ABCDEFGHIJKLMNORSTUVWXYZ
1
FILE QUẢN LÝ CÔNG NỢ D8.1
NĂM :2008
2
I. CHỨC NĂNG
3
- Báo cáo chi tiết, tổng hợp tình hình bán hàng, thu tiền của sale man.
4
- Báo cáo chi tiết, tổng hợp tình hình mua bán hàng hóa đối với khách hàng và nhà cung cấp.
5
- Theo dõi công nợ đối với từng khách hàng,nhà cung cấp, từng đơn hàng và trong từng thời điểm.
6
II. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
XEM :NO
7
1. Sheet DSSM
8
- Sheet này dùng cho các Công ty thương mại có Nhân viên kinh doanh, nếu không thì không cần dùng đến.
9
- Cột B là cột Mã saleman, cột C là cột Tên saleman, dòng đầu tiên trong danh sách có mã là Cty, mã này dùng cho
10
trường hợp Cty bán lẻ, không vào doanh số hay thu tiền cho bất kỳ saleman nào, đừng nên thay đổi.
11
- Cột D là cột Doanh số Saleman, là tổng số tiền hàng mà Saleman bán được cho khách hàng. Số tiền trong cột này
12
được lấy từ cột Số tiền trong Sheet NKBH (sau khi đã trừ đi Doanh số của Nhà cung cấp).
13
- Cột E là cột Thu tiền, là tổng số tiền bán hàng mà Saleman thu được, bao gồm số tiền thu ngay khi bán hàng và
14
số tiền thu được từ các đơn hàng trước mà khách hàng còn nợ. Số tiền này là tổng số tiền trong cột Trả ngay và
15
Trả sau trong Sheet NKMB (sau khi trừ đi số tiền thanh toán cho Nhà cung cấp).
16
ô E5 là ô chọn tháng để xem báo cáo, nếu để trống thì xem báo cáo đến thời điểm cuối cùng trong sheet Nhật ký(Báo Cáo Năm)
17
- Cột F, G là tổng số tiền (Doanh số và Thu tiền) mà Ban Giám Đốc đặt ra chỉ tiêu cho từng Saleman trong tháng.
18
ta sẽ nhập chỉ tiêu này vào đầu mỗi tháng để đánh giá tình hình bán hàng của saleman trong tháng đó.
19
- Cột H là cột tỉ lệ % hoàn thành chỉ tiêu Doanh số và Thu tiền đã đặt ra trong tháng so với thức tế đạt được (Thực tế / Kế hoạch).
20
cột H chỉ đúng khi tháng đặt ra chỉ tiêu trùng với tháng xem báo cáo. (Mỗi tháng đặt chỉ tiêu 1 lần).
21
- Cột I là Cột lọc ra những dòng có phát sinh trong danh sách.
22
- Ô C3 là ô kiểm tra lỗi công thức, nếu báo SAI thì xem lại công thức trong cột D và E xem có bị sai không.
23
- Nếu số dòng trong danh sách gần hết (còn khoảng 5 dòng) thì ta chọn nguyên một dòng nào đó, copy, bôi đen những
24
dòng sau dòng copy (số lượng dòng bôi đen chính là số dòng muốn chèn thêm), rightclick\Insert copied cells.ok
25
- Cách xem Báo cáo : Chọn tháng trong Ô E5 để xem báo cáo, nếu để trống thì xem báo cáo từ đầu năm đến ngày hạch
26
toán cuối cùng (hay Cáo cáo năm). Chọn PS trong cột I để lọc ra danh sách Có phát sinh.
27
2. Sheet DSKH
28
- Sheet này chứa bảng kê Danh sách Khách hàng và Nhà cung cấp, đồng thời là bảng Báo cáo chi tiết công nợ.
29
- Cột B là cột Mã khách hàng, cột C là cột Tên khách hàng. Mã và Tên ở đây dùng chung cho cho cả Khách hàng và Nhà
30
cung cấp. Đối với trường hợp là Khách hàng lẻ (Cty bán hàng trực tiếp không tính vào doanh số Saleman) thì ta đặt mã
31
là BL, nếu là Khách hàng lẻ do Saleman bán và được tính vào doanh số cho saleman thì đặt là BL1, BL2…ứng với từng Mã saleman.
32
- Cột D là cột Loại khách hàng, nếu là Nhà cung cấp thì ta chọn là NCC, là Khách hàng thì chọn KH.
33
- Cột E là cột Mã Saleman, một saleman có thể có nhiều Khách hàng khác nhau. Nếu là Nhà cung cấp hay Khách hàng
34
lẻ không được tính vào doanh số cho saleman thì đặt MSM là Cty.
35
- Cột F->I là cột Nợ đầu kỳ, Tổng Doanh số phát sinh (Công nợ tăng), Tổng thu tiền, chiết khấu (Công nợ giảm).
36
- Cột J là cột Tổng Nợ cuối kỳ. Cột J = Cột (F+G-H-I) hay Cột J = Cột (L+M+N) với điều kiện ô chọn tháng xem báo cáo để trống
37
- Ô H5 là ô chọn tháng để xem báo cáo. Nếu để trống thì xem báo cáo cả năm hay xem từ đầu kỳ đến ngày cuối cùng của dữ liệu).
38
- Ô C3 là ô kiểm tra lỗi công thức, nếu Báo SAI thì xem lại công thức và xem chênh lệch tại dòng cuối cùng của bảng báo cáo.
39
- Cột K là cột lọc ra những dòng phát sinh.
40
- Cột L là cột Tổng nợ trong hạn, là tổng Nợ cuối kỳ còn trong thời hạn thanh toán (thời gian từ lúc mua đến trước kỳ hạn
41
thanh toán 1 ngày).
42
- Cột M là cột Tổng nợ đến hạn, là tổng Nợ cuối kỳ đã đến kỳ hạn thanh toán.
43
- Cột N là cột Tổng nợ quá hạn, là tổng Nợ cuối kỳ đã vượt quá thời hạn thanh toán. Cột N = Cột (O+P+Q+R).
44
- Cột O là cột tổng Nợ quá hạn từ 1 đến 7 ngày.
45
- Cột P là cột tổng Nợ quá hạn từ 8 đến 14 ngày.
46
- Cột Q là cột tổng Nợ quá hạn từ 15 đến 30 ngày.
47
- Cột R là cột tổng Nợ quá hạn đã quá hạn hơn 30 ngày.
48
- Cột S->AD là cột lưu Tổng số Nợ đầu kỳ của từng tháng. Nợ đầu kỳ tháng 1/2008 là Nợ cuối kỳ tháng 12/2007.
49
Giả sử thời điểm hạch toán bắt đầu từ tháng 1/2008. Ta sẽ lấy số dư nợ cuối kỳ tháng 12/2007 của từng Khách hàng và
50
Nhà cung cấp điền vào cột S. Sau khi tháng 1 kết thúc, ta sẽ lấy số dư nợ cuối kỳ của tháng 1(nhớ chọn tháng 1 ở ô H5)
51
điền vào cột T để tạo Nợ đầu kỳ cho tháng 2, và cứ như vậy cho đến tháng 12.
52
Lưu ý rằng khi điền vào số dư nợ đầu năm (dư nợ tháng 1) thì tổng dư nợ này phải bằng tổng số tiền (Cột K sheet NKMB)
53
của những đơn hàng có ngày phát sinh (cột C sheet NKMB) trong năm 2007 (trong File mẫu là 3,300).
54
- Cách xem Báo cáo : chọn tháng trong ô H5 để xem Báo cáo, nếu để trống thì xem Báo cáo năm (từ đầu năm đến ngày
55
hạch toán cuối cùng).Chọn PS trong cột K để lọc ra những dòng có phát sinh. Chọn KH hay NCC trong cột D để xem báo
56
cáo của khách hàng hay nhà cung cấp.Chọn Mã saleman trong cột E để xem công nợ của những khách hàng mà saleman
57
đó quản lý.
58
3. Sheet NKMB
59
- Cột B là cột chứng từ, đây là cơ sở để tính Công nợ Khách hàng và Nhà cung cấp. Số chứng từ có thể là số Hóa đơn,
60
số của Đơn hàng(PO), Số hợp đồng…
61
- Cột C là cột ngày phát sinh đơn hàng. Năm phát sinh đơn hàng phải bằng với năm hạch toán(SheetHD!I1). Trừ trường hợp
62
ngày phát sinh đơn hàng của những đơn hàng năm ngoái chưa thanh toán hết mang sang năm nay (sẽ có màu xanh khi nhập liệu).
63
- Cột D là cột Mã đơn hàng, mã đơn hàng là sự kết hợp giữa Mã khách hàng và số chứng từ. Đây là mã dùng để tính hay thanh toán nợ.
64
- Cột E, F là cột Mã và Tên khách hàng (hay nhà cung cấp).
65
- Cột G là cột Loại khách hàng, dùng để phân biệt giữa khách hàng và nhà cung cấp.
66
- Cột H là cột Mã Saleman, ứng với mỗi khách hàng đều có một Mã saleman kèm theo. Nếu là Khách hàng lẻ hay Nhà cung
67
cấp thì MSM là CTY.
68
- Cột I là cột diễn giải, dùng để ghi tên khách hàng lẻ hay những nội dung cần ghi chú khác.
69
- Cột J là Thời hạn thanh toán (được tính bằng ngày). Mỗi đơn hàng đều có một thời hạn thanh toán nhất định. Nếu như đã
70
qua thời gian này mà khách hàng chưa thanh toán hết nợ thì số nợ này chuyển sang Nợ quá hạn.
71
- Cột K là cột Doanh số, là tổng số tiền của một đơn hàng và cũng là tổng số nợ của một đơn hàng tính vào mã khách hàng
72
tương ứng. Số tiền này cũng được tính vào Doanh số cho Saleman tương ứng.
73
- Cột L là cột Chiết khấu, đây là tổng số tiền hàng mà Cty giảm cho khách hàng ứng với Từng khách hàng và từng Mã đơn hàng.
74
- Cột M là cột trả ngay, là số tiền mà khách hàng thanh toán ngay khi mua hàng
75
- Cột N là cột trả sau, đây là tổng số tiền mà khách hàng thanh toán sau cho những đơn hàng còn nợ. Số tiền trong cột này
76
sẽ bằng với số tiền trong cột J bên sheet NKTT.
77
- Cột O là cột Nợ còn lại, là số tiền còn nợ tại thời điểm xem báo cáo của một đơn hàng. Cột O = Cột (K-L-M-N).
78
- Cột P là cột thời gian quá hạn, Nếu số dương là số ngày đã vượt quá thời hạn thanh toán. Nếu là số âm thì đó là số ngày
79
còn lại của thời hạn thanh toán. Bằng không là đã đến hạn thanh toán.
80
- Ô C3 là ô kiểm tra lỗi công thức. Nếu báo Sai thì kiểm tra lại công thức tính Nợ cuối kỳ và xem tổng số tiền cột trả sau có
81
bằng cột số tiền bên sheet NKTT hay không.
82
- Cách thao tác : Nếu là những đơn hàng phát sinh trong năm thì nhập bình thường, không có gì để nói. Trường hợp những
83
đơn hàng còn nợ năm trước thì ta sẽ bê nguyên dữ liệu của đơn hàng đó điền vào trong năm nay. Nhưng có sự khác biệt
84
ở chỗ : Số tiền trong cột Nợ còn lại trong năm trước sẽ nhập vào cột Số tiền trong năm nay. Cột CK và trả ngay để trống.
85
Ta sẽ nhập những đơn hàng còn nợ trước, hết rồi mới tới những đơn hàng phát sinh để tránh sai sót. Lưu ý rằng tổng số
86
tiền của những đơn hàng của một khách hàng còn nợ năm trước (Nợ đầu kỳ năm nay) phải bằng tổng số tiền Nợ đầu kỳ
87
của khách hàng tương ứng trong sheet DSKH. Và tổng số tiền của những đơn hàng còn nợ năm trước (Cột K sheet NKMB)
88
phải bằng tổng số tiền trong cột S ở sheet DSKH (trong VD là 3,300).
89
4. Sheet NKTT
90
- Từ cột A đến Cột I hoàn toàn giống với sheet NKMB. Ở đây, ta lưu ý rằng Mã đơn hàng thanh toán chính là những mã đơn
91
hàng đã phát sinh bên sheet NKMB. Một Mã đơn hàng khi phát sinh(Sheet NKMB) sẽ được thanh toán ngay, hoặc trả sau.
92
.Trả sau có thể trả một lần hoặc nhiều lần cho một đơn hàng.
93
VD : vào ngày 01/01/08 phát sinh đơn hàng A003-1111 với doanh số là 11.500, chiết khấu 200, trả ngay 1.300, cột trả sau
94
bằng 0. Cột Nợ còn lại sẽ là 10.000. Vào ngày 01/02/08, khách hàng thanh toán cho đơn hàng này là 5.000, khi đó ta sẽ
95
nhập Mã đơn hàng này vào (sheet NKTT) với cột số tiền là 5.000. Vào ngày 15/02/2008, khách hàng trả thêm 3.000, ta
96
cũng nhập tương tự. Lúc này, ô trả sau của mã đơn hàng này sẽ là 8.000, cột Nợ còn lại sẽ là 2.000. Và tiếp tục cho đến
97
khi khách hàng thanh toán hết số nợ, cột Nợ còn lại sẽ bằng 0.
98
Cách thực hiện : Khi ta muốn thanh toán cho đơn hàng nào thì ta xem số chứng từ và mã khách hàng của đơn hàng đó(NKMB)
99
. Sau đó nhập vào bên sheet NKTT,ta sẽ có Mã đơn hàng thanh toán. Thêm ngày tháng,số tiền và diễn giải.
100
- Cột K lọc ra những dòng phát sinh, cột L đến N lọc nhật ký theo ngày tháng.