GI-FO-07 Matriz de Oportunidades (2).xlsx

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1				SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD					Código:	GI-FO-07
2				EVALUACIÓN, CONTROL Y MEJORAMIENTO					Código:	GI-FO-07
3				GESTIÓN INTEGRAL					Versión:	02
4				FORMATO MATRIZ DE OPORTUNIDADES					Fecha:	24/8/2021
5	IDENTIFICACIÓN				PLAN DE ACCIÓN				SEGUIMIENTO
6	SUBPROCESO	ORIGEN	OPORTUNIDAD	BENEFICIOS DE SU APROVECHAMIENTO/ BENEFICIOS DE SU POTENCIALIZACIÓN	ACCIONES PROPUESTAS	FECHA DE IMPLEMENTACIÓN	RESPONSABLE DE LA ACCIÓN	EVIDENCIAS	RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO	FECHA DE ÚLTIMO SEGUIMIENTO	ESTADO: Por iniciar / En proceso / Finalizado /
7	Direccionamiento Estratégico	Contexto de la organización	Flexibilización del convenio de desempeño	Ampliar cobertura a través de nuevos negocios. Ampliar la planta de personal Aumentar las oportunidades de participación de la entidad en proyectos afines a su misión.	1. Enviar solicitud al Ministerio de Hacienda y Crédito Público	2020	Gerente	Registros en el SIEP DOCUMENTAL	Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
8					2. Reuniones de trabajo con el equipo de la Secretaría del Ministerio de Hacienda	Periódicamente	Gerente	Citaciones a reuniones virtuales			En Proceso
9					3. Reuniones internas de trabajo con jefes de oficina y asesores externos .	Periódicamente	Gerente	Citaciones a reuniones virtuales			En Proceso
10					4.Realizar un estudio de rediseño institucional y presentar a la MinHacienda	sep-2022	Gerente	Documento de rediseño institucional			En Proceso
11	Direccionamiento Estratégico	Contexto de la organización	Certificación del SGC	Reconocimiento público. Incremento de la confianza de los ciudadanos. Optimización de los procesos organizacionales. Aumentar las oportunidades de participación de la entidad en proyectos afines a su misión.	1. Contratación de consultor externo	may-21	Gerente	Contratos	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
12					2. Plan detallado de trabajo para la implementación del SGC	nov-21	Subgerente	Plan detallado de trabajo del SGC			Finalizada
13					3. Auditoría interna al SGC	oct-21	Subgerente	Informe de Auditoría			Finalizada
14					4. Auditoría de Certificación del SGC	nov-21	Subgerente	Informe de Auditoría			Finalizada
15	Direccionamiento Estratégico	Contexto de la organización	Estudios de valoración financiera de la Organización	Atracción de inversionistas para la organización. Aumentar las oportunidades de participación de la entidad en proyectos afines a su misión.	1. Contratar Consultoría Externa	ago-21	Gerente	Contrato	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
16	Direccionamiento Estratégico	Contexto de la organización	Estudios de valoración financiera de la Organización		2. Realizar estudios de Valoración	dic-21	Consultor externo	Estudio de Valorización	Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
17	Gestión Pensional	Contexto de la organización	Contar con personal especializado y suficiente para la diferentes líneas de acción del subproceso	Mayor eficiencia en el manejo de los recursos Mayor control en el pago y el cobro de cuotas partes pensionales Mayor organización administrativa en el subproceso de gestión pensional	1. Asegurar la disponibilidad de recursos para la contratación de los profesionales requeridos para el subproceso.	30 noviembre 2021	Jefe del proceso	Comunicación de Estudio de necesidades del subproceso	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
18					2. Gestionar la vinculación oportuna del personal de acuerdo a los perfiles requeridos	15 enero de 2022	Jefe del proceso	Contratos			Finalizada
19					3. Realizar las gestiones administrativas necesarias ante la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones con miras a la compartibilidad de la mesada pensional de los jubilados a cargo de la empresa, con lo cual se logra una reducción del pasivo pensional.	15 enero de 2022	Jefe del proceso	Contratos			Finalizada
20	Gestión Integral	Contexto de la organización	Fortalecimiento de competencias en Sistemas de Gestión del líder del subproceso	Sostenibilidad del SGC en el tiempo Se fortalece el mantenimiento y mejora del SGC. Fortalecimiento de los mecanismos de seguimiento y evaluación de procesos.	1. Planificación de sesiones de capacitación y asesoría en el SGC.	28 mayo de 2021	Equipo Consultor	Plan detallado de trabajo del SGC	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
21	Gestión Integral	Contexto de la organización			2. Implementación de las jornadas de capacitación y asesoría en el SGC	02 octubre de 2021	Equipo Consultor	Registro de capacitaciones e informes de consultoría	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
22	Gestión de PQRS	Contexto de la organización	Fortalecer la Inclusión a través de la generación de material informativo con lenguaje de señas en la página Web de la entidad.	Aumentar la cobertura de servicios de la entidad. Aumenta la capacidad de cumplir requisitos normativos. Fortalecimiento de la imagen institucional frente a la ciudadanía.	1.Actualizar el video PQRS de la página para que sea más inclusivo	30 noviembre de 2021	Líder del subproceso	Video en pagina WEb	Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
23					2.Actualizar formato respecto del grupo de interés.	30 noviembre de 2021	Líder del subproceso	Formato actualizado	Líder SIG		Finalizada
24					3.Capacitación de habilidades blandas y asertivas para comunicación con el ciudadano.	30 noviembre de 2021	Líder del subproceso	Listado de asistencia	Líder SIG		Finalizada
25					4.Solicitar listado de apoyos de traducción para lenguaje de señas y étnico.	30 noviembre de 2021	Líder del subproceso	Oficio	Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
26					5.Incluir la participación ciudadana por medio de encuesta.	30 noviembre de 2021	Líder del subproceso	Encuesta	Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
27	Gestión Contable	Contexto de la organización	Implementación de estrategias de saneamiento contable	Obtener información contable de acuerdo a la realidad de la Organización. Mejora en la Toma de decisiones financieras de la organización. Mejora de indicadores financieros.	1.Revisión de saldos cuentas por cobrar y propiedades de inversión que vienen desde el año 2016 conversión a NICSP.	30 de noviembre del 2021 y 31 de diciembre del 2021	Contador y asistente Contable	avalúos y notas contables realizadas	Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
28					2. Registrar ajustes que sean necesarios en cuentas por cobrar y propiedades de inversión de acuerdo a últimos avalúos.	30 de noviembre del 2021 y 31 de diciembre del 2021	contador y asistente contable		Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
29					3. Presentar al comite de saneamiento para aprobacion	30 de noviembre del 2021 y 31 de diciembre del 2021	contador y asistente contable		Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
30	Gestión De Soporte y Apoyo Informático	Contexto de la organización	Contar con personal especializado y suficiente para la diferentes líneas de acción del subproceso	Mayor eficiencia en el manejo de todo lo relacionado al area de Gestion de Soporte y Apoyo Informático	Gestionar la vinculación oportuna del personal.	15 enero de 2022	Jefe del proceso	Contratos	Líder SIG	18/11/2022	Finalizada
31	Gestión de prestación de servicios de acueducto y alcantarillado	Contexto de la organización	Ampliación de cobertura de acueducto a nivel regional y binacional a través de venta de agua en bloque	Beneficio económico Beneficios a tratados y fortalecimiento de relaciones internacionales beneficios de servicios públicos básicos a la comunidad	1. Realizar gestión regional y binacional que permita la celebración de convenios y/o procesos contractuales de prestación de servicios públicos básicos para la venta de agua en bloque.	1 enero 2022	Gerente - Subgerente	Convenios de servicios públicos	Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
32					2.Celebración de convenios y/o procesos contractuales para la prestación del servicio de venta de agua en bloque	1 enero 2022	Gerente - Subgerente	Convenios de servicios públicos	Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
33					3.Ejecución de convenios de venta de agua en bloque a localidad regional y fronterizas	1 marzo 2023	Gerente - Subgerente	Convenios de servicios públicos	Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
34	Gestión de prestación de servicios de acueducto y alcantarillado	Contexto de la organización	Asignación de la administración del Acueducto metropolitano	Beneficio económico beneficios de servicios públicos básicos a la comunidad Aumento de usuarios a nivel del área metropolitana crecimiento y rentabilidad	1. Designación de un delegado por parte de Empresa para hacer parte de todas y cada una de las mesas de trabajo del acueducto metropolitano	nov-1	Gerente - Subgerente	Acta de entrega de insumos Acuerdos voluntarios Documentos de viabilización entre la EIS CÚCUTA SA E.S.P y Aguas Kpital para recibir la infraestructura existente	Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
35					2. Conformación del equipo interdisciplinar para recibirá las obras del acueducto metropolitano en nombre del municipio de San josé de cúcuta	sep-22	Gerente - Subgerente	Contratación de personal	Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
36					3. Entrega y empalme del acueducto metropolitano en nombre del municipio de San josé de cúcuta	sep-22	Gerente - Subgerente	Actas de entrega	Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
37	Gestión de prestación de servicios de acueducto y alcantarillado	Contexto de la organización	Asignación de la administración proyecto Planta de tratamiento de aguas residuales PTARS	Beneficio económico beneficios de servicios públicos básicos a la comunidad Aumento de usuarios a nivel del área metropolitana crecimiento y rentabilidad	1. Designación de un delegado por parte de Empresa para hacer parte de todas y cada una de las mesas de trabajo del proyecto Planta de tratamiento de aguas residuales	nov-21	Gerente - Subgerente	Contratación de personal	Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
38		Contexto de la organización			2. Estructurar una APP en la cual la empresa sea la concedente del contrato para que construya y opere las PTARS	dic-22	Gerente - Subgerente	Actas de mesas de trabajo	Líder SIG	18/11/2022	En Proceso
39	gestión de actividades conexas y complementarias	Contexto de la organización	certificación en norma ISO 14001:2015	Reconocimiento público. Incremento de la confianza de los ciudadanos. Optimización de los procesos organizacionales. Aumentar las oportunidades de participación de la entidad en proyectos afines a su misión.	1. Contratación de consultor externo	mayo-2023	Gerente	Contratos	Líder SIG	01/11/2023	Finalizada
40					2. Plan detallado de trabajo para la implementación del SGA	mayo-2023	Subgerente	Plan detallado de trabajo del SGC			Finalizada
41					3. Auditoría interna al SGA	septiembre-2023	Subgerente	Informe de Auditoría			Finalizada
42					4. Auditoría de Certificación del SGA	diciembre-2023	Subgerente	Informe de Auditoría			Por Iniciar
43	Gestión de soporte y apoyo informático	contexto de la organización	Diagnostico en seguridad de la información con base en los requisitos establecidos en la norma, ISO 27001:2022 y requisitos internos de la compañía.	Reconocimiento público. Saber tipo de vulnerabilidad al que está expuesta la empresa	1. Contratación de diagnóstico en la norma ISO 27001:2022	nov-2023	Gerente - jefe administrativa financiera y comercial	contratos	Líder SIG	01/11/2023	Finalizada
44					2. Auditoría externa en ISO 27001:2022	dic-2023	Icontec	Informe de Auditoría			Finalizada
45					3. Planes de mejoramiento	dic-2023	Jefe administrativa financiera y comercial- lider de soporte y apoyo informático	Planes de mejoramiento			Finalizada
46	Gestión contractual y gestión tesorería	contexto de la organización	Trámite de cuentas de cobro	Reducción del uso de papel en la presentación de cuentas de cobro	1. solicitud a OPE COLOMBIA de la digitalización de cuentas de cobro	abr-24	Jefe de control interno disciplinario, jurídico y PQRS	Solicitud de propuesta	Líder SIG	2/12/2024	Por Iniciar
47					2. Propuesta presentada por OPE COLOMBIA	may-24	OPE COLOMBIA	Presentación de propuesta			Por Iniciar
48					3. Ejecución del proyecto	jun-24	Jefe de control interno disciplinario, jurídico y PQRS- Jefe administrativo financiero y comercial	Módulo en funcionamiento			Por Iniciar
49	Gestión de direccionamiento estratégico	Contexto de la organización	Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión (SIG) mediante la nueva estructura organizacional, que define roles, responsabilidades y procesos, favoreciendo la articulación, eficiencia y comunicación institucional.	Claridad en la asignación de responsabilidades y fortalecimiento de la gestión por procesos.	Actualizar el mapa de procesos, caracterizaciones y matriz de interacciones conforme a la nueva estructura organizacional.	dic-25	Líder de Planeación y Gestión Integral	Cambio en la plataforma del mapa de procesos	Líder SIG	14/11/2025	Por Iniciar
50				Mayor alineación entre los procesos estratégicos, misionales y de apoyo.	Revisar y formalizar roles, responsabilidades y competencias dentro del SIG.	ene-26	Líder de Planeación y Gestión Integral	Delegar los nuevos roles y responsabilidades a los líderes con el nuevo mapa de procesos	Líder SIG	14/11/2025	Por Iniciar
51				Incremento en la eficacia del seguimiento y control de los indicadores de gestión.	Socializar los cambios estructurales a todo el personal mediante capacitaciones y circulares internas.	ene-26	Líder de Planeación y Gestión Integral	Nuevos roles y responsabilidades a los líderes con el nuevo mapa de procesos	Líder SIG	14/11/2025	Por Iniciar
52				Consolidación del SIG como herramienta de mejora continua y cumplimiento normativo.	Incorporar las actividades derivadas del rediseño organizacional en el Plan de Acción del SIG.	ene-26	Líder de Planeación y Gestión Integral	Estructuración del nuevo plan de acción	Líder SIG	14/11/2025	Por Iniciar
53				Posicionamiento institucional como empresa pública eficiente, moderna y orientada a resultados.	Realizar seguimiento al impacto de los cambios en los indicadores de gestión.	ene-26	Líder de Planeación y Gestión Integral	Revisión de los indicadores del plan de acción	Líder SIG	14/11/2025	Por Iniciar
54				Fortalecimiento de la cultura organizacional y de la satisfacción de las partes interesadas.	Fortalecer los canales de comunicación y coordinación interdependencias.	ene-26	Líder de Planeación y Gestión Integral	Revisión de la matriz de partes interesadas	Líder SIG	14/11/2025	Por Iniciar
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