Cahier de charge.xlsx

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4	Module	Nom du module	1-Processus principal	2-Sous-processus	3-Sous-Sous-Processus	Exigences	Priorité
5	Module	Nom du module	1-Processus principal	2-Sous-processus	3-Sous-Sous-Processus	Exigences	Priorité

6	1	Plateforme administrative	Plateforme de documents RH	HRIS document principle		L'opérateur et tous les employés peuvent accéder au SIRH à partir d'un kiosque dans l'usine, d'un ordinateur personnel ou d'un smartphone et consulter leurs documents personnels, mais aussi demander de nouveaux documents personnels.	Haute
7	1	Plateforme administrative	Plateforme de documents RH	Access to HRIS	médias par employé	Les employés qui n'ont pas de compte Microsoft Aptiv seront contactés par SMS et auront la possibilité d'entrer un courriel personnel. L'adresse électronique personnelle est facultative, mais le SMS est obligatoire. Si un opérateur n'a pas de téléphone personnel, il sera géré directement par le département des ressources humaines et n'utilisera pas la plateforme documentaire du SIRH.	Haute	Moyenne	1	Comply with 3rd Party Sw	3
8	1	Plateforme administrative	Plateforme de documents RH	Access to HRIS	sécurité	L'opérateur reçoit un identifiant d'un système tiers (Workday), avec son identifiant l'opérateur a un compte créé dans le SIRH avec un login de sécurité utilisant un mot de passe (double identification avec le téléphone).	Haute
9	1	Plateforme administrative	Plateforme de documents RH	Access to HRIS	Interface Workday	Un employé ne peut créer un compte dans le SIRH qu'après avoir reçu un identifiant de jour ouvrable avec un lien automatique. Sans ID de jour ouvrable, un employé n'aura pas accès au SIRH. Un employé peut être actif ou inactif. S'il est actif, le SIRH est notifié et toutes les fonctionnalités sont disponibles. Si un employé n'est pas actif (congé de maternité, nouvelle embauche, processus de licenciement, absentéisme de longue durée), le SIRH n'a pas accès à l'identifiant.	Haute			Partially Comply	1
10	1	Plateforme administrative	Plateforme de documents RH	Access to HRIS	Langue	Le système est disponible par défaut en anglais. Chaque langue régionale doit être disponible par défaut lors de l'enregistrement pour chaque utilisateur (langue affectée à l'utilisateur).	Moyenne	Haute	2	Comply Out Of The Box	4
11	1	Plateforme administrative	Plateforme de documents RH	Access to HRIS	Délégation d'accès	Avec le consentement écrit d'un employé, celui-ci peut déléguer l'accès à ses données personnelles.	Haute			Comply - Custom Development	2
12	1	Plateforme administrative	Demande de documents RH	Type of request	de la part de l'employé	Le système peut inclure différents types de demandes prédéfinies pour que l'employé puisse cliquer et envoyer sa demande. La demande de base peut simplement envoyer une alerte à une personne des ressources humaines pour qu'elle télécharge un document sur le compte personnel d'un employé. Une demande plus avancée peut envoyer automatiquement un document disponible sur un système tiers (logiciel de paie). La demande de l'employé peut également inclure une demande de congé qui sera soumise à un processus d'approbation dans le module 2.	Haute	Priority Level	Score	Compliance Level	Score
13	1	Plateforme administrative	Demande de documents RH	Type of request	de la part de l'employeur	l'employeur peut envoyer une demande à l'employé, la plupart du temps pour qu'il vienne chercher des documents.	Haute	Priority Level	Score	Compliance Level	Score
14	1	Plateforme administrative	Demande de documents RH	Notification		L'employé doit recevoir une notification par SMS en cas de nouveau document ou de nouvelle demande. Il doit ensuite se connecter au système pour visualiser le nouveau document ou la nouvelle demande. Si le SMS ne parvient pas à l'employé	Haute
15	1	Plateforme administrative	Demande de documents RH	Printing documents		Le kiosque est équipé d'une imprimante permettant aux opérateurs d'imprimer des documents.	Haute
16	1	Plateforme administrative	Demande de documents RH	quantity of request per employee	Seuils	Le système compte le nombre de demandes par employé. Si un employé demande trop souvent le même document, une alerte est déclenchée et l'employé doit s'adresser à son service des ressources humaines. Le seuil d'alerte peut être flexible et décidé au niveau de l'établissement (exemple : 2 ou 3 demandes par mois et par employé).	Moyenne
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18	2	Gestion de la présence	Plateforme de présence	Principle		chaque salarié doit être : au travail, ou en vacances, ou en formation, ou en mise à pied temporaire, ou en absence justifiée, ou en absence injustifiée. Par défaut, l'employé est censé être au travail, à moins qu'une autre catégorie ne soit sélectionnée.	Haute			Do Not Comply	0
19	2	Gestion de la présence	Plateforme de présence	type de présence et d'absence	définition	Les déficiences sont uniques et standardisées pour toute la région EMEA : au travail, en vacances, en formation, en chambre médicale, en mise à pied temporaire, en absence justifiée, en absence injustifiée,	Haute
20	2	Gestion de la présence	Plateforme de présence	type de présence et d'absence	sélection	L'employé ne peut pas sélectionner son type de présence ou d'absence. Seul son supérieur hiérarchique, son chef d'équipe ou l'administrateur RH peut modifier le statut.	Haute
21	2	Gestion de la présence	Plateforme de présence	type de présence et d'absence	Système	Par défaut, un employé est programmé au travail, à moins que son responsable, son chef d'équipe ou l'administrateur des ressources humaines n'ait sélectionné un autre élément. Le système SIRH est connecté au système de gestion des présences. Si le système de gestion des présences n'enregistre pas de présence, l'opérateur se retrouve par défaut en situation d'absence injustifiée.	Haute
22	2	Gestion de la présence	Plateforme de présence	type de présence et d'absence	alerte	En cas d'absence injustifiée d'un employé, celui-ci recevra une alerte par SMS, son supérieur recevra une alerte par courrier électronique et son administrateur RH recevra des alertes par courrier électronique.	Haute
23	2	Gestion de la présence	Plateforme de présence	type de présence et d'absence	groupe d'alerte	Pour éviter les alertes multiples et le spam, il est possible de configurer une alerte quotidienne. Dans ce cas, le gestionnaire et l'administrateur RH recevront une fois par jour un rapport cumulatif de toutes les alertes.	Haute
24	2	Gestion de la présence	Plateforme de présence	type de présence et d'absence	au travail	Le système enregistre les entrées et les sorties de l'usine pour le contrôle du temps de travail. Le travail ne peut être sélectionné que si l'entrée et le départ sont enregistrés dans le système d'entrée. Une déviation peut être demandée et le nom de la personne qui l'a créée est alors enregistré.	Haute
25	2	Gestion de la présence	Plateforme de présence	type de présence et d'absence	Mise en place du temps de travail	Les horaires sont définis par l'administrateur RH et peuvent être ajustés sur demande par les utilisateurs clés du système RH. Les horaires de travail sont définis par défaut pour une usine, ils peuvent être ajustés manuellement à un individu ou à un groupe d'individus (un modèle d'horaire de travail est défini et les individus sont liés au modèle). Le type de présence/absence peut être sélectionné par le directeur et l'administrateur RH par jour, par heure, mais aussi par semaine et la plus petite durée est de 15 minutes.	Haute
26	2	Gestion de la présence	Plateforme de présence	type de présence et d'absence	chaîne d'approbation	En principe, les types de présence et d'absence sont gérés uniquement par le responsable de l'employé et l'administrateur RH, mais une chaîne d'approbation peut être créée. L'utilisateur clé du système Aptiv peut créer une chaîne d'approbation : nom de l'approbateur après le responsable de l'employé dans certains cas.	Haute
27	2	Gestion de la présence	Plateforme de présence	type de présence et d'absence	en vacances	Les vacances ne peuvent être sélectionnées que par le responsable de l'employé ou l'administrateur des ressources humaines. Un employé peut faire la demande via la plateforme administrative, et une alerte sera envoyée au manager avec un compte à rebours pour la réponse.	Haute
28	2	Gestion de la présence	Plateforme de présence	type de présence et d'absence	en formation	La formation en entreprise ne peut être sélectionnée que par le responsable de l'employé ou l'administrateur des ressources humaines (plus tard, une plateforme de formation pourrait être développée et une interface pourrait être créée pour permettre au responsable de la formation de confirmer la présence et le détail de la formation dispensée).	Haute
29	2	Gestion de la présence	Plateforme de présence	type de présence et d'absence	dans la salle médicale	la chambre médicale ne peut être sélectionnée que par le responsable de l'employé ou l'administrateur RH (une confirmation du médecin ou de l'infirmière peut ensuite être enregistrée dans le SIRH).	Haute
30	2	Gestion de la présence	Plateforme de présence	type de présence et d'absence	en chômage technique	La mise en disponibilité temporaire ne peut être choisie que par le responsable du salarié ou le gestionnaire des ressources humaines. La sélection du TLO peut être garantie par une chaîne d'approbation (directeur de production ou directeur des ressources humaines).	Haute
31	2	Gestion de la présence	Plateforme de présence	type de présence et d'absence	abstentionnisme justifié	L'absentéisme justifié ne peut être sélectionné que par le responsable de l'employé ou l'administrateur des ressources humaines. Ce type d'absence ne peut être détecté qu'à l'aide d'un document à télécharger. L'opérateur reçoit une notification par SMS, s'il a la possibilité de se connecter à partir d'un ordinateur ou d'un smartphone, il peut envoyer un scan ou une photo d'un justificatif sur son espace personnel.	Haute
32	2	Gestion de la présence	Plateforme de présence	type de présence et d'absence	absentéisme injustifié	En cas d'absence injustifiée est sélectionné par défaut dans le cas où le système de gestion des présences n'enregistre pas la présence de l'employé.	Haute
33	2	Gestion de la présence	Plateforme de présence	système de présence	principe	Chaque usine peut avoir son propre système de gestion des présences, le système SIRH doit intégrer des données en temps réel (<500 ms) provenant de différents systèmes.	Haute
34	2	Gestion de la présence	Plateforme de présence	système de présence	présence du bus	dans certains cas, le système de présence peut être situé directement sur le lecteur de bus ; dans ce cas, une première information de présence est fournie au SIRH. Si la présence a été fournie par un système de bus, une confirmation sera toujours fournie par le lecteur de présence de l'usine.	Haute
35	2	Gestion de la présence	Plateforme de présence	visualisation	employé	l'employé est averti par SMS lorsque son badge est correctement lu par le système pour l'entrée et la sortie. L'employé peut voir ce que le système a enregistré et s'il a été correctement enregistré. En cas de désaccord, une demande peut être envoyée à son responsable et à l'administrateur des ressources humaines.	Haute
36	2	Gestion de la présence	Plateforme de présence	visualisation	employeur	un écran visuel est disponible sur ordinateur et également sur application mobile (tablette, smartphone) pour le contrôle du chef d'équipe et du chef de quart. Différents filtres existent : nom de la présence, nom de l'absence, heure d'entrée, etc. Après l'entrée du seuil de temps défini, si l'employé était en retard ou est parti plus tôt, dans ce cas le manager sera notifié et il/elle devra compléter avec la raison appropriée.	Haute
37	2	Gestion de la présence	Plateforme de présence	Perte du badge		si l'employé a perdu son badge, il doit en informer son chef d'équipe, son chef de quart, son directeur ou l'administrateur des ressources humaines afin que le système soit corrigé dès que possible	Haute
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