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BSC - BALANCED SCORECARD - SISTEMA DE GESTÃO DE METAS E DESEMPENHO
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OBJETIVOS
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O BSC é uma metodologia que tem por objetivo definir metas que levem ao alcance de resultados conforme os objetivos estratégicos do negócio/empresa.
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As METAS devem, portanto, estarem alinhadas a esses objetivos estratégicos.
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O BSC serve na construção de cultura de alto desempenho na organização, por meio do crescimento contínuo, promovendo desenvolvimento tanto no nível de equipe como individual.
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Auxilia no alinhamento de todas as ações da organização, evitando que equipes ou indivíduos percam tempo executando tarefas que nada tem a ver com os objetivos da empresa.
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Para a elaboração e acompanhamento do BSC basta um simples arquivo de planilha eletrônica como o modelo que aqui é apresentado, cujas abas terão os elementos abaixo.
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ELEMENTOS DO BSC
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VALORES E PRINCÍPIOS: para que as atividades sejam executadas em perfeita harmonia é necessário que se estabelecem previamente os VALORES E PRINCÍPIOS NO NÍVEL DA ORGANIZAÇÃO. A ORGANIZAÇÃO deverá atribuir um peso percentual para este critério, que somado às METAS E AÇÕES totalizarão 100%
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As METAS e AÇÕES serão regidas por esses valores. O observância desses também será alvo de avaliação final. Assim como o item anterior deverá ser atribuído um peso para este critério que somado a VALORES E PRINCÍPIOS totalizarão 100%
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TABELA DE CLASSIFICAÇÃO: com base nessa tabela serão atribuídas as pontuações finais aos avaliados, responsáveis pela execução do BSC.
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PLANO DE AÇÕES: planilha com as METAS, AÇÕES, RESPONSÁVEIS E CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO
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PLANILHA DE RESULTADOS: com as METAS, PESOS, AÇÕES, RESULTADOS FINAIS ALCANÇADOS e CLASSIFICAÇÃO
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AVALIAÇÃO FINAL: planilha de RESULTADO FINAL com a soma das pontuações atribuídas para cada META e VALORES observados
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ETAPAS DO PROCESSO
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FASE DE ELABORAÇÃO
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De acordo com o MAPA ESTRATÉGICO serão definidas as METAS a serem alcançadas, proporcionando assim os RESULTADOS desejados.
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O BSC dever ser construído em cascata, obedecendo o organograma da empresa, de maneira alinhada.
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Deve-se criar as METAS no conceito S.M.A.R.T, levando-se em consideração as atribuições e responsabilidades da área.
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A elaboração do BSC pode ser em conjunto com a chefia imediata ou pela área que será responsável pelas METAS e AÇÕES, sendo em seguida apresentada e avalizada por esta chefia imediata.
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Concluído o documento de planejamento do BSC, este deve ser guardado de forma inalterada, ficando uma cópia para o gestor/avaliador e outra para o responsável pela execução das ações.
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Aqui vamos considerar o exercício fiscal brasileiro (de janeiro a dezembro). Portanto, o ideal é que o BSC seja elaborado e definido no mês de outubro, possibilitando desta maneira subsídios, em especial
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do ponto de vista Financeiro, uma vez que já serão visíveis os resultados médios obtidos dos nove meses anteriores em relação a receitas e despesas, e já se terão informações sobre previsões econômicas
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para o ano seguinte. É importante que o ano comece com as METAS e AÇÔES já estabelecidas para que o início de sua execução seja imediato com o início do exercício.
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Deverão ser definidas datas para apresentação de relatórios de acompanhamento do andamento das METAS e AÇÕES. O recomendável é ao final de cada trimestre.
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FASE DE EXECUÇÃO E ACOMPANHAMENTO
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O acompanhamento "pari passu" deve ser feito, evitando que ocorram desalinhamentos de expectativas ou contratempos que comprometam o alcance dos objetivos dentro do prazo previsto.
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O cronograma do BSC deve ser mantido atualizado com relação ao "status" de cada ação.
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Caso se note que determinada ação está em risco de não conclusão dentro do prazo, deverão ser tomadas ações negociadas para minimizar o risco, ou renegociar os prazos.
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A responsabilidade para que as METAS e AÇÕES sejam alcançadas conforme o planejado é do compartilhada entre AVALIADOR E AVALIADO
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Nas datas pré-definidas deverão ser apresentados os relatórios de andamento das METAS e AÇÕES e seus resultados parciais. Cópias desses relatórios deverão ser mantidas junto com o original do BSC
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FASE DE AVALIAÇÃO FINAL
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Após o fechamento o exercício será apresentado o relatório final com todos os resultados alcançados ou não e suas justificativas, se for o caso
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O AVALIADOR fará a avaliação final dos resultados pontuando conforme tabela de classificação.
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Feita a AVALIAÇÃO, esta deverá ser apresentada ao AVALIADO, em reunião individual, onde os pontos serão repassados de maneira assertiva e oferecendo possibilidade de contra argumentação e, se for
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o caso, sendo convencido pelo AVALIADO em suas argumentações, o AVALIADOR poderá e deverá efetuar as devidas alterações na AVALIAÇÃO FINAL.
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O SISTEMA DE GESTÃO DE METAS E DESEMPENHO em princípio, não visa punir, mas desenvolver a CULTURA DE MELHORIA CONTÍNUA, favorecendo tanto organização, quanto indíviduos.
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OBSERVAÇÕES
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Note que o BSC é uma ferramenta a ser utilizada de FORMA CONTÍNUA, ano a ano, sempre visando o crescimento dos resultados e também o desenvolvimento profissional de equipe e colaboradores.
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Para a boa implementação do BSC é necessário que haja um processo de CONSCIENTIZAÇÃO e METAS NECOCIADAS, promovendo a CULTURA DE MELHORIA CONTÍNUA entre os
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colaboradores e que estes enxerguem o BSC como uma ferramenta que serve para os auxiliar em suas ações:
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— alinhando expectativas;
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— evitando atividades fora do propósito da organização;
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— identificando deficiências de recursos materiais;
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— identificando necessidades de treinamento e desenvolvimento profissional;
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— promovendo a motivação dos colaboradores que serão orientados por objetivos claros;
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— promovendo a avaliação compartilhada (AVALIADOR E AVALIADO) permitindo que haja um processo de autodesenvolvimento por meio do diálogo reflexivo sobre os resultados alcançados;
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— oferecendo subsídios para processos de promoção de cargos e premiação de colaboradores e equipes;
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— promovendo melhoria nos processos internos de produção e execução de serviços, inclusive em questões de segurança e saúde ocupacional;
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— promovendo melhoria na oferta de produtos e serviços aos clientes;
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— entre outros tantos benefícios para toda a organização e seus colaboradores.
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Portanto o BSC não é uma ferramenta de controle, mas de DESENVOLVIMENTO, que deve ser utilizado por todas as empresas, independente de seu porte ou tamanho de sua equipe.
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Os gestores que serão responsáveis pela implementação do BSC devem ser preparados e conscientizados de seus papéis neste processo.
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