ABCDEJKLMNOPQRSTUVWXYZAAABACADAEAF
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MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL
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Fecha de revisión o ajuste: 29/12/2023
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Objetivos Estratégicos Pilares de gestión institucional Identificación del riesgoValoración inicial del riesgo
(Riesgo inherente)		Valoración final del riesgo
(Riesgo residual)
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Tipo de Riesgo Categoría del tipo de riesgo
(Aplica para el riesgo de seguridad y salud e integridad) 		Riesgo

Qué puede ocurrir?		Total
Evaluación del Riesgo
Zona de riesgoControles Existentes Registros (evidencias de los controles) ProbabilidadImpacto Total
Evaluación del Riesgo		Zona de riesgoNivel de aceptación del Riesgo
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NivelDescriptorNivelDescriptor
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Sostenibilidad: Impulsar las transiciones socioecológicas hacia la sostenibilidad y la resiliencia climática de las múltiples territorialidades del país en articulación con diferentes actores (entes reguladores, agentes transformadores, sociedad civil organizada).


Competitividad: Contribuir al tránsito hacia múltiples bioeconomías que valoren las contribuciones de la biodiversidad al bienestar social, a la resiliencia territorial y a la competitividad de las regiones.


Apropiación Social: Posicionar la biodiversidad en el imaginario colectivo nacional como fuente de desarrollo y bienestar a partir de narrativas creativas y canales personalizados que impulsen cambios de comportamiento, consumo y producción de la sociedad colombiana.


Relacionamiento: Conectar al Instituto con las agendas locales, regionales, nacionales y globales, con el fin de incorporar la gestión de la biodiversidad y sus servicios ecosistémicos en los instrumentos que ordenan y planifican el territorio, y en el empoderamiento de los múltiples actores para la toma de decisiones públicas, privadas y sociales.


Innovación: Fomentar la innovación en todos los ámbitos del desempeño institucional, como factor determinante para responder a los retos misionales y organizacionales


Gestión y Desarrollo del Talento Humano: Desarrollar integralmente el talento humano como centro de la estrategia para la transformación institucional, a través de la incorporación de las mejores prácticas, que promueva entre otros, el bienestar y el clima laboral.


Gestión Financiera: Implementar una estrategia financiera que garantice la sostenibilidad requerida para alcanzar el potencial científico, técnico y organizacional.
PlanesIncumplimientoN/ADesarticulación entre los productos definidos en los proyectos y el esquema anidado de planificación.6ModeradoPreventivo. El profesional designado de la GGE realiza una revisión de la articulación de los productos de los proyectos con el esquema anidado de planificación en la etapa de formulación y formalización MPC-P-01-F-01-04 Fichas presentación de proyectos
MPC-P-01-F-06-07 Marco Lógico y plan financiero
Instrumento de formulación del POA		1Raro3Moderado3ModeradoSe tolera el riesgo
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IncumplimientoN/A
Incumplimiento de la entrega de los productos en los tiempos definidos 		9AltoPreventivo: Cada trabajador vinculado al proyecto de inversión realiza, a través del Plan Individual de Trabajo (PIT), el registro de avance en sus actividades que aportan a la ejecución de los productos establecidos en el POA.PIT 2Improbable3Moderado6ModeradoSe tolera el riesgo
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IncumplimientoPreventivo. En el caso de los recursos de inversión del PGN, la GGE envía información del avance real del producto al responsable del mismo previo al cierre trimestral de la plataforma PIT, con el fin de que se tomen las acciones respectivas en caso de no cumplir con el avance esperado.PIT - Informe trimestral
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FinancieroN/AIncumplimiento de los desembolsos programados de acuerdo a las fechas estipuladas contractualmente9AltoPreventivo: el profesional designado de la Gerencia Financiera realiza un monitoreo periódico al saldo de la cuenta bancaria o a la disponibilidad de efectivo del proyecto, generando alertas e informando el préstamo de recursos propios del Instituto a los proyectos cuando aplique Correo electrónico 1Raro3Moderado3ModeradoSe trata el riesgo
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IntegridadCorrupciónAlterar u ocultar la información del desempeño real de los productos de los proyectos.10AltoPreventivo: Los trabajadores del Instituto que son responsables de Productos o Entregables asociados al Proyecto de Inversión, realizan el registro de avance en sus actividades a través del Plan Individual de Trabajo (PIT). PIT1Raro5Catastrófico5ModeradoSe trata el riesgo
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ProyectosIncumplimientoN/ABaja o nula participación de actores locales que habitan las áreas de influencia del proyecto afectando el desarrollo del mismo.8AltoPreventivo: El Proyecto desde el inicio contempla la inclusión de la comunidad para asegurar la participación y apropiación de los productos. Las actividades de participación serán acordadas con las comunidades desde el inicio del proyecto y se realizará el seguimiento correspondiente en el plan de trabajo del proyecto.Plan de trabajo del proyecto1Raro4Mayor4ModeradoSe tolera el riesgo
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IncumplimientoN/AContratación de terceros sin la experiencia y capacidades para la ejecución de las actividades requeridas.12AltoPreventivo: Iniciar con suficiente tiempo la busqueda del o los profesionales, con el apoyo del Grupo de Gestión Humana del Instituto y su banco de hojas de vida.Sesiones de trabajo, formatos de selección 1Raro4Mayor4ModeradoSe tolera el riesgo
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IncumplimientoN/ADeficiencias en la estructuración de propuestas.6ModeradoPreventivo: Contactar desde el inicio a todos los actores involucrados y realizar amplia socializaciónLista de asistencia1Raro3Moderado3ModeradoSe tolera el riesgo
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IncumplimientoN/ADesarticulación entre las áreas del Instituto, con el cliente o el aliado para definir el alcance y la participación en el proyecto.9AltoPreventivo: Establecer mesas de trabajo interinstitucional en la que se realice seguimiento del proyecto y se registren las decisiones que se requieran durante su ejecuciónLista de asistencia1Raro3Moderado3ModeradoSe tolera el riesgo
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Preventivo: Establecer acuerdos formales de cooperación desde un inicio del proyecto, que establezcan las instancias de decisión, junto con los roles y responsabilidad de los diferentes actoresAcuerdos
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IncumplimientoN/AImposibilidad de ejecutar las salidas de campo requeridas por el proyecto.9AltoPreventivo: En el proceso de selección de las áreas en las que se realizará la fase de campo, tener diferentes opciones en términos de acessibilidad, oferta de recursos naturales, etc..., que permitan cambiar rápidamente de área de trabajo ante cualquier novedadPlan de trabajo del proyecto1Raro3Moderado3ModeradoSe tolera el riesgo
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Preventivo: Trabajar con personas en la zona y contar con tiempo suficiente en caso de que se requiera postergar las salida.
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Preventivo: Se realizara un modelo de accesibilidad a los puntos, generando areas alternas y cercanas de muestreo.
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Preventivo: Realizar el seguimiento del cronograma y monitorear de manera paralela el estado del tiempo-clima para el cumplimiento o rediseño de las actividades en campoSeguimiento plan de trabajo de proyecto
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FinancieroN/AReducción del valor inicial incorporado del proyecto a ejecutar. 6ModeradoPreventivo: el profesional junior designado del Grupo de Administración de Recursos Financieros realiza un monitoreo de cada uno de los desembolsos de los proyectos, notificando al supervisor el diferencial cambiario para que se ajuste el presupuesto del proyecto Comprobante de ingreso 1Raro3Moderado3ModeradoSe tolera el riesgo
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FinancieroN/ADisponibilidad inoportuna de recursos y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades9AltoPreventivo: Se realizara un cronograma de trabajo con el área SUFA para poder avanzar en la contratación masiva del equipo de campo.Cronograma de trabajo 1Raro3Moderado3ModeradoSe tolera el riesgo
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FinancieroN/AIneficiente administración de recursos utilizados en convenios marco o proyectos.9AltoPreventivo: Determinar desde un inicio los objetivos específicos y alcances esperadosPlan de trabajo del proyecto1Raro3Moderado3ModeradoSe tolera el riesgo
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Seguridad de la InformaciónN/APérdida de disponibilidad, integridad y confidencialidad de información física o digital generada en el desarrollo de actividades.6ModeradoPreventivo: Realizar copias periódicas de la información, tanto en discos físicos de respaldo, como en la nube.Copias de seguridad 1Raro3Moderado3ModeradoSe tolera el riesgo
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ProcesosIncumplimientoN/A
Incumplimiento de metas y objetivos 		8AltoPreventivo: Cada trabajador vinculado al proyecto de inversión realiza, a través del Plan Individual de Trabajo (PIT), el registro de avance en sus actividades que aportan a la ejecución de los productos establecidos en el POA.PIT 1Raro4Mayor4ModeradoSe tolera el riesgo
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Preventivo: el Gerente de Gestión Estratégica garantiza la articulación del POA con los diferentes elementos del Esquema Anidado de Planificación y comunica a los responsables de todas las áreas institucionales la matriz en la que se evidencia dicha articulación.Formulación POA
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Preventivo: El Gerente de Gestión Estratégica articula las necesidades del sector, ya sea internamente o a través de consultores. Sesiones de trabajo, contrato
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Preventivo: Los profesionales delegados por la Gerente de Gestión Estratégica, realizan una revisión trimestral de la ejecución del POA, informando al responsable del producto POA el estado actual del mismo y alertas en caso de no cumplimiento, con el fin de que se generen las acciones necesarias. PIT - Informe trimestral
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IncumplimientoN/AParticipación limitada
de la alta dirección
en la gestión por procesos		12AltoPreventivo: Dentro de la estructura organizacional se cuenta con dueños de procesos que en su mayoría hacen parte del comité directivo que revisan y gestionan las actividades de sus procesos.Documento: Definición de procesos y equipo de trabajo1Raro3Moderado3ModeradoSe tolera el riesgo
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Correctivo: El Gerente de Gestión Estratégica, realiza la revisión y ajuste de las directrices estratégicas del Instituto con la alta dirección, velando porque sea de acuerdo a las necesidades del Instituto..Directrices ajustadas
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IncumplimientoN/ALineamientos de direccionamiento estratégico insuficientes para lograr una planeación adecuada6ModeradoPreventivo: El comité directivo o sus delegados revisan y analizan los planes gubernamentales y sectoriales, alineando el Picia y velando por el cumplimiento de la razón de ser del Instituto.1. Listado de asistencia de reuniones entre experto y áreas del Instituto
2. Actas de reunión
3. Versión preliminar del Picia
4. Versión final del Picia aprobado por Junta Directiva		1Raro3Moderado3ModeradoSe tolera el riesgo
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Preventivo: El Gerente de Gestión Estratégica articula las necesidades del sector, ya sea internamente o a través de consultores.
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Preventivo: Se involucra a todas las áreas del Instituto a través del comité directivo en la construcción del Picia..
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IncumplimientoN/AIdentificación inadecuada de la necesidad de ajuste o creación de documentos al Sistema Integrado de Gestión 9AltoPreventivo: El profesional del Sigi que sea delegado por la Gerente de Gestión Estratégica revisa y analiza la solicitud inicial verificando que la información sea clara y que se tengan en cuenta a todas las partes involucradas en el ajuste o creación del documento.1. Correos electrónicos solicitando aclaración o reunión de validación de información
2. Listados de asistencia
3. Versión preliminar del documento
4. Correos electrónicos solicitando revisión y aprobación
5. Versión final del documento		1Raro3Moderado3ModeradoSe tolera el riesgo
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Preventivo: El profesional del Sigi que sea delegado por la Gerente de Gestión Estratégica valida la información entregada a través de reuniones con los solicitantes y las áreas involucradas, recordando el objetivo y alcance de los procesos involucrados.
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Preventivo: Revisión y aprobación del solicitante, áreas involucradas y dueño de proceso de las versiones preliminares de los documentos, con el fin de validar la información de la necesidad manifestada.
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IncumplimientoN/AIncumplimiento de los requisitos o compromisos establecidos en los documentos del Sistema Integrado de Gestión
9AltoPreventivo: Una vez el documento esté disponible en la intranet, el profesional del Sigi delegado por la Gerente de Gestión Estratégica, comunica a través de correo electrónico al dueño de proceso con copia al solicitante y a los interesados, la ruta y el enlace en donde se encuentra alojado el documento en la intranet. 1. Documento disponible en la intranet SIG
2. Correo electrónico informando actualización de procedimientos
3. Lista de asistencia de capacitaciones
4. Planes de mejoramiento		1Raro3Moderado3ModeradoSe tolera el riesgo
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Preventivo: El profesional designado del Sigi comunica el ajuste o creación del documento al Instituto a través del correo electrónico.
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Preventivo: Se cuenta con una política del Sigi que describe los compromisos de cada unos de los sistemas de gestión que lo componen, la cual es socializada a nivel institucional y cuenta con un plan desarrollo anual, al cual se le hace seguimiento. Política del Sigi
Plan de trabajo
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IncumplimientoN/A
Posibilidad que en los proyectos de Cooperación no se posicione el conocimiento para incidir en la toma de decisiones relacionadas con la Biodiversidad

12Alto Preventivo: en el CAP se hace seguimiento, de acuerdo con la naturaleza del proyecto, que dentro de los productos se incluya un resultado dirigido a público objetivo y con una finalidad orientada a incidir en la toma de decisiones.Seguimientos efectuados
Reportes para toma de decisiones
Estrategias de comunicación		2Improbable2Menor4ModeradoSe tolera el riesgo
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IncumplimientoN/AInadecuada articulación interna para el desarrollo de los procesos de cooperación9AltoPreventivo: articular la GPPC con el instituto, que a su vez sirve de catalizador para apoyar a los investigadores en la organización de la cooperación. 1. Actas sesiones CAP
2. Documento compartido de Oportunidades de Cooperación
3. Fichas Relacionamiento País/Cooperantes
4. Matriz de seguimiento al relacionamiento Internacional		1Raro3Moderado3ModeradoSe tolera el riesgo
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IncumplimientoN/AImposibilidad de ejecutar iniciativas y proyectos 9AltoPreventivo: identificar las razones de desistimiento de los proyectos por parte de los potenciales financiadores o del InstitutoActas Comité Operativo2Improbable3Moderado6ModeradoSe tolera el riesgo
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IncumplimientoN/AProyectos de investigación débilmente estructurados12AltoPreventivo: revisión de proyectos en el Comité Operativo y Comité Asesor de ProyectosRelación de iniciativas
Fichas de proyectos 		2Improbable3Moderado6ModeradoSe tolera el riesgo
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IncumplimientoN/AAnálisis e identificación inadecuada de las necesidades de personal 20ExtremoPreventivo: Cada vez que se requiera personal y se envíe los formatos para iniciar el proceso de reclutamiento y selección a la Gerencia de Gestión Humana, el HRBP de Incorporación o quien se designe, revisa la solicitud enviada, validando que la información esté completa y que sea clara, de acuerdo con lo indicado en el procedimiento de reclutamiento y selección de personal.
En caso de que se analice que falta información o que la necesidad no está identificada adecuadamente se solicita una reunión con el solicitante para describir adecuadamente la necesidad. 		Formatos diligenciados para el proceso de reclutamiento y selección

Reuniones o sesiones realizadas en caso de que se considere necesario		2Improbable5Catastrófico10AltoSe trata el riesgo
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Preventivo: Cada vez que se inicie un proceso de selección, un profesional de la Gerencia de Gestión Humana debe realizar el acompañamiento, garantizando que el proceso de selección quede debidamente documentado y ajustado a los perfiles y cargos establecidos por el Instituto..Cuadro de seguimiento de los procesos de reclutamiento, selección y contratación
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Preventivo: Una vez que se tiene clara la necesidad de personal, el solicitante debe dar el aval y firmar los formatos para el proceso de reclutamiento y selección, con el fin de validar la información de la necesidad manifestada.Formatos firmados para el proceso de reclutamiento y selección
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IncumplimientoN/ASelección inadecuada de personal para solventar la necesidad identificada.15ExtremoPreventivo: el solicitante para iniciar el proceso de reclutamiento y selección debe indicar en los formatos establecidos del procedimiento cuál de los métodos de reclutamiento requiereFormatos firmados para el proceso de reclutamiento y selección 1Raro5Catastrófico5ModeradoSe tolera el riesgo
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Preventivo: el HRBP de Incorporación o quien se designe, recibe y revisa las hojas de vida junto con los documentos solicitados de los candidatos, validando que los candidatos cumplan con el perfil solicitado para poder citar a entrevista, notificándose las condiciones y especificaciones de la misma.Correo electrónico
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Preventivo: Una vez seleccionado los candidatos que cumplen con el perfil, se conforma un panel evaluador por mínimo tres personas y siempre un total de número impar: un profesional asignado por Gestión Humana, el solicitante de la vacante y una persona interna o externa al Instituto elegida por el solicitante para realizar las entrevistas registrando los aspectos indagados y observados en el formato entrevista según el nivel del cargo.
Previo al desarrollo de la entrevista, la Gerencia de Gestión Humana deberá verificar con el panel evaluador y los candidatos la recepción y claridad sobre la dinámica de la entrevista (fecha, hora, lugar, jornada, presentación de prueba técnica o psicotécnica, entre otros).

Formato entrevista

Correo indicando al candidato la fecha y hora de la entrevista
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Preventivo: cuando se requieran pruebas técnicas y/o psicotécnicas, el HRBP de Incorporación o quien se designe debe verificar la recepción de los soportes de las herramientas y metodología utilizada por parte del solicitante junto con el registro de los resultados obtenidos de los candidatos. pruebas técnicas y/o psicotécnicas
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IncumplimientoN/AContratación de personal solicitada de manera inoportuna 16ExtremoPreventivo: Una vez finalizada la etapa de selección se informa al candidato sobre su continuidad en la etapa de contratación y paralelamente se diligencia desde la Gerencia de Gestión Humana la solicitud de trámite de contratoFormato selección y solicitud de trámite de contrato laboral
Correo electrónico 		2Improbable4Mayor8AltoSe trata el riesgo
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Preventivo: El HRBP de Incorporación o quien se designe debe contactar al candidato seleccionado y le solicita anexar los documentos relacionados en la especificación Lista de documentos de ingreso, con el fin de que se verifique que la documentación entregada por el candidato coincide con la información registrada en la hoja de vida del Instituto.Correo contactando al candidato
Soportes
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Preventivo: Al contar con toda la documentación completa para el ingreso del trabajador, el personal designado de contratación o quien haga sus veces, iniciará la labor de contratación en el formato Contrato laboral o Contrato de aprendizaje según corresponda, este proceso incluye la realización de las afiliaciones al sistema de seguridad social.Contrato
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IncumplimientoN/AAfiliación errónea del trabajador en salud, pensión, ARL, caja de compensación y
cesantías en el momento del ingreso 		9AltoPreventivo: El HRBP de Incorporación o quien se designe por la Gerencia de Gestión Humana debe generar la orden de examen médico ocupacional de ingreso y realizar las afiliaciones al sistema de seguridad social indicados por el trabajador según lo solicitado en la lista de documentos de ingreso Carta indicando a que entidad desea afiliarse.
Certificado de afiliación vigente del trabajador que ingresa		1Raro3Moderado3ModeradoSe tolera el riesgo
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Preventivo: Desde el primer día laboral, el trabajador o aprendiz deberá tener suscrito el contrato laboral o contrato de aprendizaje, según corresponda. Igualmente se debe tramitar el respectivo carné que lo identifique como trabajador del Instituto en un término no superior a treinta días calendario después de que inicie labores.Entrega de carnés
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IncumplimientoN/AInadecuada inducción
general y especifica para el personal nuevo 		16ExtremoPreventivo: Una vez se haya formalizado el ingreso del personal nuevo, el HRBP de Bienestar y Formación es el encargado de programar y realizar la inducción institucional durante los siguientes dos meses después del ingreso del trabajador.
El trabajador debe asistir y revisar todas las presentaciones que componen la Inducción Institucional. 		Agenda Inducción Institucional2Improbable4Mayor8AltoSe trata el riesgo
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Preventivo: El jefe inmediato o quien éste delegue, debe realizar el proceso de Inducción al cargo, para que el trabajador asuma y se apropie de las funciones y responsabilidades a su cargo y se debe llevar a cabo desde la llegada del trabajador hasta el tiempo que el jefe inmediato considere pertinente.
Desde Gestión Humana se implementó un plan piloto de inducción al cargo y plan padrino para realizar el acompañamiento de inducción al cargo.		Planteamiento de las expectativas
Encuesta de seguimiento de inducción (a los 3 meses del ingreso)
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IncumplimientoN/ACapacitación inadecuada en los trabajadores 12AltoPreventivo: Con el fin de capacitar a los trabajadores sobre los cambios en su puesto de trabajo, cambios en los procesos de las áreas, cambios tecnológicos que realiza la organización y cambios misionales que repercuten en la dinámica institucional, cada dueño de proceso o encargado del cambio realiza la socialización de estos cambios a los involucrados y notifica a través de boletín a la comunidad institucional. Lista de asistencia

Correo electrónico 		1Raro4Mayor4ModeradoSe tolera el riesgo
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IncumplimientoN/AIncumplimiento de normatividad por falta de claridad de la competencia jurídica institucional 20ExtremoPreventivo: se cuenta con un comité de archivo, que asesora a la alta dirección en materia archivística y de gestión documental cada vez que se requiera y esta conformado por los siguientes cargos: Director de desarrollo organizacional o su delegado, Director Administrativo y Financiero o su delegado, Responsable de Gestión Documental o su delegado, Gerente Jurídico y Cumplimiento o su delegado, Gerente de Gestión Estratégica o su delegado, Gerente de Tecnología o su delegado, Líder Auditoría Interna o su delegado (quien tendrá voz, pero no voto), Líder de procesos (quien tendrá voz, pero no voto), Invitados (que tendrán voz, pero no voto)Actas de comité
Política de Gestión documental
Procedimientos asociados a la Gestión Documental 		2Improbable5Catastrófico10AltoSe trata el riesgo
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Preventivo: el comité de archivo tiene entre otras la función el asesorar a la alta dirección del Instituto Humboldt en la interpretación de la normatividad archivística y normas técnicas nacionales e internacionales, con el objetivo de implementar buenas prácticas que permitan mejorar la gestión documental en el Instituto Humboldt.
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Preventivo: cada vez que se requiere construir lineamientos para la gestión documental al interior del Instituto, se revisan las buenas practicas implementadas en el sector privado y publico, con el fin de que los documentos tengan las mejores practicas de los dos sectores.
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IncumplimientoN/ADesorganización de Archivos de Gestión16ExtremoPreventivo: el profesional realiza capacitación de los procedimientos de gestión documental una vez se actualizan los documentos o cuando consideran que es necesario, reforzando temas de acuerdo a lo indicado en el formato de aseguramiento de calidad, indicando la importancia de entregar la información del área de acuerdo a las tablas de transferencia documental, definición de los tiempos de retención en las tablas de retención documental del área, formatos definidos para llevar control de lo producido y entregado y los pasos a seguir para realizar las transferencias documentales Asistencia de capacitaciones
Presentación 		2Improbable5Catastrófico10AltoSe trata el riesgo
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Preventivo: el profesional designado cada vez que lo consideran necesario establecen los lineamientos conceptuales y técnicos para la gestión documental, así como las diferentes etapas de la unidad de correspondencia con el objetivo de establecer una metodología para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información en sus diferentes soportes, normalizando e implementando prácticas de gestión documental en todo el ciclo de vida de los documentos, garantizando la autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad y conservación de la información para consulta o toma de decisiones.
Manual, procedimientos, instructivos y formatos
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Preventivo: cada vez que se realice una transferencia el profesional revisa de acuerdo con lo establecido en el formato Aseguramiento de calidad, el registro y diligenciamiento del formato único de inventario documental, los procesos archivísticos (ordenación, foliación, duplicidad, depuración, elaboración de hoja de control y rotulación de unidades de almacenamiento y conservación) y el estado de conservación (deterioro, rasgaduras, faltantes, refuerzos inadecuados, material metálico, cinta adhesiva, deformación de plano, suciedad acumulada, restos de adhesivo activo), con el objetivo de garantizar la calidad de las transferencias documentales y a su vez permitir identificar las fortalezas y debilidades de las diferentes áreas en el proceso de organización documental.Aseguramiento de calidad
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Preventivo: Cada vez que se genere los tipos documentales en las etapas contractuales de los diferentes tipos de contratos, convenios, acuerdos, subacuerdos u órdenes de compra y/o servicio, el profesional realiza la ordenación de acuerdo a lo establecido en las especificaciones Lista de chequeo.
Lista de chequeo
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IncumplimientoN/ARadicación inoportuna 12AltoPreventivo: el profesional sénior y junior del Grupo de Gestión Logística y Documental realizan capacitación de los procedimiento de unidad de correspondencia una vez se actualizan los documentos o cuando consideran que es necesario, reforzando temas de recepción, radicación, distribución y control de los documentos que se entregan en la unidad de correspondencia. Asistencia de capacitaciones
Presentación 		1Raro3Moderado3ModeradoSe tolera el riesgo
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Preventivo: el profesional sénior y junior de Gestión Logística y Documental cada vez que lo consideran necesario establecen los lineamientos conceptuales y técnicos para la gestión documental, así como las diferentes etapas de la unidad de correspondencia con el fin de que se tenga claridad en la recepción, radicación, distribución, seguimiento y control de las comunicaciones internas o externas, recibidas o enviadas por el InstitutoManual, procedimientos, formatos
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Preventivo: Se realiza revisión de correos asignados para la recepción de documentación digital, dándole especial prioridad al correo de radicación@ dado el alto volumen que llega. El segundo correo asignado para la recepción radicacionfacturas@) de documentos son los que tiene que ver con las facturas derivadas del desarrollo de las compras del Insituto. Ambos correos son la prioridad en la función de radiación.Reporte de gestión
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Correctivo: en caso de que se presente algún tipo de riesgo que no permita el trabajo presencial en las diferentes sedes del Instituto, los trabajadores o personal externo (solicitantes, proveedores, entre otros) deben seguir las instrucciones indicadas en el procedimiento de unidad de correspondencia para a recepción y entrega de documentos tanto internamente como externamente enviando los documentos de manera digital Comunicación de instrucciones indicado en el procedimiento
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IncumplimientoN/ADebilidad en la consecución de estudios de mercado16ExtremoPreventivo: Antes de realizar la solicitud el área solicitante debe realizar la planeación y análisis de los bienes, servicios, suministros y obras que requiere, vinculando a las dependencias encargadas de gestionar los serviciosCorreo electrónico 2Improbable4Mayor8AltoSe trata el riesgo
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Preventivo: Una vez recibida la solicitud aprobada por el responsable de recurso, la Gerencia Administrativa realiza la designación al profesional que será responsable de gestionar la solicitud, el cual deberá revisar y analizar la información enviada y validar si se requiere de mesas de trabajo con el solicitante o con más dependencias involucradas, informando a través de correo electrónico.Correo electrónico
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Preventivo: una vez recibida la solicitud, la Gerencia Administrativa cuenta con tres formas para analizar el valor del mercado dependiendo el bien o servicio a contratar Formato definido por el Grupo de Gestión Logística y Documental
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Preventivo: El solicitante que requiera realizar un estudio de mercado podrán hacerlo directamente, siguiendo los lineamientos establecidos en este procedimiento, enviando el análisis consignado en los formatos definidos para tal fin, junto con los documentos soportes del estudio a la Gerencia Administrativa para la aprobación del profesional sénior.Formato definido por el Grupo de Gestión Logística y Documental
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IncumplimientoN/AServicios logísticos gestionados de manera inoportuna 15ExtremoPreventivo: Cada vez que se realice una solicitud de servicios logísticos, el profesional designado de la Gerencia Administrativa realiza la asignación de la solicitud a un profesional, con el fin de controlar mejor la solicitud y que el solicitante tenga la claridad de quien gestiona.Asignación de profesional 1Raro5Catastrófico5ModeradoSe tolera el riesgo
80
Preventivo: El solicitante de servicios logísticos de gastos de invitado o gastos de viaje puede validar el estado de la solicitud a través de la intranet, cada vez que lo requieraEstados intranet
81
Preventivo: El profesional designado de la Gerencia Administrativa realiza un seguimiento de las solicitudes a través de un cuadro de seguimiento de solicitudesCuadro de control
82
Preventivo: El profesional designado de la Gerencia Administrativarealiza un seguimiento de las solicitudes que tiene por proyecto, validando que solicitudes se tienen pendiente por cerrarCuadro de control
83
IncumplimientoN/AEjecución inadecuada del cronograma de mantenimiento 16ExtremoPreventivo: Al inicio de la vigencia y una vez se tengan los contratos de mantenimiento, el profesional junior designado del Grupo de Gestión logística y Documental y el Grupo de Tecnologías de la Información deberán ejecutar los mantenimientos preventivos programados en el cronograma de mantenimiento indicando al contratista las actividades a realizar, dejando registro en los cronogramas de mantenimiento en caso del Grupo de Gestión Logística y Documental o en los informes de supervisiones del contrato según aplique.Cronograma de mantenimiento o contratos 2Improbable4Mayor8AltoSe trata el riesgo
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IncumplimientoN/ACapacidad de restauración insuficiente ante interrupciones o cortes12AltoPreventivo: se cuenta con una política del Sigi donde indica los compromisos en seguridad de la información los cuales son realizados y gestionados por el Líder y Analista senior de servicios tecnológicos, garantizando altos niveles de integridad, disponibilidad de la infraestructura tecnológica y confidencialidad de la informaciónPlataformas 3Posible4Mayor12AltoSe trata el riesgo
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IncumplimientoN/AAlmacenamiento inadecuado de los activos fijos y de consumo 12AltoPreventivo: Los activos una vez sean ingresados al ERP institucional y recibidos por el profesional de Gestión Logística y Documental - encargado del almacén, se procede a colocar un número de placa institucional la cual identifica el equipo y se actualiza la información en el ERP con el número de placa física, marca, serial si aplica, color y demás especificaciones que haya lugar para identificar el activo; una vez registradas dichas características en el sistema se deberá almacenar de acuerdo a su categoría (equipos de cómputo, equipos de laboratorio, muebles o enseres) teniendo en cuenta el tamaño, peso y volumen, en cada uno de los estantes de manera que se reduzca el riesgo de caída o deterioro por exceso de peso. Cada uno de los activos nuevos deberá conservarse su caja original y debidamente marcados. Listado de información ERP

Registro fotográfico		1Raro5Catastrófico5ModeradoSe tolera el riesgo
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Preventivo: Para el caso de los elementos de consumo, el profesional junior de Gestión Logística y Documental - encargado del almacén, debe almacenar el elemento en el espacio designado de acuerdo con su categoría (papelería, dotación, ferretería, laboratorio, publicaciones y elementos de divulgación) estos elementos deberán ser debidamente identificados con el código dado por el ERP y almacenados con su empaque original evitando una contaminación cruzada entre éstos. Una vez sean ubicados físicamente en el almacén se deberá registrar el estante y el nivel en el cual fueron almacenados para posteriormente actualizar la información de la ubicación en el ERP institucional.
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Preventivo: El profesional junior de Gestión Logística y Documental - encargado del almacén, solo almacena aquellos bienes recibidos por medio de órdenes de compra, sub-acuerdos, contratos, con el fin de realizar su custodia y posterior distribución para su utilización. Para el correcto almacenamiento de los bienes que ingresan al almacén estos se ubicarán en una zona de cargue o descargue para su identificación y almacenamiento final clasificándolos en activos o elementos de consumo. El almacén se encuentra organizado numéricamente por estantes y a su vez estos se encuentran identificados de forma ascendente con una letra de la A hasta la Z si lo requiere, de esta manera es posible identificar la ubicación exacta de cada uno de los bienes.
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IncumplimientoN/AIdentificación inadecuada de la necesidad de ajuste o creación de soluciones tecnológicas en las plataformas (Intranet y ERP Institucional)16ExtremoPreventivo: Cada vez que surge una necesidad de ajuste o de creación de una solución tecnológica, el Responsable Senior, Responsable y/o Analista de sistemas de información y aplicativos, revisa la información enviada y realiza sesiones personalizadas que permitan identificar y establecer de manera clara la necesidad requeridameet o correo electrónico2Improbable2Menor4ModeradoSe tolera el riesgo
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Preventivo: De acuerdo del análisis que realice el Responsable Senior, Responsable y/o Analista de sistemas de información y aplicativo puede solicita intervención de otros profesionales de la Gerencia o delega de manera externa la necesidad.Interno TI
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Preventivo: Una vez se ajuste o cree la solución tecnológica de acuerdo a la necesidad, se realizan las pruebas que permitan validar al solicitante que la necesidad si cumple con lo requerido y sus expectativas, notificando al solicitante la disponibilidad de la solución requerida. Pruebas y correo electrónico
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IncumplimientoN/AIncumplimiento en los tiempos de procedimientos para realizar solicitudes 9AltoPreventivo: se cuenta con procedimientos que indican los pasos para que los trabajadores realicen las solicitudes que requieran en el marco de la ejecución de un acuerdo.Solicitudes intranet1Raro3Moderado3ModeradoSe tolera el riesgo
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IncumplimientoN/AInconsistencias en los datos reportados 9AltoPreventivo: El profesional Sénior del Grupo de Administración Contable e Impuesto asigna a los diferentes profesionales el rol de elaborador y revisor esto con el fin de verificar las actividades realizadas y evitar errores.Permisos de los usuarios desde el ERP 1Raro3Moderado3ModeradoSe tolera el riesgo
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Preventivo: El profesional Sénior o quien este designe realiza una revisión de que se realice la aplicación adecuada en la cuenta que corresponda de manera mensual, bimestral y trimestral.Formulario de generación de impuestos
Soporte de presentación a la CGN
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IncumplimientoN/AInadecuada liquidación de los contratos, convenios o acuerdos25ExtremoPreventivo: la persona asignada del Área de Contratos realiza el acompañamiento al supervisor para hacer efectiva la liquidación del contrato, de acuerdo con el informe de solicitud remitido por este.1. Correos de seguimiento.
2. Acta de liquidación		3Posible3Moderado9AltoSe trata el riesgo
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Preventivo: el profesional asignado del Área de Contratos para la elaboración del acta de liquidación, revisa y verifica que en la carpeta contractual se encuentren los soportes que demuestren el cumplimiento de lo pactado en el acuerdo, de lo contrario se requiere al supervisor aclarar o allegar la información necesaria para liquidar dicho acuerdo.
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Preventivo: la persona asignada del Área de Contratos para la elaboración del acta de liquidación, si es el caso, requerirá a la Dirección Financiera y Administrativa el aval para continuar con la liquidación.
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IncumplimientoN/ASupervisión inadecuada de los contratos. 25ExtremoPreventivo: el profesional del Área de Contratos realiza la comunicación de delegación, la cual es firmada por el Director General o su delegado, en la que se encuentra un resumen de las responsabilidades para el ejercicio de la supervisión y se da a conocer los compromisos y obligaciones que la designación conlleva. 1. Carta de designación.

2. Informes de supervisión.

3. Correos electrónicos de seguimiento y alertas.		3Posible3Moderado9AltoSe trata el riesgo
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Preventivo: el profesional del Área de Contratos realiza la actualización en las bases de datos Institucionales para la consulta del contrato, documentos anexos y carta de delegación.
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Preventivo: se cuenta con un cuadro de control de vacaciones en Drive, remitido por el Grupo de Gestión Humana con el fin de tener un seguimiento, verificación en las asignaciones y cambios de supervisión.
100
IncumplimientoN/AIncumplimiento en la ejecución del contrato.25ExtremoPreventivo: cada vez que se requiera el supervisor del contrato debe generar las alertas tempranas al área de contratos para que se de el acompañamieno del acuerdo respecto al proceder en caso de prórroga o cancelación del acuerdo de voluntades..1. Minuta

2. Carta de designación de la supervisión.

3. Informes de supervisión.

4. Correos electrónicos de seguimiento y alertas tempranas en las supervisiones.

5. Otrosíes		3Posible3Moderado9AltoSe trata el riesgo