A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | X | Y | Z | |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | Nombre del Proceso Misional: 9. Gobierno | Código: M-SG-PGO-004 | |||||||||||||||||||
2 | Objetivo del Proceso: 1. Garantizar condiciones de seguridad, convivencia, tranquilidad, armonía e igualdad social. 2. Gestionar actividades de prevención, mitigación y atención de los riesgos en la ciudad de armenia, frente a eventos de tipo natural, socio natural y/o antrópico. | Fecha: 15/03/2019 | |||||||||||||||||||
3 | Objetivo del Documento: Identificar los riesgos en la Administración Municipal y establecer los controles para mitigar el impacto en caso de ocurrencia. | Versión: 010 | |||||||||||||||||||
4 | Nombre del Documento: Mapa de Riesgos y Controles | Pagina: | |||||||||||||||||||
5 | |||||||||||||||||||||
6 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | |||
7 | IDENTIFICACION DEL RIESGO | VALORACION DEL RIESGO | MONITOREO Y REVISIÓN | ||||||||||||||||||
8 | PROCESO/OBJETIVO | CAUSA | RIESGO | CONSECUENCIA | ANÁLISIS DEL RIESGO | VALORACIÓN DEL RIESGO | FECHA | ACCIONES | RESPONSABLE | INDICADOR | |||||||||||
9 | RIESGO INHERENTE | CONTROLES | RIESGO RESIDUAL | ACCIONES ASOCIADAS AL CONTROL | Periodo Informado 01/09/2021 al 30/12/2021 | ||||||||||||||||
10 | PROBABILIDAD | IMPACTO | ZONA DEL RIESGO | PROBABILIDAD | IMPACTO | ZONA DEL RIESGO | PERÍODO DE EJEC | ACCIONES | REGISTRO | Medición | Observaciones / Análisis | ||||||||||
11 | TODOS | * Falta de controles en el manejo documental que garanticen la calidad de la información * Alta rotación del personal * Falta de idoneidad del personal asignado para ello | Pérdida o daño de los documentos del archivo documental provocado por el servidor de la entidad con el fin de alterar u ocultar información para favorecer a un tercero. | *Las carpetas no contienen la totalidad de documentos necesarios *Establecimiento de hallazgos porparte de los entes de control *Demandas al Municipio por no cumplimiento de los requisitos de Ley *Detrimento de la imagén Institucional | 4 | 20 | 80 | * Capacitación y sensibilización al personal designado para el manejo de archivo * Verificación detallada de las listas de chequeo * Designación del personal para el manejo de archivo preferiblemente de planta | 2 | 20 | 40 | Permanente | *Solicitar al Departamento Administrativo de Fortalecimiento Institucional capacitación y sensibilización sobre la Ley General de Archivo 594/00 y Gestión Documental. *Solicitar asesoría sobre Manejo y Consulta en el Módulo de Control de Documentos al Administrador de Calidad * Solicitar la designación de un funcionario en cada proceso para el manejo de la gestión documental denominado "Gestor Documental". | * Expedientes | Cuatrimestral | * Verificación de la documentación en cada uno de los expedientes | * Director o Secretario de Despacho * Gestor Documental de cada dependencia * Personal contratista relacionado por cada dependencia | * N° de capacitaciones recibidas sobre la Ley General deArchivo, * Gestión documental y/o asesorías del Módulo Control de Documentos de Calidad recibidas * Actualización del Formato Único de Inventario Documental - FUID - * N° de expedientes analizados -------------------------------------- N° total de expedientes en el inventario documental | 30 de expedientes analizados ----------------------------------------- = 100 % 30 total de expedientes en el inventario documental 2021 (sept-dic) | * Se realizó capacitación en el control de módulos de documentos a funcionarios de la Secretaría - Casa del Consumidor, el 01 de octubre 2021 * Se realizó al área de Contratación del COBA, el análisis a 30 expedientes, entre el mes de septiembre al mes de diciembre de 2021. * Se recibió capacitación en Ley 594 del 2000, Ley General de Archivo en el despacho de la Secretaría de Gobierno, el día 05 de noviembre de 2021. * Se realizó actualización de la información FUID de 5 áreas de la Secretaría, correspondientes a la actividad de traslados documentales al Archivo Central. | |
12 | TODOS | *Falta de integridad de los servidores públicos. *Desconocimiento de normas reglamentos, políticas, procesos y procedimientos. *Alto grado de discrecionalidad. *Debilidad de los sistemas de control y supervisión | *Orientación de las condiciones jurídicas, financieras y técnicas contractuales provocadas por un servidor de la entidad, con el fin de favorecer a un tercero | *Falta de selección Objetiva, transparencia, igualdad de oportunidades, eficiencia y responsabilidad *Malversación o dilapidación de los recursos públicos. *Sanciones disciplinarias, fiscales y/o penales. *Detrimento de la imagen institucional | 4 | 20 | 80 | *Selección objetiva del personal encargado de realizar la contratación. *Selección objetiva del personal que conforma los comités de evaluación de la contratación en la entidad. *Manual de contratación vigente según la Ley. | 2 | 20 | 40 | Permanente | *Capacitar al personal de todas las dependencias encargadas del proceso contractual en todos los temas incluyendo modificaciones en la normativa. Fortalecer las capacitaciones contractuales en los Supervisores asignados a la contrataciòn *Actualizar y aplicar el Manual de Contratación vigente en la entidad según la Norma. *Elaborar y revisar los contratos siguiendo las listas de chequeo y normativa establecida por el Departamento Jurídico del Municipio de Armenia. | * Expedientes | Cuatrimestral | * Verificación de la información contenida en los expedientes a través de muestreo estadístico | * Director o Secretario de Despacho *Según Decreto de delegación vigente | * N° de capacitaciones recibidas sobre todo lo relacionado con la Contratación N° de Supervisores de contratación capacitados Manual de contración actualizado * N° de contratos revisados legalizados y Publicados --------------------------- * N° total de contratos realizados | 30 Contratos revisados, legalizados y publicados ---------------------------------- = 100% 30 Contratos realizados | * Se asistió a capacitación en el Auditorio Ancizar López López, el día 03 de diciembre de 2021, en tema de Manual de Contratación. * Se participo de la jornada de capacitación a supervisores en generalidades y supervisiones de contratos, el día 01 de diciembre de 2021, en el Auditorio Ancizar López López. | |
13 | TODOS | *Sistemas informáticos vulnerables en la administración y uso de la información. *Inadecuada administración de los sistemas informaticos. *Controles inadecuados para el manejo de los sitemas informáticos | Sistemas de información vulnerables a la manipulación, adulteración o pérdida provocada por el funcionario de la entidad, para favorecimiento de un tercero | Disminución de la confidencialidad de la información Falta de integridad de la información Pérdida de la disponibilidad de la información | 4 | 20 | 80 | Implementación de la Política del Sistema de Gestión de Seguridad y Privacidad de la Información (SGSI). Acuerdo de confidencialidad establecido en la entidad. Manual de usuario para el uso adecuado de los sistemas de información. Asignación de roles y permisos para el acceso a la información. | 2 | 20 | 40 | Permanente | Solicitud a las TIC de la socializacion e implementacion de la Política del SGSI conforme a la norma ISO 27001. Divulgar y aplicar el Acuerdo de Confidencialidad por parte de los funcionarios de la Administración Municipal. Socialización, divulgación y aplicación del Manual del Usuario por parte de las TIC. | *Expediente documental de cada sistema de información | Cuatrimestral | Verificación del cumplimiento de los controles a través del comité operativo | * Director o Secretario de Despacho con acompañamiento de las TIC | *N° de capacitaciones recibidas sobre la Política de Seguridad de la información. *N° de Acuerdos de confidencialidad realizados. *Manual del Usuario actualizado. *N° de Roles y Permisos asignados. * N° de Controles aplicados para los sistemas de información. | 10 Roles y Permisos Solicitados _________________ = 100% 10 Roles y Permisos Asignados | * Se realizaron 160 acuerdos de confidencialidad; en 34 contratos realizados en COBA y 126 en despacho de la secretaría * Se solicitaron a las TIC 10 roles y permisos para ingreso a la Intranet. y manejo de la plataforma de las PQRS. | |
14 | SECRETARIA DE GOBIERNO Y CONVIVENCIA | Tráfico de influencia (amiguismo o persona que influye en la toma de decisiones) | CORRUPCIÓN: Aprobación de trámites, permisos o licencias sin el cumplimiento de los requisitos establecidos con el fin de favorecer a un tercero | Sanciones disciplinarias, fiscales y penales. | 4 | 20 | 80 | * Listados de chequeo | 2 | 20 | 40 | Permanente | Aplicación de los listados de chequeo para verificar el cumplimiento de los requisitos legales | * Expedientes | Cuatrimestral | * Aplicación de los listados de chequeo para verificar el cumplimiento de los requisitos legales * Verificación del cumplimiento de los controles a través del comité operativo | Lider del Proceso Enlace de Proceso y de Actividades | *N° permisos de espectáculos públicos con requisitos cumplidos ___________ N° de permisos espectáculos públicos otorgados *N° licencias vendedores informales otorgadas ___________ N° licencias vendedores informales con requisitos cumplidos | 23 permisos de espectáculos públicos con requisitos cumplidos --------------------------------- = 100% 23 de permisos espectáculos públicos otorgados 87 licencias vendedores informales otorgadas ------------------------------- x 100 = 80,55% 108 licencias vendedores informales con requisitos cumplidos | * Dentro de los permisos otorgados de espectáculos públicos, se encuentran relacionados los permisos con o sin valor comercial, además de los de Artes escénicas * Solo se otorgan renovaciones a licencias a los vendedores informales. | |
15 | SECRETARIA DE GOBIERNO Y CONVIVENCIA | *Computadores obsoletos o con falta de mantenimiento *Alta rotación de personal | OPERATIVO: Pérdida de información por daños en computadores y dispositivos de almacenamiento o por retiro de contratistas | *Establecimiento de hallazgos por parte de los entes de control *Carencia de información histórica para responder cualquier tipo de requerimiento | 4 | 20 | 80 | * Copias de seguridad | 2 | 20 | 40 | Permanente | *Listas de chequeo *Controles de seguimiento a la información | *Dispositivos de almacenamiento | Cuatrimestral | *Realización de mantenimiento preventivo a los computadores por parte del área competente *Realización de copias de seguridad por cada operación * Verificación del cumplimiento de los controles a través del comité operativo | Lider del Proceso Enlace de Proceso y de Actividades | *N° de copias de seguridad realizadas ___________ N° de operaciones en la Mariz de Procesos y Procedimientos | 15 copias de seguridad realizadas ____________________ * 100= 100% 15 operaciones en la matriz de procesos y procedimientos | Se recepcionaron 15 copias de seguridad de 15 operaciones realizadas en cada una de las áreas de la Secretaría de Gobierno, para un cumplimiento del 100%. | |
16 | SECRETARIA DE GOBIERNO Y CONVIVENCIA | *Alta afluencia de usuarios en los diferentes puntos de atención *Usuarios desinformados acerca de los servicios que presta el área o dependencia *Funcionarios con estrés o trabajando bajo presión | OPERATIVO Usuarios insatisfechos con la atención recibida | *Mala calificación por parte de los usuarios *Mala percepción y pérdida de confianza por parte de los usuarios | 4 | 20 | 80 | * Control de atención de usuarios | 2 | 20 | 40 | Permanente | *Listas de chequeo *Controles de seguimiento a la información | * Expedientes | Cuatrimestral | *Aplicación del Control de Atención de usuarios * Verificaicón y análisis de los controles a través del Comité Operativo | Lider del Proceso Enlace de Proceso y de Actividades | N° de calificaciones de usuarios en níveles regular y malo ___________ N° total de calificaciones de usuarios recibidas | 2 ---------- = 0,022% 8.847 | De acuerdo a lo reportado por las diferentes áreas, se recibieron un total de 8.847 calificaciones de usuarios hasta el 15 de diciembre de 2021, clasificadas así: Excelente: 8.809 (99,57%) Bueno: 36 (0,41%) Regular: 2 (0,022%) Malo: 0 (0,0%) Registrando una calificación de usuarios en niveles regular y malo del 0,022%. | |
17 | SECRETARIA DE GOBIERNO Y CONVIVENCIA | * Alto flujo de PQRS recibidas. *Fallas técnicas en la intranet. | OPERATIVO Vencimiento de términos para responder PQRS | *Sanciones disciplinarias, fiscales y/o penales. *Detrimento de la imagen institucional | 4 | 20 | 80 | * Módulo PQRS de la intranet | 2 | 20 | 40 | Permanente | *Listas de chequeo *Controles de seguimiento a la información | *Reportes módulo PQRS de la intranet | Cuatrimestral | *Seguimiento preventivo a las PQRS en el módulo de la intranet * Verificaicón y análisis de los controles a través del Comité Operativo | Lider del Proceso Enlace de Proceso y de Actividades | N° de PQRS vencidas ___________ N° total de PQRS recibidas | 0 PQRS Vencidas ------------------------------ = 0,0% 348 PQRS Recibidas | De acuerdo al reporte recibido por la funcionario encargado de la administración del módulo de correspondencia en la intranet, y despúes de realizados los respectivos controles, de un total de 348 PQRS recibidas, a la fecha se reportan 0 PQRS vencidas. 30/11/2021. Lo que representa un 100% de efectividad. | |
18 | |||||||||||||||||||||
19 | Elaborado por: James Fernando Arias Suárez | Revisado por: James Fernando Arias Suárez | Aprobado por: Gloria Cecilia García García | ||||||||||||||||||
20 | |||||||||||||||||||||
21 | |||||||||||||||||||||
22 | COMITÉ OPERATIVO | ENLACE DEL PROCESO | LÍDER DEL PROCESO | ||||||||||||||||||
23 | |||||||||||||||||||||
24 | |||||||||||||||||||||
25 | |||||||||||||||||||||
26 | |||||||||||||||||||||
27 | |||||||||||||||||||||
28 | |||||||||||||||||||||
29 | |||||||||||||||||||||
30 | |||||||||||||||||||||
31 | |||||||||||||||||||||
32 | |||||||||||||||||||||
33 | |||||||||||||||||||||
34 | |||||||||||||||||||||
35 | |||||||||||||||||||||
36 | |||||||||||||||||||||
37 | |||||||||||||||||||||
38 | |||||||||||||||||||||
39 | |||||||||||||||||||||
40 | |||||||||||||||||||||
41 | |||||||||||||||||||||
42 | |||||||||||||||||||||
43 | |||||||||||||||||||||
44 | |||||||||||||||||||||
45 | |||||||||||||||||||||
46 | |||||||||||||||||||||
47 | |||||||||||||||||||||
48 | |||||||||||||||||||||
49 | |||||||||||||||||||||
50 | |||||||||||||||||||||
51 | |||||||||||||||||||||
52 | |||||||||||||||||||||
53 | |||||||||||||||||||||
54 | |||||||||||||||||||||
55 | |||||||||||||||||||||
56 | |||||||||||||||||||||
57 | |||||||||||||||||||||
58 | |||||||||||||||||||||
59 | |||||||||||||||||||||
60 | |||||||||||||||||||||
61 | |||||||||||||||||||||
62 | |||||||||||||||||||||
63 | |||||||||||||||||||||
64 | |||||||||||||||||||||
65 | |||||||||||||||||||||
66 | |||||||||||||||||||||
67 | |||||||||||||||||||||
68 | |||||||||||||||||||||
69 | |||||||||||||||||||||
70 | |||||||||||||||||||||
71 | |||||||||||||||||||||
72 | |||||||||||||||||||||
73 | |||||||||||||||||||||
74 | |||||||||||||||||||||
75 | |||||||||||||||||||||
76 | |||||||||||||||||||||
77 | |||||||||||||||||||||
78 | |||||||||||||||||||||
79 | |||||||||||||||||||||
80 | |||||||||||||||||||||
81 | |||||||||||||||||||||
82 | |||||||||||||||||||||
83 | |||||||||||||||||||||
84 | |||||||||||||||||||||
85 | |||||||||||||||||||||
86 | |||||||||||||||||||||
87 | |||||||||||||||||||||
88 | |||||||||||||||||||||
89 | |||||||||||||||||||||
90 | |||||||||||||||||||||
91 | |||||||||||||||||||||
92 | |||||||||||||||||||||
93 | |||||||||||||||||||||
94 | |||||||||||||||||||||
95 | |||||||||||||||||||||
96 | |||||||||||||||||||||
97 | |||||||||||||||||||||
98 | |||||||||||||||||||||
99 | |||||||||||||||||||||
100 |