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1 | Instructions: Make a copy of this sheet and edit values in Column B. | ||||||||||||||||||||||
2 | More instructions | ||||||||||||||||||||||
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4 | Change values in this column | Total | |||||||||||||||||||||
5 | Number of participants | 100 | |||||||||||||||||||||
6 | Notes | ||||||||||||||||||||||
7 | Venue | ||||||||||||||||||||||
8 | Venue rental fee | $5,000.00 | $5,000.00 | ||||||||||||||||||||
9 | Cleaning crew | $1,200.00 | $1,200.00 | ||||||||||||||||||||
10 | Security | $800.00 | $800.00 | ||||||||||||||||||||
11 | $7,000.00 | ||||||||||||||||||||||
12 | |||||||||||||||||||||||
13 | Supplies and Equipment | ||||||||||||||||||||||
14 | Audio/Visual rental | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||
15 | T-shirts | $9.00 | $900.00 | ||||||||||||||||||||
16 | Prizes | $5,000.00 | $5,000.00 | ||||||||||||||||||||
17 | Supplies (office) | $677.89 | $677.89 | ||||||||||||||||||||
18 | Supplies (hardware) | $5,000.00 | $5,000.00 | ||||||||||||||||||||
19 | Equipment rental | $800.00 | $800.00 | ||||||||||||||||||||
20 | Additional chairs, tables rentals | $450.00 | $450.00 | ||||||||||||||||||||
21 | Additional Wifi hotspots | $250.00 | $250.00 | ||||||||||||||||||||
22 | $13,077.89 | ||||||||||||||||||||||
23 | Meals | ||||||||||||||||||||||
24 | Friday | ||||||||||||||||||||||
25 | dinner | $20.00 | $2,000.00 | BBQ from a favorite local spot | |||||||||||||||||||
26 | fourthmeal | $8.00 | $800.00 | Include a meal around midnight for overnight events. Pizza or anything simple is fine. | |||||||||||||||||||
27 | Saturday | ||||||||||||||||||||||
28 | breakfast | $8.00 | $800.00 | Breakfast sandwiches, breakfast tacos, eggs, bacon, fresh fruit, yogurt, biscuits, juice, coffee | |||||||||||||||||||
29 | lunch | $14.00 | $1,400.00 | Burgers, a taco bar, or food trucks. | |||||||||||||||||||
30 | Ongoing | ||||||||||||||||||||||
31 | snacks | $10.00 | $1,000.00 | Apples, oranges, veggies trays, trail mix, granola bars, chips, candy, gum | |||||||||||||||||||
32 | drinks | $7.00 | $700.00 | Water, Monster, Red Bull, Coke, Diet Coke, Coke Zero, Sprite, Gatorade, Coffee | |||||||||||||||||||
33 | $6,700.00 | ||||||||||||||||||||||
34 | Promotion | ||||||||||||||||||||||
35 | Brand identity | $99.00 | $99.00 | ||||||||||||||||||||
36 | Event website | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||
37 | Admin hours helping with local promotion | $600.00 | $600.00 | ||||||||||||||||||||
38 | Paid Advertising | $0.00 | $0.00 | ||||||||||||||||||||
39 | $699.00 | ||||||||||||||||||||||
40 | |||||||||||||||||||||||
41 | Videos/Photos | ||||||||||||||||||||||
42 | Videographer | $4,000.00 | $4,000.00 | ||||||||||||||||||||
43 | Photographer | $1,000.00 | $1,000.00 | ||||||||||||||||||||
44 | $5,000.00 | ||||||||||||||||||||||
45 | |||||||||||||||||||||||
46 | Travel | ||||||||||||||||||||||
47 | Participant travel reimbursement | $200.00 | $2,000.00 | ||||||||||||||||||||
48 | Airfare for facilitators, judges, coaches... | $2,000.00 | $2,000.00 | ||||||||||||||||||||
49 | $4,000.00 | ||||||||||||||||||||||
50 | |||||||||||||||||||||||
51 | Total Expenses | $36,476.89 | |||||||||||||||||||||
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53 | |||||||||||||||||||||||
54 | Created by Your Ideas are Terrible, a corporate innovation consultancy focused on people, culture and process. | ||||||||||||||||||||||
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56 | Need help with your next corporate hackathon? | Contact us | |||||||||||||||||||||
57 | New to hackathons and want to learn how? | Check out our quickstart guide | |||||||||||||||||||||
58 | Should you host a hackathon? | Here is an answer | |||||||||||||||||||||
59 | |||||||||||||||||||||||
60 | This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License. | ||||||||||||||||||||||
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