| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | W | X | Y | Z | AA | AB | AC | AD | AE | AF | AG | AH | AI | AJ | AK | AL | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
7 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
585 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
586 | Tipo Modalidad | Tipo Modalidad | 53 | M-3: PLAN DE MEJORAMIENTO | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
587 | Formulario | Formulario | 400 | F14.1: PLANES DE MEJORAMIENTO - EMPRESA CAUCANA DE SERVICIOS PUBLICOS- EMCASERVICIOS | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
588 | Moneda Informe | Moneda Informe | 1 | Vigencia 2015 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
589 | Entidad | Entidad | 237 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
590 | Fecha | Fecha | 27/6/2016 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
591 | Periodicidad | Periodicidad | 0 | OCASIONAL | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
592 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
593 | [1] | 0 PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
594 | 4 | 8 | 12 | 16 | 20 | 24 | 28 | 31 | 1900-01-31 | 1900-02-04 | 40 | 44 | 48 | |||||||||||||||||||||||||
595 | MODALIDAD DE REGISTRO | CÓDIGO HALLAZGO | DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO | CAUSA DEL HALLAZGO | ACCIÓN DE MEJORA | ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN | ACTIVIDADES / UNIDAD DE MEDIDA | ACTIVIDADES / CANTIDADES UNIDAD DE MEDIDA | ACTIVIDADES / FECHA DE INICIO | ACTIVIDADES / FECHA DE TERMINACIÓN | ACTIVIDADES / PLAZO EN SEMANAS | ACTIVIDADES / AVANCE FÍSICO DE EJECUCIÓN | OBSERVACIONES | |||||||||||||||||||||||||
596 | 1 | FILA_1 | 1 | FILA_1 | 1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO | H001 | De acuerdo con los 143 proyectos establecidos en el Plan de Desarrollo del Departamento del Cauca 2012-2015 y los proyectos del plan indicativo de EMCASERVICIOS se tiene que 58 tienen un cumplimiento total, 31 proyectos tienen una ejecución parcial, entre los que se encuentran obras y/o servicios que no se han terminado o que se han terminado pero no se han entregado, entre otros aspectos y 54 proyectos que se encuentran por debajo del 50% en su ejecución o que efectivamente no se han ejecutado recursos. | debido a que no se distribuyeron adecuadamente los recursos y no efectuar efectivamente la supervisión de los mismos, lo cual afecta el cumplimiento de las metas y la asignación eficiente de los insumos. | Ejecución del Plan de Infraestructura con medición trimestral del avance obtenido | Implementar el sistema de Gestión de calidad | unidad | 1 | 2017-01-01 | 2017-12-31 | 48 | 99% | De los proyectos asiganados del plan de desarrollo 2012- 2015, se ha realizado el seguimiento correspondiente, observando que se han han terminado y liquidado, a excepción de 2 proyectos que se encuentran en reformulacion; los cuales son: "CONSTRUCCION DE OBRAS DE OPTIMIZACION DEL PLAN MAESTRO DE ALCANTARILLADO SANITARIO CABECERA MUNICIPAL DE BALBOA-CAUCA" y la"CONSTRUCCION DEL SISTEMA DE ALCANTARILLADO SANITARIO Y PTAR MUNICIPIO DE LA VEGA-CAUCA". Estos proyectos se estan ajustando por parte del equipo tecnico de Emcaservicos y se proyecta tenerlos viabilizados para el mes de enero de 2019 | ok junio | ||||||||||||||||||||
598 | 2 | FILA_2 | 1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO | H001 | Del total de 65 proyectos a cargo de EMCASERVICIOS que se encuentran registrados en el Plan de Desarrollo Departamental del Cauca 2010 - 2015, se encuentran 34 proyectos que no se han cumplido con disposición y ejecución de recursos equivalentes al 54% del total, 18 proyectos cuentan con recursos pero no han sido terminados, con el 29% y en 13 proyectos (17%) han ejecutado los recursos disponibles. | debido a que no se distribuyeron adecuadamente los recursos y no efectuar efectivamente la supervisión de los mismos, lo cual afecta el cumplimiento de las metas y la asignación eficiente de los insumos. Connotación Administrativa | Mejorar los procesos de control en la ejecucion de proyectos y ajustar con nuevas estrategias el Plan de operación de la Sub gerencia técnica. | Modificación del Manual Funciones dando responsabilidades específicas al personal de planta en materia de supervisión y socializarlo en jornada de inducción y re inducción | unidad | 1 | 2016-09-17 | 2016-12-31 | 15 | 99% | 1) Mediante Resolucipon No. 074 (28 DE OCTUBRE DE 2016), Por la cual se establece el Manual de Funciones, Requisitos y Competencias Laborables para los empleos de la Planta de Personal de la Empresa Caucana de Servicios Públicos – EMCASERVICIOS S.A. E.S.P. se establecio funciones especiales para control a los profesionales universitarios de planta que realizan la labor de supervision. | ok junio | ||||||||||||||||||||||
599 | 3 | FILA_3 | 1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO | H001 | Del total de 65 proyectos a cargo de EMCASERVICIOS que se encuentran registrados en el Plan de Desarrollo Departamental del Cauca 2010 - 2015, se encuentran 34 proyectos que no se han cumplido con disposición y ejecución de recursos equivalentes al 54% del total, 18 proyectos cuentan con recursos pero no han sido terminados, con el 29% y en 13 proyectos (17%) han ejecutado los recursos disponibles. | Debido a que no se distribuyeron adecuadamente los recursos y no efectuar efectivamente la supervisión de los mismos, lo cual afecta el cumplimiento de las metas y la asignación eficiente de los insumos. Connotación Administrativa | Mejorar, ajustar e innovar en estrategias para ejecución del Plan de operatividad de la subgerencia técnica. | Mejorar, ajustar e innovar en estrategias para ejecución del Plan de operatividad de la subgerencia técnica. | unidad | 1 | 2016-12-01 | 2017-01-31 | 8 | 99% | 1) A través de la Oficina Juridica se ha realizado reinduccion a supervisores para mejorar los controles. 2) Se tiene proyectado de conformidad con lo contemplado en el Modelo Integrado de Planeacion y Gestion actualizar varios documentos entre ellos el Manual de Funciones. 3) A través del Comité Interistitucional que actualmente funciona en la empresa, se realiza control y seguimiento tanto a los compromisos del Plan de Desarrollo como a los proyectos y se clasifican en proyectos proyectadas, proyectos viabilizadas, contratados, en ejecusion y suspendidas. 4) Solo quedan 2 proyectos de las vigencias anteriores de lo enunciado que se encuentra en reformulacion. | ok junio | ||||||||||||||||||||||
600 | 4 | FILA_4 | 1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO | H001 | Del total de 65 proyectos a cargo de EMCASERVICIOS que se encuentran registrados en el Plan de Desarrollo Departamental del Cauca 2010 - 2015, se encuentran 34 proyectos que no se han cumplido con disposición y ejecución de recursos equivalentes al 54% del total, 18 proyectos cuentan con recursos pero no han sido terminados, con el 29% y en 13 proyectos (17%) han ejecutado los recursos disponibles. | debido a que no se distribuyeron adecuadamente los recursos y no efectuar efectivamente la supervisión de los mismos, lo cual afecta el cumplimiento de las metas y la asignación eficiente de los insumos. Connotación Administrativa | Mejorar los procesos de control en la ejecucion de proyectos y ajustar con nuevas estrategias el Plan de operación de la Sub gerencia técnica. | Realizar contratación de prestación de servicios profesionales de apoyo a la gestión, especificando productos para el cumplimiento de metas y objetivos contemplados en los Planes | porcentaje de contratos con productos | 100% | 2017-01-01 | 2017-12-31 | 48 | 100% | 1) De cofonformidad con el ultimo informe de Austeridad en el Gsto Publico y como una politica para mejorar la productividad en la Subgerencia Técnica el No de contratos del tercer trimestre de 2017 comparado con el tercer trimestre de 2018, paso de 7 a 16 contratos de prestacion de servicios profesionales. 2) Los contratos de prestacion de servicios se ajustaron, especificando productos entregables. (Evidencia los contratos). | ok junio | ||||||||||||||||||||||
601 | 2 | FILA_2 | 5 | FILA_5 | 1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO | H001 | Del total de 65 proyectos a cargo de EMCASERVICIOS que se encuentran registrados en el Plan de Desarrollo Departamental del Cauca 2010 - 2015, se encuentran 34 proyectos que no se han cumplido con disposición y ejecución de recursos equivalentes al 54% del total, 18 proyectos cuentan con recursos pero no han sido terminados, con el 29% y en 13 proyectos (17%) han ejecutado los recursos disponibles. | debido a que no se distribuyeron adecuadamente los recursos y no efectuar efectivamente la supervisión de los mismos, lo cual afecta el cumplimiento de las metas y la asignación eficiente de los insumos. Connotación Administrativa | Mejorar los procesos de control en la ejecucion de proyectos y ajustar con nuevas estrategias el Plan de operación de la Sub gerencia técnica. | Ajuste al manual de interventoria de acuerdo con las actividades, procesos y procedimientos y misión de la entidad, cumpliendo con su función de Gestor del PDA. | unidad | 1 | 2016-12-31 | 2017-01-31 | 8 | 80% | 1) Por parte de la Oficina Juridica y el Abogado externo , se informo que el Manual de Contratación y el Manual de supervision e interventoria, se encuentran de acuerdo a la normatividad vigente; sin embargo con la implementación del Modelo Integrado de Planeacion y Gestion MIPG. todos los procedimientos, caracterizaciones y manuales se proyecta su actualización para adecuarlos a las nuevas politicas de Gestion y Desempeño, proceso que se inicio en el segundo semestre de 2018, ajustando la planeacion estrategica como parte inicial del porceso. 2) El Manual de Supervision e interventoria se aprueba mediante Resolucion No. 175 del 27 de agosto de 2014 y esta acorde a los articulos 209 y 269 de la Constitucion politica de Colombia, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1510 de 2013 y 1474 de 2011. 3) El Manual de Contratación se firma el 9 de julio de 2015 el cual se encuentra de conformidad con la ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto 019 de 2012, Decreto 1082 de 2015 y Manual Operativo del PDA- PDAP. 4) Los controles se han mejorado en el sentido se hacer seguimientos y autocontroles en la Subgerencia Tecnica y los seguimientos que se realizan actuamente en el Comité Interistitucional de Gestion y Desempeño. | ok junio | ||||||||||||||||||||
602 | 14 | FILA_14 | 26 | FILA_26 | 1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO | H007 | EMCASERVICIOS SA ESP suscribió en el año 2010 los contratos de consultoría que se relacionan en la tabla denominada “Contratos de consultoría sin finalizar” por un plazo inicial de tres meses, ampliado en treinta y sesenta días posteriormente. Sin embargo, presentaron suspensiones que conllevan a que estos contratos en un término de cinco años todavía no se terminen o liquiden y a la fecha de la presente auditoría se encuentren suspendidos. Los diseños elaborados por los contratistas no han sido aprobados por la ventanilla única del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio (ver cuadro) Deficiencias en la etapa de planeación de los contratos -no hay evidencia de la realización de una etapa de prefactibilidad de los proyectos en el cual se tramiten permisos de servidumbre, legalización de predios, concesión de aguas y permisos de vertimientos- y la falta de gestión por parte de EMCASERVICIOS SA ESP en la exigencia del cumplimiento de las obligaciones del contratista y de los municipios beneficiados, falta de cooperación interinstitucional; conlleva a que la población beneficiaria de los proyectos siga en riesgo de salubridad por falta de agua potable o por carecer de un sistema de alcantarillado en óptimas condiciones, el impacto ambiental negativo que ocasiona el vertimiento de aguas residuales sin tratamiento alguno, desactualización de los diseños, posibles demandas por parte de los contratistas por incumplimiento contractual, riesgo de los recursos invertidos al ejecutar diseños en predios que no son propiedad de la entidad territorial ni de la empresa de servicios públicos y riesgo en las pólizas que amparan buen manejo de anticipo y cumplimiento del contrato | En la mayoria de los casos, los diseños realizados en todos sus componentes pero carecne de escritura del lote donde se proyectó la construcción de la planta de tratamiento de agua potable, no cuentan con el permiso de concesión de aguas por parte de la Corporación Autónoma Regional del Cauca, carecen de estudios de suelos y diligenciamiento de las fichas MGA...entre otros | manejo especial para contratos de Consultoría 2010 | Plan de liquidación de consultorías, ajuste y actualización de diseños factibles de vibilización para presentar al mecanismo Reional de viabilización. Ejecución del Plan ambiental acordado con la CRC. | porcentaje de contratos liquidados,de estudios y diseños actualizados, de proyectos viabilizados y porcentaje de acciones ejecutadas del plan ambiental | 100% | 2016-01-01 | 2017-12-31 | 96 | 100% | La Subgerencia tecnica junto con su grupo de apoyo adelantaron las labores necesarias para terminar estas consultorias, hasta la fecha se han liquidado 60 contratos de consultoria de lo 75 celebrados durante la vigencia 2010-2015. (EVIDENCIA INFORMES DE TECNICA Y JURIDICA). Los 15 contratos de consultoria restantes se encuentran en estudio en la Oficina Juridica, faltando pequeños ajustes de caracter tecnico, para decisiones finales. Concluyendo que ya se tomaron las decisiones necesarias respecto a los 75 casos. | ok junio | ||||||||||||||||||||
605 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
606 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
607 | Tipo Modalidad | 53 | M-3: PLAN DE MEJORAMIENTO-SGP-AUDITORIA 036-2018 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
608 | Formulario | 401 | F14.2: PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTES TERRITORIALES | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
609 | Moneda Informe | 1 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
610 | Entidad | 4047 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
611 | Fecha | 2015/12/31 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
612 | Periodicidad | 6 | SEMESTRAL | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
613 | [1] | 0 SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES - SGP-SALUD | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
614 | 2 | 3 | 4 | 8 | 12 | 16 | 20 | 24 | 28 | 31 | 34 | 36 | 40 | 48 | ||||||||||||||||||||||||
615 | FORMULARIO CON INFORMACIÓN | JUSTIFICACIÓN | MODALIDAD DE REGISTRO | CÓDIGO HALLAZGO | DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO | CAUSA DEL HALLAZGO | ACCIÓN DE MEJORA | ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN | ACTIVIDADES / UNIDAD DE MEDIDA | ACTIVIDADES / CANTIDADES UNIDAD DE MEDIDA | ACTIVIDADES / FECHA DE INICIO | ACTIVIDADES / FECHA DE TERMINACIÓN | ACTIVIDADES / PLAZO EN SEMANAS | ACTIVIDADES / AVANCE FÍSICO DE EJECUCIÓN | OBSERVACIONES | |||||||||||||||||||||||
665 | H13 | Durante la vigencia 2017, EMCASERVICIOS S.A. – ESP, presentó una ejecución física del 76% y una ejecución financiera del 35%. Los componentes Infraestructura, Ambiental y Gestión del Riesgo Sectorial, son los que presentaron la más baja ejecución, en el componente de infraestructura, proyectos regionales y recuperación de PTAR, aunque se asignaron los recursos, no se presentó ejecución, debido a inadecuada planeación y debilidades en la supervisión y control, lo que denota que la entidad no fue efectiva en su gestión y en la ejecución de sus recursos. | RECUPERACION PEPTAR Diferencia en el criterio por parte de los evaluadores de la ventanilla regional al criterio de los formuladores de proyectos, lo que ha retrasado la viabilización y posterior contratación. | Fortalecer el equipo de profesionales encargados de formular los proyectos de Emcaservicios, teniendo en cuenta competencias laborales. | a) Incluir dentro del plan de capacitacion, formación en el area tecnica. b) Exigir en los estudios previos, las competencias laborales necesarias. c) Realizar las gestiones para vincular a socios estrategicos para capacitaciones especificas en el area tecnica. | Unidad | a)No capacitaciones b)Estudios previos elaborados/estudios previos requeridos. c) Solicitudes realizadas | 1/8/2018 | 1/8/2019 | 48 | 100% | 1) La Oficina Juridica realizo capacitación a los supervisores el dia 5 de junio de 2018 y el tema tratado entre otros fue "Asesoria juridica para liquidacion de procesos de contratación. 2) En los contratos de Prestacion de Servicios profesionales, en los estudios previos se especifican las competencias laborales necesarias. 3) Se realizo solicitudes a las Universidades para apoyo pero no se ha tenido respuesta positiva. 4) Los controles se han mejorado en el sentido se hacer seguimientos y autocontroles por parte de la Subgerencia Tecnica y los seguimientos que se realizan actuamente en el Comité Interistitucional de Gestion y Desempeño. 5) Se ha mejorado la planeacion para evitar la baja ejecucion, ademas se ha dispuesto de personal capacitado para apoyar dichas funciones, asi como tambien se esta agilizando los procesos de contratacion y los procesos de viabilizacion; que hasta la fecha se llevan 42 proyectos viabilizados en Ventanilla Regional desde el año 2016. | ||||||||||||||||||||||||||
666 | H14 | Cuadro N° 15 Actividades Convenio No. 182 de 2017 No. ACTIVIDADES CANT. VALOR 1 Tablas de retención documental, sensibilización y capacitación 15 $ 30.000.000 2 Organización de archivos (metros lineales) a todo costo (Incluye materia prima) 50 (m) 62.818.788 Subtotal $ 92.818.788 I.V.A. 19% $17.635.570 TOTAL $110.454.358 Fuente: Ejecución del contrato 182 de 2017. El día 29 de diciembre de 2017, las tablas de retención Documental, fueron entregadas y enviadas a la Secretaría Técnica del Consejo Territorial de Archivos de la Gobernación del Cauca, para su convalidación y posterior aprobación; sin embargo, dicha Secretaría Técnica, mediante oficio No. AGDS-11617 del 1 de enero de 218, manifiesta que los documentos enviados con las Tablas de Retención Documental - TRD, no cumplen con los parámetros establecidos en la Resolución No. 128 del 2010; por lo tanto, no es posible su convalidación. Con base en la visita técnica realizada el día 13 de abril del 2018, la Líder de Gestión Documental del SENA Regional Cauca emite un concepto técnico en el cual manifiesta: “De lo intervenido faltan procesos técnicos de archivo, como es la foliación y rotulación de carpetas y cajas; tampoco se evidencio el formato único de inventario documental, ni los índices, no tuvieron la unidad del expediente que deben estar constituidos por todos los documentos relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite”. “La organización documental es un proceso de la gestión documental que hace referencia al conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos, como parte integral de los procesos archivísticos”. De acuerdo con el concepto emitido por la Líder de Gestión Documental del SENA, Regional Cauca, lo manifestado por la Secretaría Técnica del Consejo Territorial de Archivos de la Gobernación del Cauca y lo expresado por la supervisora del Contrato donde certifica, únicamente, que se intervinieron 30 metros lineales de archivo, a los cuales se les realizó los procesos de clasificación y ordenación y de esos 30 metros lineales, a 10 metros se les realizó descripción documental. En consecuencia, INNOVAR Documental - Empresa de la Comunicación Gráfica, Archivos y Tics, no cumplió con el objeto contractual, situación que obedece a deficiencias de control interno y en la supervisión del Convenio, lo que generó un detrimento fiscal por $88.363.486, que corresponde a lo pagado hasta la fecha de auditoría. Hallazgo con connotación fiscal. | Deficiencias en la planeacion | Revisar actividades que se cumplieron para tener presente cuando se realice la liquidación del Convenio Interadministrativo 182 de 2017. | Análisis detallado de actividades cumplidas. Solicitud concepto al Archivo General de la Nación. | Documento de solicitud de concepto. | 1/8/2018 | 1/8/2019 | 48 | 100% | 1) Se revisaron las actividades del Convenio y se tiene proyectada la liquidación teniendo en cuenta los compromisos, se esta a la espera de la aprobacion de las tablas de Retención Documental, las cuales estan en el Consejo Departamental de Archivo. 2) Mediante Oficio SUBAM-31 del 7 de noviembre de 2018, se envio solicitud al Archivo General de la Nacion, para que se realice visita tecnica, de la cual no se tiene respuesta, documento necesario para tener en cuenta en la liquidación. | Ok | ||||||||||||||||||||||||||
667 | H14 | Cuadro N° 15 Actividades Convenio No. 182 de 2017 No. ACTIVIDADES CANT. VALOR 1 Tablas de retención documental, sensibilización y capacitación 15 $ 30.000.000 2 Organización de archivos (metros lineales) a todo costo (Incluye materia prima) 50 (m) 62.818.788 Subtotal $ 92.818.788 I.V.A. 19% $17.635.570 TOTAL $110.454.358 Fuente: Ejecución del contrato 182 de 2017. El día 29 de diciembre de 2017, las tablas de retención Documental, fueron entregadas y enviadas a la Secretaría Técnica del Consejo Territorial de Archivos de la Gobernación del Cauca, para su convalidación y posterior aprobación; sin embargo, dicha Secretaría Técnica, mediante oficio No. AGDS-11617 del 1 de enero de 218, manifiesta que los documentos enviados con las Tablas de Retención Documental - TRD, no cumplen con los parámetros establecidos en la Resolución No. 128 del 2010; por lo tanto, no es posible su convalidación. Con base en la visita técnica realizada el día 13 de abril del 2018, la Líder de Gestión Documental del SENA Regional Cauca emite un concepto técnico en el cual manifiesta: “De lo intervenido faltan procesos técnicos de archivo, como es la foliación y rotulación de carpetas y cajas; tampoco se evidencio el formato único de inventario documental, ni los índices, no tuvieron la unidad del expediente que deben estar constituidos por todos los documentos relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite”. “La organización documental es un proceso de la gestión documental que hace referencia al conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos, como parte integral de los procesos archivísticos”. De acuerdo con el concepto emitido por la Líder de Gestión Documental del SENA, Regional Cauca, lo manifestado por la Secretaría Técnica del Consejo Territorial de Archivos de la Gobernación del Cauca y lo expresado por la supervisora del Contrato donde certifica, únicamente, que se intervinieron 30 metros lineales de archivo, a los cuales se les realizó los procesos de clasificación y ordenación y de esos 30 metros lineales, a 10 metros se les realizó descripción documental. En consecuencia, INNOVAR Documental - Empresa de la Comunicación Gráfica, Archivos y Tics, no cumplió con el objeto contractual, situación que obedece a deficiencias de control interno y en la supervisión del Convenio, lo que generó un detrimento fiscal por $88.363.486, que corresponde a lo pagado hasta la fecha de auditoría. Hallazgo con connotación fiscal. | Deficiencias en la planeacion | Realizar el proceso de convalidación de las TRD ante el Consejo Departamental de Archivo. | Ajustes a TRD ante el Consejo Departamental de Archivo. | Ajustes | # de ajustes realziados | 1/8/2018 | 1/8/2019 | 48 | 100% | Las Tablas de Retención Documental fueron objeto de ajuste, el dia 3 de diciembre de 2018 con radicado 2409 se enviaron los últimos ajustes. | ||||||||||||||||||||||||||
668 | h15 | Contratación de Profesionales Apoyo Gestión Jurídica. La Empresa Caucana de Servicios públicos - EMCASERVICIOS S.A. ESP, en la vigencia 2017, ejecutó cuatro (4) Contratos de Prestación de Servicios con la firma C&E – Abogados, cuyo objeto es "El Contratista se obliga para con EMCASERVICIOS. S.A. E.S.P. a prestar sus servicios profesionales apoyando la gestión jurídica de la entidad en, su componente de contratación estatal”, los cuales suman $69.665.000, que equivalen a unos honorarios mensuales de $7.140.000, cuyas obligaciones contractuales se desarrollan así: Cuadro N° 16. (Se indica que no se cumplieron algunas actividades pactada). Es pertinente anotar que sobre estas actividades no se efectuaron pagos; así mismo, durante el periodo que se ejecutó el Contrato No. 01 de 2017 (enero y febrero), en desarrollo del objeto, la firma contratista, únicamente, apoyó y proyectó siete (7) contratos de Prestación de Servicios, lo que denota que se contratan actividades de apoyo, sin la adecuada planeación y supervisión, similar situación se repite en la ejecución de los Contratos No. 012 y 232 del 2017, originando incertidumbre frente a efectividad en la ejecución de los recursos. | Deficiencias en la planeacion | Ajustar las obligaciones contractuales en contratos de apoyo a la gestion juridica | a). Redactar con mayor claridad las obligaciones contractuales con respecto a las necesidades de la oficina Asesora Juridica en materia de apoyo a la contratacion estatal. 2. En los contratos que se vayan a suscribir a partir del mes de septiembre de 2018 se realizaria este ajuste | a) Estudios previos y el contrato ajustado | 1 | 1/8/2018 | 1/8/2019 | 48 | 100% | Con relacion al contrato C&E-ABOGADOS, en el nuevo contrato No. 174-18 a partir de la clausula 6, se realizaron ajustes para subsanar el hallazdo determinado por el ente de control. | ||||||||||||||||||||||||||
669 | H16 | EMCASERVICIOS S.A. E.S.P. en la vigencia 2010 celebró los contratos N° 098 y N° 102 y la CRC determinó como humedal el sitio donde se construiría la PTAR, por lo que la obra está suspendida. | Deficiencias en la planeacion | Mejorar los procesos de Planeacion | liquidar el contrato | 1/1/1900 | liquidaciones | 1/8/2018 | 1/8/2019 | 48 | 50% | Se esta estructurando la reformulacion para dicho contrato y asi cumplir con el objeto y el alcance establecido; en el momento se estan realizando los ajustes requeridos mediante lista de chequeo emitda por el MVCT; como evidencia se anexa el radicado de la reformulacion en el MVCT del 24 de abril de 2018. | ||||||||||||||||||||||||||
670 | H16 | El Convenio No. 317 de 2017, firmado con el Municipio de El Patía, el 8 de noviembre de 2017, cuyo objeto es, “Aunar esfuerzos económicos, técnicos y administrativos para la construcción de obras de optimización del sistema de tratamiento de agua potable, acueducto regional Patía, Departamento del Cauca”, y con un plazo de ejecución de ocho (8) meses, que no se presenta ningún informe sobre el avance del Convenio, ni se han efectuado pagos. Lo anterior debido debilidades en el proceso de planeación e inadecuada supervisión y control, lo que genera incertidumbre frente a la ejecución y normal desarrollo de las obras, objeto del convenio. | No existe informe sobre el avance del convenio 317 de 2017 | Mejorar el proceso de planeacion, haciendo controles en la periodicidad de entrega de informes | a) Incluir en las minutas contractuales la periodicidad de la entrega de informes | Unidad | Minutas | 1/8/2018 | 1/8/2019 | 48 | 100% | La obra se contrato por parte del municipio de Patia, mediante contrato No. F1-F14-147 de 2018;actualmente se esta ejecutando la obra y se esta realizando el respectivo seguimiento por el supervisor y el contratista de apoyo, se estan allegando informes de avance semanales por parte del contratista de obra e interventoria, con el fin de alimentar la matriz semanal de obras en ejecucion. | ||||||||||||||||||||||||||
682 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
683 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
684 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
685 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
686 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
792 | EMPRESA CAUCANA DE SERVICIOS PUBLICOS "EMCASERVICIOS S.A. E.S.P." | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
793 | Periodo evaluado: vigencia 2017 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
794 | Auditoria Sistema General de Participaciones | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
795 | FORMULARIO CON INFORMACIÓN | JUSTIFICACIÓN | MODALIDAD DE REGISTRO | CÓDIGO HALLAZGO | DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO | CAUSA DEL HALLAZGO | ACCIÓN DE MEJORA | ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN | ACTIVIDADES / UNIDAD DE MEDIDA | ACTIVIDADES / CANTIDADES UNIDAD DE MEDIDA | ACTIVIDADES / FECHA DE INICIO | ACTIVIDADES / FECHA DE TERMINACIÓN | ACTIVIDADES / PLAZO EN SEMANAS | ACTIVIDADES / AVANCE FÍSICO DE EJECUCIÓN | OBSERVACIONES | |||||||||||||||||||||||
796 | H13 | Durante la vigencia 2017, EMCASERVICIOS S.A. – ESP, presentó una ejecución física del 76% y una ejecución financiera del 35%. Los componentes Infraestructura, Ambiental y Gestión del Riesgo Sectorial, son los que presentaron la más baja ejecución, en el componente de infraestructura, proyectos regionales y recuperación de PTAR, aunque se asignaron los recursos, no se presentó ejecución, debido a inadecuada planeación y debilidades en la supervisión y control, lo que denota que la entidad no fue efectiva en su gestión y en la ejecución de sus recursos. | 1.1 Proyectos Regionales. 1. El Municipio de sotara tenia que tramitar todos los permisos de paso para la línea de conducción logro dispendioso puesto que debe citar a cada uno de los propietarios de los predios intervenidos y mediante actuación administrativa legalizar dicho permiso labor que se realizo durante el año 2017 y concluyo en el ultimo trimestre del mismo año. Con relación a la viabilidad técnica Emcaservicios apoyo y atendió todas las observaciones realizadas por el comité evaluador y gestiono la aprobación de los recursos para que obtuviera el cierre financiero y lograra dicha viabilidad. 2. Con relación al proyecto regional Piendamo morales suarez, Emcaservicios atendió nueva solicitud de los acaldes con relación a incluir una mayor área a beneficiar de la población afro del Municipio de Morales, las cuales se amparan en su derecho constitucional de las minoría y etnias. 3. El regional bermejo presento inconvenientes de permiso de paso para la conducción y especialmente la no aceptación de una población minoritario que ejerció su derecho alargando los plazos de viabilidad del proyecto. | Mejorar el proceso de planeacion, haciendo controles en el alcanse de los proyectos y en los plazos establecidos, tanto para los estudios y diseños como para la ejecución de obra. | a) Establecer en los estudios previos la ejecución por etapas no superiores a 1 año . b) Mediante la metodologia de Ruta Cirtica, mejora los plazos de ejecución establecidos en los estudios previos y minutas contractuales. | Unidades | # Estudios previos elaborados | 1/8/2018 | 31/12/2018 | 100% | 1) A través del Comité Interistitucional que actualmente funciona en la empresa, se realiza control y seguimiento tanto a los compromisos del Plan de Desarrollo como a los proyectos y se clasifican en proyectos proyectadas, proyectos viabilizadas, contratados, en ejecusion y suspendidas. 2) Se ha mejorado la planeacion para evitar la baja ejecucion, ademas se ha dispuesto de personal capacitado para apoyar dichas funciones, asi como tambien se esta agilizando los procesos de contratacion y los procesos de viabilizacion; que hasta la fecha se llevan 42 proyectos viabilizados en Ventanilla Regional desde el año 2016. 3) Se realizo mejoras en las minutas de contratos y estudios previos, los cuales estan en revision para su respectiva aprobacion. 4) Se ajusto el procedimiento y de determinaron puntos debiles para los cuales se ha tomado decisiones de mejora. 5) Los proyectos regionales fueron viabilizados en uno de los ultimos comites del año, por ello se alcanzo a solicitar el recurso pero no a contratar en ese año, actualmente ya estan contratados y se encuentran en ejecucion, de igual forma se les esta realizando el segruimiento respectivo. En cuanto el Regional de Sotara se encuentra en ejecucion con un plazo de 10 meses, que fue el tiempo establecido y aprovado por el MDVP como plazo adecuado para la ejecucion de este. | ok junio | ||||||||||||||||||||||||||
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801 | # Ruta Critica | 1/8/2018 | 31/12/2018 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
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889 | ORIGINAL FIRMADO | ORIGINAL FIRMADO | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
890 | YEDILVER SANCHEZ RODRIGUEZ | ASTRID FUENTES PAREDES | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
891 | Gerente General | Subgerente Administrativa y Financiera | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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893 | ORIGINAL FIRMADO | ORIGINAL FIRMADO | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
894 | MARIA GRACIELA BURBANO MENESES | ROBERTH DUVALL HORMIGA TIMANA | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
895 | Jefe Oficina de Control Interno | Syubgerente Tecnica | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||