Toezichtmodel WBA 2023 - websiteversie.xlsx

	A	B	C	D	E	F	G	H	J	K	L	M	N
1	TOEZICHTMODEL WBA 2023 en verder
2		Stappen of aandachtgebieden uit VNG WOO Meerjarenplan							Uitkomsten KPI analyse 2021-2022
3		1. Iedere gemeente beschikt over een actueel Informatiebeleidsplan	2. Iedere gemeente heeft de beschikking over of is aangesloten op een e-depotvoorziening	3. Bij alle applicaties is de selectielijst geïmplementeerd en is de informatie duurzaam toegankelijk	4. Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op emailarchivering en tekstberichten	5. Iedere gemeente heeft een informatiebeheerplan (minimaal: inzicht in werkprocessen, proceseigenaar, in welke applicaties welke data/documenten staat, hoe het beheer is geregeld)	6. Iedere gemeente hanteert een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer, zoals vastgelegd in artikel 16 van de Archiefregeling	7. Iedere gemeente heeft een metagegevensschema vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatieobject metagegevens gekoppeld.	Gemeente heeft goed overzicht van de gemeenschappelijke regelingen waaraan wordt deelgenomen, de juridische status van de deelname (delegatie/mandaat/attributie) en de GR heeft de archiefzorg en -beheer goed geregeld	De gemeente heeft zowel kwantitatief als kwalitatief voldoende deskundige medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het archiefbeheer	De gemeente beschikt over een aan de goedgekeurde archiefruimte voor de bewaring van analoge archiefbescheiden	Het handboek vervanging is actueel en compleet en de feitelijke vervanging vindt plaats conform de in dat handboek beschreven procedures	De gemeente heeft adequate voorbereidingen getroffen voor de tijdige en volledige overbrenging van de analoge archieven naar het WBA binnen de door de wet daartoe geldende overbrengingstermijn en heeft de openbaarheid geregeld

4	Relatie met KPI	5.7	3.3	5.3 en 5.10 en 6.3	5.1	5.1	4.1	5.2 en 5.8	1.5	2.2	3.1	6.1	7.1
5	Relatie met kwaliteitsmodel WBA	8 en 9	36, 51	15, 22, 24, 34-36, 42-44 en 49	55	11-13, 17 en 21	6	23		11 en 12	28	25	32
6	Toetsingsnorm	* VNG Handreiking Informatiebeheerplan * Lijst met aandachtspunten voor het informatiebeleidsplan (in ontwikkeling) * Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) * Gemma softwarecatalogus	* E depotprotocol WBA * ED3, Eisen Duurzaam Digitaal Depot * OAIS / ISO 14721	* NEN-ISO 16175 * Specificatie Duurzaam Toegankelijk in nieuw Archiefbesluit * Weten of Vergeten? * Selectielijst 2020 * Lijst Open Standaarden Forum Standaardisatie * Handreikingen selectielijst en hotspotmonitor	* Handreiking archivering tekstberichten zoals SMS en Whatsapp berichten * https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/handreiking-e-mail-archiveren#collapse-92082 * https://vng.nl/sites/default/files/2022-06/20220609_Ontwerp-selectielijst-e-mailbewaring-23-05-2021.0.71.pdf	* Handreiking informatiebeheerplan * I navigator en Zaaktypencatalogus * art. 18 Archiefregeling	* Handreiking KIDO * Lijst van rollen en functies die betrokken zijn bij het kwaliteitsmanagement (in ontwikkeling) * Kwaliteitsmodel WBA * art. 16 Archiefregeling	* TMLO 1.1 2014 * MDTO 1.0 2021 * Metadatamodel WBA * Mappingdocument WBA	* Wet gemeenschappelijke regelingen * Handreiking informatiebeheer bij intergemeentelijke samenwerkingsverbanden * landelijk GR register	* Normering aantal medewerkers informatiebeheer: 1 FTE per 25 medewerkers * Normering aantal medewerkers datamanagement 1 FTE per 2,5 TB data * Formatieplan en evt. Opleidingsplan gemeente * VNG model beheerregeling	* Archiefregeling hoofdstukken 3 en 4 * Checklist archiefruimten van LOPAI	* Handreiking vervanging VNG	* Normendocument WBA * art. 12 en 13 Archiefwet 1995 * Handreiking Beperkt waar het moet * Weten of vergeten?
7	Toetsingsvorm D = Documentstudie RC = Reality check	D : - Informatiebeleidsplan - Informatie veiligheidsplan - Verbeterplan - architectuurplaat - actuele mandaatregeling	D : - digitaal duurzaamheidsplan - ingevuld mappingdocument - WOO implementatieplan	RC en D : - vastgestelde Hotspotmonitor - instructies selectie en vern.	RC en D: - besluit Capstone methodiek - instructies email archivering - instructies archivering tekstberichten	RC en D : - Informatiebeheerplan - applicatie overzicht	RC en D : - implementatie van kwaliteitsmodel - ingevulde KIDO checklist	RC en D : - metagegevensschema per applicatie	D : - overzicht van GR'en - per GR mandaat of delegatie	RC en D : - formatieplan incl. functiebeschrijvingen en werkelijke bezetting - werkinstructies medewerkers	RC, vooral gericht op bewaring documenten burgerzaken	RC (wordt het vervangingsproces uitgevoerd conform handboek?) en D : - laatste versie handboek - vervangingsbesluit(en)	RC: in 2022 is een update gedaan van de stavaza uit 2019
8	Toetsingsrelatie (met wie gaan we in gesprek?)	Informatieadviseur IT beleidsmedewerker	Informatieadviseur WOO projectleider	DIV Beleidsmedewerker Functioneel/applicatiebeheerder Informatieadviseur	Informatieadviseur IT architect	DIV Beleidsmedewerker Functioneel- en applicatiebeheerders	Kwaliteitsmedewerker	DIV beleidsmedewerker Informatieadviseur Functioneel en applicatiebeheerder	Jurist met kennis van GR'en	afdelingshoofd	DIV beleidsmedewerker Hoofd burgerzaken	DIV beleidsmedewerker uitvoerend medewerker scanning	DIV beleidsmedewerker uitvoerend medewerker
9	Bijzonderheden	In het Informatiebeleidsplan moet een herkenbaar, volledig en betrouwbaar hoofdstuk aan de informatiehuishouding en Informatie op orde worden gewijd. Welke elementen komen daarin?	E depot is een service die het WBA levert. Er moet een 1e ingest zijn gedaan en er moet een plan zijn voor toekomstige ingests.	Relatie met kolom F. Accent hier ligt, i.t.t. Informatiebeheerplan op de duurzame toegankelijkheid d.w.z. de vindbaarheid enz.Eigenlijk gaat het hierbij om twee aspecten nl. selectie én duurzame toegankelijkheid.	Heeft de zorgdrager de Capstone methode geadopteerd of niet? Wordt gebruik gemaakt van bijv. de Klasseer Tool van VHIC? Is er een afzonderlijk beleid voor de archivering van tekstberichten?	Conform art. 18 van de Archiefregeling moet de gemeente beschikken over een archievenoverzicht. Is dat er en zo nee, wat gebeurt er om dit te verkrijgen? Specifiek: voor 15 juli bericht hierover te geven aan IBT.	Kwaliteitsmodel van WBA wordt elke keer bij Toezicht getoetst! Wat heeft de gemeente ermee gedaan? Hoe wordt dit feitelijk toegepast? Wie beheert het kwaliteitsmodel?	E depot experts van WBA voeren deze toets uit.	Overzicht van alle GR'en waarbij de gemeente is aangesloten. En wat is er per GR feitelijk in de GR tekst en in de praktijk geregeld?
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100