FT.ES.12-V2 SUSCRIPCION PLAN DE MEJORAMIENTO-ARCHIVO Y GESTION DOCUMNETAL.xlsx

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1			NOMBRE:	SUSCRIPCIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO
2			CÓDIGO:	FT.ES.12		FECHA	Septiembre 12 de 2017	VERSIÓN	2
3			RESPONSABLE:	EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO				PÁGINA	1 de 1
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5	PROCESO:			GESTION ADMINISTRATIVA
6	SUBPROCESO:			ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTAL
7	MODALIDAD DE LA AUDITORÍA:			REGULAR
8	PERIODO O VIGENCIA AUDITADA:			01-09-2021 A 16 DE MARZO 2022
9	FECHA DE SUSCRIPCIÓN:			04 ABRIL DE 2022
10	No.	DESCRIPCIÓN PRODUCTO/SERVICIO NO CONFORME		ACCIÓN DE MEJORA	OBJETIVO	DENOMINACIÓN DE UNIDAD DE MEDIDA	FECHA DE INICIO DE LA META	FECHA DE TERMINACIÓN DE LA META	PLAZO	AREA RESPONSABLE	CARGO RESPONSABLE
11	1	En el momento de la auditoria no se evidencia que cuenten con un plan de proteccion virtual, indicando que este esta proyectado en el plan de gestion documental a largo plazo		Dar inicio a la digitalizacion de los archivos de gestion de cada dependencia, teniendo en cuenta que NO se cuenta con el plan de proteccion virtual, dado que el sistema de gestion de documentos electronicos de archivos esta programado para el año 2023	salvaguardar la informacion de los archivos de gestion y el archivo central		4/4/2022	7/5/2021	90 dias	Archivo Central	Auxiliar Administrativo
12	2	No se ha realiza algun estudio que considere la reprografia documental por parte de la Entidad.		Programar estudio de viabilidad para la reprografia de lo archivos de la Entidad. Inicialmente se dar inicio a la digitalizacion de los archivos de gestion de cada dependencia.	Realizar estudio que soncidere la reprografia docuemental con el fin de salvaguardar la informacion de los archivos de gestion y el archivo centra		4/4/2022	7/5/2021	90 dias	Archivo Central	Auxiliar Administrativo
13	3	No se evidencia plan de capacitacion de archivo para la vigencia 2022.		Se realizo el cronogroma de capacitacion orientado a fortalecer los conocimientos de los funcionarios en relacion a los procesos archivisticos de la Entidad.	Orientar a cada uno de los funcionarios con el fin de que conozcan la importacia de la aplicación de las diferentes herramientas archivisticas.	cronograma	4/4/2022	7/5/2021	90 dias	Archivo Central	Auxiliar Administrativo
14	4	Al revisar algunos expedientes aleatoriamente, se evidencia la falta de informacion en los rotulos de las carpetas de transferencia documental y la carpeta de manual de transferencia, igualmente al revisar la carpeta de las TRD no se evidencia la informacion del rotulo y no se encuentra paginado		Realizar la rotulucacion de las carpetas conforme a las TRD	Organizar y rotular los Archivos de Gestion del Archivo Central		4/4/2022	7/5/2021	90 dias	Archivo Central	Auxiliar Administrativo
15	5	En el momento de la auditoria el archivo de gestion y documentos institucionales no se encuentran debidamente protegidos y/o en las condiciones ambientales, estructurales, de limpieza y seguridad adecuada,dichas cajas y documentos corren el riesgo de perdida de informacion		En cuanto se termine la reparacion locativa de la Entidad, se organizara el archivo central de la Institucion debidamente, con el fin de proteger y salvaguardad la informacion que alli reposa.	Organizar el archivo central de la Institucion debidamente, con el fin de proteger y salvaguardad la informacion que alli reposa.		4/4/2022	7/5/2021	90 dias	Archivo Central	Auxiliar Administrativo
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