ABCDEFGHIJKLMNOPQRXYZ
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Nombre del Proceso Misional: 9. Gobierno Código: M-SG-PGO-004
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Objetivo del Proceso: 1. Garantizar condiciones de seguridad, convivencia, tranquilidad, armonía e igualdad social. 2. Gestionar actividades de prevención, mitigación y atención de los riesgos en la ciudad de armenia, frente a eventos de tipo natural, socio natural y/o antrópico.Fecha: 15/03/2019
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Objetivo del Documento: Identificar los riesgos en la Administración Municipal y establecer los controles para mitigar el impacto en caso de ocurrencia.Versión: 010
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Nombre del Documento: Mapa de Riesgos y ControlesPagina:
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IDENTIFICACION DEL RIESGOVALORACION DEL RIESGOMONITOREO Y REVISIÓN
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PROCESO/OBJETIVOCAUSARIESGOCONSECUENCIAANÁLISIS DEL RIESGOVALORACIÓN DEL RIESGOFECHAACCIONESRESPONSABLEINDICADOR
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RIESGO INHERENTECONTROLESRIESGO RESIDUALACCIONES ASOCIADAS AL CONTROLPeriodo Informado 01/09/2021 al 30/12/2021
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PROBABILIDAD
IMPACTO
ZONA DEL RIESGO
PROBABILIDAD
IMPACTO
ZONA DEL RIESGO
PERÍODO DE EJEC
ACCIONESREGISTROMediciónObservaciones / Análisis
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TODOS* Falta de controles en el manejo documental que garanticen la calidad de la información

* Alta rotación del personal

* Falta de idoneidad del personal asignado para ello
Pérdida o daño de los documentos del archivo documental provocado por el servidor de la entidad con el fin de alterar u ocultar información para favorecer a un tercero.*Las carpetas no contienen la totalidad de documentos necesarios

*Establecimiento de hallazgos porparte de los entes de control

*Demandas al Municipio por no cumplimiento de los requisitos de Ley

*Detrimento de la imagén Institucional
42080* Capacitación y sensibilización al personal designado para el manejo de archivo

* Verificación detallada de las listas de chequeo

* Designación del personal para el manejo de archivo preferiblemente de planta
22040Permanente*Solicitar al Departamento Administrativo de Fortalecimiento Institucional capacitación y sensibilización sobre la Ley General de Archivo 594/00 y Gestión Documental.

*Solicitar asesoría sobre Manejo y Consulta en el Módulo de Control de Documentos al Administrador de Calidad

* Solicitar la designación de un funcionario en cada proceso para el manejo de la gestión documental denominado "Gestor Documental".
* Expedientes
Cuatrimestral
* Verificación de la documentación en cada uno de los expedientes* Director o Secretario de Despacho

* Gestor Documental de cada dependencia

* Personal contratista relacionado por cada dependencia

* N° de capacitaciones recibidas sobre la Ley General deArchivo,

* Gestión documental y/o asesorías del Módulo Control de Documentos de Calidad recibidas

* Actualización del Formato Único de Inventario Documental - FUID -

* N° de expedientes analizados
--------------------------------------
N° total de expedientes en el inventario documental


30 de expedientes analizados
----------------------------------------- = 100 %
30 total de expedientes en el inventario documental 2021 (sept-dic)
* Se realizó capacitación en el control de módulos de documentos a funcionarios de la Secretaría - Casa del Consumidor, el 01 de octubre 2021 * Se realizó al área de Contratación del COBA, el análisis a 30 expedientes, entre el mes de septiembre al mes de diciembre de 2021. * Se recibió capacitación en Ley 594 del 2000, Ley General de Archivo en el despacho de la Secretaría de Gobierno, el día 05 de noviembre de 2021. * Se realizó actualización de la información FUID de 5 áreas de la Secretaría, correspondientes a la actividad de traslados documentales al Archivo Central.
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TODOS*Falta de integridad de los servidores públicos.

*Desconocimiento de normas reglamentos, políticas, procesos y procedimientos.

*Alto grado de discrecionalidad.

*Debilidad de los sistemas de control y supervisión
*Orientación de las condiciones jurídicas, financieras y técnicas contractuales provocadas por un servidor de la entidad, con el fin de favorecer a un tercero*Falta de selección Objetiva, transparencia, igualdad de oportunidades, eficiencia y responsabilidad

*Malversación o dilapidación de los recursos públicos.

*Sanciones disciplinarias, fiscales y/o penales.

*Detrimento de la imagen institucional
42080*Selección objetiva del personal encargado de realizar la contratación.

*Selección objetiva del personal que conforma los comités de evaluación de la contratación en la entidad.

*Manual de contratación vigente según la Ley.
22040Permanente*Capacitar al personal de todas las dependencias encargadas del proceso contractual en todos los temas incluyendo modificaciones en la normativa.

Fortalecer las capacitaciones contractuales en los Supervisores asignados a la contrataciòn

*Actualizar y aplicar el Manual de Contratación vigente en la entidad según la Norma.

*Elaborar y revisar los contratos siguiendo las listas de chequeo y normativa establecida por el Departamento Jurídico del Municipio de Armenia.
* Expedientes
Cuatrimestral
* Verificación de la información contenida en los expedientes a través de muestreo estadístico* Director o Secretario de Despacho

*Según Decreto de delegación vigente
* N° de capacitaciones recibidas sobre todo lo relacionado con la Contratación

N° de Supervisores de contratación capacitados

Manual de contración actualizado

* N° de contratos revisados legalizados y Publicados
---------------------------
* N° total de contratos realizados
30 Contratos revisados, legalizados y publicados ---------------------------------- = 100% 30 Contratos realizados * Se asistió a capacitación en el Auditorio Ancizar López López, el día 03 de diciembre de 2021, en tema de Manual de Contratación. * Se participo de la jornada de capacitación a supervisores en generalidades y supervisiones de contratos, el día 01 de diciembre de 2021, en el Auditorio Ancizar López López.
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TODOS*Sistemas informáticos vulnerables en la administración y uso de la información.

*Inadecuada administración de los sistemas informaticos.

*Controles inadecuados para el manejo de los sitemas informáticos
Sistemas de información vulnerables a la manipulación, adulteración o pérdida provocada por el funcionario de la entidad, para favorecimiento de un terceroDisminución de la confidencialidad de la información

Falta de integridad de la información

Pérdida de la disponibilidad de la información
42080Implementación de la Política del Sistema de Gestión de Seguridad y Privacidad de la Información (SGSI).

Acuerdo de confidencialidad establecido en la entidad.

Manual de usuario para el uso adecuado de los sistemas de información.

Asignación de roles y permisos para el acceso a la información.

22040PermanenteSolicitud a las TIC de la socializacion e implementacion de la Política del SGSI conforme a la norma ISO 27001.

Divulgar y aplicar el Acuerdo de Confidencialidad por parte de los funcionarios de la Administración Municipal.

Socialización, divulgación y aplicación del Manual del Usuario por parte de las TIC.
*Expediente documental de cada sistema de información
Cuatrimestral
Verificación del cumplimiento de los controles a través del comité operativo* Director o Secretario de Despacho con acompañamiento de las TIC*N° de capacitaciones recibidas sobre la Política de Seguridad de la información.

*N° de Acuerdos de confidencialidad realizados.

*Manual del Usuario actualizado.

*N° de Roles y Permisos asignados.

* N° de Controles aplicados para los sistemas de información.
10 Roles y Permisos Solicitados _________________ = 100% 10 Roles y Permisos Asignados* Se realizaron 160 acuerdos de confidencialidad; en 34 contratos realizados en COBA y 126 en despacho de la secretaría * Se solicitaron a las TIC 10 roles y permisos para ingreso a la Intranet. y manejo de la plataforma de las PQRS.
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SECRETARIA DE GOBIERNO Y CONVIVENCIATráfico de influencia (amiguismo o persona que influye en la toma de decisiones)CORRUPCIÓN:

Aprobación de trámites, permisos o licencias sin el cumplimiento de los requisitos establecidos con el fin de favorecer a un tercero
Sanciones disciplinarias, fiscales y penales.42080* Listados de chequeo22040PermanenteAplicación de los listados de chequeo para verificar el cumplimiento de los requisitos legales* Expedientes
Cuatrimestral
* Aplicación de los listados de chequeo para verificar el cumplimiento de los requisitos legales

* Verificación del cumplimiento de los controles a través del comité operativo
Lider del Proceso

Enlace de Proceso y de Actividades
*N° permisos de espectáculos públicos con requisitos cumplidos ___________
N° de permisos espectáculos públicos otorgados


*N° licencias vendedores informales otorgadas
___________
N° licencias vendedores informales con requisitos cumplidos
23 permisos de espectáculos públicos con requisitos cumplidos --------------------------------- = 100%
23 de permisos espectáculos públicos otorgados


87 licencias vendedores informales otorgadas
------------------------------- x 100 = 80,55%
108 licencias vendedores informales con requisitos cumplidos
* Dentro de los permisos otorgados de espectáculos públicos, se encuentran relacionados los permisos con o sin valor comercial, además de los de Artes escénicas * Solo se otorgan renovaciones a licencias a los vendedores informales.
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SECRETARIA DE GOBIERNO Y CONVIVENCIA*Computadores obsoletos o con falta de mantenimiento

*Alta rotación de personal
OPERATIVO:

Pérdida de información por daños en computadores y dispositivos de almacenamiento o por retiro de contratistas
*Establecimiento de hallazgos por parte de los entes de control

*Carencia de información histórica para responder cualquier tipo de requerimiento
42080* Copias de seguridad22040Permanente*Listas de chequeo

*Controles de seguimiento a la información
*Dispositivos de almacenamiento
Cuatrimestral
*Realización de mantenimiento preventivo a los computadores por parte del área competente

*Realización de copias de seguridad por cada operación

* Verificación del cumplimiento de los controles a través del comité operativo
Lider del Proceso

Enlace de Proceso y de Actividades
*N° de copias de seguridad realizadas
___________
N° de operaciones en la Mariz de Procesos y Procedimientos
15 copias de seguridad realizadas ____________________ * 100= 100% 15 operaciones en la matriz de procesos y procedimientos Se recepcionaron 15 copias de seguridad de 15 operaciones realizadas en cada una de las áreas de la Secretaría de Gobierno, para un cumplimiento del 100%.
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SECRETARIA DE GOBIERNO Y CONVIVENCIA*Alta afluencia de usuarios en los diferentes puntos de atención

*Usuarios desinformados acerca de los servicios que presta el área o dependencia

*Funcionarios con estrés o trabajando bajo presión
OPERATIVO

Usuarios insatisfechos con la atención recibida
*Mala calificación por parte de los usuarios

*Mala percepción y pérdida de confianza por parte de los usuarios
42080* Control de atención de usuarios22040Permanente*Listas de chequeo

*Controles de seguimiento a la información
* Expedientes
Cuatrimestral
*Aplicación del Control de Atención de usuarios


* Verificaicón y análisis de los controles a través del Comité Operativo
Lider del Proceso

Enlace de Proceso y de Actividades
N° de calificaciones de usuarios en níveles regular y malo
___________
N° total de calificaciones de usuarios recibidas
2
---------- = 0,022%
8.847
De acuerdo a lo reportado por las diferentes áreas, se recibieron un total de 8.847 calificaciones de usuarios hasta el 15 de diciembre de 2021, clasificadas así:

Excelente: 8.809 (99,57%)
Bueno: 36 (0,41%)
Regular: 2 (0,022%)
Malo: 0 (0,0%) Registrando una calificación de usuarios en niveles regular y malo del 0,022%.
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SECRETARIA DE GOBIERNO Y CONVIVENCIA* Alto flujo de PQRS recibidas.

*Fallas técnicas en la intranet.
OPERATIVO

Vencimiento de términos para responder PQRS
*Sanciones disciplinarias, fiscales y/o penales.

*Detrimento de la imagen institucional
42080* Módulo PQRS de la intranet22040Permanente*Listas de chequeo

*Controles de seguimiento a la información
*Reportes módulo PQRS de la intranet
Cuatrimestral
*Seguimiento preventivo a las PQRS en el módulo de la intranet


* Verificaicón y análisis de los controles a través del Comité Operativo
Lider del Proceso

Enlace de Proceso y de Actividades
N° de PQRS vencidas
___________
N° total de PQRS recibidas
0 PQRS Vencidas
------------------------------ = 0,0%
348 PQRS Recibidas
De acuerdo al reporte recibido por la funcionario encargado de la administración del módulo de correspondencia en la intranet, y despúes de realizados los respectivos controles, de un total de 348 PQRS recibidas, a la fecha se reportan 0 PQRS vencidas. 30/11/2021. Lo que representa un 100% de efectividad.
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Elaborado por: James Fernando Arias Suárez Revisado por:


James Fernando Arias Suárez
Aprobado por:


Gloria Cecilia García García
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COMITÉ OPERATIVOENLACE DEL PROCESOLÍDER DEL PROCESO
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