ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
1
SEO
2
DONE0DONE0DONE0DONE0DONE1DONE2DONE0
3
Checklist ProgressDetail To Do ListPersentase ProgressTo Do8To Do8To Do8To Do8To Do7To Do5To Do7
4
100.00%PROGRESS0.00%PROGRESS0.00%PROGRESS0.00%PROGRESS0.00%PROGRESS12.50%PROGRESS28.57%PROGRESS0.00%
5
6
📌 PHASE 1: ADMINISTRASI & PERENCANAAN AWAL (Pra-Kegiatan)
7
Finalisasi Proposal Kegiatan SEO:Penanggung Jawab / PIC UtamaDIVISI ACARA & TIME KEEPERDIVISI MENTOR & PENDAMPING KELOMPOKDIVISI HUMASDIVISI LOGISTIK, PERLENGKAPAN, & ITDIVISI KONSUMSIDIVISI DOKUMENTASI & PUBLIKASI (DOKPUB)
8
Cek latar belakang, tujuan, dasar kegiatan, dan target output siswa Kelas 7 & 10.Tanggung JawabChecklistTanggung JawabChecklistTanggung JawabChecklistTanggung JawabChecklistTanggung JawabChecklistTanggung JawabChecklistTanggung JawabChecklist
9
Pastikan anggaran dana (budgeting) sudah breakdown per divisi (konsumsi, perlengkapan, hadiah, dll).1Menyusun proposal komprehensif, menentukan indikator ketercapaian (KPI) SEO, dan melakukan breakdown anggaran per divisi secara ketat.1Menyusun Rundown Makro (jadwal umum) dan Rundown Mikro (detail teknis perpindahan siswa, durasi cuci tangan, durasi toleransi keterlambatan).1Menguasai daftar nama (nominal roll) peserta di kelompoknya secara mendalam (menghafal nama dan wajah).1Membuat ekosistem WhatsApp Group (WAG) resmi per jenjang (Kelas 7 sendiri, Kelas 10 sendiri) dengan pengaturan admin terpusat.1Mengurus izin peminjaman ruangan fisik ke bagian Sarpras sekolah (Aula, Lapangan, Kelas, UKS).1Melakukan survey vendor catering yang higienis, halal, dan sesuai alokasi anggaran proposal (bekerjasama dengan bagian purchasing sekolah)1Menentukan Shot List (daftar momen sakral yang wajib difoto, seperti: penyematan nametag oleh Kepala Sekolah, foto bersama per kelompok, keseruan demo ekskul).
10
Ajukan tanda tangan persetujuan ke Kepala Sekolah dan Manajemen Sekolah.2​Memimpin rapat pleno ketetapan kepanitiaan dan melakukan cross-check kesiapan antardivisi secara berkala (H-14, H-7, H-1).2Menyusun skenario tertulis (script) untuk MC dan perancang permainan interaktif (ice breaking).2Mengikuti workshop internal rute school tour agar fasih menjelaskan fungsi-fungsi ruangan (Lab, Perpustakaan, dll) kepada siswa baru.2Membuat link Google Meet untuk briefing pra-SEO dan menyebarkan undangan broadcast teks minimal H-3.2Melakukan instalasi dan sound check perangkat audio (Mic wireless, speaker, mixer) di Aula Utama h-1 kegiatan, memastikan tidak ada frekuensi yang bertabrakan.2Mengunci jumlah pesanan porsi makanan (snack & makan siang) untuk: Guru pendamping, Pemateri, Panitia OSIS, dan Tamu undangan.2Mengosongkan memori kamera, melakukan pengisian daya (charge) penuh pada seluruh baterai kamera dan stabilizer/gimbal.
11
Rundown & Detail Kegiatan (Master Schedule):3Melakukan audiensi dengan Tim Kurikulum untuk menyelaraskan materi akademik yang akan disampaikan ke siswa Kelas 7 dan Kelas 10.3Menghubungi, mengonfirmasi kehadiran, dan mengunci jadwal para pemateri internal (Kepala Sekolah, Kurikulum, Sarpras, Pembina OSIS).3Memetakan data kesehatan awal siswa kelompoknya (siapa yang asma, punya alergi, atau tidak boleh kelelahan) berdasarkan data dari Humas.3​Merancang dan membagikan infografis/surat edaran PDF resmi berisi: Ketentuan dresscode, daftar barang bawaan wajib, barang yang dilarang, serta jam jemput-antar.3Memasang Signage (papan penunjuk rute/pos) di titik-titik krusial sekolah untuk mendukung kelancaran school tour.3Menyusun skema titik distribusi (di mana panitia mengambil makanan, di mana guru mengambil makanan) agar tidak terjadi antrean campur aduk.3Melakukan pengambilan gambar (foto & video) di lapangan dengan teknik yang estetik tanpa mengganggu pergerakan atau konsentrasi siswa.
12
Buat rundown makro (Day 1 & Day 2) lengkap dengan durasi menit demi menit dan penanggung jawab sesi.4Mengesahkan regulasi poin pelanggaran sementara dan tata tertib yang berlaku selama SEO.4​Menyusun materi presentasi (Slide Deck utama) untuk kebutuhan Briefing Online bersama Humas.4Melakukan presensi/absensi manual di pagi hari, saat perpindahan sesi, dan sebelum pulang.4Standby memantau WAG Orang Tua selama kegiatan berlangsung untuk merespons pertanyaan darurat (misal: orang tua mengabarkan anak terlambat karena macet, atau menanyakan lokasi penjemputan).4Mempersiapkan dan memverifikasi jumlah SEO Pack (Atribut fisik, ID Card/Nametag peserta dan panitia).4Memastikan makanan dari vendor sudah tiba di lokasi sekolah maksimal 45 miinit sebelum jam istirahat terjadwal di rundown.4Tugas Real-Time: Menyerahkan minimal 3-5 foto terbaik/ter-update setiap 2 jam sekali kepada Divisi Humas agar Humas memiliki bahan konten visual untuk dikirim ke WhatsApp Group Orang Tua.
13
Buat rundown mikro/teknis (pergerakan massa siswa dari satu pos ke pos lain).5Berada di area kontrol utama untuk memantau pergerakan dinamis seluruh divisi melalui handy-talkie (HT). jika tersedia5Menugaskan personel sebagai Time Keeper ketat yang memberikan sinyal waktu (sisa 5 menit/waktu habis) kepada pemateri di panggung atau kelas.5Melakukan pengecekan fisik menyeluruh: kesesuaian dresscode, kerapian rambut, kaos kaki, kelengkapan name tag, dan isi tas (memastikan barang wajib dibawa dan barang terlarang tidak masuk).5Mengirimkan pesan pengingat (reminder) di WAG pada sore hari mengenai pakaian dan barang bawaan untuk hari kedua (Day 2).5Menempatkan personel di ruang operator audio-visual untuk mengontrol perpindahan slide presentasi dan volume suara pemateri.5Melakukan pengecekan kualitas makanan secara acak sebelum didistribusikan (memastikan tidak basi/rusak).5Melakukan proses sorting dan editing foto-foto kegiatan (maksimal H+2 selesai).
14
Perizinan & Surat-Menyurat:6​Mengambil keputusan taktis di tempat jika terjadi kendala krusial (misal: cuaca hujan saat school tour, keterlambatan pemateri, atau eskalasi masalah siswa).6Mengondisikan MC untuk menjaga energi dan antusiasme peserta sepanjang 2 hari kegiatan.6Memandu kelompoknya berjalan tertib satu banjar selama school tour agar tidak mengganggu ketenangan area kantor sekolah.6Berkoordinasi dengan Mentor jika ada orang tua yang mengabarkan anaknya harus pulang cepat karena ada keperluan mendesak.6Melakukan pengecekan berkala terhadap kebersihan toilet dan ketersediaan air bersih selama jam istirahat siswa.6Mendistribusikan makanan ke ruang-ruang transit guru dan pos panitia tepat waktu saat bel istirahat berbunyi.6Memproduksi video rekapitulasi (after-movie SEO) berdurasi 1-2 menit dengan transisi yang rapi untuk kebutuhan media sosial resmi sekolah.
15
Draft dan kirim surat pemberitahuan/izin kepada Orang Tua/Wali Murid.7Memimpin rapat evaluasi total (debriefing) untuk memetakan kendala lapangan sebagai arsip kesiswaan tahun depan.7Mengoordinasikan antrean peragaan/demo ekstrakurikuler di belakang panggung agar transisi antarekskul tidak dead-air (kosong).7Fungsi Medis & Psikologis: Membawa tas kecil berisi P3K dasar (minyak kayu putih, plester, obat maag dasar). Jika ada siswa yang lemas/sakit, mentor wajib langsung mengantar ke ruang UKS dan menemaninya hingga stabil.7Merancang dan menyebarkan Google Form kuesioner kepuasan/umpan balik pelaksanaan SEO kepada orang tua dan siswa.7Menyediakan cadangan baterai mic dan kabel ekstensi di dekat panggung utama untuk kebutuhan mendadak.7Menyelesaikan sisa pembayaran dengan vendor, mengumpulkan nota cetak asli berstempel untuk diserahkan ke PIC Utama sebagai lampiran LPJ.7Mengunggah semua dokumen mentah dan hasil edit ke Google Drive Sekolah secara terstruktur per folder hari (Day 1 & Day 2).
16
Kirim surat permohonan peminjaman fasilitas sekolah (Aula, Lapangan, Laboratorium, Ruang Kelas).8​Memeriksa ketepatan laporan keuangan dan menandatangani Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) sebelum diserahkan ke Manajemen Sekolah.8Membuat laporan tertulis mengenai deviasi waktu (sesi apa saja yang molor atau terlalu cepat) sebagai bahan evaluasi.8Mengisi jurnal catatan perilaku siswa (mencatat jika ada siswa baru yang sangat aktif, pasif, menunjukkan tanda kecemasan, atau melanggar aturan) untuk diserahkan ke Wali Kelas baru mereka.8Mengunci total atau mengubah WAG menjadi grup informasi searah (pengumuman sekolah) agar tidak disalahgunakan.8Mengumpulkan kembali seluruh papan petunjuk arah, menggulung kabel, membersihkan aula, dan mengembalikan seluruh inventaris sekolah ke gudang sarpras dalam kondisi bersih dan jumlah yang pas.
17
Kirim surat undangan resmi untuk Pembicara Eksternal atau Pemateri Khusus (jika ada).
18
Pembentukan & Koordinasi Panitia Pelaksana (Guru & OSIS):
19
Petakan Job Description yang jelas untuk setiap divisi (Acara, Konsumsi, Logistik/Perlengkapan, Dokpub, Medis).
20
Jadwalkan rapat koordinasi pertama (Pleno 1) untuk menyamakan persepsi.
21
📌 PHASE 2: ALUR KOMUNIKASIN& MANAJEMEN HUMAS (Pra-Briefing SEO)
22
Koordinasi Data Kontak
23
Tarik data nomor WhatsApp Orang Tua/Wali Murid dan siswa (jika sudah ada) yang valid dari database panitia pendaftaran.
24
Pembuatan Komunitas & WhatsApp Group (WAG):
25
Buat WAG resmi atau WhatsApp Community terpisah untuk Orang Tua Kelas 7 dan Kelas 10 guna menghindari penumpukan informasi.
26
Atur setelan grup menjadi “Only Admins Can Send Messages” (Hanya Admin yang dapat mengirim pesan) untuk menjaga kondusivitas grup di awal pembentukan.
27
Tunjuk perwakilan divisi Humas atau Mentor Kelompok sebagai co-admin grup.
28
Pembuatan Media Komunikasi Briefing:
29
Siapkan tautan video conference (Google Meet) khusus untuk sesi *Briefing* Pra-SEO.
30
Atur jadwal Google Meet di Google Calendar dan pastikan kapasitas ruang mencukupi jumlah audiens.
31
Draft teks pengumuman/broadcast resmi mengenai jadwal pelaksanaan *Briefing* (Hari, Tanggal, Jam, dan Link Google Meet).
32
Diseminasi Informasi & Blast Broadcast:
33
Sebarkan link WAG resmi melalui email atau SMS blast pendaftaran resmi sekolah.
34
Kirimkan undangan Briefing daring melalui WAG yang telah terbentuk minimal H-3 sebelum hari briefing dilaksanakan.
35
📌 PHASE 3: MATERI BRIEFING, DRESSCODE & PERLENGKAPAN PESERTA
36
Persiapan Teknis & Materi Sesi Briefing (Online via Google Meet):
37
Buat materi presentasi (Slide Deck) Briefing SEO yang mencakup: Struktur Panitia, Aturan Umum, Jadwal Garis Besar, dan Tata Tertib Daring/Luring.
38
Tunjuk Moderator (Humas) dan Pemateri (Kesiswaan/PIC Utama) untuk sesi briefing.
39
Siapkan form absensi digital (Google Form) khusus untuk mendata kehadiran peserta saat briefing berlangsung.
40
Penyusunan Aturan Atribut & Pakaian (Dresscode):
41
Tentukan secara detail regulasi pakaian untuk Day 1 (misal: Seragam sekolah asal lengkap / Atasan putih bawahan gelap).
42
Tentukan secara detail regulasi pakaian untuk Day 2 (misal: Kaos olahraga sekolah asal / Kaos bebas sopan yang disepakati).
43
Buat infografis atau panduan visual mengenai standar kerapian rambut, sepatu, dan larangan penggunaan perhiasan berlebih.
44
Penyusunan Daftar Barang Bawaan (Checklist Siswa):
45
Buat daftar barang wajib (Alat tulis, Buku Catatan SEO, Obat-obatan pribadi, Botol minum/Tumbler wajib, Bekal makan siang).
46
Buat daftar barang tambahan (Atribut kelompok, ID Card sementara, Alat ibadah pribadi).
47
Buat daftar barang yang dilarang dibawa (Senjata tajam, rokok/vape, gadget berlebih di luar instruksi, mainan).
48
Penyebaran Surat Edaran Resmi Pasca-Briefing:
49
Gabungkan seluruh informasi Dresscode, Daftar Barang Bawaan, dan Rundown Final ke dalam satu file PDF ringkas (Buku Saku Digital).
50
Sebarkan file PDF tersebut ke seluruh WhatsApp Group sesaat setelah sesi Google Meet Briefing selesai agar dapat diunduh oleh Orang Tua.
51
📌 PHASE 4: MATERI, KURIKULUM, & KONTEN ACARA
52
Pembagian Kelompok Siswa & Pendamping (Mentor):
53
Buat daftar kelompok campuran untuk Kelas 7 dan Kelas 10 (atau dipisah sesuai kebijakan eselon).
54
Tunjuk Guru Pendamping atau Pengurus OSIS sebagai Mentor/Kakak Asuh per kelompok.
55
Materi Orientasi Kurikulum & Kultur:
56
Koordinasi dengan Kurikulum untuk sesi pengenalan sistem akademik (termasuk jika ada perbedaan program nasional/internasional).
57
Siapkan materi Pengenalan Tata Tertib Sekolah, Budaya Sekolah, dan Sistem Poin Pelanggaran/Prestasi.
58
Konsep School Tour (Pengenalan Lingkungan Fisik):
59
Tentukan rute efisien agar tidak terjadi penumpukan massa di satu area (misal: Lab, Perpustakaan, Area Olahraga, Kantin).
60
Siapkan narasi/informasi singkat yang harus dijelaskan di setiap titik pemberhentian.
61
Sesi Pengenalan Ekstrakurikuler & OSIS:
62
Koordinasi dengan perwakilan ekskul untuk alokasi waktu demo/peragaan (Senin, 13 Juni 2026)
63
Batasi durasi tampil masing-masing ekskul agar tetap sesuai dengan rundown.
64
📌 PHASE 5: LOGISTIK, PERLENGKAPAN, & TEKNIS AREA
65
Inventarisasi Alat & Sarana Prasarana:
66
Cek kesiapan Audio Visual (Mic, Sound System, Proyektor, Laptop) di Aula Utama dan ruang kelas penunjang.
67
Siapkan Signage / Papan Petunjuk Arah untuk memudahkan siswa baru mencari lokasi (Toilet, Ruang Medis, Pos Kegiatan).
68
Atribut & Kit Peserta (SEO Pack):
69
Cetak/siapkan ID Card/Name Tag untuk Peserta, Panitia, dan Mentor.
70
Siapkan Buku Panduan SEO (bisa berupa e-book/PDF atau cetak) berisi lirik mars sekolah, denah, dan aturan.
71
Konsumsi & Medis (Kesehatan Siswa):
72
Data siswa yang memiliki riwayat penyakit khusus/alergi (bekerja sama dengan tim pendaftaran).
73
Siapkan Ruang UKS lengkap dengan obat-obatan P3K standar dan tabung oksigen.
74
Finalisasi pesanan konsumsi untuk Panitia, Guru, dan skema istirahat makan siang siswa.
75
📌 PHASE 6: H-1 & PELAKSANAAN (Day 1 & Day 2)
76
Briefing Final & Gladi Bersih (H-1):
77
Lakukan walkthrough rute school tour bersama para Mentor/OSIS.
78
Uji coba sound system dan multimedia di lokasi utama.
79
Briefing akhir bersama seluruh Panitia untuk mitigasi jika terjadi hujan atau keterlambatan waktu.
80
81
82
83
Kontrol Pelaksanaan Hari Ke-1 (Fokus: Adaptasi & Regulasi):
84
FALSECek absensi kehadiran siswa baru di pagi hari.
85
FALSEPastikan sesi pembukaan (Opening Ceremony) oleh Kepala Sekolah tepat waktu.
86
FALSEPantau ketepatan waktu perpindahan sesi materi kelas ke sesi dinamis.
87
Kontrol Pelaksanaan Hari Ke-2 (Fokus: Eksplorasi & Bonding):
88
FALSEPastikan rute School Tour berjalan lancar tanpa bottle-neck.
89
FALSEMonitor jalannya demo ekskul dan pengisian formulir minat bakat siswa baru.
90
FALSEPersiapkan sesi penutupan (Closing) dan refleksi/evaluasi singkat dari siswa.
91
📌 PHASE 7: PASCA-KEGIATAN (Evaluasi & Pelaporan)
92
FALSEEvaluasi Program:
93
FALSESebarkan kuesioner umpan balik (feedback form) digital kepada siswa baru mengenai pelaksanaan SEO.
94
FALSEAdakan rapat evaluasi panitia untuk mencatat kendala teknis sebagai arsip kesiswaan tahun depan.
95
FALSELaporan Pertanggungjawaban (LPJ):
96
FALSESusun laporan keuangan (realisasi anggaran disertai nota/kuitansi resmi).
97
FALSEKumpulkan dokumentasi foto/video per sesi kegiatan untuk arsip publikasi sekolah.
98
FALSEJilid LPJ dan serahkan ke Manajemen Sekolah maksimal H+7 setelah kegiatan selesai.
99
100