ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZAAABACADAEAFAGAHAIAJAKALAMANAOAPAQARASATAU
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PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉTICO
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MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS, VALORACIÓN Y TRATAMIENTO DE RIESGOS
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Código: FO-DIE-01Versión: 05Fecha de aprobación: 10/04/2025Página: 3 de 3
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1. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO2. VALORACIÓN Y ANÁLISIS DEL RIESGO3. MONITOREO DEL RIESGO4. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
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Descripción del riesgoAnálisis del riesgo inherente
(Antes de los controles)		Evaluación de los controles existentesEvaluación del riesgo residual
(Después de los controles)		Tratamiento del RiesgoMONITOREO A LOS CONTROLES Y ACCIONES DE TRATAMIENTO
(1ra línea de defensa - Líder de proceso)		MONITOREO POR PARTE DE LA OFICINA DE PLANEACIÓN
(2da línea de defensa - Oficina de Planeación)
En este espacio, la segunda línea de defensa verifica que el riesgo está identificado adecuadamente conforme la metodología aplicada, que los controles están diseñados adecuadamente y enfocados hacia las causas, y que la ejecución de los controles están siendo efectivos en la mitigación del riesgo.		 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO
(3ra línea de defensa - Control Interno)
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Acciones asociadas al tratamientoAcciones de contingencia en caso de materialización del riesgo
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ProcesoObjetivo del proceso RiesgoÁrea donde se ubica el riesgoTipo de RiesgoCausas del riesgoConsecuencias de la materialización del riesgoCódigoProbabilidadImpactoZona de
riesgo		ControlesProbabilidadImpactoZona de
riesgo		Opción de ManejoAcción de mejora o de control propuestaFecha de ejecución o periodicidadResponsable de la ejecuciónEvidenciasAcción a ejecutarEvidenciasResponsablePlazo de ejecuciónCorte de monitoreoFecha de ejecución de la acción ¿Se materializó el riesgo?Acciones realizadas
(En esta celda, registre el resultado de la aplicación de los controles y de las acciones asociadas al tratamiento, así mismo, indique si se materializó o no el riesgo, y las acciones realizadas en caso de materialización)		ResponsableEvidencia
(Adjunte la evidencia en la carpeta)		Corte de evaluación¿Se analizaron los controles?¿Los controles previenen o detectan las causas, son confiables para la mitigación del riesgo?¿Los controles cuentan con responsables para ejercer la actividad?¿Los controles son oportunos para la mitigación del riesgo?¿Se cuenta con evidencias del control?¿Se enunciaron acciones de mejora?¿Mejoraron los controles?¿Se activaron alertas tempranas para evitar la materialización de un riesgo de corrupción?¿Se implementaron correctivos por la materialización de un riesgo de corrupción?¿Cuántas alertas se convirtieron en denuncias por casos de corrupción?Observaciones
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EficaciaEstadoObservaciones
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Gestión de Talento HumanoPlanear, definir y desarrollar con eficiencia y eficacia los servicios administrativos para la gestión del talento humano en la Universidad de los Llanos mediante el establecimiento de lineamientos, ejecución de acciones y seguimiento en las etapas de selección, vinculación, trayectoria y desvinculación del personal en la Institución; cumpliendo los requerimientos técnicos y legales vigentes; así como la ralización de la autoevaluación del proceso para promover la mejora continua, orientada a la misión, visión y objetivos institucionales. Posibilidad de afectación reputacional por vinculación y/o promoción de docentes que no cumplan con los requisitos y competencias requeridas.Oficina de asuntos docentesGestión- Ausencia de controles efectivos para la contratación de docentes idóneos
- Aprobación contratación de docentes por necesidad del servicio desde las Facultades
- Omisión de los procedimientos para contratación de docentes		1. Incumplimiento de los principios de transparencia y seleccion de la contrataciòn pública
2. Procesos sancionatorios, Disciplinarios y penales
3. Pérdida de la imagen y credibilidad institucional
4. Intervencion de organos de control		GTH_01MediaMenorMedia- Los profesionales de la Oficina de Asuntos Docentes, realizan de manera semestral la verificación de los títulos académicos de los docentes vinculados, con el fin de garantizar su validez
- El Jefe de Asuntos Docentes semestralmente sensibiliza semestralmente, durante la inducción y reinducción, a los directores de las unidades académicas sobre el uso del bando de datos de docentes, con el fin de que hagan uso del mismo
- Los profesionales de la Oficina de Asuntos Docentes, actualizan anualmente el banco de datos de docentes, con el fin registrar información vigente de los perfiles de los docentes y aspirantes - El Comité Asignación y Reconocimiento de Puntaje -CARP- evalúa las hojas de vida de los docentes nuevos, cada vez que hay contratación o necesidad académica 		Muy bajaMenorBajaAceptarDebido a que se acepta el riesgo, no se establecen acciones de tratamiento, sin embargo, se monitorea la aplicación de controlesN/AN/AN/ASe remite el caso a la Oficina Jurídica con el fin de que se realicen las actuaciones pertinentesCorreo electrónicoJefe de Oficina Asuntos DocentesInmediato 30 de abrila 29/04/2026NoAl corte del monitoreo NO se materializó el riesgo.

Reporte acciones de tratamiento:

Debido a que se acepta el riesgo, no se establecen acciones de tratamiento, sin embargo se aplican los controles establecidos.

Reporte sobre los controles:

Control 1: Se recopiló la información de los títulos a verificar según las valoraciones de hoja de vida avaladas por el CARP, y se inicia el proceso de verificación. Se adjunta documento en excel y muestra de las verificaciones realizas a la fecha.

Control 2: A fin de dar cumplimiento a este control, el día 22 de enero de 2026 se presentó a los nuevos secretarios académicos y directores de unidades académicas en una inducción organizada por la Vicerrectoría Académica, el instructivo para acceder al banco de datos. Se adjunta el correo de invitación a la jornada y la presentación con el instructivo.

Control 3: En este periodo de reporte, aún no se ha ejecutado este control.

Control 4: En este periodo se realizaron las sesiones número 01 (19/01/2026), 02 (26/01/2026), 03 (03/02/2026), 04 (06/02/2026), 05 (18/02/2026), 06 (04/03/2026) y 08 (06/04/2026) del Comité de Asignación y Reconocimiento de Puntaje CARP, donde se avalaron las valoraciones de hoja de vida de docentes nuevos ocasionales y catedráticos seleccionados por convocatoria, y docentes catedráticos que ingresan por necesidad de servicio. Se adjuntan las valoraciones avaladas en estas sesiones.
Jefe de la Oficina de Asuntos DocentesEvidenciaSiEjecutadaC1: Se evidenció la verificación de títulos académicos de docentes vinculados, conforme a las valoraciones avaladas por el CARP.

C2: Se realizó inducción a secretarios académicos y directores de unidades académicas sobre el uso del banco de datos de docentes, aportando los soportes correspondientes.

C3: No se evidenció la ejecución de la actualización anual del banco de datos de docentes durante el periodo evaluado. Se recomienda que en próximos monitoreos se especifique claramente la razón de su no ejecución, indicando si obedece a la periodicidad anual del control o a un posible incumplimiento en su aplicación.

C4: Se evidenció la realización de sesiones del CARP para evaluación y aval de hojas de vida de docentes nuevos.

Materialización del riesgo: El riesgo no se materializó durante el periodo evaluado.

Conclusión: Los soportes aportados corresponden a los controles establecidos; sin embargo, el Control 3 no fue ejecutado en el periodo monitoreado y requiere mayor claridad en su justificación.		30 de abrilSiSiSiSiSiSiSiNoNoNo aplicaRecomendación:
Defir un momento de la vigencia en el cual se espera ejecutar el control N°3, con el fin de que pueda asegurarse su cumplimiento.
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30 de agostoEvidencia31 de agosto
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30 de diciembreEvidencia31 de diciembre
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Posibilidad de afectación reputacional por ausencia de evaluación de docentes, debido a falta de articulación y gestión entre las unidades que llevan a cabo actividades necesarias para poder realizar la evaluación de los docentesEvaluación docenteGestión-Falta de articulación y gestión entre las unidades que llevan a cabo actividades necesarias para poder realizar la evaluación de los docentes
- Omisión por parte de los estudiantes de realizar la evaluación a los docentes
- Omisión del envío de cronograma de cursos y cohortes programado para el periodo académico		1. Intervención de órganos de control
2. Afectación de la calidad en la prestación del servicio		GTH_02AltaMenorAlta- El Secretario Técnico de Evaluación Docente, solicita a los programas académicos, docentes y secretarías académicas, la realización de la evaluación docentes por parte de los estudiantes, en fechas establecidas de acuerdo al calendario académico
- El Secretario Técnico de Evaluación Docente, solicita a los estudiantes el diligenciamiento de la evaluación docente de acuerdo al calendario académico, mediante correo electrónico institucional
- El Secretario Técnico de Evaluación Docente, cuando se está llevando a cabo la evaluación a los docentes, realiza el seguimiento al proceso, revisando las diferentes fuentes, con el fin de verificar el grado de avance, y le informa a quien corresponda, cuando no el proceso no se ha realizado en los tiempos establecidos en el calendario académico 		BajaMenorBajaReducirDebido a que se acepta el riesgo, no se establecen acciones de tratamiento, sin embargo, se monitorea la aplicación de controlesN/AN/AN/AInformar la situación al comité de evaluación y promoción docenteActa de reunión del comité Secretaría técnica de evaluación y promoción docente.Máximo 1 mes después de la materialización del riesgo30 de abril29/04/2026NoAl corte del monitoreo NO se materializó el riesgo.

Reporte acciones de tratamiento:
Manual

Actualizar manuales de procedimiento en los procesos de evaluación de Posgrado:
PD-GTH-11 Procedimiento Evaluación de Desempeño Docente Nivel Posgrado, fue modificado el año 2024 avalado en Comité.
Reporte sobre los controles:
Control 1: El proceso de evaluación se realiza informando a todas las fuentes evaluadora (Estudiantes, Docente, Consejo de Facultad) de acuerdo a los establecido en el acuerdo 005 del 2022, para este primer informe se realizaron 67 solicitudes de Evaluación de Desempeño Docente en Programas Posgrado.
Control 2: la solicitud de evaluación de desempeño docente se realizar por parte de la secretaria a los estudiantes directamente
Control 3: Una vez cumplidas las fechas habilitadas para cada fuente evaluadora se hace seguimiento al Proceso en el caso que alguna de las fuentes no realice la evaluación es informado al Programa siguiendo el hilo del correo de la solicitud de evaluación.
Secretaría Tecnica de Evaluación y Promoción Docente EvidenciaSiEjecutadaC1: Se evidenció la realización de solicitudes de evaluación de desempeño docente a las diferentes fuentes evaluadoras, conforme a lo establecido en el Acuerdo 005 de 2022.

C2: Se evidenció el envío de solicitudes de evaluación de desempeño docente dirigidas a estudiantes por parte de la Secretaría Técnica de Evaluación Docente.

C3: Se evidenció la realización del seguimiento al proceso de evaluación docente a través de los mismos hilos de correo utilizados para las solicitudes de evaluación. No obstante, en el reporte del monitoreo no se especifica si durante el periodo evaluado se presentaron retrasos o incumplimientos que requirieran notificación adicional a los programas académicos. Se recomienda que en próximos monitoreos se indique expresamente si la situación se presentó o no, con el fin de determinar la necesidad de aportar evidencias adicionales del seguimiento realizado.

Materialización del riesgo: El riesgo no se materializó durante el periodo evaluado.

Conclusión: Los controles reportados guardan relación con lo establecido en la matriz de riesgos; sin embargo, se recomienda fortalecer la claridad en la descripción del Control 3 frente a las situaciones presentadas durante el periodo monitoreado.		30 de abrilSiSiSiSiSiSiSiSiSiNo aplicaNinguna
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30 de agostoEvidencia31 de agosto
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30 de diciembreEvidencia31 de diciembre
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Posibilidad de afectación económica y reputacional por vinculación de personal operativo o administrativo sin el cumplimiento de los requisitos especificados para el cargoDivisión de servicios administrativosGestión- Debilidades en la aplicación de controles asociados a la viculación de personal operativo y administrativo
1. Procesos sancionatorios, disciplinarios y fiscales
2. Pérdida de imagen y credibilidad institucional
3. Intervención de órganos de control		GTH_03BajaMenorBaja- Cuando se presentan nombramientos, el profesional de apoyo de Servicios Adminsitrativos realiza la verificación de los documentos que soportan la hoja de vida de los aspirantes a cargos administrativos y de libre nombramiento y remosión
- El jefe de personal emite certificación de cumplimiento de requisitos para nombramiento, en el caso del personal administrativo, para todos los casos de nombramientos		Muy bajaMenorBajaAceptarDado que el la zona del riesgo residual es baja, se acepta el riesgo, por lo tanto no establecen acciones para el tratamiento, sin embargo, se monitorea la aplicación de los controlesN/AN/AN/ARevocatoria del nombramiento sin el lleno de requisitos legalesActo administrativoEl rector - Consejo SuperiorInmediato30 de abrilABRILNoAcciones asociadas a la ejecución de los controles:
C1-Se realizo la actividad de verificación de documentos en el mes de enero de 2026, para el cargo de libre nombramiento y remosión del jefe de control interno de gestión.
C2-Se emitio certificación de cumplimiento de requisitos para el nombramiento.
Para lo que va corrido del año solo se presento un ingreso a la planta. Basado en ello, se tiene el registro de ingreso y el acto administrativo dando cumplimiento a lo solicitado.		Servicios AdministrativosEvidenciaSiEjecutadaC1: Se evidenció la verificación de documentos para el nombramiento del cargo de libre nombramiento y remoción del Jefe de Control Interno de Gestión durante el periodo evaluado.

C2: Se evidenció la emisión de la certificación de cumplimiento de requisitos para el nombramiento reportado.

Observación: En el reporte se menciona que durante la vigencia solo se presentó un ingreso a la planta y que se cuenta con el registro de ingreso y acto administrativo; sin embargo, dichos soportes no se evidencian claramente dentro de la carpeta aportada. Se recomienda que en próximos monitoreos se relacionen y organicen las evidencias conforme a cada control y a las situaciones reportadas.

Materialización del riesgo: El riesgo no se materializó durante el periodo evaluado.

Conclusión: Los soportes aportados guardan relación con los controles establecidos; no obstante, se requiere mayor claridad y organización de las evidencias relacionadas con el ingreso a planta mencionado en el monitoreo.		30 de abrilSiSiSiSiSiSiSiSiSiNo aplicaNinguna
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30 de agostoEvidencia31 de agosto
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30 de diciembreEvidencia31 de diciembre
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Posibilidad de afectación económica por el pago inadecaudo de nóminaDivisión de servicios administrativosGestión- Errores o fallos en el software1. Sanciones fiscales, disciplinarias
2. Multas de las entidades de vigilancia		GTH_04BajaMenorBaja- Cuando se presenten fallos en el software, el técnico operativo de la División de Servicios Administrativos, encargado del pago de nómina elabora ticket al proveedor de software, para que el proveedor gestione la solución
- Cada vez que se liquida nómina, por lo menos dos colaboradores de al división de servicios administrativos, revisan de manera detallada e independiente dicha liquidación, con el fin de detectar errores
BajaMenorBajaAceptarDado que el la zona del riesgo residual es baja, se acepta el riesgo, por lo tanto no establecen acciones para el tratamiento, sin embargo, se monitorea la aplicación de los controlesN/AN/AN/AAjustar la novedad en la nómina detectada, para ser deducida en el siguiente mesArchivo de novedades Auxiliar de nómina1 mes 30 de abrilENE-ABRNoAcciones asociadas a la ejecución de los controles:
C1-Para este corte el tecnico operativo genero los tickets respectivos.
C2-Para este corte los dos colaboradores de la División de Servicios Administrativos desarrollarón la actividad de revisión de la nomina a fin detectar errores. 		División de Servicios AdministrativosEvidenciaSiEjecutadaC1: Se evidenció la generación de tickets al proveedor del software para la atención de fallos presentados durante el periodo evaluado.

C2: Se evidenció la revisión detallada e independiente de la liquidación de nómina por parte de colaboradores de la División de Servicios Administrativos, con el fin de detectar posibles errores.

Materialización del riesgo: El riesgo no se materializó durante el periodo evaluado.

Conclusión: Los soportes aportados corresponden a los controles establecidos y evidencian la ejecución de las actividades de verificación y seguimiento relacionadas con el proceso de liquidación de nómina.		30 de abrilSiSiSiSiSiSiSiNoNoNo aplicaRecomendación:
1. Fortalecer la descripción del riesgo, considerando la metodología de la Guía para la Administración del Riesgo y el diseño de controles en entidades públicas Versión 7, que propone los elementos para la descripción del riesgo, como son: Impacto+Causa Inmediata+Causa Raíz, de igual manera se recomienda que la descripción inicie con el término "Posibilidad", conforme a la orientación de la guía.
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30 de agostoEvidencia31 de agosto
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30 de diciembreEvidencia31 de diciembre
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Posibilidad de afectación reputacional por no desarrollo de los comités que se encuentran bajo la responsabilidad de la División de Servicios AdministrativosDivisión de servicios administrativosGestión- Baja participación de los integrantes de los comités bajo la responsabilidad de la División de Servicios Administrativos
- Baja promoción a los empleados de la Universidad, a participar en los comités bajo la responsabilidad de la División de Servicios Administrativos
- El procedimiento de comité de convivencia laboral, no especifica las acciones a seguir cuando el quejoso y presunto acosador, no acuden a las citaciones		1. Procesos sancionatorios, disciplinarios o fiscales
2. Pérdida de imagen y credibilidad institucional
3. Intervención de órganos de control
4. Vulneración de los derechos de los empleados de la Universidad		GTH_05MediaMenorMedia- El Jefe de personal, de acuerdo al rol que desempeña en cada uno de los comités, realiza la citación a los integrantes de cada uno de ellos; cuando se va a sesionar
- El jefe de personal, cada vez que se desarrollan procesos eleccionarios de los comités, realiza mediante los medios de comunicación institucionales, la invitación a los empleados para que participen en estas convocatorias 		BajaMenorBajaReducirActualizar el procedimiento de comité de convivencia laboral de acuerdo con la normatividad aplicable y la realidad operativa, especificando las acciones a seguir cuando el quejoso y presunto acosador, no acuden a las citaciones6/30/2026Jefe de personalProcedimiento actualizado- La División de Servicios Administrativos toma las medidas pertinentes para desarrollar los comités, dando cumplimiento a la normatividad aplicableReiteración de citación a las sesiones de los comitésJefe de personalDe acuerdo a la normatividad interna y externa aplicable30 de abrilENE-ABRNoAcciones asociadas a la ejecución de los controles:
C1-El jefe de personal en cumplimiento de la Resolución 3461 del 2025, realiza la citación de los integrantes a las sesiones del CCL, cumpliendo con el numeral 1 del Articulo 7 de la mencionada normatividad.
C2-Cuando no se presentan las personas al segundo llamado para ser escuchados, en base al reglamento interno del comité, se tomara la decisión de enviar el caso a la medida disciplinaria correspondiente. Sin embargo, cabe resaltar que hasta la fecha del corte de abril, no se ha presentado tal eventualidad.		División de Servicios AdministrativosEvidenciaSiEjecutadaC1: Se evidenció la realización de citaciones a los integrantes del Comité de Convivencia Laboral conforme a la normatividad aplicable.

C2: Se evidenció avance frente al manejo de inasistencias a citaciones, indicando las acciones a seguir según el reglamento interno. Durante el periodo evaluado no se presentó dicha situación.

Acción de tratamiento: Se evidenció avance en la actualización del procedimiento del Comité de Convivencia Laboral.

Materialización del riesgo: El riesgo no se materializó durante el periodo evaluado.

Conclusión: Las evidencias aportadas guardan relación con los controles y la acción de tratamiento establecidos.		30 de abrilSiSiSiSiSiSiSiNoNoNo aplicaRecomendación:
1. Fortalecer la descripción del riesgo, iniciando con el término "Posibilidad", conforme a la orientación de la guía metodológica.
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30 de agostoEvidencia31 de agosto
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30 de diciembreEvidencia31 de diciembre
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Posibilidad de afectación económica y reputacional por incumplimiento del plan de trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo, debido a debilidades en la aplicación de controles asociados al monitoreo de este.Área de Seguridad y Salud en el TrabajoGestión- Debilidades en la aplicación de controles en el monitoreo del plan anual de trabajo
- Baja participación del personal de la Universidad en las actividades planeadas.		1. Sanciones de tipo legal y económico a la institución.
2. Afectación a la salud de las personas.
3. Afectación a la infraestructura de la institución.		GTH_06MediaModeradoAlta- El profesional de área de SST realiza monitoreo trimestral a la aplicación de controles al riesgo biológico
- El área de SST da respuesta a las solicitudes de apoyo que presta el SG-SST, cada vez que son solicitados por parte de la comunidad Universitaria
- El coordinador del SG-SST realiza seguimiento trimestral a las actividades del plan anual de trabajo - El equipo del SG-SST, cuando las actividades del plan anual de trabajo no se ejecutan en las fechas establecidas, realizará la reprogramación de estas, con el fin de garantizar su cumplimiento. 		BajaMenorBajaReducirEl plan de trabajo SG-SST 2026 se revisa y se actualiza la ejecución de las actividades 4/30/2026Profesional EspecializadoPlan de trabajo SG-SST 2026 ya publicado- Reprogramar las actividades en el cronograma, en caso de que no se ejecuten en las fechas establecidas, para garantizar su cumplimiento.Plan de trabajo actualizadoProfesional Especializado SST1 mes30 de abril30/04/2026NoAcciones asociadas a la ejecución de los controles:
C1: Se realizo capacitación en prevención de accidentes de trabajo por riesgo biológico (mordeduras, picaduras, pinchazos, cortes y contacto con fluidos) el día 17 de abril contando con la participación de 55 personas
C2: Se están implementando diversas estrategias orientadas a incrementar la participación del personal de la universidad en las actividades programadas, mediante la inclusión de incentivos y el desarrollo de actividades en modalidad remota.
C3: Se actualiza el plan de trabajo, dejándolo publicado y al día con las actividades ejecutadas y se realiza la reprogramación de aquellas actividades que no pudieron desarrollarse según lo previsto		Profesional Especializado SSTEvidenciaSiEjecutadaC1: Se adjunta como evidencia el Plan de Trabajo SG-SST 2026; sin embargo, no se evidencian soportes que permitan verificar la ejecución de la capacitación reportada ni la participación de las 55 personas mencionadas, tales como listados de asistencia o registros de la actividad. Adicionalmente, la evidencia aportada no guarda relación directa con el control establecido en la matriz frente al monitoreo trimestral del riesgo biológico.

C2: Se evidenció la implementación de estrategias orientadas a fortalecer la participación del personal en las actividades programadas, mediante invitaciones y actividades en modalidad remota.

C3-C4: Se reporta la actualización y reprogramación del Plan de Trabajo SG-SST 2026; no obstante, no se evidenció una carpeta independiente para el Control 3, ya que se adjuntó nuevamente el mismo soporte aportado para el C1.

Acción de tratamiento: Se evidenció la actualización del Plan de Trabajo SG-SST 2026.

Materialización del riesgo: El riesgo no se materializó durante el periodo evaluado.

Conclusión: Se recomienda organizar las evidencias conforme a cada control establecido en la matriz de riesgos y fortalecer los soportes aportados, con el fin de facilitar la verificación de la ejecución efectiva de los controles reportados.		30 de abrilSiSiSiSiSiSiSiNoNoNo aplicaRecomendación:
1. Fortalecer la descripción del riesgo, iniciando con el término "Posibilidad", conforme a la orientación de la guía metodológica.
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30 de diciembreEvidencia31 de diciembre
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