Planilha documentadora_Gestão de risco_PDU_Proex_2023-24.xlsx

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7		Ministério da Educação
8		Universidade Federal do Sul da Bahia
9		Pró-Reitoria de Planejamento (PROPLAN)
10		Contato: aeci@ufsb.edu.br
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13		Unidade: Pró-reitoria de Extensão e Cultura - Proex
14		Gestora Responsável: Hamilton Richard Alexandrino Ferreira dos Santos
15		Data da análise: outubro a novembro de 2022
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17	PLANILHA DOCUMENTADORA DA GESTÃO DE RISCOS
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19	QTD	Objetivos do PDU	N° Risco	Descrição do Risco	Causas	Consequências	Tipo de risco	Probabilidade	Impacto	Nível de Risco	Limite de exposição	Resposta ao risco
20	1 e 2	Obj1 - Aumentar o atendimento às escolas públicas através da extensão Obj2 - Aumentar a interação com professores/as da rede pública através da extensão e da cultura	R1	Possibilidade de insuficientes parcerias e acordos externos (municípios, empresas, órgãos públicos, terceiro setor e outros)	Insuficiência de servidores diretamente responsáveis por promover e gerenciar parcerias e acordos	Prejuízo ao incentivo da integração com a rede de educação básica	Orçamentário-financeiro	4	3	12	Acima do limite de exposição	Mitigar
21					Baixa capacitação da equipe da Proex para captação de recursos (financeiro, equipamentos etc.)	Prejuízo à imagem institucional (ações descontinuadas)
22					Alta competição com outras instituições por recursos	Prejuízo à curricularização da extensão
23					Alta competição com outras instituições por recursos	Baixa articulação com outros atores sociais do território (ONGs, empresas, órgãos públicos, etc.)
24			R2	Possibilidade de enfraquecimento do vínculo extensionista com a comunidade escolar regional	Mudança frequente na gestão das escolas públicas e no próprio sistema dsa redes	Dificuldade na realização dos projetos de extensão nas escolas	Não orçamentário-financeiro	2	4	8	Dentro do limite de exposição	Monitorar
25					Descontinuidade (ou perfil pontual) das ações de extensão	Prejuízo à imagem institucional (ações descontinuadas)
26					Insuficiência de bolsas de extensão e apoio financeiro para ações com as escolas	Prejuízo à formação discente na extensão
27					Insuficiência de docentes (por sobrecarga de trabalho) que realizam projetos de extensão em escolas	Não cumprimento dos princípios institucionais
28						Prejuízo ao cumprimento da política de extensão e do plano nacional de educação
29			R3	Possibilidade de Integração insatisfatória entre ensino e extensão	Baixo orçamento para editais de bolsas de extensão e de cultura	Baixa adesão dos/as docentes aos editais de extensão	Não orçamentário-financeiro	3	3	9	Dentro do limite de exposição	Monitorar
30					Planejamento setorizado (individualizado) das pró-reitorias e destas com as Unidades acadêmicas	Prejuízo à inserção da extensão nos currículos (curricularização da extensão)
31					Cultura incipiente de avaliação de desempenho docente, incluindo desempenho na extensão universitária para incentivo funcional para progressão	Impacto negativo na avaliação institucional da extensão
32			R4	Possibilidade de baixa adesão da comunidade acadêmica aos editais de integração com educação básica	Cultura incipiente de avaliação de desempenho docente, incluindo desempenho na extensão universitária para incentivo funcional para progressão	Prejuízo da integração com a rede de escolas públicas dos territórios de abrangência da UFSB	Não orçamentário-financeiro	3	5	15	Acima do limite de exposição	Mitigar
33					Regime quadrimestral (período muito apertado entre um quadrimestre e outro; cultura institucional não está totalmente adaptada a este regime; é um calendário diferente do Estado e municípios)	Prejuízo à imagem da PROEX e desestímulo de sua equipe
34					Baixo número de docentes nos cursos de licenciaturas (causa uma sobrecarga com atividades de aulas/estágio, dificultando a adesão a atividades de extensão)	Prejuízo à formação discente
35					Cultura extensionista pouco consolidada	Prejuízo à cultura institucional da extensão (enfraquecimento)
36			R5	Possibilidade de insuficiência de orçamento para extensão e cultura	Contingenciamento orçamentário (governo)	Não ter fomento suficiente para o edital de extensão e cultura para escolas públicas	Orçamentário-financeiro	3	4	12	Acima do limite de exposição	Mitigar
37					Distribuição do recurso interno inferior ao necessário para a extensão e cultura	Prejuízo a interação/relacionamento com a educação básica
38						Queda do interesse da comunidade acadêmica pelas atividades de extensão e cultura
39	3	Obj3 - Aumentar as ações ligadas aos CUNIs e complexos integrados	R6	Possibilidade de baixo envolvimento da comunidade acadêmica com os CUNI e as escolas que abrigam os CUNIs	Dificuldades de relacionamento, de apoio, entre outras, das equipes de extensão em realizar os trabalhos nas escolas que abrigam os CUNIs	Prejuízo do fortalecimento dos CUNIs e da integração com a rede de escolas que abrigam estes	Não orçamentário-financeiro	3	4	12	Acima do limite de exposição	Mitigar
40					Insuficiência de incentivo direto à realização de ações de extensão nos CUNIs e nas escolas que os abrigam	Prejuízo à imagem da PROEX e da Instituição
41					Baixo número de docentes nos cursos de licenciaturas (causa uma sobrecarga com atividades de aulas/estágio, dificultando a adesão a atividades de extensão)	Prejuízo à capacitação dos/as professores/as e formação discente nas escolas que abrigam a rede CUNI
42					Política institucional pouco consolidada relativa aos CUNIs	Prejuízo à formação discente da UFSB
43	4	Obj4 - Aumentar recursos financeiros para as ações de extensão e cultura	R7	Possibilidade de insuficiência de orçamento interno para extensão e cultura	Contingenciamento orçamentário (governo)	Prejuízo à plena implementação da políticas e planos institucionais de extensão e de cultura	Orçamentário-financeiro	3	4	12	Acima do limite de exposição	Mitigar
44			R7		Distribuição do recurso interno inferior ao necessário para a extensão	Prejuízo à curricularização da extensão	Orçamentário-financeiro	3	4	12	Acima do limite de exposição	Mitigar
45			R8	Possibilidade de perda de oportunidades de celebração de parcerias e convênios externos relativos à extensão e cultura	Baixa expertise e quantitativo insuficiente da equipe Proex em captar recursos externamente	Queda do interesse da comunidade acadêmica pelas atividades de extensão e cultura	Orçamentário-financeiro	4	3	12	Acima do limite de exposição	Mitigar
46					Ausência de servidores na instituição (extra-Proex) cuidando de parcerias externas	Impacto negativo na avaliação da Universidade/cursos, interna (Comissão Própria de Avaliação) e externa (Inep)
47					Lentidão de processos de celebração de convênios (diferenças entre normas das instituições envolvidas)	Danos à imagem institucional
48	5	Obj5 - Aumentar o cadastro de ações de extensão e cultura no módulo extensão do SIGAA	R9	Possibilidade de manutenção de sistemas de gestão inadequados e segregados	Equipe da STI formada recentemente	Prejuízo à plena institucionalização da extensão extensão	Não orçamentário-financeiro	3	3	9	Dentro do limite de exposição	Monitorar
49			R9		Número abaixo do necesário de servidores na STI	Prejuízo ao monitoramento e avaliação da extensão e da cultura	Não orçamentário-financeiro	3	3	9	Dentro do limite de exposição	Monitorar
50			R10	Possibilidade de ações de extensão executadas sem devido cadastro no SIGAA	Falta de conhecimento das normativas institucionais	Prejuízo à plena institucionalização da extensão extensão	Não orçamentário-financeiro	2	3	6	Dentro do limite de exposição	Monitorar
51					Monitoramento e avaliação insuficientes das UA	Prejuízo ao monitoramento e avaliação da extensão e da cultura
52					Sistemas de gestão desagragados e limitados
53	6 e 7	Obj6 - Aumentar o número de discentes da graduação participantes das ações de extensão e cultura Obj7 - Aumentar a participação de discentes de PPG na extensão e na cultura	R11	Possibilidade de baixa adesão do corpo discente às atividades de extensão	Cultura extensionista pouco consolidada na instituição	Formação discente insatisfatória	Não orçamentário-financeiro	3	5	15	Acima do limite de exposição	Mitigar
54					Regime quadrimestral (período muito apertado entre um quadrimestre e outro), dificulta participação dos/as discentes fora das atividades de ensino	Menor alcance de público
55					Orçamento insuficiente para bolsas e apoio à extensão e à cultura	Menor impacto social das ações de extensão
56					Infraestrutura precária/insuficiente da Universidade (espaços, transporte, materiais)	Impacto negativo no reconhecimento da extensão junto à comunidade interna
57					Baixa relação discente/docente das ações de extensão da instituição	Menor associação entre pesquisa e extensão (para o caso de discentes dos PPG)
58	8	Obj8 - Aprimorar a comunicação da Proex	R12	Possibilidade de baixo atendimento da STI às solicitações de adequações/reformulações do sistema de gestão, do site e outras plataformas	Equipe da STI formada recentemente e seu quadro é reduzido em relação à demanda	Impossibilidade de aprimoramento da avaliação institucional e da cultura	Não orçamentário-financeiro	3	3	9	Dentro do limite de exposição	Monitorar
59					Sistema de gestão com quantitativo muito grande de inadequações às necessidade da Proex	Impedimento ao monitoramento
60					Necessidade de adaptação para atendimento ao Acordão do TCU de 2022 e ao aprimoramenmto da avaliação institucional da extensão e da cultura	Tempo de resposta às soclitações sobre dados muito alto
61						Perjuízo à gestão e institucionalização da extensão e da cultura
62	9 e 10	Obj9 - Ampliar a avaliação das ações de extensão e cultura da UFSB Obj10 - Elaborar e implementar normativa e instrumentos instrucionais de avaliação da extensão e da cultura	R13	Possibilidade de baixa participação da comunidade interna nas discussões para construção dos instrumentos normativos e definição dos indicadores de desempenho da extensão e da cultura	Pouca experiência/conhecimento da comunidade interna quanto à avaliação e definição de indicadores	Prejuízo a plena implementação da política de extensão	Não orçamentário-financeiro	3	4	12	Acima do limite de exposição	Mitigar
63					Cultura de planejamento, monitoramento e avaliação incipientes na instituição	Prejuízo à plena implementação de normativa para avaliação institucional da extensão e da cultura
64					Cultura e concepção extensionista pouco consolidada	Prejuízo para a gestão, prestação de contas à sociedade e reconhecimento e publicização dos resultados e impactos da extensão e da cultura
65					Cultura e concepção extensionista pouco consolidada	Prejuízo para a formação do discente
66					Desatualização/limitação do sistema de gestão interno para atender às necessidades para a avaliação integrada da extensão e da cultura	Prejuízo ao cumprimento da função social da Universidade (tripé), levando à diminuição do prestígio da instituição
67	11	Obj11 - Operacionalizar a prestação de serviços	R14	Possibilidade de baixa participação da comunidade interna na formulação de normativa para a prestação de serviços na extensão	Cultura e cencepção de prestação de serviço em extensão pouco consolidada	Prejuízo a plena implementação da política de extensão	Não orçamentário-financeiro	3	3	9	Dentro do limite de exposição	Monitorar
68			R14		Quadro reduzido e sobrecarga de trabalho de servidores/as da UFSB	Prejuízo para a gestão, prestação de contas à sociedade e reconhecimento e publicização dos resultados e impactos da extensão e da cultura	Não orçamentário-financeiro	3	3	9	Dentro do limite de exposição	Monitorar
69			R15	Possibilidade de ausência ou inadequação de normativa e estrutura para implementação da prestação de serviço na extensão	Não há regulamentação institucional para ações acadêmicas que realizem prestação de serviço com ou sem retribuição financeira	Prejuízo à captação de recursos externos	Não orçamentário-financeiro	2	4	8	Dentro do limite de exposição	Monitorar
70					Não há regulamentação da modalidade "prestação de serviço" na extensão	Prejuízo para a formação do discente
71					Limitação do sistema de gestão interno para atender a modalidade "prestação de serviço"	Menor engajamento das comunidades interna e externa à extensão e Impacto negativo no reconhecimento da instituição junto à sociedade
72	12	Obj12 -Incentivar ações de extensão continuadas	R16	Possibilidade de baixo número de novas ações de extensão e cultura continuadas	Orçamento insuficiente para fomentar apoio e bolsas de extensão e de cultura	Menor engajamento das comunidades externae e impacto negativo no reconhecimento da instituição junto à sociedade	Não orçamentário-financeiro	3	4	12	Acima do limite de exposição	Mitigar
73					Insuficiência de docentes e TAs, por sobrecarga de trabalho, para coordenar projetos de extensão e cultura	Menor impacto social das ações de extensão e cultura
74					Cultura institucional incipiente de avaliação de desempenho docente, incluindo desempenho na extensão universitária, como parâmetro efetivo para progressão	Prejuízo à plena implementação da política de extensão
75						Prejuízo para a formação do/a discente
76					Cultura extensionista pouco consolidada na instituição	Prejuízo à captação de recursos externos
77	13	Obj13 - Aumentar participação de entidades/coletivos da sociedade civil e instituições públicas e privadas nas ações de extensão e cultura, prioritariamente, nas equipes executoras de programas e projeto	R17	Possibilidade de baixo interesse ou sensibilidade dos/as servidores/as extensionistas em integrar, nas equipes, membros externos como coautores/as	Fomento insuficiente para apoiar a participação de comunidades externas	Menor engajamento das comunidades externas e menor impacto social das ações	Não orçamentário-financeiro	3	4	12	Acima do limite de exposição	Mitigar
78					Infrestrutura, materiais e apoio logístico e humano insuficientes para sustentar a participação de comunidades externas	Menor efetividade das ações no reconhecimento /reputação da instituição junto à sociedade
79						Prejuízo para a formação do/a discente
80					Cultura institucional incipiente de avaliação de desempenho das ações acadêmicas a partir da perspectiva das comunidades externas	Prejuízo à plena implementação da políticas e planos institucionais de extensão e de cultura
81						Prejuízo às metas internas e às avaliações externas institucionais
82					Cultura institucional pouco consolidada em Nucleação de ações de pesquisa e extensão	Prejuízo à implantação da curricularização da extensão
83					Cultura extensionista pouco consolidada	Prejuízo à captação de recursos externos
84	14	Obj14 - Fortalecer as representações da UFSB em Orgãos Complementares de Políticas Públicas das três esferas (municipal estadual e federal)	R18	Possibilidade de baixa adesão das/os servidoras/es às atividades junto aos òrgãos colegiados externos	Ausência de política e normativa para participação como representante da instituição em órgãos externos	Menor interação da Universidade com a sociedade e menor reconhecimento desta em relação à primeira (isolamento das representações)	Não orçamentário-financeiro	2	4	8	Dentro do limite de exposição	Monitorar
85					Insuficientes iniciativas de divulgação /discussão sobre os trabalhos dos/as representantes e da importância dos respectivos órgãos colegiados externos	Prejuízo à plena implementação da políticas e planos institucionais de extensão e de cultura
86						Menor impacto social e nas políticas públicas locais da instituição
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89	Orientações
90	Acesse o manual de gestão de riscos: https://drive.google.com/file/d/1CAcrkyc4oWwJotXE5TrC7DZsU7MvFVzp/view?usp=sharing
91	Risco: eventos incertos que podem comprometer o alcance dos objetivos
92	Observação: escreva um risco por linha
93	Limite de exposição: risco baixo e risco médio.
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95	Coluna b. Informe o objetivo/resultado a ser alcançado
96	Coluna c. Informe as causas (gatilhos) que originam o risco. Separe as causa com ";"
97	Coluna d. Informe os eventos de riscos identificados que podem comprometer o alcance do objetivo/resultado. Cuidado para não confundir risco com problema, ou risco com causa de um risco
98	Coluna d. Informe os eventos de riscos identificados que podem comprometer o alcance do objetivo/resultado. Cuidado para não confundir risco com problema, ou risco com causa de um risco
99	Coluna e. Informe as consequências/efeitos do risco. As consequências impactam no objetivo/resultado pretendido.
100	Coluna f. Informe o tipo do risco, se tem origem orçamentária-financeira ou não é originado de questão orçamentária/financeira.