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DefinicionesCostos/gastos no elegibles y restringidos
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Para todas las categorías de costos presupuestadas se debe incluir: la denominación de la medida de las cantidades (días, personas, video, mes, etc.), la cantidad correspondiente de unidades, el precio unitario y el total.Se consideran como gastos no elegibles de ser financiados con fondos del Gobierno de los Estados Unidos y por tanto no podrán ser incluidos en el presupuesto los siguientes tipos de gastos: bebidas alcohólicas de cualquier tipo, intereses, multas y sanciones, propinas, gastos de representación y propaganda publicitaria del subcontratista, lobby, regalos, artículos de lujo, equipos para apuestas y, equipos para espionaje.

Por otro lado, son gastos restringidos (sujetos a aprobación previa de USAID), las adquisiciones de productos agrícolas, vehículos motorizados, productos farmacéuticos y anticonceptivos, pesticidas y fertilizantes y, equipos y artículos usados.
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Personal – Incluya un listado de cada cargo, por título y nombre del empleado (si está disponible). Incluya el salario y la porción de tiempo que dedicará al proyecto.
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Prestaciones Sociales – Deberán fundamentarse en los costos reales en una fórmula comprobada. Los beneficios adicionales son para el equipo incluido en el listado de “personal” y únicamente por la porción de tiempo dedicada al proyecto.
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Equipos – Haga un listado de los equipos cuya compra se necesita. Los artículos de consumo deberán incluirse en la categoría “materiales y suministros” o en la categoría “Otros”. Explique porqué es necesario el equipo para el éxito del subcontrato.
Todos los equipos o activos comprados con fondos provenientes de USAID, son propiedad de USAID y Chemonics, como contratista principal, es responsable por su custodia. Por tanto, en caso que con fondos del subcontrato, se llegase a comprar equipos o cualquier tipo de activo, Chemonics se reserva el derecho de solicitar que todo equipo propuesto y autorizado por Chemonics para compra por parte del subcontratista o comprado directamente por Chemonics para uso del subcontratista, sea entregado a Chemonics al finalizar el subcontrato.
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Viaje y Viaticos – gastos de viaje (pasajes aéreos, alquileres de vehículos, taxis, buses, lanchas, etc.), viáticos (alojamiento y alimentación).
Haga un listado detallado de los gastos de viaje para el personal de la actividad, por motivo (por ejemplo: capacitación, entrevistas de campo, reuniones del grupo, etc.). Muestre la base de la formula (por ejemplo: seis personas por 3 días de capacitación, por $X tiquete, $X alojamiento, $X viáticos). En las actividades de capacitación, el viaje y las comidas de quienes reciben la capacitación deben listarse por separado. Muestre el número de personas que serán capacitadas y los costos unitarios. Identifique la locación del viaje, la política de viáticos, etc.
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Honorarios Consultores: Para cada consultor, escriba el nombre, si lo conoce, el servicio que suministrará, los honorarios por hora o diarios (8 horas diarias), y una estimación del tiempo que dedicará a la actividad.
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Otros Costos – Haga una lista de los rubros (por ejemplo: teléfono, internet, producción de documentos y videos si aplica, encuestas, papeleria, etc) y cualquier otro gasto que sea 100% atribuible al desarrollo del objeto del servivio contratado.
El proponente debe calcular el seguro de DBA (Defense Base Act) dentro del presupuesto detallado, el cual es un tipo especial de seguro de compensación para trabajadores de programas financiados por el gobierno de los Estados Unidos. Este seguro, cubre a todos los empleados/consultores de contratistas y subcontratistas que trabajan fuera de los Estados Unidos, y se calcula sobre el 2% de la suma total de los salarios más honorarios de concultores, excluyendo beneficios sociales.
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Costos Indirectos – Si es política de la organización presupuestar tasas de recuperación de costos indirectos, por ejemplo, overhead o gastos de administración, como mecanismo para recuperar los costos fijos no atribuibles en un 100% al desarrollo del objeto del subcontrato, estos pueden ser incluidos en el presupuesto. En caso tal, la organización debe incluir en las notas de presupuesto, una explicación de la política (y adjuntar copia) que soporta esa tarifa y la base de aplicación de las tasas en la descripción del presupuesto. Chemonics se reserva el derecho de solicitar información adicional para verificar las tasas de recuperación de costos indirectos de la organización.
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Utilidad (Fee) - Si es política de la organización cobrar utilidad incluir en las notas de presupuesto una explicación y copia del documento de la organización que soporte su política. Organizaciones sin ánimo de lucro no deben incluir utilidad.
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Exención de Impuestos. Favor tener en cuenta que en virtud del “Convenio General para Ayuda Económica, Técnica y Afín” suscrito entre el Gobierno de Colombia y Gobierno de los Estados Unidos de América, el 23 de Julio de 1.962, y de conformidad con el artículo 96 de la Ley 788 de 2002, reglamentada por el decreto 540 de 2004, los fondos o recursos que se utilicen bajo este convenio para los pagos/transacciones referentes al objeto de este subcontrato estarán exentos del pago de IVA en las facturas (La exención no aplica para retención en la fuente en las compras/salarios de personal). Una carta de exención de impuestos será entregada a la entidad seleccionada para la adjudicación.
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