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COLETA DE DADOS - RISCOS INERENTES E INDICADORES DA GESTÃO DE RISCOS
ANÁLISE E AVALIAÇÃO DOS RISCOS:
RISCOS INERENTES
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Processo:• DGI026 – Administração: Acordo de Cooperação TécnicaObjetivo EstratégicoPDI21 - Aprimorar Gestão Administrativa, Financeira e Econômica
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Código do Risco:Fatores de Risco:
(Descreva as dificuldades ou fatores que caso ocorram causará impactos ao processo):		Fator relacionado a(o) Processo / Pessoas / Tecnologia:Fraqueza (Interna) ou
Ameaça (Externa):		Possíveis Soluções
(Ações propostas):		Indicadores
(Como calcular?)		Situação Atual
/ Linha de Base
(De onde partimos?)		Situação Futura
/ Após implantar a solução
(Onde queremos chegar?)		Risco:
(qual é o evento que caso aconteça trará impactos?)
(ator responsável + verbo de ação + complemento)
Ex.: "Coordenador instruir de forma incorreta"		Causa/Fonte:Efeitos / Consequências / Impacto:Tipologia do Risco:ANÁLISE:AVALIAÇÃO:
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Probabilidade de Ocorrência:PImpacto (Consequência):IRisco Inerente
(P * I):		Nível de Risco:Resposta ao Risco:
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DGI025.R1Etapa de Assinatura do Contrato: Atraso para liberar assinautra de usuário externo, quando o parceiro decide assinar no SEI da UFV.ProcessoFraqueza (Interna)Reunião com serviço de gestão do SEI para otimizar o subprocesso de cadastramento de usuário externo. Poderia excluir a exigencia de selfies dos representantes legais do parceiro.Tempo total de tramitação15 dias14 diasParceiro demorar a assinar contratos e congêneresetapa de liberação do usuário externo com burocracia excessivaatraso no processoOperacionalMuito Alta5Moderado315Risco CríticoEvitar
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Quantidade de Convênios Firmados / anopoucosmuitos
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DGI025.R2Etapa de Assinatura do Contrato: Caso o parceiro opte por assinar em plataforma externa, é necessário uma etapa adicional da DGI para checar a veracidade do documento.ProcessoFraqueza (Interna)DGI deve orientar cordenadores para utilizarem preferencialmente a plataforma SEI UFVTempo total de tramitação15 dias14 diasParceiro assinar fora do sistema SEI UFVmuitas opções disponiveis para o parceiro. Livre escolha para assinaturaatraso no processoOperacionalMuito Baixa1Moderado33Risco PequenoAceitar
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Quantidade de Convênios Firmados / anopoucosmuitos
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DGI025.R3Algumas etapas de controle não cumprem todos os requisitos necessários (Análise de Instâncias superiores - chefia, centros, pro-reitorias). Os problemas só são identificados quando o processo chega na DGI. Principais problemas identificados na DGI: falta de documentos, documentos desatualizados, coordenador afastado da UFV.ProcessoFraqueza (Interna)DGI poderia criar um checklist e um tutorial para delimitar e orientar quanto as responsabilidades de cada etapa de controle e capacitar os agentes setoriais para seguirem o novo padrão. Cada setor deveria ter um check-list especifico e avaliar itens disntintos para não ter retrabalho e o controle ocorrer de forma eficaz.Tempo total de tramitação15 dias10 diasCoordenador instruir processo de forma incorreta (faltar documentos, documentos desatualizados)Algumas etapas de controle do processo mal planejadas e pouco eficazes. Falta capacitar os envolvidos.Gera atraso e/ou retrabalho. O processo pode voltar ao inicio para refazer documentos ou adicionar novos.OperacionalMuito Alta5Pequeno210Risco AltoReduzir
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Quantidade de Convênios Firmados / anopoucosmuitos
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Nível de Segurança JuridicaBoaMuito Boa
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DGI025.R4Etapa para publicar no DOU é feita por estagiário. Na ausencia dos bolsistas, esta etapa fica prejudicada. Pode ocorrer atrasoPessoasFraqueza (Interna)Encaminhar demanda para o serviço de contratos da DGI. Disponibilziar estagiários quando possivel.Tempo total de tramitação15 dias14 diasAlta administração deixar faltar mão de obra na DGI para realizar uma etapa do processoA etapa está sob responsabilidade de colaborador temporário. Deveria estar sob responsabilidade de um servidor.atraso no processoOperacionalMuito Baixa1Moderado33Risco PequenoAceitar
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Segurança JuridicaBoaMuito Boa
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DGI025.R5Falta de orientação aos atores envolvidos sobre o tramite processual. Site da DGI - Convênios - poderia ser mais amigável.TecnologiaFraqueza (Interna)Elaborar layout similar ao site DGI - Gestão Riscos. Criar subpaginas para cada assunto (convenios, prestação, etc.)Tempo total de tramitação15 dias12 diasCoordenador instruir processo de forma incorretafalta de conhecimento do coordenador sobre os trâmites corretos. Dificil encontrar informações na página da DGI de fácil entendimento.Gera atrasos ou retrabalho no processo. O processo volta ao inicio para o coordenador refazer documentos ou adicionar novos. OperacionalMuito Baixa1Grande44Risco ModeradoCompartilhar ou Transferir
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Qualidade da informação sobre convenios.BoaMuito Boa
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DGI025.R6Coordenador não observa prazos para elaboração de termo aditivo. Contratos vencem por falta de prazo para tramitação do aditivo.ProcessoFraqueza (Interna)Criar uma etapa no fluxo do processo para notificar coordenadores. DGI deverá controlar prazos e notiicar o coordenador XXX dias antes do prazo acabar.Quantidade de Convênios Firmados / anopoucosmuitosCoordenador não renovar contratofalta definir qual setor irá controlar os prazos e notificar os coordenadores. Poderia ter uma etapa no fluxo do processo para a DGI notificar coordenadores.Convênios são descontinuados. Coordenadores podem não realizar as entregas propostas. A UFV tem sua imagem abalada. Reduz arrecadação anual.Financeiro ou OrçamentárioAlta4Catastrófico520Risco CríticoEvitar
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Valor Arrecadado com Convênios / anoXY
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DGI025.R7Coordenador não envia minutas ao parceiro para validação juridica antes de iniciar o processo na UFV. Pode ocorrer mudanças no contrato após tramitação interna na UFV e atrasar o processo.ProcessoFraqueza (Interna)Esta checagem poderia estar no checklist da chefia imediata, Cada etapa de controle poderia ter um checklist distinto. Dividir o checklist da DGI Tempo total de tramitação15 dias14 diasCoordenador não enviar minutas do projeto ao parceiroFalta de orientação no inicio do processoatraso no processoOperacionalBaixa2Grande48Risco AltoReduzir
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Quantidade de Convênios Firmados / anopoucosmuitos
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DGI025.R8Falta entendimento das fundações de apoio sobre as responsabilidades da DGI e demais atores no processo. OutrosAmeaça (Externa)Realizar capacitações junto as fundações de apoio para evitar desentendimentos, melhorar laytout do site da DGI, divulgar fluxos mapeadosTempo total de tramitação15 dias14 diasFundações de Apoio não conhecerem o fluxo do processofalta de capacitação por parte da UFVorientações incorretas, retrabalhos, ...Conformidade ou LegalMédia3Moderado39Risco AltoReduzir
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Art. 14. (Resolução nº 07/2021/Consu). A UFV adota as seguintes tipologias dos riscos:
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I - riscos de imagem ou reputação do órgão: eventos que podem comprometer a confiança da sociedade em relação à capacidade da UFV em cumprir sua missão ins�tucional, interferindo diretamente na imagem do órgão;
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II - riscos financeiros ou orçamentários: eventos que podem comprometer a capacidade da UFV de contar com os recursos orçamentários e financeiros necessários à realização de suas atividades, ou eventos que possam comprometer a própria execução orçamentária e financeira;
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III - riscos legais: eventos derivados de alterações legislativas ou normativas que podem comprometer as atividades da UFV; e
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IV - riscos operacionais: eventos que podem comprometer as a�vidades da unidade, normalmente associados a falhas, deficiência ou inadequação de processos internos, pessoas, infraestrutura e sistemas, afetando o esforço da gestão quanto à eficácia e eficiência dos processos organizacionais.
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