ABCGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
1
Prelazak na Referentnu stranicu ––––>
2
OSNOVNE UPUTE ZA UNOS PODATAKA
3
Ver. 7.0.4.
4
Potvrda o primitku se izdaje samo za potpun i ispravan izvještaj (svi potrebni obrasci popunjeni i sve kontrole točne). U slučaju nepotpunog ili neispravnog izvještaja, korisniku se izdaje samo lista pogrešaka. Utvrdite li bilo kakvu pogrešku ili nedostatak kontrole na obrascu, ili prilikom predaje u Finu dobijete ispis pogrešaka koje smatrate da ne stoje, dostavite popunjenu Excel datoteku i izlist pogreški na adresu e-pošte: proracuni@fina.hr. U vrlo rijetkim situacijama, moguće je da u trenutku učitavanja zbog prepoterećenosti veze poslovnica sa centralom moguće je da Vam bude izdata potvrda bez datuma slanja na obradu. U takvom slučaju inzistirajte na tome da operater u Fini ponovo pokuša slanje obrasca na obradu i da Vam se izda potvrda s upisanim datumima slanja.
5
Programi u kojima se ova Excel datoteka smije i može popunjavati su: MS Excel (verzija 2003. i novije) te u Apache Open Office Calc. Izvorna datoteke je u formatu Excel 97-2003. U tom je formatu moguće rad i starijih i najnovijih verzija MS Excel-a. Iako novije verzije Excela imaju mogućnost spremanja podataka u novijem (*.xlsx) formatu, datoteka mora ostati u izvornom formatu (*.xls). Alati Libre Office, Kingsoft Office, Google Spreadsheets i neki drugi imaju mogućnost rada s Excel datotekama no nisu upotrebljivi za popunjavanje jer ignroriraju zaštite te se često i nehotice pokvare formule koje povezuju radne listove, a u nekima od tih alata ni ugrađene formule i kontrole ne rade ispravno, posebno ako se datoteke popunjavanju programski (iz Vaše računovodstvene aplikacije). Kod popunajvanja izvještaja bitno je da konačna datoteka ostane u izvornom formatu (*.xls), ne u (.xlsx) formatu. Ako kojim slučejem kod snimanja snimite datoteku u noviji format, prije konačne predaje u poslovnicu Fine ili putem OSPD sustava, odaberite "Save As / Spremi kao" opciju te odaberite Radnja knjiga Excela 97-2003 (*.xls) ili Excel 07-2003 Workbook.
6
Predaja financijskih izvještaja moguća je na dva načina, osobnom dostavom u poslovnicu Fine, a od 2021. godine i putem OSPD sustava (Online Sustav za Predaju Dokumentacije). Sustavu možete pristupiti putem stranice: https://ospd.fina.hr gdje možete preuzeti i precizne upute o načinju predaje, potpisivanja i dostave izvještaja.
7
Sva bitna pravila o popunjavanju obrazaca, poslovnim pravilima navedena su u nastavku uputa, ono što nije objašnjeno u uputama opisano je u kontrolama koje javljaju pogrešku. Prije nego rješenje problema potražite na broju telefona ili adresi e-pošte na dnu uputa, pokušajte ga pronaći u sklopu uputa.
8
Analizom najčešćih pogrešaka prilikom popunjavanja i predaje, nastojali smo na najmanju moguću mjeru smanjiti mogućnost pogreške pri popunjavanju te olakšati pronalaženje pogrešaki. Novost je da će se ćelija sa upisanim iznosom obojati žutom bojom ako iznos nije zaokružena vrijednost, a pozadina ćelije koja je upisana s predznakom minus tamo gdje to nije dopušteno obojat će se crvenom bojom. Iako je onemogućen ručni upis takvih podataka, programi koji pune Excel datoteku mogu u svaku ćeliju "zgurati" bilo kakvu vrijednost pa je kontrola ovog tipa potrebna. Na referentnoj stranici je pored svakog obrasca koji je popunjen upsan tekst "NE" ako obrazac nema matematičko logičkih pogrešaka, a u slučaju da ih ima, pisat će broj pogrešaka u crvenoj boji kako bi pogreške bile uočljivije. Na radnom listu Kont (kontrole), status ispravne kontrole "Ispravna" biti će zelene boje na bijeloj podlozi, a status kontrole u grešci biti će "Pogreška" bijelim slovima na crvenoj podlozi. Status kontrole upozorenja koje upozoravaju da provjerite neki iznos biti će "Pozor!" napisano žutim slovima na rozoj podlozi.
9
Excel datoteka može javiti pogrešku iako je pored svih naziva obrazaca broj pogrešaka nula. To je moguće samo na godišnjoj razini kada postoje kontrole između obrazaca, tj. svaki obrazac sam za sebe može biti točan, ali kontrole između obrazaca uspoređuju istovjernte stavke u raznim obrascima, ako se one ne slažu (nisu iste), cijeli paket je u grešci, tj. neispravan.
10
U nastavku su dane tehničke upute o popunajvanju obrazaca.
11
U polja Datum od i Datum do upisuju se stvarni datumi unutar razdoblja izvještavanja u kojem je obveznik bio aktivan (tj. poslovao). Obveznik koji je počeo s radom tokom godine, upisuje datum stvarnog početka rada, a obveznik koji je prestaje s radom ili postaje druga vrsta obveznika upisuju stvarni datum prestanka rada, što znači da se u tim slučajevima ne upisuju 1.1. u Datum od, niti 31.12 u Datum do polje. Isti upisani datumi se prenose i na naslovnicu Referentne stranice. Za razliku od upisanih datuma, datumi na pojedinačnom obrascu se određuju prema odabranoj AOP oznaci razdoblja, tj. bez obzira koliko je obveznik stvarno poslovao unutar razdoblja obrade. Primjerice, za odabrano razdoblje 2015-12 na bilanci će se pojaviti datumi razdoblja za koje se izvještava (tj. 1.1. do 31. 12. 2015.), dok će se na obrascu obveze pojaviti datumi 1.10 do 31. 12. 2015. jer je to stvarno razdoblje izvještavanja za taj obrazac. Prema kontrolama obveznosti, razini i odabranoj AOP oznaci razdoblja, u zaglavlju nekih obrasca će biti ispisan tekst - "za odabrano razdoblje i razinu obrazac se ne popunjava" (primjerice, obrazac Bilanca se popunjava samo kada je obrada za cijelu godinu (razdoblje 20XX-12) dok se PR-RAS popunjava za sve kvartale).
12
Navigacija kroz Excel datoteku riješena je na način da se sa svakog obrasca možete se vratiti na Referentnu stranicu, ili direktno na kontrole vezane za taj obrazac (klikom na žuti tekst na plavoj podlozi na vrhu ekrana), a sa referentne stranice možete se prebaciti na šifarnike, upute i kontrole. Sa referentne stranice na svaki od obrazaca prebacujete se klikom na ime obrasca na popisu obrazaca. Sa kontrola obrasca moguće je vratiti se na Referentnu stranicu (na vrhu ekrana) ili na svaki pojedini obrazac - klikom na ime obrasca u naslovima dijela kontrola koje se odnose na taj obrazac. Kako bi što bolje označili koja polja služe za navigaciju, ona su obojana tamnomodrozelenom bojom s žutim slovima. Mjesto za radni list Novosti je predviđeno, a ugradit ćemo ga neku novu verziju Excel datoteke kada to bude potrebno. Zbog toga je navigacija na List novosti bijela (Neaktivna).
13
Osnovni podaci o obvezniku unose se u radni list "RefStr" (Referentna stranica). Podaci u zaglavlju upisani u Referentnu stranicu prenose se automatizmom na sve ostale radne listove i obrasce. Time je osigurano da svi podaci iz zaglavlja, u svim obrascima budu identični. Svi podaci u zaglavlju čiji opis je označen tamnomodrom bojom obavezni su za unos. Preporuča se da popunite sva polja, jer nisu obavezni kontakt podaci o korisniku, a koji bi mogli zatrebati da Vas možemo obavijestiti o naknadno utvrđenim pogreškama ili novostima.
14
Oznaka razdoblja, razine, šifre općine i djelatnosti možete upisati rukom ili izabrati s padajućeg izbornika na tom unosnom polju. Izbjegavajte unos ovih podataka metodama Copy/Paste iz nekih drugih Excel datoteka (Kopiraj/Zalijepi) kako ne biste prenijeli i neke formate iz te druge datoteke, a time spomenutu šifru učinili neprepoznatljivom za programsko učitavanje. Polja predviđena za unos u zaglavlju Referentne stranice označena su sivim rasterom. Razdoblje se unosi na način GGGG-MM gdje je GGGG godina, a MM mjesec u kojem završava razdoblje izvještavanja. Kako biste spriječili probleme kod popunjavanja podataka o datumu, obavezno je da regionalne postavke na računalu budu namještene za Hrvatsku, format datuma: DD.MM.GGGG (DD.MM.YYYY), a kod brojevnih vrijednosti točka za odvajanje tisućica, zarez kao decimalno mjesto.
15
Novost u odnosu na prijašnje obrasce je da se sve brojčane oznake (RKP, matični broj, broj pošte, razina, šifra djelatnosti, razdjel te šifra općine) unose kao brojevna vrijednost, bez vodećih nula, a nakon unosa, na Referentnoj stranici će se pokazati s vodećim nulama tamo gdje je to potrebno. Ovaj način uveden je kako bi istu Excel datoteku bilo moguće popunjavati i u Excel-u i u OpenOffice-u.
16
U obrasce se unose iznosi pojedinačnih AOP oznaka. Sumarne AOP oznake se zaštićene su, u njih nije moguć unos, a izračunavaju se automatski na osnovu upisanih pojedinačnih iznosa. Svi iznosi upisuju se kao cjelobrojne vrijednosti, bez lipa. Sumarne AOP oznake u obrascu plave boje s podebljanim tipom slova (bold) da se bolje razlikuju. Vrijednosti tih pozicija izračunat će se automatski na osnovu upisanih pojedinačnih stavaka. Na obrascima koji imaju stupac indeks, taj podatak se ne upisuje već se izračunava automatski na osnovu upisanih vrijednosti. Tamo gdje indeks nije moguće izračunati pojavit će se crtica "-", a tamo gdje je indeks veći od 1000 pojavit će se tekst ">>100".
17
Vrlo važno: Kod unosa vrijednosti naprednijim metodama Kopiraj/Zalijepi (Copy/Paste) iz nekih drugih dokumenata OBAVEZNO koristite metodu Copy (Kopiraj), a ne Cut (Izreži), jer se kod korištenja metode Cut/Paste nepovratno pokvari struktura datoteke. Isto tako, kod Paste metode koristite opciju Paste Special (Posebno lijepljenje), pa odaberite Vrijednosti (Value). Ni slučajno ne prenosite krivo upisane iznose s jedne AOP pozicije na drugu tako da ih odvlačite mišem na ispravno mjesto. Ovo se u praksi pokazalo kao najčešća pogreška koju korisnici rade kod unosa podataka. Takav način rada trajno oštećuje Excel datoteku (potrebno je novu popuniti od nule), a ova se pogreška pokazala kao učestala u praksi. Ne brišite postojeće radne listove, ne mijenjajte im nazive, ne uključujte dijeljenje ili zaštitu radne knjige, ne ubacujte linkove na neke druge dokumente. S obzirom da su svi radni listovi međusobno povezani formulama koje služe kao kontrola, a učitavanje je programsko, svaka od spomenutih radnji rezultira da Excel datoteka postane neupotrebljiva za računalnu obradu i morat ćete ispuniti novu datoteku.
18
Kontrole obrazaca podijeljene su na općenite (kontrole popunjenosti pojedinih obrazaca, popunjenost zaglavlja, kontrole između obrazaca) te na kontrole na razini pojedinog obrasca. Općenite kontrole provjeravajte tek kada popunite sve obrasce koje ste dužni predati. Ako ste dužni predati neki obrazac (prema razdoblju predaje i razini), a niste ga popunili kontrola će na to upozoriti, isto tako, upozorit će ako ste popunili obrazac koji niste dužni predati. Kontrole na razini pojedinog obrasca provjeravajte nakon popunjavanja tog obrasca. Ako neka kontrola nije zadovoljena ispravite podatak.
19
Na referentnoj stranici pored imena svakog obrasca postoji stupac "Kontroliran" u kojem piše "DA" ako su sve kontrole zadovoljene, a ako nisu, umjesto teksta "DA" pojavljuje se broj kontrola na razini tog obrasca koje su još u grešci. Ako na Referentnoj stranici, pored imena nekog obrasca u stupcu "Popunjen" stoji "NE" eventualne kontrole na razini tog obrasca koje nisu zadovoljene možete zanemariti jer se taj obrazac neće ni učitati. Ako pored svakog obrasca piše da je kontroliran ("DA"), a i dalje na referentnoj stranici piše da obrazac nije ispravan, nije zadovoljena neka od općih kontrola.
20
Oznaka "DA" na referentnoj stranici pored imena svakog obrasca pojavit će se nakon unosa barem jednog iznosa različitog od nule. To još uvijek ne znači da je taj obrazac potpun, i ispravan ali signalizira da je nešto upisano u taj obrazac, i smatra se da je korisnik i taj obrazac predao. Ne unosite iznose u obrasce koje niste dužni predati. Posebnost je obrazac P-VRIO, koji kod nekih obveznika može sadržavati sve nule, tj. nema niti jednu vrijednost različitu od nule. Kod obrasca P-VRIO oznaka "DA" ili "NE" ne dodjeljuje se automatski nego je mora upisati (ili odabrati s popisa) korisnik.
21
Česta pogreška pri unosu je da nakon brisanja vrijednosti nekog AOP-a u ćeliji ostane upisan razmak koji se ne vidi na ekranu, kad se to dogodi, polje kontrolni broj na vrhu obrasca bit će popunjeno s vrijednošću #VRIJ ili #VALUE. U tom slučaju, ako ne uspijete pronaći na kojem AOP-u je upisan razmak ili neki drugi znak koji nije brojevna vrijednost, popunite sva polja koja nemaju podataka nulama.
22
Važno: S obzirom da velik broj obveznika obrasce popunjava direktno iz svojih računovodstvenih aplikacija, prije dostavljanja takvog obrasca u poslovnicu FINA-e (bez obzira u kojem programu je popunjavan) neophodno je da tako popunjene obrasce otvore u Excel-u, te nakon toga neki od AOP-a ili neki od datuma razdoblja pobrišete i upišete ponovo, kako biste u Excel-u pokrenuli izračun formula jer vanjske aplikacije popune samo pojedinačna polja u obrascu i nemaju mogućnost da pokrenu i sve izračune i kontrole u obrascima. Znači, nakon što obrazac popuni vanjska aplikacija, te ga otvorite kako biste ispisali referentnu stranicu, pobrišite i ponovo upište recimo datum od i datum do razdoblja, te obavezno nakon ispisa te stranice snimite ponovo sve promjene u obrascu (kod izlaska iz Excel-a on Vas pita želite li snimiti promjene, treba obavezno odgovoriti sa Da.
23
Korisnici Open Office-a: U vrijeme izrade obrasca zadnja aktualna verzija OpenOffice-a na hrvatskom jeziku je bila 4.2. Obrazac popunjen u ovoj verziji Open Office-a moguće je učitati u aplikaciju i s njim nije bilo problema u učitavanju. Koristite li starije verzije OpenOffice-a možete s Interneta besplatno skinuti zadnju verziju Open Officea, jer obrasci popunjeni u starijim verzijama mogli bi biti nečitki nakon predaje u FINA-u. Praksa je pokazala da neke verzije Excel-a ne rade dobro bez svih zakrpa (Service Pack-ova), zato provjerite s svojim informatičarima imate li na računalu instalirane sve zakrpe za program koji koristitie za popunjavanje.
24
Korisnici Excel-a verzija 2007 i novijih, moraju prilikom snimanja Excel datoteke ostaviti datoteku u formatu 97-2003 jer najnoviji Excel format nije podržan za učitavanje. Ako prilikom snimanja, Excel ponudi da obrazac snimi u novoj verziji, odaberite da datoteka ostane u starom 97-2003 formatu, a ako ste pogreškom pretvorili u novi format 2007, potrebno je kroz opciju File (Datoteka), Save As (Snimi kao) ponovo snimiti u stariji format na način da se odabere format "Radna knjiga Excela 97-2003" ili "Microsoft Excel 97-2003 workbook" (na dnu prozora za snimanje). Ispravan format ima nastavak .xls dok je noviji, neispravan .xlsx. Promjena samo nastavka u nazivu datoteke ne mijenja stvarni format datoteke pa će takva datoeka i dalje biti problem ako je samo preimenujete iz *.xls u *.xlsx.
25
Česti problemi s učitavanjem javljaju se kod korisnika koji spremaju datoeke direktno na USB stick ili na mapirane mrežne diskove. Kod pokušaja čitanja takvih datoteka javlja se pogreška da sve formule nisu izračunate pa datoteku nije moguće učitati. Izvještaje obavezno unosite, mijenjajte i snimajte na lokalnom disku računala na kojem radite, a finaliziranu datoteku samo kopirajte na USB kad je popunjavanje na računalu gotovo. Nikad ne kopirajte datoteku ako je trenutno otvorena na računalu. Nastojte kod završetka unosa sami kliknuti na "Snimi promjene", a ne da promjene snimate na način da samo "kliknete na X" i da Vas onda aplikacija pita želite li spremiti promjene prije izlaska iz programa.
26
Imate li problema tehničke naravi s popunjavanjem obrasca, radom kontrola i slično, dostavite nam popunjenu problematičnu Excel datoteku zajedno s Vašim kontakt podacima te podacima o programu koji i koju verziju koristite za popunjavanje na adresu e-pošte: proracuni@fina.hr.
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100