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Modelo Programa de Auditoría para la Ética
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 El presente programa de auditoría es un modelo, razón por la cual cada auditor deberá ajustarlo a las necesidades de su organización y objetivos de su trabajo.
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Objetivos:
· Evaluar el reconocimiento de los principios éticos de la organización por parte de los colaboradores, clientes y proveedores.
· Verificar el cumplimiento del plan de ética _____________________________________________________________________________
· ______________________________________________________________________________
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Equipo de Trabajo:
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Alcance: Evaluar la conducta ética de _______________________
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Auditor Líder: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXFecha de Inicio XX - XX- XXXFecha de Finalización XX- XX-XXXX Herramientas de Apoyo:
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Metodología: Por favor cada una de las actividades y/o pruebas a desarrollar, debe documentar las excepciones encontradas así como plantear oportunidades de mejora en los casos que corresponda. Para todos los casos, se deberá adjuntar la documentación soporte.
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Programa de Trabajo
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NoObjetivoInformación a Solicitar Actividad a DesarrollarEstadoFecha de Seguimiento
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AbiertaCerrada
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1.Conocer las políticas y procedimientos asociados con la conducta ética de los colaboradoresPolíticas y ProcedimientosConfirmar la existencia de políticas y procedimientos que regulen el proceso, así como realizar la correspondiente lectura y entendimiento de los mismos.
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2.Realizar entrevistas con los funcionarios de ______________ para el entendimiento de los procedimientos asociados con la conducta ética.Programar ReunionesUna vez realizado el entendimiento del proceso, de acuerdo a la documentación de la organización, preparar el cuestionario de preguntas a desarrollar durante la entrevista con el dueño del proceso y/o los funcionarios clave que participan en los procedimientos asociados a la conducta ética. Preguntar por eventos de fraude e incumplimientos éticos en los últimos _______ meses.
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3.Plasmar el entendimiento del procesoActas de ReunionesPlasmar el entendimiento del proceso, así como elaborar la matriz de riesgos y controles.
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4.Realizar la revisión del entendimiento con ________________, complementando los temas que no hayan sido revisados, así como proyectar las pruebas a realizar.Diagrama y/o narrativa de entendimiento y Matriz de RiesgosRealizar el taller de revisión del entendimiento con ____________________,
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5.Existencia del Comité de ÉticaActas de ReunionesVerifique si la organización cuenta con un Comité de Ética constituido formalmente, así como validar los siguientes aspectos:
a. Sus miembros son reconocidos en la organización por su transparencia y honestidad en la toma de decisiones ( este punto debe ser verificado por medio de la encuesta XXXX)
b. Cuenta con un cronograma de reuniones a lo largo del año.
c. Documenta por medio de acta y/o documento similar el desarrollo de sus reuniones (Solicite las últimas ______ actas).
d. Tiene asignado en el Código de Ética tomar las decisiones y/o sanciones a tomar frente a las conductas y comportamientos que atentan contra la ética de la organización.
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6.Verificar la definición de un plan de ética para la organizaciónPlan de ética y actas de aprobaciónI. Verifique si la organización cuenta con un Plan de Ética definido para el período _____________________ , así como si el mismo se encuentra aprobado por ____________ y formalizado.

II. Verifique si se ha solicitado la evaluación o el acompañamiento de especialistas externos sobre el Plan de Ética de la organización.
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7.Validar la gestión del riesgo de cumplimiento ético y de fraude.Evaluación de RiesgosVerificar si la organización ha considerado dentro de su sistema de gestión de riesgos, el riesgo de cumplimiento ético y de fraude, implementando los controles y acciones para su mitigación.

Igualmente, verificar si se ha designado un área especializada en la investigación de los fraudes.
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8.Verificar la existencia y divulgación del Código de ÉticaCódigo de Ética

Solicitar al área de ___________________ el Código de Ética y evaluar los siguientes aspectos:

a. El Código se encuentra publicado y es de libre acceso a todos los colaboradores (intranet y/o copias impresas), partiendo de su plan de comunicación y socialización.
b. El Código hace referencia a las políticas asociadas para su cumplimiento, así como describe las conductas que no son tolerables o que deben ser denunciadas, de manera explícita.
c. Para una muestra de colaboradores de todos los niveles, se pudo evidenciar que han suscrito con corte a _________________ la declaración de entendimiento y aceptación de cumplimiento del Código de Ética.

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9.Ejecución del plan de formación en éticaPlan de ética, presupuesto ejecutado y evidencia de las jornadas de formación en ética.Solicite al área de ______________________ el presupuesto ejecutado del plan de formación en ética y evalúe los siguientes aspectos:

a. Porcentaje de ejecución del presupuesto asignado al plan de formación en ética con corte a ______________.
b. Cumplimiento del cronograma de capacitaciones, para lo cual solicite el registro de las capacitaciones y la evidencia de la participación de los asistentes, validando que se ha cubierto el número de asistentes proyectados y de capacitaciones.
c. Promedio de recursos asignados para la capacitación por colaborador.
d. Las capacitaciones han incluido la divulgación de las acciones disciplinarias a seguir ante acciones que atenten contra la ética de la organización o violen su Código de Ética.
e. Los colaboradores vinculados en los últimos ____________ meses han recibido un plan de formación especial en la ética de la organización.
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10.Vinculación de colaboradores que se identifican con los principios y valores de la organización.Pruebas con orientación ética.Para los colaboradores vinculados en los últimos ___________ meses, solicitar sus expedientes y verificar lo siguiente:

a. Resultados de las pruebas de ____________, ______________ orientadas a confirmar su identificación en principios y valores con la organización.
b. Confirmación de referencias.
c. Pruebas de ____________________________
d.__________________________________________________________________
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11.Cumplimiento de los Incentivos éticos establecidosPremios y/o reconocimientos.Verificar con el área de ______________________, la lista de colaboradores que en los últimos ___________ meses han sido reconocidos por ser un ejemplo de los principios y valores de la organización y valide:

a. Resultados de la evaluación aplicada a cada colaborador.
b. Beneficio otorgado (promoción y/o beneficio económico).
c. ______________________________________________________
d. ______________________________________________________
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12.Relacionamiento con los proveedores y clientesComunicados y Manifestaciones de proveedores y clientes.Solicite al área de _____________________________ el plan de comunicaciones establecidos con los proveedores y clientes para divulgar el sistema de ética de la organización, y verifique lo siguiente:

a. Cumplimiento de las comunicaciones y su contenido de acuerdo con el plan de ética definido según sea proveedores o cliente.
b. Reconocimiento formal tanto de los proveedores como de los clientes sobre las obligaciones éticas a cumplir para la realización de negocios. Para el desarrollo del punto, debe seleccionar una muestra de clientes y proveedores según __________________, y solicitar la manifestación sobre dicho reconocimiento suscrita antes de ________________________ por el representante legal del proveedor o del cliente.


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13.Funcionamiento del sistema de denunciasRegistros y planes de acción implementados con el sistema de denunciasVerificar si la organización cuenta con un canal de denuncias y realice lo siguiente:

a. Verificar la disponibilidad del canal las 24 horas del día los 7 días de la semana.
b. Validar el conocimiento de los colaboradores, clientes y proveedores, por medio de la encuesta XXXX, sobre dichos canales de denuncia.
c. Evaluar el cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades del operador del canal de denuncias, verificando _________________________.
d. Validar el cumplimiento de la frecuencia con la cual el administrador de los canales de denuncia debe entregar los reportes al Comité de Ética.
e. De acuerdo al número de denuncias reportadas, validar las investigaciones realizadas y las conclusiones de cada caso, así como los planes de acción implementados para corregir los casos denunciados.
f. Verifique el procedimiento a seguir cuando se debe llevar la denuncia a las autoridades locales.
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14.Conocimiento del ambiente ético de la organizaciónResultados de las encuestas o evaluaciones Solicitar a _________________________________ los resultados de las encuestas aplicadas tanto con los colaboradores como con los clientes y proveedores en los últimos __________ meses sobre el conocimiento y ambiente ético de la organización y verificar lo siguiente:

a. Cumplimiento en la periodicidad de las encuestas y/o evaluaciones realizadas.
b. Acciones correctivas implementadas por __________________, como resultado de las encuestas y/o evaluaciones.
c. Revisión y actualización de las políticas y procedimientos que podrían estar afectados con dichos resultados.
d. Acciones correctivas implementadas frente a los resultados de las encuestas.
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15.Conocimiento del sistema de ética de la organización por parte de los colaboradoresEncuesta Defina la muestra de colaboradores a los cuales les debe aplicar la encuesta sobre conocimiento ético. Asegúrese de vincular a colaboradores de todos los niveles y parta de la segmentación definida por ________________________.
En la encuesta incluya preguntas tales como:
a. Reconocimiento por su conducta de los miembros del comité como de los superiores del área.
b. Se reconoce el comportamiento ético de la Alta Gerencia.
c. Acciones que reconoce no son aceptables en la organización.
d. Línea y correo para realizar denuncias.
e. Contenido de la Política anti fraude
f. Describa una situación XXXXXX y pregunte si sabe cómo actuar frente a dicho caso.
g. Conocimiento del actuar de los colaboradores que han recibido el reconocimiento de su promoción y/o beneficios económicos por demostrar los valores de la organización.
h. Se conocen las acciones disciplinarias tomadas frente a los colaboradores que han violado el código de ética.
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16.Presentar los resultadosInforme DetalladoPreparar la presentación ejecutiva con los resultados y validar tanto el informe detallado como dicha presentación con ______________________ de Auditoría Interna.
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* El número de pruebas y el objetivo de las mismas pueden variar, según los resultados del entendimiento y por tanto de la matriz de riesgos y controles, en cada organización.
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