Event Planning Worksheet
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Cree un diagrama de Gantt en GanttPRO con solo unos pocos clics
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Event Planning Worksheet11/9/2020
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Сolor
Número de EDT
Nombre de la tarea / Título
Asignado a
Fecha de inicio planificada
Fecha de finalización planificada
Fecha límite
Progreso (%)
Duración (horas)
Horas estimadas
Registro de tiempo (minutos)
EstadoPrioridad
Descripción de la tarea
Costo
Costo real
6
18 semanas o más antes del evento:11/16/202011/30/20200880000
7
1.1Investigar posibles fechas para el programa.11/16/202011/16/2020080000
8
1.1.1
Ver Calendario para todos los eventos
11/16/202011/16/20200800AbiertoMedio00
9
1.2Reservar las instalaciones necesarias, incluyendo sitio de lluvia.11/17/202011/17/20200800AbiertoMedio00
10
1.3Revisar el presupuesto11/18/202011/18/20200800AbiertoMedio00
11
1.4Solicitar un contrato de muestra11/21/202011/21/20200800AbiertoMedio00
12
1.5Asignar recursos11/21/202011/21/20200800AbiertoMedio00
13
1.6Reunir con el asesor11/23/202011/23/20200800AbiertoMedio00
14
1.7Desarrollar un plan de marketing11/24/202011/28/20200240000
15
1.7.1
Oportunidades de colaboración
11/24/202011/24/20200800AbiertoMedio00
16
1.7.2
Obtener cotizaciones necesarias sobre impresión y otros servicios
11/25/202011/25/20200800AbiertoMedio00
17
1.7.3
Diseñar y encargar piezas publicitarias impresas
11/28/202011/28/20200800AbiertoMedio00
18
1.7.4
Reservar tablas de información
11/28/202011/28/20200800AbiertoMedio00
19
1.8Obtener ejemplos de menús de catering11/30/202011/30/20200800AbiertoMedio00
20
26-8 semanas antes del evento:11/29/202012/13/20200880000
21
2.1Obtener todos los contratos firmados11/29/202011/29/20200800AbiertoMedio00
22
2.2Contratos, facturas de proveedores, etc.11/30/202011/30/20200800AbiertoMedio00
23
2.3Solicitar publicidad impresa (carteles, carpas de mesa, etc.)12/1/202012/1/20200800AbiertoMedio00
24
2.4Solicitar equipamiento audiovisual12/2/202012/2/20200800AbiertoMedio00
25
2.5Revisar las políticas de la instalación con respecto a programas, ruido, comida y situaciones especiales.12/2/202012/2/20200800AbiertoMedio00
26
2.6Respecto a las necesidades especiales12/2/202012/9/20200480000
27
2.6.1electricista12/2/202012/2/20200800AbiertoMedio00
28
2.6.2seguridad12/6/202012/6/20200800AbiertoMedio00
29
2.6.3personal adicional requerido12/7/202012/7/20200800AbiertoMedio00
30
2.6.4equipamiento alquilado12/8/202012/8/20200800AbiertoMedio00
31
2.6.5parrillas12/9/202012/9/20200800AbiertoMedio00
32
2.6.6globos/helio12/9/202012/9/20200800AbiertoMedio00
33
2.6.7amplificación de sonido12/9/202012/9/20200800AbiertoMedio00
34
2.6.8puesta en escena especial12/9/202012/9/20200800AbiertoMedio00
35
2.7Solicitar cualquier equipamiento/material adicional12/12/202012/12/20200800AbiertoMedio00
36
2.8Enviar información del evento12/13/202012/13/20200800AbiertoMedio00
37
2.9Realizar pedido con el proveedor12/13/202012/13/20200800AbiertoMedio00
38
35-6 semanas antes del evento:12/14/202012/16/20200240000
39
3.1Enviar publicidad impresa para la publicación12/14/202012/14/20200800AbiertoMedio00
40
3.2Enviar reserva para carpas de mesa, si procede12/15/202012/15/20200800AbiertoMedio00
41
3.3Confirmar reserva de tablas de información12/16/202012/16/20200800AbiertoMedio00
42
44 semanas antes del evento12/21/202012/23/20200240000
43
4.1Revisar el presupuesto12/21/202012/21/20200800AbiertoMedio00
44
4.2Reclutar voluntarios para todos los aspectos del próximo evento.12/22/202012/22/20200800AbiertoMedio00
45
4.3Solicitar los controles necesarios12/23/202012/23/20200800AbiertoMedio00
46
52 semanas antes del evento12/23/202012/28/20200320000
47
5.1Considerar los cambios necesarios en la configuración de la sala12/23/202012/23/20200800AbiertoMedio00
48
5.2Finalizar los acuerdos necesarios con seguridad/personal12/26/202012/26/20200800AbiertoMedio00
49
5.3Revisar todas las confirmaciones necesarias12/26/202012/26/20200800AbiertoMedio00
50
5.4Reunir con el asesor para obtener una actualización sobre el progreso12/28/202012/28/20200800AbiertoMedio00
51
5.5Revisar las reglas especiales12/28/202012/28/20200800AbiertoMedio00
52
61 semana antes del evento12/29/20201/4/20210400000
53
6.1Ponerse en contacto con los contratistas para confirmar todos los detalles del evento.12/29/202012/29/20200800AbiertoMedio00
54
6.2Decidir quién recibirá el equipo de entretenimiento/los invitados12/30/202012/30/20200800AbiertoMedio00
55
6.3Cuándo y dónde Proporcionar mapas/direcciones si es necesario1/2/20211/2/20210800AbiertoMedio00
56
6.4Revisar todas las responsabilidades1/2/20211/2/20210800AbiertoMedio00
57
6.5Hacer los arreglos finales1/4/20211/4/20210800AbiertoMedio00
58
6.6Hacer los arreglos finales para catering1/4/20211/4/20210800AbiertoMedio00
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7Día antes del evento1/5/20211/9/20210240000
60
7.1Recoger los recibos de proveedor(es)1/5/20211/5/20210800AbiertoMedio00
61
7.2Realizar las compras finales1/6/20211/6/20210800AbiertoMedio00
62
7.3Decidir quién presentará el equipo de entretenimiento/los invitados1/9/20211/9/20210800AbiertoMedio00
63
8Dia del evento1/11/20211/16/20210320000
64
8.1Responsable de reuniones con catering, proveedores, locutor, animador1/11/20211/11/20210800AbiertoMedio00
65
8.2Decorar/preparar la sala según corresponda1/12/20211/12/20210800AbiertoMedio00
66
8.3No olvide los recibos1/13/20211/16/202101600AbiertoMedio00
67
8.4¡Disfruta el evento!1/16/20211/16/20210800AbiertoMedio00
68
9Después del evento1/17/20211/19/20210240000
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9.1Limpiar el área1/17/20211/18/202101600AbiertoMedio00
70
9.2Cerrar las instalaciones1/19/20211/19/20210800AbiertoMedio00
71
101-2 días después del evento1/20/20211/26/20210400000
72
10.1Completar el perfil de evento1/20/20211/20/20210800AbiertoMedio00
73
10.2Archivar notas con el perfil del evento1/20/20211/20/20210800AbiertoMedio00
74
10.3Enviar los recibos finales para el pago1/20/20211/20/20210800AbiertoMedio00
75
10.4Enviar notas de agradecimiento a todos los que ayudaron1/24/20211/24/20210800AbiertoMedio00
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10.5Asegurarse de que no haya problemas1/25/20211/25/20210800AbiertoMedio00
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10.6Asegurarse de que todos los contratistas/proveedores hayan recibido el pago1/26/20211/26/20210800AbiertoMedio00
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Puede usarlo libremente para sus propios fines sin restricciones. Para editar, cree una copia del documento o use https://ganttpro.com
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