Monitoring Sheet Pleno RC3ID.xlsx

	A	B	C	D	E	F	G	H	I	J
1	RAPAT PLENO TIM OPERASIONAL — JANUARI
2	RC3ID UNPAD \| Sekretariat \| Finance \| Logistik \| HR
3
4	A. INFORMASI RAPAT
5		Tanggal / Bulan / Tahun	15 Januari 2026
6		Pimpinan Rapat	Ria Windyani
7		Rapat Ke-	1
8		Peserta Rapat	Ria, Metia, Christya, Nurnita, Astry, Ismi, Linda, Ira, Yunita, Dina, Deri, Naufal, Syfa
9	B. JUMLAH PENELITIAN / PROYEK AKTIF
10		Total Aktif Bulan Ini		Tambahan Baru		Catatan
11		26				https://docs.google.com/spreadsheets/d/1hx_djvjimKIb3Am8qF5eT0WHugFscrnT/edit?usp=sharing&ouid=113491373303990167394&rtpof=true&sd=true
12	C. REKAP PENGELUARAN OPERASIONAL
13		Bulan Lalu (Rp)		Bulan Ini (Rp)		Catatan
14		± Rp233.000.000 (Mei 2026)
15	D. KESESUAIAN SOP OPERASIONAL
16		Divisi	Sudah Jalan		Belum Jalan		Perlu Perhatian
17		Finance	SOP Keuangan pada prinsipnya sudah semua berjalan		Dokumentasi/Implementasi SOP/Evidence belum konsisten seluruhnya		Pastikan kelengkapan form SOP, bukti transaksi, approval dan evidence implementasi untuk audit internal
18		Sekretariat	SOP Sekretariat dan Persuratan sudah berjalan sebagian		Implementasi PKS dan Termsheet belum optimal		Diperlukan TARGET untuk bisa merealisasikan pekerjaan sesuai dengan SOP
19		Logistik and Purchasing	SOP Logistik sudah berjalan sebagian		Master data inventaris, pencatatan aset per proyek, dan informasi pengadaan sebelum barang tiba belum konsisten.		Perlu perbaikan data stok gudang/lab, inventaris aset, koordinasi Finance–Logistik, dan pembaruan sistem logistik.
20		HR	Penyempurnaan SOP HR sedang berjalan.		HRIS, analisis jabatan, kontrak kerja, pemetaan data karyawan, dan struktur skala upah masih menjadi prioritas.		Fokus pada implementasi HRIS, notifikasi kontrak/evaluasi/kehadiran, analisis jabatan, dan struktur pengupahan.
21		Mutu	Persiapan Audit Internal sudah mulai diarahkan		Dokumentasi pendukung SOP / Evidence dari setiap Unit perlu dikumpulkan		Seluruh unit perlu menyiapkan dokumen audit internal bulan Juni dan memastikan SOP sesuai praktik aktual.
22
23	E. KENDALA KENDALA						SOLUSI
24	1	Finance	BELUM ADA
25	2	Sekretariat	Keluhan kebersihan ruangan perlu ditindaklanjuti dengan bukti penyelesaian dan tindakan pencegahan.				Membalas memo sesuai dengan SOP yang ada
26			Keterbatasan ruang kerja dan ruang rapat masih menjadi kendala sarana/fasilitas.				Hal yang perlu realisasi jangka panjang, namun beberapa hal sudah diupayakan
27	3	Logistik and Purchasing	Ketidaksesuaian data stok gudang/laboratorium dan kebutuhan perbaikan sistem monitoring stok.
28			Inventaris aset belum terdokumentasi optimal; perpindahan dan kepemilikan aset proyek belum tercatat konsisten.				Perbaikan Master Data Inventaris dan ditetapkan untuk menjadi Pedoman Utama			Inventaris belum dapat dikerjakan
29			Adaptasi pengguna terhadap sistem logistik baru masih membutuhkan sosialisasi dan pendampingan.				Informasi ini harus disampaikan dalam Sosialisasi Rutin			Masih ada beberapa hal yang perlu disosialisasikan
30			Koordinasi pembelian barang, penyimpanan inventaris, dan informasi pengadaan sebelum barang tiba belum konsisten.
31			Purchasing menghadapi fluktuasi harga bahan baku, keterbatasan stok, dan waktu pengiriman pemasok.				Informasi ini harus disampaikan dalam Sosialisasi Rutin
32	4	HR	BELUM ADA
33	5	Mutu	BELUM ADA
34
35	F. RENCANA PRIORITAS SETIAP DIVISI						TERLAKSANA	BELUM TERLAKSANA	CATATAN
36	1	Co-Director Operational	Sosialisasi kepada seluruh PIC Project
37	2		Buat Kanal informasi Operasional/Newsletter untuk PIC Project atau Grup WA
38	3		Penyusunan Anggaran Operasional Bulanan
39	4	Sekretariat	Sosialisasi / Digitalisasi pengajuan Surat/Permohonan melalui Formulir Online
40	5	Logistik	Master Data Inventaris terintegrasi berdasarkan Sumber Project
41	6		Pembaruan sistem logistik dan mekanisme informasi pengadaan sebelum barang tiba
42	7	Finance	Checklist kelengkapan dokumen keuangan/advance/reimbusement
43	8	HR	Analisis Jabatan dan Struktur/ Skala Upah
44	9		Implementasi HRIS dan Pemetaan Data Karyawan
45	10	Mutu	Persiapan Audit Internal dan Checklist Evidence SOP
46
47	G. PERENCANAAN ANGGARAN PER BULAN / REQUEST
48		Pengajuan Pembelian Barang / Kegiatan		Jumlah Harga		Notes		Done / Not Done
49	1	Perbaikan Komputer Irra		1 - 2 Juta Rupiah		Masih dalam pertimbangan
50	2
51	3
52
53	H. Catatan Tambahan
54	1
55	2
56	3
57
58	Dokumen kerja internal RC3ID UNPAD — Rapat Pleno Januari \| Isi setiap rapat pleno bulanan
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100