disciplinarias | Corrupción | Interno | 1) Acción u omisión frente al debido proceso disciplinario 2) Omisión de informes a entes de control sobre situaciones que deben ser de su conocimiento | 1 | 10 | 10 | -Revision parcial de procesos disicplinarios -Seguimiento de las actuaciones disciplinarias desarrolladas | 85 | 1 | 2 | Cuatrimestral | 1. Comunicar oportunamente a la Procuraduría General de la Nación y a los sujetos procesales; respecto de las decisiones de fondo de apertura de investigaciones disciplinarias y fallos en firme. 2. Comunicar dentro del término legal decisiones de fondo de: archivo a los sujetos procesales. 3. Dar cumplimiento a decisiones de traslado por competencia de las quejas o informes de servidores públicos a: Procuraduría Regional del Meta, Comité de Convivencia laboral o Comité Disciplinario para estudiantes de cada facultad existente en la Universidad de los Llanos. | 1) Libro de correspondencia recibida. 2) Libro de control de expedientes aperturados. 3) Actas de seguimiento y control a los compromiso con los funcionarios asignados a cada uno de las quejas y procesos. | ||
98 | 64 | AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL Objetivo: Fortalecer y garantizar las condiciones de calidad institucionales y de los programas académicos, con miras al aseguramiento de la calidad académica. | Secretaría Técnica de Acreditación | N/A | Incumplimiento en entrega de productos de docentes grupos GAP en los procesos de autoevaluación | Corrupción | Interno | 1) Ineficaz en control de Consejos de Facultad 2) Inadecuado seguimiento a productos de procesos de autoevaluación 3) Ineficaz control a tiempos y responsabilidades docentes GAP | 3 | 5 | 15 | -Resolución Académica 062/16 de asignación de tiempos. -Plan de actividades académicas docentes -Seguimiento al Plan por os Consejos de Facultad | 55 | 2 | 2 | Semestral | 1. Comunicar a los Consejos de Facultad sobre el cumplimiento de los productos de los Programas Académicos. 2. Proyección de tiempos de tiempos de docenes para la ejecución de los Proceos de Autoevaluación y Registros Calificados para la aprobación del Consejo Académico. | 1). Resolución Académica de tiempos para gruspos de autoevaluación y renovación de Regisros Calificados. 2). Memorandos que se enviann a los Consejos de Faculad en los cuales se informa el estado de los Procesos de Auoevaluación y Renovación de Registro Calificado | |
99 | Elaborado formato: Of. Planeación / Richard V/ enero 2018 | Fuente: Guía Admón del Riesgo DAFP. Secret Presidencia Rca | |||||||||||||||||
100 | Fuente: Líderes de proceso SIG, Jefes de Dependencias | ||||||||||||||||||
101 | ADMINISTRACIÓN RIESGO: (DAFP define el Riesgo como la posibilidad de ocurrencia de una situación o eventos que puedan afectar el logro de objetivos o el desarrollo normal de un proceso / institución) | ||||||||||||||||||
102 | |||||||||||||||||||
103 | 0. | Contexto estratégico Es la base para identificar R; suministra información sobre las causas y ayuda a visualizar las consecuencias | Diagnóstico de factores Internos: Estructura, cultura organizacional, cumplimiento de planes, programas y proyectos, procesos y procedimientos, sistemas de información, modelo de operación, recursos humanos y económicos con que cuenta la entidad. | ||||||||||||||||
104 | Diagnóstico de factores Externos: Políticos, económicos, sociales, culturales, legales, ambientales, tecnológicos | ||||||||||||||||||
105 | Factores = Eventos, circunstancias, medios o agentes que generan incertidumbre sobre el normal desempeño ... son amenazas para el logro de objetivos | ||||||||||||||||||